CELUM erweitert sein Marketing-Software-Portfolio um eine Portal-Lösung: Das neue Smart Views ermöglicht es Unternehmen, ihren Marken- und Produkt-Content in zielgruppen-spezifischen Portalen verfügbar zu machen, egal ob für Händler, Partner oder als Presse-Portal. Umgesetzt wurde das neue Produkt vom CELUM Software-Entwicklerteam in Linz.
Mit dem Geschäftsfeld Allgeier Enterprise Services erweitert die Allgeier Gruppe ihr Produkt- und Dienstleistungsportfolio um umfangreiche SAP Lösungen für die Branchen Handel, Chemie, Pharma, Nahrungs- und Genussmittel, Medien sowie Logistik. Damit bietet das Unternehmen das gesamte Spektrum von Consulting und Managed Services an – von der Strategie- und Prozessberatung über die Kompletteinführung von SAP Landschaften bis hin zum Betrieb komplexer Lösungen. Die rund 200 Mitarbeiter des neuen Geschäftsbereichs gestalten und optimieren so die digitalen Geschäftsprozesse ihrer Kunden entlang der gesamten Wertschöpfungskette – wahlweise in der Cloud, in hybriden Betriebsszenarien oder im klassischen Hosting.
Eine Inventur ist für alle kaufmännischen Unternehmen pflichtgemäß alle drei Jahre durchzuführen. Dazu müssen alle Vermögensgegenstände genau verzeichnet und der Wert sowie mögliche Schulden angegeben werden. Je nach Größe des Unternehmens kann die Aufnahme des gesamten Anlagevermögens (AV) sehr arbeitsintensiv sein und enorme Zeit der beteiligten Mitarbeiter beanspruchen. Eine weitere Hürde stellt die in vielen Unternehmen manuelle Erfassung der Güter dar, denn durch simple Papierlisten schleichen sich schnell Fehler ein.
Die xt:Commerce GmbH erweitert ihr Produktangebot um eine komplett neue Mietshop-Lösung mit dem Namen xt:Commerce NEXT.
Auf seinen sechs Flächen präsentiert Modehändler Leo Vogt aus Bretten viele Marken sowohl kleiner, unkonventioneller Designer wie auch großer, weit verbreiteter Lieferanten. Den notwendigen Papierkram hat er weitestgehend automatisiert; allein die Rechnungen blieben bislang außen vor. Wenn aber andere Geschäftsdokumente als strukturierte Daten von seinem Warenwirtschaftssystem vereinnahmt werden konnten, warum dann nicht auch Eingangsrechnungen? Gemeinsam mit seinem EDI-Dienstleister Pranke etablierte Vogt binnen weniger Monate eine effiziente Lösung, die sogar die obligatorische Archivierung von Rechnungen mit einschließt.
Vogt machte eine einfache Rechnung auf. Die Lieferantenrechnungen für nur drei Top-Marken, mit denen er aber gut die Hälfte seines Umsatzes tätigt, machen 70% seines Rechnungseingangs aus. Müsste er diese Rechnungen nicht manuell vereinnahmen, könnte der Bearbeitungsaufwand um ein Viertel sinken! Das waren überzeugende Zahlen.
Wenn heute von jenen Top-Lieferanten 20 bis 30 Rechnungen täglich digital als strukturierte EDI-Daten eingehen, müssen im Jahr rund 5.000 Briefumschläge weniger geöffnet werden, und die Posteingangsbearbeitung entfällt. Die inhaltliche Rechnungsprüfung gegen die Bestell- und Lieferdaten erfolgt in der Regel automatisch in der Warenwirtschaft, was massiv Zeit einspart. Die entsprechenden Zahlungs-Datensätze werden direkt in seine Buchhaltungssoftware übergeben. Abschließend werden die Rechnungen in Form von langzeit-archivierbaren PDF/A3-Rechnungsdateien gesichert, und auch der letzte Schritt in einem vollautomatisierten Rechnungsprozess ist gesetzeskonform getan.
Vogt startete mit nur einem Lieferanten in die Rechnungs-Digitalisierung, und zwar parallel zu den weiter eingehenden Papierrechnungen, damit er diese weiter als Original abheften konnte. Denn schon die erste allein elektronisch erhaltene Rechnung muss auch digital archiviert werden! Weil aber ein Finanzprüfer mit einem maschinenlesbaren Rechnungsdatensatz nichts anfangen kann, muss die elektronische EDI-Rechnung um eine Klartext-Version ergänzt werden, und beides muss gemeinsam archiviert werden. Diese Aufbereitung der elektronischen Rechnung übernimmt der Zusatzdienst “Pranke Elektronische Rechnung“ von Vogts Karlsruher EDI-Partner. Archiviert wird inzwischen mit Archivsoftware der agorum Software GmbH, die deren Vertriebspartner Hendrik Stütz bei Vogt implementierte. Die Software lädt die aufbereiteten Rechnungsdaten automatisch im Hintergrund herunter.
Für Leo Vogt hat sich die Teil-Digitalisierung bereits nach sechs Monaten amortisiert:
„Bei einem angenommenen Aufwand von nur 1 € für die manuelle Bearbeitung einer Eingangsrechnung spare ich durch die vollautomatisierte elektronische Verarbeitung 5.000 Euro im Jahr.“
Die Pranke GmbH ist auf Lösungen für die EDI-Supply-Chain spezialisiert. Die vollständig integrierbare EDI-Konverter-Software eBiss passt sich in alle Prozesse ein und erlaubt, dass auch technikferne Abteilungen direkt mit ihren Nachrichten arbeiten oder EDI-Prozesse per Schalter steuern können, und das innerhalb der gewohnten Software-Oberfläche. Mit dem EDI-Datentransport-Dienst eGate können Nachrichten mit jedem Kommunikationspartner austauscht werden. Neben den EDI-Lösungen bietet Pranke Beratung und EDI-Wissen für alle Arten von Projekten, Prozess-Reorganisation oder Rollout.
Die STEMME AG, weltweit einer der renommiertesten Hersteller von Hochleistungsmotorseglern, beauftragt COSMO CONSULT mit der Einführung von MS Dynamics NAV (ehemals Navision) inklusive der Branchenlösung cc|auftragsfertigung. Die ERP-Implementierung begleitet die umfangreichen Maßnahmen des märkischen Flugzeugbauers bei der Erschließung neuer Geschäftsfelder im Bereich der Nutzflugzeuge und ist einer der Schlüsselfaktoren für eine deutliche Reduzierung von Produktions- und Lieferzeiten.
Esker, ein führender Anbieter von Lösungen für automatisierte Dokumentenprozesse und Pionier in Sachen Cloud-Computing, hat heute angekündigt, eine Vereinbarung zur Akquise des deutschen EDI-Anbieters e-integration GmbH mit Sitz in Düsseldorf unterzeichnet zu haben. Mit der bereits existierenden deutschen Esker-Niederlassung in Feldkirchen/München wird der Umsatz auf dem deutschen Markt künftig um mehr als 150 % steigen. Esker wird ebenfalls von der erweiterten Abdeckung des deutschen Marktes und von den Synergien der Vertriebs- und Consultingmannschaften von dann mehr als 30 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern profitieren.
Das französische Traditionsunternehmen Vertbaudet ist ein international tätiges Versandhaus für qualitätsbewusste Baby-, Kinder- und Umstandsmode zu familienfreundlichen Preisen. Die Designs für die Kindermode Kollektion entstehen direkt in Frankreich und sind von den neuesten Trends inspiriert. Abgerundet wird das Sortiment durch kindgerechte Möbel und Deko-Artikel rund um das Kinderzimmer.
Neben dem Vertrieb über Shop-Corners, eigenen Stores und dem Vertbaudet-Kinderzimmerkatalog kann das gesamte Sortiment auch über den hauseigenen Onlineshop erworben werden. Um auch langfristig weitere Expansionsbestrebungen verfolgen zu können, entschied Vertbaudet sich Anfang des Jahres dazu, ein neues ERP-System einzuführen. Die Wahl für das ERP- und CRM-System MAILplus der MAC fiel aufgrund des funktional ausgereiften und auf die Branche zugeschnittenen Leistungsumfanges von MAILplus auf Basis der technologischen Plattform des IBM Power Systems.
Eine besondere Herausforderung in diesem umfangreichen Projekt war die internationale Zusammenarbeit der Projektteams aus Fürth, Tourcoing (Frankreich) und Flensburg. So galt es zunächst einmal, die Besonderheiten der Logistik-Prozesse in Frankreich kennen- und verstehen zu lernen, um daraus die Anforderungen und erforderlichen Umsetzungen in MAILplus abzubilden.
Zum Leitungsumfang dieses komplexen Projektes gehörten u.a.:
Alle Themen rund um das Merchandising sowie das CRM- und Zahlungsmanagement werden bei Vertbaudet Deutschland zukünftig über das ERP-System MAILplus betrieben. Durch die Integration dieser Standardlösung wird Vertbaudet seinen Endkunden künftig die Zahlarten wie Rechnung, Vorkasse, PayPal und Kreditkarten anbieten können.
Der Projektverlauf war geprägt durch eine sehr gute Zusammenarbeit und ein hohes Engagement auf beiden Seiten der Projektteams. Kaum ein Alltagsszenario blieb über die detaillierten Testphasen ungeprüft. Dank der intensiven Vorbereitung stand einem reibungslosen Go Live Termins dann auch nichts mehr im Wege.
Andreas Kroß, Director Finance & IT bei Vertbaudet, fand wohlwollende Worte zu dem gelungenen Echtstart:
„Die Mitarbeiter sind so müde, nicht, weil Hektik ausgebrochen ist, sondern, weil alles so glatt läuft und nichts zu tun ist. Daher können die ersten Kollegen bereits nach Hause gehen… So einen entspannten Echtstart hat es noch nie gegeben.“
Mit der Einführung von MAILplus sind nun die Voraussetzungen dafür geschaffen, zukünftige strategische Projekte mit der erforderlichen Skalierbarkeit anzugehen. An dieser Stelle möchten wir uns nochmal ganz herzlich bei Vertbaudet für das uns entgegengebrachte Vertrauen und die sehr konstruktive Zusammenarbeit bedanken.
Die MAC IT-Solutions GmbH ist der IT-Lösungsanbieter für E-Commerce und Multichannel-Software. Ziel der MAC ist es, dem modernen Handel eine IT-Plattform zu bieten, die alle Geschäftsprozesse effizient abwickelt und eine kanalübergreifende Markenstrategie ermöglicht. Die ERP-, CRM-, PIM- und POS-Systeme sind europaweit bei vielen namhaften Händlern im Einsatz. Basis der modularen IT-Plattform sind die integrierten ERP- und CRM- Systeme MAILplus und DiVA auf Basis von Microsoft Dynamics. Abgerundet wird das Produktportfolio durch unsere integrierte Kassenlösung. Der Betrieb der Systeme ist sowohl on premise, als auch in der Cloud möglich.
Zu den Referenzen zählen u.a. 4Care, Baur Fulfillment, dress-for-less, Falke, Fiege, frontline, karstadt.de, hess natur, jpc, Orion, Plus.de, u.v.a.
MAC ist Microsoft Gold certified Partner, IBM Advanced Business Partner, Mitglied in der K5 Liga und Preferred Business Partner im bevh.
Spricht man über Serviceorientierung und eine gute Kundenerfahrung, denken die meisten zunächst vermutlich nicht an den Beruf des Steuerberaters. Dabei hängen auch in diesem Dienstleistungssegment Erfolg und Effizienz davon ab, wie gut ein Steuerberatungsbüro sich in die Lage seiner Kunden hineinversetzen kann. Die niederösterreichische Steuerberatungskanzlei Buxbaum besitzt diese Fähigkeit – und setzt deshalb auf EASY Archive. Das Büro von Elisabeth Buxbaum liegt in Bruck an der Leitha, auf halber Strecke zwischen Wien und Bratislava. Auf Outsourcing spezialisiert erfüllt es für mittlere bis große Unternehmen die Aufgaben, die ansonsten ein internes Rechnungswesen verantwortet – beispielsweise Belegbuchungen, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Spesenabrechnungen, Mahnungen, monatliche Bilanzen, Reportings und den Zahlungsverkehr.
Die Steuerberatungskanzlei besteht seit 2005. Zwischenzeitlich beschäftigte sie fünf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, aus familiären Gründen wurde diese Zahl jedoch wieder reduziert. Heute ist hier neben Elisabeth Buxbaum nur eine weitere Mitarbeiterin tätig. Umsatz und Arbeitsqualität verschlechterten sich trotzdem nicht, denn Buxbaum investierte in moderne Systeme. Sie führte das ERP-System Dynamics NAV und die Dokumentenmanagement-Lösung EASY Archive ein.
Rund 2.000 Belege fallen im Monat bei größeren Outsourcing-Kunden an. Früher war die Welt der Steuerberatungskanzlei papierbasiert und auf den physischen Transport von Dokumenten angewiesen. Mit Boten reisten dicke Umschläge und Aktenordner von den Klienten nach Bruck. Doch Botenfahrten sind kostspielig und ineffizient. Sie führen dazu, dass Arbeit punktuell anfällt statt kontinuierlich. Insbesondere zeitkritische Angelegenheiten erfordern aber einen flexiblen und schnellen Prozess.
Elisabeth Buxbaum über die bisherige Situation:
„Monatliche Bilanzen und Reportings für internationale Klienten müssen wir teilweise bereits zehn Tage nach Monatsende erstellen. Da reicht es nicht, ein- oder zweimal in der Woche einen Boten zu schicken. Ich wollte eine Lösung, mit der wir Belege auf anderem Wege austauschen können. Sie sollte mich überzeugen, vor allem aber auch meine Kunden. „
Buxbaum lud potenzielle Anbieter zu Gesprächen ein. Anschließend veranstaltete sie einen Workshop mit EASY, um die Basisanforderungen und Lösungsansätze im Detail zu besprechen.
Ihr Ziel: Papierbelege sollten durch gescannte Originalbelege ersetzt werden. Das Scannen sollte schon auf Kundenseite erfolgen. Die Einstiegshürde sollte möglichst niedrig sein, um eine hohe Akzeptanz auf Kundenseite zu gewährleisten.
Elisabeth Buxbaum über Kollegen aus der Branche:
„Viele Steuerberater beschweren sich, dass sie mit der Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen nicht vorankommen. Aber viele vergessen, dass eine solche Lösung dem Kunden keine zusätzliche Arbeit verursachen darf, wenn sie akzeptiert werden soll.“
Besonderen Wert legte Buxbaum deshalb darauf, dass Klienten ihre Belege möglichst einfach, ohne Zeitaufwand und langwierige Schulungen übermitteln können, sei es mittels Scan oder per E-Mail
„Das Scannen der Belege, die in Papierform beim Klienten eingehen, gestaltet sich bei vielen Anbietern umständlich und kann nur von qualifiziertem Personal erledigt werden. EASY dagegen bot eine Anwendung für das stapelweise Scannen mit Hilfe von Barcodes, was eine erhebliche Erleichterung für die Kunden darstellt. Weil keine komplizierten Eingaben nötig sind, kann ungeschultes Personal mehrere Belege in einem Arbeitsschritt digitalisieren.“
Ebenso unkompliziert ist der Prozess bei Belegen, die der Klient per E-Mail erhält. Elisabeth Buxbaum über diese Vorgänge:
„Solche Belege müssen bei vielen Konkurrenzprodukten ausgedruckt und gescannt oder einzeln im DMS hochgeladen werden. Ineffizienter geht es kaum.“
Deshalb entwickelte EASY gemeinsam mit der Unternehmerin eine Lösung, bei der der Klient die E-Mail samt Beleg lediglich an eine E-Mail-Adresse in der Kanzlei weiterleitet.
In puncto Durchsehen von Belegen konnte die EASY Lösung ebenfalls überzeugen. Denn sie erlaubt das Durchblättern vieler Dokumente. Frau Buxbaum beschreibt dies so:
„Das ist so einfach wie das Blättern durch einen Stoß Papier“
Schließlich sei nichts ineffektiver, als jedes Dokument einzeln anzuklicken und zu öffnen, wenn man etwa die Beträge mehrerer Hundert Buchungssätze in kurzer Zeit kontrollieren oder Belege eines Lieferanten für einen bestimmten Zeitraum durchgehen muss.
Mit EASY Archive war es möglich, kundenfreundliche und effiziente Prozesse aufzusetzen. Ausgangsrechnungen, die die Klienten per E-Mail an ihre Kunden schicken, gehen in Kopie in einem bei der Kanzlei angelegen E-Mail-Postfach ein und werden automatisch in Dynamics NAV und EASY Archive übernommen. Sobald die Buchungen in Dynamics NAV erfasst sind, zeigt EASY Buchungsdaten wie Debitor, Rechnungsnummer, Kostenstelle etc. zum Beleg an und stellt sie selbsttätig für Such- und Filterfunktionen bereit. Eingangsrechnungen, die beim Kunden per Post eingehen, erhalten dort einen Barcode und werden im Stapel gescannt. Der Scanner schickt die resultierenden PDFs an ein weiteres E-Mail-Postfach der Steuerberatungskanzlei – und damit auch an EASY Archive.
Noch flotter gestaltet sich die Verarbeitung von Eingangsrechnungen, die den Kunden digital erreichen: Hier entfällt das Scannen.
Buxbaum und ihre Mitarbeiter erfassen alle Eingangsbelege manuell in Dynamics NAV. Auf automatisches Auslesen wurde bewusst verzichtet.
Elisabeth Buxbaum über diese Entscheidung:
„Die Zeitersparnis wäre zu gering. In einem guten Buchhaltungssystem ist ein Belegkopf schnell erfasst. Eine nicht korrekt auslesbare Verbuchung ist dagegen zeitaufwändig.“
Weil wir für Zahlungen verantwortlich sind, bietet uns die manuelle Erfassung bei anschließender Kontrolle durch eine zweite Person zudem das Maß an Sicherheit, das wir brauchen. Bei uns liegt die Zeitersparnis stattdessen bei der automatischen Verschlagwortung in EASY mit den streng kontrollierten Buchungsdaten aus NAV.“
Neben Großkunden, die ihr gesamtes Rechnungswesen outsourcen, betreut die Steuerberatungskanzlei mehrere kleinere Betriebe. Hier zahlt sich das neue System ebenso aus. Zwar arbeiten diese Kunden selbst nicht mit Scannern oder EASY Archive, sondern schicken Buxbaum monatlich Papierbelege.
Doch diese werden in der Kanzlei ohne großen Aufwand mit Barcode gescannt und im System abgelegt.
Sobald beim Klienten – oder bei kleineren Betrieben in der Kanzlei – gescannt wurde, wandern die Originalbelege in beschriftete Pappboxen. Schließlich sind die Scans rechtssicher archiviert und durch die Verschlagwortung nach beliebigen Kriterien sortier- und auffindbar. Das Sortieren vor der physischen Ablage ist somit hinfällig. Ist eine Pappbox voll, folgt die nächste. Von Zeit zu Zeit gibt die Kanzlei die Boxen an die Kunden zurück, wo sie archiviert werden. Der Vorteil: Die Ablage in Boxen erfordert wesentlich weniger Platz und Zeit. Und wenn Kunden ihre Belege sehen möchten, erhalten sie schlicht eine DVD mit den aus EASY exportierten Dateien oder Zugriff auf EASY.
Überhaupt ist die permanente Verfügbarkeit der digital in EASY Archive abgelegten Belege ein wesentlicher Pluspunkt. Die Mitarbeiter der Kanzlei können Belege nicht nur in EASY, sondern direkt aus Dynamics NAV aufrufen. Großkunden können von ihren eigenen Rechnern aus ebenfalls auf EASY zugreifen und nach Schlagworten suchen.
Nicht zuletzt verbessert sich die Qualität der Reportings, Bilanzen und Zahlläufe. Denn diese enthalten nun nicht mehr nur Datensätze, sondern zusätzlich Links zu den Belegen.
Elisabeth Buxbaum ist sehr zufrieden mit EASY Archive, einem Produkt der neuen EASY ECM Suite. Seit Anfang 2014 ist das System am Start und bei ihren Klienten bestens angenommen. Selbst papieraffine Kunden, die digitale Belege bislang ausdruckten, abhefteten oder vor der Übermittlung an Buxbaum für ihre eigenen Unterlagen kopierten oder scannten, verabschiedeten sich von ihrer alten Vorgehensweise.
Elisabeth Buxbaum Fazit:
„Wir haben die Lösung gemeinsam mit den EASY Partnern zügig eingeführt und im Einführungsprozess weiter verfeinert. Dass alles reibungslos geklappt hat, ist nicht selbstverständlich. Ich weiß von ähnlichen Einführungsprojekten anderer Lösungen, die sich in die Länge ziehen, weil alles viel zu komplex für die Anwender ist. Hierüber muss man sich bei EASY keine Sorgen machen.“
Die EASY SOFTWARE AG in Mülheim a. d. Ruhr entwickelt seit 1990 nachhaltige Lösungen für elektronische Akten und Archivierung sowie Vorgangsautomatisierung – effizient, leicht installierbar, einfach zu warten. Das gilt zum Beispiel für die digitale Rechnungsverarbeitung, das Vertragsmanagement, das Personalwesen sowie für zahlreiche weitere Unternehmensbereiche und Abteilungen.
Mit über 12.500 branchenübergreifenden Kundeninstallationen zählt die EASY SOFTWARE AG zu den führenden Herstellern für elektronisches Dokumentenmanagement, digitale Archivierung und Workflow in Deutschland. Auslandsgesellschaften befinden sich in Europa, Asien und den USA.
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