Kategorie: News

By ERP-News

Klasse trotz Masse: So sichern Sie die Datenqualität im CRM

Daten sind im digitalen Zeitalter eine eigene Währung. Doch nur wenn die gesammelten Informationen qualitativ überzeugen, sind sie ihr Geld wert. Wie Sie die Güte Ihrer Daten garantieren, verrät Ihnen dieser Beitrag.

Klasse trotz Masse: So sichern Sie die Datenqualität im CRM

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) setzt neue Standards. Dies gilt nicht nur für den reinen Datenschutz, sondern auch für die Korrektheit der Informationen: Nur Unternehmen mit einer fehlerfreien Datenbank können die gesetzlich geforderte Auskunfts- und Löschpflicht erfüllen. Qualitativ hochwertige Daten sind zudem Basis für eine optimierte Kundenkommunikation und tiefergehende Analysen.

Was kennzeichnet Datenqualität?

Wichtig ist es, nur einen Datensatz pro Kunden anzulegen. Die größte Fehlerquelle liegt in der Vermengung veralteter und aktueller Daten. Eigentlich selbstverständlich, aber dennoch wichtig: Name, Postanschrift und Mail-Adresse müssen auf jeden Fall korrekt sein.

Bei automatisch erhobenen Tracking- und Transaktionsdaten ist eine hohe Qualität meist gegeben, sofern sie den richtigen Personen zugeordnet werden.

Zwei Maßnahmen für höhere Datenqualität

1. Klare Prozesse sind die Grundlage einer hohen Datenqualität

Das bedeutet: Innerhalb einer Organisation muss bekannt sein, in welcher Form welche Daten wann erhoben werden und welches Tool dafür verwendet wird. Auch wegen der DSGVO ist dies wichtig. Fehlen nämlich entsprechende Opt-ins, werden die Daten unbrauchbar.

2. Die Systemlandschaft sollte sinnvoll strukturiert sein

Häufig sind einzelne Kundendaten über verschiedene Systeme wie Newsletter-Tool und E-Commerce-Software verteilt. Ziel ist es daher, eine Software-Architektur zu etablieren, in der nur eine Datenbank die Kundeninformationen enthält.

Der Beitrag wurde ursprünglich hier veröffentlicht …

Chatbots für Broker
By ERP-News

Chatbots für Broker

Wie kann ein Conversational-User-Interface mit KI-Funktionalität die Ansprache, Konvertierung und Aktivierung von Tradern unterstützen? Hier ein Überblick über die Möglichkeiten, die Chatbots als neuer Kommunikationskanal bieten.

Chatbots für Broker

Ob Facebook, WeChat, WhatsApp, Viber oder Telegram – die meisten Menschen nutzen heute mehr als eine Messaging-Anwendung auf ihren Smartphones und Computern. Zahlreichen Berichten zufolge verbringen sie den größten Teil ihrer Online-Zeit mit Chatten. Kein Wunder: Der Anteil der Millennials und der „Generation Z“ wächst immer weiter.

Chatbots auf dem Vormarsch

Einige Unternehmen arbeiten seit vielen Jahren mit Chat-Programmen, virtuellen Assistenten und Messengern auf ihren Websites, eigenen Seiten sowie in den sozialen Medien (Facebook, Twitter). In der Vergangenheit wurden Chats aufgrund ihrer offensichtlichen Vorteile häufig als zusätzlicher Kundensupport verwendet: Jedes Gespräch wird aufgezeichnet, die Protokolle können durchsucht werden und der Nutzer hat die Möglichkeit, zusätzliche Infos im Internet zu recherchieren, bevor er antwortet. Viele Nutzer ziehen es vor, über eine Chat-Oberfläche zu kommunizieren, statt sich per Telefon im direkten Gespräch auszutauschen. Der nächste Schritt ist der Einsatz von Chats zur Unterstützung des Vertriebsprozesses.

Doch wie bei anderen Kommunikationskanälen wächst der Personalaufwand zur Bearbeitung der Anfragen immer stärker, je mehr Nutzer hinzukommen. Automation könnte die einzig sinnvolle Lösung sein. Die Technologie, mit der Chats automatisiert werden, sind Chatbots. Möchte ein Unternehmen jüngere Zielgruppen ansprechen, ist es heutzutage noch wichtiger, per Chat erreichbar zu sein – da bilden Finanzunternehmen und ihre Trabanten keine Ausnahme.

Was einen Chatbot ausmacht:

1. Ein Chatbot ist scheinbar einfach zu implementieren

Es scheint nicht schwer, einen Bot einzusetzen: Die Entwicklung einer Nutzeroberfläche entfällt, da die vorhandene Messenger-Plattform verwendet werden kann. Doch ein einfacher, regelbasierter Chatbot (wie bei FAQs) hat für den Nutzer nur begrenzte Vorteile. Von solchen Chatbots wimmelt es im Internet.

2. Ein Chatbot ist einfach in der Anwendung

Chatbots benötigen keinerlei Installationsaufwand. Der Nutzer muss weder Zugriffsrechte vergeben noch irgendwelche komplizierten Schritte einleiten: Er nimmt den Chatbot einfach in seine Kontaktliste auf. Das können sich Unternehmen zunutze machen und den Kommunikationskanal aufgreifen, den ihre User bereits verwenden.

3. Nutzer verstehen intuitiv, wie sie mit einem Bot umgehen müssen

Chatbots verstehen, was der Nutzer will, und gehen mit Anfragen anders um als die Suchfunktion auf einer Unternehmenswebsite: Sie sorgen für eine schnelles Erfolgserlebnis.

4. Chatbots bieten eine individuelle Kommunikation, die über die üblichen Antworten hinausgeht

Die Kommunikation mit Chatbots findet in einem sehr intimen Rahmen statt: im Eins-zu-eins-Chat, Hier wird der Chatbot eines Unternehmens als Kontakt in der Freundesliste des Nutzers angezeigt. Diese Tatsache suggeriert, dass er ähnlich vertrauenswürdig ist wie Freunde und Bekannte.

Whitepaper-Angebot der Digital-Weber: Conversational Marketing mit CHatbots

Welche Vorteile haben Chatbots für Finanzunternehmen?

Finanzinstitute sind bekanntermaßen eher konservativ. Ihre Chatbots beschränken sich meist auf FAQs und grundlegende Informationen zum Konto des Verbrauchers wie etwa den Kontostand. Broker-Firmen bieten via Chatbot üblicherweise Kursbenachrichtigungen oder allgemeine Informationen zu Marktbedingungen und aktuellen Trading-Positionen an.

Doch Chatbots verfügen über ein viel größeres Potenzial. Conversational-User-Interfaces, also chatgestützte Nutzeroberflächen, müssen technisch komplexer werden – denn ein einfacher FAQ-Dienst reicht nicht aus, um den Kunden zu halten und qualifizierte Leads zu generieren. Bots zielen eher auf die Kommunikation als auf das tägliche Geschäft ab. Sie sind für Introducing Broker vorteilhaft, die prozentual am Trading-Volumen und der Conversion Rate beteiligt werden. Im Gegensatz zu Einweg-Kommunikationskanälen wie RSS, erfahren Chatbot-Besitzer mehr über ihre Nutzer. Sie können Informationen über Besucher sammeln, Gespräche automatisch zuweisen, Besucher nach ihrer E-Mail-Adresse oder ihrer Telefonnummer fragen und die Leads in einem CRM-System wie zum Beispiel Salesforce anlegen. Nach der Bearbeitung der Trader-Anfragen besteht die Möglichkeit, die zusammengefassten Anfragen zu analysieren und entsprechende Aufforderungen, News oder Hinweise auf Trading-Möglichkeiten zu versenden.

Wenn beispielsweise ein Trader innerhalb eines bestimmten Zeitraums immer wieder Marktdaten zu Kryptowährungen erfragt, wäre es wichtig, ihm einen Link zur Eröffnung eines Kontos und zum Handel mit Kryptowährungen bereitzustellen.

Chatbots können aber nicht nur zur Werbung neuer Daytrader eingesetzt werden. Sie lassen sich auch in das CRM– und Backoffice-System eines Brokerhauses integrieren, um den Kunden noch stärker einzubinden und Anreize zu schaffen.

Wenn gleich zu Beginn eine Kommunikationsform zum Einsatz kommt, die dem Gespräch zwischen zwei Menschen ähnelt, erzeugt dies die Illusion, verstanden zu werden. Selbst wenn die Interaktionen bislang ziemlich oberflächlich sind, sorgen sie letztendlich für höhere Conversion- und Aktivierungsraten.

So können Broker Chatbots einsetzen

Unterstützen:

Immer mehr Banken und Brokerfirmen setzen Chatbots ein, um die Kosten für Kunden-Support und Vertrieb zu verringern. Viele Fragen sind typisch und kehren immer wieder. Da bietet es sich an, vorkonfigurierte Antworten einzusetzen, um das Eingreifen realer Personen zu reduzieren. In Online-Hilfesystemen lässt sich mithilfe von Chatbot-Techniken der Bereich identifizieren, in dem der Kunde Unterstützung braucht. So kann beispielsweise ein schneller Zugriff auf die Kontoeinstellungen ermöglicht werden, um eine Karte zu sperren oder einen Tarif zu ändern.

Konvertieren:

Die meisten Kunden haben lieber mit Programmen zu tun, die wie Menschen kommunizieren. Deshalb können chatbotartige Techniken in interaktiven Systemen, die vom Nutzer Informationen erfragen müssen, sehr hilfreich sein. Voraussetzung ist allerdings, dass diese Informationen relativ einfach strukturiert und vorhersehbar sind. Bots lassen sich auch für die Lead-Qualifizierung einsetzen: Sie können Informationen über die Besucher sammeln, Anrufe automatisch zuweisen und Leads im CRM-System erstellen.

Kommunizieren:

Mit Chatbots ist es möglich, den Kunden in einem lockeren Ton anzusprechen und Gespräche zu führen, und zwar ohne menschliche Interaktion. Die Möglichkeiten sind grenzenlos und reichen von exklusiven News über Bildungs- oder Unterhaltungsangebote bis hin zu Games, Wettbewerben oder Umfragen.

Verkaufen:

Chatbots können Geschäfte veranlassen und abschließen. Diese Eigenschaft ist im Brokerbusiness von entscheidender Bedeutung, da ein Geschäft der Platzierung einer Order oder einer Einlage entspricht.

Hier ein Szenario: Der Nutzer konfiguriert eine Meldung, etwa „Benachrichtige mich, wenn ein Bitcoin weniger als 5.000 USD wert ist“. Tritt dieser Fall ein, benachrichtigt der Chatbot den User und sendet ihm zudem eine Aufforderung: „Möchten Sie jetzt mit Bitcoins handeln?“ Mit anderen Worten: Jedes vom Nutzer geäußerte Interesse an einem Finanzinstrument zieht eine Handlungsaufforderung nach sich, die die Transaktion erleichtert.

Ein zweites Szenario zeigt, wie mithilfe von Chatbots neue Geschäftspotenziale entdeckt werden können. Der Trader fragt beispielsweise: „Welche US-Aktien hatten in den letzten drei Monaten die besten Performance?“ Der Chatbot zeigt daraufhin eine Zusammenfassung an, die dem Nutzer als Entscheidungshilfe dient.

Im dritten Beispiel kann der Chatbot, der an eine Trading-Plattform angeschlossen ist, das Engagement des Traders auf dem Markt analysieren und vor potenziellen Gefahren warnen. Etwa: „Die Nonfarm Payrolls werden heute um 13:30 MEZ veröffentlicht und voraussichtlich eine starke Volatilität auf den Märkten verursachen. Möchten Sie Ihre Positionen jetzt verwalten?“
Chatbots handeln intelligent. Sie kennen die Einlagenhistorie des Nutzers, die offenen Positionen und die anderen persönlichen Informationen, mit denen sie den User gezielter zum Handeln auffordern können. „Ihr Kapital beträgt 1.040 USD. Sollte sich der Markt um 100 Pips bewegen, wird Ihre Position „#123 1 Lot EUR/USD à 112345 kaufen” geschlossen. Möchten Sie Ihr Konto aufstocken, um dies zu vermeiden? Es wird ein Betrag in Höhe von 450 USD vorgeschlagen.“ Chatbots können problemlos berechnen, wann die Position geschlossen wird, da sie Zugang zu den Informationen über das Kapital und den Einschusssatz des Nutzers haben.

Darüber hinaus können Bots allgemeine Nachrichten an ein breiteres Publikum senden: „Der Präsident der Zentralbank spricht heute um 15:15 Uhr, vergessen Sie nicht aufzustocken!“

Fazit

Alles in allem wirkt sich ein technisch ausgereifter Bot positiv auf die Conversions und die Kundenaktivierung aus. Der Grund: Ein Chatbot kann mit den Kunden auf einer persönlicheren Ebene kommunizieren. Er stellt einen direkten Draht zum Trader her und gestaltet ihm den Alltag leichter. Doch nur ein Chatbot mit einer wohldurchdachten Architektur und hoch entwickelten Funktionalität kann bessere Ergebnisse für ein Unternehmen erzielen. In alte Technologien zu investieren, die sich auf die Beantwortung von FAQ-Fragen beschränken, wäre dagegen unklug. Denn die moderne Chatbot-Technologie bietet vielversprechende Möglichkeiten, um im Wettbewerb zu bestehen.

Der Beitrag wurde ursprünglich hier veröffentlicht …

Digitalisierung für den Lohnzettel
By ERP-News

Digitalisierung für den Lohnzettel

Im Umfeld der Entgeltabrechnung greift die digitale Transformation ebenso um sich wie in allen anderen Unternehmensbereichen. Die Ablösung der Papierdominanz bei den Lohn- und Gehaltsabrechnungen hat begonnen und entwickelt sich derzeit sehr dynamisch. Technisch spricht nichts mehr gegen den Schritt hin zur medienbruchfreien elektronischen Verteilung der Gehaltsunterlagen über eine sichere Cloud-Plattform. Wichtig ist in jedem Fall, sich die Sicherheitsinfrastruktur des jeweiligen Cloud-Anbieters anzuschauen. Diese muss sicherstellen können, dass die sensiblen Lohndaten nicht korrumpiert werden.

Digitalisierung für den Lohnzettel

Noch bekommen die meisten Arbeitnehmer in Deutschland zwar nach wie vor ihre Lohn- und Gehaltszettel in Papierform. In einer Zeit, in der alle möglichen Prozesse verschlankt und auf ihr Digitalisierungspotenzial geprüft werden, steht dieses Verfahren aber mehr und mehr auf dem Prüfstand. Da ist es naheliegend, dass die Cloud auch bei den Prozessen rund um die Entgeltabrechnung als Nutzungsmodell akzeptiert wird. Praktisch ist das nicht zuletzt, weil Dokumente wie die Brutto/Netto-Abrechnung, die Lohnsteuerbescheinigung und der Sozialversicherungsnachweis in den meisten Betrieben oder bei den sie betreuenden Steuerberatungskanzleien sowieso softwaregestützt elektronisch erzeugt werden. Die vorliegenden Daten müssen also lediglich in eine sichere Infrastruktur hochgeladen werden, damit die Arbeitnehmer jederzeit und von überall darauf zugreifen können.

Schneller und kostengünstiger Datenfluss

Neben dem direkten Zugang der Beschäftigten zu ihren Unterlagen bietet eine Distributionsplattform in der Cloud auch für das Unternehmen handfeste Vorteile: Zunächst entfällt der zeitliche Aufwand für die physische Verteilung der Brutto/Netto-Abrechnung. Dadurch wird auch der zeitliche Spielraum bei der Abrechnungserstellung größer, da Postlaufzeiten keine Rolle mehr spielen. Auf Wunsch stehen die Dokumente unmittelbar nach der Abrechnung bereit.

Wurden die Abrechnungen den Mitarbeitern vorher an die Heimadresse geschickt, spart das Unternehmen zudem das Porto für diesen Versand. Zusätzlich kann es den Mitarbeitern mit den Monatsabrechnungen auch gleich noch aktuelle Hinweise rund um Lohn und Gehalt zukommen lassen – beispielsweise zu gesetzlichen Änderungen. Insgesamt wird der Lohnabrechnungsprozess gestrafft, da der bisherige Medienbruch nicht mehr stattfindet. Dadurch wird der Papierverbrauch deutlich reduziert, sodass sogar noch ein positiver Umwelt-Aspekt konstatiert werden kann.

Sind Arbeitgeber und Arbeitnehmer über ein sicheres Cloud-Portal vernetzt, sind neben der Bereitstellung der gehaltsbezogenen Dokumente noch viel weiter reichende Nutzungsmöglichkeiten denkbar. So kann eine solche Plattform beispielsweise auch für den Austausch von Informationen und Unterlagen rund um Dienstreisen und deren Abrechnung dienen, wodurch sich die Bearbeitungszeiten signifikant verkürzen. Darüber hinaus lassen sich beispielsweise Informationswege zwischen Arbeitgeber und häufig auswärts eingesetzten Mitarbeitern (z. B. im Home Office oder im Außendienst) optimieren.

Was ist Home Office
Bild Feature Block

Home Office beschreibt einen Arbeitsplatz, der im eigenen Heim aufgebaut ist. Dabei ist es wichtig, dass Mitarbeiter auch von dort aus alle wichtigen Aufgaben und Tätigkeiten ausführen können. Home Office kann den herkömmlichen Arbeitsplatz komplett ersetzen, als Zusatzoption zur Verfügung stehen oder abwechselnd genutzt werden.

Was ist Home Office? Hier erfahren Sie mehr!

(Auch) eine Frage der Sicherheit

Ein zentrales Element bei der digitalen Bereitstellung ist natürlich der Schutz der enthaltenen Daten. Während bei der Verteilung auf Papier Sicherheitsmerkmale in den Kuverts oder Paketen und die Verwendung spezieller Klebstoffe zumindest unbemerkten Fremdzugriff verhindern, kommt in der elektronischen Welt dem Zugriffsschutz auf die Dateien ein besonderer Stellenwert zu. In jedem Fall sollte der Zugang über eine 2-Faktor-Authentifizierung abgesichert werden, also über eine Kombination aus Besitz- und Wissenskomponenten. Solche Verfahren bieten einen deutlich höheren Schutz als die weit verbreitete Login-Möglichkeit mittels Benutzername und Passwort.

Die Schwierigkeit beim Zugriffschutz ist allerdings, ein sicheres Verfahren zu finden ohne gleichzeitig die Hürden für die Anwender zu hoch zu legen. Wenn die Sicherheit dazu führt, dass die Nutzer den Weg ins Portal scheuen, ist niemanendem geholfen. Ein gängiges und bei Anwendern akzeptiertes Absicherungsverfahren ist beispielsweise die smsTAN. Dabei kommen wechselnde, lediglich einmal gültige Transaktionsnummern (TAN) zum Einsatz. Sie werden für jeden Log-In-Vorgang neu erzeugt und an eine gesondert festgelegte Mobilfunk-Nummer gesendet. Das Verfahren ist dem üblichen Prozedere im Online-Banking ähnlich und wird vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hinsichtlich des Vertrauensniveaus als hoch eingeschätzt.

Was ist Digital Business?
Bild Feature Block

Digital Business ist der Prozess der Anwendung digitaler Technologie, um Geschäftsmodelle neu zu erfinden und die Produkte und Kundenerfahrungen eines Unternehmens zu verändern – durch die Innovation von Produkten, die neue Werte schaffen und Menschen mit Dingen, Erkenntnissen und Erfahrungen verbinden.

Was ist Digital Business?

Der Beitrag wurde ursprünglich hier veröffentlicht …

Alles erledigt? Die DSGVO-Checkliste für den Online-Shop
By ERP-News

Alles erledigt? Die DSGVO-Checkliste für den Online-Shop

Die Checkliste hilft Online-Händlern dabei, den Überblick zu behalten, was sie abhaken können und wo sie noch Hand anlegen sollten.

Alles erledigt? Die DSGVO-Checkliste für den Online-Shop

Was ist die DSGVO?
Bild Feature Block

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine Verordnung der Europäischen Union, mit der die Regeln zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch private Unternehmen und öffentliche Stellen EU-weit vereinheitlicht werden. Dadurch soll einerseits der Schutz personenbezogener Daten innerhalb der Europäischen Union sichergestellt, andererseits der freie Datenverkehr innerhalb des Europäischen Binnenmarktes gewährleistet werden.

Was ist die DSGVO? Hier erfahren Sie mehr!

1. Erstellen oder aktualisieren Sie Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Online-Händler müssen den Behörden das Verzeichnis mit aktuellen Daten auf Nachfrage zur Verfügung stellen können.

2. Finden Sie heraus, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist, und führen Sie diese gegebenenfalls durch

Die Abschätzung ist vor der Datenverarbeitung nur notwendig, wenn ein potenzielles Risiko für Rechte und Freiheiten Ihrer Kunden besteht. Das trifft auf die meisten Online-Händler nicht zu, doch um auf Nummer sicher zu gehen, sollten Sie den Punkt für Ihr Unternehmen abklären.

3. Passen Sie Ihre Datenschutzerklärung an

Für die meisten Online-Shops wird die Datenschutzerklärung durch die neuen Regelungen umfangreicher, da die DSGVO die Transparenz zum Umgang mit Daten für Seitenbesucher erhöht.

4. Führen Sie einen Reaktionsplan für Datenpannen ein

Ein Reaktionsplan hilft Ihnen, im Fall der Fälle, Datenpannen wie vorgeschrieben innerhalb von 72 Stunden den zuständigen Aufsichtsbehörden zu melden.

5. Aktualisieren Sie Ihre Prozesse zur Wahrung der Betroffenenrechte

Die DSGVO stärkt die Rechte von „Betroffenen“, also Ihren Kunden, deren Daten Sie als Händler verarbeiten. So können Kunden beispielsweise eine Bestellhistorie in einem maschinenlesbaren Format einfordern. Das mag in der Praxis nicht oft vorkommen, dennoch sollten Sie sich auf derartige Anfragen technisch und organisatorisch vorbereiten.

6. Prüfen Sie Ihre Verträge mit Dienstleistern

Ob Serverhosting, Newsletter oder Tracking, als Online-Händler arbeiten Sie zumeist mit Dienstleistern zusammen, die personenbezogene Daten erheben. Dafür bedarf es Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung, die den Anforderungen der DSGVO genügen.

7. Erstellen Sie ein Formular für Auskunftsersuchen

Da Sie als Händler Ihren Kunden grundsätzlich alle gespeicherten Daten auf Anfrage zur Verfügung stellen müssen, empfiehlt es sich, ein Formular dafür bereitzustellen, das Kunden bei Ihnen einreichen können, wenn sie zum Beispiel Daten löschen lassen möchten oder eine Auskunft wünschen, welche Daten gespeichert worden sind.

Der Beitrag wurde ursprünglich hier veröffentlicht …

By ERP-News

#digitalnormal: So gelingt Unternehmen der digitale Wandel

In vier Schritten zur digitalen Normalität: godesys erläutert, warum es wichtig ist, manche neuen Wege auszuprobieren, aber nicht jedem Hype zu folgen.

#digitalnormal: So gelingt Unternehmen der digitale Wandel

Diskussionsstoff, Herausforderung und Wachstumsmotor: Die Studie „Psychologie der Digitalisierung“ hat jüngst herausgefunden, dass jeder zweite Befragte den digitalen Wandel als großes Wagnis sieht. Doch damit das Potenzial digitaler Geschäftsprozesse wie Effizienz- und Umsatzsteigerungen voll ausgeschöpft werden kann, muss ein Umdenken stattfinden. Die Mainzer ERP-Experten von godesys wollen Unternehmen die Angst vor der Digitalisierung nehmen und fordern daher: Digital muss zur Selbstverständlichkeit werden!

Wie dies gelingen kann, zeigen die folgenden vier Schritte auf dem Weg zur digitalen Normalität:

Schritt 1: Digitalstrategie und Ziele formulieren

Der digitale Wandel steht laut godesys auf vier Eckpfeilern, die Unternehmen mithilfe ihrer ERP-Software vermehrt adressieren sollten: Geschäftsprozessmanagement (BPM), Mobility, Omnichannel und Informationsmanagement. Um diesbezüglich aber durchdacht und erfolgreich agieren zu können, müssen zuallererst klare Chancen und Marktpotenziale der Digitalisierung für das eigene Unternehmen und die Branche identifiziert werden. Hierbei gilt es, den Kunden, seine Anforderungen und Wünsche in den Fokus zu rücken und digitale Angebote wie Onlineshopping oder mobile Applikationen bereitzustellen, beziehungsweise Kunden individuelle Produkte anzubieten. Doch erst wenn die Ziele klar definiert sind, können Technik und Software folgen. Firmen sollten diesbezüglich eine stringente und nachvollziehbare Roadmap aufstellen und darin die wichtigsten Ziele und wie diese erreicht werden können formulieren. Des Weiteren ist es sinnvoll, digitale Wettbewerber zu analysieren: Was muss unternommen werden, um Innovationen und Lieferzeiten zu beschleunigen? Last but not least gilt es, die IT auf den Prüfstand zu stellen. Veraltete Geschäftssoftware bremst Digitalisierungsvorhaben aus. Stattdessen müssen IT und Geschäftsstrategie eine Einheit bilden, Lösungen sollten sich flexibel an neue Anforderungen anpassen lassen. Denn: Wer immer bei Altbewährtem bleibt, sitzt irgendwann auf dem schnelleren Pferd, aber nicht im Rennauto. Daher heißt es Ausprobieren, aber nicht jedem Hype folgen. Zu diesem neuen Denken gehört auch: Kleine Fehler sind okay und miteinkalkuliert, denn das Unternehmen ist gut vorbereitet und kann gegensteuern.

Schritt 2: Von Anfang an alle Mitarbeiter ins Boot holen

Zu Beginn des Digitalisierungsvorhabens müssen sich Entscheidungsträger und Firmenlenker klarmachen, dass alle Rädchen im Firmengetriebe den digitalen Wandel mittragen müssen. Gibt es Zweifel hinsichtlich seines Nutzens, ist dies eine denkbar schlechte Ausgangslage. Daher muss von Anfang an eine klare und ehrliche Botschaft vermittelt werden:

„Nein, die Digitalisierung ist kein Drohszenario. Sie ist aber auch kein Allheilmittel ohne Risiken und Schattenseiten. Stattdessen muss digital zur Normalität werden.“

godesys empfiehlt in diesem Zusammenhang, Unternehmensausrichtung und -ziele stets transparent und kontinuierlich an die Mitarbeiter heranzutragen. Alle Abteilungen und Bereiche – von der Geschäftsführung bis zum Praktikanten – sollten wissen, wofür sie arbeiten und warum digitale Prozesse ihre Arbeit und das Unternehmen als Ganzes voranbringen. Zudem sollten digitale Prozesse mit konkreten Beispielen erläutert und veranschaulicht werden:

„Wenn wir dieses Tool einsetzen, lassen sich Aufwand und Kosten reduzieren. Es bleibt mehr Zeit für diese oder jene Aufgabe.“

Gleichzeitig ist es wichtig, umfassende Schulungen in neuen Prozessen und Tools anzubieten, so dass Mitarbeiter persönlich erfahren, welche Vorteile Anwendungen zur Zielerfüllung #digitalnormal mit sich bringen. Eine intuitive Benutzerführung und ein attraktives Design sind in diesem Zusammenhang wichtiger denn je.

Schritt 3: Priorisieren

Die Digitalisierung ist eine Reise, die aus vielen kleinen Schritten besteht. Zwar sollte das große Ziel stets präsent sein. Jedoch ist es ratsam, immer wieder Teiletappen festzulegen und Abschnitte zu priorisieren. Auf die Geschäftsstrategie angepasste, funktionsstarke Werkzeuge können helfen, diese Herausforderung zu meistern. Um das geeignete Tool zu finden, sollten Firmen Use Cases identifizieren, die sich vergleichsweise einfach und schnell testen lassen. Ein Beispiel ist der Einsatz von mobilen Endgeräten.

Godelef Kühl, Gründer und Vorstandsvorsitzender der godesys AG, führt aus:

„Mithilfe von godesys ERP stellen sich Unternehmen dieser Herausforderung, denn unsere Lösung begleitet das Digitalisierungsvorhaben Schritt für Schritt, ganz nach individueller Vorgabe. Zugleich lassen sich Kunden optimal bedienen. Das Thema Mobilität wird hierbei immer wichtiger, um die Möglichkeiten des digitalen Zeitalters bestmöglich in die Geschäftsstrategie einfließen zu lassen.“

Schritt 4: Erfolge feiern

Um die Bedeutung und Vorteile der Digitalisierung immer wieder vor Augen zu führen, rät godesys, auch kleine Erfolge zu feiern. Firmenlenker und Mitarbeiter müssen sich stets daran erinnern, warum der digitale Wandel sie voranbringt. Ein Beispiel: Zehn Prozent der Kundenbestellungen sind mittlerweile elektronisch. Dieses Resultat wird im Intranet und mit kleinen Aktionen bekannt gemacht und zelebriert. Gleichzeitig muss das große Ganze im Auge behalten und kommuniziert werden. Um die Digitalisierungsstrategie umfassend und effizient umzusetzen, ist es in vielen Fällen hilfreich, auf einen Digitalisierungspartner zu setzen, mit dem sich auf Augenhöhe und Hand in Hand arbeiten lässt. Im Auswahlverfahren sollten sich Firmen zunächst genau informieren und unverbindlich beraten lassen, sozusagen eine Probefahrt vereinbaren.

Kühl resümiert:

„godesys behält seit 25 Jahren die neuesten digitalen Entwicklungen im Auge, um für seine Kunden und Partner Vorreiter zu sein. Wir geben ihnen nicht nur die Lösungen an die Hand, mit der sie digitale Herausforderungen stemmen können. Wir stehen auch für einen gelassenen, gut geplanten Umgang mit der Digitalisierung, denn nur so lassen sich bedacht und angstfrei Chancen erkennen und ergreifen.“

Der Beitrag wurde ursprünglich hier veröffentlicht …

By ERP-News

eRechnungen im Format ZUGFeRD aus dem ERP heraus versenden: Checkliste zur Umstellung aus Sicht von Experten

Dass die eRechnung mit 60% Einsparpotential und der Chance auf innovative Prozesse viele Vorteile bietet, ist unstrittig. Dennoch ist in Deutschland das gute(?) alte Papier als Zahlungsaufforderung immer noch verbreitet. Doch spätestens, wenn ab Ende 2020 alle Lieferanten der öffentlichen Hand zwingend eRechnungen senden müssen, wird die eRechnung auch hierzulande Rechnungsstandard. Wie Unternehmen am besten umsteigen, erklären Dr. Daniel Burmeister und Dr. Nikolaus Thoma, ERP-Systembetreuer und Entwicklungsleiter eRechnung bei Comarch, im folgenden Fachbeitrag.

eRechnungen im Format ZUGFeRD aus dem ERP heraus versenden: Checkliste zur Umstellung aus Sicht von Experten

Bevorzugen Deutsche die eRechnung oder Papier?

Die Zahlen der Studie „Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung: Fakten aus der deutschen Unternehmenspraxis 2017“ von der Mittelstand 4.0-Agentur Handel und ibi research sprechen für sich: 46 Prozent der Rechnungsversender und 53 Prozent der Rechnungsempfänger bevorzugen 2017 die digitale gegenüber der gedruckten Rechnung. Die Studie hat damit einen Anstieg um rund 20 Prozentpunkte gegenüber 2015 ermittelt. Mit Blick auf die globale Entwicklung und die Entscheidung der öffentlichen Hand hierzulande – wie in Österreich und der Schweiz – ab 2020 nur noch eRechnungen von ihren Lieferanten zu akzeptieren, dürfte dieser Prozentsatz noch steigen.

Wie ist die Kosten/Nutzen-Bilanz der digitalen Rechnung

Die eRechnung zeichnet sich durch einen beachtlichen Return-on-Investment aus. Den geringen transaktionsorientierten Kosten stehen die Kosteneinsparungen gegenüber. Diese Einsparungen umfassen bei Ausgangsrechnungen Portokosten, Papier-, Druck- und Kuvertierkosten sowie sonstige Arbeiten für den Versand. Bei 1.000 Rechnungen im Monat werden 8.400 Euro allein an Porto im Jahr gespart. Insbesondere bei Eingangsrechnungen ergeben sich beim Einlesen strukturierter Daten deutlich verminderte interne Verarbeitungs- und Prozesskosten, eine effizientere Rechnungsprüfung sowie die korrekte Datenübernahme ins System.

Welche Möglichkeiten gibt es, eRechnungen zu versenden?

Die einfachste Form der digitalen Rechnung stellt ein „bloßes“ PDF dar, das statt an den Drucker in den Anhang einer E-Mail wandert. eRechnungen lassen sich also theoretisch manuell versenden, bei ganz kleinen Start-ups macht dieses Vorgehen am Anfang vermutlich den meisten Sinn. Dieser Prozess ist aber aufwendig, funktioniert nur bei einer kleinen Kundenliste und verzichtet komplett auf Standardisierung sowie die Chancen automatisierter Prozesse. Auch ist hier die Gefahr am größten, nicht gesetzeskonform zu agieren, da beispielsweise nicht revisionssichere und damit nicht archivwürdige PDF-Formate verwendet werden. Bei „wirklichen“ eRechnungs-Lösungen hat man in dieser Hinsicht immer vorgesorgt, alle rechtlichen Änderungen werden umgehend in der Software abgebildet. Deshalb wird der Löwenanteil aller Unternehmen in Deutschland die Elektronischen Rechnungen aus ihrer ERP- oder Buchhaltungssoftware versenden oder via EDI mit automatischem Datenaustausch umsetzen. Grundsätzlich gibt es bei eRechnungen damit zwei grundlegende Vorgehensweisen und Standards, welche je nach Ausgangslage zu empfehlen sind.

Zum einen ist dies der Rechnungsversand und -empfang via EDI E-Invoicing. Er ist vor allem bei Firmen mit einem festen Stamm an Lieferanten sinnvoll, die mit diesen jeweils sehr viele Dokumente austauschen. Eine derartige Comarch EDI-Lösung zur Anbindung der Lieferanten hat Comarch zum Beispiel bei Kunden aus der Lebensmittelbranche wie REWE oder Metro realisiert. Daneben können kleinere Firmen aber auch mit WebEDI EDI-basiert Elektronische Rechnungen versenden.

Die Mehrzahl aller mittelständischen Unternehmen und nicht zuletzt kleinere Firmen werden als zweite Variante eRechnungen eher aus ihrem ERP oder ihrer Faktur- bzw. Financials-Software heraus versenden. Mit dem Standard ZUGFeRD wurden 2014 klare Richtlinien eingeführt, wie sich konforme Rechnungen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und zukünftig der öffentlichen Verwaltung schnell, komfortabel und einfach elektronisch austauschen lassen. Comarch selbst versendet seit 2017 solche ZUGFeRD-eRechnungen aus dem hauseigenen Comarch ERP heraus an die eigenen Tochtergesellschaften und diverse Kunden. Eine Rechnung im ZUGFeRD-Format besteht aus einem revisionssicheren PDF-A mit einem XML-Datencontainer zum maschinellen Einlesen der Rechnungsdaten.

Wie wird die eRechnung im Format ZUGFeRD im ERP eingeführt?

Zur Einführung der eRechnung im ZUGFeRD-Format eröffnen sich zwei Möglichkeiten. Die einfachere Variante ist die Integration im bestehenden ERP- oder Buchhaltungssystem. Komplexer ist hingegen die Einführung einer komplett neuen Lösung, was jedoch gerade dann Sinn macht, wenn ohnehin der Wechsel auf eine modernere Software angedacht ist.

Erste Option: Der Wechsel als Chance

Wer ohnehin überlegt, auf ein neues ERP bzw. Buchhaltungssystem umzusteigen, sollte auch gleich die Mit-Einführung der eRechnung angehen. Für die Einführung einer neuen Software empfiehlt sich die Erstellung einer individuellen Checkliste mit den bisherigen beizubehaltenden Funktionalitäten und den gewünschten neuen Funktionalitäten. Dabei sollte man am besten auch die gewünschte eRechnungs-Funktionalität gleich mit berücksichtigen und sich dann ein entsprechendes Angebot einholen. Ausführliche Tipps zur Einführung eines Rechnungswesens finden Sie hier: Die drei wichtigsten Fragen bei der Einführung eines Rechnungswesens.

Zweite Option: eRechnung als Add-on in der bestehenden Software einführen

Comarch hat als deutscher mittelständischer Betrieb die eRechnung über Aufschaltung des Add-ons „Comarch eRechnung“ selbst eingeführt. Somit haben alle Kunden nunmehr die Chance, die eRechnung im ZUGFeRD-Format anstatt als Papierrechnung zu erhalten. Dieses Vorgehen erwies sich auch für die Rechnungsempfänger als vorteilhaft, sie profitieren von weniger Papiersalat und klaren Prozessen. Von den rechtlichen Voraussetzungen her darf jedes Unternehmen auf digitale Rechnung umstellen und seinen Kunden nach einer Information bzw. Aufnahme in die AGB‘s diese elektronische Form zusenden. Comarch hat jedoch den Weg gewählt, aktiv zu fragen und für alle die Kunden auf Versand einer eRechnung umzustellen, die dies wünschen. Das macht es für die Rechnungsempfänger am bequemsten, ein Umstieg ist jederzeit möglich – eine einfache Umstellung in den ERP-Kundenstammdaten genügt vollauf.

Da die Software Comarch ERP in der DACH-Region bereits seit geraumer Zeit im produktiven Einsatz ist, war die Einführung des Add-ons „Comarch eRechnung“ bei den Comarch-Tochterfirmen auch problemlos und mit kurzer Vorlaufzeit zu bewerkstelligen. Hat der betreffende Anbieter wie Comarch die Funktionalitäten von eRechungen im Angebot, kann dieser auf Wunsch des Kunden schnell die entsprechenden Ein- oder Umstellungen vornehmen. Somit genügt in der Regel ein Anruf oder eine E-Mail beim Softwareanbieter, dass die Einführung der eRechnung angedacht wird und schon wird die nächste Rechnung als eRechnung versandt. Die Einführung zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres erschien Comarch dabei am ratsamsten und hat sich auch bewährt. Die technische Umsetzung ist simpel, die Kosten fallen transaktionsbezogen an. Die als eRechnung eingegangenen Rechnungen sind nach ihrer Bearbeitung im Unternehmen in ein GoBD-konformes Archiv zu überführen, welches die Archivierung in Papierform komplett ersetzt. Entsprechende Unterstützung dazu bietet zum Beispiel ein geeignetes elektronisches Archivsystem.

Der Beitrag wurde ursprünglich hier veröffentlicht …

Interview mit e.bootis zum Thema B2B E-Commerce
By ERP-News

Interview mit e.bootis zum Thema B2B E-Commerce

Matthias Weber im Gespräch mit Tim Langenstein, Vorstand Beratung bei e.bootis, zum Thema B2B E-Commerce.

Die e.bootis ag aus Essen ist Hersteller der ERP-Software-Suite e.bootis-ERPII . Das Unternehmen entwickelt, vermarktet und implementiert seit über 35 Jahren leistungsstarke Software-Systeme auf Grundlage betriebswirtschaftlicher Anforderungen. Über 80 Mitarbeiter begleiten an drei Standorten in Deutschland zahlreiche Installationen im In- und Ausland. e.bootis bietet eine zukunftssichere ERPII Software, die sämtliche Prozesse unter den Bedingungen der digitalen Transformation effizient steuert. Der unternehmensübergreifende Datenaustausch wird durch die offene Systemarchitektur optimal unterstützt. e.bootis-ERPII : plattformunabhängig, im Standard individualisierbar, 100 %ig releasefähig und skalierbar.

5 Fragen an e.bootis zum Thema B2B E-Commerce

Auf unsere 5 Fragen zum Thema „B2B E-Commerce“ gibt uns Tim Langenstein, Vorstand Beratung bei e.bootis, Antworten.

Frage 1: Worin unterscheidet sich B2B eCommerce von B2C eCommerce?

Auch wenn die Grenzen zwischen B2B und B2C immer fließender werden, gibt es doch einige wesentliche Unterschiede zwischen diesen beiden Handelsbeziehungen. Das B2B eCommerce wird durch die Sortimentsabbildung des Lieferanten für bereits bestehende Kunden mit oft individuellen Preisfindungsmechanismen, Zahlungs- und Lieferbedingungen bestimmt. Bestellungen können durch hohe Stückzahlen geprägt sein. Im B2C eCommerce hingegen wird der Händler mit einer häufig wechselnden Klientel konfrontiert. Die, gelenkt durch Werbemaßnahmen oder Social Media-Aktivitäten immer auf der Suche nach dem günstigsten Preis, in einen Onlineshop gespült wird. Hieraus lässt sich bereits erkennen, dass den einzelnen Plattformen ganz andere
Systemanforderungen zugrunde liegen müssen:

Die technische Abbildung eines B2C Shops mit überwiegend festen Preisen ist weitaus leichter als die eines B2B Shops. Dort müssen u. U. ausgeprägte Rabattstrukturen und Produkte mit vielen Varianten und Merkmalen, die sich mittels Produktkonfigurator selbständig vom Kunden konfigurieren lassen, berücksichtigt werden.

B2B eCommerce dient heute nicht mehr nur dem reinen Einkauf. Als Stufe im Supply-Chain-Prozess wandelt sich der B2B eCommerce verstärkt zur Kommunikationsplattform. Der Online-Shop als digitaler Berater für erklärungsbedürftige Produkte. Der Kunde kann sich bequem über Produktneuheiten und –veränderungen informieren, sich jederzeit einen Überblick über offene Aufträge, Lieferstatus oder Reklamationen verschaffen und die Einrichtung wiederkehrender Bestellungen anstoßen. Im Sinne von KI können sogar spezielle Angebotsvorschläge gemäß dem Einkaufsverhalten des Kunden zusammengestellt werden.

Die im Idealfall mit dem ERP-System vernetzte Shopsoftware stößt dabei automatisierte Prozesse an, die weitestgehend ohne manuelle Mitarbeitereingriffe auskommen. Diese können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und werden von administrativen Aufgaben entlastet. Nicht unberücksichtigt dürfen auch die zunehmend digitalisierten Einkaufsprozesse auf Kundenseite bleiben. Machen sie doch die Unterstützung entsprechender Freigabeprozesse ab einem bestimmten Bestellwert durch Vorgesetzte notwendig, welche auf der B2B Plattform handelbar sein sollte.

Frage 3: Wie wichtig ist die User Experience im B2B eCommerce?

Dem als Privatperson durch B2C geprägtem Geschäftskunden ist das Nutzenerlebnis im Geschäftsalltag natürlich ebenso wichtig. Der Shop sollte so einfach wie möglich zu bedienen sein, verbunden mit einer zielführenden Navigation, einer intelligenten Suche und sich daraus ergebenden wertvollen Produktinformationen. So werden die meisten Kunden zu Wiederholungstätern.
Dieses Nutzererlebnis trägt wiederum zu einer Senkung der Prozesskosten und eine höhere Prozessgeschwindigkeit in der Kunden-Lieferanten-Beziehung bei. Ein gut strukturierter und professioneller Online-Shop stellt aber nicht nur für den Kunden eine immense Arbeitserleichterung dar, sondern unterstützt den Shopbetreiber gleichermaßen in der Optimierung seiner eigenen Geschäftsprozesse.

Frage 4: Worauf sollte man bei der Auswahl von einer B2B eCommerce Plattform achten?

In Zeiten von Google und anderen Suchmaschinen ist eine auf SEO ausgerichtete technische Basis ein K.O. Kriterium. Schließlich möchte ein Händler bei den Suchergebnissen recht weit oben mitspielen. Ebenso wichtig sind die Geschwindigkeiten beim Seitenaufbau und bei der Produktsuche. Gerade die komplexen Produktportfolios eines B2B Shops weisen den zugrundeliegenden Suchmechanismen eine große Rolle zu. Schließlich müssen sehr vielen Datenmengen in kürzester Zeit durchsucht werden.

Autocomplete-Funktionen und die Anzeige von Suchergebnissen bereits während der Eingabe können die Suchdauer immens reduzieren und unterstützen den Kunden gleichzeitig bei der Verfeinerung seiner Suche. Ein weiteres wichtiges Kriterium ist der effiziente Ablauf innerhalb einer eCommerce-Plattform ggf. sogar in Verbindung mit dem vorhandenen ERP-System. Denn nur so erhält der Kunde sowohl bei seinen operativen als auch bei seinen administrativen Prozessen eine merkbare Entlastung. Wenn eine wiederkehrende Bestellung mit wenigen Klicks ausgelöst werden kann, erspart dieses dem Kunden Zeit und Geld. Kostenreduktion und eine damit einhergehende höhere Servicequalität stärken wiederum die Kundenbindung.

Frage 5: Welche Schritte sollte man bei der Einführung einer B2B eCommerce Plattform beachten?

Zunächst muss ein klares Ziel definiert werden: Was soll mit der unternehmenseigenen eCommerce Plattform erreicht werden? Sollen Reichweite und/oder Marktanteile gesteigert werden? Oder soll der Kundschaft ein vereinfachter Zugang beispielsweise zum Ersatzeilgeschäft eingeräumt werden? Ohne Ziel eine passende Lösung zu finden ist schier unmöglich. Danach werden die Anforderungen an die zu betreibende Plattform festgelegt: Welche Prozesse können über den Shop und somit über die digitale Schnittstelle ins Unternehmen angestoßen werden? Welche Funktionen stellen einen Mehrwert für die Kunden dar?

Genauso wichtig sind aber auch Funktionen, die einen Mehrwert für die eigene Prozessoptimierung darstellen. Zu guter Letzt darf die Analyse nicht vergessen werden: Schon vor der Einführung ist zu überlegen, welche Analysemethoden für die Weiterentwicklung des Geschäfts interessant sein könnten und wie tief diese in die Shop-Software integriert werden müssen.

Das Interview wurde schriftlich, mit Tim Langenstein, Vorstand Beratung bei e.bootis, geführt

Mit Tim Langenstein, Vorstand Beratung ist mittlerweile die zweite Generation im Familienunternehmen vertreten. Nach seinem Abschluss als Dipl. Kaufmann mit Fachrichtung internationale Betriebswirtschaft an der Fontys Internationale Hogeschool, Venlo startete der dreifache Familienvater 2007 zunächst in der Beratung e.bootis-ERPII und leitete zahlreiche Projekteinführungen bei namhaften Kunden. Parallel absolvierte er seinen Master in Finance, Banking and Investment an der Technischen Universität in Košice. 2014 rückte der 37jährige Geldener in den Vorstand der e.bootis ag auf. Anfang 2018 legte der passionierte Jäger seinen PhD in Economics an der Technischen Universität Košice ab.

Der Beitrag wurde ursprünglich hier veröffentlicht …

Mammut-Aufgabe: IT-Modernisierung – Lösung: Zukunftsfähige ERP-Software
By ERP-News

Mammut-Aufgabe: IT-Modernisierung – Lösung: Zukunftsfähige ERP-Software

Die Digitalisierung stellt nach wie vor die größte Herausforderung für den Mittelstand dar. Um diese zu bewältigen, setzen Unternehmen Moderne ERP-Software ein – doch modern bedeutet nicht unbedingt zukunftsfähig.

Mammut-Aufgabe: IT-Modernisierung Lösung: Zukunftsfähige ERP-Software für den Mittelstand

Kleine und mittelständische Unternehmen stehen in den nächsten Jahren vor einer zentralen Herausforderung: der Modernisierung ihrer kaufmännischen IT-Altsysteme, wie zum Beispiel ERP System. Dabei setzen Betriebe laut einer aktuellen Lünendonk-Studie auf Geschwindigkeit und damit auf die direkte Migration ihres ERP System in die Cloud. Ein Grund dafür: Hier lassen sich Anwendungen dank Microservices und Schnittstellen zügiger modernisieren und erweitern.

Anstatt diesen Vorteil für das gesamte Unternehmen zu nutzen, findet die Modernisierung bloß in einzelnen Geschäftsbereichen satt. Nur jedes fünfte Unternehmen modernisiert gemäß Analyse die gesamte IT-Landschaft, viele konzentrieren sich auf nur ein System. Die Folge: Während einige Abteilungen bereits mit dem Tempo der Digitalisierung Schritt halten können, hängen andere noch nach.

Darum brauchen vor allem im Mittelstand eine ganzheitliche Strategie, die sich im Idealfall mit einer ganzheitlichen Cloud Business Software umsetzen lässt.

Homogenisierung als Wettbewerbsvorteil für die Zukunft

Die IT-Landschaft in Deutschland ist gerade beim Mittelstand in der Vergangenheit wild gewachsen. Oft gibt es für jede Aufgabe eigene Programme, Datenbanken oder sogar ERP-Systeme, die weder synchronisiert sind noch miteinander Daten austauschen. Laut Lünendonk haben 32 Prozent der Unternehmen mehr als 20 ERP-Systeme im Einsatz und 37 Prozent sogar mehr als 5 CRM-Anwendungen.

Diese Heterogenität wird in Zukunft zum Geschäftsrisiko, da der Austausch von Informationen über verschiedene Abteilungen, Systeme und IT-Lösungen hinweg die Mindestanforderung sein wird, um im Wettbewerb zu überleben. Mehr noch: Durch Internet of Things und die wachsende Zusammenarbeit über die Betriebsgrenzen hinweg, braucht es ein zentrales System, das über Schnittstellen alle Datenflüsse zentral lenkt, auswertet und selbst Entscheidungen trifft.

Die Möglichkeit, alle Prozesse mit meinem System zu steuern und zu koordinieren, ist eine wichtige Eigenschaft künftiger ERP-Software. Wie? Mit Hilfe einer integrierten und webbasierte Gesamtanwendung aus der Cloud wird eine ganze Plattform dafür zur Verfügung gestellt. Über standarisierte Schnittstellenformate wie OData ist die Einbindung von externen Partnern ohne Medienbruch in Echtzeit möglich.

Digitalisierung bestimmt ERP-Funktionalität

Wer heute im Mittelstand nach einem ERP System sucht, erstellt am Besten im ersten Schritt ein Lastenheft. Hier werden alle Anforderungen gesammelt, welche die Lösung heute erfüllen muss. Je größer die Schnittmenge zwischen der angebotenen Lösung und der identifizierten Wünsche, desto wahrscheinlicher ist ein Kauf. Darum entwickeln ERP-Hersteller ihre Software auch kontinuierlich entsprechend der Kundenanforderungen weiter.

Diese kundenorientierte Produktentwicklung wird natürlich auch in Zukunft im Mittelstand eine Rolle spielen. Jedoch kommt eine weitere Komponente hinzu: Der Markt und der zunehmende Reifegrad der Digitalisierung treiben die Unternehmen zunehmend an. Denn oft weiß der Kunde nicht, was heute alles mit einem neuen System möglich ist.

Aktuelle Megatrends wie Internet of Things, Machine Learning und künstliche Intelligenz (KI) werden Unternehmenssoftware fundamental und auch noch in Jahren verändern. Wenn künftig der Software-Hersteller dafür keine Implementierung bereitstellt, muss die Software zumindest mit Drittsystemen problemlos vernetzbar sein. Dieser Aspekt nennt sich zukunftsfähige und erweiterbare Software und muss ebenso ins Lastenheft.

Ein Blick in unsere Entwicklung: Wir haben mit
dem Myfactory Cloud ERP eine bereits ausgereifte Applikation mit allen
notwendigen Hauptmodulen. Daher können wir intensiv an der weiteren Vertiefung
der Funktionalität, der Anbindung von Drittlösungen und natürlich an der Usability
arbeiten.

ERP der Zukunft unterstützt bei der Vernetzung

Vielen Unternehmen im Mittelstand reicht es heute, nur abteilungs- beziehungsweise teamübergreifend zu kommunizieren. Dafür gibt es individuelle Lösungen, welche die Arbeit vereinfachen und den Austausch von Daten ermöglichen. Diese Vernetzung im Kleinen funktioniert jedoch nur solange, bis eine Kommunikation zu einem anderen Team oder sogar zu externen Parteien nötig wird. Da dieses Szenario in Zukunft Standard ist, verlangt es nach einer umfassenden Vernetzung.

Beispiel E-Commerce: Hier braucht es eine Plattform, die eine Vielzahl an Integrationsmöglichkeiten bietet, um beispielsweise externe Partner wie Lieferanten ohne Medienbruch in Echtzeit in die internen Prozesse einzubinden. Diese muss natürlich in der Cloud liegen, um den Kunden eine hohe Flexibilität bezüglich Nutzung, Kosten und Verfügbarkeit zu bieten.

Cloud ERP wird sich hier weiter wandeln. Bis heute bedienen ERP-Systeme nur interne Anwender, sprich die eigenen Mitarbeiter eines Unternehmens. Dank ERP-Portalen wie unserer E-Commerce-Plattform, werden heute und vor allem in Zukunft auch Freelancer, Handelspartner, Endkunden, Lieferanten und Marktplätze in Echtzeit integriert. Gleiches gilt für die Live-Einbindung von Geräten oder Maschinen in das ERP, was wiederum Trends wie Internet of Things ermöglicht.

Fazit: Digitalisierung bestimmt das ERP der Zukunft

Als Cloud-ERP-Hersteller sehen wir Cloud-ERP als Mainstream an, auch wenn immer noch viele andere eingesetzte Lösungen auf den Markt keine echten Cloud-Lösungen sind. Diese Pseudo-Cloud-Systeme werden Themen der Digitalisierung auf Dauer nicht mehr ausreichend abbilden können. Unsere Vision endet nicht mit der Migration in die Cloud, sondern geht einen Schritt weiter: Wir nutzen die Cloud bis an ihre Grenzen aus! Darum setzen wir in den kommenden Jahren vor allem auf drei Projekte:

  • Vertiefung der bestehenden Funktionalitäten – damit unsere Kunden der Digitalisierung, zum Beispiel künstlicher Intelligenz, besser gerecht werden
  • Anbindung von Drittlösungen – damit unsere Kunden flexibler sind in der Auswahl von funktionserweiternden Apps
  • Optimierung der Usability – damit unsere Kunden unsere Lösung intuitiver und einfacher bedienen können, zum Beispiel durch Chatbots

Weitere Beiträge zum Thema Lastenheft

Der Beitrag wurde ursprünglich hier veröffentlicht …

eCommerce: erfolgreich auf Amazon, eBay und eigenem Onlineshop verkaufen
By ERP-News

eCommerce: erfolgreich auf Amazon, eBay und eigenem Onlineshop verkaufen

Mal eben schnell so nebenbei im Handumdrehen im Internet viel Geldverdienen – das funktioniert heute kaum noch. Doch mit dem richtigen Know-how, einer guten Geschäftsidee und den richtigen Werkzeugen, ist dies durchaus noch möglich.

eCommerce: Wie verkaufe ich erfolgreich auf Amazon, eBay und eigenem Onlineshop und was hat eine Warenwirtschafts-Software damit zu tun?

Der Erfolg bei Amazon, eBay und eigenem Onlineshop steht und fällt mit der Position der Suchergebnisse. Unabhängig von der Wahl der richtigen Produkte, die Begehrlichkeiten wecken und damit auch nachgefragt werden, ist es daher besonders wichtig, dass Sie gefunden werden. Bei eBay werden die meisten Artikel über die Suche gefunden. Hierfür zählt bei eBay vor allem der Produkttitel. Deshalb sollte die erste eBay-SEO-Maßnahme die Optimierung des Titels sein und dafür haben Sie insgesamt 80 Zeichen zur Verfügung und der „Top-Suchbegriff“ sollte darin am Anfang stehen. Bei Amazon ist dies nicht anderes.

Als zweite Maßnahme ist die Produktdarstellung an der Reihe, also die Fotos und die Beschreibung sind wichtig. Neben dem Titel- oder Hauptbild sind Detailbilder immens wichtig. Also ruhig das Produktbild von allen Seiten fotografieren und das bitte in einer hochauflösende Qualität. eBay stellt seine einiger Zeit bereits Anforderungen an die Bildqualität. Und dann sind wir auch schon beim Text, der Beschreibung: Versuchen Sie immer alle Vorteile Ihres Produktes zu beschreiben und vergessen Sie die Emotionalität nicht, verkauft werden Geschichten, selten nur Produkte.

Regelmäßig sollten Sie auch Ihre Preise kontrollieren. Dabei helfen ihnen sogenannte „Repricing-Tools“. Jetzt noch die Aktualität ihrer Artikelbestände überprüfen und los geht’s, oder?

Jetzt muss eigentlich nur noch verkauft werden. Aber genau da fängt die Arbeit an. Sie öffnen täglich ihren Admin Account bei Amazon, ebay und im eigenen Shop und schauen sich alle Verkäufe an, jetzt kopieren Sie diese und tragen sie in Ihr Fakturierungsprogramm händisch ein. Genau das muss nicht sein, genau hier kommt eine Warenwirtschaftssoftware (WWS) oder im Volksmund auch gerne „Wawi“ genannt zum Einsatz.

Anzeige: Whitepaper der DIGITAL-WEBER

Im Wirtschaftslexikon steht unter Warenwirtschaftssystem (WWS):

„Informationstechnische Abbildung der Warenprozesse und zielorientierte Verarbeitung aller warenbegleitenden Daten.“ Beim Thema Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems steht: „Steuerung des Warenflusses, Bereitstellung waren- und kundenbezogener Daten zur Realisierung von Konzepten des Handelsmarketing sowie zur Rechnungslegung, Inventur und Statistik.“

Anzeige: Whitepaper der DIGITAL-WEBER

Und genau so ist es auch: Die Warenwirtschafts-Software verwaltet den Warenfluss zwischen Lieferant (Einkauf), Lager eines Unternehmens und dem Kunden. Sie stellt sicher, dass die Ware bei Bedarf zur Verfügung steht, aber kein Ladenhüter wird. Warenwirtschaftssysteme unterstützen Sie bei der Organisation von Einkauf, Lagerung und Verkauf.

Anzeige: Testen Sie jetzt myfactory Cloud ERP – Die All-In-One-Lösung für den deutschen Mittelstand.

Ein Warenwirtschaftssystem bildet die Warenströme in ihrem Geschäftsprozess ab. Die Kernbereiche sind Einkauf, Lagerverwaltung und Verkauf. Für den Einkauf ermittelt das System anhand von Verkaufsstatistiken oder Mindestmengen Bestellvorschläge und löst die Nachbestellung sogar automatisch aus. Die in einem Warenwirtschaftssystem enthaltene Lagerverwaltung schafft einen Überblick über den Lagerbestand und den Lagerort. Und der Verkauf erstellt mit dem Warenwirtschaftssystem Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung.

Für diese Werbung sind DIE DIGITAL-WEBER (part of mwbsc GmbH) verantwortlich.

Wenn jetzt auch noch der E-Commerce-Verkauf dazu kommt, wird die Sache schon etwas schwieriger. Hier müssen alle Daten auf mehreren Vertriebskanälen (Multi-Channel, Omni-Channel) verteilt werden und beim Verkauf auch alle Daten wieder eingelesen werden. Genau an diesem Punkt ist darauf zu achten, dass dies alles hochautomatisiert abläuft. Das heißt: Alle zu verkaufenden Produkte/Artikel müssen mit Fotos und Text aus der Warenwirtschaft – auf Knopfdruck – auf die verschiedenen Verkaufskanäle verteilt werden. Dabei sollte es keine Rolle spielen, ob sie nur bei Amazon, eBay oder Hitmeister verkaufen oder Ihre Produkte in einem eigenen Onlineshop anbieten. Wenn das alles hochautomatisiert passiert, spricht man von einer echten E-Commerce-Komplettlösung.

Was ist eCommerce?
Bild Feature Block

Bei eCommerce handelt es sich um geschäftliche Transaktionen, die vollständig online stattfinden. Unternehmen können eCommerce Plattformen oder Systeme verwenden, um auch einen eigenen Online-Shop im Internet aufzubauen, und dadurch von zahlreichen Vorteilen zu profitieren.

Was ist eCommerce? Hier erfahren Sie mehr!

Der Beitrag wurde ursprünglich hier veröffentlicht …

Erfolgreiche Digitalisierung: Nicht nur eine Frage der Technik
By ERP-News

Erfolgreiche Digitalisierung: Nicht nur eine Frage der Technik

Eine effiziente Transformation zur Smarten Fabrik hängt im Wesentlichen von internen Voraussetzungen ab

Erfolgreiche Digitalisierung: Nicht nur eine Frage der Technik

IT-Plattformen, Automatisierung und ein ERP als Schaltzentrale sind zweifelsohne der Grundstock für das „Industrial Internet of Things“. Eine gelungene digitale Transformation hängt darüber hinaus von internen Erfolgsfaktoren ab.

Zusätzlich zum technischen Unterbau müsse ein erfolgreiches Smart-Factory-Projekt auch eine Reihe von internen Voraussetzungen erfüllen, so Finkler. Der ERP-Hersteller hat aus den Erfahrungen seiner Industrie 4.0-Projekte vier organisatorische Schlüsselfaktoren identifiziert:

1. Eine effiziente, prozessorientierte Unternehmensorganisation

Silo- und Abteilungsdenken führen regelmäßig zu Schranken und Blockaden. Nur in einer durchlässigen Unternehmensorganisation können wichtige Informationen frei fließen. Und reibungs- und nahtlose Abläufe wiederum stellen die Grundvoraussetzung für die Automatisierung dar. Flache Hierarchien sorgen zudem für kurze Entscheidungswege und ermöglichen schnelles Handeln. Dabei dürfen die Prozesse aber nicht nur die eigene Effizienz im Fokus haben. Erfolgsentscheidend ist vielmehr, dass sich im Unternehmen ein Kunden-zentriertes Denken etabliert und Abläufe auf den Kunden ausgerichtet werden

Was ist digitale Transformation?
Bild Feature Block

Die digitale Transformationen bezeichnet den Wandel von Unternehmen, die analoge Prozesse zunehmend durch digitale Lösungen ersetzen. Das beinhaltet den Erwerb von Unternehmenssoftware, das Optimieren bestehender Softwarelösungen und auch die Modernisierung der Unternehmenskultur.

Was ist digitale Transformation? Mehr dazu hier!

2. Ein funktionierendes Stammdatenmanagement

Daten sind das Gold des Digitalen Zeitalters. Wie das Edelmetall entfalten auch sie ihren besonderen Wert erst mit fachgerechter Verarbeitung. Wer erwartet, nur mit dem Anhäufen von Datenbergen Mehrwert zu generieren, landet zwangsläufig in einer Sackgasse. Die Abläufe in der Smarten Fabrik sind nur so werthaltig wie die Informationen, die sie transportieren. Sind Daten und daraus abgeleitete Informationen unvollständig oder gar fehlerhaft, kommen selbst reibungslos designte Prozesse ins Stocken.

Was ist Digitalisierung?
Bild Feature Block

Digitalisierung bezeichnet den Transformationsprozess analoger Prozesse, Daten oder Tätigkeiten in eine digitale Umgebung. Für Unternehmen bedeutet Digitalisierung die zunehmende Integration von Unternehmenssoftware zur Modernisierung des Datenmanagements, der Geschäftsprozesse, der Produktion und sämtlichen anderen Bereichen.

Was ist Digitalisierung? Hier erfahren Sie mehr!

3. Modularisierte, standardisierte Produkte

Kundenspezifische Produkte bis Losgröße 1 auf der einen, hochautomatisierte Fertigung auf der anderen Seite: Industrie 4.0 kann hier alte Gegensätze überwinden und neue Brücken bauen. Denn der Weg zum zufriedenen Kunden führt heute über kosteneffizient gefertigte Produkte in vielen Varianten. Dies gelingt nur, wenn diese Variationsvielfalt klar definiert ist. Für die effiziente Orderabwicklung und Fertigungsvorbereitung sorgen dann in ein ERP-System integrierte Produktkonfiguratoren. Sie prüfen eine gewählte Kombination auf technische Machbarkeit. Zudem erstellen sie auf Knopfdruck Angebote inklusive zuverlässiger Lieferterminzusage, die nötigen Stücklisten sowie alle Arbeitsaufträge

4. Gut ausgebildete Mitarbeiter auf allen Ebenen

Je enger die Taktung der Aufträge ist, umso schneller geraten Liefertermintreue und Kundenbeziehungen bei einer Störung in Gefahr. Deshalb müssen Mitarbeiter in der Lage sein, Probleme frühzeitig zu erkennen. Die Mitarbeiter von morgen sind weniger „Macher“ und mehr „Entscheider“: Sie überwachen automatisierte Abläufe und greifen nur dort ein, wo es nötig ist. Dies wiederum erfordert nicht nur eine umfassende, fachliche Expertise. Genauso wichtig ist ein profundes Verständnis aller relevanten Prozesse. Gut ausgebildete Mitarbeiter sind damit ein wesentliches Standbein für die Digitalisierung. Zusammen mit gepflegten Daten, nahtlosen Prozessen und modularen Produkten – und im Zusammenspiel mit vernetzten Systemen – tragen sie wesentlich zum Erfolg eines jeden Transformations-Projekts bei.

Was ist ERP?
Bild Feature Block

Bei dem Begriff ERP wird heute oft eine Software von SAP verbunden. Sprechen Experten von ERP so meinen die erst Mal: Enterprise Resource Planning, also den generellen Prozess im Unternehmen vorhandenen Ressourcen zu planen und steuern. Erfahren Sie auf unserer Themen-Seite mehr darüber …

Was ist ERP? Hier lesen sie mehr dazu!

Der Beitrag wurde ursprünglich hier veröffentlicht …