Wie ERP noch smarter wird: Smart Document Capture strukturiert Datenströme und macht sie verwertbar

Wie ERP noch smarter wird: Smart Document Capture strukturiert Datenströme und macht sie verwertbar

Der Erfolg einer ERP-Lösung basiert vor allem auf ihrer Datengrundlage. In vielen Unternehmen sind wichtige Geschäftsinformationen aber nur in Papierform oder Scans unstrukturiert gelagert, und somit nur durch großen Mitarbeiteraufwand für ERP-Software verwertbar. Dank Smart Capture kann man sich diesen Aufwand jedoch sparen:

Wie ERP noch smarter wird: Smart Document Capture strukturiert Datenströme und macht sie verwertbar

ERP-Systeme unterstützen Mitarbeiter/innen in unterschiedlichsten Abteilungen – egal, ob im Personal, im Service oder in der IT – bei der Planung und Entscheidungsfindung. Das gelingt allerdings nur dann, wenn sich aus den vorhandenen Dokumenten und Daten die gewünschten Informationen schnell und korrekt auslesen lassen. Oft überwiegen jedoch noch Papierstapel oder eingescannte PDFs, die in verschiedensten Ordnern verweilen. Sie enthalten zwar viele Fakten, die in dieser Ablage- und Aufbereitungsform den Entscheidungsträgern aber nicht oder schlecht zugänglich sind. Werden Daten manuell eingeben, kostet das zudem Zeit und birgt die Gefahr von Übertragungsfehlern. Wie eine automatische Dokumentenerfassung die Leistungskraft von ERP-Systemen deutlich erhöht, erläutert James Adie, Vice President EMEA Sales bei Ephesoft.

Manuelle Datenverarbeitung verschlingt wichtige Ressourcen

Nur 20 Prozent aller Informationen in Unternehmen liegen laut Gartner in strukturierter Form vor – also zum Beispiel in einer Excel-Tabelle oder einer relationalen Datenbank. Alle anderen Daten sind unstrukturiert und lassen sich daher nicht ohne Weiteres aus den Dokumenten extrahieren und digital weiterverwenden. So sind sie für ein ERP-System nicht nutzbar. Viele Informationen im Unternehmen liegen also einfach brach. Umso wichtiger ist es, die Daten so zu strukturieren, dass sie der ERP-Software in der gewünschten Form schnell und korrekt zur Verfügung stehen. Die Vielzahl an Dokumenten, die Tag für Tag bei den Unternehmen eingehen, händisch zu digitalisieren, ist jedoch ein großer Aufwand. Es ist nicht damit getan, eine Rechnung einzuscannen. Die Mitarbeiter müssen zudem die Informationen darauf wie Rechnungsnummer, Betrag oder Steuerinformation prüfen und manuell eingeben. Das kann je nach Dokumententyp und Komplexität mehrere Minuten in Anspruch nehmen. Zeit, die sich potenziert und die den Mitarbeitern dann für ihre Kernaufgaben fehlt.

Smart Document Capture optimiert ERP-Systeme

Mit Smart-Capture-Lösungen können die Unternehmen die Datenerfassung automatisieren und die Informationen intelligent aufbereiten. Zunächst werden die Dokumente, egal aus welcher Quelle sie kommen oder welches Format sie haben, eingelesen – vom Papierdokument über die E-Mail bis hin zu Drittsystemen. Durch Supervised Machine Learning ist es dabei möglich, die verwertbaren Inhalte in den Dokumenten zu identifizieren. Ein intelligenter Algorithmus erkennt, welche Daten welcher Kategorie angehören, und ordnet sie entsprechend zu. Dabei lernt das System immer weiter hinzu, indem es unklare Vorfälle einem Mitarbeiter auf dem Bildschirm anzeigt, dessen Entscheidungen dann für das nächste Mal speichert und sich so kontinuierlich optimiert.

Ein Beispiel aus der Finanzbuchhaltung: Rechnungen per Hand zu bearbeiten, mit Bestellungen abzugleichen und einzugeben ist nicht mehr nötig. Führende Smart-Capture-Lösungen erfassen und validieren eingehende Dokumente inzwischen selbstständig und ordnen die Daten dann via Freiformerkennung automatisch bestimmten Feldern zu, ohne dass diese jemand vorher manuell definieren musste. So werden unstrukturierte Daten aus unterschiedlichsten Quellen strukturiert, sprich erkannt, analysiert und archiviert. Fakturierungsprozesse lassen sich so komplett automatisieren und der ROI wird optimiert. Dieser kontrollierte Prozess macht es möglich, dass die Fakten schneller in das ERP-System eingespeist werden können als es früher der Fall war. Entsprechend stehen die Informationen den Teams auch innerhalb kürzerer Zeit zur Entscheidungsfindung zur Verfügung – und zwar abteilungsübergreifend. Zudem lassen sich dadurch auch viel leichter weitergehende Informationen ausfindig machen und dem Verantwortlichen begleitend anzeigen, sodass er in seiner Arbeit besser unterstützt wird. IT-seitig wichtig dabei ist, dass sich die Smart-Capture-Lösungen möglichst nahtlos in die bestehenden ERP-Systeme einbinden lassen. Das gelingt durch RESTful APIs und XML, was zudem den Vorteil mit sich bringt, dass kein zusätzlicher Administrationsaufwand nötig ist und die Mitarbeiter sich nicht aufwändig einarbeiten müssen.

Mit strukturierten Daten zum agilen Unternehmen

Smart Capture beschleunigt nicht nur die internen Abläufe und eröffnet den Mitarbeitern mehr Zeit für ihre Kernaufgaben. Die Lösung bereichert auch die unternehmensinternen ERP-Systeme und ebnet den Weg in Richtung digitale Transformation. Denn diese kann nur gelingen, wenn Unternehmen auch auf die „tieferliegenden“ Informationen in den Dokumenten zugreifen und diese effizient nutzen können. Daher wird es mehr und mehr darum gehen, Informationen zu strukturieren und den „Datenschatz“ zu heben. Die Zusammenführung von ERP und Smart Capture befähigt die Unternehmen, sich zu agilen Organisationen zu entwickeln und die Möglichkeiten der digitalen Zukunft zu nutzen.

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BARC-Studie „The BI & Analytics Survey 22“ bringt Spitzenplatzierungen für InfoZoom

BARC-Studie „The BI & Analytics Survey 22“ bringt Spitzenplatzierungen für InfoZoom

InfoZoom vereinfacht den täglichen Umgang mit Daten, das Datenqualitätsmanagement und die Self-Service-Analyse. In der BARC-Studie „The BI & Analytics Survey 22“ bekommt die Business-Intelligence-Lösung von Anwendern Bestnoten in vier Key Performance Indicators.

BARC-Studie „The BI & Analytics Survey 22“ bringt Spitzenplatzierungen für InfoZoom

InfoZoom hat in der BARC-Anwenderbefragung „The BI & Analytics Survey 22“ mehrere Spitzenplätze erreicht: die Lösung ist dabei das bestplatzierte Produkt in den Kategorien Projekterfolg, Data Preparation, Ad-Hoc-Abfragen und Analysen. Diese Top-Rankings und die Höchstwertung 10/10 in diesen Key Performance Indicators (KPIs) erzielte sie in den Vergleichsgruppen ‚Business Software Generalists‘, ‚Self-Service Analytics-focused Products ‘ und ‚Midsize/Departmental Implementations‘.

Die BARC-Studie „The BI & Analytics Survey“ ist die weltweit größte und umfassendste Umfrage unter Business-Intelligence-Anwendern. Von März bis Juni dieses Jahres haben daher 2748 Anwender aus 85 Ländern detaillierte Fragen zu der Nutzung ihrer Business-Intelligence- und Analytics-Lösung beantwortet. Die Umfrage wurde in diesem Jahr zum 20. Mal durchgeführt.

InfoZoom: 20 Top-Rankings, bestplatziertes Produkt beim Projekterfolg

Die Ergebnisse der Studie The BI & Analytics Survey 22 machen die BARC-Analysten über Key Performance Indicators auf einen Blick nachvollziehbar. Die Umfrage untersucht dabei das Feedback zur Auswahl und Nutzung von BI-Produkten anhand von 36 Kriterien (KPIs), darunter Business Benefits, Projekterfolg, Business Value, Weiterempfehlung, Kundenzufriedenheit, Customer Experience, Innovation und Wettbewerbsfähigkeit.

InfoZoom erzielt insgesamt 20 Top Rankings sowie 34 führende Positionen in seinen drei Vergleichsgruppen. „In der Gesamtbetrachtung liegt InfoZoom in allen Key Performance Indicators über dem Durchschnitt“, schreiben die für die Studie verantwortlichen IT-Analysten von BARC.

Den Projekterfolg messen die BARC-Analysten, indem sie vier Aspekte der Projektimplementierungen bewerten: die „Zufriedenheit der Anwender mit der Implementierung“, die „Zufriedenheit der Administratoren mit der technischen Implementierung“, die „Fertigstellung innerhalb des ursprünglich festgelegten Budgets“ und die „Fertigstellung innerhalb des ursprünglich festgelegten Zeitrahmens“. InfoZoom ist hier das bestplatzierte Produkt im ganzen Survey.

Erste Plätze bei Datenaufbereitung und Ad-hoc-Abfragen

Die Datenaufbereitung umfasst das Bereinigen, Strukturieren und Anreichern von Daten für die Verwendung in der Analytik. InfoZoom ist auch hier das bestplatzierte Produkt im ganzen Survey. Die Lösung unterstützt Anwender bei diesem Prozess, indem sie Daten in den Hauptspeicher einliest und die Inhalte (Merkmale) von Attributen in einer Zeile sinnvoll kombiniert. So können sich die Benutzer sofort ein Bild von den Daten machen, falsche Werte identifizieren und diese anpassen.

Auch in Bezug auf seinen Beitrag zur Verbesserung der Datenqualität wählten die Anwender in der diesjährigen BARC-Studie InfoZoom zum besten Produkt. Die Lösung bietet eine einzigartige Möglichkeit zur Visualisierung und Analyse von Daten. Die Darstellungsvariante InfoScape nutzen Anwender, um in Daten hinein- und herauszuzoomen. So erkennen sie Zusammenhänge zwischen verschiedenen Attributen sowie mögliche Anomalien und Qualitätsprobleme.

„Es freut uns sehr, dass wir in unserem Fokusthema ‚Datenqualität‘ die Nase vorn haben,“ sagt Stefan Dornseifer, Geschäftsführer der humanIT Software GmbH. „Dieses Ergebnis zeigt deutlich, dass wir unseren Anwendern mit der Visualisierung der Daten einen enormen Mehrwert beim Aufdecken von Datenqualitätsproblemen liefern.

Es unterstreicht unsere Aussagen, dass InfoZoom im Bereich Datenqualität eine ideale Ergänzung für bereits vorhandene CRM-, BI– und ERP-Lösungen in Unternehmen ist.

“Top-Ranking bei Ad-hoc-Abfrage und Analyse

Mit Ad-hoc-Datenabfragen verschaffen sich Anwender besonders schnell Erkenntnisse. 77 Prozent der InfoZoom-Nutzer bewerteten die Ad-hoc-Abfragemöglichkeiten als „ausgezeichnet“ und 23 Prozent als „gut“. Das macht InfoZoom in der BARC-Studie zur Nummer eins für Ad-hoc-Abfragen. „Die Flexibilität bei der Datenabfrage und -analyse wird zunehmend wichtiger, da Unternehmen immer schneller auf Daten reagieren müssen“, erläutern die Studienautoren.

Die Schlüsselkennzahl „Analysen“ erfasst, wie die Anwender ihr Business-Intelligence-Werkzeug in Bezug auf die Durchführung von Analysen bewerten. Ad-hoc-Abfragen und -Analysen sind eng miteinander verbunden und werden häufig im selben Workflow nach Datenabruf und Aufbereitung verwendet. Es überrascht daher nicht, dass InfoZoom sowohl bei den Ad-hoc-Abfragen als auch bei den Analysen ganz vorne liegt.

100% Weiterempfehlung & 100% Kundenzufriedenheit

Der Schlüsselwert ‚Recommendation’ gibt an, wie viele Anwender ein Produkt weiterempfehlen würden. InfoZoom erzielt hier die vollen 100 Prozent. Und auch für die Zufriedenheit mit dem Produkt erhält InfoZoom 100 Prozent. „Nur zufriedene Kunden empfehlen eine Lösung weiter“, erklären die Analysten.

„Die guten Bewertungen zeigen, dass sich die Kunden in unseren Lösungen wiederfinden“, erläutert Stefan Dornseifer, Geschäftsführer der humanIT Software GmbH. „Mit InfoZoom bekommen Projektteams eine praxistaugliche Lösung für die tägliche Datenarbeit. Zentraler Erfolgsfaktor ist die einzigartige Visualisierung, die alle Rohdaten aus jeglichen Vorsystemen im fachlich orientierten Überblick darstellt. So sehen die Fachbereiche direkt, wo Fehler, Lücken, inhaltliche Korrelationen oder Potenziale ihrer Daten liegen.“

Data Profiling, Datenqualitätsmanagement und Adhoc-Analysen

Das Portfolio von humanIT umfasst drei eng miteinander integrierte Produkte. InfoZoom Desktop als Desktop-Version, InfoZoom Anywhere als Webclient/Server basierte Lösung sowie InfoZoom Data Quality Control (IZDQ). InfoZoom unterstützt den Fachanwender bei Ad-hoc Analysen, dem agilen Datenqualitätsmanagement sowie dem Data Profiling. IZDQ ermöglicht ein kontinuierliches 24/7 Datenqualitätsmanagement mit umfassenden Regelwerken und integriert die Profiling-Funktionen von InfoZoom. Mit InfoZoom Anywhere führen Anwender Datenanalysen im Webbrowser.

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Digital, effizient, emotional: Modernes Kundenmanagement

Digital, effizient, emotional: Modernes Kundenmanagement

Langfristig stabile Kundenbeziehungen sind maßgeblich für den Unternehmenserfolg. Es geht längst um mehr, als einen aktuellen Bedarf zu befriedigen. Unternehmen müssen sich gezielt auf jeden Kunden einlassen und ihn individuell betreuen. Das gelingt mit einem ganzheitlichen digitalen Kundenmanagement – automatisiert und persönlich zugleich.

Keine Floskel, sondern ein Muss: Der Kunde steht im Mittelpunkt

Es ist eine Binsenweisheit: B2B-Kunden erwarten von ihren Lieferanten oder Service-Partnern eine optimale Rundum-Betreuung, die über die eigentliche Leistungserbringung hinausgeht. Sie gehen davon aus, als Kunde im Mittelpunkt zu stehen und verlangen neben persönlichem Kontakt einen ganzheitlichen Service nach Maß. Doch Achtung! Geschäftspartner wünschen sich personalisierte, kontextuelle und relevante Informationen zum richtigen Zeitpunkt, anderenfalls empfinden sie eine Kontaktaufnahme schnell als Belästigung. Vieles läuft digital ab, von der Beschaffung über Marketingaktivitäten bis hin zur kaufmännischen Geschäftsabwicklung und After-Sales-Services. Das macht das Kundenmanagement komplexer, gibt Unternehmen aber auch die Chance, durch den Einsatz moderner Technologien wie künstliche Intelligenz, Data und Predictive Analytics oder Business Intelligence eine 360-Grad-Sicht auf den Kunden zu erhalten und diesen mit dem passenden Content zum genau richtigen Zeitpunkt zu begeistern. Dabei sollten Emotionen, ein gewisser Unterhaltungswert und ab und an eine Prise Humor nicht fehlen.

Den Kunden kennen wie die eigene Westentasche

Es geht darum, genau darüber im Bilde zu sein, was der Kunde wirklich benötigt und wo seine Interessen liegen. Selbstverständlich ist es auch dem langjährigen, erfahrenen Vertriebler oder Servicemitarbeiter nicht möglich, jeden Unternehmenskunden von A bis Z zu kennen. Glücklicherweise ist das aber auch gar nicht notwendig. Schließlich gibt es im Wirtschaftsalltag ausreichend digitale Kontaktpunkte mit dem Kunden, die entsprechend informative Daten erzeugen. Es ist mittlerweile Standard, diese Daten aus den einzelnen Quellen, wie Websites, Verkaufsprozessen und Kundenkontaktcenter im CRM-System zu erfassen, in den verschiedenen Formaten abzuspeichern und miteinander zu verknüpfen.

Doch damit nicht genug. Auch via IoT verbundene Maschinen oder Wearables können das Wissen über die Vorlieben und Aktivitäten eines Kunden ergänzen. Gerade tragbare Gadgets erzeugen eine Vielzahl an ortsbezogenen Daten. Hat man sie erfasst, analysiert und mit vorhandenen Informationen im CRM-System verknüpft, dann kann der Anbieter daraus Produkte und Dienstleistungen passgenau zu den individuellen Wünschen des Kunden ableiten. Dabei gilt es, zwingend zu vermeiden, dass jede Abteilung für sich für sich allein agiert. Langfristig erfolgreiches Customer Engagement gelingt nur, wenn alle Systeme nahtlos miteinander integriert sind.

Ein mögliches Szenario: Offensichtlich sind viele Firmenwagen eines Kunden immer wieder in der gleichen Region unterwegs. Warum ihm dann nicht einen besonders interessanten Gruppentarif einer örtlichen Hotelkette anbieten? Denkbar wäre auch, dass ein Arbeitgeber für seine Angestellten einen Bonus bei der betrieblichen Krankenversicherung erhält, weil die Mehrzahl von ihnen oft joggen oder walken geht, dabei Activity Tracker trägt und zugestimmt hat, diese Daten an den Versicherer weiterzugeben.

Gemeinsam ein schlagkräftiges Paar: CRM- und ERP-System

Ein leistungsfähiges ERP-System ist in jedem größeren Firmen ein Muss. In vielen Unternehmen ist zudem ein CRM-System im Einsatz – 2019 waren es bereits 43 Prozent. Entscheidend ist, dass sich keine veralteten oder falschen Daten im CRM-System befinden. Dieses Risiko kann man einfach aus der Welt schaffen und dabei gleich noch den Aufwand für die Datenpflege für den Anwender minimieren. Durch ein einheitliches Datenmodell einer ERP-CRM-Komplettlösung. So springt man nicht mehr zwischen zwei verknüpften Sphären hin- und her, sondern bewegt sich in nur einem Datenkosmos.

Zudem hat jeder Mitarbeiter mit Kundenkontakt unmittelbar Zugriff auf für ihn relevante Informationen aus anderen Bereichen. So kann sich zum Beispiel der Vertrieb auf Knopfdruck über Zahlungs- und Lieferbedingungen früherer Aufträge informieren. Nicht zu vergessen: Ein gutes Lese- und Schreibrechtemanagement sorgt dafür, dass sensible Einträge, etwa Stammdaten, nicht von Unbefugten verändert werden, zumal sich einheitliche Zugriffsregeln in einem integrierten ERP-CRM-Systems einfacher umsetzen lassen als in zwei getrennten Systemen. Die ERP-CRM-Komplettlösung erlaubt es außerdem, system- bzw. abteilungsübergreifende Prozesse zu automatisieren, und vermeidet Unterbrechungen im Workflow.

Digital, effizient, emotional: Modernes Kundenmanagement als Erfolgsgarantie

KI – die smarte Helferin in der Kundenbetreuung

Laut einer aktuellen Bitkom Studie nutzen bereits 8 Prozent der Unternehmen künstliche Intelligenz (KI). Mehr als zwei Drittel der Unternehmen schätzen KI als wichtigste Zukunftstechnologie ein. Dabei sehen die Unternehmen die zahlreichen Vorteile – von der schnelleren Problemanalyse, über beschleunigte Prozesse bis hin zu geringerem Ressourcenverbrauch und dem damit verbunden Nutzen für die Umwelt. Der Grund: KI-basierten Lösungen gelingt es, Daten aus verschiedenen Quellsystemen und unterschiedlichster Formate miteinander sinnvoll zu verknüpfen, zu analysieren und die Ergebnisse der Datenauswertung in Echtzeit zu liefern – was menschliche Fähigkeiten weit übersteigt. Ihr Vermögen, dabei ungeheure Datenmengen zu bewältigen und so innewohnende Muster zu erkennen und zu extrapolieren, verleiht KI auch die Fähigkeit, aus den erkannten Zusammenhängen faktenbasierte Prognosen abzuleiten.

Eine gute Predictive Analytics-Lösung kann Markttrends, wirtschaftliche Entwicklungen und menschliches Verhalten sehr gut vorhersagen. KI-basierte CRM-Aktivitäten führen zu einem besseren Kundenverständnis und beschleunigen die Verkaufszyklen, besonders in stark von technischen Entwicklungen getriebenen Branchen. Denn die Innovationsfreunde eines Unternehmens hinterlässt zahlreiche (Daten-)Spuren und macht es dem lernenden System so besonders einfach, auf Bedürfnisse vorab proaktiv reagieren. Detaillierte, kundenspezifische Informationen ermöglichen überdies personalisierte Marketing-Kampagnen, was wiederum in einer verbesserten Lead-Generierung mündet. Der elektronische Marketer geht sogar noch weiter. Er sammelt und analysiert die relevanten Informationen darüber, was die Kunden bewegt und wie sie die Marken und Produkte des Unternehmens beurteilen.

Mit Business Intelligence (BI) in die Zukunft blicken

Sowohl KI als auch BI basieren auf statistischen Auswertungen. Der entscheidende Unterschied besteht darin, dass die BI-Vorhersagen auf Wahrscheinlichkeits-Modellen beruhen, während es bei KI um Korrelationen, autonome Abläufe und vor allem maschinelles Lernen geht. Solange ein BI-Tool für den jeweiligen Business Case aussagefähige, qualitativ hochwertige Ergebnisse liefert, ist es nicht selten einer KI-Anwendung wegen ihres längeren Lernprozesses gegenüber im Vorteil. Für Skeptiker geht es dabei um mehr als um den Zeitvorteil von BI. Sie verweisen darauf, dass man nicht wirklich kontrollieren kann, wie das intelligente System lernt und wie genau es die Daten in Erkenntnisse umwandelt. Ergo: Performante BI-Tools lassen sich gut im Customer Relationship Management einsetzen. Dafür erfasst das BI-System neben Kundendaten auch alle Interaktionen mit dem Kunden und erzeugt so ein umfassendes Bild von ihm. Zusätzliche, wertvolle Informationen kommen ins Haus, wenn man nach jeder Interaktion eine Bewertung durch den Kunden anfordert.

Über den Wolken… ist man mobil und sicher

Viele Unternehmen hosten bereits ihr CRM-System in der Cloud, um so einerseits von den prinzipiellen Vorteilen von Cloud-Anwendungen zu profitieren. Dazu zählt etwa, dass das alle im Unternehmen standortübergreifend mit den gleichen Applikationen arbeiten, dass sich um die Betreuung der Systeme und ihre Updates weitgehend das Fachpersonal des Cloud-Dienstleisters kümmert und dass niedrigere Investitionskosten anfallen. Dass Installation und Wartung wegfallen, entlastet zudem die IT-Abteilung im Unternehmen. Dazu kommt andererseits, dass es mit mobilen Endgeräten einfacher ist, auf ein CRM-System in der Cloud zuzugreifen als auf das im Rechenzentrum – gerade für den Außendienst ein unschätzbarer Vorteil. War das größte Hemmnis für ein mobiles CRM-System in der Vergangenheit die Sorge um die Datensicherheit hat hier inzwischen ein Umdenken eingesetzt.

Denn allen Bedenken zum Trotz ist die Datenhaltung in der Cloud grundsätzlich immer sogar sicherer als im Unternehmen vor Ort. Nicht zuletzt, weil zertifizierte Cloud-Anbieter gegen Risiken viel besser geschützt sind, als dies bei On-Premises-Rechenzentren zumeist der Fall ist. Schließlich müssen auch sie die gesetzlichen Datenschutzrichtlinien einhalten. Da sie zudem die Vorbehalte in Hinblick auf den Datenschutz kennen, nehmen sie Sicherheitsfragen sehr ernst – schon in ihrem ureigenen Geschäftsinteresse. Das geht bis hin zu stringenten Backup-Richtlinien und klaren Datenwiederherstellungsplänen. Nicht zu vergessen: Die wenigsten mittelständischen Unternehmen leisten sich einen eigenen IT-Security-Experten – ganz abgesehen davon, dass diese auf dem Arbeitsmarkt Mangelware sind. Der Cloud-Dienstleister hingegen kann gar nicht anders, als ganze Teams von Security-Experten zu beschäftigen: Sie sind Teil seines Geschäftsmodells.

Die Kommunikation zum Kunden niemals abreißen lassen

Gerade in schwierigen Zeiten ist es besonders wichtig, den Kunden zeitnah über für ihn relevante Entwicklungen zu informieren und zu unterstützen. So ist sichergestellt, dass er die aktuellen Herausforderungen meistert und vielleicht sogar gestärkt aus einer Krise hervorgeht. Doch was tun, wenn man als Unternehmen in einer Krisensituation wie der aktuellen mit den gleichen widrigen Umständen zu kämpfen hat, etwa einer eingeschränkten Mobilität, einem hohen Krankenstand im Kollegenkreis, Kontakteinschränkungen oder unterbrochenen Lieferketten?

Die Lösung liegt in einem klugen CRM-Konzept, das durch Business Intelligence wichtige Daten gezielt auswertet und nutzbar macht, zeitgleich jedoch die gegenwärtig besonders geforderten Mitarbeiter in Vertrieb, Marketing und Sales von Routineaufgaben bei der Kundenbetreuung entlastet. So haben diese die Zeit für dringliche Aufgaben, etwa mit den Kunden gemeinsam Lösungen zu erarbeiten. Die Lösung hierfür sind Automation-Systeme, die Marketingaktionen oder Informationskampagnen schnell und kostengünstig durchführen.

Für eine weitere Entlastung sorgen virtuelle Assistenten wie Chatbots, die nicht nur Standardanfragen beantworten, sondern dank Machine Learning darin auch immer besser werden, selbst komplexere Anfragen zu beantworten. Zudem sind sie rund um die Uhr ansprechbar, womit der Kunde in einem ersten Schritt oft bereits zufrieden ist. Ausnahmesituationen zeichnen sich in der Regel dadurch aus, dass Zustände sich häufig und schnell ändern. Da ist es umso wichtiger, dass die IT reibungslos funktioniert. Die eingesetzten Systeme sollten also sehr zuverlässig arbeiten und jederzeit die geforderten Ergebnisse bringen. Unternehmen sind daher gut beraten, sich für ein leistungsfähiges, praxiserprobtes CRM-System zu entscheiden.

Top-Mitarbeiter – die Basis jedes Erfolgs

Die technische Unterstützung bei der Datenanalyse und -bereitstellung im Unternehmen ist nur eine Seite der Medaille. Es bedarf selbstverständlich auch kompetenter und motivierter Mitarbeiter, die mit den Programmen arbeiten. Dafür sollten die eingesetzten CRM-, KI- und BI-Systeme bei den Mitarbeitern auch auf breite Akzeptanz treffen. Denn als Anwender des Systems müssen sie damit einfach und prozessorientiert arbeiten können. Erfahrungsgemäß gelingt dies, wenn sie selbst mit Leidenschaft dabei sind: Employee Engagement als Grundlage für Customer Engagement.

Dafür sind störungsfreie Arbeitsabläufe eine Grundvoraussetzung. Die eingesetzten Systeme müssen also sehr zuverlässig arbeiten und die geforderten Ergebnisse bringen. Mitarbeiter werden sich deutlich engagierter um den Kunden kümmern können, wenn es keinen Frust durch IT-Probleme gibt. Und geht in der Kundenbeziehung mal etwas schief, dann ist das für den Mitarbeiter in der Regel kein Motivationskiller – vorausgesetzt, die Gründe werden gefunden und beseitigt. All dies bedingt bei der Einführung einer CRM-Lösung ein kluges Change Management, unabhängig davon, wie das neue System skeptisch betrachtet wird. Beide Einstellungen verlangen nach einem „Onboarding“ für die neue technische Umgebung.

Digitalisierung und Customer Centricity – beides ist Chefsache

Ebenso wichtig wie das Know-how und die Motivation der Belegschaft ist es, dass die Unternehmensleitung alle Prozesse vorantreibt und unterstützt, die das digitale Kundenmanagement professionalisieren. Es ist daher sinnvoll, dass Daten-Analysten bzw. CRM-Experten direkt mit der Geschäftsführungsebene verbunden sind. Customer Engagement unter Nutzung von Data und Predictive Analytics sollte eine Selbstverständlichkeit sein. Und zwar für das Management ebenso wie für die Fachabteilungen, selbst wenn sie keinen oder nur selten direkten Kundenkontakt haben.

Erst, wenn der Geschäftsführung bewusst ist, welche Macht von der Kombination von Daten ausgeht, lässt sich Digital Analytics nicht nur als internes Werkzeug vom Vertrieb oder Marketing einrichten, sondern nachhaltig und ganzheitlich im Unternehmen umsetzen. Denn um langfristig erfolgreich zu sein, gibt es keine Alternative. Schließlich belegen diverse Studien, dass in Zukunft nicht der Preis oder die Marke die Kaufentscheidung bestimmen, sondern das Kundenerlebnis. Und das lässt sich umso zielgerichteter auf den Kunden und seine Bedürfnisse zuschneiden, je besser man ihn kennt.

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6 unerwartete Kosten einer Cloud-Migration und wie sie vermieden werden

6 unerwartete Kosten einer Cloud-Migration und wie sie vermieden werden

Bei Cloud-Strategien liegen die Tücken im Detail. Die variantenreichen Abrechnungsmodalitäten von Cloud-Providern und technische Fallstricke der eigenen IT-Infrastrukturen können Kostenvorteile schnell zunichte machen – es sei denn, so die Projekterfahrung von Apptio, Unternehmen wappnen sich mit Umsicht und Analysen gegen böse Überraschungen bereits bei der Cloud-Migration.

6 unerwartete Kosten einer Cloud-Migration und wie sie vermieden werden

Mit den laufenden Digitalisierungsmaßnahmen haben Unternehmen bereits ein gutes Bewusstsein dafür entwickelt, dass sich die IT-Budgetplanungen und -Kostenstrukturen mit Cloud-Umgebungen erheblich verändern. Doch es lauern kritische Kostenfallen, die im komplexen Projektmanagement einer Cloud-Migration schnell übersehen werden können. Ein Thema, das Unternehmen auch im Cloud-Betrieb begleitet, wie eine aktuelle Studie von Harvard Business Review zeigt. Denn demnach ist zwar der Mehrwert, der aus dem Einsatz von Technologie resultiert, von höchster Bedeutung bei Budgetplanungen. Allerdings vertrauen nur 62 Prozent den dazu verfügbaren Informationen. Die Hälfte der Befragten gibt an, dass sie den durch Technologieinvestitionen generierten Mehrwert nur ad hoc (31 %) oder gar nicht (20 %) messen, 16 Prozent tun dies nur zu bestimmten Projektmeilensteinen.

Aus der Erfahrung hat Apptio die sechs wichtigsten Bereiche identifiziert, die Budgets einer Cloud-Migration sprengen können:

1. On-Premise-Verbindlichkeiten – sie beeinflussen Timing und Reihenfolge der Cloud-Migration

Bei der taktischen Planung, wann welche Workloads in die Cloud migriert werden sollen, stehen häufig geschäftsstrategische Kriterien im Vordergrund. Dabei werden allzu oft bestehende, dezentral verwaltete vertragliche Verpflichtungen übersehen, die mit dem bestehenden Rechenzentrum verbunden sind. Dies beginnt bei Mietverträgen und laufenden Abschreibungen der Hardware sowie deren Wartungs- und Support-Verträge. Zu nennen sind zudem auch Aufwände in den Bereichen Asset Management, Administration und Audits.

Wichtig ist daher, vorab anhand der Laufzeiten die Gesamtkosten solcher On-Premise-Verträge zu klären, die parallel zum Cloud-Betrieb auflaufen. Dies erst ermöglicht eine realistische Kosten-Nutzen-Rechnung mit den nötigen Eckdaten, um ein kosteneffizientes Timing der Migration in die Cloud zu planen sowie zu entscheiden, in welchen Schritten bzw. in welcher Reihenfolge die Umstellung erfolgen sollte.

2. Fähigkeit zum aktiven Multi-Cloud-Management – für die nötige Korrelation zwischen technischem Monitoring und Kostenstrukturen

Die meisten Public-Cloud-Anbieter können aus einer Hand alle gängigen Cloud-Anforderungen erfüllen. Im Detail betrachtet variieren die Kosten und Leistungen allerdings. Zudem soll die Abhängigkeit von nur einem Provider vermieden werden für eine ausgewogene Risikostreuung. Hinzu kommt, dass Multi-Cloud die Datensicherheit für Unternehmen unterstützt. Sie codiert Daten mit spezifischen Techniken und verteilt sie über verschiedene Clouds für höheren Schutz vor Hackerangriffen und Datenverlusten.

So sind Unternehmen – gewollt oder nicht – mit den Anforderungen eines aktiven Multi-Cloud-Managements konfrontiert. Wer darauf technisch und organisatorisch mit entsprechenden Lösungen, Experten und Prozessen vorbereitet ist, vermeidet Kostenfallen.

3. Abrechnungsvarianten – sie bestimmen die wirtschaftliche Kombination von Cloud-Services

Bei der Kostenschätzung und Budgetplanung für Cloud-Dienste ist es wesentlich zu verstehen, wie einzelne Cloud-Anbieter die Nutzung ihrer Ressourcen messen und nach welchen Kriterien abgerechnet wird – dies reicht von stundenweiser Abrechnung der Nutzung einzelner Instanzen über Kosten nach Datenmenge bis hin zum ausgehenden Datenverkehr in Gigabyte pro Monat, mit unterschiedlichen Commitments.

Das heißt, Unternehmen sollten einen möglichst detaillierten Einblick dazu haben, welche Cloud-Kapazitäten in welchen Qualitäten sie über welche Zeiträume in den verschiedenen Phasen der Cloud-Migration benötigen, um die optimale Kombination an Cloud-Services bzw. -Skalierung bei unterschiedlichen Anbietern zu beauftragen.

4. Von App-Performance bis Skalierung – verursachergerechte Kostenanalysen unterstützen Optimierung

Die Architektur und Performance von Anwendungen, was etwa den Bedarf an Arbeitsspeicher oder die Menge der Transaktionsdaten betrifft, spielt mit der zumeist großzügig dimensionierten Hardware in Rechenzentren kaum eine Rolle. Im Cloud-Betrieb kann das allerdings überraschend deutlich die Kosten in die Höhe treiben.

In Multi-Cloud-Umgebungen ist es ein oft unterschätzter Kostenfaktor, wenn durch Skalierung Anwendungen über Cloud-Grenzen hinweg Datenverkehr erzeugen. Viele Cloud-Provider berechnen nach ein- und ausgehendem Traffic. Hier ist es wichtig, dass die Kostenstrukturen bekannt sind und die Anwendungen nach Lastspitzen automatisiert wieder zurück skalieren.

Ähnliches gilt für Cloud-Speicher und andere Ressourcen, die beispielsweise DevOps-Teams in Projekten beanspruchen.

Bei der Cloud-Migration ist daher von Beginn an eine Kostenanalyse hilfreich, um schnell und gezielt steuernd eingreifen zu können.

5. Von Lift & Shift bis zu Altsystemen – sie bergen ungeahnte Kostenfallen

Von den vielen möglichen teuren Planänderungen bei Cloud-Migrationen sind zwei besonders hervorzuheben. Dies betrifft zunächst den beliebten „Lift & Shift“-Ansatz, bei dem schnell und ohne Anpassungen Anwendungen und Daten in die Cloud verschoben werden und selbst die einzelnen Cloud Services nicht auf die tatsächliche Nutzung dimensioniert wurden. Dieser vermeintlich günstige Weg kann eine unerwartete Kostenexplosion nach sich ziehen, wenn erst im Nachhinein festgestellt wird, dass die Kosten der Public-Cloud-Infrastruktur deutlich teurer sind als die Rechenzentrums-Kosten und letztlich doch Architektur-Anpassungen für die Cloud erforderlich sind, verbunden mit erheblichem Projektierungsaufwand.

Ein weiterer Kostenfaktor kann durch Altsysteme bzw. Legacy Systems entstehen, die aus technischen Gründen nicht einfach migriert werden können, aber mit ihren Daten – zumeist aus rechtlichen Gründen – weiter vorgehalten werden müssen. Die Folge: On-Premise-Ressourcen können nicht im geplanten Maß abgeschaltet werden und belasten weiterhin IT-Budgets.

6. Exit-Strategie für On-Premise – mit konsequenten Analysen Redundanzen begrenzen

In der Übergangsphase sind redundante Kapazitäten in der Cloud und im Rechenzentrum unabdingbar. Diese Phase sollte mit einem konsequenten Monitoring der Workloads und Analysen des tatsächlichen Bedarfs in Korrelation zu den Kosten und deren Variablen bei dem/den Cloud-Anbietern verbunden sein. Neben der technischen Qualität stellt dieses Vorgehen sicher, dass Entscheidungen, wann welche Rechenzentrumskapazitäten abgeschaltet werden – oder eben nicht – rasch und konsequent getroffen werden können. Ansonsten droht die Gefahr, dass teure Redundanzen unnötig lange weitergeführt werden.

Fazit:

Die Umsetzung von Cloud-Strategien ist verbunden mit einem komplexen Wechselspiel zwischen Verbrauch und Kosten, das geprägt ist von unterschiedlichen technischen und wirtschaftlichen Variablen, die sich dynamisch verändern. Es braucht daher eine zeitnahe Verknüpfung zwischen IT- und Finanz-Monitoring mit Prozessen und Systemen, die gleichzeitig zu einer Cloud-Migration implementiert werden sollten. Dies mag für manche Unternehmen zunächst ungewohnt sein, aber es hilft nachhaltig, den optimalen wirtschaftlichen Mehrwert aus Cloud-Initiativen zu realisieren.

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Digitale Transformation: Apps in der Industrie

Steigerung der Effizienz, Automatisierung und Digitalisierung bestehender Prozesse sind nach wie vor die Herausforderungen im industriellen Umfeld – Apps bringen diese Ziele deutlich voran! Durch Mobilität und schnelle Zugänglichkeit bieten sie Unternehmen viele Chance zur Modernisierung.

Digitale Transformation: Apps in der Industrie

Produzierende Unternehmen kommen heute um die Themen Digitalisierung und Mobility nicht mehr herum und die Nachfrage nach integrierten Software-Lösungen im industriellen Umfeld ist weiterhin ungebrochen. Voraussetzung für die Einführung solcher Technologien ist aber das Vorhandensein einer echten, herstellerneutralen Integration. Denn die daraus resultierenden positiven Effekte ergeben sich nur durch eine vollständige Anbindung von bestehenden IT-Systemen wie ERP, CRM oder SAP an zum Beispiel mobile Anwendungen. Nur so können komplexe Unternehmensprozesse automatisiert und nahtlos auf höchstem Niveau gewährleistet werden.

Die Einsatzgebiete mobiler Apps sind nahezu endlos – und zwar branchenübergreifend: ob automatische Steuerung einer Maschine, Management der Lieferkette oder mobile Vereinfachung stationärer Business-Prozesse. Insbesondere die Nachfrage nach Apps für den Einsatz in Produktion, Logistik und Instandhaltung steigt rasant weiter. Schwierig ist hierbei nach wie vor die Anbindung an ein System oder eine Datenbank sowie der mobile Zugriff auf die jeweiligen Daten und Informationen.

Anforderungen an mobile Apps

Für den Einsatz von Apps im industriellen Umfeld ist ein integrierter Softwareansatz entscheidend, denn nur eine integrierte Lösung auf Basis einer modularen Softwarearchitektur ermöglicht eine lückenlose Rückverfolgbarkeit sowie hundertprozentige Transaktionssicherheit ins führende ERP-System. Zudem sollte sich die Lösung durch Skalierbarkeit und höchste Stabilität und Performance auszeichnen. Die Echtzeitfähigkeit gewährleistet immer den tatsächlichen Stand verfügbar zu machen. Ein Hybrid-Modus (On- und Offline-Betrieb) ermöglicht das unterbrechungsfreie Arbeiten. So kann ein zuverlässiges und kontinuierliches Arbeiten bei schlechter oder sogar ohne Internetverbindung (mobile Daten, WLAN) garantiert werden. Letztlich ermöglicht die Verwendung von Standardkomponenten ein „Go-Live“ innerhalb weniger Tage und macht somit eine teure IT-Projektberatung überflüssig.

Das ERP als führendes und steuerndes System

Bei mobilen Business Apps für den industriellen Einsatz ist es unbedingt erforderlich, dass sämtliche Daten zeitnah aus einem führenden ERP-System (z.B. SAP, MS Navision, Oracle, etc.) einer Anwendung zur Verfügung stehen. Denn nur so ist ein Echtzeitzugriff auf alle aktuellen und prozessrelevanten Daten möglich. Viele Anbieter setzen dabei auf Punkt-zu-Punkt Ansätze geraten aber damit schnell an ihre technologischen und budgettechnischen Grenzen. Benötigt wird deshalb eine Kommunikationsplattform, die Daten aus sämtlichen Backends auf die mobilen Geräte bringt und umgekehrt. Hierbei ist es völlig unerheblich, woher die Daten kommen (SAP, Oracle, MS Dynamics etc.) und wohin sie gehen (Android, iOS, Windows etc.). Modulare Softwarearchitekturen bieten eine solche Kommunikationsplattform, da eine problemlose und integrierte Anbindung von Drittsystemen wie Web Services, Exchange oder auch Steuerungen (Industrie 4.0) bereits vorhanden ist. Dabei ist der dabei eingesetzte Kommunikationsserver plattformunabhängig und verfügt über eine zertifizierte Schnittstelle ins führende ERP (so zum Beispiel SAP). Daten werden bidirektional vom führenden ERP-System verwaltet und beliebigen Front-Ends, wie mobilen Geräten, Terminals oder Maschinen, zur Verfügung gestellt. Das ERP-System wird hierbei als steuernde Instanz verwendet.

Maximale Flexibilität: Cloud-Lösungen

Auch das Thema Cloud spielt bei Business Apps eine zunehmen wichtige Rolle für einige Anwendungsbereiche. Verfügbare Cloud Konnektoren ermöglichen eine einfache und schnelle Anbindung an den Kommunikationsserver, eine eigene Cloud, oder klassisch an das eigene lokale Rechenzentrum. Das sorgt für höchste Flexibilität und Performance sowie eine sichere Anbindung mobiler Geräte in die IT-Landschaft des Unternehmens.

Business Apps in der Praxis

Getrieben von der Echtzeitfähigkeit sowie der medienbruchfreien Dokumentation von Prozessen gewinnt der Bereich Apps im industriellen Umfeld zunehmend an Bedeutung. Oberstes Ziel ist hier die Effizienzsteigerung, Verbesserung und Automatisierung bestehender Prozesse sowie ein papierloses Arbeiten. Speziell dort wo man auf manuelle und nicht IT-gesteuerte Prozesse trifft, bietet das Arbeiten mit Apps deutliches Verbesserungspotential. Die folgenden Beispiele aus dem Bereich Lager und Logistik sowie der Instandhaltung verdeutlichen dies.

Arbeiten mit Apps: Lager und Logistik-Anwendungen im Automotive-Bereich

Die Automobilindustrie ist geprägt durch hohe Qualitätsstandards, komplexe Produktionsprozesse sowie eine umfangreiche Supply Chain. Trotz enormer Stücklistentiefe, großer Teilevielfalt und zunehmenden Outsourcings an externe Partner verfügt die Automobilindustrie heute über äußerst schlanke Prozesse, minimale Bestände und erlaubt keinerlei Fehler. Viele produzierende Unternehmen der Automobilbranche setzen deshalb schon heute auf mobile Software-Anwendungen, mit deren Hilfe die gesamte Materialwirtschafts- und Produktionskette abgebildet werden kann: vom Wareneingang und Rückmeldung bis hin zur Umbuchung, Kommissionierung und dem Versand inklusive der direkten Buchung ins führende ERP-System (SAP). Das ermöglicht eine vollständige Analyse, Steuerung und Dokumentation der Produktions- und Logistikprozesse. Mobile Scanner und Handhelds sorgen dabei für schnelles und komfortables Arbeiten. Derartige Lösungen umfassen meist auch eine Maschinenanbindung bzw. Steuerung für die automatische und direkte Rückmeldung von produzierten Stückzahlen, Gutmengen sowie den Ausschuss. Des Weiteren meldet die SPS dem Werker, welcher Auftrag gerade produziert wird. Falschlieferungen, veraltete Daten im SAP, manuelle und somit fehleranfällige Dokumentationsprozesse gehören somit der Vergangenheit an.

Papierloses Bearbeiten von Instandhaltungsaufträgen

Bei sehr vielen Unternehmen ist die Bearbeitung von Instandhaltungsaufträgen immer noch ein analoger Prozess. Dabei wird jedoch sehr viel Papier durch den manuellen Prozess des Ausdruckens, Verteilens und Bearbeitens der jeweiligen Aufträge verbraucht. Das ist nicht nur sehr aufwendig, sondern außerdem auch noch sehr fehleranfällig und nicht transaktionssicher. Bei einigen hundert Maschinen und Anlagen, die in Stand zu halten sind, fallen zudem enorme Papierberge am Ende eines Monats an. Hinzu kommen die langen Wege und die unnötigen Wartezeiten. Denn sobald ein Mitarbeiter einen Auftrag abgearbeitet hat, muss er zurück ins Instandhaltungsbüro, um sich einen neuen Auftrag zu holen. Erschwerend kommen noch die schlechte Erreichbarkeit der Mitarbeiter, die Komplexität der Auftrags-Zuteilungen und -Rückmeldung sowie der enorme Verwaltungsaufwand hinzu. Diese Abläufe können mit Apps deutlich optimiert werden. Dafür greift die mobile Lösung alle notwendigen Informationen aus den verschiedenen Systemen (Instandhaltungsmodul, Datenbanken) ab und bringt diese auf die eingesetzten mobilen Endgeräte. Unmittelbar nach der Bearbeitung werden diese wieder zurückgespielt. Zertifizierte Schnittstellen ermöglichen definierte Prozesse und Workflows des ERPs inklusive sämtlicher Standardfunktionen mobil abzubilden. So werden dem Instandhalter genau die Information mobil bereitgestellt, die er auch benötigt; zum Beispiel Aufträge, Meldungen und Checklisten. Eine intuitive Benutzeroberfläche hat bei dieser Lösung einen besonderen Stellenwert, Instandhaltungsaufträge lassen sich so mit nur wenigen Klicks auf dem mobilen Gerät abwickeln.

Einsatzgebieten von mobilen Apps sind keine Grenzen gesetzt

Der enorme Erfolg von Apps im B2C Bereich wird künftig auch verstärkt im Business-Bereich Einzug nehmen. Wichtige Anforderungen an die Lösung sind dabei Transaktionssicherheit ins ERP-System, unterbrechungsfreies Arbeiten, lückenlose Rückverfolgbarkeit und Vermeidung von Fehlern sowie das Sicherstellen von Workflows. Es bedarf einer flexiblen Software-Architektur, einer modularen Plattform, Echtzeitfähigkeit, Skalierbarkeit sowie eines integrierten Ansatzes. Den Einsatzbereichen sind dabei keine Grenzen gesetzt – von der automatischen Maschinensteuerung und -kontrolle über das Management der Logistikprozesse bis hin zur mobilen Automatisierung und Vereinfachung stationärer Prozesse. Hierbei spielt es keine Rolle, ob Daten automatisiert von einer systemangebundenen Maschine direkt ins Backend geschrieben werden oder von einem mobilen Gerät kommen. Im Fokus stehen hierbei fast immer aktuelle Daten. Diese verhelfen zu Effizienzsteigerung, höherer Transparenz und zur lückenlosen Dokumentation.

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Internationale Geschäftsbeziehungen mit der Proforma-Rechnung

Internationale Geschäftsbeziehungen mit der Proforma-Rechnung

Die Finanzbuchhaltung ist ein wichtiges und komplexes Thema in Unternehmen, dem wir als Digitalisierungspartner häufig begegnen. Gerade wenn Unternehmen internationale Geschäftsbeziehungen unterhalten, fallen spezielle Vorgaben im Hinblick auf die Buchhaltung an. Stellen Sie sich diese Frage in einer Spielshow vor:

„Welches der folgenden Elemente kann nicht für Buchhaltungszwecke verwendet werden?“

  • Eine Verkaufsrechnung
  • Eine Proforma-Rechnung
  • Eine Steuerrechnung

Die richtige Antwort ist „Proforma-Rechnung“. Hätten Sie Ihr ganzes Geld darauf gesetzt? Wenn ein Kunde eine Proforma-Rechnung verlangt, wissen Sie dann, wofür sie verwendet werden sollte und wofür nicht, und wie Sie eine Proforma-Rechnung versenden?

Was ist eine Proforma-Rechnung?

Eine Proforma-Rechnung ist eine vorläufige Rechnung oder eine geschätzte Faktura, die verwendet wird, um den verpflichteten Kaufenden zur Zahlung von Waren oder Dienstleistungen aufzufordern, bevor diese geliefert werden. Eine Proforma-Rechnung enthält eine Beschreibung der Waren, den zu zahlenden Gesamtbetrag und andere Einzelheiten über die Transaktion.

Wenn beispielsweise eine Vorauszahlung erforderlich ist, um die Finanzierung sicherzustellen, bevor Sie Waren herstellen oder eine Dienstleistung erbringen, kann eine Proforma-Rechnung verwendet werden, um die Einzelheiten der bevorstehenden Transaktion vorzuschlagen.

In vielerlei Hinsicht ist Proforma einem Angebot oder Kostenvoranschlag näher als einer Rechnung. Der Grund dafür ist, dass die Kundschaft nicht verpflichtet ist, den auf der Proforma aufgeführten Betrag zu zahlen, sodass der fällige Gesamtbetrag nicht in den Verbindlichkeiten der Kundschaft verbucht wird und dass Sie eine Proforma-Rechnung nicht zur Rückforderung der Mehrwertsteuer verwenden können.

Wann sollten Sie eine Proforma-Rechnung versenden?

Der wichtigste Punkt ist, dass eine Proforma-Rechnung in der Regel an einen Kunden oder Klienten geschickt wird, wenn er sich zum Kauf bei Ihnen verpflichtet hat, aber keine offizielle Rechnung erhalten kann, weil die endgültigen Details noch bestätigt werden müssen. Sobald der Kunde mit allem einverstanden ist, liefern Sie die Ware und stellen eine offizielle Rechnung aus.

Wie unterscheidet sich eine Proforma-Rechnung von anderen Rechnungsarten?

Um besser zu verstehen, wie sich eine Proforma in den Verkaufsprozess einfügt, werden im Folgenden die anderen gängigen Rechnungsarten erläutert:

Verkaufsrechnung

Eine Verkaufsrechnung ist eine förmliche Zahlungsaufforderung, die gleichzeitig mit oder kurz nach der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen verschickt wird. Sie ist nicht nur eine Zahlungsaufforderung, sondern auch ein Steuerdokument, und wenn sie die Mehrwertsteuer enthält, kann sie auch als Steuerrechnung bezeichnet werden.

Handelsrechnung

Eine Handelsrechnung wird bei internationalen Sendungen verwendet, um dem Kunden und den Zollbeamten mitzuteilen, was versandt wird, wer der Verkäufer und Käufer ist, das Datum und die Verkaufsbedingungen, die Menge und das Gewicht der Waren und andere Einzelheiten. Handelsrechnungen werden verwendet, um den finanziellen Wert der gehandelten Waren und die eventuell anfallenden Steuern für die Sendung zu berechnen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden für Handelsrechnungen.

Gutschrift

Wenn Waren beschädigt sind oder ein Schreibfehler oder ein anderer Fehler vorliegt, enthält eine Gutschrift Einzelheiten über eine teilweise oder vollständige Erstattung der ursprünglichen Verkaufsrechnung oder eine Gutschrift, die für künftige Käufe verwendet werden kann.

Was sollte eine Proforma-Rechnung enthalten?
Der Hauptzweck einer Proforma-Rechnung besteht darin, Ihrem Kunden die Details der geplanten Transaktion zu zeigen. Sie sollte daher die gleichen Informationen enthalten wie die endgültige Rechnung:

Fazit: Mit der Proforma-Rechnung zu Unternehmenswachstum

Internationaler Handel muss nicht zwingend kompliziert sein. Wenn Sie wissen, wann Sie eine Proforma-Rechnung benötigen und welche Angaben diese enthalten muss, gelingt er Ihnen im Schlaf. 

Unsere Empfehlung: Mit lexbizz können Sie schnell und unkompliziert die Proforma-Rechnung generieren und somit Zeit und Kosten sparen.

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Aus lexbizz wird Haufe X360

Aus lexbizz wird Haufe X360

Die Cloud-ERP lexbizz tritt ab sofort unter dem Namen Haufe X360 am Markt auf. Die moderne Cloud-Plattform wechselt damit von Lexware in das Haufe Portfolio und wird dort zusammen mit der Immobilienlösung Haufe axera zum Spitzenreiter der Cloud-ERP-Lösungen für den deutschen Mittelstand.

Die Cloud-ERP Plattform für den Mittelstand wird Teil des Haufe-Portfolios.

Die Cloud-ERP lexbizz, ab sofort Haufe X360, ist als native Cloud-Plattform von Anfang an auf zukünftige Geschäfts- und Technologieanforderungen im Mittelstand ausgerichtet. „Anders als der Wettbewerb bieten wir Skalierung und Flexibilität – und sind somit technologisch die Plattform Nummer Eins für den größeren Mittelstand“, erklärt Carsten Schröder, President of Cloud-ERP von Haufe X360. Mit dieser technologischen Klasse passt die Plattform daher ausgezeichnet zu Haufe, das mit seiner einzigartigen Digitalisierungsexpertise und dem umfassenden Portfolio aus Software, Fachwissen, Consulting und Weiterbildung der Partner für mittelständische Unternehmen ist. Der Wechsel ins Haufe Portfolio sei damit ein konsequenter Schritt: „Durch die Bündelung in einem gemeinsamen Portfolio setzen wir nicht nur von Synergien in der Plattformentwicklung und dem Partneraufbau frei, sondern werden zusammen die 360-Grad-Digitalisierungsbegleitung für den Mittelstand“, so Carsten Schröder.

Mehr als ERP: Die volle Digitalisierungsexpertise für den deutschen Mittelstand

Die beiden bisher getrennt agierenden ERP-Geschäfte lexbizz, jetzt Haufe X360, und Haufe axera bilden bei Haufe zusammen ab sofort das Zentrum eines wachsenden Ökosystems: Dank ihrer Cloud-nativen Technologie sind die Cloud-basierten ERP-Lösungen zudem offen für die Anbindung von Drittsystemen und lassen sich durch Partner flexibel an die Bedürfnisse von Unternehmen anpassen. Über die Software hinaus bietet Haufe seinen Mittelstandskunden ein Rundum-Paket an Digitalisierungslösungen aus einer Hand – von Fachwissen über Consulting bis hin zu Weiterbildung und weiteren Services erhalten mittelständische Unternehmen alle Leistungen, die sie für den Erfolg in der digitalen Welt benötigen.

Immer mehr mittelständische Unternehmen modernisieren ihre IT-Landschaft und haben daher in den letzten Jahren den Mehrwert von Cloud-ERP-Lösungen erkannt. „Wir wollen den Aufbruch des Mittelstands ins Cloud-Zeitalter beflügeln und stellen ihm die volle Spannweite der Haufe-Digitalisierungsexpertise zur Verfügung“, kommentiert Dr. Carsten Thies, Geschäftsführer in der  Haufe Group und Geschäftsbereichsleiter der Unit, die das wachsende Ökosystem verantwortet. „Mit Haufe im Rücken erhalten mittelständische Unternehmen Zugang zu modernster Technologie, etwa unseres Technologiepartners Acumatica aus den USA, auf dem Haufe X360 basiert. Zusätzlich profitieren sie vom Mittelstandsknowhow eines traditionsstarken und nachhaltigen Familienunternehmens. Mit dieser geballten Power steht der Zukunft des deutschen Mittelstands nichts mehr entgegen.“

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Acht Gründe für kombinierte Finanz- und HR-Lösungen

Acht Gründe für kombinierte Finanz- und HR-Lösungen

Finanz- und Personalbereich laufen in den meisten Unternehmen immer noch getrennt voneinander. Unternehmen speichern und verarbeiten Daten in ihren jeweiligen Fach-Silos, meist auch noch mittels mehrerer Programme pro Bereich. Dabei lassen sich viele Prozesse, darunter Zeiterfassung, Spesen, Gehaltsabrechnungen, gar nicht eindeutig nur dem Finanz– oder nur dem HR-Bereich zuordnen, sondern sie gehören vielmehr beiden Disziplinen an.

Acht Gründe für kombinierte Finanz- und HR-Lösungen

Workday, nennt acht gute Gründe, die beiden Bereiche enger zu verzahnen und HR- und Finanzdaten in ein einziges System zu überführen.

1. Skaleneffekte nutzen

Laufen Finanz- und HR-Abteilung einfach nebeneinander her, nutzt häufig jede von ihnen individuelle Anwendungen. Das ist nicht nur per se teurer – unterschiedliche Software-Lizenzen kosten in Summe meist mehr als zusätzliche Nutzer – sondern führt auch dazu, dass jede Anwendung ihre eigenen Prozesse, Sicherheitsupdates und Schnittstellen braucht. Die Folge ist nicht nur ein Flickenteppich verschiedener Anwendungen, sondern auch Redundanz – etwa bei den vorhandenen Datensätzen, aber auch bei Dingen, die erst auf den zweiten und dritten Blick sichtbar werden, Trainings etwa. Sprich: Je mehr Nutzer im Unternehmen abteilungsübergreifend eine technologische Infrastruktur nutzen, desto effizienter kann agiert und skaliert werden. Das gilt ganz besonders dann, wenn Cloud-Plattformen eingesetzt werden.

2. Nutzer im Fokus

Gibt es nur ein System für HR- und Finanzabläufe, dann steigen automatisch auch seine Nutzerzahlen im Unternehmen. Dementsprechend wichtig ist eine gute User Experience, die wiederum eng mit Effizienz und auch Akzeptanz der eingesetzten Lösungen verbunden ist. Ein Beispiel: Muss sich ein Mitarbeiter nur einmal einloggen, um sein Time Sheet auszufüllen, die Reisekostenabrechnung zu machen, eine Fortbildung zu beantragen und eine Rechnung freizugeben, dann ist das für ihn viel einfacher, als wenn er dies in vier unterschiedlichen Systemen tun muss – die zudem noch unterschiedliche Nutzeroberflächen haben. Ein einziges System lässt sich auch in Bezug auf den Usability-Aspekt sehr viel leichter an veränderte Rahmenbedingungen, wie an neue betriebliche Abläufe, anpassen.

3. Rechenschaftspflichten und Verantwortlichkeiten

Obwohl Budgets in der Regel einer Abteilung zugeteilt werden, ist es letztlich immer noch eine individuelle Person, die über eine bestimmte Anschaffung oder Ausgabe entscheidet – wer das ist und warum die Entscheidung getroffen wird, lässt sich allerdings nicht immer leicht nachvollziehen, wenn HR- und Finanzabteilung unterschiedliche Anwendungen nutzen. Doch gerade indem Informationen über eine Ausgabe mit der Rolle des verantwortlichen Mitarbeiters verknüpft werden, lässt sich Budgetverwendung leichter kontextualisieren und damit auch besser regulieren. Denn: Sind die Verantwortlichkeiten eindeutig zugeordnet, hat das Management einen besseren Überblick – und könnte entsprechend neue Konzepte ausarbeiten, um Kosten einzusparen.

4. Kontinuierliche Transparenz

Nur wenn Aufgaben, Befugnisse und Rolle jedes einzelnen Mitarbeiters in einer Lösung verfügbar und abgebildet sind, lassen sich auch wirkungsvolle und vor allem transparente Kontrollmechanismen durchsetzen. Und genau diese Transparenz darf nicht verloren gehen, wenn Mitarbeiter intern ihre Position oder die Abteilung wechseln: Ein System, das Finanzdaten und zugeordnete Befugnisse miteinander verknüpft, bietet auch hierbei einen kontinuierlichen Überblick– zum Beispiel darüber, wer Zahlungen freigeben kann.

5. Menschen in den Unternehmen

Den größten Einfluss auf Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens haben die Mitarbeiter. So wirkt sich der Kontakt mit dem Support direkt auf die Zufriedenheit eines Kunden aus, Marketing-Kampagnen auf den Vertriebserfolg und so weiter. Kombinierte HR-/Finance-Systeme helfen, den Erfolgsrezepten der Mitarbeiter auf die Spur zu kommen und diese im Idealfall zu replizieren oder Korrelationen aufzudecken. Sie bringen zum Beispiel ans Licht, ob ein wichtiger Kunde ein langwieriges Problem hat, der von einem noch sehr unerfahrenen Servicemitarbeiter betreut wird.

6. Projekte – und Fähigkeiten als Basis

Unternehmen, die auf Dienstleistungen spezialisiert sind, haben nur wenig Nutzen von einem auf physische Produkte ausgerichteten klassischen ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning). Sie arbeiten meist projektbezogen und müssen dafür geeignete Mitarbeiter, beziehungsweise deren Ressourcen „verwalten“. Dafür ist es notwendig, verschiedenste Informationen von unterschiedlichen Abteilungen einzusehen: verfügbare Arbeitszeit, benötigte und freie Ressourcen, Budgets für neue Mitarbeiter sowie die Fähigkeiten und Kenntnisse der verfügbaren Leute sind nur einige davon.

7. Upskilling und Überblick

Ein zentraler Überblick über Fertigkeiten darf nicht statisch sein. Das lebenslange Lernen ist Realität und Unternehmen steuern dieses in strategischen Upskilling-Initiativen. Auch hier lohnt die Verknüpfung der HR- und Finanzdaten: Welche Fähigkeiten sind besonders gefragt bei Kunden, für welche bezahlen sie heute besser als gestern? Lassen sich die Trainingsbudgets in Richtung prognostizierter Wachstumsfelder umschichten?

8. Erfolg eines Unternehmens

In den meisten Fällen hat die Beurteilung der Angestellten in einem Unternehmen eine starke subjektive Komponente. Die Analyse von Ergebnissen oder Prozessen hingegen ist zahlenbasiert und objektiv. Je besser beides miteinander verknüpft wird, desto vollständiger ist das Bild darüber, welche Mitarbeiter an welchen Prozessen und Ergebnissen beteiligt sind. Und je besser Verantwortliche vor allem die Unternehmensergebnisse und wie diese zustande kommen, verstehen, desto gezielter können sie am Erfolg ihres Unternehmens arbeiten.

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Prozessmanagement: typische Schwächen im Mittelstand

Prozessmanagement: typische Schwächen im Mittelstand

Ohne optimal justierte Prozesse laufen Digitalisierungsbemühungen schnell ins Leere. Der ERP-Hersteller proALPHA kennt die typischen Schwachstellen in Prozessen mittelständischer Betriebe und erklärt, wie man diese durch Prozessmanagement behebt – nicht nur im Zuge einer ERP-Einführung.

Prozessmanagement: typische Schwächen im Mittelstand

Von jeher dient ERP-Software als zentraler Datenhub für viele Abteilungen eines Unternehmens, von Konstruktion über Einkauf und Produktion bis hin zu Service und Rechnungswesen. Heute übernehmen ERP-Lösungen noch eine zweite, wichtige Aufgabe: Mittels Workflows steuern sie ganze Geschäftsprozesse – und übernehmen das Prozessmanagement über Abteilungen, geographische Niederlassungen oder sogar Unternehmen hinweg. Die Abläufe entlang der Supply Chain sind dafür ein gutes Beispiel.

Meist beginnt die Definition dieser Prozesse mit der Einführung eines ERP-Systems. Denn werden mehrere Insellösungen durch ein zentrales Gesamtsystem ersetzt oder wird ein bestehendes ERP-System durch ein neues abgelöst, ist der Blick auf die Prozesse zwangsläufig. Aber auch unabhängig von einem IT-Projekt lohnt es sich, Abläufe regelmäßig zu überprüfen und zu optimieren. Denn die Anforderungen von Kunden, Geschäftspartnern oder auch Regulierungsbehörden ändern sich ständig.

Schwachstellen offenlegen

Um Abläufe festzuhalten, nutzen viele Unternehmen immer noch Tabellen oder Textdokumente. Für Prozessbeschreibungen sind diese Formate jedoch nicht ideal. Denn sie lassen Raum für Interpretation, ein Vergleich verschiedener Alternativen ist nicht möglich. Dagegen hilft eine graphische Darstellunstrukturiert und übersichtlich typische Prozess-Schwachstellen aufzudecken:

  • Unstimmigkeiten in den Abläufen: Verschiedene Personen haben unterschiedliche Meinungen über die genauen Prozessschritte und ihre Abfolge
  • Doppelarbeiten: Dieselbe Aufgabe wird mehrfach, an verschiedenen Stellen und zu unterschiedlichen Zeitpunkten im Prozess, durchgeführt
  • Fehlende Standards: Zu einem Prozess gibt es mehrere Varianten, etwa, wenn bei der Verarbeitung von Post- und E-Mail-Eingangsrechnungen unterschiedlich verfahren wird
  • Undurchsichtige Regeln: Es fehlt ein klares Regelwerk, beispielsweise für Zuständigkeiten oder Grenzen für Freigaben
  • Hohe Abstimmungsaufwände: Ein Prozess durchläuft viel „Ping-Pong“ zwischen Abteilungen und teils auch Systemen. Dies führt zu unnötig langen Laufzeiten

Geschäftsprozess-Designer im Prozessmanagement: Visualisierung schlägt Text

Mit Anwendungen für die Geschäftsprozessmodellierung können Unternehmen diese Produktivitäts-Killer identifizieren und effizientere Prozesse definieren. Während des Re-Engineerings lassen sich so Prozessvarianten einfach durchspielen und vergleichen. Parallel werden die Prozesse direkt dokumentiert. Damit unterstützt diese Software auch Anforderungen aus dem Qualitätsmanagement, aus Zertifizierungen sowie aus gesetzlichen Regularien – wie etwa die Verfahrensdokumentation nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Erst der Prozess, dann das System

Im Rahmen einer ERP-Einführung sorgt eine Modellierungssoftware noch für einen weiteren Pluspunkt: Alle Projektbeteiligten verständigen sich über neue Abläufe, noch bevor der erste Consultant oder Entwickler an die Software Hand anlegt. Ganz „nebenbei“ entsteht so auf effiziente Weise eine vollständige Beschreibung der Anforderungen an das ERP-System. Denn die Prozesse werden anschließend in die Workflows im ERP-System überführt. Damit dies gelingt, muss eine Geschäftsprozess-Design-Software einiges leisten:

  • Abbildung von Organisationsstrukturen in Form von Organigrammen
  • Übersichtliche Darstellung einer Hierarchie von Prozessen
  • Klare und einfache Modellierungsmethoden, mit so vielen Modellierungselementen und Regeln wie nötig und so wenig wie möglich
  • Intuitive Visualisierungen, die Prozesse für alle verständlich machen
  • Weiterführende Dokumente wie Benutzerhandbücher, Formulare, Prüflisten u.a. müssen hinterlegbar sein
  • Vergleichbarkeit der entstandenen Modelle
  • Einfache Wege, Modelle mit anderen zu teilen, sei es in Form von Grafiken, PDF- oder Word-Dokumenten

Um das Denken in Prozessen zu unterstützen, gilt es insbesondere, Schnittstellen aufzuzeigen. So wird offensichtlich, wo und wann sich Zuständigkeiten und die verwendeten Systeme ändern. Überall dort besteht erhöhter Abstimmungsbedarf. Hier lohnt es sich als erstes hinzuschauen. Denn an den Schnittstellen ergibt sich oft das größte Optimierungspotenzial.

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Wie funktioniert ein ERP System?

Wie funktioniert ein ERP System?

ERP-Systeme funktionieren über eine zentrale Datenbank. Die Benutzer sehen auf Dashboards Echtzeitdaten über verschiedene Geschäftsbereiche wie Vertrieb, Lieferkettenmanagement und Personal.

Wie funktioniert ein ERP System?

Angenommen, Sie stellen ein Produkt her, dass aus Teilen von 10 Zulieferern besteht. Ihre Mitarbeiter bauen sie von Hand zusammen, verpacken sie und schicken sie palettenweise auf die andere Seite Ihres Lagers. Von dort aus schicken die Mitarbeiter im Versand und im Wareneingang die verpackten Produkte raus, wenn sie vom Verkauf einen Auftrag erhalten. Alle Produkte werden einzeln verschickt. Das Geschäft ist saisonabhängig, und die Produkte werden nur im Frühjahr und im Herbst von der Kundschaft gekauft. Das Geschäft wird jedoch immer wettbewerbsintensiver, und die PRodukte sind zwar noch keine Massenware, werden aber immer preisempfindlicher. Sie brauchen einen Wettbewerbsvorteil.

Was bedeutet Unternehmensressourcenplanung, kurz ERP?

ERP – kurz für Enterprise Resource Planning – ist ein integriertes System von Softwareanwendungen, das es einem Unternehmen ermöglicht, seine Geschäftsprozesse mithilfe einer zentralen relationalen Datenbank zu verwalten. Es ermöglicht einem Unternehmen, einen Überblick darüber zu erhalten, wie effizient seine Schlüsselfunktionen – z. B. Lagerbestände, Vertrieb oder Personal – zusammenarbeiten. Auf diese Weise kann das Unternehmen besser planen, wie es seine zentralisierten Ressourcen unternehmensweit einsetzt – daher ERP.

ERP-Systeme enthalten in der Regel Dashboards, die mit einer zentralen Datenbank verbunden sind und es den Benutzern ermöglichen, Echtzeitdaten aus verschiedenen Geschäftsbereichen einzusehen. Je nach Ausgereiftheit des ERP-Anbieters können einzelne Module zahlreiche Untermodule haben, die hinzugefügt werden können, um die Arbeitsweise Ihres Unternehmens zu reflektieren.

Warum brauchen Sie ein ERP-System?

Wie kann ein ERP-System Ihnen helfen? Da in einem ERP-System mehrere Anwendungen integriert sind, kann das Verkaufsteam, das telefonisch Bestellungen entgegennimmt, jederzeit sehen, wie viele Widgets noch auf Lager sind – selbst bei Online-Bestellungen, die am Kundendienst vorbeigehen. Die Fertigung sieht die gleichen Daten und weiß, ob sie die Montage am Band hochfahren muss oder nicht. Ihre vertrauenswürdigen Lieferanten werden automatisch benachrichtigt, wenn Teile knapp werden. Und der Versand kann für jeden versendeten Artikel nachweisen, wann er an seinem Bestimmungsort eintrifft.

Es ist leicht zu erkennen, wie viel schneller Sie arbeiten können, wenn diese Aufgaben automatisiert sind. Es ist auch leicht zu erkennen, wie viel kosteneffizienter es ist, wenn Sie eine integrierte ERP-Software kaufen und nicht nur einzelne Anwendungen.

Aber viele Module sind für ein Unternehmen Ihrer Größe vielleicht nicht sinnvoll. Wenn Sie zum Beispiel ein kleines oder mittleres Unternehmen betreiben, brauchen Sie wahrscheinlich keine Anwendung, automatisch Konzern-Bilanzen erstellt. Auch wenn Sie auf jeden Fall ein Modul für HR benötigen, unterscheiden sich die Anforderungen Ihres 65-Personen-Unternehmens natürlich erheblich von denen eines Großunternehmens. Während Sie also ein HR-Modul benötigen, das Zeit- und Personalmanagement, Abwesenheitsmanagement und Kostenmanagement umfasst, brauchen Sie wahrscheinlich kein Modul für das Nachfolgemanagement.

Warum sind ERP-Systeme wichtig?

ERP-Software integriert Module, die früher aus unterschiedlichen, gekauften Anwendungen bestanden, was die Investitions- und Betriebskosten senkt. Der größte Vorteil eines ERP-Systems ist die Echtzeit-Transparenz Ihrer täglichen Abläufe, die sekundengenaue Informationen über verfügbare Ressourcen und den Fortschritt von Aufträgen und Initiativen liefert. Diese Transparenz verbessert die betriebliche Effizienz und Rentabilität. Und diese Transparenz kann so erweitert werden, dass Lieferanten, Partner, Spediteure und andere vertrauenswürdige Parteien Daten gemeinsam nutzen können.

Funktionen, die früher manuell ausgeführt werden mussten, können in einem ERP-System auf einen Schlag erledigt werden. Ein Beispiel: Die Vertriebsabteilung nimmt eine Bestellung für ihr Produkt entgegen. Das Verkaufsteam muss nicht mehr separat das Lager abfragen, sondern kann in Echtzeit sehen, wie viele Produkte im Lager verfügbar sind, wenn es die Bestellung entgegennimmt. Man stelle sich vor, dass die Manager in der Marketing- und Kommunikationsabteilung erkennen können, ob ihre Botschaften ankommen. Die Vertriebsleiter können bessere Prognosen erstellen, und die Buchhaltungsabteilung hat weniger Verzögerungen beim Abgleich.

Ein ERP-System basiert auf Daten, daher ist die Datenmigration aus bestehenden Datenbanken von entscheidender Bedeutung. Die migrierten Daten müssen von irrelevantem, fehlerhaftem und doppeltem Material befreit werden

onPremise-ERP vs. Cloud-ERP

Cloud-ERP ist eine Art von Unternehmensressourcenplanungssoftware, die auf der Cloud-Computing-Plattform eines Anbieters und nicht im Rechenzentrum eines Unternehmens läuft. Bevor das Konzept des modernen Cloud Computing in den 1990er Jahren entwickelt wurde, liefen ERP-Systeme auf Legacy-Plattformen am Standort des Eigentümers.

Ein Vorteil eines cloudbasierten ERP-Systems besteht darin, dass Sie Anwendungen problemlos aktualisieren können. Auch die Unternehmensdaten können sicherer sein, wenn der Cloud-Anbieter sie auf redundanten Offsite-Servern speichert. Es gibt auch einen finanziellen Aspekt. Vor Ort installierte ERP-Systeme werden in der Regel als Kapitalaufwand verbucht, da die Investition in die Anschaffungskosten einfließt, während Cloud-ERP-Systeme als Betriebsaufwand gelten.

onPremise-ERP-Systeme haben durchaus ihre Vorteile. Wenn ein Unternehmen über die entsprechenden Ressourcen verfügt – und das ist sehr wichtig -, können Anpassung und Implementierung einfacher sein, und die Datensicherheit kann größer sein, wenn diese Aufgaben vor Ort erledigt werden. ERP-Anwender, die ihre Systeme anpassen möchten, können Platform as a Service (PaaS) nutzen, ein Cloud-Computing-Modell, bei dem ein Drittanbieter den Anwendern die für die Anwendungsentwicklung erforderlichen Tools über das Internet zur Verfügung stellt. Ein PaaS-Anbieter hostet die Hardware und Software in seiner eigenen Infrastruktur. Daher müssen Entwickler bei PaaS keine eigene Hardware und Software installieren, um eine neue Anwendung zu entwickeln oder auszuführen.

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