Das Thema Cloud ist in aller Munde – vor allem große Firmen investieren in die flexible Software-Lösung. Doch kleine und mittelständische Unternehmen sind zögerlich. Was ist die Cloud und wo liegen ihre Stärken und Schwächen? SD Worx klärt auf.
ÜBER DEN WOLKEN? – Unsere Zukunft in der Cloud – ein Segen mit Schrammen
Die Cloud ist kein vorübergehender Hype, sondern ein fester Bestandteil unseres digitalen Lebens, sowohl im privaten Bereich als auch am Arbeitsplatz. Als Bürger nutzen wir schon längst moderne Cloud-Lösungen und speichern unsere privaten Dateien in der Wolke, anstatt uns auf konservative Speichermedien zu verlassen. So können wir problemlos unsere Inhalte ortsunabhängig von allen autorisierten Geräten abrufen und auf Wunsch mit unseren Freunden teilen. Auch im unternehmerischen Umfeld werden wachsend IT-Leistungen in die Cloud verlagert, um Kosten, Zeit und Platz zu sparen. Gerade für den Bereich Human Resources liefert die Cloud eine Reihe an Vorteilen, doch ist die Wolke auch mit Zweifeln und Fragen verbunden – insbesondere im Mittelstand. Werden trotz allem bald alle Unternehmen auf wolkige Lösungen setzen?
Was ist die Cloud?
Der Begriff „Cloud“ bedeutet grob umrissen die Nutzung von IT-Infrastruktur
oder Software über das Internet, es geht im Kern also um das Outsourcing von
bestimmten IT-Prozessen und Software auf das Rechnernetz eines externen
Anbieters, dessen Services über Schnittstellen oder eine entsprechende Clientsoftware
genutzt werden können.
Die Services aus der Cloud haben verschiedene Gesichter: es kann eine rein technische Infrastruktur bereitgestellt werden oder auch eine Plattform, auf welcher der Nutzer eigene Anwendungen entwickeln kann. Die wohl bekannteste Variante ist hingegen „Software on Demand“ oder kurz SaaS, hier wird nur Software zur Nutzung bereitgestellt.
Der Begriff Cloud ist mittlerweile fast allgegenwärtig. Einfach gesagt bezeichnet Cloud Computing eine IT-Infrastruktur, die über das Internet zugänglich ist. Aber wenn man genauer hinsieht, lassen sich drei verschiedene Arten des Cloud Computing identifizieren: Infrastructure-as-a-Service (Server, Betriebssysteme etc.), Platform-as-a-Service (Datenbanken, Speicher etc.), Software-as-a-Service (komplette Anwendung).
Der Mittelstand zögert
Die großen deutschen Unternehmen haben in der Regel schon längst leistungsfähige Cloud-Systeme in ihre Abläufe integriert. Die kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) investieren hingegen weiterhin eher zögerlich in diese Technologie und begründen dies vor allen Dingen mit Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit. Neben diesem Argument dürfte ein zweiter wichtiger Grund vor allen Dingen in fehlendem Know-how liegen, denn in vielen KMUs hat man Probleme mit der Erstellung entsprechender Pflichtenhefte zur Auswahl des passenden Anbieters und der richtigen Software. Dies führt nicht selten zu Fehlinvestitionen – oder eben dazu, dass man ganz vor dem Schritt in die Cloud zurückschreckt. Im Folgenden wollen wir klären, was es mit diesen und anderen Vorbehalten auf sich hat und welche Vorzüge eine hochentwickelte Cloud-Lösung auf der anderen Seite bietet.
Cloud ERP basiert auf der Nutzung von Servern im Internet zum Betrieb der Systeme. Unternehmenssoftware aus der Cloud bietet oft zahlreiche verschiedene Module für CRM, Warenwirtschaft, Finanz und Rechnungswesen, Personalwesen, Produktion oder DMS. Diese Module können durch die Cloud flexibel und mobil benutzt werden.
Die Vorteile: Zeit und Kosten sparen, flexibel sein
Cloudbasierte HR-Lösungen entlasten die Abläufe in der Personalabteilung, weil sie administrative Standardprozesse perfekt abbilden können und somit den Automatisierungsgrad bei der Erledigung dieser monotonen wie zeitraubenden Aufgaben erheblich steigern. Das Personalmanagement wird folglich stark entlastet und hat mehr Raum für die wichtigen strategischen Herausforderungen unserer Zeit, Stichworte Recruiting und Talentmanagement. Außerdem ermöglichen Cloud-Werkzeuge der Personalabteilung die komfortable zentrale Verwaltung aller relevanten personenbezogenen Daten am selben Ort, sämtliche HR-Mitarbeiter können jederzeit von überall aus auf diese Daten zugreifen und mit ihnen arbeiten, sofern das Berechtigungskonzept sie dafür autorisiert.
Neben Zeit sparen moderne Cloud-Lösungen vor allen Dingen Kosten, man denke allein an die Einsparungen im Bereich der internen IT bei der Nutzung von Services über externe Dienstleister. Die monatlich transparent anfallenden Kosten für die Cloud-Dienste liegen in aller Regel deutlich unter den Ausgaben, welche für die Anschaffung und Wartung eigener Hard- und Software sowie für das entsprechende IT-Fachpersonal anfallen.
Ein weiteres Argument für eine Cloud-Lösung ist die Flexibilität. Liegen Daten in der Cloud, so können sie von jedem Gerät und jedem Ort aus abgerufen werden, sofern der Anwender ein entsprechendes Nutzerkonto hat. Analog verhält es sich mit der Datensicherung, welche durch den externen Anbieter erfolgt und nebenbei das Risiko eines Datenverlustes etwa durch die Entwendung eines Gerätes ausschließt.
Die Nachteile: Internetabhängigkeit und geringe Individualisierung
Daten in der Cloud können nur über das Internet abgerufen werden. Das kann gerade im beileibe nicht überall mit Hochgeschwindigkeitsverbindung ausgestatteten Deutschland durchaus zum Nachteil werden, vor allem im ländlichen Raum. Daher gilt es, im Vorfeld genau zu prüfen, wie schnell und stabil die Internetverbindung an jenen Orten ist, von welchen aus die Cloud-Dienste genutzt werden sollen. Eine langsame Verbindung kann die Übertragung größerer Datenmengen zum Geduldsspiel und den originären Vorteil der Zeitersparnis zum Nachteil machen.
Die Anbieter von Cloud-Lösungen leben von Standard-Software, welche in vielen Unternehmen ohne weitreichende Anpassungen eingesetzt werden kann. Das ist wunderbar, solange die Prozesse im Unternehmen in diese Standards passen. Ist dem nicht so, kann es bei vielen Dienstleistern schnell schwierig werden – daher Augen auf bei der Anbieterwahl. Wer auf die Wolke setzen will, sollte sich gleich zu Beginn die Abläufe in der Personalabteilung ansehen und gegebenenfalls anpassen.
Fazit
Moderne Cloud-Lösungen bedeuten auch für mittelständische Unternehmen eine große Chance, gerade im Personalbereich. HR kann mithilfe dieser Tools effizienter arbeiten und sich Freiräume für wichtige strategische Aufgaben verschaffen. Unter dem Strich wird Zeit und Geld gespart – und die Abläufe werden flexibler und besser. Im Vorfeld sollte allerdings auf die Themen Internetgeschwindigkeit und Individualisierung der meist standardisierten Tools geachtet werden.
Die oft genannte Befürchtung mangelnder Datensicherheit bei einer Auslagerung sensibler Daten in die Wolke ist hingegen weitgehend unbegründet – die Sicherheit und der Schutz der Daten sind bei der lokalen Speicherung und Verarbeitung im eigenen Unternehmen in der Regel größeren Risiken ausgesetzt.
Der Datenschutz ist eine wichtige rechtliche Vorgabe für Unternehmen. Gesetzliche Vorschriften wie die EU-weite DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) regeln die die Verarbeitung personenbezogener Daten durch private Unternehmen und öffentliche Stellen.