Die Kalkulation und Planung von Personalkosten ist für jedes erfolgreiche Unternehmen essenziell, da diese meist einen Großteil der Gesamtausgaben ausmachen. Um optimal planen zu können, ist es daher wichtig zu wissen, wie sie sich zusammensetzen und welche Faktoren es bei der Berechnung zu beachten gibt.
Personalkosten kalkulieren und optimal planen
Hier erfahren Sie mehr über die Schlüsselkomponenten der Personalkosten-Berechnung, Strategien zur effizienten Lohn- und Gehaltsabrechnung und welche automatisierten Lösungen hilfreich sind.
Schlüsselkomponenten der Personalkosten-Berechnung, die Sie kennen sollten
Personalkosten bezeichnen sämtliche Kosten, die durch die Beschäftigung von Mitarbeitern in einem Unternehmen anfallen. Diese setzen sich aus einer Vielzahl von Komponenten zusammen, die man in zwei Hauptgruppen unterteilen kann: direkte und indirekte Personalkosten. Bei der Berechnung der Personalkosten müssen Arbeitgeber beide Kategorien gleichermaßen berücksichtigen, um die Ausgaben für ihr Unternehmen genau kalkulieren zu können.
Was gehört zu den direkten Personalkosten?
Zu den direkten Personalausgaben zählen sowohl der Brutto-Betrag der Gehälter als auch der Löhne. Die Unterscheidung wird hierbei gemacht, da es sich bei Gehältern um eine fixe Summe handelt, die Arbeitnehmern monatlich ausgezahlt wird, während Löhne variieren. Sie berechnen sich nach der aufgewendeten Arbeitszeit oder dem Arbeitsaufwand, die Mitarbeiter erbracht haben.
Die direkten Personalkosten sind dementsprechend die Grundkosten, mit denen Sie als Arbeitgeber rechnen müssen. Auch Sonn- und Feiertagszuschläge, sowie Boni und Provisionen fallen darunter, falls diese vertraglich geregelt sind.
Direkte Personalkosten auf einen Blick:
- Brutto-Gehälter und Brutto-Löhne
- Sonn- und Feiertagszuschläge
- Boni und Provisionen
Was versteht man unter indirekten Personalkosten?
Die indirekten Personalkosten sind sämtliche Lohnnebenkosten, die zusätzlich zu den direkten Personalkosten anfallen. Dieses Feld ist sehr breit gefasst. Dazu gehören zum Beispiel die gesetzlich vorgeschriebenen Beiträge des Arbeitgebers zur Rentenversicherung, Krankenversicherung, Pflegeversicherung und Arbeitslosenversicherung. Hinzu kommen Beitragszahlungen für Genossenschaften, Urlaubsgelder, Reisekosten, Zahlung im Krankheitsfall oder Gelder für Fortbildungen.
Sogar Kosten für Büroausstattungen und Rekrutierungskosten für neue Mitarbeiter können zu den indirekten Personalkosten gerechnet werden. Werden bei der Anstellung möglicherweise auch Sachgüter wie ein Firmencomputer oder ein Fahrzeug angeschafft, zählt man diese Kosten ebenfalls zu den indirekten Personalkosten.
Indirekte Personalkosten auf einen Blick:
- Versicherungsbeiträge (Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung)
- Beiträge für Berufsgenossenschaften
- Reisekosten
- Urlaubsgelder
- Umlagen im Krankheitsfall
- Fortbildungen
- Büroausstattungen
- Rekrutierungskosten
Im Durchschnitt kostete eine Arbeitsstunde im Jahr 2023 in Deutschland 41,30 €. Im EU-Vergleich liegt dieser Betrag im oberen Drittel.
Quelle: Eurostat-Datenbank. © Statistisches Bundesamt (Destatis), 2024. DOI: https://www.destatis.de/DE/Presse/Pressemitteilungen/2024/04/PD24_165_624.html
So gelingt eine effektive Lohn- und Gehaltsplanung
Wenn es um die Planung von Gehältern und Löhnen geht, müssen sich Arbeitgeber darüber im Klaren sein, welche Kosten sie bei der Anstellung neuer Mitarbeiter erwarten. Betrachtet man die oben genannten Bestandteile der Personalkosten, wird schnell klar, dass diese, je nach Branche und Unternehmensgröße, stark unterschiedlich ausfallen können. Auch das Anstellungsverhältnis (Festanstellung, Teilzeit oder Minijob) spielt eine Rolle bei der Kalkulation.
Es gibt daher keine Formel, die für jedes Unternehmen die richtigen Ergebnisse generiert. Arbeitgeber sind jedoch dazu verpflichtet, Anteile der Sozialversicherung zu übernehmen, die sich am Bruttogehalt orientieren:
- Krankenversicherung: 7,3 %
- Pflegeversicherung: 1,525 %
- Rentenversicherung: 9,3 %
- Arbeitslosenversicherung: 1,3 %
Zusätzlich zum Sozialversicherungsanteil müssen Fehlstunden, die beispielsweise durch Krankheit oder Mutterschutz entstehen, ebenso mit einbezogen werden wie Urlaubsstunden oder Fortbildungen. Ausgaben, die nicht regelmäßig auftreten, sind etwas schwieriger zu kalkulieren. Dazu zählen beispielsweise Reisekosten oder die Anschaffung von Equipment.
In den meisten Unternehmen steht für die Deckung der Personalkosten ein gewisses Budget zur Verfügung, das nicht überschritten werden sollte. Als Arbeitgeber ist die Kalkulation von Löhnen und Gehältern daher essenziell, um wirtschaftlich zu bleiben.
Kann bei der Planung für die Personalkosten nicht auf die Buchhaltung vorher gegangener Jahre zurückgegriffen werden, lohnt es sich hinsichtlich des Budgets verschiedene Szenarien durchzuspielen. Sich gedanklich sowohl für ein gutes als auch ein eher schlechtes Wirtschaftsjahr zu wappnen, kann Ihnen helfen, wichtige Entscheidungen hinsichtlich der Personalkosten zu treffen.
Hinzu kommen Faktoren wie Inflation, die sich ebenfalls auf die Personalkosten auswirken. Hier sehen Sie, wie sich die Höhe der durchschnittlichen Monatsgehälter in Deutschland innerhalb von 10 Jahren verändert hat:
Quelle: Statista. “Lohnkosten: Monatliche Arbeitnehmerentgelte je Arbeitnehmer (Inländer) in Deutschland von 1991 bis 2023”. Veröffentlicht: 2024. Zugegriffen am: 15.08.2024. DOI: https://de.statista.com/statistik/daten/studie/39042/umfrage/monatliche-lohnkosten-in-deutschland-seit-2000/.
Welche Tools und Software eignen sich für die Kalkulation und Planung von Personalkosten?
Einen Überblick über die Personalkosten zu bewahren, kann fordernd sein. Da Sie als Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet sind, Mitarbeitern monatlich eine Lohnabrechnung zu erstellen, ist eine fehlerfreie Aufzeichnung und Berechnung von Löhnen und Gehältern von höchster Wichtigkeit.
Zum einen gehört es zu den Aufgaben von Arbeitgebern, Informationen zur Sozialversicherung und Lohnsteuer an das Finanzamt zu übermitteln, zum anderen benötigen Mitarbeiter diese Informationen für ihre Steuererklärung oder den Lohnsteuerjahresausgleich.
Für die Kalkulation und Planung von Personalkosten gibt es daher verschiedene Technologien, die Sie bei dieser Herausforderung unterstützen. Mit einer rechtskonformen Lohnabrechnungssoftware werden Ihre Abrechnungen und Bescheinigungen anhand Ihrer eingepflegten Daten automatisch erstellt. Wichtig ist, dass diese für die sichere Übermittlung der Daten über Schnittstellen wie DATEV und ELSTER verfügt. Durch die Nutzung einer Business-Cloud für die Lohnabrechnung haben Sie und Ihre Mitarbeiter zudem jederzeit Zugriff auf wichtige Zahlen.
Optimierung der Lohnabrechnung: Diese Strategien helfen
Nicht nur in großen Unternehmen kann sich die Lohnabrechnung kompliziert gestalten. Auch ein Unternehmen mit einer geringen Mitarbeiterzahl steht monatlich vor der Mammutaufgabe, fehlerfreie, rechts- und datensichere Dokumente zu erstellen. Dies wird dadurch erschwert, dass sich formelle Anforderungen stetig ändern und verschiedene Beschäftigungsverhältnisse unterschiedliche Vorgehensweisen erfordern.
Um sich als Arbeitgeber rechtlich abzusichern und auf dem neuesten Stand zu bleiben, gibt es verschiedene Strategien, die wir Ihnen im Folgenden vorstellen.
Lohn- und Gehaltsabrechnungen automatisieren
Die Digitalisierung der Gehaltsabrechnung ermöglicht es, die monatlichen Fristen zuverlässig und stressfrei einzuhalten. Die Arbeitszeit, die Ihr Personal bisher für die Erstellung der Dokumente benötigt hat, können Sie dank einer automatisierten Lösung anderweitig gewinnbringender einsetzen.
Grundvoraussetzung bei der Wahl einer Software, die Sie bei der Abrechnung der Personalkosten unterstützt, ist, dass sich diese einfach bedienen lässt. Nur benutzerfreundliche Lösungen erfüllen letztlich den Zweck, Zeit zu sparen.
Standardisierte Prozesse einrichten
Es ist ein wichtiger Schritt, Lohn- und Gehaltsabrechnungen mithilfe einer Software zu automatisieren. Doch nicht nur die Lohnabrechnung profitiert von standardisierten Prozessen innerhalb des Unternehmens. Auch andere Vorgänge wie beispielsweise eine Reisekostenabrechnung wird durch die elektronische Erfassung und Verarbeitung mit einer Software erheblich vereinfacht.
Besonders praktisch ist es, wenn sich die Funktionen durch entsprechende Tools auch von unterwegs bedienen lassen. Auf diese Weise können Mitarbeiter Ausgaben flexibel eintragen und laufen weniger Gefahr, den Überblick über Auslagen zu verlieren. Das spart Zeit und unnötige Arbeitsschritte nach der Betriebsreise.
Manuelle Fehler vermeiden
Im Dschungel der Lohnabrechnungserstellung können manuelle Fehler schnell einmal passieren. Verantwortlich dafür ist häufig die fehlende Übermittlung lohnrelevanter Daten an die zuständige Abteilung, aber auch einfache Tippfehler können zu unangenehmen Konsequenzen führen.
Durch die Nutzung eines cloudbasierten Programms, auf das Mitarbeiter auch von unterwegs Zugriff haben, lässt sich die Kommunikation erheblich verbessern. Die Zahlen sind stets auf dem neuesten Stand und für alle Befugten einsehbar. Das verringert auch das Risiko von manuellen Fehlern bei der Übermittlung der Daten.
Von der Kalkulation bis zur Abrechnung der Personalkosten – Automatisierung ist der Schlüssel
Personalkosten kalkulieren, rechtliche Standards einhalten und monatliche Gehaltsabrechnungen erstellen: All das sind Aufgaben, die auf Dauer viel Zeit und Expertise erfordern. Der Aufwand, der durch die manuelle Berechnung der Personalkosten entsteht, kann zudem durch mangelnde Kommunikation erschwert werden. Haben nicht alle zuständigen Personen Zugriff auf aktuelle Zahlen, kann dies sogar zu Verlusten für ein Unternehmen führen.
Personalkosten mithilfe einer Software zu automatisieren, ist daher die Lösung für Unternehmen jeglicher Größe, die Mitarbeiter entlasten und Arbeitskraft sinnvoll einsetzen möchten. Eine Lohnabrechnungssoftware bietet Ihnen daher nicht nur die Möglichkeit, Zeit zu sparen, sondern Sie sichern sich auch rechtlich ab: Gesetzliche Neuerungen, die bei der Gehaltsabrechnung beachtet werden müssen, werden von vielen Anbietern automatisch aktualisiert, um fehlerfreie Ergebnisse zu erzeugen.
Da es im Prozess von der Kalkulation bis zur Abrechnung der Personalkosten auf aktuelle Daten ankommt, sorgt die Verwendung einer Business-Cloud dafür, dass Sie und Ihre Mitarbeiter sich stets von jedem Ort aus auf den neuesten Stand bringen können. Auf diese Weise können Sie jederzeit reagieren, erforderliche Maßnahmen ergreifen und Ihre Finanzen auch für die Zukunft im Blick behalten.