DMS steht für Dokumenten Management Systeme. Unter dieser Kategorie von Softwaresystemen versteht man Programme zur Verwaltung von elektronischen Dokumenten oder Dokumente, die digitalisiert wurden.
Erste Systeme wurden in den 1980er Jahren entwickelt und werden seither weiterentwickelt.
Am Anfang ging es nur um die elektronische Archivierung von Dokumenten. Heute unterstützen die Systeme komplette Workflows und sind zum Teil bereits Wissensmanagement-Systeme. Unter dem Begriff DMS findet man aktuell also eine Vielzahl von Lösungen mit unterschiedlichsten Komponenten, die mit DMS nur sehr unpräzise beschrieben werden.
Wichtig Bausteine eines DMS-Systems sind:
- Dokumenten-Verwaltung:
- Indizierung von Dokumente
- Einbindung von Scannern und Anwendungsprogrammen
- erfassen von Druckausgaben und bereits digitalen Daten
- Dokumenten-Workflow:
- Bearbeitung und Weiterleitung von Dokumenten in definierten Prozessen
- Erfassung der Historie von Dokumenten, Genehmigungs- und Kompetenzregelungen
- Fristenkontrolle
- revisionssichere Archivierung