Kategorie: ERP-News

Besonders bei der Einführung von IT-Systemen wie CRM haben sich agile Methoden wie Scrum bewährt. Aber wo genau liegen die Vorteile gegenüber herkömmlichem Projektmanagement? In dieser CRM-Checkliste gibt Robert Geppert, CCO (Chief Customer Officer) bei der Sybit GmbH, der EAS-MAG-Redaktion 5 Punkte, warum Scrum eine CRM-Projekt-Einführung erfolgreich macht.

Keine Angst vor Scrum und Co: 5 Erfolgsfaktoren für die agile Einführung von IT-Systemen

Bei der Konzipierung von Projekten – besonders in der IT – gehen Unternehmen häufig noch statisch an die Planung heran. Das Projekt wird schon vor Beginn von vorne bis hinten durchgeplant, den Entwicklern wird eine Wunschliste geschickt und dann wird losgearbeitet. Nicht bedacht wird hierbei, dass so die Berücksichtigung neuer Erkenntnisse und Planänderungen sehr erschwert werden. Die Features der vollendeten Software sind dann bereits veraltet, müssen nochmals mit Change Requests angepasst werden oder der Umfang des Systems ist nicht mehr akkurat.

Diesen Schwierigkeiten weicht man mit einer agilen Methode wie Scrum aus. Budget und Zeit bleiben dabei relativ stabil, aber der Umfang des Projekts wird flexibel. Worin die Vorteile von Scrum liegen und warum sie nicht unterschätzt werden sollten, erklären die folgenden fünf Punkte.

1. Sukzessive Anforderungsformulierung

Im Gegensatz zu herkömmlicher Projektplanung ist bei Scrum
anfangs noch nicht genau ausgearbeitet, welche Anforderungen die Software
erfüllen muss. Ein grober Vorgangsplan wird zwar ausgearbeitet, aber dieser
bleibt anpassbar. Die Anforderungen werden sukzessive gestellt und können so
aktuellen Begebenheiten entsprechen. Dadurch wird verhindert, dass
Software-Features bei ihrer Fertigstellung bereits veraltet sind und
überarbeitet werden müssen.

Die Endanwender und Fachabteilungen, in denen die Software eingesetzt wird, stellen hierbei ihre fachlichen Anforderungen. Die Anforderungen werden im Anschluss als Use Cases strukturiert. Diese Use Cases, in Scrum auch User Stories genannt, dokumentieren den gesamten Prozess, welcher dann von den Entwicklern in der Software umgesetzt werden wird. So ermöglicht man den zuständigen Mitarbeitern Mitsprache, macht sie zugleich mit der Software vertraut und konsolidiert den gesamten Vertriebsprozess.

2. Stufenweise Implementierung

Da man durch Scrum die Probleme statisch strukturierter
Projektplanung aufheben will, muss die Implementierung der Softwarebausteine
stufenweise erfolgen. So behalten Projekte maximale Agilität und
Reaktionsvermögen. Entstehende Probleme, wie beispielsweise inkompatible
Softwareschnittstellen, werden damit frühzeitig erkannt und gelöst. Sollten
sich die Anforderungen oder Rahmenbedingungen während des Projekts verändern,
kann ebenfalls blitzschnell mit entsprechenden Korrekturen und Planänderungen
reagiert werden.

Durch die iterative Vorgehensweise sind nur Teile der Software
von derartigen Problemen betroffen: Alle zukünftigen Implementierungsschritte
(Sprints) können diese dann von Anfang an berücksichtigen. Zudem können neue
Ideen und Verbesserungsvorschläge schon während des Prozesses entstehen und
direkt eingesetzt werden. Das spart nicht nur Zeit und Geld, sondern ermöglicht
auch das Potential des Software-Projekts besser auszuschöpfen.

3. Lessons Learned

Am Ende jedes Sprints, also nach jedem Projektabschnitt, findet bei Scrum ein Lessons Learned Meeting statt. Dabei diskutieren die beteiligten Mitarbeiter, welche Erfolge erzielt wurden, wo Verbesserungen möglich sind und wie diese im nächsten Sprint berücksichtigt werden können. Diese Retrospektive hat durch die iterative Natur von Scrum den Vorteil, während des Projektes immer wieder eingesetzt werden zu können.

Im Gegensatz zu einem Projektrückblick, der nach der vollständigen Implementierung eines Systems folgt, kann Scrum schneller und effektiver auf entstandene Probleme eingehen und zukünftige Sprints effizienter machen. In kleinen Etappen entsteht dadurch ein Lernkurve, die das gesamte Projekt überspannt und sich durchgehend entwickelt.

4. Strukturierte Vorgehensweise

Scrum ist zwar agil und flexibel, aber dadurch noch lange nicht chaotisch. Im Gegenteil, Scrum funktioniert durch strukturiertes Vorgehen und klar definierte Rollen. Der Product Owner definiert gemeinsam mit dem Entwicklerteam die Produkteigenschaften, bestimmt nach Sprintabschluss die fertiggestellten Anforderungen und hält regelmäßig Rücksprache mit den Stakeholdern (z.B. Kunden oder Anwender). Das Entwicklerteam ist dann unter Moderation des Scrum Masters für die Umsetzung verantwortlich.

Diese geschieht ebenfalls sehr geordnet und nach Regeln, welche
der Scrum Master bestimmt. Die Use Cases werden im Backlog festgehalten und
nach Sprints gegebenenfalls vom Product Owner angepasst. Im Sprint Backlog
dagegen werden die Anforderungen an den nächsten Sprint gesammelt. Durch die
klare Strukturierung der Vorgänge ist ein reibungsloser Ablauf und effiziente
Zeitnutzung garantiert.

5. Fortschritte und Zuständigkeit transparent

Wichtig für den Erfolg eines geplanten Softwareprojekts, ist Transparenz. Durch die ständige Aktualisierung der erledigten und ausstehenden Aufgaben im Product und Sprint Backlog, ist der Stand des Projekts zu jeder Zeit sichtbar. Der Fortschritt des Entwicklerteams und die voraussichtliche Zeit bis zur Fertigstellung der nächsten Sprints lässt sich so leicht einschätzen. Zudem erlaubt die hohe Transparenz von Scrum den Stakeholdern, dass Projekt mühelos zu verfolgen und Anpassungen vorzuschlagen, sollten sie Problempunkte feststellen.

Da durch die von Scrum eingesetzten Rollen auch die Zuständigkeiten im Projekt klar definiert sind, ist die Reaktion auf entstehende Hindernisse oder spontane Planänderungen stets unkompliziert. Jeder Beteiligte weiß, wo der eigene Verantwortungsbereich endet und ein anderer beginnt.

Die genannten Gründe zeigen: Die Effizienz und Agilität von Scrum darf keinesfalls unterschätzt werden. Vor allem bei der Implementierung von IT-Systemen bringt Scrum seine Stärken zum Einsatz. Beispielsweise für die Einführung von CRM-Systemen, die den Kundenprozess digitalisieren, eignet sich die Scrum-Methode besonders. Mitarbeiter im Customer-Service können von Anfang an Mitwirken und die Software an ihre spezifischen Bedürfnisse oder Kundenbereiche anpassen, sich somit schnell mit dem Programm vertraut machen und das Projekt kann mühelos auf Änderungen in der Kundenstruktur oder dem Produktangebot des Unternehmens eingehen.

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Falls Sie an weiteren Hinweisen zu effizientem Projektmanagement – insbesondere bei CRM-Systemen – interessiert sind, lohnt es sich einen Blick in dieses E-Book von Sybit zu werfen. Darin werden typische Stolpersteine behandelt, auf die Sie bei Ihrem Projekt stoßen können, und erklärt, wie Sie diese vermeiden.

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Autor: Robert Geppert, CCO (Chief Customer Officer) bei der Sybit GmbH

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Über Sybit:

Sybit gehört zu den besten Digitalagenturen Deutschlands und seit Sommer 2018 auch zur itelligence group. Sie sind Experten für individuelle End-to-End Customer Journeys, kreieren digitale Erlebniswelten über die man spricht und gestalten so lebendige Kundenbeziehungen, die von Dauer sind. Als SAP Gold-Partner bieten sie ihren Kunden eine ganzheitliche Prozessberatung: von der Analyse und Strategieplanung über Design, Implementierung und tiefe Integration bis hin zu umfassenden Supportdienstleistungen. Mit über 1.500 erfolgreich durchgeführten Projekten sind sie führende Experten für die digitale Transformation in den Branchen Fertigungsindustrie, Konsumgüter, Dienstleistung und Medien.

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Daten sind längst zur wichtigsten Ressource der Informationsgesellschaft geworden. Sie helfen Unternehmen bei der Analyse von Kundenbewegungen oder unterstützen sie bei der Entscheidungsfindung über neue Produkte und ihre Vermarktung. Erfahren Sie in diesem Beitrag mehr über Data-driven Marketing.

Data-driven Marketing: Mehrwerte aus Daten schaffen

In Zeiten umfassender Vernetzung entstehen Daten in riesiger Menge und aus unterschiedlichen Quellen, von der Produktion über die klassische Verwaltung bis hin zu den sozialen Netzwerken. Erfassen und analysieren Unternehmen diese Daten, können sie auf dieser Basis zielgerichtete und personalisierte Marketing-Kampagnen starten – und zwar weitgehend automatisiert. Möglich wird dieses datengetriebene Marketing durch moderne Technologien wie Cloud Computing, Echtzeit-Datenverarbeitung und Künstliche Intelligenz.

Data-driven Marketing bedeutet aber mehr als nur den Einsatz von Technologie. Als ganzheitliches Konzept wirkt es sich nachhaltig auf die Unternehmenskultur und die gesamte Wertschöpfungskette aus, verändert Unternehmen im Zweifel also fundamental. Umso wichtiger ist es, bei der Umsetzung des Konzepts gründlich vorzugehen. Der IT-Dienstleister Macaw empfiehlt die folgenden fünf Schritte.

1. Business Case formulieren

Unternehmen brauchen einen Business Case, in dem sie definieren, an welchen Stellen welche Daten ihre Entscheidungen unterstützen sollen. Nicht alle Daten helfen bei allen Entscheidungen, deshalb ist es im Vorfeld erfolgskritisch, die Einsatzszenarien und Erkenntniserwartungen konkret zu beschreiben. Aus Definition und Use Case lassen sich die weiteren Schritte ableiten.

2. Die Qualität in den Mittelpunkt stellen

Die Tatsache, dass Daten in großen Mengen bereitstehen, könnte dazu verführen, sich nur wenig um ihre Qualität zu kümmern. Aber das Gegenteil ist notwendig: Datengetriebenes Marketing kann nur mit Daten erfolgreich sein, die in hinreichender Qualität vorliegen. Die richtige Menge und die nötige Qualität zu gewährleisten, ist daher ein unerlässlicher Schritt auf dem Weg zum Data-driven Marketing. 

Die Aufbereitung der Daten umfasst die Konsolidierung von Stamm- und Kundendaten ebenso wie die Einbeziehung weiterer Informationen wie Transaktionsdaten aus laufenden Geschäften oder externe Daten aus sozialen Netzwerken. Durch die Bereitstellung von „Right Data“ oder „Smart Data“ lässt sich die Datenmenge begrenzen und die Qualität der Daten verbessern. Damit steigt die Effizienz ihrer Nutzung.

3. Die richtigen Technologien bereitstellen

Cloud-basierte Datenbanken können große Datenmengen schnell verarbeiten. Aber erst Künstliche Intelligenz ist in der Lage, daraus neue Erkenntnisse zu extrahieren. Mit Machine Learning trainierte Algorithmen sind etwa in der Lage, dem menschlichen Auge verborgene Zusammenhänge in großen Mengen unstrukturierter Daten sehr schnell zu erkennen und damit neue Erkenntnisse für die Entscheidungsfindung zu liefern. Unternehmen sollten so früh wie möglich anfangen, den Einsatz von KI zu evaluieren; die Technologie dafür ist reif und leistungsfähig genug.

4. Kompetenzen aufbauen

Data-driven Marketing ist aber selbst dann noch eine Sache für Fachkräfte, wenn KI schon wertvolle Hilfe geleistet hat. Für datengetriebene Geschäftsmodelle benötigt jedes Unternehmen entsprechende Fachkräfte: IT-Experten, die Daten sammeln und aufbereiten oder Prozesse modellieren; Data Scientists, die Algorithmen programmieren und trainieren; Data Specialists aus der Marketingabteilung, die die richtigen Fragen an die Daten stellen und die richtigen Schlüsse aus den KI-gestützten Analysen ziehen. Die fachliche Expertise für diese Tätigkeiten ist in der Regel bereits vorhanden, die technischen Kompetenzen können Unternehmen über interne Weiterbildung aufbauen. Zudem erhöhen Unternehmen durch solche internen Lösungen bei der eigenen Belegschaft die Akzeptanz für datengetriebene Geschäftsmodelle und den Einsatz moderner Technologien.

5. Pilotprojekte definieren

Wer über die notwendigen Daten in guter Qualität verfügt und qualifizierte Mitarbeiter hat, sollte am besten mit einem kleinen, überschaubaren Pilotprojekt in das datengetriebene Marketing starten, beispielsweise mit einer einzelnen Kampagne. Dadurch können Unternehmen Erfahrungen sammeln, die erforderliche digitale Infrastruktur aufbauen und anpassen und das interne Know-how schärfen. All das hilft Unternehmen bei weiteren Projekten, die sie bereits beim Start einplanen sollten, damit sie die erprobten Technologien und Methoden für die Datenanalyse unternehmensweit ausrollen können. Denn von den ersten Erfahrungen wird nicht nur das Marketing profitieren, sondern das komplette Unternehmen – bis hinauf zur Chefetage.

„So gut sie auch gemeint ist, die klassische Kundenbetreuung mit ihren konventionellen Methoden reicht bei Weitem nicht mehr aus, denn das Verhältnis zwischen Unternehmen und Kunden hat sich radikal verändert“, erklärt Uli Wolter, Managing Director bei Macaw Deutschland. „Die Ansprüche von Kunden sind massiv angewachsen und der Wettbewerb ist so hart wie nie zuvor. Unternehmen tun gut daran, die Haltung gegenüber ihren Kunden zu überdenken: sie müssen den Kunden in den Mittelpunkt ihres Agierens stellen und eine regelrechte Kundenkultur entwickeln. Data-driven Marketing ist ein essenzielles Werkzeug dafür.“

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Das letzte Jahr hat die HR-Teams vor zahlreiche Herausforderungen gestellt – sei es die komplette oder teilweise Verlagerung der Mitarbeiter ins Home-Office, die Umstrukturierung interner und externer Prozesse oder die Neuzuordnung von Beschäftigten aufgrund wegfallender oder neuer Geschäftsbereiche. Eine Lösung ist hierbei der Weg in die Cloud, auch im Hinblick auf die Payroll.

Die Payroll auf dem Weg in die Cloud

Das Personalwesen ist dabei auf eine Vielzahl von Daten für die Administration, Abrechnung, Zeitwirtschaft, Qualifikation und Organisation angewiesen. Um auf diese Daten zugreifen und damit arbeiten zu können, ist eine solide IT-Infrastruktur erforderlich, die sich auch von zuhause nutzen lässt. Besonders hervorzuheben ist dabei die Personalabrechnung und -verwaltung. Aus Sicherheitsgründen werden diese Aufgaben meist mit einer eigenen Lösung abgewickelt und über Schnittstellen mit den übrigen Systemen verbunden. Es kommt auch heute noch vor, dass die Daten per E-Mail mit Hilfe von Reports oder Tabellenkalkulationen übertragen werden. Kaum vorstellbar in Zeiten, in denen Stellenausschreibungen bereits direkt an die Jobbörsen gekoppelt und mit internen Recruiting-System verbunden sind. Es ist Zeit, neuen Ansätzen zu folgen, um diese Legacy-Modelle zu ersetzen. Ein beliebter Weg ist hierbei der Gang in die Cloud. Allerdings schrecken  viele Personaler und Unternehmen davor noch immer zurück.

Vereinigung in der Cloud

Dabei sind die Vorteile von Cloud-basierten Lösungen vielversprechend. Der vollständige Lebenszyklus eines Mitarbeiters, von der Einstellung bis zur Rente, ist ohne eine zusätzliche Firmen-IT und ohne Systemstopp zu realisieren. Dabei sind die Daten ohne zeitliche und räumliche Begrenzung verfügbar, und je nach Aufgabengebiet können sowohl Personalverantwortliche als auch Mitarbeiter Anwendungen selbst über eine einheitliche Benutzeroberfläche bedienen. Durch die nahtlose Integration der verschiedenen Workflows und Freigabeprozesse steigt die Effizienz.

Vor allem die Gehaltsabrechnung und die Zeitwirtschaft können von diesem Ansatz profitieren. Denn mit einer Cloud-basierten Payroll-Lösung können Unternehmen auch in Krisenzeiten agil bleiben. Wenn Personaladministration, Recruiting, Talent-Management und Nachfolgeplanung nicht mehr auf der firmeneigenen IT abgewickelt werden, sollte das auch für Abrechnung und Zeitwirtschaft gelten. Alles andere kann zur Frustration der Mitarbeiter führen. Hinzu kommt, dass viele Systeme veraltet sind und der Aufwand, sie auf dem neuesten gesetzlichen Stand zu halten, hoch ist. Durch das altersbedingte Ausscheiden von Personal mit den nötigen Fachkenntnissen wird die Wartung oder Weiterentwicklung von Altsystemen in naher Zukunft zudem schwieriger werden.

Große Akzeptanz trotz hochsensibler Daten

Viele Personaler hatten in der Vergangenheit Bedenken gegenüber der Cloud, da Gehaltsdaten in Deutschland als besonders sensibel angesehen werden. Die Akzeptanz steigt jedoch zunehmend. Beispielsweise nutzen immer mehr Bürger die Cloud-Lösung ELSTER für ihre Einkommenssteuererklärung, die ähnlich sensible Daten verarbeitet. Und laut dem Cloud-Monitor 2020 von Bitkom und KPMG setzten im vergangenen Jahr bereits 76 Prozent der deutschen Unternehmen Cloud-Software ein, Tendenz weiter steigend.

Mindestanforderungen klarstellen

Wenn sich Unternehmen entscheiden, auch die Payroll in die Cloud zu verlagern, müssen jedoch für eine hohe Nutzerakzeptanz zwei Mindestanforderungen erfüllt sein: Die Cloud-Anwendung sollte zum einen intuitiv bedienbar sein und automatisch sowie situationsabhängig Hilfe anbieten. Zum anderen muss der Schutz vor Datenmissbrauch jederzeit gewährleistet sein. Nur dann lässt sich sicherstellen, dass sich die HR-Teams mit der Umstellung wohlfühlen und produktiv arbeiten können. Hierbei können auch eine Unterstützung und Beratung zur Optimierung der Payroll-Prozesse sinnvoll sein, um das Cloud-System noch effizienter zu nutzen.

Neuimplementierung vs. sanfter Spurwechsel

Gehaltsabrechnungen sind durch Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge, betriebliche Übungen sowie vielfältige Benefits und Angebote zur Altersvorsorge sehr komplex geworden. Daher schrecken viele Personaler vor einer Ablösung der bestehenden Payroll zurück. Viele erinnern sich noch daran, dass die damalige Einführung des firmeneignen IT-Systems mit Überstunden und Noteinsätzen verbunden war. Zudem wird gemutmaßt, dass viele Cloud-Lösungen noch nicht den Reifegrad und die Funktionalität der gewohnten Systeme haben.

Es gibt jedoch mittlerweile Cloud-Systemlösungen auf dem Markt, die genau diesen Bedenken entgegenwirken, da sie eine direkte Überführung der Personaladministration ermöglichen. Hierbei wird eine „Kopie“ der bestehenden Daten in den alten Systemen erstellt und in die Cloud integriert. Damit lässt sich der Wechsel auf Basis von in der Praxis erprobten und bewährten Methoden, sogenannten Best-Practice-Prozessen, bewerkstelligen, und die gewohnte Funktionalität sowie die Historie der Abrechnung und Zeitwirtschaft bleibt erhalten. Auch der Schulungsaufwand und Betriebsunterbrechungen halten sich hiermit in Grenzen. Hinzu kommen weitere Vorteile. Beispielsweise können Unternehmen die Verantwortung für Wartung und Pflege an den Cloud-Anbieter abgeben, der außerdem die DSGVO-konforme Umsetzung gewährleistet. Viele Provider gewähren zudem flexible Modelle mit zusätzlichen Services, die sich individuell hinzufügen oder abbestellen lassen. Damit liegen alle Daten, die HR benötigt, an einem Ort.

Eine Neuimplementierung in der Cloud basierend auf Best-Practice-Konfiguration und -Prozessen kann darüber hinaus eine interessante Alternative sein, sollte der Harmonisierungsgedanke im Vordergrund stehen. Es müssen aber ausreichend Ressourcen für die Transformation zur Verfügung stehen und ein umfassendes Change-Management und Training im Projektverlauf eingeplant werden.

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