Autor: ERP-News

Unternehmerischer Erfolg misst sich in erster Linie an der Effizienz, mit der Prozesse absolviert werden. Diese so hoch wie möglich zu halten und dabei Zeit- und Geld einzusparen, lautet das Gebot der Stunde. Dabei rücken neben Methoden der Prozessoptimierung auch Automatisierungsmöglichkeiten für Geschäftsprozesse vermehrt in den Fokus.

Prozessorientiertes Arbeiten mit Robotic-Process-Automation (RPA) auf dem Vormarsch!

Bei Robotic-Process-Automation (RPA) übernehmen Software-Roboter wiederkehrende Routinearbeiten, indem sie diese automatisiert ausführen.

Software-Roboter als virtuelle Mitarbeiter

Ob manuelle Sachbearbeitung, Kosten- und Rechnungsprüfung oder Mitarbeiter-Onboarding – branchenübergreifend verlieren Arbeitskräfte täglich wertvolle Zeit für die Ausführung von Routinetätigkeiten. Systeme für Robotic-Process-Automation (RPA) simulieren solche Abläufe, indem sie vom Anwender lernen, wie sie einzelne Bedienungsmasken oder auch ganze Geschäftsprozesse sowie die zugehörigen Benutzerschnittstellen verwenden sollen. Anwendungsübergreifend und integrierend arbeitet diese mit Programmierschnittstellen (APIs), REST-Schnittstellen, User-Interface-Automation (UIA) sowie automatischer Bild-, Muster- und Texterkennung auf allen Oberflächen des Computers die Aufgaben ab. Auf diese Weise imitiert und perfektioniert das Tool rund um die Uhr skalierbare Geschäftsprozesse mit einer Fehleranfälligkeit von Null.

Innovationspotenzial ausschöpfen

Mit der Unterstützung von Software-Robotern gewinnen Unternehmen effizient und kostensparend virtuelle Mitarbeiter hinzu, die Prozesse zuverlässig bearbeiten. Durch das Abgeben repetitiver Aufgaben können sich Angestellte auf ihre Kernkompetenz und solche Tätigkeiten konzentrieren, für die emotionales Urteilsvermögen und menschliche Interaktion essenziell sind – etwa den direkten Kundenkontakt. Dabei verwaltet der Nutzer selbst die gesamte digitale Workforce und legt individuell fest, welche Prozesse die RPA-Systemumgebung zu welcher Zeit übernimmt und mit welcher Performance Software-Roboter einzelne Routinen abarbeiten. Die Einsicht in Protokolle und automatisierte Reportings ist zu jeder Zeit gegeben. Zudem lässt sich die digitale Unterstützung bei Bedarf dem Geschäftsvolumen und der Auftragslage anpassen, um auch kurzfristige Auslastungsspitzen zu stemmen.

Um sicherzustellen, dass die optimierte Aufgabenverteilung die gewünschten Ergebnisse erzielt, werden die zu automatisierenden Prozessschritte während der RPA-Implementierung im Kontext des gesamten Geschäftsprozesses betrachtet.

RPA ermöglicht es, selbst über Jahre optimierte Routinen weitestgehend unverändert zu adaptieren und zu automatisieren. Während der Implementierung, die unabhängig von weiteren Schnittstellen oder zusätzlichen Datenbanken verläuft, wird in aller Regel die RPA-Lösung an bestehende IT-Infrastrukturen sowie den individuellen Nutzungsbedürfnissen angepasst.

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Nicht nur die Corona-Pandemie stellt Lieferketten weltweit auf eine harte Probe und Unternehmen vor die Notwendigkeit, den Fluss von Waren und Gütern widerstandsfähiger gegenüber externen Einflüssen zu gestalten. Viele Verantwortliche sind sich der Dringlichkeit bewusst, wie eine Studie von McKinsey zeigt. Fast alle Befragten (92 Prozent) haben in die Widerstandsfähigkeit ihrer Lieferketten investiert. 80 Prozent zudem in digitale Supply-Chain-Technologien und sie verlagern ihr Supply Chain Management in die Cloud.

Supply Chain Management in die Cloud verlagern: Was zu beachten ist

Immer mehr Unternehmen investieren dabei in neue Lösungen für die Lieferkettenplanung. Damit verbessern sie ihre Abläufe und Prozesse und festigen ihre Marktposition. Die Verlagerung der Lieferkettenplanung in die Cloud ist ein Schritt, den jedes Unternehmen entweder in Erwägung zieht oder bereits vollzogen hat. Unabhängig davon, wie synchronisiert die Supply-Chain-Planung On-Premises abläuft, bietet eine Supply-Chain-Planungslösung in der Cloud eine Reihe innovativer Vorteile. Von grundlegender Skalierbarkeit bis hin zu Supply-Chain-Netzwerkkonnektivität und – im Fall ausgereifter Supply Chains – einem Ökosystem integrierter Planungs- und Ausführungsprozesse. Als Systembasis dient eine einzige Plattform mit einer gemeinsamen Datenstruktur. Diese ermöglicht die Prozessübergreifende Echtzeitanbindung aller internen und externen Stakeholder innerhalb einer Supply Chain.

Damit Unternehmen die Realisation von Digitalisierungsinitiativen leichter fällt, hat Oracle in einer Checkliste von fünf Punkten zusammengefasst, was sie bei der Verlagerung des Supply Chain Managements in die Cloud beachten sollten und was eine Cloud-Lösung für das Lieferkettenmanagement leisten sollte.

1. Komplexität der Supply Chain verringern

Unternehmen sind gut beraten sicherzustellen, dass sie mit ihrer Cloud-Lösung für die Lieferkettenplanung die Supply Chain in Segmente unterteilen können, die nicht nur auf Kundenbedürfnissen, Produktkanälen, Regionen und Nachfragevolatilität basieren. Vielmehr sind auch Agilität, Belastbarkeit und Betriebsbereitschaft wichtige Größen im Kalkül. Denn auf diese Weise lassen sich Segmente mit ähnlichen Merkmalen planen. Damit verbessern sie die Geschwindigkeit, Vollständigkeit und Qualität der Planung im gesamten Supply-Chain-Netzwerk.

2. Auf bewährte Methoden der Zusammenarbeit setzen

Perspektivisch bewährt sich eine moderne, konfigurierbare Applikation, die eine nahtlose Planung nach Maßgabe von Nachfrage, Angebot und Bestand ermöglicht. Entscheidend ist, dass Unternehmen ihre integrierte strategische Planung mit kurzfristigeren taktischen Planungsprozessen kombinieren können, die die Zusammenarbeit innerhalb der Lieferkette sicherstellen. Hier gilt es, einen Überblick zu schaffen, um sicherzustellen, dass die eingesetzte Lösung jeden Anwendungsfall unterstützt. Von besonderer Bedeutung sind die Harmonisierung von Bedarf und Angebot, Transparenz innerhalb mehrstufiger Fertigungsprozesse, Auftragsfertigung sowie an die Lieferanten gekoppelte Bestände. Sobald der Supply-Chain-Planungsprozess auf Basis der neuen Cloud-Lösung ausgereift ist, ist ein Unternehmen in der Lage, schneller auf Angebots- und Nachfrageänderungen zu reagieren und langfristig die Handling-Kosten für Handelspartner zu minimieren.

3. Abgleich der Pläne zwischen den Beteiligten im Netzwerk

Eine neue Lösung sollte über vordefinierte Analysen, Problemlösungen und intelligente Empfehlungen verfügen, die alle Anwender unterstützt, ihre Produktivität zu steigern. Hilfe verspricht eine Plattform zur Entscheidungsunterstützung mit dem Ziel, Planungsentscheidungen zu vereinfachen und über das gesamte Netzwerk zu harmonisieren. Neue Beteiligte können damit effektiv planen und schnell positiv Einfluss auf die Lieferkette nehmen.

4. Verständnis dafür entwickeln, wie sich die Entscheidungsfindung beschleunigen lässt

Eine Cloud-Lösung für die Lieferkettenplanung sollte den Nutzern helfen, Transparenz zu schaffen, Probleme schneller zu erkennen, und proaktiv bei der Lösungssuche unterstützten. Änderungen in der Lieferkette müssen ihnen in Echtzeit anzeigt werden, damit sie auf Abweichungen vom Plan aufmerksam werden. Sie können dann alternative Pläne analysieren, deren potenzielle Auswirkungen auf die Geschäftskennzahlen unverzüglich erkennen und Probleme auf der passenden Ebene oder mit der richtigen Granularität lösen. Zudem können die Verantwortlichen sofort umschwenken und effektiv mit allen Beteiligten kommunizieren – auch mit Handelspartnern.

5. Automatisierte Planungsentscheidungen auswerten

Mit der optimalen Lösung können Anwender Prognosen durch maschinelles Lernen in Planungsentscheidungen für die Lieferkette umsetzen und diese Entscheidungen zuverlässig automatisieren. Ein pragmatischer Ansatz für das maschinelle Lernen ermöglicht es, automatisch Maßnahmen auf der Grundlage der geschäftlichen Auswirkungen zu priorisieren und so die Effizienz der Lieferkette zu steigern. Die gewählte Lösung sollte nicht nur Handlungsempfehlungen geben, sondern die vorgeschlagenen Maßnahmen auch sofort operativ umsetzen. Dies hilft Unternehmen bei der Skalierung der Lieferkette und gibt Supply Chain Managern den nötigen Freiraum, um sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.

„Viele Unternehmen erkennen den Wert einer leistungsfähigen Lösung für das Supply Chain Management in der Cloud, wenn sie sehen, wie viel Zeit sie mit weniger Ressourceneinsatz einsparen und wie sie gleichzeitig Angebot und Nachfrage für das gesamte Lieferkettennetzwerk in Einklang bringen können“, erklärt Jürgen Hindler, Senior Manager Sales Development & Strategy SCM bei Oracle. „Dadurch entwickelt sich die Lieferkette zu einem regelrechten Wettbewerbsvorteil, der die Bedürfnisse der Kunden und Handelspartner lückenlos erfüllt. Schon die Auswahl des richtigen Lösungsanbieters kann Unternehmen helfen, während der Umstellung auf die Cloud schnell einen Mehrwert zu erzielen.“

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Smartphones und Tablets sind zentrale Elemente der Digitalisierung. Den Sicherheitseigenschaften dieser Produkte kommt daher eine besondere Bedeutung für einen sicheren digitalen Alltag zu. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat daher die allgemeinen Sicherheitseigenschaften von iPhone und iPad sowie die Möglichkeiten zur sicheren Nutzung der Geräte und insbesondere der Betriebssysteme iOS und iPadOS untersucht.

Die Prüfung bestätigt die Wirksamkeit der eingebetteten Sicherheitsfunktionen. Sie kommt zu dem Ergebnis, dass die in handelsüblichen iPhones und iPads integrierten Applikationen für E-Mail, Kalender und Kontakte auch bei der Verarbeitung von Verschlusssachen der Kategorie „Nur für den Dienstgebrauch“ eine Ergänzung des bestehenden Portfolios sicherer mobiler Lösungen darstellen.

Plattformsicherheit der iOS- und iPadOS-Geräte als wichtiger Meilenstein

Arne Schönbohm: „Eine sichere Digitalisierung gelingt dann besonders gut, wenn bei der Entwicklung von IT-Produkten Informationssicherheit von Anfang an mitgedacht wird. Wir betrachten das vorliegende Prüfungsergebnis zur Plattformsicherheit der iOS- und iPadOS-Geräte als wichtigen Meilenstein. Die Freigabe von handelsüblichen Produkten für die Verarbeitung von Informationen mit besonderen Schutzbedarf ist ein Novum, aus dem sich zukünftig schnell und kostengünstig maßgeschneiderte mobile Lösungen für eine sichere Digitalisierung ableiten lassen.“

Prüfung anhand international anerkannten Common Criteria

Ein maßgeblicher Faktor für die Sicherheitseigenschaften von iPhones und iPads ist das auf diesen Geräten installierte Apple-Betriebssystem iOS bzw. iPadOS. Apple hat einer unabhängigen Begutachtung zentraler Sicherheitsfunktionen des Betriebssystems zugestimmt und dafür eng mit dem BSI zusammengearbeitet. Die Prüfung durch das BSI erfolgte in Anlehnung an die Standards und die Methodik der international anerkannten Common Criteria.

Wirksamkeit der in iPhone und iPad eingebetteten Sicherheitseigenschaften

Das nun vorliegende Prüfungsergebnis bestätigt die Wirksamkeit der in iOS und iPadOS-eingebetteten Sicherheitsmechanismen. Dies schließt auch die vom Hersteller vorinstallierten Anwendungen (sogenannte First-Party-Apps) für die Funktionen E-Mail, Kalender und Kontakte ein. Das BSI konnte aus diesem Prüfungsergebnis eine Freigabe der handelsüblichen iPhones und iPads für den staatlichen Einsatz durch die Behörden des Bundes ableiten. Dies betrifft auch die Verarbeitung von Verschlusssachen der Kategorie „Nur für den Dienstgebrauch“ (VS-NfD). Dazu sind Vorgaben des BSI hinsichtlich des Nutzerverhaltens, der sicheren Anbindung an Infrastrukturen durch ein Virtual Private Network (VPN) und der Verwendung eines Mobile Device Management Systems (MDM) einzuhalten.

Fortführung der Zusammenarbeit vereinbart

Anknüpfend an dieses Ergebnis hat das BSI mit Apple eine Fortführung dieser Zusammenarbeit vereinbart. Zukünftige Versionen von iOS und iPadOS werden nun regelmäßig einer Prüfung durch das BSI unterzogen. Darüber hinaus ist mit Blick auf Sicherheit im Bereich der mobilen IT ebenfalls eine verstärkte Kooperation zwischen Apple und dem BSI geplant. Erste Folgeentwicklungen für den Einsatz im behördlichen Bereich sollen noch im Jahr 2022 abgeschlossen werden.

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In unserem heutigen Informationszeitalter umgibt uns andauernd und überall eine ständig wachsende Datenflut. Daten werden gesammelt, um die gewonnenen Informationen gewinnbringend einzusetzen – sowohl für den Anbieter als auch für den Verbraucher. In einer idealen Welt können sich die Anbieter so besser auf die Kunden einstellen und maßgeschneiderte Produkte anbieten. Verbraucher wiederum profitieren davon, indem sie die Produkte angeboten bekommen, die sie auch wirklich interessieren. So käme die weltweite Vernetzung uns allen zugute, wir würden zumindest in der Theorie alle vom technologischen Fortschritt profitieren. Dabei sind Standardlöschfristen wichtig.

Standardlöschfristen nach DSGVO: Warum sie wichtig sind

Doch das Sammeln von Daten hat nicht nur Vorteile: Horten Unternehmen immer mehr Wissen, erhalten Sie auch immer mehr Informationen über ihre Kunden. Folglich steigt ihr Know-how, sie werden mächtiger und verschaffen sich häufig einen Wettbewerbsvorteil gegenüber ihrer Konkurrenz. Doch für Verbraucher kann das massive Sammeln von Informationen, auch Big Data genannt, ebenfalls Gefahren bergen – nämlich dann, wenn die Handlungen in Gegenwart und Zukunft von der Vergangenheit abhängen. So könnten etwa die Beiträge für die Krankenversicherung steigen, wenn jemand mit seiner Kreditkarte häufig viel Alkohol oder Zigaretten kauft. Oder die KFZ-Versicherung wird teurer, wenn ein Fahrzeugbesitzer oft schneller als 150 km/h fährt. Ein Großteil der Verbraucher sieht erhebliche Nachteile in dieser Form der Profilbildung.

Warum personenbezogene Daten Schutz verdienen

Aus diesem Grund ist es wichtig, personenbezogene Daten zu schützen. Um den Datenschutz auf europäischer Ebene zu vereinheitlichen und einen europäischen Standard zu schaffen, wurde die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erlassen; am 27. April 2016 trat sie in Kraft. Die Datenschutzgesetze dienen dazu, die personenbezogenen Daten der Einwohner der Europäischen Union zu schützen. Unabhängig, wo ein Unternehmen seinen Geschäftssitz hat, gilt: Unternehmen, die betroffenen Personen in der Europäischen Union Waren oder Dienstleistungen anbieten oder das Verhalten betroffener Personen beobachten, fallen in den räumlichen Anwendungsbereich der DSGVO.

Wann personenbezogene Daten gelöscht werden müssen

In Artikel 17 der DSGVO ist das Recht auf Löschung klar geregelt. Personenbezogene Daten müssen gelöscht werden, wenn

• der Zweck, für den sie erhoben oder verarbeitet wurden, nicht mehr existiert
• die Einwilligung zur Speicherung der Daten widerrufen wird und es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage fehlt
• Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegt wird und keine vorrangig berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen
• die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden
• die Löschung der Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist
• Daten eines Kindes erhoben wurden

Werden die Löschvorgaben nicht eingehalten und der Kundendatensatz nicht gelöscht, kann es zu Sanktionen kommen. So drohen für einen Datenschutzverstoß Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes – je nachdem, welcher Betrag höher ist.

Welche Ausnahmen es bei der Löschung personenbezogener Daten gibt

Es gibt jedoch auch Ausnahmen. Denn personenbezogene Daten dürfen nicht gelöscht werden, sofern die Verarbeitung erforderlich ist

• zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information
• zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde
• aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Artikel 9 Absatz 2 Buchstaben h und i sowie Artikel 9 Absatz 3
• für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gemäß Artikel 89 Absatz 1, soweit das in Absatz 1 genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt
• zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

Warum ein Löschkonzept essenziell ist

Rechtliche Aufbewahrungsfristen können die Löschung von Daten verhindern, zum Beispiel bei Patientendaten oder aus steuerlichen Gründen. Um Informationen zum richtigen Zeitpunkt zu löschen, müssen Unternehmen ein Löschkonzept entwickeln. So stellen sie mithilfe von Löschmechanismen sicher, dass Daten weder zu kurz noch zu lang aufbewahrt werden. Bei der Löschung gelten zudem Dokumentationspflichten: Der Verantwortliche muss die entsprechenden Nachweise auf Verlangen vorlegen. Erfolgt die Datenlöschung zu früh, liegt ebenfalls ein Datenschutzverstoß vor.

Diverse Standardlöschfristen

In der Praxis müssen diverse Aufbewahrungsfristen Berücksichtigung finden. Für das Löschen personenbezogener Daten existiert kein Automatismus, da niemand vorhersehen kann, wie lange die Geschäftsbeziehung zu einem Kunden besteht und je nach Art der Daten unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen Anwendung finden. Bei den Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, Steuererklärungen oder Vertragsunterlagen schreibt das Gesetz genau vor, wie lange die Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Ist der Zweckfortfall eingetreten und steht der Löschung der Daten keine Aufbewahrungspflicht mehr entgegen, müssen diese gelöscht werden.

In diesen Fällen ergibt es durchaus Sinn, Löschkonzepte einzuführen, um die administrativen Prozesse zu vereinfachen und übersichtlicher zu gestalten. Die Aufbewahrungsfristen orientieren sich an den unterschiedlichen gesetzlichen Vorgaben (§140, 147 AO und § 257 i.V.m. § 238 HGB), zum Beispiel:

• zehnjährige Aufbewahrungspflicht für Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Legeberichte, Eröffnungsbilanz, Buchungsbelege, Rechnungen, Unterlagen für die Zollanmeldung (§ 147 Abs.3 i.V.m. Abs1, 4 und 4a AO, § 1b Abs1 UstG)
• sechsjährige Aufbewahrungspflicht gilt für Geschäftsunterlagen wie empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Die DIN 66398 fasst die Leitlinien zur Entwicklung eines Löschkonzepts mit Ableitung von Löschfristen für personenbezogene Daten zusammen. Dabei beginnt die Aufbewahrungsfrist jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres. Bei Aufbewahrungsfristen für Verträge beginnt die Frist erst nach Ende der Vertragsdauer.

Wann Daten als gelöscht gelten

Die normale Löschfunktion des Betriebssystems reicht nicht aus, um gespeicherte Informationen sicher zu entfernen. Denn auf der Festplatte bleiben Informationsfragmente weiterhin erhalten. Ein Wiederherstellungsprogramm kann diese Dateien in der Regel problemlos nachbilden. Um Informationen dauerhaft zu löschen, muss man sie überschreiben. Erst dann wird auf dem Speicherort eine neue Information hinterlegt, was die Wiederherstellung unmöglich macht. Wichtig: Bei der Löschung sollten alle Datenspiegelungen (zum Beispiel Back-ups) miteinbezogen werden.

Fazit

Die Datenschutzgrundverordnung schreibt nicht genau vor, wie und wie lange man Daten speichern darf– und wann man löschen muss. Sie helfen aber dabei künftige administrative Prozesse zu vereinfachen und übersichtlicher zu gestalten. Löschkonzepte und Standardlöschfristen sind umfangreich und aufwendig und am besten mit Begleitung eines Experten festzulegen.

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