Schlagwort: Dokumentenmanagement-Lösung EASY Archive

Spricht man über Serviceorientierung und eine gute Kundenerfahrung, denken die meisten zunächst vermutlich nicht an den Beruf des Steuerberaters. Dabei hängen auch in diesem Dienstleistungssegment Erfolg und Effizienz davon ab, wie gut ein Steuerberatungsbüro sich in die Lage seiner Kunden hineinversetzen kann. Die niederösterreichische Steuerberatungskanzlei Buxbaum besitzt diese Fähigkeit – und setzt deshalb auf EASY Archive. Das Büro von Elisabeth Buxbaum liegt in Bruck an der Leitha, auf halber Strecke zwischen Wien und Bratislava. Auf Outsourcing spezialisiert erfüllt es für mittlere bis große Unternehmen die Aufgaben, die ansonsten ein internes Rechnungswesen verantwortet – beispielsweise Belegbuchungen, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Spesenabrechnungen, Mahnungen, monatliche Bilanzen, Reportings und den Zahlungsverkehr.

Die Steuerberatungskanzlei besteht seit 2005. Zwischenzeitlich beschäftigte sie fünf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, aus familiären Gründen wurde diese Zahl jedoch wieder reduziert. Heute ist hier neben Elisabeth Buxbaum nur eine weitere Mitarbeiterin tätig. Umsatz und Arbeitsqualität verschlechterten sich trotzdem nicht, denn Buxbaum investierte in moderne Systeme. Sie führte das ERP-System Dynamics NAV und die Dokumentenmanagement-Lösung EASY Archive ein.

Mehr Effizienz und Schnelligkeit bei Elisabeth Buxbaum

Rund 2.000 Belege fallen im Monat bei größeren Outsourcing-Kunden an. Früher war die Welt der Steuerberatungskanzlei papierbasiert und auf den physischen Transport von Dokumenten angewiesen. Mit Boten reisten dicke Umschläge und Aktenordner von den Klienten nach Bruck. Doch Botenfahrten sind kostspielig und ineffizient. Sie führen dazu, dass Arbeit punktuell anfällt statt kontinuierlich. Insbesondere zeitkritische Angelegenheiten erfordern aber einen flexiblen und schnellen Prozess.

Elisabeth Buxbaum über die bisherige Situation:

„Monatliche Bilanzen und Reportings für internationale Klienten müssen wir teilweise bereits zehn Tage nach Monatsende erstellen. Da reicht es nicht, ein- oder zweimal in der Woche einen Boten zu schicken. Ich wollte eine Lösung, mit der wir Belege auf anderem Wege austauschen können. Sie sollte mich überzeugen, vor allem aber auch meine Kunden. „

EASY überzeugte mit Nutzerfreundlichkeit und Transparenz

Buxbaum lud potenzielle Anbieter zu Gesprächen ein. Anschließend veranstaltete sie einen Workshop mit EASY, um die Basisanforderungen und Lösungsansätze im Detail zu besprechen.

Ihr Ziel: Papierbelege sollten durch gescannte Originalbelege ersetzt werden. Das Scannen sollte schon auf Kundenseite erfolgen. Die Einstiegshürde sollte möglichst niedrig sein, um eine hohe Akzeptanz auf Kundenseite zu gewährleisten.

Elisabeth Buxbaum über Kollegen aus der Branche:

„Viele Steuerberater beschweren sich, dass sie mit der Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen nicht vorankommen. Aber viele vergessen, dass eine solche Lösung dem Kunden keine zusätzliche Arbeit verursachen darf, wenn sie akzeptiert werden soll.“

Besonderen Wert legte Buxbaum deshalb darauf, dass Klienten ihre Belege möglichst einfach, ohne Zeitaufwand und langwierige Schulungen übermitteln können, sei es mittels Scan oder per E-Mail

„Das Scannen der Belege, die in Papierform beim Klienten eingehen, gestaltet sich bei vielen Anbietern umständlich und kann nur von qualifiziertem Personal erledigt werden. EASY dagegen bot eine Anwendung für das stapelweise Scannen mit Hilfe von Barcodes, was eine erhebliche Erleichterung für die Kunden darstellt. Weil keine komplizierten Eingaben nötig sind, kann ungeschultes Personal mehrere Belege in einem Arbeitsschritt digitalisieren.“

Ebenso unkompliziert ist der Prozess bei Belegen, die der Klient per E-Mail erhält. Elisabeth Buxbaum über diese Vorgänge:

„Solche Belege müssen bei vielen Konkurrenzprodukten ausgedruckt und gescannt oder einzeln im DMS hochgeladen werden. Ineffizienter geht es kaum.“

Deshalb entwickelte EASY gemeinsam mit der Unternehmerin eine Lösung, bei der der Klient die E-Mail samt Beleg lediglich an eine E-Mail-Adresse in der Kanzlei weiterleitet.

In puncto Durchsehen von Belegen konnte die EASY Lösung ebenfalls überzeugen. Denn sie erlaubt das Durchblättern vieler Dokumente. Frau Buxbaum beschreibt dies so:

„Das ist so einfach wie das Blättern durch einen Stoß Papier“

Schließlich sei nichts ineffektiver, als jedes Dokument einzeln anzuklicken und zu öffnen, wenn man etwa die Beträge mehrerer Hundert Buchungssätze in kurzer Zeit kontrollieren oder Belege eines Lieferanten für einen bestimmten Zeitraum durchgehen muss.

Kundenfreundlicher Prozess

Mit EASY Archive war es möglich, kundenfreundliche und effiziente Prozesse aufzusetzen. Ausgangsrechnungen, die die Klienten per E-Mail an ihre Kunden schicken, gehen in Kopie in einem bei der Kanzlei angelegen E-Mail-Postfach ein und werden automatisch in Dynamics NAV und EASY Archive übernommen. Sobald die Buchungen in Dynamics NAV erfasst sind, zeigt EASY Buchungsdaten wie Debitor, Rechnungsnummer, Kostenstelle etc. zum Beleg an und stellt sie selbsttätig für Such- und Filterfunktionen bereit. Eingangsrechnungen, die beim Kunden per Post eingehen, erhalten dort einen Barcode und werden im Stapel gescannt. Der Scanner schickt die resultierenden PDFs an ein weiteres E-Mail-Postfach der Steuerberatungskanzlei – und damit auch an EASY Archive.

Noch flotter gestaltet sich die Verarbeitung von Eingangsrechnungen, die den Kunden digital erreichen: Hier entfällt das Scannen.

Buxbaum und ihre Mitarbeiter erfassen alle Eingangsbelege manuell in Dynamics NAV. Auf automatisches Auslesen wurde bewusst verzichtet.

Elisabeth Buxbaum über diese Entscheidung:

„Die Zeitersparnis wäre zu gering. In einem guten Buchhaltungssystem ist ein Belegkopf schnell erfasst. Eine nicht korrekt auslesbare Verbuchung ist dagegen zeitaufwändig.“

Weil wir für Zahlungen verantwortlich sind, bietet uns die manuelle Erfassung bei anschließender Kontrolle durch eine zweite Person zudem das Maß an Sicherheit, das wir brauchen. Bei uns liegt die Zeitersparnis stattdessen bei der automatischen Verschlagwortung in EASY mit den streng kontrollierten Buchungsdaten aus NAV.“

Neben Großkunden, die ihr gesamtes Rechnungswesen outsourcen, betreut die Steuerberatungskanzlei mehrere kleinere Betriebe. Hier zahlt sich das neue System ebenso aus. Zwar arbeiten diese Kunden selbst nicht mit Scannern oder EASY Archive, sondern schicken Buxbaum monatlich Papierbelege.

Doch diese werden in der Kanzlei ohne großen Aufwand mit Barcode gescannt und im System abgelegt.

Einfachere Archivierung

Sobald beim Klienten – oder bei kleineren Betrieben in der Kanzlei – gescannt wurde, wandern die Originalbelege in beschriftete Pappboxen. Schließlich sind die Scans rechtssicher archiviert und durch die Verschlagwortung nach beliebigen Kriterien sortier- und auffindbar. Das Sortieren vor der physischen Ablage ist somit hinfällig. Ist eine Pappbox voll, folgt die nächste. Von Zeit zu Zeit gibt die Kanzlei die Boxen an die Kunden zurück, wo sie archiviert werden. Der Vorteil: Die Ablage in Boxen erfordert wesentlich weniger Platz und Zeit. Und wenn Kunden ihre Belege sehen möchten, erhalten sie schlicht eine DVD mit den aus EASY exportierten Dateien oder Zugriff auf EASY.

Überhaupt ist die permanente Verfügbarkeit der digital in EASY Archive abgelegten Belege ein wesentlicher Pluspunkt. Die Mitarbeiter der Kanzlei können Belege nicht nur in EASY, sondern direkt aus Dynamics NAV aufrufen. Großkunden können von ihren eigenen Rechnern aus ebenfalls auf EASY zugreifen und nach Schlagworten suchen.

Nicht zuletzt verbessert sich die Qualität der Reportings, Bilanzen und Zahlläufe. Denn diese enthalten nun nicht mehr nur Datensätze, sondern zusätzlich Links zu den Belegen.

Einführung unproblematisch

Elisabeth Buxbaum ist sehr zufrieden mit EASY Archive, einem Produkt der neuen EASY ECM Suite. Seit Anfang 2014 ist das System am Start und bei ihren Klienten bestens angenommen. Selbst papieraffine Kunden, die digitale Belege bislang ausdruckten, abhefteten oder vor der Übermittlung an Buxbaum für ihre eigenen Unterlagen kopierten oder scannten, verabschiedeten sich von ihrer alten Vorgehensweise.

Elisabeth Buxbaum Fazit:

„Wir haben die Lösung gemeinsam mit den EASY Partnern zügig eingeführt und im Einführungsprozess weiter verfeinert. Dass alles reibungslos geklappt hat, ist nicht selbstverständlich. Ich weiß von ähnlichen Einführungsprojekten anderer Lösungen, die sich in die Länge ziehen, weil alles viel zu komplex für die Anwender ist. Hierüber muss man sich bei EASY keine Sorgen machen.“

Über die EASY SOFTWARE AG

Die EASY SOFTWARE AG in Mülheim a. d. Ruhr entwickelt seit 1990 nachhaltige Lösungen für elektronische Akten und Archivierung sowie Vorgangsautomatisierung – effizient, leicht installierbar, einfach zu warten. Das gilt zum Beispiel für die digitale Rechnungsverarbeitung, das Vertragsmanagement, das Personalwesen sowie für zahlreiche weitere Unternehmensbereiche und Abteilungen.

Mit über 12.500 branchenübergreifenden Kundeninstallationen zählt die EASY SOFTWARE AG zu den führenden Herstellern für elektronisches Dokumentenmanagement, digitale Archivierung und Workflow in Deutschland. Auslandsgesellschaften befinden sich in Europa, Asien und den USA.