Drei Grundsätze zur digitalen Transformation, an denen sich Führungskräfte orientieren sollten

Drei Grundsätze zur digitalen Transformation, an denen sich Führungskräfte orientieren sollten

Der Mensch ist ein widerstandsfähiges Wesen. In Zeiten großer Unsicherheit passen wir uns an – auch bei wirtschaftlicher Unsicherheit. Das gilt insbesondere für Führungskräfte im Technologieumfeld. Einer aktuellen Umfrage von EY zufolge blicken IT-Leader trotz einer drohenden Rezession zuversichtlich und selbstsicher in ihre wirtschaftliche Zukunft. Die Hälfte der Befragten gab an, dass sie ihre Wachstumspläne in den nächsten zwei Jahren oder sogar früher umsetzen wolle. Das zeugt von starker Resilienz und viel Optimismus. Vielleicht liegt das daran, dass diese IT-Verantwortlichen einen Plan haben, denn viele IT-Leiter haben eine konkrete Vorstellung davon, wie sie in den nächsten Monaten mit der digitalen Transformation umgehen wollen. Die nachstehenden drei Grundsätze helfen, die digitale Transformation trotz Marktschwankungen im Jahr 2023 erfolgreich voranzutreiben.

1. Wirtschaftlicher Gegenwind macht eine Prüfung des ROI der digitalen Transformation erforderlich

Der makroökonomische Gegenwind – Inflationsdruck, angespannte Märkte und Lieferkettenprobleme – bietet Anlass zur Sorge. Was es jetzt braucht, ist eine gründliche Selbstreflexion.

Indem sie ihren Teams aktiv zuhören und die richtigen Fragen stellen, können Führungskräfte den richtigen Weg einschlagen – entweder um sicherzustellen, dass die Grundsätze für die digitale Transformation erfolgreich sind, oder um eine nur langsam voranschreitende Transformationen zumindest in erfolgreiche digitale Ergebnisse umzuwandeln.

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Diese potenziellen Gesprächseinstiege helfen bei der Entscheidungsfindung:

  • Wie wird die digitale Transformation die Art und Weise, wie unser Unternehmen Mehrwerte schafft, verändern?
  • Haben wir die richtigen Grundvoraussetzungen – Teamstruktur, Budget, Ressourcen, Berichtskennzahlen usw. – für die erfolgreiche Durchführung einer digitalen Transformation?
  • Welche OKRs (Objectives und Key Results), die die Auswirkung und nicht die Aktivitäten messen, können wir festlegen, um zu erkennen, ob wir mit unseren Bemühungen zur digitalen Transformation die gewünschten Ergebnisse erzielen?
  • Verfügen wir über die nötigen Prozesse und Systeme, um die Effektivität und die Bereitstellungsrisiken anhand der häufig abteilungsübergreifenden Teams, Tools und Daten zu messen?

Damit die Bemühungen rund um die digitale Transformation Früchte tragen, müssen Unternehmen im kommenden Jahr zuallererst das Framework und die nötige Grundlage für den Erfolg schaffen.

2. Unternehmen müssen die Denkweise der Digital Natives übernehmen und das Flow Framework® einbeziehen

Unternehmen müssen damit beginnen, mehr wie Digital Natives zu denken und zu handeln – egal aus welcher Branche sie sind.

Beispiele für die Umsetzung dieser Denkweise sind Automobilhersteller. Diese stellen ihre Fahrzeuge vollständig von fossilen Brennstoffen auf Elektromotoren um. Somit setzen sie vermehrt auf Software anstatt auf Mechanik. Um dabei sicherzustellen, dass digitale Initiativen nicht umsonst durchgeführt werden, sollten sich alle Unternehmen bei ihrer Transformation OKRs bedienen. Dieses Framework hilft den verschiedenen Team zu verstehen, was und wie ihre Arbeit zum Erreichen der strategischen Ziele des Unternehmens beiträgt.

Neben der Planung und den OKRs ist es entscheidend, den Flow der Softwareentwicklung nachzuvollziehen. Das bedeutet, dass eine Reihe von Kennzahlen entwickelt werden muss, mit denen der Flow des geschäftlichen Mehrwerts der Softwarebereitstellung verfolgt werden kann. Zudem braucht es einen Mechanismus, der die Investitionen in den Flow eines jeden Product Value Streams mit den Geschäftsergebnissen dieses Value Streams in Beziehung setzt.

Die Visualisierung des Value Flows oder die Implementierung des von Dr. Mik Kersten entwickelten Flow Frameworks® ist in einem Softwareentwicklungsprozess vielleicht nicht so einfach wie in einer Fertigungshalle, aber sie ist nicht unmöglich. Dank der zahlreichen Daten und Visualisierungstools, die uns zur Verfügung stehen, können Softwareprodukte und ihre Value Streams genauso transparent dargestellt werden wie Produktionslinien.

3. Eine optimale digitale Transformation erfordert digitale Agilität

Unternehmen können viel Energie in ihre digitale Transformation investieren. Ihr Erfolg wird maßgeblich davon abhängen, ob sie agil sind.

Im Jahr 2023 wird das Wort „Agilität“ mehr Bedeutung haben, denn je. Tatsächlich werden immer mehr Unternehmen verstehen, dass Agilität das wichtigste Element für eine erfolgreiche Transformation ist.

Um ihre Ziele zu erreichen, müssen sie das Konzept der Agilität wirklich verstehen. Digitale Agilität geht über die Methoden der agilen Softwareentwicklung hinaus. Es geht um mehr als nur ein agiles Mindset und Zeremonien, mit denen Agilität oft nur scheinbar gelebt wird. Unternehmen, die nicht von Beginn an mit Technologie groß geworden sind, müssen die Bedeutung und die Abhängigkeit von Technologie erkennen und offen für das Konzept der Agilität und agile Arbeitsweisen sein.

Lediglich Agile-Praktiken durchzuführen ist nicht das Gleiche, wie wirklich agil zu arbeiten: Bei echter digitaler Agilität geht es um die Umstellung von Projekten auf Produkte, dauerhafte Teams und datengestützte Feedbackschleifen. Diese Unterschiede mögen subtil erscheinen, sind jedoch von wesentlicher Bedeutung.

Neue Grundsätze sind der Schlüssel zum Erfolg für die digitale Transformation

Diese drei Aspekte beinhalten daher die Veränderung vorhandener Denkmuster. Sie sind genau das, was Organisationen umsetzen müssen, um im Jahr 2023 zu überleben oder sogar erfolgreich zu sein – selbst in den unsichersten Zeiten. Genau das macht die menschliche Resilienz aus.

Grundsätze digitale Transformation

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Praxisfall: So unterstützt ein in das ERP-System integrierter Webshop

Praxisfall: So unterstützt ein in das ERP-System integrierter Webshop

VENDOSOFT handelt mit neuer und gebrauchter Software von Microsoft und Adobe. Als Microsoft Solution Partner, sowie Adobe Certified Reseller haben Sie sich die kostengünstige Lizenzierung von Unternehmen zur Aufgabe gemacht. Der Erwerb und Verkauf gebrauchter Software bietet Unternehmen und Gewerbetreibenden hohe Einsparpotentiale von bis zu 80 Prozent. Zugleich ist er an klar definierte gesetzliche Bedingungen geknüpft, bei denen die zertifizierten Microsoft Licensing Professionals der VENDOSOFT seine Kundschaft umfassend berät. Für den Handel mit Software nutzt das Unternehmen einen integrierten Webshop auf Basis der Portallösung von myfactory Cloud ERP.

Manuelle Arbeit band Ressourcen

Um die Produkte unter anderem auch online zu vertreiben, nutzte die VENDOSOFT GmbH in der Vergangenheit einen einfachen WooCommerce-Shop in WordPress. Dieser Shop lief komplett unabhängig zu den anderen Software-Lösungen und Systemen im Unternehmen. Es war keine Daten-Synchronität vorhanden und alle Bestellungen und Produkte mussten manuell in den verschiedenen Systemen angelegt werden. Auch die Lagerbestände bedurften einer manuellen Pflege und Abgleich.

Doch durch dieses beeindruckende Wachstum wurde die VENDOSOFT auch mit neuen Herausforderungen konfrontiert, wie z.B. dem Umgang mit schnellem und unvorhergesehenem Wachstum, der Schaffung von Skalierbarkeit und der Abwicklung einer Vielzahl von Shop-Bestellungen. Dadurch wurde der alte „Offline-Shop“ zum Problem: Die manuelle Arbeit band nicht nur eine große Menge personeller Ressourcen, sondern war auch fehleranfällig. Nach Bestelleingang erhielt der Kunde erst noch ein Angebot, worauf er die Bestellung final auslösen konnte. Die Dauer, bis er seine Lizenzen bekommen hat, war also auch noch um ein Vielfaches länger.

Praxisfall: So unterstützt ein in das ERP-System integrierter Webshop

Automatisierung durch integrierten Webshop

Die VENDOSOFT GmbH setzt bereits seit Jahren erfolgreich das myfactory Cloud ERP als Unternehmenslösung für die kaufmännische Abwicklung ein. Daher war es naheliegend, auch künftig auf das myfactory B2B Portal als Shopsystem zu setzen. Das sorgt schon in der Standard-Installation für die bestmögliche Integration, da alle Prozesse in einer ERP-Plattform ablaufen und keine Schnittstellen nötig sind.

Der Shop-Nutzende bleibt über alle Prozesse hinweg in einer Web-Lösung. Zeitgleich findet im Hintergrund eine höchstmögliche Automatisierung statt, bei der unter anderem Lagebestände automatisch abgeglichen und Auftragsbestätigungen versandt werden. Im Self-Service-Backend des Shops steht der Kundschaft im jeweiligen Auftrag nun auch die entsprechende Lizenznummer zur Verfügung. Er kann rund um die Uhr abgerufen werden.

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Digitale Transformation: Wie trägt sie zur Entwicklung des Personalsektors bei?

Das Jahr 2021 war ein Wendepunkt für den Personalsektor und das Jahr, in dem die neu eingeführten Regeln und Verfahren im HR-Bereich nicht nur in die internen Prozesse der Organisationen einfließen, sondern ihnen auch einen Nutzen bringen mussten.

Viele Menschen haben einen grundlegenden Richtungswechsel darin erlebt, wo und wann gearbeitet wird und wie die Produktivität und Stimmung der Mitarbeiter gemessen wird. Die vergangenen zwei Jahre haben die Spielregeln zweifelsohne für immer verändert.

Digitale Transformation: Wie trägt sie zur Entwicklung des Personalsektors bei?

Dieser Umbruch hat ebenfalls zu einer Beschleunigung bereits spürbarer Trends geführt. Weiterhin werden diese Trends wahrscheinlich auch die Einführung von Technologien und Ansätzen beschleunigen, die bis in jüngster Vergangenheit fast als Science-Fiction galten. Neue HR-Technologien werden heute entwickelt, um die Art und Weise zu verändern, wie Arbeitgeber Talente prüfen, einstellen, an Bord holen und verwalten.

Wie kann die digitale Transformation helfen?

Die digitale Transformation des Personalwesens wird für und um den Menschen herum entwickelt. Wie wir bereits mehrfach erwähnt haben, sind die Mitarbeiter das wertvollste Kapital eines Unternehmens. Kein Roboter, keine künstliche Intelligenz oder Software kann den Menschen vollständig ersetzen, aber sie können helfen,

  • Prozesse zu automatisieren und Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, ihre Arbeit rechtzeitig zu beenden;
  • Mitarbeiter von Routinearbeiten zu entlasten und sie vor einem emotionalen Burn-out zu bewahren;
  • die schnelle elektronische Bearbeitung von Dokumenten (wenn ein Dokument von Papier in elektronische Form umgewandelt wird, verkürzt sich die durchschnittliche Zeit, die ein Mitarbeiter damit arbeitet, um ein Vielfaches).
  • mögliche Bußgelder für die Nichteinhaltung von Fristen zu vermeiden.

All dies ist dank zweier Lösungen möglich: elektronisches Dokumentenmanagement im Personalbereich und Digitalisierung von Prozessen im Personalbereich. Auf diese Weise verfügt die Personalabteilung über alle notwendigen Instrumente, um eine „digitale“ Disziplin zu erreichen. Der rechtliche Rahmen wird damit genehmigt; es werden Lösungen entwickelt und ein Ökosystem wird geschaffen.

Was sind HR-Prozesse, und warum sind sie notwendig?

Der Fluss der HR-Dokumente in mittleren und großen Unternehmen besteht aus Zehntausenden von Dateien unterschiedlichen Inhalts und unterschiedlicher Komplexität, die an die Mitarbeiter der HR-Abteilung weitergeleitet werden. PDFs komprimieren, um ihre Größe zu verringern, stellt in diesen Fällen eine hervorragende Lösung dar.

Anwerbung, Einstellung, Versetzung, Entlassung, Austritt, Bestätigung von Aufträgen, Dienstreisen, Genehmigung von Bewerbungen, Bewertung und Schulung – all diese Aktivitäten haben ihre eigenen Regeln und werden von der Erstellung neuer Dokumente begleitet.

Es liegt auf der Hand, dass alle Dokumente auf ihre eigene Art und Weise und zu einem bestimmten Zeitpunkt gelesen, unterzeichnet, genehmigt und gespeichert werden müssen. Das Risiko, gegen diese Vorschriften zu verstoßen, steigt mit Fernarbeit und hybriden Arbeitsformen.

Ein Mitarbeiter füllt etwa ein Dokument in 2 Stunden aus, einschließlich der Fahrt zum Büro (unabhängig vom Ort). Diese Zeit wird dem Arbeitstag der Fachkraft entzogen und wirkt sich negativ auf den Arbeitsprozess aus. Durch die Integration eines elektronischen HR-Dokumenten-Managementsystems und die Digitalisierung der HR-Prozesse kann diese Zeit auf Minuten reduziert werden.

Was ist der elektronische Datenaustausch (EDI)?

EDI ist ein Verfahren zur Verarbeitung von Personaldokumenten, bei dem diese online erstellt, verarbeitet, abgestimmt und unterzeichnet werden, ohne Papier oder persönliche Treffen mit den Mitarbeitern. HR-Prozesse umfassen ein breites Spektrum von Aufgaben, von der Suche und Auswahl von Bewerbern bis hin zur Verwaltung von Personalakten und der Entwicklung der Unternehmenskultur. Unter anderem: Einarbeitung und Anpassung, Schulung, Motivation und Bewertung.

Die Automatisierung aller Prozesse im Bereich der Humanressourcen ist ohne die Integration von EDI im Unternehmen nicht möglich. Das Dokumentenmanagement im Personalwesen ist der erste Schritt zur vollständigen Digitalisierung. Das Ziel der Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen im Personalbereich ist es, all diese zahlreichen Aktivitäten zu erleichtern, transparenter und effizienter zu machen.

Die Einführung von EDI in einem Unternehmen erspart den Personalverantwortlichen fünf Hauptschwierigkeiten:

  • Unterzeichnung und Überprüfung von Dokumenten in Unternehmen mit einer geografisch verteilten Struktur;
  • Zeit- und Finanzkosten für den Versand von Dokumenten;
  • Kontrolle der Prozesse zur Überprüfung, Genehmigung und Unterzeichnung von Dokumenten;
  • Strafen für die verspätete Prüfung von Dokumenten;
  • Verlust von Dokumenten (z. B. bei der Übermittlung zur langfristigen Aufbewahrung).

Die Integration von Personalprozessen in einem Unternehmen bietet Kontrolle, Transparenz und eliminiert das Risiko von Fehlern. Elektronische Dokumente ersetzen rechtlich gesehen Papierdokumente und können online digital unterzeichnet werden.

Der wirkungsvollste Ansatz zur Automatisierung des Personalwesens ist nach wie vor der Ökosystem-Ansatz, der den Übergang zu einem digitalen Arbeitsbereich mit nur einem Fenster vorsieht. Dies kann dank der Einführung von KEDO möglich sein.

Durch die Automatisierung der Personalverwaltungs-Prozesse in der Organisation wird Folgendes reduziert:

  • die übermäßige Arbeitsbelastung der Fachkräfte;
  • das Risiko von Datenverlusten und Datenlecks;
  • Risiken von Fehlern aufgrund menschlichen Versagens.

Es liegt auf der Hand, dass die Digitalisierung von Routinetätigkeiten die Leistung einer jeden Abteilung verbessert. Daher muss jeder Personalspezialist eine Strategie für die Umsetzung in der täglichen Arbeit entwickeln. Wenn es darum geht, einen wirtschaftlichen Nutzen zu erzielen und die Geschäftsleitung für eine radikale Neuerung zu gewinnen, ist ein schrittweiser Ansatz in der Regel erfolgreicher. Hier werden Prozesse empfohlen wie eine Bewertung der aktuellen Abläufe, um die besten Möglichkeiten zur Steigerung von Effizienz, Qualität und Produktivität zu ermitteln und zu bestimmen. Außerdem müssen robuste Systeme zur Nachverfolgung und Ergebnismessung eingeführt werden, die weitere Investitionen rechtfertigen können.

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Digitale Transformation ist für alle da!

Digitale Transformation ist für alle da!

Agenturen, Berater und Dienstleister verkünden seit Jahren die digitale Transformation. Für alle, die es weiterhin nur für einen Trend halten, hier ein Denkanstoß:

Wie weit sind Sie mit dem digitalen Wandel? Noch nicht weit? Dann wird es höchste Zeit. Der Wettbewerb schläft nicht!

Diese Zahlen belegen: Die digitale Transformation ist mehr als nur ein Trendthema. Sie ist bei vielen schon Realität und wird als Brücke in die Zukunft gesehen. Dabei spielt es keine Rolle, welche Größe das Unternehmen hat. Digitalisierung ist für alle da. Darum sollten jetzt auch noch die letzten Nachzügler aktiv werden und die vielseitigen Chancen nutzen.

Beispiel aus der Praxis: Was wir vom Handel lernen können

OTTO, bekannt als großer Versandhändler, hat sein Geschäftsmodell frühzeitig geändert und digitalisiert. Mittlerweile gehört das Traditionsunternehmen zu den drei umsatzstärksten Online-Händlern. Angeführt wird die Liste von AMAZON. Auf dem 3. Platz findet man das junge Unternehmen ZALANDO. Jeder kennt die TOP 3 und hat heute auf irgendeine Weise mit ihnen zu tun. Trotz der amerikanischen Herkunft des Platzhirsches AMAZON, hat das digitale Angebot dafür gesorgt, dass dieses Unternehmen den deutschen Markt nachhaltig verändert hat.

Die Folge: Der Mittelstand wird mit digitalen Produkten und Serviceleistungen der großen Konzerne in vielen Bereichen unter Druck gesetzt. Zudem verändert sich das Einkaufsverhalten. Das zeigt sich zum Beispiel in der Emanzipation des Kunden, sich selbst über Produkte und vor allem Preise zu informieren. Das gilt sowohl für B2C als auch B2B. Denn auch der Einkäufer im Betrieb nutzt das Internet zur Anbietersuche und zum Preisvergleich. Neben den digitalen Leistungen der großen Player setzen auch immer mehr Start-ups den Mittelstand unter Druck. Der Grund dafür liegt zum einen in neuen Angeboten, die den digitalen Wünschen und Anforderungen der Zielgruppe entsprechen. Zum anderen überzeugen Start-ups durch einen neuen Denkansatz, der sich vor allem mit den drei folgenden Fragen beschäftigt:

  • Wie kann ich mit gleicher Qualität die Produkte günstiger anbieten?
  • Wie kann ich das Produkt für meine Generation attraktiv machen?
  • Und wie kann ich die jungen Entscheider bei meiner Zielgruppe zeitgemäß ansprechen?

Die Antwort auf die oben genannten Fragen werden viele in Digitaltechniken und Digitalverfahren finden. Sie werden ihre Unternehmensstrategie und -struktur auf dieses digitale Fundament setzen und somit einen hohen Automatisierungsgrad erreichen, der sich positiv auf die Fixkosten in der Produktkalkulation auswirkt. Mit schlanken, ERP-gestützten Geschäftsprozessen hält das innovative Unternehmen die Verwaltungskosten klein. Weiter braucht es noch folgendes, um künftig am Markt zu bestehen:

  • niedrige Prozesskosten
  • innovative (digitalisierte) Produkte
  • zeitgemäßes Marketing

Wichtig dabei: An diesen Punkten muss kontinuierlich gearbeitet werden. Der erste Schritt ist die Erarbeitung einer Digitalstrategie mit der Entwicklung digitaler Geschäftsmodelle, die Erschließung digitaler Potentiale für bestehende Produkte und der Aufbau digitaler Markt- und Kundenzugänge. Diese Überlegungen kann jedes Unternehmen anstellen. Die Antworten darauf sind individuell und bilden den ersten Schritt, um im harten Wettbewerb nicht den Anschluss zu verlieren.

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Gesetzesänderungen im Jahr 2023: Diese fünf Neuerungen sollte das Personalmanagement im Blick behalten

Gesetzesänderungen im Jahr 2023: Diese fünf Neuerungen sollte das Personalmanagement im Blick behalten

Das Jahr 2023 bringt eine Reihe von Regelungen mit teils erheblichen Auswirkungen auf das Personalmanagement in Unternehmen. Zum System der Arbeitszeiterfassung gibt es vorerst noch freie Hand, aber auf die Personalverwaltung kommt Mehraufwand in unterschiedlichem Umfang zu. Wer sich frühzeitig vorbereitet, vermeidet Gesetzeskonflikte. SD Worx erklärt, welche Neuerungen im Personalmanagement 2023 im Blick behalten werden sollten.

Gesetzesänderungen im Jahr 2023: Diese fünf Neuerungen sollten Personalverantwortliche im Blick behalten 

Von der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung über die Arbeitszeiterfassung zur Inflationsprämie. Die Neuerungen im Personalmanagement 2023 sind vielfältig. SD Worx erklärt die fünf wichtigsten Neuerungen.

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Eine Neuerung im Personalmanagement 2023 betrifft die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Krankmeldungen werden digitalisiert: Ab Januar 2023 startet die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU). Damit entfällt für gesetzlich Versicherte die Pflicht, ihrem Arbeitgeber im Krankheitsfall eine physische AU auszuhändigen. Zu melden ist lediglich, dass eine Erkrankung vorliegt und wie lange sie voraussichtlich andauern wird. Konkrete Informationen über die Dauer der Arbeitsunfähigkeit liegen nach dem Arztbesuch bei der Krankenkasse der Arbeitnehmerinnen vor und müssen dort vom Arbeitgeber aktiv abgerufen werden. Aber Achtung: Die neue Regelung betrifft alle gesetzlich versicherten Mitarbeiterinnen. Privatversicherte nutzen weiterhin die Krankmeldung in Papierform. Da in vielen Unternehmen noch auf das neue System umgestellt wird, sollten sich Arbeitnehmer*innen darauf einstellen, dass sie zumindest anfangs noch die Krankmeldung in Papierform übermitteln müssen, die sie weiterhin von ihrer Arztpraxis erhalten.

Neue Tarifvertragsverhandlungen

Der öffentliche Dienst macht direkt im Januar den Auftakt: Die Gewerkschaft ver.di fordert für die rund 2,5 Millionen Beschäftigten von Bund und Kommunen eine tarifvertragliche Anhebung der Einkommen um 10,5 Prozent, mindestens aber 500 Euro monatlich bei einer Laufzeit von zwölf Monaten. Angesichts zweistelliger Tarifforderungen erwarten Experten eine harte Tarifrunde mit hoher Streikbereitschaft aufseiten der Beschäftigten.

Arbeitszeiterfassung als wichtige Neuerung im Personalmanagement 2023

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) stellte am 13. September 2022 fest, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System zu implementieren, mit dem sich Beginn, Dauer und Ende der Arbeitszeit ihrer Belegschaft erfassen lassen – inklusive Überstunden und Pausenzeiten. Eine wichtige Neuerung im Personalmanagement 2023. Um der damit in Kraft gesetzten Zeiterfassungspflicht künftig nachzukommen, reicht ein Schicht- oder Dienstplan nicht aus. Allerdings haben Unternehmen freie Hand bei der Ausgestaltung des Systems, solange der Gesetzgeber keine konkretisierende Regelung trifft. Neu daran ist, dass Arbeitgeber nicht mehr auf jedwede Dokumentation der Arbeitszeit verzichten können – egal ob elektronisch oder auf Papier.

Zeiterfassung gehört zu den Neuerungen im Personalmanagement 2023

Inflationsprämie

Die sogenannte Inflationsausgleichsprämie sieht vor, dass Arbeitgeber ihren Beschäftigten zwischen 26. Oktober 2022 und 31. Dezember 2024 steuer- und abgabenfrei einen Betrag bis zu 3.000 Euro als freiwillige Leistung gewähren können. Dieser steuerliche Freibetrag kann auch in mehreren Teilbeträgen ausgezahlt werden und muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Arbeitgeber müssen allerdings bei der Auszahlung darauf hinweisen, dass die Prämie im Kontext der allgemeinen Preissteigerung erfolgt – beispielsweise bei der Lohnabrechnung durch einen Vermerk auf dem Überweisungsträger.

Hinweisgeberschutzgesetz

Voraussichtlich im April 2023 wird ein Gesetz auf Grundlage einer EU-Richtlinie in Kraft treten, das einen besseren Schutz von Whistleblowern, die Hinweise auf Missstände in Unternehmen geben, zum Ziel hat. Unter das Hinweisgeberschutzgesetz fallen alle Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten. Bei einer Belegschaft zwischen 50 und 249 Arbeitnehmerinnen gilt eine Frist für die Umsetzung bis zum 17. Dezember 2023, Unternehmen mit mindestens 250 Mitarbeiterinnen müssen sich hingegen unverzüglich mit der neuen Rechtslage auseinandersetzen und die gesetzlichen Vorgaben ab dem Inkrafttreten erfüllen. Das Gesetz regelt außerdem, dass Meldestellen auch eine anonyme Kommunikation zwischen Hinweisgebenden ermöglichen und entsprechende Vorkehrungen treffen müssen.

Die Neuerungen im Personalmanagement 2023 – ein Fazit

Für Arbeitgeber und Personalverantwortliche sind die gesetzlichen Neuerungen im Jahr 2023 im Personalmanagement mit Änderungen der Arbeitsprozesse in unterschiedlichem Umfang verbunden. Doch schon jetzt gilt: Wer frühzeitig in seiner Planung berücksichtigt, was auf ihn und sein Unternehmen zukommt, verringert die Gefahr von Missständen und Verstößen im laufenden Betrieb.

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Aller Anfang ist schwer: Wie Unternehmen ihr Finanzprozess-Optimierungstool finden

Aller Anfang ist schwer: Wie Unternehmen ihr Finanzprozess-Optimierungstool finden

Die Digitalisierung macht vor keiner Branche, keinem Unternehmen und keiner Abteilung halt. Darum stehen auch Finanzabteilungen vor der Herausforderung, Finanz- und Geschäftsprozesse digital zu optimieren.

Aller Anfang ist schwer: Wie Unternehmen ihr Finanzprozess-Optimierungstool finden

Es geht dabei nicht nur um Kostenersparnisse, sondern vor allem darum, abteilungsübergreifend mehr Transparenz zu schaffen. Zudem ist der Wunsch groß, die Bearbeitungszyklen, etwa von Rechnungen oder Ausgleichsbuchungen, deutlich zu reduzieren und damit auch die Belegschaft zu entlasten. Es ist immer eine gute Idee, repetitive Aufgaben zu automatisieren oder zu standardisieren. Eine Standard-ERP-Lösung wie SAP lässt es problemlos zu, sämtliche Finanzprozesse abzubilden. Die Optimierung einzelner Finanzprozesse ist jedoch aufgrund ihrer Komplexität nur mit hohem Aufwand möglich. Die Prozessoptimierung deswegen nicht in Angriff zu nehmen, wäre allerdings der falsche Weg. Denn dadurch können sich die sogenannten dunklen Geschäftsprozesse weiter etablieren. Mit einem geeigneten SAP Add-on lässt sich diesen Herausforderungen begegnen. Doch was ist bei der Auswahl eines solchen Tools zur Optimierung von Finanzprozessen zu beachten? Antworten liefert die folgende Checkliste:

1. Intuitive Bedienung

Zumeist völlig unbeabsichtigt, sind sie nichtsdestotrotz in vielen Unternehmen ein alltäglicher Begleiter: dunkle Geschäftsprozesse. Das bedeutet, dass Mitarbeiter relevante Prozess-Schritte an der zentralen IT vorbei etabliert haben – und nicht jeden ihrer Arbeitsschritte im IT-System dokumentieren. Das birgt eine große Gefahr. Denn entstehen Fehler, ist im Nachhinein nicht mehr nachvollziehbar, welcher Mitarbeiter welche Entscheidung getroffen hat. Im Schadensfall lässt sich also niemand zur Rechenschaft ziehen. Diesen Umstand zu ignorieren, ist alles andere als zielführend. Um dunkle Prozesse zu vermeiden und gleichzeitig mehr Transparenz zu schaffen, müssen Unternehmen die Arbeit für ihre Mitarbeiter möglichst vereinfachen und ihnen eine Lösung an die Hand geben, die solche Abläufe überflüssig macht. Wenn das Tool intuitiv bedienbar und wenn der Umgang mit ihm leicht zu erlernen ist, werden Mitarbeiter schnell dessen Vorzüge zu schätzen wissen. Ein Tool im gewohnten SAP Look-and-Feel ist hierfür besonders geeignet. Die Einstiegshürden sind niedriger, und Mitarbeiter sind viel eher dazu bereit, auf intransparente Arbeitsprozesse zu verzichten. Der Effekt: Die Verbreitung dunkler Geschäftsprozesse wird deutlich reduziert.

2. Zugriff für alle Mitarbeiter

Diese Prozesse lassen sich jedoch nicht vermeiden, wenn es im Unternehmen Mitarbeiter gibt, die gar keinen Zugriff auf das SAP-System haben – oder vielleicht im Umgang damit noch nicht versiert sind. So ist die Verlockung doch groß, Finanzprozesse wie Ausgleichsbuchungen oder Rechnungen – vermeintlich schneller – via E-Mail oder per Anruf abzuklären. Damit steigt jedoch die Intransparenz. Somit müssen auch Mitarbeiter, die sonst nicht mit SAP arbeiten, Zugriff auf buchhaltungsrelevante Informationen im ERP-System haben. Darum sollte man bei der Auswahl einer Lösung darauf achten, dass das System über flexible Zugangsoptionen verfügt. Mitarbeiter ohne SAP-Account benötigen ebenfalls eine Möglichkeit, sich ins System einzuloggen.

3. Möglichkeiten zur Individualisierung von Workflows

Ein wichtiges Auswahlkriterium ist, dass sich das Tool bedarfsgerecht an eigene Workflows anpassen lässt. Unternehmen sollten sich auf Lösungsanbieter konzentrieren, die wissen, dass jedes Unternehmen eigene Bedürfnisse und individuelle Workflows hat. Es gibt schlicht keine One-Fits-All-Lösung. So können verschiedene vorkonfigurierte, aber anpassbare Abläufe es etwa erlauben, Informationen gezielt auszuwerten und Workflows für etwaige Folgeaktivitäten einzuleiten.

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4. Möglichkeiten zur Statusabfrage

Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern die Möglichkeit einräumen, Entscheidungen über Dokumente oder Anfragen, wie sie täglich in großer Zahl in Unternehmen eintreffen, zeitnah und eigenständig zu treffen. Jedoch existiert meist kein aktueller Überblick über entscheidungsrelevante Informationen. Eine weitere Herausforderung stellt die enge Verzahnung von Prozessen dar. Jedes Unternehmen hat individuelle Prozesse, die das Tool entsprechend abbilden muss. Insbesondere in größeren Unternehmen fällt es Mitarbeitern jedoch schwer, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, in welche Prozesse sie tatsächlich involviert sind. Bei der Auswahl eines SAP Add-ons sollten Unternehmen deshalb darauf achten, dass das Tool relevante Informationen jederzeit tagesaktuell anzeigen kann. Damit werden Mitarbeiter deutlich entlastet, da die zeitaufwendige Informationsbeschaffung entfällt.

5. Erweiterbarkeit um Capture-Lösungen

Unternehmen erhalten Dokumente in unterschiedlichsten Formaten: etwa als Papierdokument per Post und Fax, per E-Mail, als PDF, als ZUGFeRD-Dokument oder auch als EDI-Datensatz. Letztlich ist die Art des Dokuments völlig gleich, denn jedes muss mitsamt aller buchungsrelevanten Informationen gleichermaßen erfasst und zur Weiterverarbeitung im ERP-System bereitgestellt werden. Damit das gelingt, sollte das SAP-Tool sich an eine Capture-Lösung anbinden lassen. Mit einer sogenannten Texterkennungssoftware (OCR, optical character recognition) lassen sich Schlüsselinformationen aus den Dokumenten schnell extrahieren und im Add-on bereitstellen. Anschließend sollte das Tool automatisch einen Abgleich gegen die im SAP-System hinterlegten Daten vornehmen. Gibt es einen Übereinstimmungstreffer, können die Daten sofort übertragen werden, während bei Abweichungen ein individueller Klärungsprozess vom System zu starten ist. Alle Belege müssen per Mausklick abrufbar sein, um bei Bedarf schnell darauf zugreifen zu können. Das Add-on muss also um entsprechende Funktionalitäten erweiterbar sein und sich über Schnittstellen (APIs) an die Capture-Lösung anbinden lassen.

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Quo vadis ERP 2023: Flexibel, resilient, innovativ und mobil

Quo vadis ERP 2023: Flexibel, resilient, innovativ und mobil

Corona-Pandemie, der Ukrainekrieg oder die Rohstoff- und Energiekrise stellten die deutsche Industrie im Jahr 2022 wirtschaftlich und geopolitisch vor einige Herausforderungen. Dabei haben sie massive Auswirkungen auf klassische ERP-Bereiche wie etwa Beschaffung, Materialwirtschaft, Controlling und Logistik. Auf was sollten Unternehmen also im kommenden Jahr achten, damit sie den Anforderungen bezüglich ihrer Geschäftsprozesse gerecht werden? Die Experten von proALPHA, einer der führenden Anbieter von ERP+ Softwarelösungen, präsentieren die Top-5-ERP-Trends für das Jahr 2023, die insbesondere Entscheidungsträgern mittelständischer Unternehmen aus der Fertigungsindustrie Orientierung geben sollen.

Quo vadis ERP 2023: Flexibel, resilient, innovativ und mobil

„Das Jahr 2022 hat ganz klar die Druckpunkte im ERP-Bereich aufgezeigt. Unternehmen müssen schneller, flexibler und anpassungsfähiger auf geopolitische und wirtschaftliche Situationen reagieren. Hinzu kommen regulatorische Anforderungen, die ebenfalls nach neuen Funktionen, Prozessen und Innovationen verlangen,“ erklärt Michael Finkler, Geschäftsführer Business Development bei proALPHA. „Nur wer mit den sich abzeichnenden Trends geht, wird sein Unternehmen besser auf aktuelle sowie künftige Krisen und steigende Regulatorik vorbereiten können und wettbewerbsfähig bleiben.“

Schnell auf Krisenzeiten und politische Regulierungen reagieren können

Ob Lieferkettenprobleme oder steigende Energiekosten – Unternehmen stehen mehr denn je vor der Herausforderung, schnell und effektiv auf sich ständig verändernde Umweltbedingungen reagieren zu müssen. Diese Fähigkeit wird in Zukunft in vielen Branchen wettbewerbsentscheidend sein. Hinzu kommt: Die Anforderungen von Seiten nationaler und europäischer Gesetzgeber werden immer strenger. Ein Beispiel ist das anstehende Gesetz zum Emissionsausstoß. Nur Unternehmen, die über passende Lösungen für Energie- und CO2-Management verfügen, werden die auf Bundes- und EU-Ebene geforderte Nachhaltigkeitsberichtserstattung ab dem Geschäftsjahr 2023 abbilden können. Dies verlangt nach neuer und integrierter Funktionalität für das ERP-System als zentrale Daten- und Prozessdrehscheibe.

Lieferketten-Resilienz sicherstellen

Die Widerstandsfähigkeit von Unternehmen hängt auch von der Resilienz der Lieferketten ab. Hierbei wird dem im Unternehmen eingesetzten ERP-System eine noch bedeutendere Rolle zu kommen als bisher. Denn als digitales Rückgrat eines Unternehmens spielt es beim Zusammenhalt partnerschaftlicher Ökosysteme, der Verzahnung von Lieferketten und somit auch für den Fortgang in der Produktion eine unternehmensentscheidende Rolle. Die klassische Produktionsplanung könnte daher vor einer Renaissance stehen.

ERP müssen 2023 Lieferketten-Resilienz sicherstellen

Innovationschub mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz (KI)

Mit dem Industrial Internet of Things (IIoT) stehen Unternehmen mittlerweile mehr Datenquellen und -mengen für Auswertungszwecke zur Verfügung. Außerdem verbessern sich Hardware und Algorithmen stetig. Das führt dazu, dass sich Geschäfts- und Produktionsprozesse in Zukunft mit KI optimieren lassen. So werden etwa smarte und prädiktive Beschaffungslösungen sowie nahtlos integrierbare Tools aus der Cloud auf Basis von KI, Machine Learning und Robotic Process Automation (RPA) dem klassischen ERP-System mehr Intelligenz und den nötigen Automatisierungsschub verleihen.

Mobiles ERP und Datenzugang in Echtzeit gefragt

Im Zeitalter von Remote und hybrider Arbeit müssen ERP-Anbieter den Anforderungen einer zunehmend mobiler werdenden Belegschaft gerecht werden. Kundenaufträge, Urlaubsanträge oder Projektkoordination wollen zunehmend auch mobil verwaltet und ausgeführt sein. In Deutschland wird speziell das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung die Notwendigkeit eines mobilen, plattformübergreifenden und über die Cloud nutzbaren ERP vorantreiben. Auch der Zugang zu Daten in Echtzeit wird zunehmend zum Standard werden. Dies können beispielsweise über intelligente Dashboards für eine detaillierte Bericht- und Prognoseerstellung sein. Wichtig hierbei: Dennoch sollte die Offline-Funktionalität nicht vernachlässigt werden, da Verbindungsabbrüche nicht gänzlich auszuschließen sind. Die Daten sind daher automatisch zu synchronisieren, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.

Cloud im Mittelstand – Evolution statt Revolution

Reine Cloud-Lösungen in der Fertigung sind Stand heute noch echte Exoten. Das liegt vor allem darin begründet, dass ERP-Systeme immer unternehmenskritisch und damit nicht die ersten Systeme sind, die in die Cloud transferiert werden. Gerade bei ihren komplexen Fertigungsprozessen sind mittelständische Unternehmen noch zurückhaltend. So sind Lösungen im Bereich E-Procurement in der Praxis fast ausschließlich in der Cloud abgebildet. Komplexere und stark modifizierte Applikationen sind hingegen weiterhin On-Premise implementiert. Daher wird man bei der Implementierung von Cloud-ERP-Systemen oder -Komponenten eher eine Evolution als eine Revolution sehen. Die Cloud verlangt zudem eine Harmonisierung der Prozesslandschaft über Branchentemplates und Industry Best Practices, ohne die sich die Vorteile der Cloud nicht maximal ausschöpfen lassen. Innovationen sind nur dann zu nutzen, wenn mittelständische Fertiger mit dieser Entwicklung mitgehen. Hier werden auch die Anbieter gefordert sein, sich den unterschiedlichen Digitalisierungs-Geschwindigkeiten ihrer Kunden anzupassen. Es geht also vor allem darum, Unternehmen bei der sukzessiven Erweiterung ihrer traditionellen Kernsysteme mit neuen, voll integrierten Cloud-Services zu unterstützen. Hier verspricht eine Hybrid-Strategie im Sinne einer sinnvollen Kombination beider Welten mittelfristig den größten Benefit.

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Datenanalyse: 6 Tipps für die Zusammenarbeit zwischen Datenexperten und Entscheidern 

Datenanalyse: 6 Tipps für die Zusammenarbeit zwischen Datenexperten und Entscheidern 

Datenanalyse ist und darf kein Selbstzweck im Unternehmen sein, sondern soll das Geschäft verbessern und so zum Umsatzmotor werden. Langfristig leisten sich Unternehmen nur dann eine Datenanalyse, wenn der ROI (Return on Investment) stimmt. Oft sind Algorithmen und Software nicht das Problem, wenn die Ergebnisse nicht stimmen, sondern die Umsetzung der Analysen.

Datenanalyse: 6 Tipps für die Zusammenarbeit zwischen Datenexperten und Entscheidern 

Um Datenanalysen erfolgreich umzusetzen, ist eine enge Zusammenarbeit zwischen Business-Entscheidern und Datenwissenschaftlern entscheidend. Mit den folgenden Tipps lässt sich die Teamarbeit deutlich verbessern.

Tipp 1: Gegenseitiges Verständnis in der Datenanalyse fördern und vermitteln

Der Wert von Datenanalysen ist heute in vielen Unternehmen angekommen. Die Datenanalyse ist ein hervorragender Wegweiser, der Unternehmen ein tieferes Verständnis geben kann, was sie exakt tun müssen, um Ziele – unter anderem eine höhere Kundenzufriedenheit – zu erreichen. Die Technologie ebnet den Weg dorthin: Mehr Daten, Möglichkeiten zur Datenspeicherung, Rechenleistung, komplexe Algorithmen, fortgeschrittene Analysesoftware, kombiniert mit Künstlicher Intelligenz und Machine Learning eröffnen eine Fülle neuer Chancen für jedes Unternehmen.

Auf dem Weg dorthin zeigt sich aber oft eine Hürde, die auftritt, wenn zwei unterschiedliche Welten aufeinanderprallen. Sowohl bei Business-Entscheidern als auch Datenwissenschaftlern gibt es Wissenslücken im Hinblick auf die jeweils andere Seite. So legen Data Scientists naturgemäß einen starken Fokus auf Algorithmen und vernachlässigen den Bezug zum Business. Zudem sprechen sie eine andere Sprache als die Mitarbeiter der Marketing-, HR- und Logistik-Abteilungen.

Die Wissenslücke zu schließen, ist beim Zusammenrücken weder Ziel noch realistisch, aber schon einige Grundlagen können das Verständnis für die „andere Seite“ enorm fördern. Datenwissenschaftler können zum Beispiel mehr Verständnis dafür entwickeln, welche Auswirkungen die Analysen und die Empfehlungen auf das Unternehmen haben werden. Grundwissen in Marketingkonzepten wie Personalisierung oder Storytelling kann helfen, die Ergebnisse der Analysen den Entscheidern verständlicher zu vermitteln. Umgekehrt helfen Grundlagen der Datenanalyse bei einem Verständnis für Daten allgemein und um Methoden, Aufwand und Ergebnisse zu verstehen – genauer gesagt, sich daran zu gewöhnen, Entscheidungen mit oder auf der Basis von Daten zu fällen.

Tipp 2: Kollaboration in der Datenanalyse fördern

In der Praxis hilft es, sofort mit gemischten Teams zu starten und zu arbeiten, statt die Teams in ihren Disziplinen zu trennen und dann später zusammenzubringen. Ziel ist eher die Zusammenarbeit ab Tag 1 des Projekts oder am Anfang eines agilen Sprints. Das gelingt am besten mit Tandem-Teams aus IT und Business. 

Digitale Tools wie Dokumente in der Cloud wie Google Docs, Zugriff auf visualisierte Ergebnisse der Datenanalyse, etwa Torten- und Balkendiagramme, und Kommunikationstools wie Slack fördern die Kommunikation. Definierte Prozesse für Abstimmungen, zum Beispiel wann ein Review-Prozess stattfinden soll, fördern den Austausch. Ein kontinuierlicher Review-Prozess ist bei der Datenanalyse unerlässlich. Denn hier kann schon ein falsch gesetztes Komma enorme Auswirkungen haben und sogar falsche Prognosen nach sich ziehen.

Tipp 3: Fehler erlauben und lernen

Die Arbeit mit Daten geht mit einem gewissen Umdenken bis zu einem Kulturwandel im Unternehmen einher, der wichtig für den Erfolg, aber in der Umsetzung schwierig ist. Die Arbeit mit Daten bedeutet oft Neues auszuprobieren. Und umgekehrt aus dem, was nicht funktioniert, zu lernen und den Kurs mit diesem Wissen zu korrigieren. Wichtig ist ein konstruktiver Umgang mit Fehlern. Fehler sollten nicht als etwas Negatives angesehen werden, sondern als Grundlage, um daraus zu lernen. Datenbasiert zu arbeiten bedeutet also auch, eine gesunde Fehlerkultur im Unternehmen zu etablieren.

Datenanalyse

Tipp 4: Die Grundlagen zur Datenanalyse schaffen

Zu den eher ungeliebten Aufgaben der Datenwissenschaftler gehört, sich mit Problemen wie Datensilos oder unsauberen Daten beschäftigen zu müssen. Nicht nur für die Business-Entscheider, sondern für viele Abteilungen im Unternehmen ist es daher wichtig, möglichst saubere Daten zu liefern und sie zu pflegen. Eine hohe Datenqualität fördert die Arbeit der Datenwissenschaftler. Dazu gehören Aufgaben wie: Daten aktuell halten, von Redundanzen befreien und nicht mehr benötigte Daten regelmäßig löschen. Das mag im Alltag lästig sein – etwa dem Vertrieb als ein Mehraufwand erscheinen. Aber es ist wichtig, solche Prozesse zu verankern, um sich später die Arbeit zu erleichtern.

Auch der Umstieg von veralteten Systemen, die problematische Daten erzeugen, ist oft ein wichtiger Schritt hin zu mehr Datenqualität. Der Umstieg bedeutet ebenfalls etwas Mehraufwand, der sich aber später auszahlen wird.

Tipp 5: Den Kunden in den Mittelpunkt stellen

Bei Analysen und Businessentscheidungen ist es nützlich, immer wieder zu erinnern, worum es eigentlich geht: den Kunden. Datenanalyse und die Arbeit mit Daten darf nie zum Selbstzweck werden, sondern soll am Ende immer das Kundenerlebnis insgesamt, also etwa einen bestimmten Abschnitt vor oder beim Kauf verbessern. Bei der Planung von Marketing-Maßnahmen gilt es daher auch zu testen, ob die Kunden darauf überhaupt Wert legen. Auch bei der Umsetzung von Aktionen lohnt sich der vorherige Blick in die KPIs (Key Performance Indicators).

Tipp 6: Datenzentriertes Denken schrittweise fördern

Der Weg von der Arbeit mit Daten hin zum datenzentrierten Unternehmen ist lang, und die Transformation geschieht nicht von heute auf morgen. Hilfreich auf dem Weg zum Ziel ist es, die Akzeptanz von Daten im Unternehmen in allen Abteilungen zu fördern. Das fällt oft gerade dann schwer, wenn Daten ungeliebte Wahrheiten zutage bringen – etwa was in einer Abteilung nicht funktioniert. 

Oliver Rozić, Vice President Product Engineering bei Sage, kommentiert: „Eine erfolgreiche Datenarbeit setzt voraus, eingefahrene Denkweisen und Hierarchien aufzubrechen. Denn bei bestimmten Themen hat der Datenexperte einfach mehr Wissen als andere – auch als der CEO. Solche Veränderungen lassen sich aber nicht von heute auf morgen umsetzen. Ein schrittweises Vorgehen die beste Erfolgsstrategie.“

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Effiziente Prozesse ohne Programmierkenntnisse

Effiziente Prozesse ohne Programmierkenntnisse

Mitarbeitende vieler Unternehmen kennen diese Herausforderung. Ohne fundierte IT-Kenntnisse und Programmierkenntnisse können Änderungen in Arbeitsprozessen nur langsam und weniger agil angepasst werden, da sie oft von den IT-Abteilungen und Entwicklern abhängen, um umgesetzt zu werden. Wie können Unternehmen also alle Mitarbeiter:innen unabhängig von ihren Programmierfähigkeiten dabei unterstützen, unabhängiger und effizienter zu arbeiten? Durch die Wahl einer Arbeitssoftware, die sowohl No-Code- als auch Low-Code-Funktionen bietet.

Shirley Baumer, Director of Product Management und Head of Building Blocks & Collaboration bei monday.com, erklärt im Interview, warum Low Code/No Code für technisches Empowerment essentiell ist.

Wie können Unternehmen ihre Mitarbeitenden ohne Programmierkenntnisse unterstützen, ihre Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten?

Innerhalb traditioneller Softwarebranchen übernehmen meistens noch immer die IT-Abteilungen die Erstellung unterschiedlicher Arbeitsabläufe und diktieren den täglichen Umgang mit den technischen Hilfsmitteln am Arbeitsplatz. Die Studie „The Role & Influence of the Technology Decision-Maker“ aus dem Jahr 2022 hat gezeigt, dass die durchschnittliche Anzahl der IT-Entscheidungsträger in Unternehmen bei 20 Personen liegt. Mittlerweile erkennen jedoch immer mehr Unternehmen, dass jedes Team anders arbeitet und erlauben die Entwicklung einer neuen Realität mittels “demokratisierter Software”, die sich an die jeweiligen Mitarbeitenden anpasst und nicht umgekehrt. Laut einer Gartner-Studie aus dem Jahr 2021 passen durchschnittlich 41 % der Mitarbeiter außerhalb der IT-Abteilung Daten- oder Technologielösungen an oder entwickeln sie selbst.

Die letzten zwei Jahre haben uns gezeigt, dass die Realität von unerwarteten Umständen beeinflusst wird, beispielsweise durch die Pandemie oder die Finanzkrise. Die Arbeitswelt muss darauf agil und flexibel reagieren. Programmieren ist dabei zwar eine wichtige Fähigkeit, die aber nicht bei allen Mitarbeitenden vorhanden ist. Umso entscheidender ist es, seinen Arbeitnehmer:innen Tools zur Verfügung zu stellen, mit denen sie ihren eigenen Arbeitsablauf gestalten können. Es ist nicht nötig, Menschen zur Nutzung unterschiedlicher Technologien zu “erziehen.” Sie wünschen sich, dass ihre Tools einfach zu bedienen und intuitiv sind, ähnlich wie in ihrem Privatleben. Wir stellen fest, dass die Generation Z, die nun in die Arbeitswelt eintritt, andere Vorlieben hat als etwa frühere Generationen. Technik umgibt uns in allen Aspekten unseres Lebens. Deshalb ist die Wahl einer Low-Code/No-Code Plattform eine gute Entscheidung, um die Entfaltung verschiedener Arbeitsstile auf allen Ebenen zu ermöglichen, von der Gesamtheit des Unternehmens bis zum einzelnen Mitarbeitenden.

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Welche Rolle spielt Low Code/No Code für das technische Empowerment innerhalb der Unternehmen?

Low-Code/No-Code integriert technische Fähigkeiten in alle Aspekte eines Unternehmens. Es erlaubt Mitarbeitenden mit ohne Programmierkenntnisse, sich intensiver mit den Tools am Arbeitsplatz zu befassen. Durch die Demokratisierung von Software ist die Entwicklung von Arbeitsabläufen und die Gestaltung von Technologie-Tools nicht länger eine Fähigkeit, die denjenigen vorbehalten ist, die über ausgiebiges technisches Hintergrundwissen verfügen. Zusätzlich schafft LCNC Transparenz und eine freiere Kommunikation zwischen allen Bereichen eines Unternehmens. Sie eliminiert Silos und erzeugt gleichzeitig ein dynamisches und agiles Umfeld. Ein weiterer klarer Vorteil der Befähigung von Mitarbeitern durch Low-Code/No-Code-Plattformen besteht darin, dass sie die Möglichkeit haben, technische Probleme selbst zu lösen, denn: Wer ein Problem hat, hat auch die Lösung.

Wie genau verhilft monday.com Mitarbeitenden ohne technisches Fachwissen zu mehr Autonomie am Arbeitsplatz?

Wir haben elementare Funktionen in ihre Hauptbausteine zerlegt, wie z.B. Automatisierungen, Integrationen, Visualisierungen und mit verschiedenen Arten von Dateninfrastrukturen, wodurch wir eine Plattform (work OS) aufbauen konnten, die es den Benutzer:innen ermöglicht, ein einfach zu bedienendes und intuitives Werkzeug zu erstellen. Das wird am Beispiel der Erstellung von komplexen zu programmierenden Automatisierungen deutlich. Das monday.com work OS verwandelt diese Fähigkeiten in einen einfachen, umfassenden Satz. Damit erleichtert esdie Erstellung von Automatisierungen für Benutzer:innen aller Kenntnisstufen.

Welche Zukunft prognostizieren Sie für Low Code/No Code Plattformen?

So wie sich die Welt der Softwareentwicklung weiterentwickelt, so entwickelt sich auch der Weg der Unternehmen in Richtung digitale Transformation. Die zunehmende Beliebtheit von LCNC-Plattformen erweitert die Chancen, Prozesse in traditionellen Branchen zu digitalisieren. Dieser Wandel bietet Teams die Möglichkeit, weitaus vielfältigere Herausforderungen zu bewältigen. Er erweitert die Fähigkeit, diese zu lösen – für eine zunehmende Anzahl von Personen in jedem Unternehmen und in allen Branchen. LCNC ist nicht nur die nächste Phase in der Evolution der Software, sondern verfügt auch über das Potenzial, klassische Arbeitsmittel wie Stift und Papier in vielen Branchen zu ersetzen. Dass mehr als 70 Prozent unserer Kunden aus nichttechnischen Bereichen kommen, zeugt von dem umfassenden Interesse an LCNC Plattformen.

Was müssen Unternehmen beachten, wenn sie sich für Low Code/No Code entscheiden?

Unternehmen sollten sich darauf konzentrieren, die richtige Plattform zu finde. Diese sollte es allen Teams ermöglichen, sie entsprechend ihren spezifischen und sich ändernden Bedürfnissen zu nutzen. Gleichzeitig sollte sie in der Lage sein, mit dem Wachstum des Unternehmens einherzugehen, ohne dass zusätzliche Implementierungskosten anfallen. Dies sollte eine Plattform sein, die verschiedene Geschäftsbereiche wie F&E, Finanzen oder Marketing zentralisiert und Silos beseitigt, indem sie die Kommunikation und Zusammenarbeit auf der Grundlage umfassender Daten fördert.

Eine Plattform, die einfach zu bedienen ist und gleichzeitig Spaß macht, motiviert Mitarbeitende, sie aktiv zu nutzen. Dies ist wichtig, um einen datengetriebenen Ansatz für das Unternehmen mit der jeweiligen Low-Code-Plattform zu schaffen. Weiterhin sollte die Fähigkeit zur Skalierung entsprechend dem jeweiligen Geschäftswachstum geprüft werden. Grundsätzlich ist es immer eine gute Idee, die Plattform von den Mitarbeitenden selbst ausprobieren zu lassen und sie in den Entscheidungsprozess einzubeziehen. So stellen Unternehmen die Förderung der Produktivität sicher, da komplexe Arbeitsabläufe vereinfacht werden können und für alle zugänglich gemacht werden können.

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Kommunikationslösungen sicher hosten – aber wie?

Kommunikationslösungen sicher hosten – aber wie?

Der Anbietermarkt von SaaS-Lösungen wächst und die Nachfrage nach flexiblen und skalierbaren Infrastrukturen nimmt zu. Parallel steigen die Anforderungen an Datenschutz und -sicherheit

. Leider auch die Anzahl von Hackerangriffen und Vorfällen, welche die Cybersicherheit gefährden, vervielfacht sich – wie der aktuelle BSI-Lagebericht zudem bestätigt. Dabei ist vielen Organisationen nicht bewusst, dass sie mit ihren IT-Lösungen ins Visier von Cyberkriminellen geraten können oder sich rechtlich auf sehr dünnes Eis begeben. Worauf kommt es bei der Wahl einer Kommunikationslösung also an und welche Rolle spielt dabei das Hosting von Kommunikationslösungen?

Kommunikationslösungen sicher hosten – aber wie?

Viele Tools und Kommunikationslösungen, die hierzulande im Unternehmensalltag zum Einsatz kommen, basieren auf Lösungen großer US-amerikanischer Cloud-Provider. Das Problem hierbei ist, dass es keine Rechtsgrundlage gibt, um personenbezogene Daten – beispielsweise Name, Standort und Kontaktinformationen der kommunizierenden Personen – in den USA oder von US-Unternehmen verarbeiten zu lassen. Der sogenannte transatlantische Datentransfer wäre nur zulässig, wenn die USA als Drittland ein angemessenes Datenschutz-Niveau vorweisen könnten (Artikel 44 DSGVO) – oder ein sogenannter Angemessenheitsbeschluss (Artikel 45 DSGVO) vorläge. Beides ist nicht mehr gegeben, seit der Europäische Gerichtshof (EuGH) auch das Privacy Shield-Abkommen 2020 für ungültig erklärte.

Dringender Handlungsbedarf für Unternehmen

Doch es geht nicht nur um den Schutz personenbezogener und unternehmenskritischer Daten, sondern auch um die Gewährleistung des Organisationsbetriebs und der Kommunikation – insbesondere in Krisen- und Notfallsituationen. Laufen bestimmte Dienste einer Organisation in der Cloud großer US-Konzerne, sind Alternativen als eine Art Sicherheitsnetz nötig, um bei einem Ausfall dieser Cloud-Strukturen – ganz gleich ob durch höhere Gewalt, menschliches Fehlverhalten oder gezielte Attacken – wichtige Prozesse wie die interne Kommunikation aufrechterhalten zu können. Hier geht es gezielt darum, digital resilient und souverän zu sein. Denn dann kann auch in Krisensituationen oder im Fall von Cyberattacken im eigenen Unternehmen die volle Funktionsfähigkeit der Software-Lösungen gewährleistet werden. So ist der interne Informationsfluss zu keiner Zeit unterbrochen und die Organisation bleibt weiter handlungsfähig.

Zero Trust: Mit Netz und doppeltem Boden

Ein Plus an Sicherheit gewinnen Unternehmen, wenn Sie mit dem Zero-Trust-Modell zusätzliche Sicherheit in ihre IT-Infrastruktur integrieren. Die Prämisse des Modells ist: Kein Tool, keine Plattform, kein User ist sicher. Deshalb werden jede Anforderung, jeder Zugriff und jede Anfrage an das System so geprüft, als käme sie aus einem offen zugänglichen Netzwerk. Bevor also ein Zugriff gewährt wird, gilt es diesen vollständig zu authentifizieren, zu autorisieren und zu verschlüsseln sowie die Identität und den Zustand des Endgeräts zu überprüfen. Umfassende Business Intelligence (BI) und Analytics erkennen zudem Anomalien in Echtzeit und wehren sie ab. Dies macht es Cyberkriminellen erheblich schwerer, die Kommunikationslösung als Einfallstor zu nutzen.

Checkliste: Eine sichere Kommunikationslösung auswählen

Mit dem Ziel die eigenen Daten bestmöglich zu schützen und die Kommunikation auch im Krisenfall sicherzustellen, müssen Unternehmen ihre bestehende (wie auch jede neu in Erwägung gezogene) Kommunikationslösung und deren Hosting-Anbieter hinsichtlich Datenschutz und -sicherheit überprüfen und sich folgende Fragen stellen.

Im Hinblick auf das Hosting:

  • Bietet der Dienstleister für seine Kommunikationslösung verschiedene Hosting-Modelle an (Public Cloud, Private Cloud, On-Premises)?
  • Findet bei Public-Cloud-Lösungen kein Datentransfer in die USA oder andere Drittländer ohne angemessenes Datenschutzniveau statt?
  • Liegen Sitz des Software-Anbieters und des Cloud-Providers innerhalb der EU?
  • Basiert die Kommunikationslösung auf einer ausfallsicheren Serverinfrastruktur in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren?

Bezüglich Datenschutz und -sicherheit:

  • Lässt sich das Zero-Trust-Modell damit umsetzen?
  • Werden alle Anforderungen der DSGVO und ggf. anderer rechtlicher Vorschriften, umgesetzt? Dazu gehören beispielsweise
    • Dokumentations- und Archivierungspflichtenkeine Analyse von MetadatenAnonymisierung von personenbezogenen Daten
    • Mehrfachauthentifizierung u.v.m.
  • Folgt der Software-Anbieter den Grundsätzen von Privacy by Design und Privacy by Default?
  • Garantiert der Dienstleister dem Anwender die volle Kontrolle und Datenhoheit?
  • Bringt der Anbieter der Kommunikationslösung entsprechende Erfahrung im Umgang mit Datenschutz und Datensicherheit mit?
  • Kann die Kommunikationslösung mit detaillierten Referenzen überzeugen?

Lassen sich diese Fragen für eine konkrete Kommunikationslösung bejahen, besteht aus datenschutzrechtlicher Sicht und im Hinblick auf Datensicherheit und -souveränität eine gute Grundlage. Natürlich muss anschließend auch die Funktionalität der Lösung überzeugen, darunter Standard-Funktionen wie beispielsweise Echtzeit-Messaging, Videotelefonie und die Einbindung mehrerer Endgeräte. Aber auch business-relevante Aspekte – etwa eine einfache Administrationsoberfläche und Nutzerverwaltung, Alarmierungen und Status-Nachrichten sowie die Möglichkeit, organisationsübergreifend zu kommunizieren und auch Drittsysteme anzubinden. Schließlich ist es auch die Qualität von Kommunikationsprozessen, welche die digitale Resilienz und Souveränität fördert.

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Fazit: Datensouveränität ist das A und O

Nicht allen Unternehmen ist aktuell bewusst, auf welcher rechtlichen und technologischen Grundlage sie ihre Kommunikationslösungen betreiben. Nicht selten fehlt die Transparenz seitens der Lösungsanbieter, auch hinsichtlich der Erklärungen zu Datenschutz und Sicherheitsstandards. Dies sorgt für eine bedenkliche Abhängigkeit der Unternehmen von diesen Anbietern. Dabei trägt jedes Unternehmen rein rechtlich selbst die Verantwortung für die Datenverarbeitung. Folglich sollte es souverän steuern können, dass die Verarbeitung von personenbezogenen und unternehmenskritischen Daten den gesetzlichen Anforderungen und eigenen Ansprüchen genügt. Wenn es um Datensouveränität geht, gibt es keine Kompromisse

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