Cloud-Lösungen sind für viele Unternehmen aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Das wissen die Anbieter und passen regelmäßig ihre Preise für die Cloud- oder Abonnement-Dienste an. Deshalb suchen Betriebe und Kommunen zunehmend nach Lösungen, die genauso effizient, aber weniger kostspielig sind. Eine interessante Alternative stellen gebrauchte Softwarelizenzen dar.
Kostenfaktor Softwarelizenzen – so können Unternehmen trotz steigender Preise für Cloud-Dienste von Microsoft sparen
„Softwarelizenzen nutzen sich nicht ab; im Gegensatz zu physischen Gegenständen, denen man die Jahre meist ansieht, kann man Software deswegen guten Gewissens ‚gebraucht‘ kaufen – vorausgesetzt, man beachtet ein paar Aspekte“, bestätigt Ronny Schausten. Als Geschäftsführer der s2-Software GmbH & Co. KG, die gebrauchte Softwarelizenzen vertreibt, weiß er genau, welche Faktoren beim Kauf wichtig sind. Im folgenden Beitrag verrät der Experte, wie Unternehmen mit gebrauchten Lizenzen sparen können.
Der Ist-Zustand: So kämpfen kleine und mittelständische Unternehmen mit den Gebühren für Cloud-Dienste
Die Abläufe in Unternehmen werden zunehmend automatisiert, Digitalisierung ist in vollem Gange. Möglich ist dies durch entsprechende Software – und für jede benötigt ein Betrieb die passende Lizenz. Mit diesen sind laufende Kosten verbunden, denn in der Regel wird monatlich oder jährlich ein bestimmter Betrag für die Nutzung fällig. Dabei handelt es sich jedoch um keine fixen Kosten, denn Microsoft nimmt immer wieder Preisanpassungen vor.
Mittlerweile entstehen Unternehmen allein für Cloud-Dienste Kosten von durchschnittlich 30 Millionen Euro – und das pro Jahr, wie eine Studie des „Couchbase Cloud Evolution Report 2022“ ergab. Das sind Beträge, die erst einmal erwirtschaftet werden müssen und die das angesetzte IT-Budget längst deutlich übersteigen. Für viele Betriebe ist deshalb klar: Eine kostengünstigere Lösung muss her, um langfristig wirtschaftlich zu bleiben.
Die Alternative: Gebrauchte Microsoft-Lizenzen als günstige Alternative kaufen
Wenn Unternehmen eine Software nutzen möchten, müssen sie die entsprechende Lizenz dafür erwerben. Diese bleibt in der Regel ein Leben lang bestehen. Bei manchen Unternehmen kommt es allerdings vor, dass sie eine IT-Umstrukturierung vornehmen. So steigen manche beispielsweise auf cloudbasierte IT-Lösungen um oder durch interne IT-Änderungen kommt es zur Überlizenzierung. Dann benötigen sie nicht mehr alle Lizenzen und geben diese ab. Was aber passiert dann mit den teuer erworbenen Lizenzen?
Sie dürfen weiterverkauft werden – das hat der Europäische Gerichtshof am 03.07.2012 beschlossen. Indem Betriebe also gebrauchte Softwarelizenzen, wie sie die s2-Software GmbH & Co. KG anbietet, erwerben, senken sie aktiv die Kosten ihres IT-Systems – und das auf legale, auditsichere und rechtskonforme Weise.
Das Sparpotenzial ist dabei enorm: Um bis zu 72 Prozent gegenüber dem Neupreis reduzieren sich die Kosten für die Lizenzen, sobald sie bereits in einem anderen Unternehmen genutzt wurden. Dass sich solche gebrauchten Microsoftlizenzen im Gegensatz zu einem Auto oder einem anderen Gebrauchsgegenstand nicht abnutzen, spielt dabei eine bedeutende Rolle. Dadurch bleiben Funktionsumfang und Update-Durchführung vollumfänglich erhalten – es handelt sich also keinesfalls um Programme zweiter Wahl.
Wichtig: Darauf sollten Unternehmen beim Kauf gebrauchter Softwarelizenzen achten
Obwohl der Erwerb gebrauchter Softwarelizenzen legal ist, sollten Interessenten einige Aspekte berücksichtigen, bevor sie ein Angebot annehmen. So ist eine gesetzeskonforme Dokumentation der Lizenz unabdingbar, um böse Überraschungen in Form von Auditprüfungen und Strafzahlungen
Auf der sicheren Seite sind Unternehmen bei professionellen Anbietern, die unter anderem darauf achten, dass die Dokumentation des Lizenzerwerbs gesetzeskonform ist, was dem Käufer Rechtskonformität und Auditsicherheit garantiert. So muss der Vorbesitzer beispielsweise bestätigen, dass es keine Kopien der Lizenz gibt. Mit solchen Anbietern können Betriebe sichergehen, dass sie sich auf rechtssicherem Terrain befinden.
Die Grundsatzentscheidung: Cloud- oder On-Premise-Lösungen?
Unternehmen fragen sich immer häufiger, welcher Weg für sie der richtige ist. Sollen sie auf Cloud-Lösungen setzen oder doch mit gebrauchten Softwarelizenzen (On-Premise) arbeiten? Der Unterschied besteht darin, dass bei Cloud-Software die Daten auf externen Servern des Anbieters gelagert werden. Bei On-Premise-Software, die lokal installiert wird, werden die Daten hingegen auf den Computern und Servern des Unternehmens gelagert.
Um die richtige Entscheidung zu treffen, müssen Unternehmen individuell abwägen, welche Lösung mehr Sinn macht. Eines ist aber klar: Während die Kosten für die Cloud-Dienste regelmäßig steigen, muss eine On-Premises-Lizenz nur einmal erworben werden und ermöglicht dann in der Regel die unbegrenzte Nutzung. Gebrauchte Softwarelizenzen sind deshalb eine Möglichkeit, um die stetig steigenden Gebühren für Cloud-Lösungen abzuschaffen.
Nichtsdestotrotz haben Cloud-Dienste auch ihre Vorteile, und nicht jedes Unternehmen ist bereit, auf diese zu verzichten. In diesem Fall kann die Hybrid-Lizenzierung eine gute Strategie sein. Bei dieser werden gebrauchte Softwarelizenzen mit Cloud-Angeboten kombiniert. Das verringert die Abhängigkeit von der Preisgestaltung der Cloud-Anbieter und stellt zumindest einen Teil der IT-Struktur auf ein kostenstabiles Fundament.