Das im Bereich Facility Services führende Unternehmen ISS Schweiz setzt auf die digitalen Personalakte forpeople von forcont business technology gmbh. Die Einführung wurde durch das Schweizer Partnerunternehmen oneresource ag unterstützt.
Kunde
ISS Schweiz ist das führende Unternehmen für Facility Services in der Schweiz und beschäftigt rund 12.000 Mitarbeitende. Gegründet 1901, hat die ISS Gruppe heute Niederlassungen auf der ganzen Welt, mit rund 500.000 Mitarbeitenden und weltweiten Jahresumsätzen von über 10 Milliarden Euro.
Ausgangssituation
ISS Schweiz ist darauf spezialisiert, Integrale Facility Services zu erbringen, und bietet Dienstleistungen rund um Betrieb, Unterhalt und Werterhaltung von Gebäuden, Anlagen und Infrastrukturen. Für die 40 Personalverantwortlichen stellt die Verwaltung der Akten der zahlreichen aktiven Mitarbeitenden eine große Herausforderung dar. Deswegen führte ISS bereits im Jahr 2009 ein digitales Archivierungssystem ein, um alle Akten vorschriftsmäßig sowie zeit- und platzsparend speichern und bearbeiten zu können. Jedoch stieß das System im Laufe der Zeit immer häufiger an seine Grenzen: die schwarz-weiß gescannten Dokumente waren schlecht lesbar, die manuelle Ablage zeitraubend und es fehlte eine automatisierte Texterkennung, um Akten unkompliziert durchsuchen zu können.
Herausforderungen
Bereits während der Projektvorbereitungen analysierte forcont, wie sich die bestehenden digitalen Personalakten bestmöglich migrieren lassen: Die mehr als 1,8 Millionen Dokumente, die in Schwarz-Weiß im TIFF-Format existierten, mussten in PDF/A konvertiert werden, um die OCR-Texterkennung zu ermöglichen. Dies erlaubt den Mitarbeitern heute, alle Dokumente schnell und zuverlässig zu durchsuchen.
Projektverlauf
Wie sich die intelligenten Funktionalitäten der digitalen Personalakte forpeople im Unternehmensalltag nutzen lassen, bewiesen forcont und sein Schweizer Partnerunternehmen oneresource in einer ausführlichen Testphase inklusive Proof of Concept: forcont stellte ISS eine Testversion der Lösung zur Verfügung und gab den Verantwortlichen auch die Möglichkeit, die Lösung live im Einsatz bei einem anderen forcont Kunden kennenzulernen.
Lösung
Dank OCR-Texterkennung können ISS Mitarbeiter heute alle Dokumente durchsuchen. Zudem findet durch die Integration von forpeople mit dem ERP-System ein automatisierter Datenaustausch statt. Und standardisierte HR-Dokumente werden nun mit einem Modul auf Basis von Microsoft-Word-Vorlagen erstellt. Das System generiert einen QR-Code für jedes Dokument: Wird es dann z.B. zum Unterschreiben ausgedruckt und anschließend wieder eingescannt, erkennt forpeople dank des QR-Codes den entsprechenden Mitarbeiter und das relevante Register und ordnet das Dokument automatisch zu.
ISS Schweiz setzt auf Lösung von forcont business technology mit Unterstützung durch oneresource ag
"Wir sind sehr zufrieden mit den Funktionalitäten der Lösung – von der Stichwortsuche über die Dokumentenerstellung bis hin zur verbesserten Dokumentenqualität."
Einführungspartner
Software-Hersteller
forcont business technology gmbh
Hauptsitz Leipzig
Nonnenstraße 39
04229 Leipzig
Deutschland
Kontakt zum Einführungspartner:
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