Autor: ERP-News

Bevor Unternehmen generative KI einführen, sollten sie sich einige Fragen stellen, damit die neuen Dienste nicht den Datenschutz und die Datensicherheit gefährden. Forcepoint verrät, welche Fragen das sind. 

6 Fragen, die sich Unternehmen zum GenAI-Einsatz stellen sollten

Die meisten Unternehmen haben den Mehrwert von generativer KI inzwischen erkannt und wollen entsprechende Dienste einführen, um ihre Mitarbeiter zu entlasten und Abläufe effizienter zu gestalten. Oft nutzen die Mitarbeiter sogar schon einige Tools – was ebenso wie eine überhastete Einführung mit Risiken insbesondere für Datenschutz und Datensicherheit verbunden ist. Um diese Risiken zu vermeiden, sollten Unternehmen zunächst Antworten auf die folgenden sechs Fragen finden:

1. Welche KI-Tools dürfen genutzt werden?

Unternehmen müssen sorgfältig abwägen, welche Tools überhaupt eingesetzt werden dürfen. Das geht nur in enger Abstimmung zwischen Fachbereichen, IT-Abteilung, Sicherheitsteams, Datenschutzverantwortlichen und Rechtsexperten. Die Fachbereiche schlagen Tools vor oder formulieren funktionale Anforderungen, denn sie kennen ihre spezifischen Herausforderungen im Alltag am besten. Sicherheitsteams, Datenschutzverantwortliche und Rechtsexperten bewerten anschließend die Risiken, etwa ob Datenschutzverletzungen durch Angebote außerhalb der EU drohen, während die IT-Abteilung die Umsetzbarkeit prüft.

2. Gibt es Richtlinien zur KI-Nutzung?

Richtlinien geben den Mitarbeitern klare Vorgaben an die Hand, welche KI-Tools sie nutzen dürfen und wie sie diese nutzen dürfen. Sie machen unter anderem Vorgaben zum Umgang mit personenbezogenen oder vertraulichen Daten bei der KI-Nutzung. Darüber hinaus ist es unerlässlich, dass die Richtlinien auch genau definieren, für welche Mitarbeiter und Abteilungen und für welche Tools und Anwendungsbereiche sie gelten. Und nicht zuletzt klären sie Verantwortlichkeiten und Haftungsfragen, etwa wer Entscheidungen rund um KI fällt und für die Einhaltung der Richtlinien verantwortlich ist – und was passiert, wenn es zu Datenschutz- oder Sicherheitsverletzungen kommt.

3. Wurden die Mitarbeiter geschult?

Mitarbeitern ist oft gar nicht bewusst, welche Risiken mit der Nutzung von KI-Tools einhergehen oder dass die Tools nicht unfehlbar sind. In Schulungen können sie Erfahrung sammeln und sich eine richtlinienkonforme Nutzung der Tools aneignen. Zudem lernen sie, die Ausgaben der KI zu hinterfragen und zu überprüfen, um darin steckende Vorurteile oder Fehler zu erkennen.

4. Lässt sich die KI-Nutzung auf genehmigte Tools und autorisierte Mitarbeiter beschränken?

Idealerweise stellen Unternehmen nicht nur Richtlinien zur KI-Nutzung auf, sondern können deren Einhaltung auch technisch kontrollieren und durchsetzen. Unerwünschte KI-Dienste über URL- und DNS-Filter zu blockieren reicht nicht aus, da diese umgangen werden können und es schlicht zu viele alternative KI-Angebote gibt. Besser ist es, mit einer einheitlichen Sicherheitslösung, die Services wie Cloud Access Security Broker (CASB), Zero Trust Network Access (ZTNA) und Secure Web Gateway (SWG) umfasst, sicherzustellen, dass nur geprüfte und freigegebene Tools genutzt werden, und das auch nur von autorisierten Mitarbeitern – unabhängig von deren Gerät oder Standort.

5. Kann der Abfluss schützenswerter Daten verhindert werden?

Trotz Schulungen kann es im Arbeitsalltag vorkommen, dass Mitarbeiter unachtsam sind und personenbezogene oder vertrauliche Daten eingeben – gerade in stressigen Arbeitsphasen. Datensicherheitslösungen verhindern das, indem sie über Dateneingaben und Uploads wachen und bei Datenschutz- oder Sicherheitsverletzungen einschreiten. Bei kleineren Verstößen reicht in der Regel ein Warnhinweis, der den Mitarbeiter auf das Problem aufmerksam macht. Bei schwerwiegenden Verletzungen wird die Übertragung der Daten ins Internet jedoch gesperrt, damit etwa wichtige Finanzdaten oder wertvolles geistiges Eigentum wie Quellcode oder Konstruktionszeichnungen das Unternehmen nicht verlassen. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass Unternehmen einen Überblick über ihren gesamten Datenbestand haben, über alle Speicherorte hinweg. Ein Data Security Posture Management (DSPM) hilft, Sichtbarkeit herzustellen und sensible Daten unternehmensweit zu erkennen, zu klassifizieren und potentielle Datensicherheitsrisiken proaktiv zu beheben.

6. Wie lässt sich Richtlinien-Wildwuchs verhindern?

Unternehmen sollten darauf achten, dass die verschiedenen Sicherheitslösungen optimal zusammenarbeiten und einen einzigen, zentralen Richtliniensatz nutzen. Müssen die Richtlinien in allen Lösungen separat gepflegt werden, verursacht das nicht nur einen enormen Aufwand für das Security-Team, sondern es drohen auch voneinander abweichende Richtlinien, die Lücken im Schutz lassen. Darüber hinaus hilft ein zentraler Regelsatz für alle Sicherheitslösungen dabei, Datenschutz- und Sicherheitsverletzungen nicht nur bei KI-Tools zu verhindern, sondern über alle Kanäle hinweg, über die Daten das Unternehmen verlassen können, etwa Cloud-Services, SaaS-Dienste, Web, E-Mail, externe Speichermedien und Endgeräte.

„Die KI-Nutzung braucht Regeln, sonst droht eine Schatten-IT, die Datenschutz und Datensicherheit gefährdet“, betont Fabian Glöser, Team Leader Sales Engineering bei Forcepoint in München. „Und natürlich müssen Unternehmen diese Regeln auch durchsetzen können, um absichtliche oder versehentliche Verstöße zu verhindern.“

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Mit der Offenlegung von detaillierten Einblicken in die Bereiche Umwelt, Soziales und Governance verbinden viele Unternehmen immer noch einen bürokratischen Aufwand ohne direkten Mehrwert. Zu Unrecht, denn die Berichte sind nicht nur für Investoren und Zielgruppen wichtig, sondern helfen auch den Unternehmen selbst, ihre Prozesse zu optimieren und zukunftssicher zu planen.

ESG-Reporting ebnet den Weg zum nachhaltigen Erfolg

Ziel der jährlichen Reportings ist es, die Anstrengungen von Unternehmen in Sachen Nachhaltigkeit, sozialem Engagement und einer verantwortungsvollen Geschäftsführung transparenter zu gestalten. Die Ergebnisse sollen Investoren, Kunden und Behörden dabei helfen, die Nachhaltigkeitsbemühungen und Förderung sozialer Veränderungen einzelner Unternehmen besser nachzuvollziehen. Der politische Druck scheint dabei auf den ersten Blick einen bürokratischen Aufwand zu bedeuten – schließlich sind für ESG-Berichte ausführliche Datenbestände notwendig, die alle Abteilungen, Standorte und die gesamte Lieferkette abdecken müssen. Und tatsächlich, nicht wenige Unternehmen stehen bei der Erfüllung der neuen EU-Richtlinien einigen Herausforderungen gegenüber, etwa bei der Zusammenführung und Konsolidierung der Daten, teilweise aus mehreren Ländern. Dabei gibt es aber gleich zwei gute Nachrichten: Zum einen stehen bereits Software-Lösungen und Hersteller mit entsprechender Expertise bereit, um insbesondere die anfänglichen Probleme zu lösen. Zum anderen verspricht das Sammeln und Analysieren der eigenen Daten einen entscheidenden Mehrwert für Unternehmen, die auf diese Weise ungenutzte Potenziale aufdecken, Risiken frühzeitig erkennen und Prozesse optimieren können.

ESG-Reporting als Chance

Der entscheidende Aspekt heißt Datenmanagement. Wer jährlich korrekte und aussagekräftige Berichte über seine erfolgreichen Nachhaltigkeitsbemühungen vorlegen möchte, benötigt die richtige Software-Grundlage und im besten Falle automatisierte Prozesse zur Erhebung und Zusammenführung – schließlich sind ESG-Reportings wiederkehrende Aufgaben. In dieses technologische Fundament haben die meisten Unternehmen, besonders im Manufacturing-Umfeld, ohnehin bereits investiert. Dazu zählen beispielsweise leistungsstarke ERP-Systeme, IoT-Geräte und KI-Modelle. Während die digitale Transformation die Berichterstattung erleichtert, erreichen individuelle Lösungen mit Excel-Tabellen hier

ihre Grenzen. ESG-Reportings setzen ein modernes Datenmanagement voraus. Aber auch wenn einzelne Unternehmen nachrüsten und investieren müssen, investieren sie damit in ihre Zukunft und Wettbewerbsfähigkeit. Dazu gehört auch eine Optimierung der eigenen IT-Landschaft, etwa der Abbau von Datensilos und die Implementierung einer zentralen Datenerfassung. Aber der Aufwand lohnt sich: Unternehmen, die mittels ESG-Berichten exakte Einblicke in ihre Daten erhalten, können Schwachstellen in den eigenen Prozessen analysieren, Einsparungspotenzial sichtbar machen und Produktionsabläufe effizienter gestalten.

Durch die Erfassung von Daten zu Aspekten wie Energieverbrauch, CO2-Emissionen oder Abfallmanagement können Unternehmen ineffiziente Prozesse in der Produktion oder Logistik aufdecken. Das ESG-Reporting bringt aber auch potenzielle Schwachstellen in der Lieferkette ans Licht, wie übermäßigen Ressourcenverbrauch oder Abhängigkeiten von nicht-nachhaltigen Zulieferern. Darüber hinaus erhöht eine verpflichtende Berichterstattung aber auch die Sensibilität gegenüber den Folgen des Klimawandels, den daraus entstehenden Risiken und der Notwendigkeit, das eigene Handeln nachhaltiger zu gestalten. Dabei sind Naturkatastrophen und andere direkte Auswirkungen des Klimawandels längst keine abstrakten Phänomene aus weit entfernten Ländern mehr – sie haben bereits Europa erreicht und stellen ein konkretes Risiko für Mensch und Wirtschaft dar.

Berichterstattung ist keine Einbahnstraße

Die von der EU erlassene CSRD-Richtlinie (Corporate Sustainability Reporting Directive), die europäische Unternehmen zu einem Bericht über den ESG-Bereich verpflichtet, sieht darüber hinaus auch ein Double Materiality Assassment (DMA) vor. Dabei analysieren Unternehmen etwa, welchen Einfluss ihr Handeln auf die Gesellschaft und Umwelt hat. Diese Perspektive umfasst Aspekte wie den CO2-Ausstoß, die Energiebilanz, Menschenrechte oder die Nutzung von Ressourcen. Auf der anderen Seite untersucht ein DMA allerdings auch, welche wirtschaftlichen Konsequenzen Umwelteinflüsse auf das Unternehmen haben – zum Beispiel Lieferengpässe durch Umweltkatastrophen, steigende Kosten durch Rohstoffknappheit oder gestörte Transportwege.

Um diese wertvollen Einblicke zu erhalten, müssen Unternehmen anfangs in Vorleistung gehen, ihr Datenmanagement an die neuen Anforderungen anpassen und das erforderliche Know-how aufbauen. Aufwand und Investitionen sind aber einerseits dringend notwendig, um ein nachhaltiges Handeln, soziale Gerechtigkeit und Umweltschutz zu stärken, andererseits aber auch um die eigene Effizienz zu erhöhen. Nicht zuletzt setzen auch immer mehr Endkonsumenten, Aktionäre und Investoren auf Unternehmen, die

nachhaltige Praktiken verfolgen. Positive ESG-Berichte werden damit auch zu einem ausschlaggebenden Faktor für die eigene Wettbewerbsfähigkeit.

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In der Fachzeitschrift „The Lancet Digital Health“ geben Forschende um die Professoren Stephen Gilbert und Jakob N. Kather vom Else Kröner Fresenius Zentrum für Digitale Gesundheit der Technischen Universität Dresden einen Überblick über Stärken und Schwächen sowie die regulatorischen Herausforderungen aktueller Gesundheitsanwendungen, die auf großen Sprachmodellen, sogenannten Large Language Models – LLMs, basieren.

Sicherer Einsatz von großen Sprachmodellen in der Medizin – Klare rechtliche Vorgaben schaffen und einhalten

Sie fordern Rahmenbedingungen, die den Fähigkeiten und Grenzen dieser KI-Anwendungen gerecht werden und betonen, dass bestehende Vorschriften dringend durchgesetzt werden müssen. Ein weiterhin zögerliches Vorgehen seitens der Behörden gefährdet nicht nur die Nutzerinnen und Nutzer, sondern auch das Potenzial zukünftiger LLM-Anwendungen in der Medizin.

Chancen und Risiken von LLM-basierten Gesundheitsanwendungen

Anwendungen, die auf Künstlicher Intelligenz (KI) basieren, sind mittlerweile ein unverzichtbarer Bestandteil der Medizin. Große Sprachmodelle– wie GPT-4 bieten vielfältige Unterstützungsmöglichkeiten in der Diagnose, Versorgung und Betreuung von Patientinnen und Patienten. Gleichzeitig gibt es Bedenken bezüglich ihrer Sicherheit und Regulierung. Ergebnisse variieren häufig, sind schwer nachvollziehbar und bergen das Risiko erfundener Aussagen (Halluzinationen). Die Zulassung LLM-basierter Anwendungen für medizinische Zwecke als Medizinprodukte nach US- und EU-Recht stellt die zuständigen Behörden deshalb vor Herausforderungen. Trotz der Risiken, etwa durch Fehldiagnosen oder ungeprüfte medizinische Ratschläge, sind solche Anwendungen bereits auf dem Markt erhältlich. Seit der Einführung von großen Sprachmodellen haben Entwickler wie Google, Meta, OpenAI und Microsoft diese stetig verbessert und neue Modelle vorgestellt. Auch für medizinische Anwendungen wird deren Leistung immer besser.

„LLMs haben das Potenzial die Gesundheitsversorgung zu verändern und gewinnen in den Bereichen Krebsdiagnose und -behandlung sowie bei Vorsorge, Fernbetreuung, Dokumentation und Unterstützung bei medizinischen Entscheidungen immer mehr an Bedeutung. Sie bieten großes Potenzial, bergen aber auch Risiken“, sagt Prof. Dr. med. Jakob N. Kather, Professor für Klinische Künstliche Intelligenz am EKFZ für Digitale Gesundheit der TU Dresden und Onkologe am Dresdner Universitätsklinikum Carl Gustav Carus.

Derzeit wird noch intensiv daran geforscht, ob bei medizinischen Anwendungen die Vor- oder Nachteile überwiegen. Abgesehen von den vielseitigen Möglichkeiten und Chancen weisen die Forschenden in ihrer Publikation klar auf offene rechtliche und ethische Fragen hin, insbesondere mit Blick auf Datenschutz, Wahrung des geistigen Eigentums sowie auf die Problematik geschlechtsspezifischer und rassistischer Vorurteile.

Zulassung als Medizinprodukte erforderlich

Sobald Anwendungen medizinischen Rat für Laien bezüglich ihrer Diagnose oder Behandlung von Erkrankungen anbieten, handelt es sich nach EU- und US-Recht um Medizinprodukte, die als solche eine entsprechende Zulassung erfordern. Während die Einhaltung dieser Regelungen bei bisherigen, eng gefassten Anwendungen relativ eindeutig war, stellt die Vielseitigkeit der LLMs die Behörden vor regulatorische Herausforderungen. Trotz rechtlicher Unklarheiten, sind solche Anwendungen jedoch unreguliert und ohne Zulassung durch die zuständigen Behörden auf dem Markt erhältlich. Die Forschenden machen deutlich, dass Behörden in der Pflicht stehen, geltende Regeln durchzusetzen. Gleichzeitig sollten sie sicherstellen, dass angepasste Rahmenbedingungen für die Prüfung und Regulierung von auf großen Sprachmodellen basierenden Gesundheitsanwendungen entwickelt werden.

„Diese Technologien existieren bereits auf dem Markt und wir müssen zwei grundlegende Dinge beachten, um eine sichere Entwicklung solcher Anwendungen zu gewährleisten. Erstens braucht es passende Methoden, um diese neuen Technologien bewerten zu können. Zweitens müssen die geltenden rechtlichen Vorgaben gegenüber unsicheren LLM-Anwendungen auf dem Markt durchgesetzt werden. Das ist unerlässlich, wenn wir diese medizinischen KI-Anwendungen in Zukunft sicher nutzen wollen“, sagt Prof. Dr. Stephen Gilbert, Professor für Medical Device Regulatory Science am EKFZ für Digitale Gesundheit der TU Dresden.

Publikation
Oscar Freyer, Isabella Catharina Wiest, Jakob Nikolas Kather, Stephen Gilbert: A future role for health applications of large language models depends on regulators enforcing safety standards; The Lancet Digital Health, 2024. https://www.thelancet.com/journals/landig/article/PIIS2589-7500(24)00124-9/fulltext 

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Mitarbeiter-Onboarding ist weit mehr als ein Willkommensgruß und eine kurze Einarbeitung – es legt den Grundstein für die langfristige Zufriedenheit und Produktivität der neuen Talente.

Effizientes Mitarbeiter-Onboarding: Wie HR-Software den Start im Unternehmen erleichtert

Studien zeigen, dass ein gutes Onboarding die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass neue Mitarbeitende sich engagieren und länger im Unternehmen bleiben. Der Einsatz moderner HR-Software kann diesen Prozess effizienter, strukturierter und ansprechender gestalten, was sich besonders in Zeiten von Remote-Work und globalen Teams als wertvoll erweist.

Hier erfahren Sie, wie HR-Software den Onboarding-Prozess verbessert, welche Funktionen essenziell sind und wie Unternehmen durch den Einsatz dieser Technologien langfristig profitieren können.

1. Die Bedeutung von effizientem Onboarding

Ein gut durchdachtes Onboarding sorgt dafür, dass neue Mitarbeitende von Anfang an das Gefühl haben, integriert und unterstützt zu sein. Der erste Eindruck ist entscheidend, und ein positives Erlebnis im Onboarding kann dazu führen, dass sie sich schnell einarbeiten, produktiver sind und motivierter bleiben.

Ein effizienter Onboarding-Prozess sollte daher drei wichtige Aspekte abdecken:

• Kulturelle Integration: Neue Teammitglieder müssen die Werte und Kultur des Unternehmens verstehen, um sich als Teil des Teams zu fühlen.
• Fachliche Einarbeitung: Die Vermittlung relevanter Kenntnisse und Kompetenzen hilft, schnell produktiv zu werden.
• Organisatorische Klarheit: Transparente Kommunikation von Strukturen und Zuständigkeiten fördert die Orientierung und das Selbstbewusstsein.

HR-Software kann helfen, diese Aspekte zu verbinden und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

2. Die Rolle von HR-Software beim Onboarding

HR-Software vereinfacht und automatisiert viele Schritte im Onboarding-Prozess und sorgt dafür, dass administrative Aufgaben, die sonst zeitaufwendig sind, schneller und fehlerfrei erledigt werden. Dies umfasst Aufgaben wie das Ausfüllen von Formularen, die Einweisung in Tools und Systeme, Schulungen und die Integration in interne Kommunikationskanäle. Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:

• Automatisierte Prozesse: Mit HR-Software lassen sich wiederkehrende Aufgaben wie das Erstellen von Benutzerkonten, das Bereitstellen von Arbeitsgeräten oder das Eintragen in relevante Kommunikationskanäle automatisieren. Dies spart Zeit und reduziert Fehler.
• Zentralisierung von Informationen: Alle wichtigen Dokumente, Anweisungen und Richtlinien können an einem Ort bereitgestellt werden, sodass neue Mitarbeitende jederzeit auf die notwendigen Ressourcen zugreifen können.
• Individualisierbarkeit: Jeder Mitarbeitende bringt unterschiedliche Fähigkeiten und Erfahrungen mit. HR-Software kann personalisierte Onboarding-Pfade bieten, die den individuellen Bedarf berücksichtigen und so die Integration erleichtern.
• Messbarkeit und Feedback: Die Software ermöglicht es, den Fortschritt im Onboarding zu messen und Feedback von neuen Mitarbeitenden einzuholen, um den Prozess kontinuierlich zu verbessern.

3. Wichtige Funktionen für ein gelungenes Onboarding mit HR-Software

Effektive HR-Software für das Onboarding sollte einige Kernfunktionen umfassen, um den Prozess möglichst effizient zu gestalten:

• Checklisten und Aufgabenmanagement: Die Software kann eine strukturierte Liste aller Aufgaben bereitstellen, die im Onboarding-Prozess erledigt werden müssen. Dies hilft HR und den neuen Mitarbeitenden, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.
• Self-Service-Funktionalitäten: Durch den Self-Service können neue Mitarbeitende ihre Profile anlegen, wichtige Formulare ausfüllen und sich selbstständig in Tools einarbeiten, was den Aufwand für die Personalabteilung reduziert.
• E-Learning und Schulungen: Ein gutes HR-Tool enthält Module für Online-Schulungen oder E-Learning-Kurse, die neue Mitarbeitende durch den Onboarding-Prozess begleiten. Dies kann sowohl Pflichtkurse zur Arbeitssicherheit umfassen als auch Weiterbildungsangebote.
• Kommunikationsplattform: Ein zentraler Kommunikationskanal ermöglicht es den neuen Teammitgliedern, sich mit ihrem direkten Umfeld und anderen Kollegauszutauschen. Insbesondere in Remote- oder hybriden Teams ist dies unverzichtbar.
• Feedback und Berichte: Automatisiertes Feedback von neuen Mitarbeitenden ermöglicht es, Probleme frühzeitig zu erkennen und den Prozess kontinuierlich zu verbessern.

4. Vorteile für das Unternehmen und HR-Teams

HR-Software für das Onboarding bringt nicht nur den neuen Mitarbeitenden Vorteile, sondern entlastet auch die Personalabteilung und sorgt für mehr Effizienz im gesamten Unternehmen. Hier einige der wichtigsten Vorteile:

• Zeitersparnis und Effizienz: Durch Automatisierung und Selbstbedienungsfunktionen wird der administrative Aufwand für das HR-Team drastisch reduziert.
• Geringere Fluktuationsrate: Ein systematisches und umfassendes Onboarding führt zu höherer Zufriedenheit, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Mitarbeitende länger im Unternehmen bleiben.
• Höhere Produktivität: Neue Mitarbeitende erreichen schneller volle Produktivität, da sie durch strukturierte Schulungen und klar definierte Aufgaben eine fundierte Einführung erhalten.
• Transparenz und Nachverfolgbarkeit: HR-Software ermöglicht eine lückenlose Dokumentation aller Schritte im Onboarding, was für Compliance-Zwecke und eine kontinuierliche Verbesserung hilfreich ist.

5. Praxisbeispiele: Wie Unternehmen HR-Software erfolgreich einsetzen

Einige Unternehmen nutzen innovative HR-Softwarelösungen, um ihren Onboarding-Prozess zu optimieren. Ein bekanntes Beispiel ist das Technologieunternehmen SAP, das neue Mitarbeitende weltweit durch ein digitales Onboarding-Portal willkommen heißt. Dieses enthält Module zu Unternehmenswerten, ethischen Standards und technische Einführungen, die neuen Mitarbeitenden helfen, sich in ihrem Tempo einzuarbeiten.

Ein anderes Beispiel ist die E-Commerce-Plattform Zalando, die mit einer Onboarding-Software die Einführung neuer Mitarbeitender standardisiert hat. Checklisten und Schulungsunterlagen werden über die Plattform bereitgestellt, wodurch sich die HR-Mitarbeitenden auf die persönliche Integration und den kulturellen Austausch konzentrieren können.

6. Fazit: HR-Software als Schlüssel zu erfolgreichem Onboarding

Die Digitalisierung des Onboarding-Prozesses durch HR-Software bringt für Unternehmen viele Vorteile. Von der Reduzierung administrativer Aufgaben über eine schnellere Einarbeitung bis hin zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit – die Automatisierung und Zentralisierung von Onboarding-Aufgaben zahlt sich aus. Insbesondere in einer Zeit, in der Flexibilität und Remote-Arbeit an Bedeutung gewinnen, ist eine smarte, digitale Lösung entscheidend, um neue Talente langfristig zu binden und eine positive Unternehmenskultur zu fördern.

Ein gut durchdachtes, softwaregestütztes Onboarding stärkt das Unternehmen als Ganzes und trägt dazu bei, dass neue Mitarbeitende motiviert und bestens vorbereitet ihre Arbeit aufnehmen können. Wer in moderne HR-Software investiert, investiert somit auch in die Zukunft seines Unternehmens und in das Wohl seiner Mitarbeitenden.

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Haufe X360, führender Anbieter einer Cloud-nativen Business Management Plattform für KMU im DACH-Raum, hat die Auszeichnung „ERP-System des Jahres“ gewonnen. Die Plattform setzte sich in der Kategorie „Großhandel“ durch und erhielt die Auszeichnung für ihre herausragende Leistung und Innovation im Bereich Enterprise Resource Planning (ERP).

Haufe X360 ist „ERP-System des Jahres“ in der Kategorie Großhandel

Für den Erfolg im Großhandel ist es entscheidend, wie Händler auf verschiedenen Kanälen mit ihren Kunden, Lieferanten und Partnern kommunizieren und kooperieren. Zudem sind die Organisation des Unternehmens und die Strukturierung der Geschäftsprozesse wichtig. Die digitale Vernetzung der Bereiche und Prozesse zur Kostenoptimierung bei gleichzeitigem Wachstum stellt eine zentrale strategische Herausforderung dar.

Haufe X360 bietet Großhändlern mit B2B-Fokus speziell entwickelte Funktionen, die den besonderen Anforderungen dieser Branche gerecht werden. Besonders hervorgehoben wurde die Modularität der Software, die flexible No-Code/Low-Code-Entwicklungsmöglichkeiten und die modernste Schnittstellentechnologie, die eine nahtlose Erweiterbarkeit ermöglicht. Mit einem umfassenden Produktumfang, der speziell auf die Bedürfnisse der Zielbranche abgestimmt ist, modernster Cloud-Technologie und einer allgemein offenen und flexiblen Softwarearchitektur, überzeugte Haufe X360 als zukunftsweisende Lösung für Großhändler.

Der Wettbewerb „ERP-System des Jahres“ ist eine der renommiertesten Auszeichnungen in Europa im Bereich ERP. Er wird vom Center for Enterprise Research der Universität Potsdam veranstaltet, das 2024 zum 19. Mal die besten ERP-Anbieter ausgezeichnet hat. Eine hochkarätige Jury aus Digital- und Branchenexperten aus den Bereichen Beratung, Journalismus und Wissenschaft bewertete die Einreichungen anhand von Innovationskraft, Praxistauglichkeit und Kundennutzen.

Haufe X360: Eine zukunftssichere Plattform für den Mittelstand

Haufe X360 ist eine Cloud-native ERP-Lösung, die speziell für die Anforderungen mittelständischer Unternehmen entwickelt wurde. Durch die modulare Architektur von Haufe X360 können sämtliche für KMU relevante Geschäftsprozesse über die Plattform abgedeckt werden. Neben klassischen ERP-Modulen wie Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft und Kundenmanagement, umfasst die Software von Haufe X360 Module für Dokumentenmanagement sowie zukünftig auch für HR-Funktionalitäten und wird so zur Business Management Plattform.

Besonders sticht Haufe X360 durch die folgenden Eigenschaften hervor:

• Vollständig Cloud-basiert und modular: Haufe X360 bietet eine native Cloud-ERP-Plattform. Diese Architektur ermöglicht größtmögliche Flexibilität, ohne zusätzliche IT-Sicherheits-, Hosting- oder Infrastrukturkosten. Die Daten werden dabei von Haufe X360 in einem Hochsicherheitsrechenzentrum in Frankfurt am Main gespeichert.

• Branchenübergreifende Anpassbarkeit: Die Plattform erlaubt durch No-Code- und Low-Code-Customizations eine individuelle Anpassung an branchenspezifische Anforderungen, wodurch Unternehmen ihre Geschäftsprozesse flexibel gestalten können.

• Starke Partnerschaften und Innovation: Haufe X360 baut technologisch auf der ERP-Software von Acumatica auf und arbeitet eng mit globalen Technologiepartnern wie Microsoft, Amazon und Google zusammen, um seinen Kunden immer den neuesten Stand der Technik zu bieten. Ein zuverlässiges Netzwerk an IT-Partnern gewährleistet eine nahtlose Implementierung.

• Dokumentenmanagement: Haufe X360 bietet ein integriertes Dokumentenmanagementsystem, das durch KI-gestütztes OCR eine Volltextsuche in Dokumenten ermöglicht. Zusätzlich sorgt die KI-gestützte Aktenbildung für eine automatische Dokumentenerfassung und -trennung, was die Verwaltung und Organisation von Unterlagen effizienter und weniger fehleranfällig macht.

Über die Zusammenarbeit mit Haufe X360 berichtet John Willers, Geschäftsführer des mittelständischen Handelsunternehmens Comes Kaffeekontor: „Ich würde Haufe X360 jedem Mittelständler absolut empfehlen, weil es Nettozeit einspart und alles andere am ERP-Markt für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) aussticht: schneller, besser, leistungsstärker. Haufe X360 bietet eine saubere Dokumentation, und die komplette Verknüpfung aller Daten – von Auftrag und Bestellung bis hin zum Zahlungseingang. So findet man immer jedes Dokument und hat alle relevanten Informationen sofort zur Verfügung. Für uns das perfekte System für mehr Effizienz und Wachstum.“

Nah am Handel, zukunftsorientiert aufgestellt

Christian Zöhrlaut, Chief Product Officer bei Haufe X360, freut sich: „Die Auszeichnung als ‚ERP-System des Jahres‘ zeigt, dass wir mit unserer Weiterentwicklung zu Business-Management-Plattform den richtigen Weg eingeschlagen haben. Wir sind stolz darauf, das beste ERP-System des Jahres zu sein, das den Anforderungen des Handels gerecht wird und flexible, skalierbare Lösungen bietet. Ich bedanke mich herzlich bei unserem breiten Partnernetzwerk – ohne die gute Zusammenarbeit und das Vertrauen unserer Kunden wären solche Erfolge nicht möglich.“

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Die globalen Entwicklungen der vergangenen Jahre haben die Volatilität von Angebot und Nachfrage bei Rohstoffen und Produkten deutlich erhöht. Diese Entwicklung stellt Unternehmen vor große Herausforderungen bei der Planung ihrer Lieferketten.

Supply Chain Management in der Cloud: Neue Wege zur Planungssicherheit

Cloudbasierte Lösungen für das Supply Chain Planning entwickeln sich dabei zunehmend zum strategischen Werkzeug, das weit über die reine Logistikoptimierung hinausgeht. Die Bedeutung dieser Transformation wird besonders deutlich angesichts geopolitischer Spannungen und der damit verbundenen Störungen globaler Lieferketten.

Die Verlagerung des Supply Chain Managements in die Cloud verändert Unternehmensprozesse grundlegend. Auch bei etablierten On-Premises-Systemen eröffnet der Umstieg auf cloudbasierte Lösungen erhebliche Vorteile. Die verbesserte Skalierbarkeit und Vernetzung der Supply-Chain-Netzwerke ermöglicht eine deutlich flexiblere Anpassung an sich verändernde Marktbedingungen. Lieferketten profitieren zudem von einem integrierten Ökosystem mit durchgängigen Planungs- und Ausführungsprozessen auf einer einheitlichen Plattform. Diese Integration schafft die Voraussetzung für eine transparente und effiziente Steuerung komplexer Liefernetzwerke über Unternehmensgrenzen hinweg.

Segmentierung als Schlüssel zum Erfolg

Die Segmentierung der Lieferkette bildet dabei die Grundlage für eine erfolgreiche Orchestrierung der Prozesse. Moderne Cloud-Lösungen gestatten eine differenzierte Unterteilung nach verschiedenen Parametern wie geografischen Regionen oder Kundenbedürfnissen. Faktoren wie Agilität und Resilienz für einzelne Segmente zu berücksichtigen, schafft einen erheblichen organisatorischen Mehrwert.

Dank einer segmentspezifischen Planung lassen sich individuelle Anforderungen gezielt erfüllen und Abhängigkeiten berücksichtigen. Dies steigert die Qualität, Robustheit und Geschwindigkeit der gesamten Lieferkette. Als besonders wertvoll erweist sich die Segmentierung, wenn es darum geht, Risiken zu minimieren: Kritische Lieferketten können identifiziert und mit zusätzlichen Sicherheitspuffern ausgestattet werden, während bei weniger kritischen Segmenten die Effizienz im Vordergrund steht.

Integration und Kollaboration in der Lieferkette

Eine integrierte Planung, die Nachfrage, Angebot und Bestand ganzheitlich betrachtet, setzt eine enge Zusammenarbeit mit den Lieferanten voraus. Cloudbasierte Lösungen vereinfachen es fundamental, relevante Informationen auszutauschen und Partner sowie Systeme nahtlos in die Supply Chain einzubinden. Umfangreiche Kollaborationsfunktionen optimieren die Planung der Geschäftsabläufe und gewährleisten Flexibilität für zukünftige Anforderungen. Die Cloud-Technologie ermöglicht dabei einen sicheren und standardisierten Datenaustausch in Echtzeit. Lieferanten können beispielsweise Produktionskapazitäten, Materialverfügbarkeiten und Lieferzeiten direkt in das System einspeisen. Das erhöht die Planungsgenauigkeit deutlich und reduziert Pufferbestände.

Intelligente Entscheidungsunterstützung in Echtzeit

Vorgefertigte Analysen, geführte Problemlösungen und intelligente Empfehlungen unterstützen die effiziente Planung und Entscheidungsfindung. Besonders wichtig ist dabei die Geschwindigkeit, mit der Probleme erkannt und behoben werden können. Ein umfassender Echtzeit-Überblick über die Lieferkette macht es möglich, bei Planabweichungen schnell Alternativen zu identifizieren und deren Geschäftsauswirkungen zu analysieren. So können alle Beteiligten zeitnah informiert und notwendige Anpassungen vorgenommen werden. Moderne Systeme nutzen dabei fortschrittliche Analysetechniken, um potenzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen und proaktiv Gegenmaßnahmen vorzuschlagen. Die Simulation verschiedener Szenarien hilft dabei, die optimale Handlungsstrategie zu entwickeln.

KI und Machine Learning als Optimierungstreiber

Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen eröffnen im Supply Chain Planning zusätzliche Optimierungspotenziale. Die Automatisierung von Entscheidungen und deren unmittelbare Umsetzung steigert die Effizienz und erschließt Freiräume für strategische Aufgaben. Zudem vereinfachen es Cloud-Lösungen in Zukunft erheblich, Systeme zu skalieren und an dynamische Entwicklungen anzupassen. Besonders vielversprechend sind Anwendungen im Bereich der Bedarfsprognose: KI-Algorithmen können aus historischen Daten lernen und dabei externe Faktoren wie Wetterbedingungen, Wirtschaftsindikatoren oder Social-Media-Trends berücksichtigen. Die resultierenden Vorhersagen sind deutlich präziser als traditionelle statistische Methoden und passen sich kontinuierlich an veränderte Rahmenbedingungen an.

Die anhaltenden Herausforderungen in der Logistik erfordern innovative Ansätze im Supply Chain Management. Cloudbasierte Planungslösungen unterstützen Unternehmen dabei auf strategischer, taktischer und operativer Ebene. Die Kombination aus Echtzeitüberwachung und flexibler Planungsanpassung schafft die Voraussetzung für eine erfolgreiche digitale Transformation der Supply Chain. Organisationen, die diese Potenziale nutzen, sichern sich damit entscheidende Wettbewerbsvorteile in einem zunehmend volatilen Marktumfeld. Die Integration von KI und Machine Learning wird dabei in den kommenden Jahren weitere Optimierungspotenziale erschließen und die Anpassungsfähigkeit von Lieferketten weiter verbessern.

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Lesen Sie hier die größten DSGVO-Hürden von Legacy-Anwendungen und wie man sie überwindet.

Die fünf größten Probleme von Legacy-Anwendungen in Sachen DSGVO

Die DSGVO stellt die Software von Unternehmen vor große Herausforderungen. Das gilt insbesondere für Legacy-Applikationen, denn als sie entstanden sind, existierte die neue Datenschutzrichtlinie der EU noch nicht. Aus diesem Grund stehen ihre Eigenschaften einer DSGVO-Konformität oft im Weg. Zudem haben sich rund um diese Anwendungen häufig Prozesse und Verhaltensweisen etabliert, die ebenfalls nicht im Einklang mit der DSGVO sind.

1. Identifizierung

Um die Daten richtig handhaben zu können, müssen sie oft erst einmal identifiziert werden. In Legacy-Anwendungen sind personenbezogene Daten allerdings in der Regel stark verteilt und oft nicht eindeutig benannt, so dass sie nicht auf Anhieb als solche erkennbar sind. Zusätzlich erschweren bestimmte Dateiformate die Identifizierung weiter. In CSV-Dateien beispielsweise sind sie deutlich schwieriger aufzuspüren als etwa in XML-Dateien.

2. Speicherung

Die DSGVO macht starke Vorgaben für die sichere Speicherung von personenbezogenen Daten. Legacy-Software kann diesen häufig nicht gerecht werden, beispielsweise weil sie keine Verschlüsselung aufweist. Zudem sind die Daten oft einfach irgendwo abgespeichert – unverschlüsselt im Archiv oder gar auf unverschlüsselten Backup-CDs, die schlimmstenfalls irgendwann im Müll landen.

3. Transfer

Ein ähnliches Problem ergibt sich beim Austausch von personenbezogenen Daten zwischen verschiedenen Legacy-Software-Systemen. Er findet häufig nicht ausreichend geschützt statt, beispielsweise über unverschlüsselte E-Mails oder per se unsichere Datenträger. Das liegt aber nicht nur an den Systemen selbst, sondern auch daran, dass sich die Verantwortlichen des Problems oft gar nicht bewusst sind.

4. Löschen

Laut DSGVO müssen personenbezogene Daten bei Bedarf gelöscht oder anonymisiert werden können. Auch das ist mit Legacy-Software oft nur schwer umsetzbar. So lassen sich die Daten teilweise gar nicht löschen, weil sie sich in Primary-Key-Feldern der Datenbanken befinden; oder das Datenbank-Modell sieht einfaches Löschen oder Anonymisieren schlichtweg nicht vor.

5. Verarbeitung

Die DSGVO-Konformität von Legacy-Anwendungen wird zudem oft durch die Art und Weise erschwert, wie sie personenbezogene Daten verarbeiten. So werden beispielsweise häufig Informationen wie Geburtsdaten oder Namen in Schlüsselfelder eingearbeitet. Manche Banken etwa verwenden das Geburtsdatum von Kontoinhabern als festen Bestandteil der Kontonummern.

Trotz dieser Hindernisse können Unternehmen ihre Legacy-Anwendungen aber durchaus fit für die DSGVO machen – wenn sie es richtig angehen.

Der entscheidende Schritt ist die Identifikation der personenbezogenen Daten in den Applikationen. Dabei müssen auch Datenfelder berücksichtigt werden, die vordergründig keinen Bezug zu personenbezogenen Daten aufweisen, beispielsweise Schlüsselfelder.

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Die Lagerlogistik befindet sich im Wandel: Moderne Robotersysteme sind längst nicht mehr nur Werkzeuge zur Effizienzsteigerung, sondern ein zentrales Element, um den Arbeitsalltag der Lagermitarbeitenden entscheidend zu verbessern.

Roboter und Ergonomie: Die Zukunft gesunder Lagerarbeit

Mit klarem Fokus auf Ergonomie und Sicherheit setzen viele Unternehmen auch deshalb auf Robotiklösungen, um die körperliche Belastung der Mitarbeiter zu reduzieren und im gleichen Atemzug die Effizienz zu steigern. 

Der Mensch steht im Mittelpunkt, das System übernimmt körperlich anstrengende Aufgaben und gewährleistet gleichzeitig die Sicherheit. Exotec^®, ein global agierendes Unternehmen, das skalierbare Robotiksysteme für die Intralogistik entwickelt, hat fünf Faktoren zusammengestellt, wie moderne Robotik Lagermitarbeiter gesundheitlich wie operativ optimal unterstützt und ihren Arbeitsalltag erleichtert.

1. Komfort und Sicherheit dank Ergonomie

Ergonomische Prinzipien sollten bereits bei der Gestaltung von Arbeitsplätzen berücksichtigt werden, um Belastungen und Verletzungsrisiken zu minimieren. In enger Zusammenarbeit mit Ergonomen entstehen Systeme, die sich an den natürlichen Bewegungsabläufen des Menschen orientieren. Ein Beispiel ist die Anpassung von Arbeitsplätzen auf eine konstante, ergonomisch optimale Höhe. Dadurch werden belastende Körperhaltungen wie ständiges Bücken oder Strecken vermieden, die auf Dauer zu gesundheitlichen Problemen führen können. Eine ergonomisch gestaltete Arbeitsumgebung führt nicht nur zu weniger körperlichen Beschwerden, sondern steigert auch die Arbeitszufriedenheit und Motivation der Beschäftigten.

2. Müheloses Kommissionieren durch intelligentes Systemdesign 

Effizientes und sicheres Kommissionieren ist ein zentraler Bestandteil des Lagerbetriebs. Die Art und Weise, wie Kommissionierprozesse gestaltet sind, hat nicht nur direkten Einfluss auf die Produktivität, sondern auch auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter. Moderne Robotersysteme bieten innovative Lösungen, um diesen Prozess zu beschleunigen. Ein entscheidender Vorteil dieser Systeme liegt in der ergonomischen Anordnung von Arbeitsplätzen und Behältern. Im Gegensatz zu herkömmlichen Systemen, bei denen sich die Mitarbeitenden häufig bücken oder strecken müssen, liefern Roboter die Artikel direkt zum Mitarbeiter an den Kommissionierplatz, wo die Artikel in ergonomisch angenehmer Höhe gepackt werden können. 

3. Intuitive Benutzeroberfläche

Auch in der heutigen Lagerlogistik ist eine intuitive und benutzerfreundliche Bedienung entscheidend, nicht nur um Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten, sondern auch um Fehler zu vermeiden. Kommissionierplätze, die beispielsweise mit Touchscreens ausgestattet und individuell höhenverstellbar sind, erleichtern den Mitarbeitern die Arbeit und bieten gleichzeitig ein hohes Maß an Flexibilität. Eine übersichtliche Bedienoberfläche, die nur die für den Arbeitsschritt relevanten Informationen anzeigt, minimiert zudem das Risiko von Verwechslungen und Fehlern. Darüber hinaus weisen die Systeme auf Störungen hin, so dass diese schnell und effizient behoben werden können, ohne den eigentlichen Arbeitsfluss zu unterbrechen.

4. Verbesserte Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit.  

Moderne Robotiksysteme erleichtern die tägliche Arbeit des Lagerpersonals, indem sie eine intuitive und flexible Interaktion ermöglichen, die sich den individuellen Bedürfnissen des Benutzers anpasst. So sind beispielsweise die Tasten auf beiden Seiten des Touchscreens angeordnet, so dass die Mitarbeiter ihre bevorzugte Hand zur Bedienung verwenden können. Diese beidseitige Anordnung trägt zur Optimierung der Arbeitsabläufe bei, da die Mitarbeiter schneller und mit weniger Kraftaufwand arbeiten können. Auch die Zugänglichkeit der Behälter spielt eine entscheidende Rolle für die Bedienerfreundlichkeit. Durch das Kippen der Behälter während des Kommissioniervorgangs kann die Sicht und Zugänglichkeit verbessert werden. So können die Mitarbeiter die Artikel schneller und sicherer entnehmen, ohne umständliche Bewegungen ausführen zu müssen.

5. Mehr Sicherheit für alle 

In der modernen Lagerlogistik ist Sicherheit nicht nur ein zusätzlicher Nutzen, sondern eine absolute Notwendigkeit. Robotiksysteme unterliegen strengen Sicherheitsstandards, um das Risiko von Gefährdungen zu reduzieren. Ein Schwerpunkt des Risikomanagements liegt auf der Vermeidung fälschlicherweise banal erscheinender mechanischer Risiken. Viele Robotersysteme sind so konstruiert, dass der direkte Kontakt zwischen Menschen und Maschine auf ein Minimum reduziert wird. So arbeiten viele Systeme mit physischen Barrieren oder speziellen Abschaltsystemen, die verhindern, dass Mitarbeiter während des Betriebs in den Gefahrenbereich gelangen. Darüber hinaus werden die Bewegungen der Roboter präzise gesteuert, um Kollisionen zu vermeiden. Roboter sind in der Lage, Lasten sicher zu transportieren, wodurch das Verletzungsrisiko erheblich reduziert wird. In Situationen, in denen Wartungsarbeiten erforderlich sind, sind die Systeme so ausgelegt, dass der Betrieb des Roboters vollständig unterbrochen wird, um den Schutz der Techniker zu gewährleisten. Die meisten Systeme arbeiten mit Niederspannungstechnik, um das Personal vor Stromschlägen zu schützen. Sie sind so konzipiert, dass sie auch in Notfallsituationen sicher und einfach zu bedienen sind.

Mit diesen Maßnahmen bieten moderne Robotiklösungen nicht nur Effizienz, sondern auch eine deutliche Verbesserung der Arbeitsbedingungen im Lager, was letztlich zu höherer Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit führt.

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