Die sechs häufigsten Datenschutzfehler in Unternehmen

Die sechs häufigsten Datenschutzfehler in Unternehmen

Datenschutz, Informationssicherheit und die DSGVO: Immer wieder passieren Unternehmen die gleichen Datenschutzfehler und Fehlinterpretationen. Die Konsequenzen reichen von kleinen Unannehmlichkeiten für die Firma oder deren Kunden über negative Bewertungen auf Vergleichsportalen bis hin zu teuren Bußgeldern.

Die sechs häufigsten Datenschutzfehler in Unternehmen

Über welche Fallstricke viele Firmen stolpern und wie Sie es besser machen können, zeigen die folgenden sechs Tipps.

Datenschutzfehler 1: Fehlversendung von E-Mails

Der Klassiker unter den Datenschutzverletzungen ist eine E-Mail mit Empfängern in cc, die da nicht hingehören.

Die Rechtslage

Solange sich die E-Mail-Adresse einer natürlichen Person zuordnen lässt, gilt sie nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO als personenbezogenes Datum. Dieses darf Dritten somit nur mit Einwilligung oder einer anderen entsprechenden Rechtsgrundlage zur Verfügung gestellt werden. Wird die E-Mail-Adresse wie im Fall der offenen E-Mail-Liste ohne entsprechende Rechtsgrundlage geteilt, liegt ein Verstoß gegen den Datenschutz vor.

So geht es besser

Statt des cc-Feldes sollten Sie das bcc-Feld nutzen; die Empfänger dieser Zeile sehen nur den Absender und den Inhalt der E-Mail oder des E-Mail-Verlaufs. Vor dem Weiterleiten an weitere Empfänger lohnt sich ein zusätzlicher Check: Sind alle Informationen für die neuen Empfänger geeignet? Für Newsletter eignen sich dedizierte Tools, die direkt auch andere Datenschutzgrundsätze wie die Einwilligung durch das Double-Opt-in-Verfahren erlauben und speichern, sowie Links zur Abmeldung mitversenden.

Datenschutzfehler 2: Ausufernde CV-Datenbanken

Viele Personalabteilungen legen sich ganze Datenbanken voller Lebensläufe und Arbeitszeugnisse an, damit sie für jede offene Stelle mögliche Kandidaten parat haben.

Die Rechtslage

Lebensläufe, Arbeitszeugnisse und Bewerberakten gehören zur Kategorie der personenbezogenen Daten. Damit muss sich ihre Verarbeitung und Speicherung auf eine Rechtsgrundlage stützen (Art. 6 DSGVO). Verfällt diese Rechtsgrundlage (etwa, wenn ein Bewerber abgelehnt wird), sind die Daten zu löschen. Zudem müssen Betroffene unter anderem über den Zweck und die Dauer der Datenverarbeitung informiert werden, wie in Art. 13/Art. 14 DSGVO beschrieben.

So geht es besser

Unternehmen sollten ihren Prozess für Bewerber unter die Lupe nehmen. Werden die Kandidaten beispielsweise über Zweck und Dauer der Datenverarbeitung in Kenntnis gesetzt? Wenn nicht, könnte die E-Mail zur Eingangsbestätigung der Bewerbung entsprechend ergänzt werden. Gibt es ein Löschkonzept für die Daten von Bewerbern oder eine Anfrage für die Einwilligung einer längeren Speicherung, um etwa für zukünftige offene Stellen berücksichtigt zu werden? Viele Recruiter nutzen längst professionelle Netzwerke wie Xing und LinkedIn, um mit Bewerbern in Kontakt zu bleiben. Das hat Vor- und Nachteile: Einerseits wird ein LinkedIn-Profil laufend aktualisiert und die Kontaktaufnahme ist unkompliziert, andererseits gehen die so geknüpften Verbindungen verloren, wenn ein Recruiter die Firma verlässt. Dennoch ist die Nutzung von beruflichen Netzwerken eine sinnvolle Ergänzung.

Datenschutzfehler 3: Falsche oder sinnlose Checkboxen unter Formularen auf der Website

Der Datenverarbeitung zu Marketingzwecken wird gern die Einwilligung der Betroffenen als Rechtsgrundlage zugrunde gelegt. Das leuchtet ein, da die anderen Rechtsgrundlagen bei Kontakten, die noch keine Kunden sind, meist nicht einschlägig sind. Es werden also fleißig Einwilligungen eingeholt.

Die Rechtslage

Auf einem Formular müssen unter anderem die folgenden Elemente abgebildet sein: Aufklärung über den Zweck der Datenerhebung (Zweckbindungsprinzip gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO), Hinweis auf die Widerrufbarkeit der Einwilligung oder freiwillige Checkbox zur Einwilligung in die Zusendung von Marketinginformationen und/oder Kontaktaufnahme durch den Vertrieb.

So geht es besser

Bei Einwilligungen muss für den Nutzer klar und deutlich erkennbar sein, wozu er zustimmt. Die Checkbox darf dabei nicht schon vorangekreuzt sein, da eine aktive Zustimmung des Nutzers notwendig ist. Zudem darf ein Hinweis zur Möglichkeit zum Widerruf nicht fehlen – diesen schreibt die DSGVO explizit vor.

Trennen Sie das Notwendige vom Optionalen: Fordert ein Website-Besucher eine Checkliste an, die per E-Mail versandt wird, führt kein Weg an der Datenverarbeitung für genau diesen Zweck vorbei. Optional sind allerdings weiterführende Marketing-Informationen wie Newsletter. Diese beiden Zwecke sollten nicht miteinander vermischt werden – die Einwilligung zum Newsletter etwa muss freiwillig bleiben und sollte nicht im Gegenzug für ein kostenloses Angebot wie ein E-Book oder Webinar eingefordert werden.

Datenschutzfehler 4: Fehlende Mitarbeiterschulung zu Datenschutzthemen

Egal, wie gut Ihre Serverräume überwacht werden, wie ausgeklügelt Ihre Kryptografie und wie wasserdicht Ihre Auftragsverarbeitungsverträge sind – wenn Ihre Mitarbeiter nicht aufpassen, herrscht keine Datensicherheit.

Die Rechtslage

Die Mitarbeiterschulung gehört laut DSGVO zu den Kernaufgaben eines Datenschutzbeauftragten (DSB). Art. 39 DSGVO listet die Aufgaben, dazu zählen Strategien für den Schutz personenbezogener Daten einschließlich der Zuweisung von Zuständigkeiten, der Sensibilisierung und Schulung der an den Verarbeitungsvorgängen beteiligten Mitarbeiter und der diesbezüglichen Überprüfungen.

So geht es besser

Wie genau Schulungen aussehen, in welcher Form (online, persönlich, schriftlich) und in welchen Abständen sie stattfinden sollen, gibt die DSGVO nicht vor. Da sich Verarbeitungsvorgänge jedoch laufend verändern, neue Technologien zum Einsatz kommen und Menschen das Gelernte ohne Wiederholungen schnell vergessen, sollten Schulungen mindestens jährlich stattfinden.

Themen

Besonders wichtig ist der Umgang mit Mitarbeiterdaten. Auch Bereiche wie Datenschutzgrundsätze, Rechtsgrundlagen, Betroffenenrechte, Verhalten im Fall eines Datenschutzverstoßes, Verhalten im direkten Kontakt mit Kunden, Partnern, Bewerbern und anderen externen Stakeholdern, BOYD und die Verwendung mobiler Endgeräte sind abzudecken. Am besten enthält die Schulung zudem rollenspezifische Trainings je nach Tätigkeitsbereich, wird mit vielen Beispiele aus der Praxis angereichert, ist interaktiv und auf Abruf online verfügbar.

Datenschutzfehler im Unternehmen

Datenschutzfehler 5: Falsche Abgrenzung von Verantwortlichkeit und Auftragsverarbeitung

Kundendaten in einem SaaS-CRM verwalten, die Lohnbuchhaltung über einen Drittanbieter abwickeln oder einfach nur Newsletter über eine Marketing-Software rausschicken – all das sind Beispiele für die Auftragsverarbeitung. Bei dieser werden Daten gemäß den Weisungen des Verantwortlichen durch ein anderes Unternehmen (den Auftragsverarbeiter) verarbeitet. Immer wieder kommt es dabei zu Unklarheiten, wer welche Pflichten zu erfüllen hat.

Die Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung geschieht vollständig auf Weisung des Verantwortlichen. Somit ist dieser auch für die Erstellung einer Datenschutzerklärung zuständig und muss den Auftragsverarbeiter in sein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) mit aufnehmen. Der Vertrag, der die Zusammenarbeit regelt, nennt sich Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Er wird üblicherweise durch den Auftraggeber als verantwortliche Stelle angefertigt und dem Auftragsverarbeiter zur Unterzeichnung zur Verfügung gestellt. Der Auftragsverarbeiter wiederum muss entsprechende Verarbeitungstätigkeiten in einem „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten für Auftragsverarbeiter“ nach Art. 30 Abs. 2 DSGVO listen.

So geht es besser

Die Pflichten des Verantwortlichen:

  1. Sicherstellen, dass der AVV alle Punkte aus Art. 28 der DSGVO abdeckt. Dabei ist unter anderem auf Folgendes zu achten: Eine gut definierte Leistungsbeschreibung, aus der genau hervorgeht, welche Teilleistung der Auftragsverarbeiter erbringt; Datenkategorien, die nicht nur oberflächlich, sondern detailliert erklärt sind; eine Auflistung der Subauftragsverarbeiter des Auftragsverarbeiters und Nachweise über die Prüfung derer Datensicherheit.
  2. Prüfung der Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) des Auftragsverarbeiters. Die TOM zeigen, wie sicher ein Auftragsverarbeiter mit den Daten seiner Kunden umgeht und sind ein wesentlicher Bestandteil von Auftragsverarbeitungsverträgen.
  3. Unter Umständen die Erstellung einer Datenschutz-Folgenabschätzung. Insbesondere beim Einsatz neuer Technologien – wie SaaS-Lösungen – können im Verarbeitungsprozess Risiken für Rechte und Freiheiten Ihrer Kunden und Mitarbeiter entstehen, die eine Datenschutz-Folgenabschätzung erfordern können.

Die Pflichten des Auftragsverarbeiters: Der Auftragsverarbeiter ist dafür verantwortlich, die Daten gemäß den Weisungen des Verantwortlichen zu verarbeiten. Dabei müssen die Grundsätze der DSGVO eingehalten werden, die auch für andere Unternehmen gelten. Hinzu kommt eine wichtige und oft vergessene Pflicht: Verstößt eine Weisung des Verantwortlichen gegen die DSGVO, so muss der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen darüber informieren (Art. 28 Abs. 3 DSGVO). Zudem besteht eine Pflicht zur Meldung von Datenschutzverstößen an den Verantwortlichen (Art. 33 Abs. 2 DSGVO).

Datenschutzfehler 6: Datenpanne nicht melden

Die Datenpanne ist passiert. Sie erhalten Post vom Finanzamt, von einem Gericht, der Bank oder einer Aufsichtsbehörde und verfallen in Panik.

Die Rechtslage

Die Aufsichtsbehörde ist keine rechtssprechende Instanz, sondern unterstützt Unternehmen in der Umsetzung von Datenschutzgesetzen und steht bei Fragen zur Verfügung. Neben der beratenden Funktion übernehmen Aufsichtsbehörden auch eine Kontrollfunktion und passen auf, dass Regeln eingehalten werden. Die Zusammenarbeit mit der zuständigen Aufsichtsbehörde gehört deswegen nach Art. 39 DSGVO zu den Aufgaben des Datenschutzbeauftragten. Nimmt eine Aufsichtsbehörde also Kontakt mit Ihnen auf, obliegt die offene Kommunikation dem Datenschutzbeauftragten und dem Verantwortlichen. Gab es in Ihrem Unternehmen einen Datenschutzverstoß, müssen Sie diesen innerhalb von 72 Stunden von sich aus bei der zuständigen Aufsichtsbehörde melden. Bei hohen Risiken müssen Sie zusätzlich die Betroffenen informieren.

So geht es besser

Kooperieren Sie mit den Aufsichtsbehörden und gehen Sie Gesprächen nicht aus dem Weg. Fragt eine Aufsichtsbehörde bestimmte Unterlagen an, zählt proaktives und umsichtiges Verhalten. Eine bereitwillige, offene Zusammenarbeit kann sich mildernd auf ein Urteil auswirken. Bei Datenpannen ist es besonders wichtig, keine Fristen verstreichen zu lassen. Auch, wenn der erste Impuls eine Art Schockstarre sein kann oder der Wunsch, den Vorfall still und heimlich unter den Teppich zu kehren, wäre genau das die falsche Reaktion. Mit einer sofortigen Meldung an die Aufsichtsbehörde beweisen Sie als Unternehmen, dass Sie den Datenschutz ernst nehmen, und Sie schützen sich eher vor hohen Geldstrafen.

Fazit

Kein Unternehmen macht in Sachen Datenschutz immer alles richtig. Es gibt einige Hürden und Fallstricke, die zu Fehlern und Missverständnissen führen können. Wichtig ist es, am Ball zu bleiben, den eigenen Datenschutz konstant unter die Lupe zu nehmen und stetig zu verbessern.

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Outsourcing gehört die Zukunft der Datenverwaltung

Outsourcing gehört die Zukunft der Datenverwaltung

Keine Branche in der modernen Wirtschaft steht unter einem derart hohen Innovationsdruck wie die Informationstechnik. Sei es im Kundenservice, in externen wie internen Kommunikationsabläufen, im Management der Produktionsabläufe oder in der Supply Chain – in jeglichen Bereichen eines Betriebes herrscht ein großer Bedarf an digitalen Software-Lösungen, die Unternehmensprozesse automatisieren, überwachen und organisieren. Folglich resultiert daraus eine Fülle von zu verarbeitenden Datenmengen, die hohe Kosten sowie einen großen personellen und organisatorischen Aufwand verursachen. Outsourcing gehört daher die Zukunft bei der Datenverwaltung.

Unternehmen setzen vermehrt auf externe Datacenters

„Da sich die Digitalisierung von Unternehmensprozessen in Zukunft einer vermehrten Ausweitung gegenübersieht, sollte die Frage erlaubt sein, ob die interne Datenverwaltung in einem eigenen Rechenzentrum überhaupt noch sinnvoll ist“, stellt Jerome Evans, Gründer und Geschäftsführer der diva-e Datacenters GmbH, klar. Ein Lösungsansatz sind dabei externe Rechenzentren und private Cloud Umgebungen. Diese unterstützen Unternehmen in jeglichen Fragen der Speicherung und Bereitstellung von Daten. Zudem senken sie Kosten und verwahrendie vorhandenen sensiblen Daten sicher an geografisch getrennten Server-Standorten.

Lohnender Umzug

Wenn sich Geschäftsführer die Frage nach dem Outsourcing von IT-Strukturen stellen, fällt ihr Blick auf eine Reihe von äußeren Einflüssen. Da ein Unternehmer in erster Linie auf monetäre Gesichtspunkte einer solchen Umstrukturierung achtet, fällt das Augenmerk zunächst auf den Kostenaspekt. „Aus wirtschaftlicher Sicht ergibt ein Wechsel weg vom eigenen Rechenzentrum – dem Inhouse Datacenter – und hin zu einem externen Colocation-Provider, dem Betreiber eines spezialisierten Rechentrums, absolut Sinn. Sie bieten große Flexibilität, verfügen über ausreichende Anbindungskapazitäten, also die Gesamtbandbreite an Internet Service Provider wie die Deutsche Telekom, und betreiben diese nachhaltig und energieeffizient“, erklärt Evans.

So zahlen Mieter eines Datacenter lediglich für die Ressourcen, die sie auch wirklich nutzen. Ebenfalls fallen Einmalkosten durch die Anschaffung und ständige Erneuerung von Serversystemen weg, denn die Server- und Netzwerk-Hardware stellen moderne Datacenter-Provider in Form von Mietservern auf monatlicher Basis bereit. „Durch die Anmietung von Server-Kapazitäten entfallen hohe einmalige Investitionskosten auf der Nutzerseite, sogenannte Capex. Zudem garantiert der Anbieter einen kostenlosen Austausch von Ersatzkomponenten für die Server-Systeme. Ebenfalls profitieren die Kunden der Provider von den fortschrittlichsten Technologien im Managed Service und Managed Security-Bereich, welche eigens angestellte IT-Experten zu einem festen Mietpreis implementieren“, so der Experte weiter.

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Sichere Verwahrung in der Private Cloud

Gerade wenn es um die sichere Datenspeicherung und Datenübertragung geht, bietet eine proprietäre Infrastruktur die größten Vorteile. „Besonders die Verwendung einer Private Cloud gehört beim Outsourcing der Daten zu den starken Alternativen“, erklärt Evans. „Hier erhält ein einziger Nutzer alle verfügbaren Rechenressourcen. Der Nutzer hat so weitaus mehr Kontrolle über die Infrastruktur mit der Möglichkeit, diese individuell zu gestalten. Sicherheitsanforderungen und regulatorische Auflagen hält er so problemlos ein.“ Eine Public Cloud hingegen ist weitaus starrer, da die Infrastruktur immer mehreren Nutzern zur Verfügung steht. Daraus ergibt sich eine deutlich geringe Individualität und auch der Datenstandort lässt sich oft nicht bestimmen, was eine Einhaltung von Standards wie DSGVO-Konformität erschwert.

Neben Sicherheit zählen außerdem Leistung und Kostenstruktur zu den ausschlaggebenden Faktoren für den Einsatz einer Private Cloud. Gerade bei sogenannten „data-driven“ Workloads wie maschinellem Lernen oder Virtual-Desktop-Infrastructures gehören geringste Latenzen und Hochleistung zu den Grundvoraussetzungen. „Diese Anforderungen lassen sich bei traditionellen Bereitstellungsmodellen wie On-Premises, aber auch in Private Clouds, weitaus besser abbilden. So kann mehr Einfluss auf die Gestaltung der Infrastruktur genommen werden – für die Zukunft also beinahe alternativlose Modelle“, verdeutlicht Evans. Aufgrund der proprietären Bereitstellungsweise der Private Cloud sind auch die verwendeten Hardwarekomponenten genau auf den Nutzer abgestimmt. Unnötige Mehrkosten enstehen nicht und gerade bei langfristig betriebener Infrastruktur ergibt sich eine deutliche bessere Gesamtkostenstruktur als bei vielen Alternativen.

Outsourcing gehört die Zukunft der Datenverwaltung

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Erfolgreiches E-Mail-Marketing: 5 entscheidende Tipps

Erfolgreiches E-Mail-Marketing: 5 entscheidende Tipps

Trotz überquellender Postfächer, zählt das E-Mail Marketing weiterhin zu den wichtigsten Tools, wenn es darum geht, viele Kunden auf einmal aber gezielt zu erreichen. Lesen Sie hier 5 Tipps, mit dem Sie ihr E-Mail-Marketing verbessern können:

Fünf entscheidende Tipps für den digitalen Erfolg von E-Mail-Marketing

Tipp 1: So persönlich wie möglich

Einer von vielen zu sein – das reicht dem Abonennten nicht mehr. Er möchte als Mensch und Individuum angesprochen werden. Dafür werden natürlich so viele Daten wie möglich benötigt. Die Werkzeuge diese zu nutzen, bringt jedes E-Mail Versandtool mit sich. Der Trend wird in Fachkreisen auch als „Hyper Personalisierung“ bezeichnet.

Tipp 2: Optimiert für unterwegs

Mehr als über 50 Prozent der Newsletter werden laut Schätzungen inzwischen auf dem Smartphone gelesen. Darum ist die Mobile Optimierung eigentlich kein neuer Trend. Dennoch wird sie immer noch häufig vernachlässigt. Spätestens jetzt sollten aber alle Mailings, Newsletter, Kampagnen und auch Landingpages mobil für Smartphone und Tablet abrufbar sein.

Tipp 3: Interaktiv durch neue Medienformate

Newsletter mit reinen Textwüsten gehören der Vergangenheit an. Abwechslung ist gefragt. Darum geht der Trend weiterhin zu interaktiven Elementen wie GIFs und Videos – besonders auf mobilen Endgeräten.

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Tipp 4: E-Mail Marketing kanalübergreifend einsetzen

Das E-Mail-Marketing sollte nicht unabhängig, sondern als Teil des Marketing im richtigen Moment aktiv werden. Dafür müssen die Daten kanalübergreifend zur Verfügung stehen und dort mit einer einheitlichen Ansprache ausgesteuert werden. Ansonsten werden potentielle Kunden verschreckt.

Tipp 5: Automatisierte Prozesse nutzen

Zur richtigen Zeit den Abonnenten mit den richtigen Inhalten anzuschreiben – das kann nur durch Automatisierung erfolgen. Hier verschieben sich bereits die Aufgaben eines E-Mail Marketing Managers: Er optimiert Prozesse und analysiert Kampagnen, muss bestenfalls aber selten eingreifen.

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Die fünf wichtigsten Datenbank-Skills für Multi-Cloud-Computing

Die fünf wichtigsten Datenbank-Skills für Multi-Cloud-Computing

Ohne transparente, flexible und hochleistungsfähige Datenbank-Plattformen sind Multi-Cloud-Szenarien nicht praktikabel. Datenbank-Pionier Couchbase nennt die fünf wichtigsten Fähigkeiten, die eine Datenbank dafür mitbringen muss.

Die fünf wichtigsten Datenbank-Skills für Multi-Cloud-Computing

Multi-Cloud-Computing ist der aktuell meistdiskutierte Lösungsansatz für eine agile und hocheffiziente IT-Infrastruktur. Dabei werden die Public-Cloud-Angebote verschiedener Provider wie AWS, Azure oder Google Cloud kombiniert. Das vermeidet Abhängigkeiten und durch die freie Wahl des Cloud-Dienstleisters können die jeweils am besten passenden Services genutzt werden. Sie ergänzen in der Regel interne Strukturen wie Legacy-Systeme, eigene Rechenzentren oder Private Clouds. Das klingt nicht nur komplex, es ist auch so. Das Management solcher hybriden Multi-Cloud-Lösungen ist ebenso anspruchsvoll wie die Anforderungen, die an zentrale Dienste wie die Datenbank gestellt werden.

Couchbase, Anbieter einer modernen Datenmanagementplattform, nennt die fünf wichtigsten Voraussetzungen: 

Cloud-Agnostik

In Multi-Cloud-Szenarien muss eine Datenbank auf mehreren Cloud-Plattformen, also mindestens zwei Providern lauffähig sein. Das mag selbstverständlich klingen, ist es aber nicht. Um sich zu vergewissern, genügt aus Sicht des Kunden und Anwenders dazu ein Blick auf die Listen der Datenbankanbieter, die bei den verschiedenen Providern zugelassen und verfügbar sind.

Infrastruktur-Agnostik

Noch einen Schritt weiter gehen Datenbanken, die generell in allen Clouds, und damit unabhängig von einer Provider-Zulassung oder -zertifizierung lauffähig sind. Ein Datenbank-Cluster kann so auf diversen Cloud-Plattformen arbeiten und beliebig zwischen ihnen hin und her verschoben werden.

Cross Cluster Replication

Auf Multi-Cloud verteilte Datenbank-Cluster müssen miteinander interagieren können. Die Herausforderung besteht darin, Änderungen synchron auf mehreren Plattformen vorzunehmen. Voraussetzung dafür ist die, nur bei einer NoSQL-Datenbank mögliche, Cross Data Center Replication (XDCR), beziehungsweise Cross Cluster Replication, die dann letztlich zur Cross Cloud Replication wird, da die Daten über mehrere Cluster in unterschiedlichen Clouds hinweg multidirektional repliziert und synchronisiert werden.

DBaaS-In-VPC und Fully-hosted-Fähigkeiten

Bei DBaaS wird die Datenbank als Cloud-Service bereitgestellt. Das gestattet Anwendern, ihre Daten innerhalb einer eigenen Virtual Private Cloud (VPC) in der IaaS des Kunden zu hosten (maximale Transparenz, Privacy und Security Governance) und die NoSQL-Datenbank als Fully-Managed-Offering über die Cloud zu managen. Alternativ kann man die Datenbank als Fully-hosted Angebot in der VPC und damit als IaaS direkt beim Datenbank-Anbieter hosten. Das entlastet die eigenen Datacenter-Ressourcen und schont das IT-Budget.

Transparente Control Plane

Das Multi-Cloud-Management erfolgt idealerweise über eine „Single pane of glass“-Kontrollebene, die einen 360-Grad-Blick auf alle Datenbankprozesse und -umgebungen erlaubt. Sie erleichtert die Verwaltung und Steuerung der diversen Cluster und Nodes, die Multi-Cloud-Orchestrierung sowie die Benutzerverwaltung und das Kostenmanagement.

„Die Komplexität von Multi-Cloud-Szenarien muss beherrschbar bleiben, um ihre Vorteile tatsächlich nutzen zu können“, erklärt Steffen Schneider, Head of Solutions Engineering Central Europe bei Couchbase. „Die Effizienz und Transparenz der Datenbank-Services ist dafür ein elementarer Baustein.“ 

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Drei Aspekte, die für die Arbeit von Morgen entscheidend sind

Drei Aspekte, die für die Arbeit von Morgen entscheidend sind

Die Art und Weise, wie wir unserer Arbeit nachgehen, verändert sich mit den Technologien, die dafür zur Verfügung stehen.

Drei Aspekte, die für die Arbeit von Morgen entscheidend sind

Besonders in den letzten zehn, zwanzig Jahren hat der technologische Fortschritt zu großen Umbrüchen geführt. Dank dem Internet können Kollegen auf verschiedenen Kontinenten problemlos zusammenarbeiten.

Zusätzlich sorgen Smartphones für eine ständige Erreichbarkeit, im Büro genauso wie Zuhause oder unterwegs. Die Beschleunigung dieses Wandels durch die COVID-19-Pandemie hat nichtsdestotrotz Verantwortliche in vielen Unternehmen überrascht. Dominic Price, Work Futurist bei Atlassian, nennt 3 Aspekte, die Unternehmen jetzt angehen müssen, um sich auf die Arbeit der Zukunft vorzubereiten.

1. Flexiblere Arbeitsmodelle ermöglichen

Natürlich ist es nicht in jedem Beruf möglich, von Zuhause aus zu arbeiten oder Arbeitszeiten flexibel zu gestalten. Die Pandemie hat allerdings gezeigt, dass es gerade für Wissensarbeiter oft durchaus möglich ist. Dennoch war diese Flexibilität in deutschen Unternehmen in der Vergangenheit oft noch eher die Ausnahme als die Regel. In einer Studie von Atlassian vom Oktober 2020 äußerte fast die Hälfte der Befragten (45 Prozent) ihre Frustration darüber, dass es erst mit dem Ausbruch von COVID-19 und dem Lockdown zu Veränderungen gekommen ist. Viele haben sich inzwischen in ihren eigenen vier Wänden gut eingerichtet. Sie haben geeignete Schreibtischstühle und Bildschirme gekauft, und arbeiten mindestens genauso effektiv wie im Büro.

Deshalb werden Büroräume sich verändern müssen und Räumlichkeiten, die zu Kollaboration, Lernen und Weiterentwicklung einladen, werden die Norm. Wer seine Arbeitszeit über den Tag nach persönlichen Vorlieben gestalten kann, ist in der Lage, Aufgaben dann zu erledigen, wenn sie zu dem eigenen Rhythmus passen. Dann kann Kreativarbeit auch mal um sieben Uhr früh oder elf Uhr abends erledigt werden. Diese Flexibilität wird in Zukunft noch viel stärker von Mitarbeitern eingefordert und von Bewerbern erwartet werden. Unternehmen müssen sich darauf einstellen. Führungskräfte sollten sich genau überlegen, was in ihrem Unternehmen machbar ist. Sie sollten ihren Mitarbeitern innerhalb dieser Grenzen so viel Freiraum wie möglich bieten.

2. Mit Trainings Herausforderungen gezielt angehen

Eine Belegschaft, die über verschiedene Standorte verteilt arbeitet, stellt insbesondere Manager vor neue Herausforderungen. Wie können Mitarbeiter effektiv unterstützt werden, wie wird verhindert, dass Aufgaben durchrutschen und wie das Teamgefühl aufrechterhalten? Viele Führungskräfte mussten sich während der Pandemie erstmals mit diesen Fragen auseinandersetzen und oft alleine Antworten finden. Mitarbeiter, die künftig hauptsächlich im Homeoffice arbeiten, werden allerdings keine Seltenheit mehr sein. Ihre Manager brauchen deshalb passende Tools und Strategien um sie zu unterstützen. Gleichzeitig werden sich auch vielerorts die Tätigkeiten von Arbeitskräften verändern.

Manche Aufgaben lassen sich künftig durch den Einsatz von Technologie schneller und besser erledigen. Dafür gewinnen andere an Bedeutung, bei denen vor allem Soft Skills wie Kreativität, Kommunikationsfähigkeit oder kritisches Denken zum Tragen kommen. Dabei wird die Ausbildung weniger formell als bisher verlaufen. Statt spezifische Universitätsabschlüsse oder starre Trainingsprogramme von Unternehmen wird das sogenannte Micro-Learning in den Fokus rücken: Hier liegt der Schwerpunkt auf dem kontinuierlichen Erlernen neuer Fähigkeiten direkt am Arbeitsplatz durch die Anleitung von Kollegen und Vorgesetzten. Dementsprechend müssen sie diese Fähigkeiten vorleben, insbesondere wenn es sich dabei um Soft Skills handelt, und den Mitarbeitern genug Raum und Zeit geben, diese selbst zu entwickeln.

3. Das Miteinander in den Fokus rücken

Nicht jeder Mitarbeiter hat das Homeoffice im gleichen Maß lieben gelernt, viele wollen auch in Zukunft wieder dauerhaft im Büro arbeiten oder ihre Zeit gleichmäßig aufteilen. Das stellt Führungskräfte vor die Herausforderung, dass womöglich ein Teil ihres Teams zusammen im Büro und der Rest zu Hause sitzt. Sie müssen Lösungen finden, wie alle eingebunden werden können, sodass beispielsweise in Meetings nicht nur In-Office-Mitarbeiter zu Wort kommen, sondern auch alle im Homeoffice.

Deshalb gilt: Wer jetzt noch nicht in Kollaborations-Lösungen investiert hat, wird bald vor großen Herausforderungen stehen. Wer immer auf dem Laufenden ist, woran seine Kollegen gerade arbeiten und gemeinsam mit ihnen Aufgaben bearbeiten kann oder die Möglichkeit hat, einen kurzen Small-Talk zu halten, fühlt sich viel eher als Teil des Teams. Auch Alternativen zu den typischen Gesprächen am Kaffeeautomat müssen her. Das ist auch besonders wichtig, wenn neue Mitarbeiter, womöglich remote, dazu kommen und die Einführung und das Kennenlernen von Kollegen und Prozessen nicht mehr persönlich stattfindet. Aber auch die Beziehung zwischen Teamkollegen muss einen höheren Stellenwert erhalten. Wenn das Zwischenmenschliche nicht stimmt, kann kein Tool der Welt die Kommunikation verbessern und die ist in einer hybriden Arbeitswelt wichtiger denn je.

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8 ERP-Tipps für die erfolgreiche Internationalisierung

8 ERP-Tipps für die erfolgreiche Internationalisierung

Deutsche Mittelständler, insbesondere Fertigungsunternehmen, wachsen und expandieren ins Ausland. China, Amerika oder Osteuropa sind nur einige interessante Regionen für neue Niederlassungen, mit denen sich Unternehmen Wettbewerbsvorteile sichern. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist dabei der internationale ERP-Rollout.

8 Tipps für die erfolgreiche Internationalisierung: Mit Service-Clustern und Vorab-Analysen wird der ERP-Rollout zum langfristigen Erfolg

Hier lesen Sie 8 Tipps für die richtige Planung und einen einfachen Projektverlauf. Langfristig wirkt sich eine gelungene ERP-Anbindung positiv auf den weiteren Unternehmenserfolg aus.

Tipp 1: Entscheidung für einen zusätzlichen Mandanten oder eine Extra-Datenbank

Eine der ersten technischen Fragen beim internationalen ERP-Rollout ist: Soll die Niederlassung im Ausland als zusätzlicher Mandant auf der bestehenden Datenbank aufgesetzt oder soll dafür eine weitere Datenbank eingerichtet werden? Für Ersteres sprechen geringere Lizenzkosten, ein unkomplizierter Datenaustausch und kürzere Einführungszeiten. Allerdings steigen mit der Anzahl der Mandanten auch die Abhängigkeit von einem einzigen Datenbankserver sowie insgesamt die Komplexität der Lösung.  Eine zusätzliche Datenbank für die Landesversion schafft mehr Flexibilität für lokale Besonderheiten, Systemupdates und Wartung.

Aber: Jeder weiterer Server bedeutet eine weitere Lizenz sowie Mehraufwand bei der Übernahme von Anpassungen und bei Updates.

Tipp 2: Server-Cluster für Auslandstöchter bilden

Für globale Umgebungen empfehlen sich Server-Cluster. Skalierbar in der Leistung ermöglichen sie es, Mandanten zu bündeln – etwa nach Zeitzonen. Damit erhalten die Unternehmen auch die nötigen Zeitfenster für Systemupdates und Wartung. Eine weitere Option ist es, Mandanten mit ähnlichen Anforderungen in einem Cluster zusammenzufassen, beispielsweise Produktions- und Vertriebsstandorte. So bleibt die Komplexität beim Einrichten und Betrieb der Mandanten überschaubar.

Tipp 3: Lokale Anforderungen und Compliance-Vorgaben analysieren

Die Muttergesellschaft möchte oft Datenstrukturen und Prozesse des Stammsitzes beim Rollout in die Töchter 1:1 übernehmen. Aus lokalen Gründen oder wegen gesetzlicher Anforderungen müssen die Vorgaben jedoch angepasst werden.

Beispiel: In den meisten Ländern ist das Gesamtkostenverfahren nicht zulässig. Für das Umsatzkostenverfahren müssen jedoch die Werteflüsse aus der Materialwirtschaft in die Finanzbuchhaltung zwingend aktiviert werden. Deshalb müssen Unternehmen die lokalen Anforderungen und Compliance-Vorgaben mit allen Auswirkungen bereits im Vorfeld des Projektes genau analysieren.

Tipp 4: Modifikationen sorgfältig und mit Umsicht vornehmen

Sobald es mehrere Installationen gibt, gilt bei Modifikationen: Weniger ist mehr! Deshalb ist es nicht sinnvoll, pauschal alle Anpassungen des Hauptsitzes aus beispielsweise Deutschland für die Landesgesellschaften zu übernehmen. Wird nur eine Datenbank eingesetzt, sollten jeweils Anpassungen pro Mandant oder Land aktivierbar sein. Denn was in einem Land sinnvoll ist, kann in einem anderen Probleme verursachen. Generell ist es hilfreich, für die internationalen ERP-Projekte Dokumentationen sowie Pflichtenhefte zu führen. Alle Datenbanken sollten zudem auf einem einheitlichen Versionsstand sein. Das vereinfacht den Datenaustausch und den Abgleich bei Anpassungen und Änderungen.

Tipp 5: Ein Modul für durchgängige Intercompany-Prozesse

Ein separates Intercompany-Modull sorgt für eine durchgängige Verzahnung mit Auslandstöchtern und spart Kosten bei der Pflege von Schnittstellen und Integrationsmaßnahmen. Beispielsweise erleichtert ein solches Modul den Zugriff von verschiedenen Mandanten in mehreren Installationen auf einheitliche Stammdaten wie Teiledaten, Zeichnungen und Stücklisten. Gleichzeitig unterstützt sie mandantenübergreifende Geschäftsprozesse in Einkauf und Vertrieb.

Tipp 6: Ein Mastermandantenkonzept vereinfacht Rollouts und Datenkonsistenz

Ein Mastermandantenkonzept ist immer dann sehr sinnvoll, wenn es in verschiedenen Ländern Überschneidungen oder identische Abläufe gibt. Denn damit werden Stammdaten einmal zentral vorgehalten und für lokale Mandanten repliziert. Dabei ist es sinnvoll, die Stammdaten in globale und lokale Daten zu unterscheiden. Die Muttergesellschaft gibt Erstere zentral vor und verteilt sie über den nicht-operativen Mastermandanten. Lokale Stammdaten hingegen werden dezentral definiert und lokal verwaltet.

Tipp 7: Kulturelle Unterschiede im Projekt berücksichtigen

Neben den technischen Aspekten sind die interkulturellen Herausforderungen nicht zu unterschätzen. Erwartungshaltung, Planungs- und Entscheidungsmentalitäten unterscheiden sich oft deutlich. Daher ist es wichtig, Projektziele sowie die Vorgehensweise im Vorfeld klar zu definieren. Regelmäßige Reviews stellen sicher, dass Probleme frühzeitig erkannt und gelöst werden. Eine gemeinsame Projektsprache, in der von Anfang an alles dokumentiert wird, reduziert Missverständnisse.

Tipp 8: Sprachbarrieren beachten

Eine klassische Hürde internationaler ERP-Rollouts liegt darin, dass die bestehende Datenbank zur Identifikation von Datensätzen Primärschlüssel in deutscher Sprache aufweist. Damit können die Auslandsniederlassungen wenig anfangen. Zahlen als Primärschlüssel umgehen dieses Problem einfach. Eine weitere Alternative können Englisch-sprechende Schlüssel sein, da Englisch in globalen Unternehmen meist die offizielle Konzernsprache ist. Geht es um Formulare, sollten diese erst übersetzt und dann an den Mandanten exportiert werden.

Prinzipiell gilt bei Übersetzungen: Vorab den deutschen Datenbestand bereinigen und dabei Begriffe beziehungsweise Terminologien vereinheitlichen. Dies senkt Kosten und Fehlerquellen der Übersetzungen erheblich.

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Trends im CRM-Umfeld: Die Zukunft gehört xRM-Lösungen

Trends im CRM-Umfeld: Die Zukunft gehört xRM-Lösungen

Integriertes Kundendaten-Management statt Verwaltung von Datensilos: Die Zukunft gehört xRM (extended Relationship Management)-Lösungen.

Self-Service-Technologien, digitale Assistenten, Künstliche Intelligenz – die technologischen Weiterentwicklungen im Kundenbeziehungsmanagement schreiten unaufhaltsam voran. Voraussetzung, um von den neuen Möglichkeiten profitieren zu können, ist allerdings eine vollständige Integration der CRM-Lösung in das ERP-System. Auf diese Weise lassen sich nicht nur die Beziehungen zu Kunden, sondern auch zu Geschäftspartnern und Lieferanten über eine einzige Plattform verwalten – Stichwort xRM (extended Relationship Management).

Kunden werden immer anspruchsvoller. Sie wissen, was heute technisch alles möglich ist und erwarten eine nahtlose Customer Experience. Hinzu kommt, dass sie sich längst nicht mehr nur aufgrund von Preis und Qualität für ein Produkt entscheiden. Vor allem ihre Erfahrungen mit einem Anbieter sowie die Bewertungen anderer Konsumenten spielen eine immer größere Rolle. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen Informationen rund um ihre Kunden sammeln und entsprechend verarbeiten. Oft werden diese Daten dabei aufwändig in ein ERP-System eingegeben oder per E-Mail an Produktion und Logistik weitergeleitet. Das kostet nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Fehleranfälligkeit. Zudem entstehen dadurch Datensilos, die die Sicht auf das Wichtigste versperren: den Kunden.

360°-Blick auf Kunden, Partner und Lieferanten

Abhilfe schafft eine vollständige, lokale oder Cloud-basierte Integration der CRM-Lösung (Customer-Relationship-Management) in das ERP-System des Anbieters sowie in andere kundenrelevante Anwendungen – etwa E-Mail- oder Shop-Systeme. Dadurch erhalten nicht nur Marketing und Vertrieb, sondern auch Produktion und Logistik sowie Einkauf, Controlling und Projekt-Management einen 360°-Blick auf den Kunden. Ob es um Kommunikation, um eine individualisierte Bestellung oder den aktuellen Lagerstatus geht: Alle Daten sind immer auf dem neuesten Stand und von einer einzigen Plattform abrufbar. Eine manuelle Eingabe entfällt.

xRM und der 360°-Blick auf Kunden, Partner und Lieferanten

Ein weiterer Vorteil einer integrierten CRM-Lösung: Es lassen sich damit nicht nur die Beziehungen zu Kunden, sondern auch zu Geschäftspartnern innerhalb und außerhalb des Unternehmens – etwa Lieferanten und Kapitalgebern – erfassen, verwalten und analysieren. Die Zukunft gehört insofern so genannten xRM-Systemen (extended Relationship Management), die verschiedene Geschäftsbereiche zum Beispiel über die Cloud einbinden und optimieren. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass genug qualitativ hochwertige Daten und ergänzende Datenquellen in die Plattform integriert werden. Zudem müssen die Kundenbetreuer in der Lage sein, die neuen Funktionen auch zu nutzen. Eine xRM-Lösung sollte daher intuitiv bedienbar sein, so dass sich jeder ohne lange Einarbeitung schnell zurechtfindet.

Im Trend für xRM: Self Service, Social CRM, digitale Assistenten

Weitere Trends im Kundenbeziehungs-Management sind Self-Service-Technologien, Social-CRM und digitale Assistenten. So können Unternehmen ihren Kunden die Möglichkeit bieten, in Echtzeit auf ihre Bestellungen zuzugreifen und verschiedene Kanäle zu nutzen. Auch die Automatisierung von Hintergrundprozessen wird immer wichtiger. Zum Beispiel kann der Kundenberater personalisierte Angebote erstellen, die auf im xRM-System gespeicherten Kundendaten, Informationen aus sozialen Netzwerken sowie seinen Erfahrungen mit dem jeweiligen Kunden basieren. Oder ihm werden während des Kundenkontakts automatisch wichtige Fragen und Antworten zum jeweiligen Produkt eingeblendet. Dadurch gewinnt er wertvolle Zeit, die er dem Kunden widmen kann.

Künstliche Intelligenz und Machine Learning entlasten die Mitarbeiter

Ein Ende der technologischen Weiterentwicklungen im CRM-Umfeld ist nicht absehbar. Eine immer wichtigere Rolle gerade im Hinblick auf xRM spielen dabei Systeme auf Basis von Machine Learning (ML) und Künstlicher Intelligenz (KI). Damit lassen sich Abläufe effizienter gestalten und vorausschauende Analysen (Predictive Analytics) realisieren. Für die Mitarbeiter bedeutet das eine deutliche Entlastung. Im Trend liegen vor allem ML-Anwendungen für datengetriebene Empfehlungen, KI-gestützte Prognosen sowie Bots, die Informationen – beispielsweise zu Umsatz oder Kundenzufriedenheit – aus der Datenmasse ziehen.

Auch digitale Sprachassistenten und Chatbots für den personalisierten Kundenkontakt werden immer besser. Ihr Einsatz beschränkt sich längst nicht mehr auf einfache Fragen und standardisierte Antworten, um die Sales- und Service-Teams zu entlasten. Die smarten Agenten entwickeln sich zunehmend zu persönlichen Shopping-Assistenten. Da speziell jüngere Kunden ein komplett digitales Einkaufserlebnis erwarten, empfiehlt es sich für Unternehmen, sich die Chancen dieser neuen Technologien zunutze zu machen.

„Insellösungen sind nicht mehr zeitgemäß.“

„Das Thema CRM entwickelt sich permanent weiter. Um die neuen Technologien nutzen zu können, benötigen Unternehmen allerdings eine zentrale Plattform, auf die alle Abteilungen Zugriff haben. Das eröffnet Unternehmen neue Möglichkeiten der Analyse. Sie gewinnen eine 360°-Sicht auf ihre Kunden und können auf diese Weise die Customer Experience verbessern. Insellösungen und eine parallele Datenhaltung in ERP- und CRM-Systemen sind nicht mehr zeitgemäß. Unternehmen sollten jetzt die Voraussetzungen schaffen, um von einem integrierten Kundendaten-Management mithilfe einer xRM-Plattform zu profitieren“, konstatiert Christian Zöhrlaut, Director Products Medium Segment bei Sage.

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Kostentreiber bei der ERP-Einführung: Vorsicht Falle!

Kostentreiber bei der ERP-Einführung: Vorsicht Falle!

Bei der Wahl eines ERP-Anbieters spielen die Kosten eine wesentliche Rolle – sowohl in der Projektphase als auch für den laufenden Betrieb. Denn hier lauern einige Kostenfallen – und das hat oft gar nicht so viel mit der Funktionalität an sich zu tun. Also Vorsicht bei Kostentreibern bei der ERP-Einführung. Der Software-Hersteller proALPHA hat einige „Klassiker“ gesammelt und erklärt, wie sie sich umgehen lassen.

Projektmanagement: Prototyp schlägt Wasserfall

Schon die Projektmethodik hat ihre Tücken. Beim klassischen Wasserfall-Projektansatz aus Anforderungsdefinition, Entwurf und Implementierung bekommen User erst relativ spät das von ihnen am grünen Tisch spezifizierte System live zu sehen. Nicht selten heißt es dann: Oh, da haben wir etwas vergessen. Oder: So haben wir uns das nicht vorgestellt! Statt langer Konzeptionsphasen sollten Unternehmen daher auf das viel schnellere Prototypen-Verfahren setzen. So sehen die Anwender*innen schon früh, wie ihre zukünftige Arbeitsumgebung aussehen wird. Fehler lassen sich früher aufspüren, Änderungswünsche schneller berücksichtigen – mit positivem Effekt auf das Projektbudget.   

Kostentreiber bei der ERP-Einführung: Vorsicht Falle!

Prozesse: auf Integrität achten 

Auf Neudeutsch nennt man das heute „end-to-end“: Gemeint sind idealtypische Abläufe, die von Anfang bis Ende bereits durchdacht und anhand von Prozess Templates vorgezeichnet sind. So fokussiert sich das Projektteam auf das Wesentliche, nämlich die Abweichungen vom Standard. Die Implementierung kommt dadurch schneller voran. Im Idealfall stellt der ERP-Anbieter auch schon für jeden Prozess durchgängig digitale Lösungen bereit, so dass keine weitere Software nötig ist. Das spart auch Lizenzkosten für Drittsoftware. 

Anpassungen: Flexibel bleiben ohne die Software zu verbiegen

Differenzierung ist eine der großen Stärken des deutschen Mittelstands. In Sachen ERP bedeutete das früher zwangsläufig: Customizing. Die umfangreichen Anpassungen schlugen nicht nur im Projektbudget zu Buche. Sie machten auch Wartung und das Upgrade auf spätere Versionen teuer. Heute führt der Weg zum maßgeschneiderten System nicht mehr durch das lange, tiefe Tal des Customizing. ERP-Systeme, die schon im Standard viele branchenspezifische Extras mitbringen und zudem umfassende Konfigurationsmöglichkeiten bieten, machen Sonderprogrammierungen weitgehend überflüssig. Deshalb ist ein Anbieter, der sich auf einige Kernbranchen fokussiert und diese Funktionalität richtig gut abdeckt, besser als ein Softwarehersteller, der alles so ein bisschen kann. Hier schlägt ganz klar der Spezialist den Generalisten. 

Integration: einen Bus nutzen

Es beginnt ganz harmlos mit dem Satz: Diese Software binden wir einfach an, da programmieren wir schnell eine Schnittstelle. Die bitteren Konsequenzen dieses Vorgehens zeigen sich oft erst Jahre später: Niemand kennt sich mehr mit den vielen Sonderlocken aus. Änderungen werden zum russischen Roulette. Spätestens wenn es darum geht, mehrere Systeme, IoT-Geräte oder Anwendungen ans ERP-System anzudocken, lohnt sich eine Middleware mit einem Enterprise Service Bus. Einmal aufgesetzt, lassen sich weitere Systeme schneller und einfacher anbinden. Die so standardisierten Schnittstellen reduzieren nicht nur die Abhängigkeit von einzelnen Dienstleistern. Weil der Automatisierungsgrad steigt, sinken zudem die Prozesskosten. 

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Internationale Unterschiede: Aufwand nicht unterschätzen

Überspannen Prozesse mehrere Geschäftsbereiche, Länder oder Tochterunternehmen wird es schnell knifflig. Unterschiedliche Vorschriften und Währungen machen Intercompany-Prozesse zu einer besonderen Herausforderung. Das kann zu hohen Anpassungskosten führen – oder einem Wildwuchs unterschiedlicher ERP-Systeme je Land. Diese schmerzliche Erfahrung lässt sich vermeiden, wenn Mittelständler bereits bei der Ausschreibung darauf achten, dass die ERP-Software die nötigen Landesversionen mitbringt. 

Erweiterungen: mit Modulen wachsen

Das Gros der ERP-Verantwortlichen verbindet monolithische Warenwirtschaftssysteme vor allem mit einem Wort: teuer. Modulare Systeme bieten dagegen den großen Vorteil, dass nur für die genutzte Funktionalität Kosten anfallen. Und dennoch dürfen sich die Unternehmen sicher sein: Der Hersteller investiert in die Entwicklung des Gesamtsystems. Wollen sie später weitere Module ergänzen, steht ihnen eine Software auf dem letzten Stand zur Verfügung.  

Konfigurationsmöglichkeiten: möglichst viel selber machen

Low Code, besser noch No Code sind die Buzzwords der Stunde. Formulare designen, Auswertungen individualisieren, Intercompany-Prozesse einrichten, Stammdaten replizieren – all das ist heute mit wenig bis gar keinem Entwicklungsaufwand machbar. Umfassenden Konfigurationsmöglichkeiten sei Dank. Natürlich ist Do it yourself nicht jedermanns Geschmack, viele übergeben diese Arbeiten lieber einem Consultant. Aber wer selbst Hand anlegen will, sollte es können.

Beraterleistung: Vor-Ort-Zeiten reduzieren

Früher musste für jede Kleinigkeit, jede Anpassung ein Berater oder eine Beraterin vor Ort kommen. Hatte der ERP-Hersteller gerade einen Personalengpass, konnte das schon mal Tage oder Wochen dauern. Heute lässt sich via Remote-Zugriff bereits einiges aus der Distanz übernehmen. Das spart Reisekosten. proALPHA hat sich zusätzlich etwas Neues einfallen lassen: Remote Consulting. Statt auf den Beraterbesuch vor Ort zu warten, erhalten Anwender*innen schnelle und professionelle Hilfe zu Fragen und Aufgaben ihres Tagesgeschäfts – sei es in Form von fest definierten Paketen oder individueller Unterstützung.

Ein ERP-Projekt ist für jeden Mittelständler ein Investment. Es darf aber nicht zum Budgetgrab werden. Wenn es gelingt, typische Kostentreiber zu umgehen, ist schon viel gewonnen. 

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3 Tipps für eine gelungene ERP-Software-Implementierung

3 Tipps für eine gelungene ERP-Software-Implementierung

Viele Unternehmen, die jüngst ein neues ERP-System eingeführt haben, berichten, dass die neue Lösung nicht oder nur teilweise die Erwartungen der Auswahlphase erfülle. Dabei spielt es keine Rolle, um welches System es sich handelt. Um derartige Enttäuschungen gepaart mit hohen Kosten und Mehraufwand zu vermeiden, haben wir hier drei einfache Tipps zur Software-Implementierung zusammengestellt:

3 Tipps für eine gelungene Software-Implementierung

Bei Planung, Auswahlprozess und Einführung sollten Sie auf eine durchdachte Vorbereitung und Offenheit setzen.

Redaktions-Tipp:

Wer bereits im Vorfeld Erwartungen und Geschäftsanforderungen genau formuliert, sich mit Zielen und Aufwand beschäftigt und sich auch nicht scheut, mögliche Schwierigkeiten und Fehler anzusprechen, kann Software-Implementierung erfolgreicher gestalten.

Die folgenden drei Tipps unterstützen Unternehmen, das Thema ERP-Auswahl gezielt zu adressieren und mögliche Hürden oder Fehlentscheidungen zu umgehen.

1. Prozessworkflows genau kennen und definieren

Egal wie es genannt wird: Blueprint, Designphase oder Prozessmanagement. Es dreht sich immer um den Prozessworkflow, der unumstößlich bekannt und festgelegt sein muss. Dies ist die Crux, denn zumeist tauchen bereits an diesem Punkt viele Fragen auf, die in der Folge dem Anbieter überlassen werden. Dieser steht jedoch unter Kostendruck und konzentriert sich daher bei der Prozessanalyse nur auf die Abweichungen von seiner Standardsoftware und dokumentiert diese. Für mehr steht kein Geld zur Verfügung, und so wird in der Mehrzahl der Projekte der Ist-Zustand einfach auf das neue ERP-System portiert.

Häufig ließen sich bei einer Software-Implementierung Prozesse deutlich verbessern. Unglücklicherweise steht aber die Erfüllung des Pflichtenhefts im Vordergrund. Auch wenn der Projektleiter einiges im direkten Dialog pragmatisch regelt, wird eine gemeinsame Vorstellung über die Prozesse und Ziele des Projektes vor dem Start noch zu selten vermittelt. Die Verantwortung für eine ganzheitliche Sicht auf die Prozesse ist jedoch oberste Unternehmenspflicht und lässt sich nur sehr begrenzt delegieren. Unternehmen sollten keinem Dritten zutrauen, von firmeninternen Prozessen mehr zu verstehen als sie selbst.

2. Ziele festlegen und auf erfahrene ERP-Projektmanager setzen

Allein der Anwender kann den Business-Mehrwert einer ERP-Einführung wirklich festlegen und die Zielerreichung überwachen. Und nur das jeweilige Unternehmen kann die notwendigen organisatorischen Veränderungen durchsetzen. Anbieter können die notwendigen Voraussetzungen für erfolgreiche Änderungen bestenfalls aufzeigen. Ihnen ist es aber nicht möglich, für die Durchsetzung in der Organisation zu sorgen. Viel zu oft wird die Umsetzung organisatorischer Änderungen auf Anwenderseite nicht konsequent gesteuert. Zu häufig erwarten Unternehmenslenker zudem von Mitarbeitern aus der IT, dass sie die hausinterne Organisation automatisch mit dem ERP-Projekt auf Vordermann bringen. Allerdings verfügen diese Mitarbeiter oftmals weder über die Autorität noch Erfahrung, um hausinterne Prozessänderungen anzustoßen und zu managen. Stattdessen gilt es, einen ERP-Projektmanager einzusetzen, der über diese Kenntnisse und Erfahrungen verfügt.

Redaktions-Tipp:

Gute ERP-Projektmanager gehören zu einer raren Spezies im Unternehmen. Das ist der Hauptgrund, warum ERP-Projekte Chefsache sind.

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3. Klarheit und Wahrheit als Erfolgsfaktoren der Software-Implementierung

Vieles kann ein Anbieter erreichen, vieles kann eine Software im Standard. Problematisch ist jedoch, dass über die Erwartungshaltungen zumeist nicht klar genug gesprochen wird. Werden Erwartungen nicht erreicht, ist es für Organisationen zudem immer leichter, wenn der Schuldige außerhalb der Organisation zu finden ist. Klarheit und Wahrheit sind wesentliche Erfolgsfaktoren in ERP-Projekten. Zum Erfolg braucht es eine Arbeitsumgebung, in der Fehler angesprochen und auf einer rationalen Basis beseitigt werden. Dies erfordert sowohl vom Anbieter als auch vom
Kunden einen Arbeitskodex, der nicht zur Profitmaximierung missbraucht wird.

Fazit

Erst wenn die Stärken einer guten ERP-Software, die festgelegten Prozesse und die Projektorganisation aufeinander abgestimmt sind, kann sich der nachhaltige Erfolg einstellen. Natürlich ist ERP-Software heute so hoch entwickelt, dass die meisten Unternehmen die Software immerhin zum Laufen bekommen. Aber die erwarteten Ziele werden immer noch viel zu selten erreicht. Voraussetzung für den Projekterfolg ist Vertrauen. Nur wenn man sich ehrlich über Zielstellungen und auch die vermeintlichen Schwächen austauschen kann, besteht die Chance, dass sich das Unternehmen wirklich weiterentwickelt.

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7 Erfolgsfaktoren für das ERP-Projekt!

7 Erfolgsfaktoren für das ERP-Projekt!

Im Rahmen eines Workshops auf dem 10. ERP-Infotag von Confare in Wien wurden mit allen Workshop-Teilnehmern die 7 wichtigsten Faktoren für den Erfolg der nächsten ERP-Projekteinführung erarbeitet.

7 Erfolgsfaktoren für das ERP-Projekt!

  1. Geschäftsleitung
  2. Projektleitung
  3. Kommunikation
  4. KeyUser
  5. Lastenheft
  6. Change Management
  7. Dokumentation

Nachfolgend wollen wir auf diese Schlagwörter kurz näher eingehen:

1. Geschäftsleitung

Eine wichtige Komponente für ein erfolgreiches ERP-Projekt ist die aktive Unterstützung des Vorhabens durch die Geschäftsführung. Eine Karte aus dem Brainstorming lautete: „Geschäftsführung soll/muss hinter ERP-Projekt stehen“. Diese Formulierung trifft die Anforderung sehr gut. Viele Projekteinführungen scheitern schlicht an mangelndem Interesse der Geschäftsleitung.

2. Projektleitung

Dreh- und Angelpunkt eines ERP-Projekt ist die Projektleitung. Der Workshop ergab, dass viel auf den Schultern dieser Person oder des verantwortlichen Teams lastet. Für notwendig wird erachtet, dass die Person(en) unbedingt kompetent sein muss/müssen. So wird gewährleistet, dass Entscheidungen getroffen werden und bei Bedarf auch schnell.

Passend zu diesem Thema wurden folgende Karten gespielt: „Prof. Projektleiter“, „ext. Projektleiter“, „Mut zu Entscheidungen“, „Schnellere Entscheidungen“

In Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung werden klare Zieldefinitionen gewünscht, die auch zum Umfang passen, so dass der Arbeitsauftrag für die Projektleitung klar umrissen ist.

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3. Kommunikation

Viele Herausforderungen sind nach dem einheitlichen Tenor der Diskussionsgruppe mit einer guten und offenen Kommunikation zu lösen. Diese Aufgabe fällt primär dem Projektleiter zu, aber sicherlich auch allen anderen Beteiligten.  Ein wichtiger Punkt auf den Karten war: „Termintreue in Projektphasen einfordern“. Gerade wenn es um Termine geht ist Kommunikation essentiell. Ein besonderes Augenmerk ist auf die globalen Projekte zu richten. Hier wird eine globale Prozessorganisation notwendig.

4. KeyUser

Die KeyUser stellen ebenfalls einen zentralen Erfolgsfaktor dar. Für diesen Personenkreis wurden besonders viele Karten geschrieben:

  • Auswahl KeyUser
  • Freistellung KeyUser
  • Freiraum / Zeit Für die KeyUser
  • weniger Zeitreserven verbrauchen => bessere Einteilung d. Ressourcen
  • Menschen/Personen sind wichtiger als die Technik => sprich Mitarbeiter müssen mitarbeiten

Zusammenfassend kann man sagen, dass die Mitarbeiter / KeyUser im Projekt aktiv geführt werden müssen und Anerkennung bekommen sollten für Ihre Arbeit. Die Aufgaben, sowie die Rechte und Pflichten eines KeyUsers sind klar zu formulieren und es muss der nötige Freiraum dafür geschaffen werden.

5. Lastenheft

Der Begriff „Lastenheft“ ist an dem ERP-Infotag oft gefallen. Alle Teilnehmer an einem ERP-Projekt kennen es, aber es herrschen hier unterschiedliche Vorstellungen über den nötigen Inhalt. Die „Konzentration auf das Wesentliche“ ist genauso ein Erfolgsfaktor wie auch „weniger Sonderwünsche (zu) berücksichtigen“, so die Gruppe. Die gesamte Kommunikation bezüglich der Anforderungen sollte stets in einer „einfache(n), einheitlichen(n) Sprache“ erfolgen. Im Zuge der Entwicklung eines Pflichtenheftes sollte man auch die Chance nutzen, mit dem Einführungspartner die „Requirements nochmals (zu) priorisieren“.

Redaktion-Tipp: Lesen Sie in dieser Checkliste was beim Lastenheft wichtig ist: Checkliste Lastenheft: Diese 5 Punkte sind wichtig!

6. Change Management

Als weiterer wichtiger Faktor für ein erfolgreiches ERP-Projekt entwickelte sich in dem Workshop das Bewusstsein, dass eine Softwareeinführung eine Veränderung der Unternehmensprozesse mit sich bringt und diese Veränderung auch als solches verstanden werden muss. Die „Prozesse optimieren“ und damit „Change Management“ zu betreiben sollte offen kommuniziert werden und nicht nebenherlaufen. Die Diskussion ob die Prozessveränderungen, vor, nach oder während des ERP-Projektes erfolgen müssen, war nicht zu klären und ist abhängig davon, um welchen Prozess es sich handelt.

7. Dokumentation

Die Dokumentation des ERP-Projektes, die auch in der heutigen Zeit online für alle Interessensgruppen zur Verfügung stehen muss, ist ein weiteres Ergebnis des Workshops. Nur mit entsprechenden Aufzeichnungen können zu einem späteren Zeitpunkt Entscheidungen nachvollziehbar bleiben. Und auch neue Mitarbeiter können mit Hilfe einer individuellen Anwendungsdokumentation leichter an die Software herangeführt werden.

Fazit

3 von 7 der Erfolgsfaktoren sind Interessensgruppen in einem ERP-Projekt. Ein weiterer Faktor bezieht sich auf die Interaktion zwischen diesen Personen. Damit kann man sagen, dass über 50% des Erfolgs eines Projekts am Menschen hängt. Daher sollte der Faktor „Mensch“ neben all der IT und Technik einen ganz besonderen Stellenwert in einem ERP-Projekt bekommen.

Im Video hören Sie Experten und IT-Profis im O-Ton:

Die 7 Erfolgsfaktoren wurden im Rahmen einer Creative Innovation Session (kurz: CIS), unter der Leitung von Matthias Weber, Experte der ERP-Heroes für Unternehmenssoftware, im Rahmen des 10. ERP-Infotag von confare erarbeitet.

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