Viele Unternehmen, die jüngst ein neues ERP-System eingeführt haben, berichten, dass die neue Lösung nicht oder nur teilweise die Erwartungen der Auswahlphase erfülle. Dabei spielt es keine Rolle, um welches System es sich handelt. Um derartige Enttäuschungen gepaart mit hohen Kosten und Mehraufwand zu vermeiden, haben wir hier drei einfache Tipps zur Software-Implementierung zusammengestellt:
3 Tipps für eine gelungene Software-Implementierung
Bei Planung, Auswahlprozess und Einführung sollten Sie auf eine durchdachte Vorbereitung und Offenheit setzen.
Redaktions-Tipp:
Wer bereits im Vorfeld Erwartungen und Geschäftsanforderungen genau formuliert, sich mit Zielen und Aufwand beschäftigt und sich auch nicht scheut, mögliche Schwierigkeiten und Fehler anzusprechen, kann Software-Implementierung erfolgreicher gestalten.
Die folgenden drei Tipps unterstützen Unternehmen, das Thema ERP-Auswahl gezielt zu adressieren und mögliche Hürden oder Fehlentscheidungen zu umgehen.
Bei dem Begriff ERP wird heute oft eine Software von SAP verbunden. Sprechen Experten von ERP so meinen die erst Mal: Enterprise Resource Planning, also den generellen Prozess im Unternehmen vorhandenen Ressourcen zu planen und steuern. Erfahren Sie auf unserer Themen-Seite mehr darüber …
1. Prozessworkflows genau kennen und definieren
Egal wie es genannt wird: Blueprint, Designphase oder Prozessmanagement. Es dreht sich immer um den Prozessworkflow, der unumstößlich bekannt und festgelegt sein muss. Dies ist die Crux, denn zumeist tauchen bereits an diesem Punkt viele Fragen auf, die in der Folge dem Anbieter überlassen werden. Dieser steht jedoch unter Kostendruck und konzentriert sich daher bei der Prozessanalyse nur auf die Abweichungen von seiner Standardsoftware und dokumentiert diese. Für mehr steht kein Geld zur Verfügung, und so wird in der Mehrzahl der Projekte der Ist-Zustand einfach auf das neue ERP-System portiert.
Häufig ließen sich bei einer Software-Implementierung Prozesse deutlich verbessern. Unglücklicherweise steht aber die Erfüllung des Pflichtenhefts im Vordergrund. Auch wenn der Projektleiter einiges im direkten Dialog pragmatisch regelt, wird eine gemeinsame Vorstellung über die Prozesse und Ziele des Projektes vor dem Start noch zu selten vermittelt. Die Verantwortung für eine ganzheitliche Sicht auf die Prozesse ist jedoch oberste Unternehmenspflicht und lässt sich nur sehr begrenzt delegieren. Unternehmen sollten keinem Dritten zutrauen, von firmeninternen Prozessen mehr zu verstehen als sie selbst.
Cloud ERP basiert auf der Nutzung von Servern im Internet zum Betrieb der Systeme. Unternehmenssoftware aus der Cloud bietet oft zahlreiche verschiedene Module für CRM, Warenwirtschaft, Finanz und Rechnungswesen, Personalwesen, Produktion oder DMS. Diese Module können durch die Cloud flexibel und mobil benutzt werden.
2. Ziele festlegen und auf erfahrene ERP-Projektmanager setzen
Allein der Anwender kann den Business-Mehrwert einer ERP-Einführung wirklich festlegen und die Zielerreichung überwachen. Und nur das jeweilige Unternehmen kann die notwendigen organisatorischen Veränderungen durchsetzen. Anbieter können die notwendigen Voraussetzungen für erfolgreiche Änderungen bestenfalls aufzeigen. Ihnen ist es aber nicht möglich, für die Durchsetzung in der Organisation zu sorgen. Viel zu oft wird die Umsetzung organisatorischer Änderungen auf Anwenderseite nicht konsequent gesteuert. Zu häufig erwarten Unternehmenslenker zudem von Mitarbeitern aus der IT, dass sie die hausinterne Organisation automatisch mit dem ERP-Projekt auf Vordermann bringen. Allerdings verfügen diese Mitarbeiter oftmals weder über die Autorität noch Erfahrung, um hausinterne Prozessänderungen anzustoßen und zu managen. Stattdessen gilt es, einen ERP-Projektmanager einzusetzen, der über diese Kenntnisse und Erfahrungen verfügt.
Redaktions-Tipp:
Gute ERP-Projektmanager gehören zu einer raren Spezies im Unternehmen. Das ist der Hauptgrund, warum ERP-Projekte Chefsache sind.
3. Klarheit und Wahrheit als Erfolgsfaktoren der Software-Implementierung
Vieles kann ein Anbieter erreichen, vieles kann eine Software im Standard. Problematisch ist jedoch, dass über die Erwartungshaltungen zumeist nicht klar genug gesprochen wird. Werden Erwartungen nicht erreicht, ist es für Organisationen zudem immer leichter, wenn der Schuldige außerhalb der Organisation zu finden ist. Klarheit und Wahrheit sind wesentliche Erfolgsfaktoren in ERP-Projekten. Zum Erfolg braucht es eine Arbeitsumgebung, in der Fehler angesprochen und auf einer rationalen Basis beseitigt werden. Dies erfordert sowohl vom Anbieter als auch vom
Kunden einen Arbeitskodex, der nicht zur Profitmaximierung missbraucht wird.
Fazit
Erst wenn die Stärken einer guten ERP-Software, die festgelegten Prozesse und die Projektorganisation aufeinander abgestimmt sind, kann sich der nachhaltige Erfolg einstellen. Natürlich ist ERP-Software heute so hoch entwickelt, dass die meisten Unternehmen die Software immerhin zum Laufen bekommen. Aber die erwarteten Ziele werden immer noch viel zu selten erreicht. Voraussetzung für den Projekterfolg ist Vertrauen. Nur wenn man sich ehrlich über Zielstellungen und auch die vermeintlichen Schwächen austauschen kann, besteht die Chance, dass sich das Unternehmen wirklich weiterentwickelt.
