3 Gründe für eine integrierte Projektmanagementlösung

3 Gründe für eine integrierte Projektmanagementlösung

Komplexe Kundenaufträge, Produktentwicklungen oder die Optimierung der Geschäftsprozesse – laufend werden in Unternehmen neue Projekte angestoßen. Um diese erfolgreich durchzuführen, gilt es, über mehrere Fachbereiche hinweg Aufgaben zu koordinieren, Ressourcen zu planen und alle Beteiligten stets informiert zu halten. Drei Gründe sprechen für eine in das ERP-System integrierte Projektmanagementlösung, um solche vielfältigen Planungs-, Abwicklungs- und Controllingaufgaben einfach zu meistern

3 Gründe für eine integrierte Projektmanagementlösung

Grund 1: Projektplanung – bereichsübergreifend und grafisch unterstützt

Eine integrierte Projektmanagementlösung verknüpft die Abläufe von Fachbereichen und schafft eine Klammer sowohl über Vertriebsaufträge als auch in der Fertigung.  Aufgaben, Fertigungsaktivitäten, Ressourcen und Termine lassen sich übergreifend planen und steuern. So können beispielsweise für Terminverschiebungen selbst definierte Workflows sowohl für den Key-Account als auch für den Produktionsplaner eingerichtet werden.  Zur effizienten Planung stehen dem Projektteam vielfältige Grafiken in Form von Projektstrukturplänen, Netzplänen und Gantt-Diagrammen zur Verfügung.

Grund 2: Höchste Transparenz durch Multi-Projektmanagement

Das Projektmanagement legt als übergeordnete Planungsinstanz alle erforderlichen Arbeitsabläufe und Ressourcen fest. Um Engpässe oder Ressourcenkonflikte mit anderen Vorgängen schnell zu erkennen, berücksichtigt ein integriertes ERP-System sämtliche Projekte des Unternehmens. So lassen sich Terminverzögerungen noch zuverlässiger vermeiden und gegensteuernde Maßnahmen frühzeitig einleiten.

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Grund 3: Voll integriertes Projektcontrolling

Eine enge Verzahnung der Projektmanagementlösung mit dem ERP-System sorgt zu jedem Zeitpunkt für einen genauen Überblick über alle geplanten, entstandenen und noch zu erwartenden Kosten. Nach den ersten Budgetschätzungen und der Vorkalkulation werden die tatsächlichen Eingangsrechnungen, Materialentnahmen und Zeiten direkt im Projekt ausgewiesen.  Für die Kostenrechnung entsteht kein zusätzlicher Aufwand und ein zentralisiertes Controlling kann die Projektleiter entlasten. Die Nachkalkulation wird damit vereinfacht und es ergeben sich keine unterwarteten Ergebnisse. Mit einer solchen mitlaufenden Aufwandsbetrachtung kennen die Projektmanager zu jeder Zeit die Gesamtsituation und das Controlling hat alle Projekt- und Herstellkosten im Griff.

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So bleiben KMU trotz Materialengpässen handlungsfähig

So bleiben KMU trotz Materialengpässen handlungsfähig

Kaum ein Unternehmen in Europa ist derzeit nicht von Materialengpässen und Preissteigerungen bei Rohstoffen betroffen. Der Mangel belastet schon längst nicht mehr nur Großkonzerne. Auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen blockieren Lieferengpässe trotz voller Auftragsbücher die Produktion. Eine Entspannung ist kaum in Sicht. Doch wie können Betriebe Ausnahmesituationen wie dieser begegnen und dennoch handlungsfähig bleiben?

So bleiben KMU trotz Materialengpässen handlungsfähig

Ein besonders drastisches Beispiel ist die Halbleiterbranche, die nun auch durch die Ukraine-Krise nicht zur Ruhe kommt. Halbleiter sind in Europa zur Mangelware geworden. Egal, ob das Rekordtief der Autozulassungen im Januar 2022 auf dem Niveau von 1990 oder das Fehlen von Produkten wie der neuen Spielekonsole PlayStation®5 von Sony in den Regalen der Elektronikfachmärkte – die Elektronikindustrie leidet unter der Materialknappheit.

Wer jedoch denkt, dass der Halbleitermangel nur große Unternehmen betrifft, der irrt: Längst ist der Engpass in den kleinen und mittelständischen Unternehmen in Europa angekommen. Dort zeichnet sich seit Monaten eine bizarre Situation ab. Die Auftragslage ist gut, doch die Nachfrage kann kaum bedient werden. Die Lieferdauer beim Einkauf von Rohstoffen und Produktionsmitteln ist lang. Häufig verdoppeln sich Wartezeiten – ein Jahr ist keine Seltenheit mehr für Mikrochips und Halbleiter. Zudem steigt mit der hohen Nachfrage auch der Preis. Der Einkauf der elektronischen Bauteile wird für KMUs zum Nadelöhr. Auch wenn viele der Unternehmen Halbleiter und Chips kaum bis gar nicht benötigen, so sind sie dennoch ein wichtiger Bestandteil von Produktionsmaschinen und Fertigungszubehör. Um die hohe Nachfrage nach Produkten zu bedienen, werden aber genau diese zur Erhöhung der unternehmenseigenen Fertigung gebraucht.

Keine kurzfristige Entspannung in Sicht

Auch die Politik sieht bei den aus den Fugen geratenen Lieferketten der Elektronikindustrie Handlungsbedarf. Um gegenzusteuern, will die Europäische Union 43 Milliarden Euro in die Steigerung der Produktion von Halbleitern in Europa investieren. Auch Hersteller wie Intel reagieren auf den Handlungsbedarf. Das Unternehmen gab bekannt, in Magdeburg 17 Milliarden Euro für den Aufbau einer Chipfabrik investieren zu wollen. Eine schnelle Erholung ist trotz vielfältiger Maßnahmen nicht in Sicht. Statistiken und Experten sind sich einig: Der Mangel an elektronischen Bauteilen wird die Weltwirtschaft noch weiter belasten. Das zeigen auch die Auftragsbücher der Hersteller von Halbleitern: Die Unternehmen sind langfristig verplant und ausgebucht. Neben dem generellen Nachholbedarf, der durch die Coronapandemie entstand, spielen auch andere Faktoren eine Rolle. Das verstärkte Arbeiten aus dem Homeoffice, der vielerorts dringend benötigte Ausbau der Digitalisierung und die zunehmende Elektrifizierung der Automobilindustrie sind nur drei weitere Beispiele von vielen.

So bleiben KMU trotz Materialengpässen handlungsfähig
Unternehmen, die die Möglichkeiten der Digitalisierung nutzen, können schneller und flexibler auf Materialengpässe reagieren und bleiben so lieferfähig

Tipps für höhere Reaktionsgeschwindigkeit im Einkauf

Die aktuelle Situation in der Halbleiterbranche zeigt einmal mehr, welche entscheidende Rolle die Transparenz in der Supply Chain spielt. Unternehmen, die die Möglichkeiten der Digitalisierung nutzen, können schneller und flexibler auf Materialengpässe reagieren und bleiben so lieferfähig. Wie die Möglichkeiten der Digitalisierung dabei helfen und was Anwender bei deren Einführung beachten sollten, haben wir in drei Tipps zusammengefasst.

Tipp 1: Eine professionelle Absatzplanung integrieren

Einkäufer sollten Softwaretools nutzen, um alle verfügbaren Marktinformationen in ihre Berechnungen einzubeziehen. Das schafft Transparenz und hilft dabei, bereits frühzeitig die richtigen Mengen zu bestellen. Mit einer KI-gestützten Bestandsmanagementsoftware lassen sich detaillierte Absatzprognosen beispielsweise auf der Basis von tagesaktuellen Berechnungen erstellen. Forecasts sind ein elementarer Bestandteil einer professionellen Absatzplanung. Einkäufer sollten diese mit spezialisierter Software berechnen, die alle relevanten Faktoren wie Lieferzeiten, Lieferantenkonditionen und aktuelle Markteinflüsse verlässlich mit einbezieht. Die Absatzplanung sollte auf keinen Fall isoliert betrachtet werden: Ihr volles Potenzial entfaltet sie als Teil eines integrierten Sales & Operations Planning. Dieser ganzheitliche und abteilungsübergreifende Prozess ermöglicht es Unternehmen, Datensilos aufzubrechen und die richtige Balance zwischen Nachfrage und Angebot sicherzustellen.  

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Tipp 2: Kommunikation mit Lieferanten optimieren

Die digitale Kommunikation mit Lieferanten und Logistikdienstleistern wird immer wichtiger. Eine gemeinsame Plattform ist dafür die beste Grundlage. Dafür gibt es unterschiedliche Möglichkeiten: Ob EDI, Web-EDI, ein Lieferantenportal als Software-as-a-Service-Tool oder eine Kombination aus allen Möglichkeiten – digitale Lösungen ermöglichen eine schnelle, fehlerfreie und unkomplizierte Kommunikation und helfen Einkäufern zudem dabei, die optimalen Lieferanten zu finden. Nutzer einer solchen Lösung profitieren von höherer Transparenz, einer gesteigerten Reaktionsfähigkeit und in der Konsequenz von einer verbesserten Wettbewerbsfähigkeit. Und das wirkt sich langfristig auch positiv auf das Image aus.

Tipp 3: Softwaretools intelligent auswählen

Mit Softwaretools können Unternehmen ihre Wertschöpfungskette digitalisieren. So erhalten sie kundenindividuelle Übersichten über die Bestellungen, den aktuellen Status und alle weiteren Informationen über ihre Ware aus einer Hand. Insbesondere in der nun bereits seit Monaten anhaltenden Krise rund um den Mangel an Mikrochips, Halbleitern und weiteren Produktionsrohstoffen können Unternehmen mit einem frühen ROI der Software rechnen. Bei der Auswahl einer Softwarelösung ist es entscheidend, die eigenen Anforderungen im Detail zu kennen. Nur so kann der Funktionsumfang perfekt auf die eigenen Bedürfnisse abgestimmt werden. Die Tools sollten sich zudem nahtlos in die bestehende Systemlandschaft integrieren lassen. Dabei unterstützt ein Anbieter mit Branchenerfahrung.

So bleiben KMU trotz Materialengpässen handlungsfähig
Kaum ein Unternehmen in Europa ist derzeit nicht von Engpässen und Preissteigerungen bei Rohstoffen betroffen. Der Mangel belastet schon längst nicht mehr nur Großkonzerne.

Gut zu wissen: Was ist ein Halbleiter?

Ein Halbleiter ist ein elektronisches Bauteil, das nur unter bestimmten Voraussetzungen Strom leitet. Hinsichtlich der Leitfähigkeit liegt es zwischen Leitern (wie Kupfer oder Eisen) und Isolatoren (wie Kohle oder Glas). Zumeist bestehen Halbleiter aus dem Element Silizium, das in einem Verfahren hauchdünn auf die Halbleiterplatten (sog. Wafer) aufgetragen wird. Bei niedrigen Temperaturen leiten diese Mikrochips keinen Strom. Erst mit zunehmender Wärme transportieren sie ihn. Die Leitfähigkeit von beispielsweise Metallen nimmt hingegen mit steigenden Temperaturen ab. Zudem ermöglichen Halbleiter, Strom präzise und effizient zwischen anderen elektronischen Bauteilen zu verteilen und zu steuern. Sie ermöglichen damit einen leichten Wechsel zwischen Stromfluss und Stromisolation. Dadurch bilden sie die Basis für Steuerungen und elektrische Programme.

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Die Zukunft der Unternehmenssoftware im Zeitalter der Digitalisierung

Die Zukunft der Unternehmenssoftware im Zeitalter der Digitalisierung

Inzwischen gehören klassische ERP-Modelle schon fast selbst zur Vergangenheit. Die Zeiten ändern sich rasant – nicht jede Software kann da mithalten. Deshalb müssen Unternehmen sich umorientieren und Softwarelösungen auf ganz neue Weise finden.

Die Zukunft der Unternehmenssoftware im Zeitalter der Digitalisierung

Es war das Jahr 1972 als in Deutschland ein Unternehmen gegründet wurde, das den ersten disruptiven Wandel in der Geschichte der Unternehmenssoftware einleitete. Die SAP. Die Idee bei der Entwicklung der Standardsoftware war, eine einheitliche Geschäftslogik zu definieren, die ohne größere Anpassungen auf die Anforderungen möglichst vieler Unternehmen passt. Des Weiteren kamen die SAP Gründer auf die Idee, nicht einzelne, unabhängige Softwaresysteme zu designen, sondern ein einheitliches, funktionsübergreifendes und integriertes Anwendungssystem. Der Begriff ERP (Enterprise Resource Planning) war geboren.

Was war?

Mit der Client Server basierten ERP Software begann dann der Siegeszug der Unternehmens(standard)software überhaupt. Nahezu alle größeren und auch die überwiegende Mehrheit der mittleren und kleineren Unternehmen weltweit haben in den letzten Jahren ein ERP System eingeführt. Zwar gestaltete sich die Einführung nicht immer ganz so einfach und kostengünstig wie anfangs versprochen, dennoch konnten die meisten Unternehmen durch die Einführung derartiger Unternehmenssoftware Prozesse beschleunigen, Daten integrieren und generell effizienter und produktiver arbeiten, als das vor der Einführung der Fall war. Insbesondere in den Bereichen Rechnungswesen und Controlling.

Was ist?

Die Einführung des Internets und das damit verbundene Cloud Computing hat dann den nächsten Technologie- und Architekturwechsel in der Unternehmenssoftware eingeleitet, der bis heute wirkt. Insbesondere der Internetbrowser als neue Front End Technologie ist hier zu nennen. Neben dem Technologie- und Architekturwechsel hat die Cloud aber auch zu neuen Konsum-, Bezahl- und Nutzungsmodellen von Unternehmenssoftware geführt. Beim Cloud Computing wird die Software nicht mehr als „Softwarelizenz mit Wartung“ gekauft, sondern als „Cloud Service“ (Public oder Private). Man kauft also keine Software mehr, sondern man mietet einen Service.

Auch wenn das Internet hier zu wesentlichen Veränderungen in der Architektur, Bereitstellung und Bezahlung von Unternehmenssoftware geführt hat, so ist die Grundidee der vom Hersteller (fest) vordefinierten Geschäftslogik immer noch die gleiche und unverändert geblieben.

Nach Client Server und Cloud Computing begann dann um das Jahr 2012 die Megadisruption schlechthin. Die Digitalisierung. Das Motto lautet: „Software is eating the world“. Bei der Digitalisierung geht es im Wesentlichen darum, auf Basis innovativer (digitaler) Softwarelösungen neue Geschäftsmodelle zu entwickeln oder bestehende Geschäftsmodelle anzupassen oder zu erweitern. Digitalisierung bedeutet übersetzt nichts anderes als Innovation durch Software. Der Focus liegt hierbei auf dem, was man heute als „Experience“ bezeichnet. Es geht darum, das Erlebnis des Kunden sowohl im Umgang mit den Produkten oder Services als auch im Umgang mit dem Unternehmen selbst massiv zu verbessern.

Die technologische Basis für diese digitalen Veränderungsprozesse stellt die Unternehmenssoftware dar. Nach dem Motto: „Business applications run the digital business“. Bei der Digitalisierung stößt die traditionell als Standardsoftware entwickelte Unternehmenssoftware ERP (ob Cloud oder nicht Cloud ist dabei völlig egal) aber nun an ihre konzeptionellen und technologischen Grenzen. Wie bereits zuvor erläutert, basiert die Idee der Standardsoftware darauf, dass die in ihr abgebildete Geschäftslogik vom Hersteller vorgedacht und entsprechend „hart“ codiert wurde. Wie der Name schon sagt, geht es um Standarisierung und Harmonisierung. Die „Power of Innovation“ liegt damit beim Softwarehersteller und nicht beim Kunden. Dies steht aber nun im krassen Widerspruch zu dem, was das Wesen der Digitalisierung ausmacht: Differenzierung, Flexibilität und kurze Innovationszyklen. Die Digitalisierung erfordert eine hohe Innovationsgeschwindigkeit an neue Geschäftsanforderungen und hohe Flexibilität und Agilität bei der Bereitstellung neuer Softwarelösungen für das Business. Die klassische Standardsoftware kann diese Anforderungen nicht erfüllen. Sie wurde dafür auch nicht gebaut. Das heißt aber nicht, dass diese Softwaresysteme im Zeitalter der Digitalisierung nicht mehr benötigt werden. Ganz im Gegenteil, sie sind der Hüter wichtiger Daten und Prozesse, die auch im Zeitalter der Digitalisierung noch von großer Bedeutung sind. Aber sie sind nicht mehr das Fundament für die neuen, differenzierenden und innovativen Geschäftslösungen im Bereich Customer Experience.

Was kommt?

Wenn die klassische Unternehmenssoftware nachweislich nicht in der Lage ist, den Anforderungen der Digitalisierung gerecht zu werden, was ist es dann? Die Antwort zu dieser Frage lautet: Technologieplattformen. Nach dem Motto: „Platform beats product all the time“. Die „Power of Innovation“ muss wieder vom Hersteller zurück zum Kunden. Dorthin, wo das Wissen über Daten und Geschäftsprozesse zu Hause ist. Die Unternehmen müssen sich wieder in die Lage versetzen, innovative und differenzierende Geschäftsapplikationen selbst oder mit Partnern zu entwickeln. Das bedeutet, die Unternehmen sind aufgefordert, sich wieder die Fähigkeit der Softwareentwicklung anzueignen. Eine Fähigkeit, die durch die fast ausschließliche Konzentration auf Standardsoftware in den letzten 25 Jahre fast völlig verloren ging. Ziel muss sein: „Every company becomes a software company“. Und das ist einfacher gesagt, als getan. Die Entwicklung hochqualitativer und hochinnovativer Softwaresysteme ist eine komplexe und hochkreative Aufgabe zugleich. Das lernt man nicht über Nacht. Viele, insbesondere kleinere und mittelständische Unternehmen werden diesen „Sprung“ deshalb nicht alleine schaffen. Hier geht es dann darum, sich zusammenzuschließen und mit strategischen Partner zu arbeiten. Weil Innovationen immer und überall auf Softwaresystemen beruhen, gibt es dazu jedoch keinerlei Alternativen. Nichts zu tun, wäre fahrlässig. Nur so kann es den Unternehmen gelingen, schnell und flexibel zu agieren. Nicht umsonst stellen viele große und mittlere Unternehmen vermehrt Softwareentwickler ein. Das Unternehmen VW hat sogar ein komplett neues Vorstandsressort für Software definiert. Andere werden folgen.

Warum sind nun diese zuvor genannten Technologieplattformen von so hoher
Bedeutung für die Digitalisierung.  Diese
Plattformen, wenn sie als Cloud Service angeboten werden auch häufig als PaaS
(Platform as a Service) bezeichnet, unterstützen den kompletten
Softwareentwicklungsprozess. Design, Development, Testing, Deployment,
Execution, Monitoring und Administration von Geschäftsapplikationen sind die
wesentlichen Aufgaben dieser Plattformen. Sie ermöglichen es Unternehmen, neue,
innovative Geschäftslogik schnell und agil zu entwickeln und bereitzustellen.
Gerade der Aspekt der Geschwindigkeit spielt hier eine entscheidende Rolle. Im
Zeitalter der Digitalisierung ist Geschwindigkeit das höchste Gut. Ein weiterer
Aspekt, der in diesem Zusammenhang eine gewichtige Rolle spielt, ist die
Unsicherheit oder Unvorhersehbarkeit zukünftiger Entwicklungen im Bereich der
Digitalisierung. Viele Unternehmen wissen zum heutigen Zeitpunkt nicht, wie in
5 oder 7 Jahren ihre Produkte, Services oder Geschäftsprozesse aussehen werden.
In dieser Situation, wo es darum geht, auf das „Unbekannte“ vorbereitet zu sein,
sind Flexibilität und Reaktionsgeschwindigkeit unverzichtbare
Unternehmensfähigkeiten –  nicht
Standardisierung und Harmonisierung.

Bei diesen Plattformen zeichnet sich nun ein wegweisender Trend ab, der sogenannte Low Code Ansatz. Wie bereits ausgeführt, ist Softwareentwicklung kein trivialer Vorgang. Bei dem Einsatz traditioneller Tools braucht man somit die entsprechenden Skills. In der Regel professionelle Softwareentwickler. Auf Grund der Tatsache, dass die Nachfrage nach diesen Fähigkeiten derzeit sehr hoch ist, das Angebot aber eher gering ausfällt, läuft man zwangsläufig in eine Skill Problematik. Hier kommen nun die Low Code Plattformen ins Spiel. Sie erheben den Anspruch, die Entwicklung von digitalen Geschäftsapplikationen massiv zu vereinfachen und zu beschleunigen. Das erreichen diese Plattformen im Wesentlichen dadurch, dass das Design der Geschäftslogik (Benutzeroberflächen, Geschäftsprozesse, Daten, etc.) nicht mittels klassischer Programmiersprachen erfolgt (Codierung), sondern auf der Basis von grafischen Benutzeroberflächen (Drag and Drop). Aus diesen grafisch erstellten Modellen (Meta Daten) wird dann im Hintergrund automatisch der entsprechende Programmcode generiert. Ziel ist es, auch solche Mitarbeiter im Unternehmen mit der Fähigkeit zur Softwareentwicklung zu betrauen, die nicht Teil der zentralen IT sind und somit keine Softwareentwicklungsexperten, es geht um Technik affine Mitarbeiter aus den Fachbereichen (Citizen Developer). Es ist davon auszugehen, dass die Zentrale IT in den Unternehmen zukünftig nicht mehr in der Lage sein wird, den Bedarf an Geschäftsapplikationen im Unternehmen mit eignen Ressourcen zu befriedigen. Es muss ein Weg gefunden werden, die Entwicklungskapazitäten zu erweitern. Low Code ist der Ansatz genau dafür. Das heißt aber nicht, dass diese Low Code Plattformen nicht auch von der Zentralen IT eingesetzt werden können. Das Gegenteil ist der Fall. Auch obliegt der Zentralen IT die Governance .

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Kaufabbrüche vermeiden: Tipps &Tricks für den Checkout im Online-Handel

Kaufabbrüche vermeiden: Tipps &Tricks für den Checkout im Online-Handel

Beim Bezahlvorgang in Online-Shops passieren leicht vermeidbare Fehler, die zu Kaufabbrüchen führen können. Microtech beschreibt in in diesem Beitrag die wichtigsten Optimierungsaspekte. Daraus ergeben sich Tipps und Tricks für den Checkout im Online-Handel, um Kaufabbrüche zu vermeiden.

Kaufabbrüche vermeiden: Tipps &Tricks für den Checkout im Online-Handel

Der Online-Handel verzeichnet seit vielen Jahren überdurchschnittliche Wachstumsraten und erlebt seit dem Jahr 2020 einen zusätzlichen Boom. Und dies sowohl b2b als auch b2c, in allen Märkten und Unternehmensgrößen. Dieses Potenzial bietet auch kleineren bis mittelständischen Unternehmen, die in den Online-Handel eingestiegen sind oder diesen Schritt planen, große Chancen, ihr Business weiter auszubauen und ihre Marktposition zu festigen. Doch leider passieren in vielen Internet-Shops insbesondere beim Bezahlvorgang vermeidbare Fehler. Damit diese nicht zu Kaufabbrüchen führen, hat der ERP-Anbieter Microtech, der neben branchenfokussierten Lösungen auch eine ERP-Plattform speziell für den Online-Handel im Portfolio führt, ein Whitepaper verfasst. Abgesehen von Hintergrundinformationen erhalten Händler darin praktische Anleitungen, wie sie Warenkorbabbrüche vermeiden können.

Die häufigsten Gründe für Kaufabbrüche

Während viele Online-Handelsunternehmen einen guten Job bei der Gestaltung des Shops und der wichtigen User-Experience machen, ist dies beim Bezahlprozess oft nicht der Fall. Wenig intuitive Formulare für den Bezahlprozess sind eine häufige Ursache für Kaufabbrüche. Eine weitreichende Automatisierung der Dateneingabe, unmittelbar aus dem ERP, inklusive einer potenziell benötigten Datenmaskierung, erleichtert den Prozess für den Kunden. Zudem fördert sie den erfolgreichen Checkout-Prozess.

Vermeiden Sie Kaufabbrüche im Online-Shop

Der gesamte Zahlungsvorgang sollte zudem strikt für unterschiedlichste Geräte optimiert sein. Der Trend geht bei allen Käufern hin zum Mobilgerät; es gilt das Motto „Mobile first“. In der Generation Z (16-24 Jahre) nutzen bereits neun von zehn Shop-Besucher ihr Smartphone für den Einkauf im Netz. Im Whitepaper hat Microtech eine Checkliste erstellt, um die wichtigsten Aspekte der Formulargestaltung im Checkout-Prozess zu prüfen und zu optimieren.

Eine weitere entscheidende Rolle spielen beim Bezahlvorgang die zur Verfügung stehenden Bezahlarten. Genau so vielfältig wie die Wünsche der Käufer, sollten die Bezahlarten sein. Händler haben die Qual der Wahl. Sie müssen die passenden Bezahloptionen für ihre Kundschaft zu wählen. Gleichzeitig müssen sie die beste Option für das eigene Business sowie für die nahtlose Anbindung an das ERP finden. Als Orientierungshilfe hat Microtech im Whitepaper die meistgenutzten klassischen Online-Bezahlarten mit den jeweiligen Vor- und Nachteilen für den Kunden bzw. den Händler gegenübergestellt.

Erwartungshaltung der Käufer

„Laut einer Erhebung der Payment Plattform Stripe, haben 33 Prozent der Befragten in Deutschland im Jahr 2021 mindestens doppelt so viele Online-Bestellungen getätigt wie im Vorjahr. Dabei hat sich auch die Erwartungshaltung der Käufer maßgeblich geändert. Es ist Realität und Anspruch, dass das Produkt zum Kunden kommt und nicht der Kunde zum Produkt. Es gilt daher die Erwartungen der Kunden und die Prozesse im Online-Handel smart aufeinander abzustimmen, um für beide Seiten das Erfolgserlebnis sicherzustellen. Dies ist ein iterativer Prozess, der dann möglich ist, wenn die passende technologische und funktionale Basis dafür geschaffen ist“, sagt Chris Jakob, Teamleiter Neukundenvertrieb bei Microtech.

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Skalierbare Software: Der Schlüssel für erfolgreiche und schnell wachsende Unternehmen

Skalierbare Software: Der Schlüssel für erfolgreiche und schnell wachsende Unternehmen

Unternehmen legen sich schnell ein großes Arsenal an spezialisierter Software zu, die sie bei CRM, Projektmanagement, Ticketing und vielem mehr unterstützt. Solche Software ist anfangs hilfreich, aber wenn ein Unternehmen wächst, wächst auch das komplexe Geflecht aus Tools, Anwendungen und Plattformen. Mit der Zeit kann dieses Geflecht die Arbeit verlangsamen und die Kommunikation und den Fortschritt erschweren. Darüber hinaus wird es immer schwieriger, all diese verschiedenen Software-Anwendungen an die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens anzupassen. Die Fähigkeit eines Unternehmens, zu wachsen, ist dann an die Grenzen der verwendeten Software gebunden. An dieser Stelle kommt skalierbare Software ins Spiel.

Skalierbare Software ist die Lösung für agile Unternehmen

Skalierbare Software bietet eine flexible und dynamische Lösung, die an viele verschiedene Anwendungsfälle angepasst werden kann. Das bedeutet, dass ein wachsendes Unternehmen eine Plattform nutzen kann, um viele verschiedene Geschäftsbereiche nahtlos zu verwalten. Gehen wir näher darauf ein, welche Vorteile skalierbare Software bietet und warum sie ein Schlüssel zum Erfolg ist.

Ein unabhängigeres Unternehmen werden

Unternehmen, die sich auf eingeschränkte Software verlassen, werden sich irgendwann in einer Sackgasse wiederfinden. Wenn ihre Software nicht mehr ausreicht, wenden sie sich oft an externe Spezialisten, um zusätzliche Funktionen zu entwickeln. Das kann teuer und zeitaufwändig werden. Außerdem kannes zu unvollkommenen Ergebnissen führen, da diese Spezialisten die Bedürfnisse des Unternehmens nicht besonders gut kennen. Es bedeutet auch, dass das Unternehmen von komplexem benutzerdefiniertem Code und der Person oder der Softwarefirma, die ihn geschrieben hat, abhängig ist.

Im Gegensatz dazu kann Low-Code/No-Code-Software eine großartige, skalierbare Lösung sein. Diese Software lässt sich leicht an die Bedürfnisse eines jeden Unternehmens anpassen, da sie aus austauschbaren, anpassbaren Bausteinen besteht, ähnlich wie ein Lego-Set.

Mit einzelnen Modulen können die Teammitglieder eines Unternehmens ihre eigene Software erstellen. Die Bedienoberfläche ist sehr intuitiv und nutzerfreundlich und erfordert daher keine besonderen IT- oder Programmierkenntnisse. Damit entfällt die Abhängigkeit von externen Spezialisten oder hochtechnisierten Personen.

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Auf dem Weg zur Transparenten Organisation

Es kann problematisch sein, wenn an der teamübergreifenden Arbeit mehrere Personen aus verschiedenen Teams oder Abteilungen beteiligt sind, die alle unterschiedliche Software verwenden. Die Verwendung separater und unflexibler Software führt zu Missverständnissen, unklaren Zuständigkeiten und einem Mangel an Anerkennung.

Skalierbare Software hilft, diese organisatorischen Silos aufzubrechen. Ein einheitliches System ermöglicht es allen Teammitgliedern, die Arbeit der anderen sowie die gemeinsame Arbeit zu sehen und schafft so Transparenz im gesamten Unternehmen. Außerdem werden die Verantwortlichkeiten klar geregelt, sodass jeder weiß, wer woran arbeitet und doppelte oder Arbeit vermieden wird. All dies fördert die Zusammenarbeit und macht deutlich, welche Teammitglieder sich besondere Anerkennung verdient haben.

Mehr Beteiligung aller Mitarbeitenden

Um Software erfolgreich zu implementieren, müssen die Mitarbeiter, die sie tatsächlich in der täglichen Arbeit nutzen werden, von Anfang an mit an Bord sein. Denn das Management oder das IT-Team, das eine Software auswählt, sind nicht unbedingt diejenigen, die sie im Endeffekt tagtäglich nutzen.

Bei skalierbarer Software kann das Team, das die Software nutzt, diese an seine eigenen Bedürfnisse anpassen. Auf diese Weise ist es nicht nur wahrscheinlicher, dass die Software ihre Probleme behebt, sondern es ist auch wahrscheinlicher, dass das Team in die Nutzung der Software investiert. Es handelt sich um ein viel flexibleres System, das sich nahtlos an die sich ändernden Anforderungen des Teams anpassen kann.

Skalierbare Software
Graphs diagram and charts

Relevant für Unternehmen jeder Größe

Unabhängig davon, ob ein Team aus drei, dreißig oder dreihundert Mitarbeitern besteht, ist skalierbare Software für Unternehmen jeder Größe und in jeder Phase von Bedeutung. Jedes wachsende Unternehmen sollte über Software verfügen, die mit ihm wächst, und skalierbare Low-Code/No-Code-Software ist der Schlüssel dazu. Schließlich soll Software letzten Endes ein Unternehmen und seine Mitarbeiter bei der Arbeit unterstützen und nicht dazu führen, dass sie mehr Arbeit haben.

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eRechnungen im Format ZUGFeRD aus dem ERP heraus versenden: Checkliste zur Umstellung aus Sicht von Experten

Dass die eRechnung mit 60% Einsparpotential und der Chance auf innovative Prozesse viele Vorteile bietet, ist unstrittig. Dennoch ist in Deutschland das gute(?) alte Papier als Zahlungsaufforderung immer noch verbreitet. Doch spätestens, wenn ab Ende 2020 alle Lieferanten der öffentlichen Hand zwingend eRechnungen senden müssen, wird die eRechnung auch hierzulande Rechnungsstandard. Wie Unternehmen am besten umsteigen, erklären Dr. Daniel Burmeister und Dr. Nikolaus Thoma, ERP-Systembetreuer und Entwicklungsleiter eRechnung bei Comarch, im folgenden Fachbeitrag.

eRechnungen im Format ZUGFeRD aus dem ERP heraus versenden: Checkliste zur Umstellung aus Sicht von Experten

Bevorzugen Deutsche die eRechnung oder Papier?

Die Zahlen der Studie „Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung: Fakten aus der deutschen Unternehmenspraxis 2017“ von der Mittelstand 4.0-Agentur Handel und ibi research sprechen für sich: 46 Prozent der Rechnungsversender und 53 Prozent der Rechnungsempfänger bevorzugen 2017 die digitale gegenüber der gedruckten Rechnung. Die Studie hat damit einen Anstieg um rund 20 Prozentpunkte gegenüber 2015 ermittelt. Mit Blick auf die globale Entwicklung und die Entscheidung der öffentlichen Hand hierzulande – wie in Österreich und der Schweiz – ab 2020 nur noch eRechnungen von ihren Lieferanten zu akzeptieren, dürfte dieser Prozentsatz noch steigen.

Wie ist die Kosten/Nutzen-Bilanz der digitalen Rechnung

Die eRechnung zeichnet sich durch einen beachtlichen Return-on-Investment aus. Den geringen transaktionsorientierten Kosten stehen die Kosteneinsparungen gegenüber. Diese Einsparungen umfassen bei Ausgangsrechnungen Portokosten, Papier-, Druck- und Kuvertierkosten sowie sonstige Arbeiten für den Versand. Bei 1.000 Rechnungen im Monat werden 8.400 Euro allein an Porto im Jahr gespart. Insbesondere bei Eingangsrechnungen ergeben sich beim Einlesen strukturierter Daten deutlich verminderte interne Verarbeitungs- und Prozesskosten, eine effizientere Rechnungsprüfung sowie die korrekte Datenübernahme ins System.

Welche Möglichkeiten gibt es, eRechnungen zu versenden?

Die einfachste Form der digitalen Rechnung stellt ein „bloßes“ PDF dar, das statt an den Drucker in den Anhang einer E-Mail wandert. eRechnungen lassen sich also theoretisch manuell versenden, bei ganz kleinen Start-ups macht dieses Vorgehen am Anfang vermutlich den meisten Sinn. Dieser Prozess ist aber aufwendig, funktioniert nur bei einer kleinen Kundenliste und verzichtet komplett auf Standardisierung sowie die Chancen automatisierter Prozesse. Auch ist hier die Gefahr am größten, nicht gesetzeskonform zu agieren, da beispielsweise nicht revisionssichere und damit nicht archivwürdige PDF-Formate verwendet werden. Bei „wirklichen“ eRechnungs-Lösungen hat man in dieser Hinsicht immer vorgesorgt, alle rechtlichen Änderungen werden umgehend in der Software abgebildet. Deshalb wird der Löwenanteil aller Unternehmen in Deutschland die Elektronischen Rechnungen aus ihrer ERP- oder Buchhaltungssoftware versenden oder via EDI mit automatischem Datenaustausch umsetzen. Grundsätzlich gibt es bei eRechnungen damit zwei grundlegende Vorgehensweisen und Standards, welche je nach Ausgangslage zu empfehlen sind.

Zum einen ist dies der Rechnungsversand und -empfang via EDI E-Invoicing. Er ist vor allem bei Firmen mit einem festen Stamm an Lieferanten sinnvoll, die mit diesen jeweils sehr viele Dokumente austauschen. Eine derartige Comarch EDI-Lösung zur Anbindung der Lieferanten hat Comarch zum Beispiel bei Kunden aus der Lebensmittelbranche wie REWE oder Metro realisiert. Daneben können kleinere Firmen aber auch mit WebEDI EDI-basiert Elektronische Rechnungen versenden.

Die Mehrzahl aller mittelständischen Unternehmen und nicht zuletzt kleinere Firmen werden als zweite Variante eRechnungen eher aus ihrem ERP oder ihrer Faktur- bzw. Financials-Software heraus versenden. Mit dem Standard ZUGFeRD wurden 2014 klare Richtlinien eingeführt, wie sich konforme Rechnungen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und zukünftig der öffentlichen Verwaltung schnell, komfortabel und einfach elektronisch austauschen lassen. Comarch selbst versendet seit 2017 solche ZUGFeRD-eRechnungen aus dem hauseigenen Comarch ERP heraus an die eigenen Tochtergesellschaften und diverse Kunden. Eine Rechnung im ZUGFeRD-Format besteht aus einem revisionssicheren PDF-A mit einem XML-Datencontainer zum maschinellen Einlesen der Rechnungsdaten.

Wie wird die eRechnung im Format ZUGFeRD im ERP eingeführt?

Zur Einführung der eRechnung im ZUGFeRD-Format eröffnen sich zwei Möglichkeiten. Die einfachere Variante ist die Integration im bestehenden ERP- oder Buchhaltungssystem. Komplexer ist hingegen die Einführung einer komplett neuen Lösung, was jedoch gerade dann Sinn macht, wenn ohnehin der Wechsel auf eine modernere Software angedacht ist.

Erste Option: Der Wechsel als Chance

Wer ohnehin überlegt, auf ein neues ERP bzw. Buchhaltungssystem umzusteigen, sollte auch gleich die Mit-Einführung der eRechnung angehen. Für die Einführung einer neuen Software empfiehlt sich die Erstellung einer individuellen Checkliste mit den bisherigen beizubehaltenden Funktionalitäten und den gewünschten neuen Funktionalitäten. Dabei sollte man am besten auch die gewünschte eRechnungs-Funktionalität gleich mit berücksichtigen und sich dann ein entsprechendes Angebot einholen. Ausführliche Tipps zur Einführung eines Rechnungswesens finden Sie hier: Die drei wichtigsten Fragen bei der Einführung eines Rechnungswesens.

Zweite Option: eRechnung als Add-on in der bestehenden Software einführen

Comarch hat als deutscher mittelständischer Betrieb die eRechnung über Aufschaltung des Add-ons „Comarch eRechnung“ selbst eingeführt. Somit haben alle Kunden nunmehr die Chance, die eRechnung im ZUGFeRD-Format anstatt als Papierrechnung zu erhalten. Dieses Vorgehen erwies sich auch für die Rechnungsempfänger als vorteilhaft, sie profitieren von weniger Papiersalat und klaren Prozessen. Von den rechtlichen Voraussetzungen her darf jedes Unternehmen auf digitale Rechnung umstellen und seinen Kunden nach einer Information bzw. Aufnahme in die AGB‘s diese elektronische Form zusenden. Comarch hat jedoch den Weg gewählt, aktiv zu fragen und für alle die Kunden auf Versand einer eRechnung umzustellen, die dies wünschen. Das macht es für die Rechnungsempfänger am bequemsten, ein Umstieg ist jederzeit möglich – eine einfache Umstellung in den ERP-Kundenstammdaten genügt vollauf.

Da die Software Comarch ERP in der DACH-Region bereits seit geraumer Zeit im produktiven Einsatz ist, war die Einführung des Add-ons „Comarch eRechnung“ bei den Comarch-Tochterfirmen auch problemlos und mit kurzer Vorlaufzeit zu bewerkstelligen. Hat der betreffende Anbieter wie Comarch die Funktionalitäten von eRechungen im Angebot, kann dieser auf Wunsch des Kunden schnell die entsprechenden Ein- oder Umstellungen vornehmen. Somit genügt in der Regel ein Anruf oder eine E-Mail beim Softwareanbieter, dass die Einführung der eRechnung angedacht wird und schon wird die nächste Rechnung als eRechnung versandt. Die Einführung zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres erschien Comarch dabei am ratsamsten und hat sich auch bewährt. Die technische Umsetzung ist simpel, die Kosten fallen transaktionsbezogen an. Die als eRechnung eingegangenen Rechnungen sind nach ihrer Bearbeitung im Unternehmen in ein GoBD-konformes Archiv zu überführen, welches die Archivierung in Papierform komplett ersetzt. Entsprechende Unterstützung dazu bietet zum Beispiel ein geeignetes elektronisches Archivsystem.

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ERP-On-Premise hat ausgedient – die Zukunft liegt in der Cloud

ERP-On-Premise hat ausgedient – die Zukunft liegt in der Cloud

Überwachung der Bestellungen und Lagerbestände, Marketingkampagnen aufsetzen oder Rechnungen abwickeln. Um die zahlreichen Geschäftsprozesse effizient durchzuführen, setzen mittlerweile 84% der deutschen Unternehmen auf ERP-Systeme. Die Softwarelösungen steuern, unterstützen und automatisieren Geschäftsprozesse, die notwendig sind, um in Zeiten stark wachsender Datenmengen und der fortschreitenden Digitalisierung effizient agieren – und den Betrieb am Laufen halten – zu können. Gerade die Corona-Pandemie hat bestehende, oftmals veraltete Modelle und Prozesse in Frage gestellt und gezeigt, wie wichtig es ist, flexible und krisenfeste Software-Lösungen zu nutzen. Von lästigen Pflichten bis hin zu komplexen Aufgaben, schafft ERP-Software Freiraum für Unternehmen und Mitarbeiter, um dem stetigen Wandel aktiv zu begegnen, statt von ihm überrollt zu werden. In diesem Beitrag erfahren Sie, warum ERP-On-Premise ausgedient hat.

ERP ist nicht gleich ERP

ERP-Systeme haben viele Vorteile. Von der Reduzierung der Komplexität von Geschäftsprozessen und Arbeitsteilungen über die Verbesserung der Informationsqualität und des Informationsflusses in Unternehmen bis hin zur Automatisierung von Prozessen und damit einhergehenden Kostenersparnissen. Unterm Strich ist die Frage nicht, ob Unternehmen auf ERP-Systeme setzen sollten, sondern auf welches. Denn ERP ist nicht gleich ERP.

Für viele Unternehmen stellt sich aktuell die Frage: On-Premise oder Cloud-Lösung? Anders als bei On-Premise-Lösungen, bei der die Software auf den Rechnern installiert ist, wird bei Cloud-ERP-Systemen die Software von einem ERP-Hersteller via Mietmodell zur Verfügung gestellt und regelmäßig aktualisiert. Das Argument, On-Premise-Lösungen böten mit der Datenspeicherung auf dem Rechner eine höhere Sicherheit als Cloudanwendungen bedarf eines zweiten Blickes: Bei der Datensicherheit kommt es immer auf den Cloudbetreiber an, der für das Cloud-ERP-System genutzt wird: Statt auf große US-amerikanische Cloudbetreiber zu setzen, lohnt sich die Suche nach einer ERP-Lösung, die nach ISO 27001 zertifiziert ist und damit hohen Datenschutzregelungen folgt. Unternehmen mögen sich nun fragen, für welches System sie sich entscheiden sollen – oder ob eine hybride Lösung nutzbringend ist. 

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Die Zukunft gehört digitalen Unternehmen – und der Cloud

Laut einer 2021 veröffentlichten Studie von IDG Research Services verfolgen vier von fünf Unternehmen eine Digitalisierungsstrategie. Auch immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen erkennen die wirtschaftlichen Chancen der Digitalisierung. Damit diese das Potenzial ausschöpfen können initiierte das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWi) im September das Förderprogramm „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU“, um Firmen anzuregen und zu unterstützen, mehr in digitale Technologien zu investieren.

In puncto Technologie kommen für Unternehmen laut IDG Research Cloud Computing und Cloud-ERP-Systemen eine hohe bis sehr hohe Priorität zu. Während zu Zeiten der SAP-Gründung die Cloud noch keine Rolle spielte und sich der klassische Anbieter von On-Premise-Lösungen als Big Player unter den ERP-Anbietern etablieren konnte, sieht sich SAP nun also einer neuen Realität gestellt, die den Konzern massiv unter Druck setzt. In der nächsten Dekade des technologischen Fortschritts wird die Cloud neben Blockchain, Künstlicher Intelligenz (KI), 3D-Druck oder synthetischer Biologie sogar eine noch bedeutendere Rolle einnehmen.

Für Cloud-Systeme spricht für viele Unternehmen die schnelle Implementierung. Über ein Drittel will damit IT-Kosten sparen. Fast genauso vielen ist ein mobiler Zugriff von überall zu jeder Zeit auf die ERP-Funktionen wichtig. Denn anders als bei On-Premise-Lösungen benötigen Cloud-ERP-Systeme beim Nutzer keine IT-Infrastruktur. IT-Fachpersonal oder aufwändige Inbetriebnahme und ermöglichen uneingeschränkten Zugriff von unterwegs, auch mit dem Smartphone oder Tablet. Daneben gibt es weitere zentrale Vorteile: automatische und kostenfreie Aktualisierungen, keine Wartungskosten sowie Ausfallsicherheit. Für 49 % der befragten Unternehmen der IDG Research Services-Studie war der wichtigste Erfolgsindikator von Cloud-Systemen die Zeitersparnis. Direkt danach gefolgt von einer Kostenersparnis (41 %) und KPI-Berechnungen (32 %).

ERP-On-Premise bietet keine Vorteile mehr

Die verschiedenen, sich weiter entwickelnden Technologien ergänzen sich und lassen einen noch größeren, schnelleren Fortschritt zu. So können Unternehmen Verzögerungen, Ungenauigkeiten und Inkonsistenzen durch Automatisierung beseitigen. KI ermöglicht schnell und effizient Datenanalysen, Prozessoptimierung und Prognosen. Durch die Integration weiterer Schlüsseltechnologien erreichen Unternehmen noch mehr Agilität und Skalierbarkeit und können gleichzeitig freiwerdende Kapazitäten nutzen. KI ist also als Schlüsseltechnologie zu betrachten und wird zunehmend eine wichtige Rolle in der Steigerung von Wettbewerbsfähigkeit spielen. AIaaS (Artifical Intelligence as a Service) als Teil cloudbasierter ERP-Lösungen könnte KMUs ermöglichen, Prozesse zu beschleunigen und Ineffizienzen früh zu erkennen, um entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Worauf also warten? Vorbehalte und Hemmungen adressieren und ausräumen

Die Cloud ist weiterhin auf dem Vormarsch. 45 % der Unternehmen befinden sich kurz- oder mittelfristig in der Planung eines Cloud-ERP-Systems oder hybriden Modells (Hersteller von On-Premise-Lösungen erweitern hierbei bestimmte Funktionen auf eine cloudbasierte Variante). Nur drei Prozent sprechen sich gegen eine Cloud-Lösung aus. Laut IDG Research Services sind die größten Hemmnisse für Unternehmen aktuell noch fehlendes Know How (29,2 %), unsichere Budgets (27,4 %) und ein Gefühl des Ausgeliefertseins (25,5 %). Werden die Wissenslücken jedoch gefüllt, von Cloud-ERP-Anbietern flexible Abomodelle ermöglicht und Transparenz gewährleistet, so können beziehungsweise müssen die Vorbehalte Stück für Stück abgebaut werden, damit Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben. Denn um nichts anderes geht es hier. Die Cloudlösung spart Arbeitszeit und beschleunigt Prozesse. So wird jedes Unternehmen nicht nur effizienter, sondern auch effektiver.

Fazit: ERP-On-Premise hat ausgedient – Lang lebe die Cloud!

Eine Umstellung von einem System auf das andere ist immer mit ein wenig Aufwand verbunden. Doch er lohnt sich. Die Verantwortlichen in den Unternehmen müssen sich Gedanken machen. Wie wollen sie sich und damit ihr ERP-System in Zukunft aufstellen, um nicht abgehängt zu werden. Sicher, Stand jetzt ist ERP On-Premise nicht tot, wird aber auf kurz oder lang überflüssig. Denn der Großteil der Firmen wird auf die Cloud setzen – innovative, zukunftsgetriebene  Unternehmen eher gestern als heute.

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Intelligenter Handel- Wie KI die Retail-Branche revolutioniert

Intelligenter Handel- Wie KI die Retail-Branche revolutioniert

Sie vollendet Beethovens letzte Symphonie, schreibt Gedicht oder schafft Gemälde – künstliche Intelligenz ist längst keine Vision aus einem Science-Fiction-Film mehr, sondern wird bereits in vielen Gebieten eingesetzt und bringt maßgebliche Erfolge hervor. Auch im Retail-Bereich hat KI das Potenzial, die Branche zu revolutionieren. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Intelligenter Handel die Retail-Branche neu aufstellt.

Als Teilgebiet der Informatik imitiert KI menschliche kognitive Fähigkeiten, die sowohl programmierte Abläufe als auch maschinelles Lernen erzeugen. Durch eine große Anzahl an Datenmengen lernt der Computer hier, selbst bei komplexen Aufgaben zunehmend autonom und anpassungsfähig zu agieren. „Innovative Lösungen rund um Themen wie Stammdatenqualität, Intelligenter Handel, Machine Learning, Bots und intelligente Einkaufsberater werden auch in Zukunft an Relevanz zunehmen. Schließlich lassen sich so Prozesse vereinfachen und effizienter machen“, so Lars Klimbingat, Partner der retailsolutions GmbH und Leiter Competence Center Stammdatenmanagement & Prozesse.

Daten sinnvoll nutzen

Vielfach nutzen Handelsunternehmen eine Omni-Channel-Retailing-Strategie, die Absatzkanäle wie Ladengeschäft, Onlineshop oder Katalog gleichermaßen unterstützt, um ihre Verkaufschancen zu erhöhen. Das birgt jedoch die Herausforderung, dass diese Absatzkanäle alle parallel bedient, gesteuert, ausgewertet und optimiert werden müssen. Gleichzeitig hat sich dadurch die Informationsmenge der Produkte in den letzten Jahren erheblich erhöht. Aber auch das Sortiment unterliegt einem kontinuierlichen Änderungsprozess, sodass in manchen Fällen teilweise bis zu 1.000 neue Produkte pro Tag angelegt werden müssen, mit einem Produktdatensatz von mehreren Hundert Attributen. Für den Handel stellt die Pflege von Produktinformationen sowohl an das Produktinformationsmanagement als auch an das Stammdatenmanagement in den zentralen ERP-Systemen daher hohe Anforderungen.

Intelligenter Handel- Wie KI die Retail-Branche revolutioniert

Dabei haben Produktbilder auch zunehmend durch den E-Commerce in den letzten Jahren weiter an Bedeutung gewonnen. Für die Unternehmen bedeutet dies sehr heterogene Produktdaten, die aus strukturierten und unstrukturierten Daten entstehen sowie aus Bild- und Videodaten. Die Herausforderung besteht nun darin, die Daten konsistent zu halten. Daher müssen Mitarbeiter häufig B2C-Daten und produktbezogene interne Steuerungsdaten händisch pflegen. Auch der erforderliche Abgleich der im Produktbild enthaltenen Informationen und bereitgestellten Produktdatensätze erfolgt manuell. Diese Vorgehensweise ist jedoch sehr kostenintensiv und fehleranfällig, sodass eine Automatisierung dieses Prozesses mit einem erheblichen betriebswirtschaftlichen Nutzen verbunden wäre.

Datenqualität sicherstellen

Schließlich spielt Artikelstammdatenqualität eine wichtige Rolle, da sie letztlich die Qualität der Warenwirtschaftsprozesse bestimmt. „In Zusammenarbeit mit dem Institut für Softwaresysteme der Hochschule Trier untersuchen wir aktuell, wie wir die Erfassung von Produktdaten über eine Informationsextraktion aus Produktbildern und Websites und einer anschließenden Informationsfusion automatisieren können“, erklärt Klimbingat. Das sogenannte Image-supported Product Data Creation Processors Projekt, abgekürzt IMPRO, extrahiert dabei Produktinformationen aus den vorliegenden Bilddaten und fusioniert diese mit weiteren bereitgestellten Produkt-, Bild- und Textdaten von Websites und ähnlichen Produkten aus dem ERP-System. Abschließend generiert das Programm einen vollständigen Datensatz. Dadurch soll der Prozess der Erstanlage von Produktdaten in einem Einzelhandelsunternehmen automatisiert werden können.

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Effizienz erhöhen – Fehlerquote senken

Vor allem im Bereich des maschinellen Lernens gab es in den vergangenen Jahren große Fortschritte. Das liegt unter anderem an der Verfügbarkeit großer Datenmengen, aber auch an wachsender Rechenleistung. Gleichzeitig entstehen durch die große Datenmenge auch häufig Fehler. Doch auch im Hinblick auf die Identifikation und Behebung von Fehlern im Stammdatenmanagement kann künstliche Intelligenz eingesetzt werden. Klimbingat erklärt: „Wir haben unser SAP-Add-on SDQC um den Aspekt des Machine Learning erweitert. So können wir die Stammdatenqualität unserer Kunden immer weiter verbessern. Das Werkzeug wurde im Intelligenten Handel beispielsweise von einem unserer Kunden zur Preisgruppierung ähnlicher Artikel zur gemeinsamen Verkaufspreispflege eingesetzt und konnte im direkten Vergleich mit den bereits eingesetzten Validierungswerkzeugen mindestens 27 Prozent mehr Fehler erkennen.“

Dabei sind die Prüfregeln mit wenigen Klicks konfigurierbar und online in allen relevanten Transaktionen oder per Offline-Batchprüfung anzuwenden. Gefundene Fehler gibt das Programm aber nicht nur mit einer entsprechenden Kennzeichnung aus. Es versieht es auch mit der Wahrscheinlichkeit, zu der es sich um einen fehlerhaften Datensatz handelt. Darüber hinaus schlägt es auch noch den korrekten Wert vor. „Projekte wie diese können den Automatisierungsgrad von Prozessen im ERP-System erhöhen und damit nicht nur die verbundenen Kosten reduzieren, sondern gleichzeitig auch die Qualität der Daten erhöhen“, so Klimbingat abschließend.

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Neues im Bereich ERP: AnwenderInnen im Mittelpunkt

Neues im Bereich ERP: AnwenderInnen im Mittelpunkt

Die letzten zwei Jahre waren für mittelständische Unternehmen eine echte Herausforderung. Neben ständigen Veränderungen und Unsicherheiten mussten sie neue Möglichkeiten finden, ihre unternehmerischen Ziele zu erreichen und ihre Arbeitsweise an die neuen Gegebenheiten anzupassen. Besonders schwierig war das für all jene MitarbeiterInnen, die bereits zuvor ein Drittel ihrer Arbeitszeit mit manuellen Routine-Aufgaben und umständlichen Backoffice-Prozessen verbrachten. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie AnwenderInnen jetzt bei ERP im Mittelpunkt stehen.

Neues im Bereich ERP: AnwenderInnen im Mittelpunkt

Die in diesem Bereich bestmögliche Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), ihre Agilität und Produktivität effektiv zu steigern, die Kosten niedrig zu halten und den Druck auf die überlastete Belegschaft zu reduzieren, sind dabei innovative Unternehmenstools und Technologien. Doch was müssen moderne ERP-Systeme mitbringen, um Unternehmen im Mittelstand hierbei optimal zu unterstützen? Wohin geht der Trend im ERP-Bereich im Jahr 2022 und darüber hinaus? Das lesen Sie jetzt!

Moderner Mittelstand: Was sollte ein gutes ERP-System können?

Unit4 CEO Mike Ettling erläuterte kürzlich auf einer Veranstaltung für AnalystInnen in Boston, welche Eigenschaften ein agiles ERP-System für den Mittelstand haben sollte. Als besonders wichtig hob er hervor:

  • Flexible Erweiterbarkeit um Apps, die harmonisch miteinander koexistieren, ohne die Kernanwendung zu beeinträchtigen
  • Solide Kernfunktionalität ohne Kompromisse
  • Intelligente Technologien (wie KI und maschinelles Lernen) zur Automatisierung von Workflows und Prozessen
  • Durchgängiger Zugriff, um die Interaktion mit dem ERP während der Nutzung von Systemen wie Slack oder Teams zu gewährleisten
  • Offene Architektur, um bereits im Einsatz befindliche Systeme integrieren zu können
  • Hohe Benutzerfreundlichkeit, auch für GelegenheitsnutzerInnen

All diese Merkmale haben eines gemeinsam: Sie erleichtern den AnwenderInnen tagtäglich die Arbeit und sorgen schnell und zielgerichtet für eine Verbesserung der Benutzererfahrung. Für uns daher ganz klar der Top-Trend für 2022!

ERP-Trend 2022: Optimale Bedingungen schaffen für hervorragende Arbeit

Gerade wenn es um Unternehmenssoftware geht, wird ein positives Nutzererlebnis künftig kein optionales Extra mehr sein. Vielmehr wird es ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Systems sein, das seinen AnwenderInnen echte Unterstützung im Arbeitsalltag bietet.

In unserem privaten Umfeld haben wir uns alle mittlerweile an Software gewöhnt, die einfach zu bedienen ist und schnell, unkompliziert und intuitiv das erledigt, was wir uns von ihr erwarten. Am Arbeitsplatz ist das für viele allerdings leider (noch) nicht der Fall.

Eine von Unit4 durchgeführte Studie ergab, dass 74 Prozent der BenutzerInnen nicht gerne mit dem ERP-System arbeiten, das ihr Unternehmen im Einsatz hat. Schlimmer noch: Die übrigen 26 % gaben an, die Arbeit mit ihrem ERP regelrecht zu hassen.

Doch ohne ein einfach nutzbares, intuitives System sind die meisten AnwenderInnen nicht in der Lage, ihr volles Potenzial auszuschöpfen und ihre Produktivität zu steigern. Das ist keine Überraschung, denn wer den größten Teil seiner Arbeitszeit damit verbringt, mit dem hauseigenen Backoffice-System zu kämpfen, kann seine eigentliche Arbeit nicht wirklich zielführend erledigen. Doch es gibt eine Lösung.

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Benutzererfahrung verbessern – aber wie?

Um dem Bedarf nach verbesserter User Experience gerecht zu werden, hat Dmitri Krakovsky, CPO von Unit4, mit seinem neu geschaffenen User-Experience-Team fünf zentrale Faktoren erarbeitet, die für ein besseres Benutzererlebnis unerlässlich sind:

1. Möglichkeiten zur Personalisierung

Jeder User, jede Userin hat auch eine eigene Anforderung an das genutzte ERP-System. Ganz besonders in Unternehmen, die sich nicht auf starre, produktbasierte Fertigungsprozesse stützen. Ein gutes Benutzererlebnis zeichnet sich dabei meist dadurch aus, dass alle Software-NutzerInnen individuell bestimmen können, welche Features und Services sie wirklich brauchen – und welche nicht. Gerade für eine Personalisierung dieser Art ist in der Regel eine Mikroservices-Architektur unerlässlich, in der die einzelnen Dienste als separate, voneinander abkoppelbare Elemente behandelt werden, die jeder nach Bedarf aus- oder abwählen kann.

2. Echte Unterstützung für die AnwenderInnen

Hier rückt das Thema KI erst so richtig in den Vordergrund. Systeme sollten in der Lage sein, die Bedürfnisse der BenutzerInnen zu antizipieren, indem sie bei routinemäßigen Workflows entsprechende Eingabeaufforderungen anzeigen und bei der Durchführung bestimmter Vorgänge die nächsten erforderlichen Schritte vorschlagen. Durch die Integration fortschrittlicher virtueller Assistenten in ein ERP-System können die AnwenderInnen Daten schneller abrufen, ohne dabei jedes Mal starren, strukturierten Prozessen folgen zu müssen. Das ermöglicht nahtlosen Zugriff auf die Unternehmensdaten und eine unkomplizierte Weiterverarbeitung. Ein gutes Beispiel hierfür wäre etwa Wanda von Unit4.

3. Geringes Fehlerrisiko

Eine Tatsache, die im Zusammenhang mit der Nutzung von ERP-Systemen oft übersehen wird, ist, dass die meisten AnwenderInnen so genannte „Light User“ sind, die die Software entweder nicht oft brauchen oder sich nicht im Detail damit beschäftigen müssen. Von diesen BenutzerInnen kann man folglich nicht erwarten, dass sie alle Eigenheiten des Systems kennen und verstehen. ERP-Tools, die eine hervorragende Benutzererfahrung anstreben, sollten daher über integrierte Sicherheitsmaßnahmen verfügen, die Fehler und Diskrepanzen schnell erkennen und den AnwenderInnen helfen, rasch wieder auf den richtigen Weg zu kommen.

Neues im Bereich ERP: AnwenderInnen im Mittelpunkt

4. Hohe Geschwindigkeit und Effizienz

Ein gutes Benutzererlebnis sollte stets darauf abzielen, einzelne Aufgaben so rasch und einfach wie möglich zu erledigen. Denn je schneller Tasks vom Tisch sind, desto produktiver sind die Mitarbeitenden. Unit4 hat es sich hier etwa zum Ziel gesetzt, den Usern so genannte 10-Sekunden-Interaktionen mit dem System zu ermöglichen. Das geschieht entweder durch die vollständige Automatisierung von Prozessen (wie etwa beim Smart Invoicing) oder durch die Optimierung der Benutzeroberfläche, über die die AnwenderInnen Ihre Aufgaben erledigen.

5. Zielgerichtetes Arbeiten mit dem richtigen Ergebnis

Eines ist klar: Auch das beste Benutzererlebnis ist nutzlos, wenn es schlussendlich nicht den richtigen Output liefert. Ein modernes ERP-System sollte daher nicht nur transparente Daten und Prozesse garantieren. Es sollte selbstverständlich auch ein besonderes Augenmerk auf das finale Ergebnis legen.

Blicken Sie über den Bildschirmrand hinaus

Die Auswirkungen des Trends zu einer nahtloseren und intuitiveren Nutzererfahrung gehen weit über Benutzeroberflächen und Schnittstellen hinaus. ERP-AnbieterInnen – und auch KäuferInnen – müssen sich nicht nur bewusst machen, wie wichtig diese Elemente sind. Sondern auch, welchen Herausforderungen sie auf dem Weg dorthin gegenüberstehen. Für viele von ihnen könnte es sogar notwendig sein, die Architektur ihrer Lösung von Grund auf neu zu konzipieren.

Bei Unit4 war das beispielsweise der Fall. In den letzten zwei Jahren haben wir uns intensiv mit dieser Herausforderung auseinandergesetzt. Wir haben ein ERP-System der nächsten Generation (ERPx) entwickelt, das den Trend in Richtung eines besseren Benutzererlebnisses unterstützt und vorantreibt.

Auch wenn es unerlässlich ist, neue Technologien anzunehmen und zu nutzen, sollten Sie dabei verstärkt auf die Art und Weise achten, wie die Systeme ihre Features und Funktionen für die NutzerInnen bereitstellen. Es ist nicht ausreichend, dass Ihr Tool einen guten Eindruck macht. Eine positive Benutzererfahrung, die produktives, angenehmes Arbeiten ermöglicht, muss künftig zentraler Bestandteil des Systemdesigns sein.

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KI Trends 2022: Demokratisierte Alltags-KI

KI Trends 2022: Demokratisierte Alltags-KI

Einzelne KI-Use Cases, die von einem isolierten Team aus Data Scientists umgesetzt werden, sind nicht mehr zeitgemäß. 2022 geht der Trend hin zu demokratisierten Projekten und dem alltäglichen Einsatz der Technologie. Was Ihr Unternehmen jetzt über Alltags-KI wissen muss, erfahren Sie in diesem Beitrag.

KI Trends 2022: Demokratisierte Alltags-KI

Künstliche Intelligenz (KI) bringt Unternehmen aus den verschiedensten Branchen schon seit Jahren Wettbewerbsvorteile. 2022 werden sich Umsetzung, Verantwortlichkeiten und Umfang des Einsatzes allerdings verändern. Alltags-KI, Code-freie Tools, stärkeres Vertrauen in die Technologie und eine bessere Data Governance sind die KI-Trends 2022, weiß Rachel Boskovitch von Dataiku. Das bringt viele neue Chancen – allerdings nur für diejenigen, die auch Risiken frühzeitig adressieren und ihre Strategie entsprechend anpassen.

KI-Trend 1: Von der Unternehmens-KI zur Alltags-KI

Häufig nutzen Unternehmen das Potenzial Künstlicher Intelligenz bereits zur Lösung spezifischer Herausforderungen oder haben erste Pilot-Cases umgesetzt. Das bringt ohne Zweifel Mehrwerte, ist jedoch nur ein erstes Stadium auf dem Weg zu einer ganzheitlichen KI-Strategie. 2022 wird sich der Schwerpunkt von dieser Unternehmens-KI hin zur einer wirklichen Alltags-KI verlegen. Das bedeutet: Robuste Datenprojekte und -prozesse werden auf allen Unternehmensebenen erfolgreich eingesetzt und skaliert.  Unternehmen, die KI so früh wie möglich nicht mehr nur für ein bestimmtes Projekt oder einen bestimmten Anwendungsfall einsetzen, werden dann zu einem echten KI-Unternehmen. Sie können Synergien nutzen, eine valide Datengrundlage aufbauen und nutzen und ihre Projekte weit über die Anstrengungen der Konkurrenz hinaus skalieren. Dabei wird KI nicht mehr als isoliertes Thema betrachtet, sondern als essenziellen Treiber für die Entwicklung des Kerngeschäfts gesehen.

Bei dieser sehr operativen und organisatorischen Tätigkeit bewährt sich die richtige Balance zwischen Bottom-up-Empowerment und Top-down-Unterstützung. Bestandteile dieser Strategie sind branchenunabhängig die Weiterbildung der Teams, ein demokratisierter Datenzugang, die klare Festlegung von Prioritäten und die Erstellung einer strategischen Roadmap.

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KI-Trend 2: Code-freie Tools

Code-freie Tools entwickeln sich rasant und Geschäftsanwender werden anfangen, mehr Wert aus KI zu ziehen als Data Scientists – der Beginn eines grundlegenden Mentalitätswandels in Bezug auf Daten-Tools. 2022 wird sich die Anzahl von Personen, die Zugang zu Daten haben und täglich damit arbeiten, vergrößern. Dadurch können die Arbeit sowie Fachkenntnisse aller Mitarbeiter – auch ohne Data Science-Fähigkeiten – auf sinnvolle Weise in Data-Science-Projekte eingebunden werden. Intelligente Dateneingabe, die Verarbeitung von Daten und Zeiten, das Löschen komplexer Textfelder, die Kombination von Datensätzen und sogar die Erstellung neuer Modelle für maschinelles Lernen – all dies sind Beispiele für Aufgaben, die AnwenderInnen auf vielen Plattformen ohne Code erledigen können.

Damit diese Einbindung gelingt, benötigen Unternehmen ein vielfältiges Angebot an technologie- und datenbezogenen Rollen und Profilen. Dies können Unternehmen erreichen, indem jeder Teil der Data Journey aufgeschlüsselt und in konkrete organisatorische Ressourcen und Bedürfnisse übersetzt wird und diese Bedürfnisse dann den verschiedenen verfügbaren Datenrollen und -profilen zugeordnet werden.

KI-Trend 3: Mehr Vertrauen, aber höhere Risiken beim Einsatz von KI

Unternehmen werden stetig besser im Einsatz von Modellen. Da sie den Erfolg ihrer bestehenden Data-Science- und KI-Initiativen sehen, drängen Unternehmen auf neue Data-Science-Implementierungen in anderen Bereichen ihres Unternehmens. Infolgedessen wächst das Vertrauen und Unternehmen experimentieren mehr. Das führt KI-Führungskräfte unweigerlich aus einer Komfortzone heraus, in der ihre Daten- und KI-Anwendungen bereits gut verstanden wurden. In dem Maße, in dem sich Unternehmen über dieses Stadium hinaus entwickeln, entstehen allmählich neue Risiken. Der Grund: Die nächste Reihe von Prozessen ist weniger bekannt. Trotz der damit verbundenen Risiken ist ein solcher Schritt erforderlich, um den potenziellen künftigen Wert künftiger Data-Science- und KI-Implementierungen zu erschließen.

KI-Trend 4: Mehr Regulierungen, bessere Data Governance 

In Anbetracht des wachsenden Vertrauens der Unternehmen in KI wird sich auch die regulatorische Seite dieser Implementierungen weiterentwickeln. Aktuelle Entwicklungen wie die Planung neuer Regulierungen der Europäischen Union für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz zeigen, wie sehr Data Governance künftig an Bedeutung gewinnen wird. Das bedeutet nicht zwangsläufig Bürokratie. Aber die Versprechen und Fähigkeiten von KI in Unternehmen werden auch zu einer veränderten Einstellung gegenüber der Regulierung und Steuerung dieser Technologie führen.

Die Entwicklung hin zu einer noch besseren Data Governance verspricht zwar eine positive Zukunft in allen Sektoren. Gleichzeitig werden Teams an der Spitze aber auch durch neue Praktiken geregelt werden, die IT- und Geschäftsteams wirklich aufeinander abstimmen. Infolgedessen werden künftige KI-Implementierungen in Unternehmen die Zusammenarbeit in den Mittelpunkt stellen. Die für die Data Governance verantwortlichen Teams werden über eine ganze Reihe von Fachkenntnissen aus allen Bereichen des Unternehmens verfügen, z. B. in den Bereichen Datenarchitektur, Datenschutz, Integration und Modellierung.

Unternehmen, die den Trend hin zur demokratisierten Alltags-KI erkennen und Schritte zur deren Umsetzung einleiten, profitieren von der frühzeitigen Adaption. Sie werden mit neuen Herausforderungen konfrontiert, die sie durch eine gezielte Organisation bewältigen können. Langfristig kann so eine Pionierstellung erreicht werden, die die Potenziale eines ganzheitlichen Einsatzes Künstlicher Intelligenz voll ausschöpft und sie zu wirklich datengetriebenen, zukunftsfähigen Unternehmen transformiert.

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