Katastrophen in Unternehmen treten in verschiedensten Formen auf, doch die richtige Unternehmenssoftware kann den Ernstfall verhindern. Oft steht der Software-Implementierung allerdings ein ganz anderes Hindernis im Weg. Lesen Sie hier die richtigen Schritte zur Katastrophenvorbeugung im Büro.
Katastrophenvorbeugung im Büro: Mit Unternehmenssoftware Krisen verhindern
Heute, am 13. Oktober, begehen wir den internationalen Tag der Katastrophenvorbeugung. Dieser Tag betont wie wichtig es ist, sich mit Risikominderung und Prävention sämtlicher Naturkatastrophen zu beschäftigen. Doch das sind nicht die einzigen Katastrophen, die uns heutzutage bedrohen. Auch in Unternehmen ist Krisenprävention relevant und ein wichtiges Thema, das am Tag der Katastrophenvorbeugung unsere Aufmerksamkeit verdient. Denn in Unternehmen ist gute Vorbereitung, schnelle Reaktionszeit und eine ausgereifte Strategie der Krisenprävention elementar, um nicht Gefahr zu laufen, in der nächsten großen oder kleinen Katastrophe unterzugehen. Die Rolle von Unternehmenssoftware zur Katastrophenvorbeugung darf dabei nicht unterschätzt werden.
Strukturelle Hindernisse überwinden und mit Unternehmenssoftware Krisen verhindern
Unerwartete Katastrophen haben die schwersten Auswirkungen. Denn wer mit keiner Krise rechnet, ist natürlich schlecht auf den Ernstfall vorbereitet. Dieses Jahr konnten wir das beobachten: Die plötzliche Notwendigkeit von Home-Office und Mobile Work hat einige Unternehmen überfordert. Viele waren nicht nur träge in der Umstellung zur Heimarbeit, sondern auch technologisch gänzlich unvorbereitet, solch transformative Projekte anzugehen. Und dieses Problem betrifft nicht nur die Home-Office-Krise. Sämtliche moderne Katastrophen – von Stromausfällen und anderen Naturkatastrophen bis zu Hackerangriffen und Supply-Chain-Einbrüchen – werden durch die gleichen zwei Hindernisse verstärkt. Die beiden Hörner des Dilemmas sind: unzureichende Digitalisierung und träge Unternehmensstruktur
Katastrophenprävention durch Home-Office und Mobile Work
Mit einer ausgeprägten ERP-Infrastruktur können Unternehmen mehr für die Katastrophenvorbeugung tun als viele denken. In jüngster Zeit wurde vielen erst das Potenzial eines digitalen Arbeitsplatzes klar. Dieser umfasst dabei nicht nur die Möglichkeit eines Home-Office, sondern eine gänzlich digitalisierte Arbeitsumgebung. Wir alle kennen das Problem, das Home-Office ist zwar eingerichtet, aber nur in Minimal-Version: Laptop und Handy liegen auf dem Wohnzimmertisch bereit, doch viele der relevanten Dokumente und Daten sind nur vor Ort im Büro verfügbar – teilweise noch in staubigen Ordnern. Außerdem sind Kollegen schwer erreichbar und Meetings fallen aus. Das reicht natürlich nicht aus.
Sämtliche Arbeitsprozesse müssen für Mobile Work vorbereitet und digitalisiert werden. Dabei können Unternehmen auf Dokumentenmanagement-Software (DMS) setzen, die alle relevanten Daten einheitlich verwaltet und auch Mitarbeitern zu Hause zur Verfügung stellen kann. Außerdem muss die Kommunikation, etwa durch Unified Communications & Collaboration (UCC) Software, sichergestellt werden. Cloud-Software eignet sich ideal für Home-Office und digitale Arbeitsplätze, da sie die nötige Mobilität gewährleistet. Kleine Krisen, wie Straßensperren, Umzug in ein neues Büro, oder kaputte Autos haben durch das vollfunktionsfähige Home-Office keine Auswirkungen mehr. Aber auch großen Katastrophen, wie globale Pandemien, kann damit entgegengewirkt werden. Vor allem, wenn das Home-Office schon steht, bevor es ernst wird.
Die moderne Arche Noah: Datenschutz in der Cloud
In einer digitalen Welt nehmen immer mehr Gefahren auch eine digitale Gestalt an: Unternehmen müssen auf Hackerangriffe und andere Datenschutz-Bedrohungen vorbereitet sein. Wer auf Cloud Software setzt, schlägt dabei mehrere Fliegen mit einer Klappe. Die Geschäftsprozesse und das Home Office profitieren nicht nur von den üblichen Vorteilen von Cloud Software wie Mobilität und Kostenersparnissen, auch die Sicherheit wird für viele durch die Cloud erhöht. Denn Sicherheitsstandards in der Cloud sind entgegen den Erwartungen vieler nicht niedrig oder gar problematisch, sondern häufig sogar besser als im eigenen Unternehmen. Schließlich können Cloud-Anbieter einen Großteil ihrer Ressourcen in Cloud-Security investieren, während deren Kunden meist genug mit ihrem Kerngeschäft beschäftigt sind und weniger Zeit und Geld für Sicherheitsmaßnahmen haben.
Natürlich können trotz der hohen Sicherheitsstandards noch Probleme auftreten, Gefahren können sogar auch von uns selbst ausgehen. Zu Krisenprävention gehört es deshalb auch, Kollegen vor Phishing-Emails zu warnen, auf deren Gefahren hinzuweisen, und allgemein bezüglich Datenschutz weiterzubilden. Wobei selbst wenn ein Mitarbeiter mal anbeißt und einer Phishing-Mail seine Anmeldedaten preisgibt, der Schaden begrenzt werden kann. Dafür müssen Unternehmen nur von Anfang an das Rechte-Management der Cloud Software nutzen. Nicht jeder Mitarbeiter braucht Zugriff auf jeden Bereich, deshalb können die Rechte jedes Accounts individuell auf jeden Nutzer zugeschnitten werden. Übernimmt ein Hacker dann den Account, hat dieser nur auf einen Bruchteil des Systems Zugriff – bis das System in kürze das Problem erkennt und darauf hinweist.
Aber was ist, wenn trotzdem mal etwas schief läuft?
Hacker halten wichtige Daten als Geisel, ein Stromausfall legt das Rechenzentrum lahm, oder Thomas aus der IT hat aus Versehen den Server frittiert. In diesen Fällen schadet es nicht, ein Backup zu haben. In der Cloud ist auch dafür bestens gesorgt, regelmäßige Backups sichern alle Unternehmensdaten vor Ort und – wenn Unternehmen bei der Anbieterwahl Wert darauf legen – auch georedundant, an verschiedenen Orten gleichzeitig. Selbst wenn ein Erdrutsch das Rechenzentrum verschlingt oder ein Feuer ausbricht, sind die Daten in der Cloud sicher.
Katastrophenvorbeugung durch Business Intelligence (BI)
Business Intelligence (BI) und Analytics Software, häufig durch künstliche Intelligenz (KI) unterstützt, kann Preisentwicklungen, Supply Chains oder Markttrends besser überwachen, als es Menschen jemals selbst könnten. Mit BI-generierten Analysen und detaillierten Berichten können Entscheider in Unternehmen frühzeitig Problempunkte identifizieren, bevor sich diese zu einer größeren Krise entwickeln können. Nehmen wir zum Beispiel die Supply Chain. Viele Unternehmen arbeiten heutzutage mit besonders langen Lieferketten, zwischen deren Start- und Endpunkt eine Vielzahl von Zwischenstationen liegen. Je weiter eine Station vom eigenen Unternehmen in der Supply Chain entfernt ist, desto schwieriger ist es, diese im Blick zu behalten. BI-Lösungen zum Supply Chain Management können dabei aber unterstützen. Die Software sammelt, überwacht und analysiert sämtliche Kosten, die Performance der Zulieferer, Lieferzeiten und weitere Kennzahlen, die Einblick in die Stabilität der Supply Chain geben.
Diese Informationen helfen Unternehmen, die Lieferkette zu optimieren, Kosten zu sparen und die Geschäftsprozesse darauf abzustimmen. Doch sie können auch Krisen vermeiden bzw. früh erkennen. Kommt es bei weit entfernten Gliedern der Lieferkette zu kleinen Störungen oder Verzögerungen, merkt es die Software sofort und Entscheider können nach Lösungen oder Alternativen suchen, bevor das Problem außer Kontrolle gerät. Sogar Events, die noch keine Auswirkungen auf die Lieferkette haben, sie aber bald beeinflussen könnten, werden identifiziert. Business Intelligence wird damit zum Kanarienvogel für Unternehmen, dessen Warnruf vor laufenden und bald entstehenden Krisen warnt.
Träge Unternehmensstrukturen bekämpfen
Unternehmenssoftware ist ein mächtiges Werkzeug zur Krisenprävention, allerdings kann sie nicht ihr volles Potenzial erreichen, solange nicht auch die Unternehmenskultur moderner wird. Der größte Feind der Digitalisierung sind starre Strukturen, die Veränderung verlangsamen. Wenn es zu Katastrophen kommt, ist Agilität überlebenswichtig. Schnell handeln. Schnell entscheiden. Lösungen früh realisieren. Das bedeutet nicht jede Entscheidung darf drei Führungsebenen durchlaufen und auf die Zustimmung von 7 Mitarbeitern warten, bevor sie getroffen wird.
Schon vor dem Aufkommen einer Krise müssen Unternehmen ihre Entscheidungsprozesse beschleunigen und agilere Arbeit ermöglichen. Denn je langsamer man auf ein Problem reagiert, desto größer sind die Schäden. Oft ist es auch eine träge Unternehmensstruktur, welche die Einführung neuer Unternehmenssoftware zur Katastrophenvorbeugung erschwert. Denn solange alte Software oder Geschäftsprozesse noch mehr oder weniger funktionieren, wird kein Grund für Modernisierung gesehen. Obwohl die Verwendung veralteter Prozesse und Systeme eventuell mehr in Zusatzaufwand und Arbeitszeit kostet, als die Anschaffung moderner Lösungen. Der erste Schritt zur Katastrophenprävention im Büro muss also sein, die Unternehmensstruktur agil und flexibel zu gestalten, damit der Einführung neuer Lösungen nichts im Weg steht und die Reaktionen auf entstehende Krisen so schnell wie möglich sind.
Es ist nie zu früh zu handeln
Natürlich kann Unternehmenssoftware nicht jede Krise verhindern. Doch wer vorbereitet ist, übersteht sie mit weniger Schäden. Dabei ist es wichtig, nicht zu lange zu warten. Die Implementierung neuer Software, die Umstellung auf Home-Office, und vor allem die Modernisierung der Unternehmensstruktur sind lange Prozesse, die viel Zeit benötigen. Wer erst damit beginnt, wenn eine Krise sichtbar wird, handelt zu spät.
