Optimierung der Prüfung von Eingangsrechnungen in SAP bei der NORDSEE-ZEITUNG GmbH

Optimierung der Prüfung von Eingangsrechnungen in SAP bei der NORDSEE-ZEITUNG GmbH

Die NORDSEE-ZEITUNG GmbH nutzt für den Rechnungsprüfungsprozess mit Zahllauf die SAP-Software von inPuncto

Optimierung der Prüfung von Eingangsrechnungen in SAP bei der NORDSEE-ZEITUNG GmbH

Für das Projekt „Optimierung der digitalen Prüfung von Eingangsrechnungen mit Zahllauf“ bei der NORDSEE-ZEITUNG GmbH, die für den Nordsee Medienverbund federführend den Shared-Service leistet (hier „Buchaltung“) wurden verschiedene inPuncto-Produkte in das bereits vorhandene SAP R/3-System implementiert und so der Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozess automatisiert.

Vor der Automatisierung wurden die ca. 70 bis 80 Rechnungen, die täglich bei der NORDSEE ZEITUNG in der Posteingangsstelle eintreffen, erst einmal mit einem Eingangsstempel versehen. In der Einkaufsabteilung erfolgte die sachliche Prüfung (Abgleich von Bestellung und Rechnung, Kontrolle der GoBD) und in den jeweiligen Fachbereichen die fachliche Rechnungsprüfung und -freigabe. In der Abteilung für das Rechnungswesen wurden die Rechnungen dann bei vorliegender Bestellung vorerfasst und anschließend in SAP erfasst.

Dennis Westphal, Leiter des Rechnungswesens berichtet:

„Der ganze manuelle Erfassungsprozess kostete uns viel wertvolle Zeit und war zudem fehleranfällig, weshalb wir nach einer Lösung suchten, die uns diesen Prozess abnimmt.“

Die Wahl fiel auf die inPuncto Zusatzsoftware für SAP.

Rechnungserfassung mit den SAP-Produkten von inPuncto

Papierdokumente unterschiedlicher Belegarten werden jetzt jeweils auf der ersten Seite zunächst mit einem Barcode versehen. Anschließend werden die Dokumente mithilfe des inPuncto biz²Scanners, der mit einem Multifunktionsgerät via TWAIN-Treiber verbunden ist, gescannt. Der gesamte Scanstapel wird dann an dem biz²ScanServer zur Massenverarbeitung übergeben. Der Massenverarbeiter biz²ScanServer separiert den Scanstapel, führt in diesem Szenario eine OCR/ICR (Free-Form Texterkennung, marktführende Erkennungsbibliothek) durch und liest zudem rechnungsspezifische Daten (Kopfdaten, Rechnungspositionen, etc.) aus. Diese Werte werden automatisch mit den SAP-Stammdaten verglichen, um z.B. den entsprechenden Lieferanten in SAP und damit den nächsten Sachbearbeiter zu ermitteln.

Durch einen weiteren Eingangskanal für E-Mails mit PDF-Rechnungen wird die direkte Weiterleitung der E-Mails an dem Massenverarbeiter biz²ScanServer ermöglicht. Das Dokument aus dem E-Mail-Anhang wird mit einem speziellen Szenario bearbeitet und hier wird anschließend SAP-seitig auch ein Barcode generiert. Über diesen Eingangskanal verarbeitet die NORDSEE-ZEITUNG auch die sogenannten Honorargutschriften, die dann SAP-seitig mit einem gebuchten Beleg verknüpft werden.

Dennis Westphal erzählt:

„Wir sind sehr zufrieden mit den schlanken und intuitiv zu bedienenden Zusatzprogrammen von inPuncto, die uns im Tagesgeschäft viel Arbeit abnehmen.“

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