Im letzten Jahr hat die Corona-Krise das Thema Digitalisierung der Geschäftsprozesse ganz oben auf die Agenda vieler Unternehmen katapultiert. Die Pflicht zu Homeoffice und der Diversifizierungsschub im Verkauf treiben zahlreiche Betriebe in die Cloud. Um die digitale Transformation im Unternehmen zu starten, erkennt besonders der kleinere Mittelstand verstärkt die Vorteile moderner Cloud-ERP-Systeme.
ERP-Projekte hatten lange den Ruf, langwierig, ausufernd und teuer zu sein. Fortschrittliche Cloud-ERP-Lösungen räumen dank ihrer vergleichsweise einfachen Implementierung mit diesen Mythen auf. Als unabhängiges Software- und Beratungshaus begleiten wir seit vielen Jahren Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse und der strategischen Neuausrichtung ihres Business. Dabei sehen wir immer mehr, wie moderne ERP-Systeme aus der Cloud eine Art „Kickstart für die Digitalisierung“ ermöglichen. Denn mit ihren oftmals monolithischen On-premise-Vorgängern haben diese schlanken, flexiblen und skalierbaren Cloud-Lösungen nichts mehr gemein.
Vorteile von Cloud-ERP: Schnelle Implementierung sorgt für große Wirkung im Unternehmensalltag
Gerade für KMU mit wenig finanziellen Ressourcen und eher geringem IT-Knowhow bieten Cloud-ERP-Systeme einen schnellen Einstieg in die Digitalisierung. Aufgrund der Cloud-Architektur existieren keinerlei besondere Hardware-Anforderungen. Da keine Server angeschafft werden müssen, entfallen immense Kosten, die oftmals bis in den fünfstelligen Bereich steigen konnten. Dank ihrer breiten Kompatibilität sind sie für alle Endgeräte geeignet und funktionieren sowohl auf PCs, Laptops und Mac-Books sowie als mobile Apps auch auf allen Smartphones. Ein internetfähiges Device genügt, um sich ins Cloud-System einzuloggen und jederzeit standort-unabhängig Zugriff auf Unternehmensdaten in Echtzeit zu haben. Gerade jetzt, da Mitarbeiter flächendeckend im Homeoffice arbeiten, ist diese technische Barrierefreiheit essenziell für den Geschäftserhalt.
Cloud-ERP-Systeme bieten außerdem den Vorteil, dass sie bestehende, oftmals über Jahre gewachsene Unternehmensabläufe mit hoher Fehleranfälligkeit und Ineffizienz standardisieren und harmonisieren. In unseren Einführungsprojekten haben wir die Erfahrung gemacht, dass die Geschäftsprozesse sehr schnell eingerichtet und im Unternehmensalltag wirksam sind. Bereits nach einer Basisimplementierung können neue Funktionalitäten und Module integriert werden. Schrittweise können Mitarbeiter zudem am Implementierungsprozess mitwirken und abgeschlossene Meilensteine in ihre eigene Verantwortung übernehmen. Dank eines Testsystems können sie sich außerdem an den Umgang mit dem System gewöhnen, sodass der Live-Betrieb schnell und effizient funktioniert. Und oftmals überzeugen Cloud-ERP-Lösungen durch ihre moderne Benutzerführung, die das Arbeiten intuitiv und einfach macht und die Eingewöhnungszeit geringhält.
Praxisbeispiele: Mehr Effizienz dank Best-Practice-Workflows und Prozessautomatisierung
Eine große Chance für mittelständische Unternehmen bieten ERP-Systeme wie die Cloud-ERP lexbizz aus dem Hause Lexware. Technologisch basiert lexbizz auf der modernen Cloud-ERP Acumatica, der global am schnellsten wachsenden Cloud-ERP aus den USA. Ihre Prozesse sind bereits tausendfach bei kleinen und mittelständischen Unternehmen weltweit im Einsatz. So verbessert lexbizz mit seinen Standard- und Best-Practice-Workflows die Datenverfügbarkeit und Kommunikation im Unternehmen und reduziert Arbeitsschritte und Bearbeitungszeiten. Anhand konkreter Praxisbeispiele unserer Kunden möchte ich diese Produktivitätssteigerung verdeutlichen.
lexbizz Use Case 1: Neukundengewinnung mit Customer-Relationship-Management
Nehmen wir das Beispiel der strategischen Neukunden-Gewinnung. Einer unserer Kunden aus der IT-Branche nutzt hierfür das CRM-Modul von lexbizz. Adresslisten von potenziellen Interessenten werden so schnell ins System importiert, das Call Center hat Zugriff auf die Daten und übernimmt telefonisch eine Vorqualifikation. Die Informationen aus den Gesprächen werden dann in den Kontakten im CRM hinterlegt. Aufgaben und Aktivitäten können an die jeweils zuständigen Kollegen des Vertriebsteam vergeben werden. Es entstehen keine zudem Informationslücken und Verzögerungen. Dank übersichtlicher Dashboards, die alle Aktivitäten anzeigen, hat die Vertriebsleitung jederzeit den Überblick über die Auftragslage. So kann sie auf Basis von Echtzeitdaten und intelligenten Prognosen die Teamressourcen planen und steuern. Über zahlreiche Unternehmensbereiche hinweg funktioniert die Zusammenarbeit dank der Cloud-ERP reibungslos und effizient, sodass Zeit und Kosten gespart werden und sich das Geschäft kontinuierlich ausbauen lässt.
lexbizz Use Case 2: Standard-Workflows sorgen im Projektcontrolling für Effizienz
Ein weiterer Kunde, der ein Landwirtschaftsunternehmen führt, nutzt das Projektcontrolling von lexbizz im Zuge seiner Projekte im Anlagenbau. Für maximale Effizienz sorgt ein einzelner Workflow, der alle Abläufe vom Angebot bis zur Projektabrechnung standardisiert – und das für verschiedenartige Projekttypen. Projekteigenschaften, definierte Zahlungsmodalitäten, projektbasierte Dateiablage sowie die Integration der Warenwirtschaft und unterschiedlicher Projekttransaktionen verschaffen dem Kunden jederzeit einen Überblick über den Stand der einzelnen Projekte – sowohl prozessual als auch finanziell. Dass alle Aktivitäten und Aufgaben je Projekt zentral gesammelt sind, ist ein weiteres i-Tüpfelchen.
Durchstarten mit Cloud-ERP: Start-up implementiert lexbizz in 6 Wochen
Besonders deutlich lassen sich die Vorteile der in lexbizz enthaltenen Standardprozesse bei der Einführung des ERP-Systems beim Start-up IoTmaxx GmbH erkennen. Der Anbieter für Internet of Things-Technologie startete im Mai 2020 mit seinem Geschäftsbetrieb. Für den Geschäftsführer Christian Lelonek stand von Anfang an fest, dass er nur mit einer leistungsfähigen All-in-One-Plattform arbeiten wolle. Die Entscheidung fiel auf lexbizz.
Einer der Vorzüge des Startups kam bei der Einführung des ERP-Systems klar zum Tragen. Es gab noch keine eingefahrenen Prozesse, keine „Das haben wir schon immer so gemacht“-Vorgangsweisen. Aufgrund dieser Tatsache konnten und sollten die standardisierten Prozesse aus lexbizz übernommen werden.
„Wir profitieren durch die Standardprozesse von den Erfahrungen Tausender Betriebe vor uns. Dies ist ein enormer Gewinn für ein Unternehmen, welches neu am Markt ist. Außerdem haben wir auf diese Weise keine Zeit mit der Definition von Abläufen verloren, sondern konnten direkt starten“, beschreibt Geschäftsführer Christian Lelonek die Vorteile für sein Unternehmen.
Im Vergleich zu großen Konzernen, bei denen der Umstieg auf ein neues System teilweise über Jahre vollzogen werden muss, konnte IoTmaxx innerhalb von wenigen Wochen mit der Cloud-ERP arbeiten. Möglich gemacht wurde dies, zusätzlichen zu den vordefinierten Strukturen des Systems, durch gute Abstimmung zwischen dem Kunden und uns als Implementierungspartner: Hand in Hand wurde an der schnellen Implementierung gearbeitet und Schulungen an einem Testsystem durchgeführt.
Unser Fazit als langjähriger Digitalisierungsbegleiter für mittelständische Unternehmen: Cloud-ERP-Systeme sind für Betriebe eine geeignete Möglichkeit, effizient zu arbeiten und sich auf den Ausbau des Geschäfts zu fokussieren. Einfach implementiert, vergleichsweise kostengünstig und einfach skalierbar sind sie Kickstart-Hilfe und Wachstumsmotor zugleich.
