Im Zuge der Digitalisierung müssen Unternehmen sich ständig entscheiden, in welche neuen Technologien und Prozesse sie investieren. Doch die erfolgreiche Umstellung von Prozessen – gerade in der IT – ist kein Selbstläufer. In der Regel sind mit ihr eine Vielzahl an Projekt- und Projektportfolioentscheidungen verbunden, die miteinander um Kapital- und Humanressourcen konkurrieren. Damit Unternehmen sicherstellen können, dass nur Projekte mit hohem strategischem Wert und Ertragspotenzial ins Portfolio aufgenommen werden, brauchen Führungskräfte eine ganzheitliche Betrachtung von IT- und Technologieprojekten sowie ein nachhaltiges Projektportfolio- und Lifecycle-Management.
Kostenhebel nutzen: Wie man IT-Projekte über ihren gesamten Lebenszyklus effizient steuert
Ob die Implementierung neuer Software, die Einführung von New Work oder die Nutzung digitaler Techologien wie Künstlicher Intelligenz (KI), Machine Learning und ChatGPT – viele Unternehmen stehen heute vor der schwierigen Aufgabe, eine Fülle von IT-Projekten zur Einführung neuer Systeme, Ablösung alter Systeme und Optimierung komplexer Prozesse parallel jonglieren zu müssen. Angesichts der oft knapp bemessenen zeitlichen und finanziellen Ressourcen ist dies herausfordernd. Führungskräfte müssen sich deswegen zwei Fragen stellen:
- Investieren wir in die richtigen Projekte?
- Machen wir diese Projekte richtig?
Die Realität von IT-Projekten
Was hier relativ einfach klingen mag, erschwert im Geschäftalltag vieler Unternehmen durch seine Komplexität und gegenseitigen Abhängigkeiten regelmäßig die Umsetzung. Fehlende Ressourcen und ein unrealistischer Scope of Work gefährden den Projekterfolg. Zugleich beruht die Aufnahme eines Projektes in das Projektportfolio oftmals komplett auf Annahmen. Folglich zeigt sich erst viel zu spät, ob dieses Projekt wirklich einen Mehrwert für das Unternehmen generiert. Nicht zu vergessen sind unvorhersehbare Änderungen, wie neue Marktbedingungen. Die Folge: Projekte scheitern noch in der Umsetzung oder werden trotz hoher Kosten und kleiner Rendite zu Ende gebracht.
Der Projektlebenszyklus: Von der Ideengenerierung zum Projekt-Controlling
Projektverantworlichen ist klar, dass ein Projekt stets eine Investition in die Zukunft ist und dass damit gewisse Risiken einhergehen. Umso wichtiger ist es, diese Risiken so gering wie möglich zu halten. Das gelingt Unternehmen, indem sie ein Performance Management etablieren, das sich am Lebenszyklus von Projekten orientiert:
Ideengenerierung
Jedes Projekt startet mit einer Idee. Grundsätzlich ist Unternehmen anzuraten, hierbei zunächst allen eingebrachten Ideen – besonders den von Mitarbeitern – Gehör zu schenken. Denn diese sind in der Regel nah am Kerngeschäft und bringen häufig gute Beobachtungen ein, die Führungskräften womöglich entgangen sind. Unternehmen können die aktive Ideeneinbringung ihrer Mitarbeiter unterstützen, indem sie ein frei zugängliches Portal zur Verfügung stellen, über das diese ihre Ideen eingeben können.
Project Scoring
Gibt es Projektalternativen, müssen diese möglichst objektiv miteinander vergleichbar sein. Hierfür empfiehlt es sich, Scoring-Kriterien zu definieren, nach denen ein Projekt bewertet wird. Diese Kriterien werden gewichtet und ein Punktesystem erstellt, das dabei hilft, die Projekte zu vergleichen, eine Portfolioanalyse zu starten und lohnenswerte Projekte zu identifizieren. Besonders wenn sogenannte Hard- und Softfacts berücksichtigt werden müssen, stellt Project Scoring eine wertvolle Unterstützung bei den unterschiedlichsten Investitionsszenarien dar.
Business Case Management
Aus einem Projekt sollte ein anwendbarer Business Case entstehen. Hierfür ist es erforderlich, dass Unternehmen Cash-Flow, Wirtschaftlichkeit und Ertragspotential ermitteln und analysieren. Für eine gute Vergleichbarkeit von Cases ist eine einheitliche Struktur für ähnliche Projekte und Investitionen ratsam. Die Historisierung von Daten ermöglicht hier eine fortlaufende Präzisierung von Annahmen und die Berechnung wichtiger Kennzahlen, wie Net Present Value, Payback Period oder Internal Rate of Return (IRR). Wichtig ist, dass der Business Case nicht nur als anfängliches Mittel zur Projektbewertung gesehen wird, sondern sowohl während der Durchführung als auch danach evaluiert wird.
Projekt-Portfolio-Management
Projektportfolio und Projektmanagement sind untrennbar miteinander verknüpft. Potenzielle Portfolios können so simuliert und ihre Auswirkungen auf die künftige Ertragslage, Auslastung der Ressourcen und notwendige Investitionen analysiert werden. Vernachlässigen Unternehmen das Managment ihres Portfolios, bleiben mögliche Synergien verborgen und eine intransparente Selektion von Projekten führt schlimmstenfalls zu blockierten Ressourcen oder Projekten, die am Geschäftziel vorbeilaufen.
Ressourcenmanagement
Der Umstand, dass viele Projekte zur gleichen Zeit umgesetzt werden, erfordert ein geschicktes Ressourcenmanagement. Gerade in Bezug auf Mitarbeiter gilt es deswegen, die vorhandenen Ressourcen in Form von Headcount und Skills möglichst optimal auf die Projekte zu verteilen. Das ist nicht einfach, wenn Teminverzögerungen und neue Projekte hinzukommen, die Umschichtungen von Ressourcen und Kapazitäten nötig machen. Hier können Tools helfen, die einen Überblick liefern und zeigen, welche Kapazitäten die Projekte brauchen, welche verfügbar sind und wo aktuell hohe Auslastungen sind.
Projekt-Controlling
Beim Controlling schauen sich Unternehmen die Termintreue, Budgeteinhaltung, Qualität und Ergebnistreue eines Projektes an. Mithilfe eines Zeitlinien-Gantt-Diagramms beispielsweise können sie sich eine Übersicht über alle Projekte schaffen und sich anzeigen lassen, wie die Projekte hinsichtlich Zeit, Ergebnis und Budget gegenüber dem ursprünglichen Plan abgeschnitten haben. Des Weiteren lassen sich Risiokprofil und Fortschritt, die Fertigstellungsgrade, Kostenentwicklungen und Zeitlinien darstellen. Duch die Unwägbarkeiten kommt es in Projekten tendenziell eher dazu, dass Budgetpläne überschritten werden. Mit einem Soll-Ist-Vergleich von Kosten können Projektverantwortliche die Ausgaben im Blick behalten, entsprechend reagieren und direkt Entscheidungen treffen, wenn die Kosten das Maß überschreiten.
Moderne Performance-Management-Tools schaffen klaren Überblick
Angesicht der immer komplexer werdenden Projektlandschaft ist der Einsatz moderner Software-Lösungen inzwischen unabdingbar. Während sich klassisches Project Performance Management vor allem mit dem Aufsetzen und Steuern von IT-Projekten beschäftigt, berücksichtigen gute Software-Tools heute auch schon nicht-finanzielle Indikatoren und liefern neben den reinen Kostengesichtspunkten ebenfalls Informationen zu Umfang und Qualität des Projektes.
Unternehmen erleichtern sich das Projektmanagement, wenn sie auf Lösungen setzen, die sie in ihre bestehenden Strukturen einfach integrieren können und die bestenfalls den kompletten Projekt-Lebenszyklus von der Ideengenerierung bis zum Controlling abdecken, wie es zum Beispiel mit Serviceware Performance möglich ist. Solche Lösungen bieten alle Tools, mit denen Unternehmen den Erfolg von Projektanstrengungen im Rahmen der Kostenplanung sowie aller über die Kosten und Ressourcen-Parameter hinausgehenden KPIs jederzeit scopen, bemessen, benchmarken und steuern können. Zudem kann die „Run“-Phase, nachdem das Projekt in den Betrieb genommen wurde, mit Serviceware Financial analysiert werden. Diese Lösung basiert auf dem Technology Business Management (TBM), mit dem IT-Kosten kontrolliert und der Wertstrom nachvollzogen werden kann. TBM ist ein Framework, bei dem es darum geht, die eigene IT-Organisation unternehmerisch zu führen, Technologie-Projekte und entsprechende Investitionen also aus der Business-Sicht heraus zu führen und an ihrem Wertbeitrag zum Unternehmen zu messen.
Den Kostenhebel nutzen
Der richtige Einsatz von Technologie stellt den größten Kostenhebel für Führungskräfte dar. Denn neben vielen anderen wichtigen Faktoren hat die Einhaltung – bestenfalls eine Unterschreitung – der Budgetvorgaben für ein Projekt eine besonders hohe Priorität. Eine ganzheitliche Betrachtung von IT- und Technologieprojekten sowie ein nachhaltiges Projektportfolio- und Lifecycle-Management mithilfe geeigneter Lösungen und Tools verhindert Fehlentscheidungen und gewährleistet eine erfolgreiche Projektumsetzung.