Das mittelständische Medizintechnik-Unternehmen implantcast aus Buxtehude gehört zu den Hidden Champions Deutschlands. Seit über 30 Jahren steht es für moderne Prothesen und innovative Medizininstrumente. Über 600 Mitarbeiter entwickeln, produzieren und vertreiben diese wegweisenden Produkte direkt in Buxtehude. In über 75 Ländern setzen Kliniken und Ärzte auf Produkte von implantcast, wenn es darum geht, medizinischen Fortschritt zu realisieren. Um zukünftig noch agiler auf die Bedürfnisse von Medizinern und Patienten reagieren zu können, will man bei implantcast die Rahmenbedingungen bei der Planung und Umsetzung für Forschungs- und Entwicklungsprojekte neu definieren und aufsetzen.
So viel Rahmen wie nötig – so wenig Einschränkungen wie möglich
War es in der Vergangenheit üblich, Projekte individuell zu planen und zu realisieren, soll sich das in Zukunft ändern. Geplant ist, ein Rahmengerüst mit verschiedenen Vorgaben, Methoden und Eckdaten festzulegen und ein zentrales Projektmanagement-Tool einzuführen. Felix Meyer, der bei implantcast für das Projektmanagement verantwortlich ist, sagt: “Wir wollen unsere Projekte zusammenfassen und einheitliche Bewertungskriterien einführen. Das soll helfen, Projekte nach vergleichbaren Verfahren zu bewerten und freizugeben. Langfristig streben wir eine Struktur an, die konkrete Qualitätskriterien erfüllt, uns aber gleichzeitig eine gewisse Agilität erlaubt, so dass auch individuelle Projekte weiterhin möglich sind.“
Meyer und ein Team machen sich auf die Suche nach richtungsweisenden Vorgehensweisen, modernen Projektmanagement-Methoden, etwa Kanban, sowie der passenden Plattform. Schnell ist klar, dass das Anforderungsprofil an das einzuführende Tool einige Besonderheiten mit sich bringt, u.a. dass es On-Premise verfügbar sein muss. „Zudem ist es wichtig, dass sich das Projektmanagement-Konzept grundsätzlich möglichst smart in die individuellen Arbeitsabläufe der Kollegen einbinden lässt und es in jedem Fall eine Möglichkeit gibt, Projektanträge zu erstellen und einzureichen.“
Schon nach kurzer Zeit wird man fündig. Man entscheidet sich für die Einführung von OnLoox, einer in Outlook integrierten Projektmanagement-Cloudlösung, welche die gängigen PM-Methoden unterstützt. „Da es bei uns vielfach um Forschungs-, Zulassungs- sowie Entwicklungsprojekte geht, war und ist es uns wichtig, diese Daten bei uns intern zu speichern und zu kontrollieren“, sagt Meyer.
Smartes Projektmanagement aus Outlook heraus
Im Juli 2020, mitten in der Pandemie, entscheidet man sich, die Lösung ausführlich zu testen. Bereits zu diesem Zeitpunkt erhält implantcast hilfreiche Unterstützung und Tipps vom Softwarehersteller. Die Verantwortlichen des Medizintechnik-Anbieters sind überzeugt, dass das Funktionsspektrum der Software exakt das ist, was man benötigt. Im September 2020 erfolgt die unternehmensweite Implementierung. Meyer: „Dank der begleiteten Einführung haben wir im Rahmen von Schulungen alle wesentlichen Informationen, etwa das Zuordnen von Ressourcen oder Umsetzen von Projektanträgen, erhalten. Auch spezifischen Fragen waren möglich. Das hat sehr geholfen, dass die Akzeptanz, das Projektmanagement einen grundlegenden Wandel zu unterziehen, von Anfang an sehr hoch ist.“
Knapp 80 Lizenzen hat das Unternehmen im Einsatz. Diese werden in den unterschiedlichsten Geschäftsbereichen eingesetzt. Unter anderem in den Bereichen Customer Service, Finance, Forschung & Entwicklung, Geschäftsführung, IT, Logistik, Marketing und Vertrieb, Materialwirtschaft, Produktion, Qualitätssicherung sowie Export. Die Vielfalt und -zahl macht deutlich, dass ein erfolgreiches Projektmanagement bei implantcast durchaus komplex ist. Wie es sich dennoch kompakter und effizienter gestalten lässt, hat Meyer bereits im Kopf. „Wir lernen ganz konkret aus jedem einzelnen Projekt und arbeiten die Erfahrungen in ein Projektmanagement-Handbuch ein. So können wir sukzessiv die Prozesse verbessern und dadurch auch die Ergebnisse.“ Da sich die ganzen Projekte jetzt innerhalb von Outlook abspielen, ist die Nähe zwischen der täglichen Arbeit und der Projektarbeit größer, was sich positiv auf das Engagement der involvierten Mitarbeiter auswirkt.
Ein konkreter Beispielfall:
Immer wieder kommt es vor, dass Ärzte eine Idee haben, wie sich eine bestimmte OP-Technik verbessern lässt. Diese Idee gelangt dann über das Produktmanagement an die Forschungs- und Entwicklungsabteilung von implantcast. Im ersten Schritt wird eine solche Kundenanfrage gemeinsam analysiert und ermittelt, ob deren Umsetzung realistisch ist. Es wird ein Anforderungskatalog zusammengestellt und entschieden, ob ein solches Projekt sinnvoll ist. Ist dem so, wird auf der Projektmanagement-Plattform ein entsprechender Projektantrag aufgesetzt und eingereicht. Sobald die Freigabe erteilt ist, wird das gesamte Projekt zentral geplant. Die Anforderungen werden zu Aufgaben und die Verfügbarkeit der benötigten Ressourcen wird geprüft. So entwickelt sich das Projekt von einer Idee zu einem konkreten Produkt, inkl. Marktzulassung oder aber es wird aufgrund von Unwirtschaftlichkeit und Ressourcenknappheit eingestellt.
Mehr Transparenz, bessere Prognosen und schnellere Entwicklungsprojekte
Je länger man mit der neuen Projektmanagement-Plattform arbeitet, desto intensiver nutzen die Mitarbeiter die Funktionen der Software. Nicht zuletzt durch die Einführung der neuen MDR (Medical Device Regulation) ist es erforderlich, dass Projekte noch zielführender geplant, umgesetzt und dokumentiert werden.
„Mit Inloox haben wir jederzeit den Überblick und können Kapazitäten, Budgets aber auch Zeitpläne viel besser einschätzen“, sagt Meyer. Wie intensiv sich die Projektarbeit verändert hat, kann er nicht zuletzt im unternehmensinternen Chat der InLoox-User-Community lesen. Hier tauscht man sich über Tipps und Tricks aus, teilt mit den Kollegen aber auch die vielen Fortschritte und Erfahrungen. Meyer beobachtet, dass die Kommunikation sehr positiv ist und selbst diejenigen, die nicht jeden Tag in Projekten arbeiten, sich mit den Projekten der Kollegen identifizieren.
Es gibt immer wieder Aha-Effekte, etwa bei der Visualisierung von Abhängigkeiten, der Planung von Ressourcen und vor allem beim Zeitfenster. Laut Meyer sind die Zeiteinschätzungen inzwischen viel ehrlicher als in der Vergangenheit, als Zeitangaben fast so etwas wie das Lesen in der Kristallkugel waren. Außerdem gegrüßt er, dass in InLoox eine Aufgabe nur einer Person zuweisen kann. „Das scheint auf den ersten Blick ein Mangel zu sein, ist aber letztendlich der Erfolgsgarant dafür, dass die Verantwortlichkeiten präzise geregelt sind“, freut sich Meyer.