Zu viele Köche verderben den Brei, oder: zu viele Tools verderben die Produktivität. So die Erkenntnisse einer aktuellen Studie der Content Enablement Plattform Templafy. Das Unternehmen befragte für die Studie rund um die neue Arbeitslandschaft im hybriden Büro deutschlandweit über 1100 Mitarbeiter. Mehr als ein Viertel der Befragten sind genervt, weil sich die Mengen an Tools am Arbeitsplatz, negativ auf Ihre Produktivität auswirken. So kommen täglich bis zu 15 verschiedene Anwendungen zum Einsatz, und knapp die Hälfte der Mitarbeiter wechseln mindestens vier bis sechsmal pro Stunde zwischen diesen. Jeder vierte Mitarbeiter ist von dem ständigen Wechseln frustriert. Zum einen werden dadurch Arbeitsprozesse verlangsamt und der Arbeitsfluss gestört, zum anderen erfordert jedes einzelne Programm ein zu erlernendes Knowhow, um es erfolgreich bedienen zu können.
Die Zukunft der Arbeit – neue Tools am Arbeitsplatz
Doch welche digitalen Tools bieten im hybriden Arbeitsmodell der Zukunft echte Mehrwerte? Immerhin bestätigt eine Sonderstudie zur Corona-Pandemie der Bertelsmann Stiftung die Verlängerung des Status Quo. Mehr als vier von fünf Personen glauben, dass aktuelle Trends wie Virtual Conferencing (85 Prozent) und Homeoffice (84 Prozent) auch nach der Corona-Pandemie Bestand haben werden. Hinsichtlich der anhaltenden Dauer der Pandemie und der mehr als wahrscheinlichen Aussicht auf ein dauerhaft hybrides Arbeitsmodell, müssen Unternehmen in entsprechende digitale Tools für eine erfolgreiche Zukunft investieren.
Home Office beschreibt einen Arbeitsplatz, der im eigenen Heim aufgebaut ist. Dabei ist es wichtig, dass Mitarbeiter auch von dort aus alle wichtigen Aufgaben und Tätigkeiten ausführen können. Home Office kann den herkömmlichen Arbeitsplatz komplett ersetzen, als Zusatzoption zur Verfügung stehen oder abwechselnd genutzt werden.
Business Enablement Lösungen: Das sind die Anforderungen der Mitarbeiter
Um Mitarbeitern im Arbeitsalltag wirklich zu unterstützen, sollten Unternehmen vor allem drei Charakteristika im Auswahlprozess neuer Software Lösungen beachten. Sie sollte intuitiv, benutzerfreundlich und mit überschaubaren Lernaufwand zu bedienen und gleichzeitig in bestehende Anwendungen am Arbeitsplatz integriert sein. Zudem sind fast die Hälfte der Befragten überzeugt, dass Tools möglichst breite Anwendungsfälle im gesamten Unternehmen bedienen können sollten.
Diese Anforderungen werden unter dem Begriff Business Enablement zusammengefasst. Business Enablement Plattformen fördern effizientes und zeitgleich qualitativ hochwertiges Arbeiten, sind in bestehende IT-Systeme integriert und lassen sich schnell und einfach erlernen. Welche digitalen Tools sollten Unternehmen in Betracht ziehen?
Projektmanagement Tools – für einen besseren Überblick
Die Erkenntnisse aus einer Studie des Software-Unternehmens Asana zeigen, dass Mitarbeiter, zum Beispiel aufgrund unübersichtlicher Prozesse (27 Prozent), mehr als ein Viertel aller Fristen pro Woche nicht einhalten können. Eine große Auswahl an Tools, von Microsoft Teams über Trello bieten eine übersichtliche digitale Projektplanung, Aufgabenverteilung und Informationen über Zuständigkeiten und Deadlines. Weitere intuitive und moderne Lösungen auf diesem Gebiet sind Asana und Monday. In Dashboards werden Aufgaben deutlich und strukturiert in unterschiedliche Phasen unterteilt. Mitarbeiter können so mühelos Aufgaben per Drag and Drop der entsprechenden Phase zuordnen. Das erleichtert das Aufgabenmanagement und führt zu einem geordneten Projektfluss.
Lösungen gegen verstreute Dokumente
Immer beliebter werden dabei auch Technologien zur Erstellung und Optimierung von Dokumenten. Die Quantität von Präsentationen, E-Mails und Business-Dokumenten nimmt nämlich stetig zu. Um die Produktivität zu erhöhen und die Anzahl der Anwendungen zu minimieren, lohnt sich für Unternehmen der Blick in Business Enablement Lösungen. Die Klassiker unter den Alleskönner-Büroanwendungen sind Microsoft 365 und Google G-Suite. Um eine tadellose Zusammenarbeit im Homeoffice zu gewährleisten, beinhalten diese Software Lösungen zudem essenzielle Werkzeuge zum Projektaustausch- und der Kommunikation, Datenverwaltung und Freigabe, Aufgabenverwaltung und Terminplanung. Microsoft überzeugt mit sicherer Flexibilität, unabhängig von Empfang oder Standort. Google G-Suite bietet ein breitgefächertes und einheitlich verknüpftes System, welches über die Cloud immer abrufbar und abgesichert ist.
Im hybriden Arbeitsumfeld befürchtet ein Drittel der deutschen Arbeitnehmer erschwerte Bedingungen bei der Verwaltung von Dokumenten, Unternehmensinhalten und Dateien sowie Beeinträchtigungen beim internen Informationsaustauschs zwischen Mitarbeitern oder Abteilungen. Vier aus zehn Mitarbeitern sind überzeugt, dass das eigene Unternehmen nicht die nötigen Technologien zur Unterstützung eines hybriden Arbeitsplatzes zur Verfügung stellt. Mit einer cloud-basierten Plattform hilft beispielsweise Templafy, das Durcheinander an zusammenhanglosen Inhalten zu beheben. Mit Schnittstellen zu den gängigsten Anwendungen wie Microsoft Office oder Salesforce erhalten Mitarbeiter Unternehmensinhalte wie Bilder und Metadaten innerhalb der bekannten Workflows zuverlässig bereitgestellt.
Kommunikation / Interaktion
Neben dem arbeitsbezogenen Informationsfluss im Homeoffice, sollte zudem der alltägliche Smalltalk im Kollegium nicht zu kurz kommen. Die Wichtigkeit von Zusammenhalt und klarer Kommunikation für eine gesunde Unternehmenskultur verdeutlicht eine aktuelle Studie des Digitalverbands Bitkom. Jeder zweite Befragte vermisst dabei im Homeoffice den Kontakt zu den Kollegen und jedem Fünften fehlt der Austausch mit den Vorgesetzten. Gab der Büroalltag noch ein Gefühl der Zugehörigkeit zu einer starken Unternehmenskultur, ist dieses während der Remote-Arbeit zunehmend verloren gegangen.
Bitkom steht für den Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V. Die Bitkom ist der Branchenverband der deutschen Informations- und Telekommunikationsbranche und setzt sich für die Digitalisierung der Wirtschaft und Gesellschaft ein.
Videokonferenzen sind deshalb seit Beginn der Pandemie ein oft gebrauchtes Kommunikationsmittel. Zu oft? Seit kurzem ist der Begriff Zoom-Fatigue, der die Müdigkeit durch Videokonferenzen beschreibt, häufig zu lesen. Trotzdem freuen sich Tools wie Zoom und Cisco neben dringender Notwendigkeit auch über steigende Beliebtheit. Nicht umsonst bekleiden die Anbieter Platz zwei und drei in der Rangliste der führenden Video-Kollaboration-Unternehmen. Alternativen gibt es dennoch. Zum Beispiel GoToMeeting, das sich durch einfaches Wechseln zwischen Moderatoren vor allem für Produktpräsentationen eignet. Mit Wonder, dem Tool eines Berliner Jungunternehmens, lassen sich Teilnehmer beispielsweise in separate Gruppenräume aufteilen. Dies begünstigt einen effektiven und dynamischen Austausch.
Für digitales Brainstorming eignet sich dagegen Miro. Auf dem ,,unendlichen” digitalen Online Whiteboard können Benutzer Ideen und Strategien visualisieren und interaktiv bearbeiten. Inhalte lassen sich von verschiedenen Nutzern simultan und in Echtzeit hinzufügen und verändern. Die Software bietet bereits Vorlagen für verschiedene Zwecke, wie Customer Journeys oder Product Roadmaps.
Fazit: Digitale Tools am Arbeitsplatz intelligent einsetzen
Die vorgestellten Anwendungen und Tools am Arbeitsplatz verhelfen daher zu einer schnellen, effizienten und flexiblen digitalen Zusammenarbeit von orts- und zeitungebundenen Teams. Durch die Automatisierung von Arbeitsprozessen und intelligente Integration spart jeder Mitarbeiter zudem Zeit und Nerven. Diese können im Umkehrschluss für wirklich fachliche Aufgaben genutzt werden. Und sie sind optimal auf die Zukunft der Arbeit vorbereitet. Eine Zukunft, die von verteilten und digital organisierten Teams geprägt ist.
