POS

Ein Point-of-Service-System, auch als POS-System abgekürzt, ist ein Software- bzw. Hardware-System zur Abbildung des gesamten Kundenbestellung und Abrechnungsvorgangs in serviceorientierten Unternehmen. Hauptsächlich werden POS-Systeme in der Gastronomie und Einzelhandel angewendet.

Der Unterschied zwischen Point-of-Service und Point-of-Sale kann nicht klar abgegrenzt werden. Beide Begriffe werden mit POS abgekürzt. Während Point-of-Sales meist den reinen Verkaufsvorgang bezeichnet, umfasst Point-of-Service den gesamten Vorgang von der Kundenbestellung, der Abarbeitung des Auftrages bis zur Abrechnung (Bonieren). Auf dem Markt befindliche Kassensysteme lassen sich durch  Zusatzkomponenten zu kompletten Point-of-Service-Systemen ausbauen.

Unterschied zwischen PC-Kasse und Registrierkasse als POS-System

Ein Kassensystem ist eine EDV-Lösung zur Einbindung von Peripheriegeräten oder -software mit einer PC- oder elektronischen Registrierkasse. Eine PC-Kasse verwendet ein bekanntes Betriebssystem und speichert die Daten auf einem internen Datenträger. Es kann per Datenübermittlung extern archiviert werden. Bei elektronischen Registrierkassen wird meist ein proprietäres Betriebssystem eingesetzt und die Daten auf ein internes Speichersystem in der Kasse gespeichert.

offene Ladenkasse als Alternative zu POS-Systemen

Offene Ladenkassen sind Barkassen, die ohne jegliche technische Unterstützung geführt wird. Das Geld wir in einfachen Schüben oder Kisten aufbewahrt. Eine Registrierkassenpflicht existiert in Deutschland nicht. Die offene Ladenkasse ist somit grundsätzlich zulässig. Es gibt jedoch einige Auflagen bei der Handhabung.

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten

  • Buchführung muss einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Unternehmenslage vermitteln
  • Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und in ihrer Abwicklung verfolgen lassen
  • Kaufmann muss Handelsgeschäft einzeln aufzeichnen, auch Bargeschäfte
  • Erleichterungen nur wenn Einzelaufzeichnungspflicht aufgrund Art oder Umfang der Geschäftstätigkeit unzumutbar ist
  • Aufzeichnung der Einzelumsätze erfolgt mit Warenwirtschaftssystem, dann ist Einzelaufzeichnungspflicht bei Bargeschäften zumutbar
  • Nach § 146 Abs. 1 Satz 2 AO: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festhalten
  • Mit Kassenberichte täglich Tageseinnahmen (= Tageslosung) ermitteln
  • Zählprotokoll ist Nachweis gegenüber Finanzamt, dass der Kassenbestand tatsächlich täglich durch eine materielle Bestandsaufnahme aufgenommen wurde
  • Kassenbestand bei Geschäftsschluss auf den Cent genau dokumentieren

Ermittlung von Beständen bei offener Ladenkasse

  • Ermittlung  Kassenanfangsbestand (= tatsächlich ausgezählter Kassenbestand bei Geschäftsschluss des Vortages)
  • Bareinlagen abziehen, Barausgaben und Barentnahmen hinzurechnen
  • Barausgaben, Bareinlagen und Barentnahmen durch gesonderte Belege nachweisen
  • keine (Eigen-)Belege wie z. B. Quittungen oder andere Dokumente über Privatentnahmen und Privateinlagen sind keine formelle Mängel, sondern schwerwiegenden Probleme in der Kassenführung

Vorgehen bei der Dokumentation von Kassenbeständen

Bei  der offenen Ladenkasse, muss grundsätzlich täglich zum Geschäftsschluss den Inhalt der Kasse exakt gezählt werden. Dies umfasst sowohl Geldscheine als auch Münzgeld, d. h. auch 1-, 2- und 5-Cent Münzen sowie der Wechselgeldbestand müssen gezählt werden. Diesen Bestand muss er schriftlich in einem Kassenbericht (fortlaufend nummeriert) festgehalten werden. Diese aneinander gereihten Kassenberichte stellen dann auch das Kassenbuch dar. Der für die tägliche Bestandsaufnahme notwendige Kassenbericht kann auch nicht durch ein Kassenbuch ersetzt werden, wenn in einer gesonderten Spalte Bestände ausgewiesen werden, weil das Kassenbuch nicht die rechnerische Ermittlung der Tageseinnahmen dokumentiert, sondern lediglich die rechnerische Entwicklung der Kassenbestände.

Die Kassenberichte sind täglich zu führen. Sie dürfen nicht am Ende der Woche oder des Monats von den Mitarbeitern des Steuerberaters im Rahmen der Buchführungsarbeiten erstellt werden. Nach der ständigen Rechtsprechung des BFH müssen diese Kassenaufzeichnungen so beschaffen sein, dass ein jederzeitiger Kassensturz möglich ist. Ein sachverständiger Dritter wie die Prüferinnen und Prüfer der Finanzverwaltung muss jederzeit in der Lage sein, den Sollbestand laut den Aufzeichnungen – also nach den Kassenberichten – mit dem Istbestand der Geschäftskasse zu vergleichen.
Ausnahmsweise können Eintragungen im Kassenbericht noch am nächsten Geschäftstag vorgenommen werden, wenn zwingende geschäftliche Gründe einer Buchung am gleichen Tage entgegenstehen und aus den Buchungsunterlagen, z. B. Zwischenaufzeichnungen, sicher entnommen werden kann, wie sich der sollmäßige Kassenbestand seit dem Beginn des vorangegangenen Geschäftstages entwickelt hat.

In der Praxis werden Aufzeichnungen zu offenen Ladenkasse, also die Kassenberichte oder das Kassenbuch, vielfach mit Hilfe von Tabellenkalkulationsprogrammen wie MS-Excel erstellt. Solche Kassenberichte entsprechen nach Ansicht der Finanzverwaltung nicht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Kassenführung. Der Grund: Es kann keine  Festschreibung der Daten erfolgen, d. h. die Inhalte dieser Kassenbücher können jederzeit geändert werden, ohne dass diese Änderungen im Einzelnen nachvollzogen werden können. Zur Anerkennung der Dokumente empfiehlt sich daher eine handschriftliche Aufzeichnung, was der heutigen Zeit mit Digitalisierung und EDV-gestützter Unternehmensführung widerspricht.

einfache Registrierkasse als POS-System ab 1.1.2017 nicht mehr ausreichend

Die GoBD regeln heute in Deutschland den rechtlichen Rahmen für die Registrierkasse als sog. Vorsystem. Gibt es Abweichungen zwischen dem Z-Bon und dem Kasseninhalt, so ist steuerlich der Inhalt des Z-Bons maßgebend.

Mit einem Kassensystem registrierte Geschäftsvorfälle sind als elektronisch auswertbare Daten aufzubewahren (§§ 145 und 146 Abgabenordnung). Insbesondere eine Prüfung der nach Gesetz geforderten Unveränderbarkeit der Daten wird bei der steuerlichen Außenprüfung kontrolliert. Trainerbedienungen, Chefstorno und Proformarechnungen ohne entsprechende Protokollierungen sind nicht zulässig.

Alle mit einer elektronischen Registrierkasse erfassten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen i. S. des § 14 Umsatzsteuergesetz sind unveränderbar und vollständig aufzubewahren (Einzelaufzeichnungspflicht). Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen. Die Einzelheiten sind in den GdPdU spezifiziert.

Bitte beachten Sie: Vorschriften der GoBD ersetzen seit 2015 die GDPdU und die GoBS.
Von der Einzelaufzeichnungsverpflichtung sind nur solche Geräte befreit, die bauartbedingt nicht oder nur teilweise „aufgerüstet“ werden können. Diese Ausnahme läuft jedoch zum 31. Dezember 2016 aus. Danach darf das Gerät zur Ermittlung der steuerlichen Tageseinnahmen nicht mehr eingesetzt werden. Mangels weiterer Einsatzmöglichkeiten ist zu erwarten, dass das Marktsegment der „Billigkassen“ verschwinden wird. Der Umstieg auf professionelle Kassensysteme, die der neuen Anforderungen entsprechen,  ist ab 1. Januar 2017 mehr als erforderlich.

Chancen für Ihre digitale Transformation ab dem 1. Januar 2017 mit einem modernen POS-System

Ab dem 1.1.2017 muss Ihr POS-System folgenden Anforderungen gerecht werden:

  • unverdichtete gespeicherte Datenbestände; verdichtete Buchungen sind nicht mehr zulässig
  • erzeugten Daten müssen jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar, sowie maschinell auswertbar sein
  • Daten müssen im elektronisch auswertbaren Format vorliegen
  • manipulationssichere und unveränderbare Protokolle erfassen, was eingetippt und programmiert wird
  • Löschungen der Einzelbons zugunsten Tagessummenbons ist unzulässig
  • Aufbewahrung der Z-Bons auf Papier ist nicht mehr ausreichend
  • Aufbewahrung Organisationsunterlagen, insbesondere
    • Bedienungsanleitung,
    • Programmieranleitung,
    • Programmabrufe nach jeder Änderung (u.a. der Artikelpreise),
    • Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern usw. sowie alle
    • weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z.B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Pro-forma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten)

Prüfen Sie Ihr aktuelles Kassensystem auf diese Anforderungen. Entspricht das System nicht den Anforderungen, so besteht Handlungsbedarf. Diesen Umstieg sollten Sie als Chance für Ihre digitale Transformation nutzen und eine zeitgemäße Softwarekasse anschaffen. Mit einer Softwarekasse, betrieben auf einem mobilen Endgerät oder PC können Sie viele Synergieeffekte erzeugen und gleichzeitig den Anforderungen gerecht werden.

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