Autor: ERP-News

Auf seinen sechs Flächen präsentiert Modehändler Leo Vogt aus Bretten viele Marken sowohl kleiner, unkonventioneller Designer wie auch großer, weit verbreiteter Lieferanten. Den notwendigen Papierkram hat er weitestgehend automatisiert; allein die Rechnungen blieben bislang außen vor. Wenn aber andere Geschäftsdokumente als strukturierte Daten von seinem Warenwirtschaftssystem vereinnahmt werden konnten, warum dann nicht auch Eingangsrechnungen? Gemeinsam mit seinem EDI-Dienstleister Pranke etablierte Vogt binnen weniger Monate eine effiziente Lösung, die sogar die obligatorische Archivierung von Rechnungen mit einschließt.

Aufwand im Rechnungseingang um ein Viertel gesenkt

Vogt machte eine einfache Rechnung auf. Die Lieferantenrechnungen für nur drei Top-Marken, mit denen er aber gut die Hälfte seines Umsatzes tätigt, machen 70% seines Rechnungseingangs aus. Müsste er diese Rechnungen nicht manuell vereinnahmen, könnte der Bearbeitungsaufwand um ein Viertel sinken! Das waren überzeugende Zahlen.

Aufwand überproportional gesenkt

Wenn heute von jenen Top-Lieferanten 20 bis 30 Rechnungen täglich digital als strukturierte EDI-Daten eingehen, müssen im Jahr rund 5.000 Briefumschläge weniger geöffnet werden, und die Posteingangsbearbeitung entfällt. Die inhaltliche Rechnungsprüfung gegen die Bestell- und Lieferdaten erfolgt in der Regel automatisch in der Warenwirtschaft, was massiv Zeit einspart. Die entsprechenden Zahlungs-Datensätze werden direkt in seine Buchhaltungssoftware übergeben. Abschließend werden die Rechnungen in Form von langzeit-archivierbaren PDF/A3-Rechnungsdateien gesichert, und auch der letzte Schritt in einem vollautomatisierten Rechnungsprozess ist gesetzeskonform getan.

Von der ersten rein elektronischen Rechnung an: digitale Archivierung

Vogt startete mit nur einem Lieferanten in die Rechnungs-Digitalisierung, und zwar parallel zu den weiter eingehenden Papierrechnungen, damit er diese weiter als Original abheften konnte. Denn schon die erste allein elektronisch erhaltene Rechnung muss auch digital archiviert werden! Weil aber ein Finanzprüfer mit einem maschinenlesbaren Rechnungsdatensatz nichts anfangen kann, muss die elektronische EDI-Rechnung um eine Klartext-Version ergänzt werden, und beides muss gemeinsam archiviert werden. Diese Aufbereitung der elektronischen Rechnung übernimmt der Zusatzdienst “Pranke Elektronische Rechnung“ von Vogts Karlsruher EDI-Partner. Archiviert wird inzwischen mit Archivsoftware der agorum Software GmbH, die deren Vertriebspartner Hendrik Stütz bei Vogt implementierte. Die Software lädt die aufbereiteten Rechnungsdaten automatisch im Hintergrund herunter.

Die Elektronische Rechnung rechnet sich

Für Leo Vogt hat sich die Teil-Digitalisierung bereits nach sechs Monaten amortisiert:

„Bei einem angenommenen Aufwand von nur 1 € für die manuelle Bearbeitung einer Eingangsrechnung spare ich durch die vollautomatisierte elektronische Verarbeitung 5.000 Euro im Jahr.“

Über die Pranke GmbH

Die Pranke GmbH ist auf Lösungen für die EDI-Supply-Chain spezialisiert. Die vollständig integrierbare EDI-Konverter-Software eBiss passt sich in alle Prozesse ein und erlaubt, dass auch technikferne Abteilungen direkt mit ihren Nachrichten arbeiten oder EDI-Prozesse per Schalter steuern können, und das innerhalb der gewohnten Software-Oberfläche. Mit dem EDI-Datentransport-Dienst eGate können Nachrichten mit jedem Kommunikationspartner austauscht werden. Neben den EDI-Lösungen bietet Pranke Beratung und EDI-Wissen für alle Arten von Projekten, Prozess-Reorganisation oder Rollout.