Über die Vorteile der Digitalisierung wurde schon viel gesagt. Diese ist heute längst nicht mehr nur ein Thema für die Technologiebranche. Der Digitalisierungsindex 2021/22 sieht zwar wie in den Vorjahren technologiegetriebene Branchen wie Logistik vorne. Aber auch Branchen mit vorwiegend analogen Betriebsabläufen wie das Baugewerbe nutzen verstärkt IT-gestützte Tools wie ein digitales Bautagebuch, um Prozesse zu verschlanken. Doch was sind eigentlich die Voraussetzungen, damit die Digitalisierung auch wirklich gelingt? Wie bereitet man einen derart wichtigen Schritt für ein Unternehmen in Richtung Zukunft gut vor? Im Kern geht es hier um die Frage nach der Digitalstrategie. Wie diese gerade für Unternehmen im Mittelstand aussehen könnte, bleibt oft unklar oder unbeantwortet.
1) Die Frage nach dem „Warum“ und „Wann“ beantworten
Effizientere Prozesse, mehr Produktivität, motivierte Mitarbeiter, weniger Kosten – die zahlreichen belegten Nutzen der Digitalisierung beantworten das „Warum“ schon ausreichend. Gerade in wirtschaftlich schwierigen und unsicheren Zeiten kann Digitalisierung nicht nur einen Wettbewerbsvorteil bedeuten, sondern das Überleben des Geschäfts sichern.
Dennoch lohnt es sich, zuerst einmal zu überlegen, wie Digitalisierung im jeweiligen Praxisfall aussehen könnte – welche Vorteile sich konkret für einen Betrieb ergeben. Hier stellen sich dann zum Beispiel diese Fragen:
- Wie wird es aussehen, wenn Mitarbeiter in der Cloud zusammenarbeiten?
- Wie laufen Personalprozesse ab, nachdem etwa Meldeprozesse per Telefon, Fax oder E-Mail und Excel-Liste auf ein Self-Service-Portal umgestellt wurden – und vom Mitarbeiter selbst erledigt werden können?
- Könnte zum Beispiel ein FAQ-Bereich und ein Chatbot im Intranet die typischen, häufig gestellten Fragen der Mitarbeiter beantworten?
- Wo und wie sollte HR weiterhin als Ansprechpartner für Beratung bereitstehen?
- Welche Vorteile bringen neue Prozesse, die durch eine Digitalisierung möglich werden?
Solche Überlegungen erleichtern den Einstieg in die digitale Transformation und geben Antwort auf die Frage, wie und wo sich die Digitalisierung am leichtesten umsetzen lässt oder den größten Effizienzgewinn bringt.
Das „Wann“ lässt sich schnell und eindeutig beantworten: Abwarten ist nicht die beste Option, will man nicht im Wettbewerb abgehängt werden. In der Corona-Pandemie hat sich gezeigt, dass digital gut aufgestellte Betriebe meist schneller auf unerwartete Veränderungen reagieren können. Wenn es zum Beispiel möglich ist, Personalgespräche per Videokonferenz durchzuführen.
2) Den Digital-Chef bestimmen – und externe Expertise einkaufen
Digitale Transformation ist eine Aufgabe, die sich lohnt. Laut dem Digitalisierungsindex der Telekom konnten im vergangenen Jahr alle befragten Mittelständler mithilfe digitaler Prozesse ihren Umsatz um mindestens 38 Prozent, die Top zehn der digitalen Vorreiter sogar um knapp 75 Prozent steigern.
Um erfolgreich zu sein, braucht die Digitalisierung vom ersten Schritt an volle Aufmerksamkeit. Idealerweise wird ein Digital-Chef ernannt, zum Beispiel ein CDO (Chief Digital Officer), der die Digitalstrategie überwacht und leitet. Hier ist es ratsam, eine Person mit dieser Aufgabe zu betrauen, die bereits ein Unternehmen digitalisiert, mindestens jedoch einzelne Digitalprojekte umgesetzt hat oder IT-Expertise mitbringt.
Fehlen digitale Kompetenzen im Unternehmen, lohnt es sich, entsprechende Fachkräfte an Bord zu holen – oder sich diese Expertise von außen zu besorgen. Bei externen Beratern ist allerdings darauf zu achten, dass diese auch über ausgewiesene Expertise in genau dem Anwendungsgebiet verfügen, in dem das Digitalprojekt durchgeführt wird – z.B. im Personalbereich.
3) Ganzheitlich denken und alle an Bord holen
Es wäre ein Fehler, Digitalisierung etwa nur als Thema der IT- oder der jeweils betroffenen Abteilung zu betrachten. Tatsächlich betrifft Digitalisierung das ganze Unternehmen. Daher ist es wichtig, von Anfang an alle Mitarbeiter mit in die Vorüberlegungen der Digitalstrategie einzubeziehen. Ein Kernteam mit Vertretern aller Unternehmensbereiche sichert, dass alle entsprechenden Sichtweisen bei der Planung berücksichtigt werden.
4) Menschen motivieren – und als Botschafter einsetzen
Bei der Digitalisierung geht es naturgemäß um Technologie und Software, aber diese können ihr Potenzial nur entfalten, wenn der Mensch mitzieht. Beispiel: Das neue effiziente HR-Tool liegt brach, wenn etwa die Self-Service-Features niemand nutzt. Die Cloud kann nur wenig helfen, wenn keiner seine Projekte dort speichert und pflegt, sondern die Mehrheit nach wie vor Daten lokal verwaltet.
In jedem Unternehmen gibt es Mitarbeiter, die gegenüber digitalen Technologien aufgeschlossen sind und solche, die technologischen Veränderungen eher zurückhaltend gegenüberstehen. Es ist deshalb die richtige Strategie, vor allem die digital-affinen Mitarbeiter für den Start mit ins Boot zu holen. Sie können dann als Botschafter den anderen helfen und eine aufgeschlossene Stimmung gegenüber der Digitalisierung fördern. Wenn sich erste Veränderungen und Tools in der Praxis mit Zeitersparnis und zufriedeneren Mitarbeitern bewährt haben, wird es leichter, die eher skeptisch eingestellten Kollegen zu überzeugen.
Christoph Stoica, Geschäftsführer der zentraleuropäischen Landesgesellschaften bei Sage, kommentiert: „Die vergangenen Jahre haben gezeigt, dass die Digitalisierung helfen kann, flexibler auf unerwartete Situationen zu reagieren. Deshalb sollten Unternehmen jeder Größe eine Digitalstrategie entwickeln, um besser für die Zukunft gerüstet zu sein. Wichtig ist, dass dies nicht nur Aufgabe des Top-Managements ist, sondern alle im Unternehmen mit anpacken und abteilungsübergreifend an einem Strang ziehen. Ein bereichsübergreifend-interdisziplinärer Zugang ist dabei essentiell. Im Kern geht es darum, Synergien zu bilden, um strategische Projekte wie diese so effizient wie möglich umzusetzen. So stellen Entscheider und Verantwortliche schon in den ersten Schritten die nötigen strategischen Weichen für eine erfolgreiche Digitalisierung ihres Unternehmens.“