Wie Technologie Wachstum und Nachhaltigkeit vereint

Markt und Verbraucher geben für Unternehmen den Weg vor – und der geht ohne Wenn und Aber in Richtung Nachhaltigkeit und Umweltschutz. Der Zeitpunkt ist aus unternehmerischer Sicht günstig, denn niemals zuvor standen so viele neue Technologien zur Verfügung, um den eigenen CO2-Fußabdruck zu reduzieren und dennoch ökonomisch zu handeln. Als einer der führenden Anbieter von Cloud-Business-Software zeigt IFS, wie Unternehmen das in der Praxis umsetzen können.

Immer mehr Unternehmen haben erkannt, dass ein wirtschaftlicher Erfolg langfristig nur mit verantwortungsvollem Handeln sowie positiven Auswirkungen auf Umwelt und Gesellschaft zu erreichen ist. Durch den Einsatz innovativer Technologien können sie dabei nicht nur Kosten senken, sondern auch Umweltbelastungen minimieren und gleichzeitig ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken. IFS zeigt anhand von fünf zentralen Beispielen, wie Technologie Unternehmen dabei unterstützt, ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen, die Effizienz zu steigern und einen positiven Beitrag für die Umwelt zu leisten:

Ressourceneffizienz

Technologien wie Machine Learning, Künstliche Intelligenz oder Predictive Analytics versetzen Unternehmen in die Lage, ihre Produktionsprozesse zu optimieren und Ressourcen wie Energie, Wasser und Rohstoffe effizienter zu nutzen. Durch den Einsatz von Sensoren, Datenanalyse und Automatisierung können Unternehmen den Verbrauch senken und Abfälle minimieren. KI-gestützte Business-Software hilft dabei, sowohl Nachfrage und Angebot von Produkten vorherzusagen als auch den Warenbestand optimal zu verwalten. Auf diese Weise verhindert die Technologie eine Überproduktion und reduziert unnötigen Ressourceneinsatz.

Transparenz und Rückverfolgbarkeit

Durch den Einsatz von Technologien wie Blockchain oder modernen ERP-Lösungen können Unternehmen eine transparente Lieferkette schaffen. Dadurch lässt sich die Herkunft von Produkten genau nachverfolgen und sicherstellen, dass sie unter fairen und umweltfreundlichen Bedingungen hergestellt wurden. So können Kunden nachhaltige Entscheidungen treffen und Unternehmen ihre Lieferanten besser kontrollieren.

Virtualisierung und Digitalisierung

Unternehmen sind in der Lage, Prozesse zu virtualisieren und digitale Lösungen einzuführen, die physische Ressourcen wie Papier, Transport und Lagerung reduzieren. Beispielsweise können virtuelle Meetings den Bedarf an Geschäftsreisen und damit den CO2-Fußabdruck verringern. Ebenso können digitale Produkte und Dienstleistungen physische Produkte ersetzen und so den Materialverbrauch reduzieren.

Erneuerbare Energien und grüne Technologien

Durch Investitionen in erneuerbare Energien wie Solar- und Windenergie können Unternehmen ihre Abhängigkeit von fossilen Brennstoffen verringern. Darüber hinaus ermöglichen technologische Entwicklungen in Bereichen wie Elektromobilität und energieeffizientem Gebäudemanagement eine nachhaltigere Nutzung von Ressourcen im eigenen Betrieb und eine geringere Umweltbelastung.

Big Data und Analytics

Durch die Sammlung und Analyse großer Datenmengen können Unternehmen detaillierte Einblicke in ihren Ressourcenverbrauch beziehungsweise ihre Emissionen gewinnen und Optimierungspotenzial identifizieren. Datenanalysen unterstützen dabei, Energieverbrauchsmuster zu erkennen, um Maßnahmen zur Steigerung der Effizienz zu planen, oder <a class="lar-automated-link" href="https://de.eas-mag.digital/tag/lieferkette/“ 56771 target=“_self“>Lieferketten zu optimieren, um Transportwege zu verkürzen und Emissionen zu reduzieren. Hilfreich ist dabei der Einsatz einer zentralen Business-Software-Plattform, die Nachhaltigkeits- sowie ESG-Metriken (Environmental, Social and Governance) automatisiert erfasst und analysiert. 

Nachhaltigkeit darf für Unternehmen nicht nur ein Lippenbekenntnis sein, Verbraucher machen Kaufentscheidungen immer stärker von dem Verantwortungsbewusstsein der Anbieter abhängig“, sagt Maggie Slowik, Global Industry Director Manufacturing bei IFS. „Aber auch gesetzliche ESG-Reportings sollten ein weiterer Ansporn sein, um die eigenen Prozesse zu optimieren und in umweltschonende Lösungen zu investieren. Branchenübergreifend müssen Unternehmen nachhaltiger agieren – mit den richtigen Technologien steigern sie dabei sogar ihre Wirtschaftlichkeit.“ 

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Nahtlose Zusammenarbeit: Haufe X360 und d.velop vereinen ERP und DMS in einer Lösung

Haufe X360, führender Anbieter einer Cloud-nativen Business Management Software für KMU, und d.velop, führender Spezialist für die Digitalisierung von dokumentenbezogenen Geschäftsprozessen, gehen eine weitgehende Partnerschaft ein. Für Kunden von Haufe X360 bedeutet dies, dass Business Prozesse und Dokumentenmanagement zukünftig direkt miteinander vernetzt und so effizienter steuerbar sind. Umfangreiche Kernfunktionalitäten des Dokumentenmanagementsystems (DMS) und ein Speicherplatz von 500 GB für die revisionssichere Dokumentenablage sind für Haufe X360-Kunden kostenfrei. Weitere Funktionalitäten lassen sich hinzubuchen. 

Nahtlose Zusammenarbeit: Haufe X360 und d.velop vereinen ERP und DMS in einer Lösung

Die Zuordnung von Dokumenten zu Geschäftsvorgängen und digitalen Akten kann manuell oder automatisiert über Texterkennung (OCR) und künstliche Intelligenz (KI) erfolgen. So kann beispielsweise bei Vertragsabschluss mit einem Neukunden im ERP automatisch der Vertragsunterzeichnungsworkflow im DMS angestoßen werden. Nach erfolgreicher Vertragsunterzeichnung wird der Neukunde wiederum automatisch in Haufe X360 angelegt und im System freigeschaltet.

Zusätzlich verarbeitet das DMS elektronische Rechnungen in den Formaten PDF, XRechnung sowie ZUGFeRD und verbucht sie als Eingangsrechnung in Haufe X360. Diese nahtlose Integration von Dokumentenmanagementfunktionen und Geschäftsprozessen ermöglicht so umfangreiche Zeit- und Kosteneinsparungen. Die revisionssichere Archivierung im cloudbasierten DMS von d.velop erfüllt zudem alle rechtlichen Anforderungen von DSGVO und GoBD. Das rechtssichere Management von elektronischen Unterschriften (eSignatur) ist ebenfalls möglich und kann, wie alle anderen Funktionen, nahtlos in Haufe X360 integriert werden.

Die technische Integration der beiden Plattformen erfolgt bi-direktional über APIs und eine Customization in der X360-Plattform. Sie ist bereits bei ersten Kunden im Einsatz und steht allen Kunden ab April 2024 auf Anfrage zur Verfügung.  

Haufe-X360 als zentrale Business-Management-Plattform

„Schnell, einfach, rechtssicher und auf Wunsch automatisiert – mit dem DMS und dem Rechnungsleser von d.velop integrieren wir weitere wichtige Funktionalitäten, mit der unsere Kunden ihr Unternehmen auch über die reinen Geschäftsprozesse hinaus komfortabel über eine zentrale, cloudbasierte Business Management Plattform steuern können“, freut sich Christian Zöhrlaut, Chief Product Officer bei Haufe X360. 

„Mitarbeitende in Unternehmen verbringen häufig mehrere Stunden täglich mit der Ablage von Papierdokumenten und der Suche beispielsweise nach Rechnungen und Angeboten. Mit unserem cloudbasierten DMS und der automatisierten Ablage von Ausgangsbelegen direkt aus Haufe X360 entfällt dieser manuelle Aufwand“, erklärt Michele Schönherr, COO Partner Management & Platform Economy bei d.velop.   

Wichtiger Schritt zu einem Business Management System (BMS) 

Mit der Einbindung des DMS von d.velop entwickelt sich Haufe zu einer umfassenden Business-Management-Lösung weiter. 

„Mit Haufe X360 haben wir in den letzten Jahren die Cloud-ERP-Lösung für zukunftsgewandte KMU geschaffen. Damit unsere Kunden in Zukunft noch erfolgreicher und wettbewerbsfähiger sind, gehen wir nun den nächsten Schritt und werden zu der zentralen Plattform, mit der sie nicht mehr nur ihre Geschäftsprozesse, sondern alle Facetten ihres Unternehmens managen können“, erläutert Carsten Schröder, President of Cloud ERP bei Haufe X360, die Hintergründe. „Die Partnerschaft mit d.velop ist dabei der Beginn einer Reihe von neuen strategischen Partnerschaften und zusätzlichen Funktionalitäten, mit denen Haufe X360 die Entwicklung vom reinen ERP hin zur vollumfänglichen Business-Management-Lösung  vorantreiben wird.“

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IT-Asset-Management-Software hilft, Kosten niedrig zu halten

Fortschrittliche IT-Asset-Management-Software kann Unternehmen dabei helfen, unnötige Anschaffungen zu vermeiden und den Überblick über die vorhandene Hardware-Ausstattung zu behalten.

IT-Asset-Management-Software hilft Unternehmen, die Kosten niedrig zu halten

In einer digitalen Welt sind Geräte wie Laptops, Computer, Drucker, iPads, Telefone und andere mobile Geräte für unsere tägliche Arbeit unerlässlich. Auch Fahrzeuge und Möbel wie Schreibtische und Bürostühle haben eine wichtige Funktion. Da moderne Unternehmen über so viel Inventar verfügen und eine große Zahl von Mitarbeitern heute durchweg von zu Hause aus arbeitet, kann es schwierig sein, den Überblick darüber zu behalten, welcher Mitarbeiter was wo hat und in welchem Zustand sich das Objekt befindet. Timly ist ein Tool für das IT-Asset-Management (ITAM), mit dem Unternehmen genau das tun können und Risiken wie Mehrausgaben und die Nicht-Erneuerung von Technologien minimieren können.

IT-Asset-Management ist eine Reihe von Geschäftsabläufen, die Inventar, finanzielle und vertragliche Verpflichtungen zusammenführen, um die Ausgaben für IT-Produkte zu optimieren und die Langlebigkeit der Anlagen zu unterstützen. ITAM ist Teil der strategischen Entscheidungsfindungsaufgaben, die innerhalb der IT-Umgebung eines Unternehmens stattfinden. Eine ganzheitliche Software ist eine moderne, umfassende Lösung für die oben genannten Probleme, die eine lästige Nachverfolgung der Anlagen in Excel-Tabellen und Umfragen überflüssig macht. Die Benutzer müssen lediglich ihre IT-Assets mit QR-Codes ausstatten, um einen digitalen Zwilling zu verwalten.

Dedizierte ITAM-Software wurde speziell für die Verwaltung von Hardware-Inventar entwickelt, und die Kunden haben Zugang zu einer breiten Palette von Funktionen. Zu den zusätzlichen Vorteilen der Inventarverwaltung gehört, dass Unternehmen wiederholte Kosten für den Kauf desselben Artikels vermeiden und das Lebenszyklusmanagement ihrer Anlagen optimieren können.

IT-Asset-Management-Software

ITAM ist häufig eine Unterabteilung des IT-Service-Management-Prozesses (ITSM). Die ITAM-Software unterstützt ein Unternehmen dabei, Hardware wie Bildschirme, Tastaturen, Kopierer und Faxgeräte im gesamten Unternehmen zu erkennen und diese Daten zu erfassen und verfügbar zu machen. Einige IT-Asset-Management-Lösungen kombinieren ihre Funktionen mit dem Service Desk, also der Aufzeichnung von Vorfällen und Anfragen. Timly ist eine dieser Lösungen, mit der sich Defekte und die Leistung eines Produkts bis zum Zeitpunkt des Austauschs verfolgen lassen – so lassen sich Risiken wie der unerwartete Ausfall eines Tablets, einer Maus oder einer Dockingstation verringern.

Durch die Unterstützung der Kunden bei der Organisation von Aufgaben wie Wartung und Service, Inspektionsterminen und Gerätezertifikaten haben die IT-Mitarbeiter mehr Zeit für andere Aufgaben und sparen täglich wertvolle Zeit. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter dank der übersichtlichen Funktionalität der Software innerhalb weniger Minuten auf die benötigten Daten zugreifen können. Stundenlanges Suchen in Excel-Tabellen und Word-Dokumenten gehört damit der Vergangenheit an.

Software für die Verwaltung von Unternehmensanlagen

ITAM sorgt für die Einhaltung von Cybersicherheitsrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften und verbessert die Produktivität durch technischen Support. Eine weitere Funktion des ITAM-Prozesses ist die Erfassung von Anlagendaten, um die Rendite zu maximieren und den Unternehmensumsatz zu steigern. Durch die Nutzung vorhandener Ressourcen können IT-Manager den Bedarf an überflüssigen Softwarelizenzen verringern und dem Unternehmen Geld sparen. Das Problemmanagement verbessert sich, da es weniger Altgeräte und eine geringere Effizienz gibt. Darüber hinaus hilft IT Asset Management / ITAM den Mitarbeitern, den Wert der elektronischen Hardware des Unternehmens zu verstehen, und verbessert die Kommunikation sowie das Verständnis zwischen anderen Abteilungen.

Unternehmen können auch die Funktionalität, Sicherheit und Compliance ihrer Mitarbeiter und Aufgaben im Auge behalten – wobei alle Inspektionstermine und Hardwareprobleme angezeigt werden, bevor sie zu einem Hindernis für das Unternehmen werden. Smarte IT-Asset-Management Software überwacht sogar den Wert des aktuellen Inventars eines Unternehmens. So können die Mitarbeiter der Geschäftsleitung mit genauen Ergebnissen und Daten Bericht erstatten.

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Checkliste: So finden Unternehmen die richtige Enterprise-Search-Software

Unternehmen können die steigende Datenflut kaum noch beherrschen. Deshalb machen sich immer mehr auf die Suche nach einer geeigneten Software für Enterprise Search. Eine Checkliste von IntraFind hilft ihnen bei der Auswahl.

Checkliste: So finden Unternehmen die richtige Enterprise-Search-Software

Unternehmen sitzen heute auf riesigen Mengen an Informationen, die über die unterschiedlichsten Systeme verteilt sind und ständig weiter anwachsen. Ohne eine schlagkräftige Lösung für unternehmensweite Suche können sie diese Datenberge nicht mehr beherrschen. 

Eine geeignete Enterprise-Search-Software bindet alle nötigen Systeme und Datenquellen an und macht sie an zentraler Stelle übergreifend durchsuchbar. Mitarbeiter kommen dadurch schnell an alle für ihre Aufgaben relevanten Inhalte, können vorhandenes Wissen besser nutzen und sind deutlich effizienter.

Aber wie finden Organisationen eine für sie geeignete Enterprise-Search-Software? Eine Checkliste von IntraFind hilft Unternehmen und Behörden, die auf der Suche sind, bei der Auswahl. Sie führt detailliert auf, welche Anforderungen die Software hinsichtlich Technologie, Integration, Betrieb und Datensicherheit unbedingt erfüllen sollte.

Eine Vorauswahl der wichtigsten Kriterien:

  • Über Standard-Konnektoren lassen sich alle gängigen strukturierten und unstrukturierten Datenquellen anbinden. Die Suche kann nahtlos in Applikationen wie Intranet, Portale oder digitale Arbeitsplätze integriert werden und problemlos Dokumente in beliebiger Anzahl erfassen. 
  • Um wirklich alle relevanten Informationen zu finden, bietet eine geeignete Software neben klassischer Volltextsuche auch moderne semantische Vektorsuche und ist in der Lage, anhand existierender Metadaten zu suchen und fehlende Metadaten automatisch zu ergänzen. Die Software nutzt zudem generative KI (ähnlich „ChatGPT“), beispielsweise für Textzusammenfassungen, und ermöglicht auf internen Daten basierende Chatbots und Question-Answering-Lösungen.
  • End-User können die Software intuitiv nutzen und werden mit Funktionen wie Autocomplete, Autokorrektur, Dokumentenvorschau und sofort ersichtlichen Trefferstellen unterstützt. Das Speichern von Suchanfragen oder das Anlegen von Suchprofilen und Dashboards ermöglichen außerdem eine Individualisierung der Suche.
  • Damit Organisationen volle Flexibilität beim Betriebsmodell haben, lässt sich die Software On-Premises, in der Cloud und hybrid betreiben. Sie kann unkompliziert installiert werden und ist schnell einsatzfähig.
  • Die Suche ist rechtegeprüft und gewährleistet damit Datensicherheit und Datenschutz. Die Nutzer erhalten in ihren Trefferlisten ausschließlich Dokumente angezeigt, für die sie auch berechtigt sind.

„Neben der Software ist auch der Anbieter einen genaueren Blick wert“, betont IntraFind-Vorstand Franz Kögl. „Er sollte schon länger auf dem Markt agieren, Erfahrung mit KI haben und auch über Expertise für die Branchen der Interessenten verfügen. Am besten kann er Referenzen vorweisen, die es Interessenten ermöglichen, sich aus unabhängiger Hand selbst ein Bild von der Software zu machen.“

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9 Kriterien für die Auswahl flexibler ERP-Software

In diesem Beitrag finden nSie neun entscheidende Kriterien für die Auswahl einer flexiblen ERP-Software. Fazit vorab: Eine moderne ERP-Software muss sich unkompliziert konfigurieren und anpassen lassen.

9 entscheidende Kriterien für die Auswahl einer flexiblen ERP-Software

Worauf es in Zeiten kontinuierlichen Wandels ankommt lesen Sie in diesem Beitrag. Und welche neue Herausforderungen bei einer Software für Enterprise Resource Planning anstehen.

Das Marktumfeld der Unternehmen ist durch die Digitalisierung von kontinuierlichem Wandel geprägt. So erschließen sie neue Märkte, kooperieren mit neuen Geschäftspartnern, setzen neue Prozesse um und expandieren in neue Regionen. Den ERP-Systemen als Herzstück der Unternehmens-IT kommt dabei eine entscheidende Rolle zu. Sie dürfen diesem Wandel nicht im Weg stehen, sondern müssen ihn ganz im Gegenteil flexibel unterstützen.

Hier finden sie Kriterien für die Auswahl einer ERP-Software:

Kriterium 1: für eine flexible ERP-Software: Spricht die Software die moderne Belegschaft an?

Damit die Anwender das ERP-System auch aktiv nutzen, muss es den Benutzern einen attraktiven, intuitiven und unkomplizierten Zugang bieten. Dazu ist es sehr wichtig, dass es auch auf jedem Endgerät inklusive Smartphones, Tablets und Notebooks zur Verfügung steht.

Kriterium 2 für eine flexible ERP-Lösung: Lässt sich die Business Software schrittweise implementieren?

Das ERP-System sollte es erlauben, nur die benötigten Elemente auszuwählen und bei Bedarf weitere hinzuzufügen. Das beschleunigt die Implementierung und die Lösung macht sich schneller bezahlt.

Kriterium 3 für ein flexibles ERP-Programm: Kann die ERP-Lösung als globale Single-Instance-Anwendung implementiert werden?

Vor allem international tätige Unternehmen profitieren von einer globalen Single-Instance-Lösung. Komplexität und Kosten lassen sich weltweit reduzieren. Daten können effizienter eingesetzt und analysiert werden. Und Mitarbeiter sind in der Lage unabhängig von Aufenthaltsort und Organisationsstruktur global verwaltet zu werden.

Kriterium 4 für eine flexible ERP-Software: Gibt es verschiedene Betriebsmodelle?

Die Cloud gewinnt inzwischen auch bei Unternehmen im deutschsprachigen Raum an Akzeptanz. Das führt zu immer mehr lokalen Implementierungen in Unternehmen durch flexible hybride Modelle. Das ERP-System sollte verschiedene Betriebsmodelle anbieten, die sowohl den aktuellen Unternehmensanforderungen entsprechen als auch zukünftige Entwicklungen berücksichtigen.

Kriterium 5: für flexible ERP-Applikation: Lässt sich die Software flexibel individuell anpassen?

Ein ERP-System sollte heutzutage eine mehrstufige Anwendungsarchitektur bereitstellen, so können sie die Entwicklung und Verwaltung in verschiedenen Architekturschichten unabhängig voneinander verändern. Lokalisierungen, Anpassungen und Konfigurationen werden damit deutlich vereinfacht.

Kriterium 6 für flexible Software: Kann sie einfach aktualisiert werden?

Idealerweise sollten sie die Software im so genannten „Evergreen“-Modus betreiben lassen, damit die Nutzer immer von den neuen Funktionen der Software profitieren können. Er stellt sicher, dass das Unternehmen stets über die aktuellste Version verfügt.

Kriterium 7 für flexibles Programm: Hat man als Kunde Einfluss auf die Produktentwicklung?

Der Anbieter sollte Produktanforderungen in enger Zusammenarbeit mit Branchenspezialisten unter seinen Kunden sammeln und priorisieren. Dann können die Anwenderunternehmen die Entwicklung des Produkts so beeinflussen, dass auch künftige Versionen ihren Ansprüchen genügen.

Kriterium 8 für flexible ERP-Software: Gibt es eine eigene Innovationsabteilung?

Der Anbieter sollte sein Produkt nicht nur auf Grundlage des jeweils absehbaren Anwenderbedarfs weiterentwickeln, sondern auch kontinuierlich prüfen, wie sich neue Consumer-Technologien oder innovative Lösungen zum Nutzen der Software einsetzen lassen. Das erfordert unkonventionelle Strategien und Investitionen.

Kriterium 9 für eine flexible Software: Stehen Referenzkunden zur Verfügung?

Der Anbieter sollte Kundenreferenzen vorweisen können, bei denen auch Standortbesichtigungen möglich sind. Dann kann man von den Implementierungs- und Nutzungserfahrungen anderer Anwender der Software profitieren.

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Vorsicht vor dem Zinseszins bei technischen Schulden

Ein Kommentar zu Zinsezinsen bei technischen Schulden von Nadine Riederer ist CEO bei Avision.

Vorsicht vor dem Zinseszins bei technischen Schulden

Software-Entwicklung und Zeitdruck gehen naturgemäß Hand in Hand. Stehen Kunden, die Konkurrenz oder die finanzielle Lage mit der Stoppuhr hinter dem Entwickler-Team, fließen die Investitionen schnell in kurzfristige Lösungen mit einer geringen Time-to-Market, anstatt in den langfristigen Aufbau robuster Applikationen. Die Folgen sind technische Schulden, die als strategisches Konzept durchaus ihre Berechtigung haben – zum Beispiel um neue Funktionen vor der Konkurrenz auf den Markt zu bringen. Was im ersten Moment als unternehmerisch sinnvoll erscheint, wird jedoch erfahrungsgemäß durch mangelnden Willen oder Unwissenheit bei der Tilgung der aufgehäuften Schulden ad absurdum geführt. Das Problem: Während per Kredit aufgenommene Geldmittel per Zins- und Tilgungszahlungen abgetragen werden, verschließen viele Unternehmen die Augen vor der Tilgung ihrer technischen Schulden. 

Direkte Konsequenzen sind unter anderem eine verlangsamte Entwicklungsgeschwindigkeit, instabile Anwendungen, wochenlange Fehlersuchen oder auch schlichtweg ein unlesbares Code-Chaos. Wer seine Projekte an dieser Stelle einfach weiterlaufen lässt, nach dem Motto „Es ist ja noch immer gut gegangen“, weil es ja eben irgendwie funktioniert, zahlt am Ende des Tages einen hohen Preis. Zum einen stellt diese Praxis ein großes Sicherheitsrisiko dar, wie viele Firmen beim Log4J-Desaster erleben mussten. Unübersichtlicher und kurzfristig zusammengeschusterter Code ist keine gute Grundlage für eine dringende Fehlerbeseitigung und führt schnell zu sehr langen Tagen und Nächten in den IT-Abteilungen. Zum anderen entsteht bei unkontrollierten und nicht getilgten technischen Schulden aber ein noch gravierenderes Problem: Bauen Entwicklerinnen und Entwickler weitere Behelfslösungen um einen unverständlichen Code herum, anstatt bestehende Projekte von Grund auf aufzuräumen, steigt die Komplexität immer weiter an – die technischen Schulden haben jetzt Zinseszinsen. 

Wie kann diese Spirale beendet werden? Technische Schulden sind das Ergebnis von Managemententscheidungen, dort zu investieren, wo gerade Bedarf besteht. Ist die Anwendung erst einmal kurzfristig fertiggestellt und auf dem Markt, beginnt aber in den meisten Fällen das große Vergessen – an dieser Stelle benötigen wir dringend ein Umdenken. Entwicklerinnen und Entwickler brauchen im Nachgang das Budget und die Zeit, um die Projekte aufzuräumen, lesbar zu machen, Dokumentationen zu pflegen und die Technologie von kurz- auf langfristig zu heben. Je länger diese Schritte hinausgezögert werden, desto umfangreicher und teurer werden sie. Unternehmen brauchen aus diesem Grund das Äquivalent einer Clean Desk Policy für ihre Projekte, anstatt einmal erfolgreich ausgerollten Code stiefmütterlich zu behandeln. In der Praxis heißt das: Investiert Zeit, investiert Geld. Räumt Code auf und baut technische Schulden ab, anstatt sich auf kurzfristige Lösungen zu konzentrieren. Denn genau wie bei einem Bankkredit lösen sich Schulden nicht von selbst in Luft auf, sondern nur ein aktives Tilgen führt zu einer Verbesserung der Lage – und damit zu lesbarem Code, einfach erweiterbaren Anwendungen und mehr Sicherheit.

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Interview mit 5 POINT über Ticketsysteme und HelpDesk-Software

Interview mit 5 POINT über Ticketsysteme und HelpDesk-Software

Marian Heinzelmann, Consultant bei der 5 POINT AG spricht mit Matthias Weber über das Thema Ticketsysteme und HelpDesk-Software.

5 Fragen an 5 POINT zum Thema Ticketsysteme und HelpDesk-Software

Auf unsere 5 Fragen zum Thema Ticketsysteme und HelpDesk-Software gibt uns Marian Heinzelmann, Consultant bei der 5 POINT AG, Antworten.

Frage 1: Welchen Nutzen bieten Ticketsysteme und HelpDesk-Software für bestimmte Branchen?

Marian Heinzelmann: Früher wurden HelpDesk-Software vor allem in IT-Unternehmen eingesetzt. Das macht natürlich auch immer noch Sinn. Die Beziehung zwischen Kunde, Supportmitarbeiter und Entwicklungsbereich kann so perfekt dargestellt werden. Ich bin jedoch der Meinung, dass für jedes serviceorientierte Unternehmen der Einsatz eines Ticketsystems einen deutlichen Mehrwert bietet. Die Abarbeitung von Kundenanfragen kann mit Tickets einfach viel effizienter umgesetzt werden als mit klassischen E-Mail-Programmen. Vor allem im Agenturalltag kann so die Flexibilität, Geschwindigkeit und auch das Expertenwissen in der Zusammenarbeit mit den Kunden gewährleistet werden. Anfragen oder Aufgaben können einfach im Team gelöst werden, gleichzeitig ist es auch möglich den Vertrieb über Tickets zu steuern. Das Ticketsystem deckt nicht mehr nur den Support ab, sondern den gesamten Servicebereich. Richtig eingesetzt, führt das Ticketsystem somit zur Optimierung des gesamten Kundenmanagements.

Frage 2: Welche Software-Umgebung wird für Ihr Ticketsystem genutzt?

Marian Heinzelmann: Wie bereits erwähnt, ist der „richtige“ Einsatz des Ticketsystems wichtig. Entscheidend ist für mich dabei die Integration so vieler Unternehmensprozesse wie möglich. Aus diesem Grund ist projectfacts auch ein ERP-System mit integriertem Ticketsystem. Die Vorteile hierfür liegen klar auf der Hand: Alle Informationen werden in einer Umgebung gesammelt und sind bei der Nutzung des Ticketsystems verfügbar. Nehmen wir das Beispiel CRM. Wenn ein Kunde ein Ticket erstellt, sieht man direkt alle wichtigen Informationen über den Kunden. Dies können vorhandene Verträge oder bereits gestellte Anfragen sein. Auch die Zeiterfassung ist direkt integriert. Dadurch können die Mitarbeiter Ihre Aufwände direkt auf das Ticket buchen und diese bei Bedarf mit dem System abrechnen. Und auch die komplette Verzahnung mit dem Projektmanagement ist vorhanden, was die Projektarbeit effizienter macht. Das Ziel ist ganz klar: Dem Mitarbeiter alle wichtigen Informationen und Aktionen zur Verfügung zu stellen, damit er die Kundenanfrage optimal bearbeiten kann.

Frage 3: Welche Schnittstellen zu Fremdsystemen sind bei einem Ticketsystem sinnvoll oder notwendig?

Marian Heinzelmann: Ein Ticketsystem macht natürlich nur dann Sinn, wenn es für die Kunden gut erreichbar ist. In erster Linie steht hier die klassische E-Mail. Die benötigen Mail Accounts werden hierfür einfach in projectfacts hinterlegt. Als weitere Kontaktmöglichkeit dient ein Webportal, über das sich der Kunden einloggen kann und Anfragen stellen und nachverfolgen kann. Häufig werden mögliche weitere Schnittstellen individuell mit dem Kunden besprochen. Unabhängig der eigentlichen Ticketkonfiguration ist meiner Meinung nach eine angliederte CRM-Lösung unumgänglich. Genauso wie auch eine Lösung für die Zeiterfassung zu empfehlen ist. Beides Punkte die in projectfacts ja unter anderem bereits vorhanden sind.

Frage 4: Ist eine Integration und Zugang des Kunden zum Ticket-System im Sinne des CRM-Gedanken sinnvoll oder hinderlich?

Marian Heinzelmann: Eine enge Zusammenarbeit mit dem Kunden ist niemals hinderlich. Wie bei allem ist es aber wichtig, dass man hierfür einen sinnvollen Prozess schafft. Es gibt auch Kunden, die einen eigenen Zugang überhaupt nicht anstreben. Dann macht es auch keinen Sinn diesen zwanghaft einzusetzen. Andere wiederum sind sehr interessiert daran. Letztendlich ist es in projectfacts möglich, einen Kundenzugang zu hinterlegen. Pro Zugang können auch weitere Berechtigungen und Einstellungen festgelegt werden. Welche Tickets darf der Kunde sehen? Hat er nur lesenden oder auch schreibenden Zugriff? Kann er selbst Statusänderungen vornehmen? Es gibt hier also eine Reihe von Möglichkeiten um die Integration des Kunden so zu gestalten, dass es für beide Seiten erfolgreich ist.

Frage 5: Wie würden Sie eine solche Software im Unternehmen einführen?

Marian Heinzelmann: Grundsätzlich gibt es da kein Patentrezept. Letztendlich hängt es immer davon ab, wie groß das Unternehmen ist, wie komplex die Prozesse sind und vor allem, was das Ziel der Softwareeinführung ist. Aber da sind wir bereits beim entscheidenden Punkt. Die Einführung muss sehr eng mit dem Kunden durchgeführt werden und auf seine Anforderungen ausgerichtet sein. In Abstimmung mit dem Kunden erstellen wir aus diesem Grund ein Einführungsprojekt. Wir bieten Prozessworkshops, Schulungstage und natürlich kontinuierliche Begleitungen an. Dabei hat der Kunden immer einen festen Ansprechpartner. Stellenweise werden auch technische Anpassungen für den Kunden von unserer Entwicklungsabteilung durchgeführt.

Oftmals ist die Frage, ob Systeme auch ohne Unterstützung eingesetzt werden können. Möglich ist das schon, jedoch raten wir davon auf. Die Erfahrung zeigt einfach, dass der größte Nutzen geschaffen wird, wenn man die Einführung gemeinsam mit dem Kunden voran treibt und dadurch schnell Erfolgsmomente schafft.


Das Interview wurde schriftlich mit Marian Heinzelmann, Consultant bei der 5 POINT AG geführt. Über Marian Heinzelmann:

Marian Heinzelmann ist Consultant bei der 5 POINT AG und hat langjährige Erfahrung als Projektleiter für Einführungs- und Beratungsprojekte. Er ist verantwortlich für die Bereiche Sales und Kundenbetreuung. Seit 2013 ist er bei 5 POINT AG tätig. Sein Studium der BWL und Soziologie absolvierte er an der TU Darmstadt.

Das Bildmaterial wurde von 5 POINT AG zur Verfügung gestellt.

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DIGITAL FUTUREcongress am 08.11.2023 in Bochum: Wir laden Sie kostenfrei ein!

Digitale Best Practices für den Mittelstand und größere Unternehmen.

DIGITAL FUTUREcongress am 08.11.2023 in Bochum: Wir laden Sie kostenfrei ein!

Auf einer kompakten Präsenzveranstaltung rund um die vielfältigen Potenziale der Business-Digitalisierung stehen beim DIGITAL FUTUREcongress (DFC) aktuelle Softwarelösungen, zukunftsweisende Technologien sowie Success Stories im Fokus.

Das Format bietet Trends und Impulse zu den Themen Digitale Transformation, betriebliches Management, HR-Organisation und Prozessoptimierung mit Hilfe von ChatGPT, KI, IoT, Low Code-Plattformen, Robotik, Datensicherheit und -analytics, New Work, Cloud Computing, Online Marketing, Sales Tools, Förderungsmöglichkeiten, ERP, DMS etc.

Der DFC adressiert am 08. November im RuhrCongress Bochum die 1. und 2. Führungsebene aus dem Ruhrgebiet bzw. NRW. Zu erleben sind in einem abwechslungsreichen Konferenzprogramm Keynotes, praxisrelevante, teils branchenbezogene Vorträge, userorientierte Masterclasses und die Verleihung des BVMID IT-Business Awards.

Daneben bestehen für Geschäftsführende und (IT-)Entscheider Gelegenheiten zum Networking, Austausch mit anderen BesucherInnen sowie mehr als 60 IT-Anbietern oder Experten.

Kostenfreie Eintrittskarten (im Wert von je 69 Euro) gibt es mit dem Free Ticket Code DFCBENEAM hier.

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DIGITAL FUTUREcongress am 28.09.2023 im MTC München: Wir laden Sie kostenfrei ein!

Digitale Best Practices für den Mittelstand und größere Unternehmen.

DIGITAL FUTUREcongress am 28.09.2023 im MTC München: Wir laden Sie kostenfrei ein!

Auf einer kompakten Präsenzveranstaltung rund um die vielfältigen Potenziale der Business-Digitalisierung stehen beim DIGITAL FUTUREcongress (DFC) aktuelle Softwarelösungen, zukunftsweisende Technologien sowie Strategie-Success Stories im Fokus. Das Format bietet Trends und Impulse zu den Themen Digitale Transformation, betriebliches Management, HR-Organisation und Prozessoptimierung mit Hilfe von ChatGPT, KI, IoT, Low Code-Plattformen, Robotik, Datensicherheit und -analytics, New Work, Cloud Computing, Metaverse, Virtual Reality, Online Marketing, Sales Tools, Förderungsmöglichkeiten, ERP, DMS etc.

Der DFC adressiert am 28. September die 1. und 2. Führungsebene aus der Region Süddeutschland. Zu erleben sind in einem abwechslungsreichen Konferenzprogramm über 50 Keynotes (bspw. von Voith), praxisrelevante, teils branchenbezogene Vorträge, userorientierte Masterclasses und die Verleihung des BVMID IT-Business Awards. Daneben bestehen Gelegenheiten zum interdisziplinären Networking und Austausch mit anderen BesucherInnen sowie mehr als 60 IT-Anbietern oder Experten.

Kostenfreie Eintrittskarten (im Wert von je 69 Euro) gibt es mit dem Free Ticket Code DFCMW2M23 hier.

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Die fünf wichtigsten Erfolgsfaktoren einer ereignisgesteuerten Architektur

Das Gehirn arbeitet in Echtzeit, Menschen arbeiten in Echtzeit, Ereignisse und ihre Auswirkungen finden in Echtzeit statt. Und dank der ereignisgesteuerten Architektur (Event-Driven Architecture, EDA) und der Open API Economy können nun auch Unternehmen in Echtzeit arbeiten. Kent Nash, Global EVP bei Solace, erläutert anhand einer aktuellen Umfrage unter IT-Experten aus aller Welt, was notwendig ist, um EDA erfolgreich im gesamten Unternehmen einzusetzen und Mitarbeitern, Kunden und dem Unternehmen einen Mehrwert zu bieten.

Wie Unternehmen am Puls des Wandels bleiben können: Anwender berichten

Die Welt ist ereignisgesteuert. Darüber sind sich große Cloud-Anbieter und Technologie-Analysten einig. Auch Dr. Werner Vogels, CTO von Amazon, betonte das im Dezember 2022 in seiner Keynote „Die Welt ist ereignisgesteuert“ auf der AWS re:Invent. Und eine bahnbrechende neue Studie von IDC zeigt, dass 90 % der weltweit größten Unternehmen spätestens ab 2025 Echtzeit-Intelligenz nutzen werden, die durch Event-Streaming-Technologien unterstützt wird.

Nach den jüngsten globalen und geopolitischen Ereignissen erkennen immer mehr Unternehmen – von Einzelhändlern und Finanzdienstleistern bis zum produzierenden Gewerbe und dem Energie- und Rohstoffsektor – die Notwendigkeit, Probleme in ihren Produktlinien, Lieferketten und Regionen in Echtzeit zu erkennen und darauf zu reagieren. Es hat sich herumgesprochen, dass EDA mittlerweile zum Mainstream geworden ist.

In fünf Schritten zum EDA-Erfolg

Viele Unternehmen befinden sich schon auf dem Weg zur EDA, während andere noch ganz am Anfang stehen. Ihre kollektive Erfahrung ist entscheidend für die Erstellung einer Roadmap, um die Vorteile von Event-Streaming-Technologien zu nutzen. Für einen kürzlich erschienenen IDC InfoBrief, der von Solace unterstützt wurde, waren mehr als 300 IT-Fachleute aus großen Unternehmen in Nordamerika, Asien und Europa befragt worden, die EDA implementiert haben oder dies in Erwägung ziehen.

Die Ergebnisse sind sehr aufschlussreich.  Eine überwältigende Mehrheit von 93 % der Befragten in Unternehmen, die EDA bereits für mehrere Anwendungsfälle einsetzen, gaben an, dass EDA ihre Erwartungen erfüllt oder  übertroffen hat. Zusätzlich zu den technischen Vorteilen sehen die meisten Unternehmen auch klare geschäftliche Vorteile: 23% der Befragten berichteten von einer Produktivitätssteigerung, 22 % von besserer Kundenakquise und 18 % von einer Umsatzsteigerung als Ergebnis ihrer EDA-Aktivitäten.

Doch was ist das Geheimnis dieses Erfolgs? Was sollte man tun – und was ist zu vermeiden? Die Teilnehmer der Umfrage haben sich freundlicherweise bereit erklärt, auf der Grundlage ihrer eigenen Erfahrungen mit der Implementierung dieser Technologie fünf kritische Erfolgsfaktoren für die EDA-Einführung zu formulieren.

Die Unterstützung durch das Management, die Geschäftsbereiche und die IT-Abteilungen ist – insbesondere in der Anfangsphase – von entscheidender Bedeutung.

Die Einführung von EDA im Unternehmen ist eine Reise, und wie jede Reise beginnt sie damit, diejenigen zusammenzutrommeln, die für den Erfolg erforderlich sind. Die Unterstützung des Unternehmens und die Einbeziehung der wichtigsten Stakeholder sind von entscheidender Bedeutung, insbesondere zu Beginn der EDA-Einführung. 56 % der Befragten nannten dies als eine Priorität in den frühen EDA-Phasen, wenn der ROI und der geschäftliche Nutzen noch nicht unmittelbar erkennbar sind.

Erfreulicherweise wird mit zunehmender Reife und zunehmender Sichtbarkeit der geschäftlichen Auswirkungen und Anwendungsfälle die Notwendigkeit einer expliziten Unterstützung durch das Unternehmen weniger kritisch. Von den Befragten, die sich in einem fortgeschrittenen Stadium der EDA-Einführung befinden, halten nur noch 35 % die Unterstützung durch das Management für entscheidend.

Eine gute Koordination von Management, Fachbereichen und Technikteams spiegelt die digitale Reife des Unternehmens wider. Es überrascht nicht, dass Unternehmen mit einem höheren EDA-Reifegrad auch einen höheren digitalen Reifegrad aufweisen – mit einer Digitalstrategie und dem Change Management, das für nachhaltige digitale Unternehmensprojekte erforderlich ist.

IT-Support ist von zentraler Bedeutung, um die zunehmende technische Komplexität zu bewältigen

Mit wachsender Verbreitung von EDA im Unternehmen werden die damit verbundenen Anforderungen an die IT immer anspruchsvoller, was eine Vertiefung der EDA-Kenntnisse in der IT-Organisation, insbesondere bei Entwicklern und Architekten, erfordert. 36,1 % der Befragten gaben an, dass fehlende Fähigkeiten zur Implementierung von EDA ein Hindernis für die Einführung darstellen. Auch die Ansätze zur Protokollierung, Steuerung und Überwachung können sich laut 30,7 % der Befragten als zunehmend komplex erweisen und müssen sorgfältig durchdacht werden.

Hier müssen die EDA-Anbieter aktiv werden und entsprechende Schulungen und Zertifizierungen für Architekten und Entwickler anbieten, die die grundlegenden Kenntnisse und Fähigkeiten für das Design und die Implementierung ereignisgesteuerter Systeme erwerben wollen. Dazu gehören technische Details wie das Verständnis der verschiedenen Design Patterns für EDA, die Choreographie von Microservices im Vergleich zur Orchestrierung, Saga-Muster und RESTful- Microservices. Die Schulung sollte auch die Schlüsselkonzepte und Werkzeuge für den Erfolg von EDA klar definieren und demonstrieren, wie z.B. Event Portal, Best Practices für die Themenhierarchie und Event Mesh.

Kommunikation ist der Schlüssel: Vermitteln Sie die Vorteile von EDA im gesamten Unternehmen, um eine Abstimmung zwischen IT und Fachbereichen zu erreichen 

Es ist wichtig, alle Unternehmensbereiche auf dem Weg zur EDA mitzunehmen. Die Studie zeigt mögliche Stolpersteine auf. In den frühen Stadien der EDA-Reife sind mangelndes Verständnis der EDA-Vorteile und uneinheitliche Akzeptanz die am häufigsten genannten organisatorischen Herausforderungen (38 %). Auf dem Weg zu einem zentralisierten EDA-Status können Kostenaspekte (42 %) und die Suche nach den richtigen Anwendungsfällen (36 %) den Erfolg behindern. In fortgeschritteneren Phasen der EDA werden weiterhin mangelndes Verständnis für die Vorteile der EDA (45 %) und Kostenbedenken (39 %) genannt, jetzt wird aber auch der Widerstand gegen Veränderungen (38 %) zu einem wichtigen Hindernis.

Um diese Herausforderungen zu meistern, ist es wichtig, sich kontinuierlich auf das Change Management und die Kommunikation des Nutzens zu konzentrieren. Die Kerngruppe der Stakeholder, die diese Reise begonnen hat, muss sich zusammenschließen, um den Wert der EDA für andere Unternehmensbereiche regelmäßig klar und konsistent zu demonstrieren.

Die Erfolgskriterien für die EDA ändern sich und die Akzeptanz wächst – jetzt gilt es, Schritt zu halten

Die Erfolgskriterien, die zu Beginn der Einführung richtig waren, verändern sich mit der zunehmenden Verbreitung der EDA im Unternehmen.

EDA-unerfahrene Unternehmen nannten „Kostensenkung“ (23 %) und „Anzahl der abgeschlossenen Projekte“ (31 %) als wichtigste Erfolgskriterien. Nach zwei bis drei Anwendungsfällen sehen die meisten Unternehmen „Betriebsstabilität“ zusammen mit „Anzahl der Projekte“ als Erfolgskriterium an. Nach einer breiteren Einführung werden „Umsatzsteigerung“ (43 %), „Betriebsstabilität“ (32 %) und „Ausfallsicherheit“ (30 %) zu den wichtigsten Messgrößen.

Diese wechselnden Maßstäbe reflektieren die Reifekurve der EDA-Implementierung über mehrere Anwendungen innerhalb des Ökosystems eines Unternehmens. Ein Unternehmen arbeitet wirklich in Echtzeit, wenn es EDA in allen wichtigen Bereichen einsetzt, die mit Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten zu tun haben. Stabilität und Ausfallsicherheit sind von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die Dinge auf globaler Ebene über Hunderte von Standorten oder Produktlinien hinweg reibungslos funktionieren.

Fördern Sie den EDA-Erfolg mit Unterstützung von Partnern: Es geht darum, den Wandel effektiv zu managen und nicht mittendrin aufzugeben

Um den geschäftlichen und technischen Nutzen zu beschleunigen und die Auswirkungen der Herausforderungen zu verringern, nannten 37,7 % der Befragten die „Suche nach einem unterstützenden Partner, der bei der Implementierung von EDA hilft“ als wichtigen Aspekt. Partnerschaften und Produktintegrationen mit den führenden Anbietern von Unternehmens­software und SaaS-Diensten können die EDA-Einführung erleichtern. Angesichts der genannten erforderlichen technischen Fähigkeiten und Lernprozesse kann eine solche Partnerschaft für Organisationen, die ihre ersten Schritte in Richtung EDA unternehmen, ein beruhigendes Gefühl vermitteln.

EDA ist nicht nur eine Veränderung der IT-Architektur, sondern eine neue Denkweise in der modernen Unternehmensführung. Um die Dynamik während des gesamten Prozesses aufrechtzuerhalten, ist laut 35,1 % der Befragten ein solider Change-Management-Plans erforderlich, der „die koordinierte Unterstützung des mittleren Managements sicherstellt“, das in der Regel für die Umsetzung und das Reporting innerhalb des Unternehmens verantwortlich ist.

Die Befragten gaben an, dass ein Top-Down- oder Bottom-Up-Veränderungsmanagement manchmal an den taktischen Anforderungen der mittleren Führungsebene vorbeigeht. Das Management muss deshalb seine Mitarbeiter und die digitalen Systeme integrieren, um gemeinsame Entscheidungen treffen zu können.

Der Weg zur EDA ist frei

Die Ergebnisse zeigen, dass eine ereignisgesteuerte Architektur heute der De-facto-Standard ist, wenn Unternehmen in Echtzeit arbeiten wollen. Durch das Verständnis dieser fünf Schlüsselanforderungen bei der Einführung von EDA können Unternehmen in verschiedenen Branchen das volle Potenzial ihrer kritischen Geschäftsdaten in Echtzeit ausschöpfen.

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