Digitalisierung für den Lohnzettel

Digitalisierung für den Lohnzettel

Im Umfeld der Entgeltabrechnung greift die digitale Transformation ebenso um sich wie in allen anderen Unternehmensbereichen. Die Ablösung der Papierdominanz bei den Lohn- und Gehaltsabrechnungen hat begonnen und entwickelt sich derzeit sehr dynamisch. Technisch spricht nichts mehr gegen den Schritt hin zur medienbruchfreien elektronischen Verteilung der Gehaltsunterlagen über eine sichere Cloud-Plattform. Wichtig ist in jedem Fall, sich die Sicherheitsinfrastruktur des jeweiligen Cloud-Anbieters anzuschauen. Diese muss sicherstellen können, dass die sensiblen Lohndaten nicht korrumpiert werden.

Digitalisierung für den Lohnzettel

Noch bekommen die meisten Arbeitnehmer in Deutschland zwar nach wie vor ihre Lohn- und Gehaltszettel in Papierform. In einer Zeit, in der alle möglichen Prozesse verschlankt und auf ihr Digitalisierungspotenzial geprüft werden, steht dieses Verfahren aber mehr und mehr auf dem Prüfstand. Da ist es naheliegend, dass die Cloud auch bei den Prozessen rund um die Entgeltabrechnung als Nutzungsmodell akzeptiert wird. Praktisch ist das nicht zuletzt, weil Dokumente wie die Brutto/Netto-Abrechnung, die Lohnsteuerbescheinigung und der Sozialversicherungsnachweis in den meisten Betrieben oder bei den sie betreuenden Steuerberatungskanzleien sowieso softwaregestützt elektronisch erzeugt werden. Die vorliegenden Daten müssen also lediglich in eine sichere Infrastruktur hochgeladen werden, damit die Arbeitnehmer jederzeit und von überall darauf zugreifen können.

Schneller und kostengünstiger Datenfluss

Neben dem direkten Zugang der Beschäftigten zu ihren Unterlagen bietet eine Distributionsplattform in der Cloud auch für das Unternehmen handfeste Vorteile: Zunächst entfällt der zeitliche Aufwand für die physische Verteilung der Brutto/Netto-Abrechnung. Dadurch wird auch der zeitliche Spielraum bei der Abrechnungserstellung größer, da Postlaufzeiten keine Rolle mehr spielen. Auf Wunsch stehen die Dokumente unmittelbar nach der Abrechnung bereit.

Wurden die Abrechnungen den Mitarbeitern vorher an die Heimadresse geschickt, spart das Unternehmen zudem das Porto für diesen Versand. Zusätzlich kann es den Mitarbeitern mit den Monatsabrechnungen auch gleich noch aktuelle Hinweise rund um Lohn und Gehalt zukommen lassen – beispielsweise zu gesetzlichen Änderungen. Insgesamt wird der Lohnabrechnungsprozess gestrafft, da der bisherige Medienbruch nicht mehr stattfindet. Dadurch wird der Papierverbrauch deutlich reduziert, sodass sogar noch ein positiver Umwelt-Aspekt konstatiert werden kann.

Sind Arbeitgeber und Arbeitnehmer über ein sicheres Cloud-Portal vernetzt, sind neben der Bereitstellung der gehaltsbezogenen Dokumente noch viel weiter reichende Nutzungsmöglichkeiten denkbar. So kann eine solche Plattform beispielsweise auch für den Austausch von Informationen und Unterlagen rund um Dienstreisen und deren Abrechnung dienen, wodurch sich die Bearbeitungszeiten signifikant verkürzen. Darüber hinaus lassen sich beispielsweise Informationswege zwischen Arbeitgeber und häufig auswärts eingesetzten Mitarbeitern (z. B. im Home Office oder im Außendienst) optimieren.

(Auch) eine Frage der Sicherheit

Ein zentrales Element bei der digitalen Bereitstellung ist natürlich der Schutz der enthaltenen Daten. Während bei der Verteilung auf Papier Sicherheitsmerkmale in den Kuverts oder Paketen und die Verwendung spezieller Klebstoffe zumindest unbemerkten Fremdzugriff verhindern, kommt in der elektronischen Welt dem Zugriffsschutz auf die Dateien ein besonderer Stellenwert zu. In jedem Fall sollte der Zugang über eine 2-Faktor-Authentifizierung abgesichert werden, also über eine Kombination aus Besitz- und Wissenskomponenten. Solche Verfahren bieten einen deutlich höheren Schutz als die weit verbreitete Login-Möglichkeit mittels Benutzername und Passwort.

Die Schwierigkeit beim Zugriffschutz ist allerdings, ein sicheres Verfahren zu finden ohne gleichzeitig die Hürden für die Anwender zu hoch zu legen. Wenn die Sicherheit dazu führt, dass die Nutzer den Weg ins Portal scheuen, ist niemanendem geholfen. Ein gängiges und bei Anwendern akzeptiertes Absicherungsverfahren ist beispielsweise die smsTAN. Dabei kommen wechselnde, lediglich einmal gültige Transaktionsnummern (TAN) zum Einsatz. Sie werden für jeden Log-In-Vorgang neu erzeugt und an eine gesondert festgelegte Mobilfunk-Nummer gesendet. Das Verfahren ist dem üblichen Prozedere im Online-Banking ähnlich und wird vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hinsichtlich des Vertrauensniveaus als hoch eingeschätzt.

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Exzellenter Service als Differenzierungsmerkmal

Guter Service ist heute für viele Fertigungsunternehmen ein wesentliches Differenzierungsmerkmal. Denn je weniger sich Produkte technisch unterscheiden, umso mehr werden ergänzende Dienstleistungen zum Kaufargument. Aber was bedeutet heute eigentlich „guter Service“? Mit diesen Service-Komponenten agieren Unternehmen in der ersten Liga.

Exzellenter Service als Differenzierungsmerkmal

Das waren noch Zeiten, als Kundendienst-Techniker lediglich eine Hand voll Produkte kennen mussten und nur alle paar Jahre ein neues Modell auf den Markt kam! Heute sind die Produktzyklen deutlich kürzer – und die Produktpaletten breiter und variantenreicher. All dies macht das Tagesgeschäft für die Servicemitarbeiter im Innen- und Außendienst im Vergleich zu früher deutlich anspruchsvoller.

Obendrein sind die Erwartungen der Kunden an den Service merklich gestiegen. Sie erwarten, dass ihnen schnell und kompetent geholfen wird. Dies beginnt bei der korrekten Ursachenanalyse und endet bei der unkomplizierten und raschen Abwicklung: sei es Reparatur, das Wechseln eines Ersatzteils oder kompletter Umtausch. Wie gelingt es, in diesem anspruchsvollen Umfeld herausragenden Service zu bieten?

Schnelle Selbst-Hilfe mit Web-Portalen

Studien zeigen: Kunden suchen bevorzugt selbst nach Lösungen. Erst wenn sie nicht weiterkommen, kontaktieren sie den Hersteller. Erstklassiger Service beginnt also damit, den Kunden bei seiner Fehlerdiagnose und -behebung zu unterstützen. Dies gelingt am besten über ein Self-Service-Webportal. Neben ausführlichen Informationen zu den häufigsten Anfragen und einer intuitiven Suche sollte das Online-Angebot auch Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme per E-Mail und Telefon aufzeigen.

Der erste Eindruck zählt

Wenn dann doch im Service des Herstellers das Telefon klingelt, müssen die Mitarbeiter alle relevanten Kundeninformationen auf dem Schirm haben – vom Vertrag bis zur Montage-Dokumentation. Um den Kontext des Anrufs zu verstehen, gilt es, die gesamte Kontakthistorie zu überblicken. Im Dialog mit den Kunden sind dann vorgefertigte Textbausteine für Emails und Anschreiben besonders hilfreich. So kann ein Mitarbeiter, noch während er mit dem Kunden spricht, eine E-Mail mit einer Austausch-Anleitung oder einem Formular versenden.

Muss ein Service-Call von einer anderen Abteilung weiterbearbeitet werden, unterstützen Workflows bei der Übergabe. Wichtig ist dabei auch eine funktionierende Wiedervorlage mit Erinnerungsfunktion. Nur so lässt sich sicherstellen, dass keine Anfrage untergeht und jedem Kunden geholfen wird.

Auf den Vor-Ort-Einsatz optimal vorbereitet

Wenn der Innendienst selbst mit Ferndiagnose nicht mehr weiterhelfen kann, bleibt oft nur, dass ein Techniker zum Kunden vor Ort fährt. Dafür erwarten Kunden eine möglichst genaue Terminierung mit einem entsprechend ausgebildeten Techniker. Mit Hilfe einer erweiterten Ressourcenplanung lässt sich der Serviceeinsatz optimal vorbereiten. Denn zusätzlich zur Servicekraft können auch Diagnosegeräte, Spezialwerkzeuge oder ein bestimmtes Fahrzeug erforderlich sein. All diese Ressourcen gilt es verlässlich zu disponieren.

Reibungsloser Informationsfluss dank mobiler Lösungen

Ist der Außendienstmitarbeiter dann vor Ort, muss er über ein Webportal alle relevanten Informationen sofort parat haben: Besonders wichtig natürlich eine aktuelle Dokumentation, die bei Fehlerdiagnose und -behebung unterstützt. Auch die kontaktfreie Identifikation von Teilen über QR- oder Barcodes hilft, den Einsatz zu verkürzen und schnell das nötige Servicehandbuch aufzurufen. Dies gelingt nur, wenn die Service-Calls mit den Produkt- und Kundendaten integriert sind. Von diesem Plus an Effizienz profitieren Kunde und Hersteller gleichermaßen, weil dadurch Zeit gespart wird. Über ein mobiles Gerät lassen sich aber auch Verfügbarkeiten oder Bestellzeiten für Ersatzteile prüfen und so Folgemaßnahmen mit dem Kunden direkt vor Ort absprechen. Auch die Rückmeldung zum Einsatz und dessen Abrechnung lassen sich mit mobilen Geräten schneller anstoßen und abwickeln.

Alles auf Lager dank Ersatzteilmanagement

Wesentlicher Eckpfeiler eines guten Service ist das effiziente Ersatzteilmanagement. Damit Teile termingerecht bereitstehen, müssen Hersteller entsprechend vorausschauend disponieren. Nur so lassen sich die Lagerstandorte optimieren und Sicherheitsbestände senken. Ein optimiertes Ersatzteilmanagement, integriert mit dem ERP-System, ist für den Einsatz im Außendienst genauso wichtig wie für Reparaturen im Haus. Denn im Fall einer Rücksendung soll die Ware so rasch wie möglich in Stand gesetzt und dem Kunden wieder zurückgeschickt werden. Die Abwicklung lässt sich mit RMA-Belegen (Return Material Authorization), die gleich bei der Call-Annahme ausgestellt werden, deutlich beschleunigen. Sobald die Retoure an der Warenannahme eintrifft, ist sie über die Rücksendenummer direkt einem Call zuzuordnen.

Vorbeugen ist besser als Reparieren

Der beste Kundenservice ist der, der gar nicht gebraucht wird: Denn mit richtiger und rechtzeitiger Wartung lassen sich Produktionsausfälle minimieren. Wer zudem noch „Totzeiten“ von Anlagen für Wartung und Reparaturen nutzt, trägt wesentlich zur Wertschöpfung seiner Kunden bei. Dies erfordert allerdings, dass Unternehmen von den typischen „turnusmäßigen Wartungen“ auf einen individuell zugeschnittenen, vorausschauenden Service mit Predictive Maintenance umsteigen. Dann kann bereits im Vorfeld eingegriffen und ein ungeplanter Ausfall vermieden werden. So zum Beispiel, wenn sich Ersatzteile aufgrund der Gebrauchsintensität besonders schnell abnutzen. Oder wenn sich anhand von Sensorwerten auffällige Symptome ergeben, wie etwa ein schleichender Anstieg der Betriebstemperatur. Die vorausschauende Wartung ist jedoch nicht nur für Großanlagen oder Maschinenparks relevant. Vom Auto bis zur Waschmaschine: Auch Konsumgüterhersteller können mit diesem neuen Ansatz bei ihren Kunden punkten.

Da geht noch mehr

Eine Auswertung sämtlicher Service-Calls ist wesentlich, um Qualität und Kundenzufriedenheit sicherzustellen. Dabei geht es nur im ersten Schritt um die Performance der Mitarbeiter. Über eine lückenlose Rückverfolgung aller verbauten Teile und Chargen lassen sich grundlegende Probleme schneller erkennen und eingrenzen. Und bei Bedarf mit einer gezielten Rückrufaktion sogar vorbeugen.

Obendrein ermöglicht eine systematische Auswertung der Service-Calls, Verbesserungspotenziale in Abläufen und Produkten aufzuspüren. Außerdem lassen sich auf diesem analytischen Weg Ansatzpunkte für neue Dienstleistungsprodukte entdecken, etwa, indem man bestimmte Services zu Wartungspaketen bündelt.

Vielen Fertigungsbetrieben gelingt heute eine echte Differenzierung nur noch über den Service. Die Umsetzung fällt vielen Fertigern jedoch schwer. Vielleicht auch, weil sie als Ingenieurbetrieb von „Natur aus“ eher Produkt-orientiert denken und handeln. Aber guten Service anzubieten ist keine Wissenschaft. Es ist, wie die Verarbeitung von materiellen Werkstoffen auch, ein solides Handwerk.

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3 Gründe für eine integrierte Projektmanagementlösung

3 Gründe für eine integrierte Projektmanagementlösung

Komplexe Kundenaufträge, Produktentwicklungen oder die Optimierung der Geschäftsprozesse – laufend werden in Unternehmen neue Projekte angestoßen. Um diese erfolgreich durchzuführen, gilt es, über mehrere Fachbereiche hinweg Aufgaben zu koordinieren, Ressourcen zu planen und alle Beteiligten stets informiert zu halten. Drei Gründe sprechen für eine in das ERP-System integrierte Projektmanagementlösung, um solche vielfältigen Planungs-, Abwicklungs- und Controllingaufgaben einfach zu meistern

3 Gründe für eine integrierte Projektmanagementlösung

Grund 1: Projektplanung – bereichsübergreifend und grafisch unterstützt

Eine integrierte Projektmanagementlösung verknüpft die Abläufe von Fachbereichen und schafft eine Klammer sowohl über Vertriebsaufträge als auch in der Fertigung.  Aufgaben, Fertigungsaktivitäten, Ressourcen und Termine lassen sich übergreifend planen und steuern. So können beispielsweise für Terminverschiebungen selbst definierte Workflows sowohl für den Key-Account als auch für den Produktionsplaner eingerichtet werden.  Zur effizienten Planung stehen dem Projektteam vielfältige Grafiken in Form von Projektstrukturplänen, Netzplänen und Gantt-Diagrammen zur Verfügung.

Grund 2: Höchste Transparenz durch Multi-Projektmanagement

Das Projektmanagement legt als übergeordnete Planungsinstanz alle erforderlichen Arbeitsabläufe und Ressourcen fest. Um Engpässe oder Ressourcenkonflikte mit anderen Vorgängen schnell zu erkennen, berücksichtigt ein integriertes ERP-System sämtliche Projekte des Unternehmens. So lassen sich Terminverzögerungen noch zuverlässiger vermeiden und gegensteuernde Maßnahmen frühzeitig einleiten.

Für diese Werbung sind DIE DIGITAL-WEBER (part of mwbsc GmbH) verantwortlich.

Grund 3: Voll integriertes Projektcontrolling

Eine enge Verzahnung der Projektmanagementlösung mit dem ERP-System sorgt zu jedem Zeitpunkt für einen genauen Überblick über alle geplanten, entstandenen und noch zu erwartenden Kosten. Nach den ersten Budgetschätzungen und der Vorkalkulation werden die tatsächlichen Eingangsrechnungen, Materialentnahmen und Zeiten direkt im Projekt ausgewiesen.  Für die Kostenrechnung entsteht kein zusätzlicher Aufwand und ein zentralisiertes Controlling kann die Projektleiter entlasten. Die Nachkalkulation wird damit vereinfacht und es ergeben sich keine unterwarteten Ergebnisse. Mit einer solchen mitlaufenden Aufwandsbetrachtung kennen die Projektmanager zu jeder Zeit die Gesamtsituation und das Controlling hat alle Projekt- und Herstellkosten im Griff.

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Der digitale Zwilling: ein Herzstück der industriellen Produktion

Der digitale Zwilling: ein Herzstück der industriellen Produktion

Digitale Klone von realen Maschinen erlauben Unternehmen genauere Daten zu Lebensdauer, Wartungszustand, Verschleiß und mehr zu erzeugen – an die gleichen Konditionen angepasst, denen das reale Gegenstück ausgesetzt ist. Dabei kann der digitale Zwilling sein Potential bereits bei der Produktion entfalten.

Der digitale Zwilling: ein Herzstück der industriellen Produktion

Der digitale Zwilling verbindet die reale mit der digitalen Welt. Das Modell, mit dem ein physisches Produkt virtuell abgebildet wird, schafft für Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten, die künftigen Abläufe entlang der gesamten Wertschöpfungskette zu optimieren – und so die industrielle Produktion sicherer und effizienter zu gestalten. Immer mehr Unternehmen werden künftig auf diese Technologie setzen.

Tausende Industrieanlagen in Fabriken, Kraftwerken, in der Wasserversorgung oder in Kliniken müssen jeden Tag zuverlässig arbeiten. Legt ein Defekt die Produktion oder die Versorgung lahm, wird es teuer. Reparatur und Stillstand durch verschlissene Bauteile bedeuten erhebliche finanzielle Verluste. Ein digitaler Zwilling verhindert ungeplante Ausfälle und soll die industrielle Produktion revolutionieren.

Dabei berücksichtigt der digitale Zwilling die in der Realität auftretenden Lasten in der Softwaresimulation. Durch die gewonnenen Ergebnisse lässt sich der tatsächliche Zustand besser und gezielter bewerten. Der digitale Zwilling ermöglicht es, lebensdauerrelevante Produkteigenschaften zu bewerten, die reale Sensoren kaum messen können.

Unternehmen können konkrete Maßnahmen daraus ableiten, beispielsweise um Verschleiß rechtzeitig zu diagnostizieren.

Hohe Kosten durch mögliche Produktverluste

Denn am Ende spielt die Optimierung der Kosten für jedes Unternehmen die entscheidende Rolle. In langlebigen Produkten wie Maschinen und Anlagen müssen eine hohe Verfügbarkeit sowie eine zuverlässige Funktion sichergestellt sein – etwa in der Energieversorgung oder in der Lebensmittelindustrie sind sie beispielsweise unverzichtbar.

Vorteile bieten sich beispielsweise deutschen Maschinenbauern, die ihre Anlagen in die ganze Welt exportieren. Denn in bestimmten Branchen oder Regionen ist das Nutzungsverhalten bei gleichen Maschinen unterschiedlich. Der digitale Zwilling kann die Entwicklung dahin treiben, die Produkte auf die konkrete Nutzung und die jeweiligen Rahmenbedingungen wie klimatische Bedingungen abzustimmen. Eine Anlage in Afrika bedarf in der Regel eine andere Auslegung als in Skandinavien.

Virtuelle Entwicklung von Anlagen

In der Entwicklung von Anlagen sind digitale Modelle laut Gebhardt schon längst etabliert. Die Simulation und Validierung von Produkteigenschaften spielen in der industriellen Entwicklung mittlerweile eine entscheidende Rolle: Bietet die Fahrzeugkarosserie beispielsweise möglichst wenig Luftwiderstand? Funktioniert die Elektronik zuverlässig? Bereits am digitalen Modell lassen sich Komponenten im Bereich Mechanik, Elektronik und ihre Interaktion im Systemverhalten optimieren.

Der digitale Zwilling als tatsächliches Abbild des
physischen Produkts ist zwar keine Vision mehr, doch derzeit setzen primär Unternehmen
auf die Technologie, die sich als Early
Adopter
einen Vorsprung erarbeiten wollen. Das wird sich ändern. Laut dem IT-Analyse-
und Marktforschungsinstitut Gartner werden bis 2021 die Hälfte der größeren
Industrieunternehmen den digitalen Zwilling als Abbild des physischen Produkts
einsetzen und ihre Effektivität so um zehn Prozent steigern können.

Für die Hersteller von Equipment und Anlagen ist der Wunsch der Betreiber nach einem zustandsoptimierten Betrieb die Chance, digitale Zwillinge als Basis für einen digitalen Service und dem digital Business zu nutzen. Während Machine Learning – das Verarbeiten von Sensordaten – von verschiedensten Anbietern realisiert werden kann, ist nur der Anbieter des physischen Produkts in der Lage, einen simulationsbasierten digitalen Zwilling auf Basis seines Entwicklungs-Know-hows anzubieten und so über sein physisches Produkt hinaus auch digitale Services für den Betrieb zu monetarisieren.

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Falsche Mythen über Künstliche Intelligenz

Falsche Mythen über Künstliche Intelligenz

Aktueller Hype um KI wird von vielen Irrtümern begleitet!

Falsche Mythen über Künstliche Intelligenz

Die einen glauben, Künstliche Intelligenz werde in wenigen Jahren die Welt beherrschen; die anderen zweifeln daran, dass sie überhaupt existiert. IFS erläutert, warum die Wahrheit wie immer in der Mitte liegt.

Künstliche Intelligenz (KI) ist derzeit eines der Themen, das am stärksten polarisiert und am meisten gehypt wird. Damit einher gehen viele falsche Vorstellungen, Erwartungen und Befürchtungen. Zur besseren Einordnung beleuchtet IFS Labs, das Innovationszentrum des Business-Software-Anbieters IFS, fünf gängige Mythen über Künstliche Intelligenz.

1. KI ist neu

Die Idee, Künstliche Intelligenz zu erschaffen, gibt es schon lange. Der US-amerikanische Informatik-Professor John McCarthy prägte den Begriff “Artifical Intelligence” bereits 1955 und erforschte an der Universität Stanford die Grundlagen der KI. Seither gab es immer wieder neue Entwicklungen und Hypes um das Thema – auf die dann meist Ernüchterung folgte. Den aktuellen und voraussichtlich nachhaltigen Schub erhält die KI vor allem durch die inzwischen breit verfügbaren Big Data sowie die massiv gestiegene und durch Cloud Computing hochskalierbare Rechenleistung.

2. KI denkt wie ein Mensch

Künstliche Intelligenz wird häufig stark überhöht dargestellt und es wird suggeriert, sie könne selbstständig denken und Probleme lösen wie ein Mensch. Aber auch KI-Systeme machen nach wie vor nichts anderes, als das auszuführen, was ihnen Menschen zuvor durch Programmierung aufgetragen haben. Dabei sind sie mittlerweile soweit fortgeschritten, dass sie den Eindruck erwecken können, man habe es mit menschlicher Intelligenz zu tun – etwa, indem KI-Systeme Bilder erkennen, Sprache verstehen oder Autos steuern. Dennoch bleibt es nur ein Eindruck.

3. KI und Machine Learning sind dasselbe

Künstliche Intelligenz ist der Überbegriff für alle Systeme und Technologien, die den Eindruck menschlicher Intelligenz erwecken. Machine Learning ist nur eine dieser Technologien. Bei ihr werden Algorithmen konstant mit neuen Daten gefüttert und so darauf trainiert, ihren Output immer weiter zu verbessern. Weitere Teildisziplinen der Künstlichen Intelligenz wären etwa Deep Learning, Cognitive Processing oder Natural Language Processing.

4. KI wird uns allen die Jobs wegnehmen

Bis jetzt haben technologische Revolutionen am Ende immer mehr Jobs geschaffen als zerstört. Dasselbe ist auch bei der Künstlichen Intelligenz zu erwarten. Das gilt ganz besonders dann, wenn die Menschen unterstützt und ermutigt werden, die neuen Fähigkeiten zu erlernen, die sie brauchen, um Seite an Seite mit intelligenten Systemen zu arbeiten. Das wahrscheinlichste Szenario ist deshalb, dass Menschen und KI zusammenarbeiten und sich gegenseitig unterstützen werden.

5. KI wird irgendwann die Weltherrschaft an sich reißen

Die Dystopie, dass intelligente Roboter eines Tages die Menschheit unterwerfen, beschäftigt die Science-Fiction bereits seit ihren Anfängen. Fritz Langs Film Metropolis aus dem Jahr 1927 lässt grüßen. Aber auch aktuell geistern derartige Horrorvisionen immer wieder durch die Medien. Was dabei komplett ignoriert wird: Selbst wenn Roboter irgendwann so etwas wie Moral oder einen Willen haben sollten, würden sie immer nur dem entsprechen, was Menschen zuvor programmiert haben. Eigene Motive werden Roboter nie entwickeln können.

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Wie Sie mit einer Data Management-Plattform (DMP) unternehmensinterne Datensilos aufbrechen

Wie Sie mit einer Data Management-Plattform (DMP) unternehmensinterne Datensilos aufbrechen

Ein Kunde, eine Datenwelt, ein Ziel!

Wie Sie mit einer Data Management-Plattform (DMP) unternehmensinterne Datensilos aufbrechen und Daten für eine individuelle und erfolgreiche Echtzeit- Kundenansprache nutzbar machen können

Stellen Sie sich vor, Sie haben den Job eines Lageristen bei einem großen Versandhaus angetreten. Die erste Lieferung kommt. Sie nehmen diese an und fahren sie in die linke hintere Ecke Ihres Lagers. Am nächsten Tag kommt die nächste und sie fahren diese Sachen in die rechte Ecke. Die nächste Lieferung packen Sie oben drauf und die übernächste davor, dann daneben, dann kommt die nächste und die nächste und die nächste. Es geht immer so weiter, bis Ihr Lager voll ist. Nun bekommen Sie eine Liste mit den ganzen Bestellungen. Nur leider wissen Sie nicht mehr, was sie wo hin verräumt haben und leider kommen Sie an Ihre Sachen auch nicht mehr heran.

Unvorstellbar? So geht es manchem Marketingverantwortlichen mit den Daten über aktuelle und potenzielle Kunden seines Unternehmens. Wie in einem Lager die Waren, werden in jedem Unternehmen Unmengen an Daten gesammelt: Bei jedem Kundenkontakt werden Informationen eingeholt, ob online oder persönlich, bei Webseiten-Besuchen und Online-Käufen, am Point of Sale, bei Außendienstkontakten, in Beratungsgesprächen oder bei Service-Anfragen. Hinzu kommt, dass Marketingverantwortliche häufig Daten von Zweit- oder Drittanbietern, zum Beispiel bei Geschäftspartnern oder bei professionellen Datenhändlern, hinzukaufen, wenn wichtige komplementäre Informationen zum Kunden fehlen.

Kehrtwende: Nur strukturierte Daten sind wertvoll

All diese Daten sind nun in verschiedenen Abteilungen im Unternehmen verstreut. Wie in einem riesigen unübersichtlichen Lagerhaus türmen sie sich in den virtuellen und physischen Ordnern und Ablagesystemen. Den Überblick über diese vielen Datensilos zu behalten, die Datenflut gar manuell zu strukturieren und zu verarbeiten, wird praktisch unmöglich. Wurde jahrelang gebetsmühlenartig zum Datensammeln aufgerufen – „Je mehr Daten ein Unternehmen hat, desto genauer kennt es seine Kunden“ – wird heutzutage zum Kehraus geblasen. Mittlerweile wissen Marketingverantwortliche: Es kommt nicht nur auf die Menge der Daten an, die sie sammeln, sondern vor allem darauf, wie sie mit den Informationen umgehen, wie sie sie speichern, strukturieren und analysieren. Data Management heißt das neue Zauberwort und Data Management Plattformen (DMP) bieten die Möglichkeit, Ordnung in die chaotische Lagerhaltung zu bekommen und die Daten in Echtzeit an den richtigen Abnehmer zu liefern.

Bei der Datenverwaltung steht der Kunde im Mittelpunkt

Die bislang gängige Art, Kunden-Informationen in einzelnen Datensilos abzulegen und zu verwalten, zum Beispiel getrennt nach digitalen und Offline-Daten, nach Akquise und Postsales, nach Offsite-, Onsite-, Offline- und CRM-Daten, etc. wird durch einen ganzheitlichen Ansatz abgelöst, in dessen Mittelpunkt der Kunde und die Kundeninteraktion steht. Die Daten werden dabei nicht mehr getrennt voneinander betrachtet, sondern in einer DMP zusammengeführt, basierend auf einer anonymen Nutzer-ID. Bei der DMP handelt es sich somit um eine Art „Super-Datenbank“, die unterschiedliche Datenquellen und Arten von Informationen – First-, Second- und Third-Party-Daten – zusammenführt und für Echtzeit-Kundeninteraktionen zur Verfügung stellt. Was aber versteht man unter First-, Second- und Third-Party-Daten?

Werden Sie zum Daten-Experten für diese drei Arten von Daten:

First-Party-Daten

Als First-Party-Daten bezeichnet man jene Daten, die Unternehmen auf der eigenen Website sammeln, beispielsweise über Kontakt- oder Suchformulare, Webanalyse oder Testing, sowie Offline-Daten, wie zum Beispiel aus dem CRM-System oder aus den Rückmeldungen zu einem Gewinnspiel. Auch wenn diese Informationen von grundlegender Bedeutung sind, ergeben sie alleine noch kein vollständiges Bild eines Verbrauchers: Dieses gelingt erst, wenn die Informationen mit Second und Third-Party-Daten verknüpft werden.

Second-Party-Daten

Bei Second-Party-Daten handelt es sich um First-Party-Daten von Dritten, zum Beispiel von Geschäfts- oder Marketingpartnern. Beispielsweise werden durch Media-Agenturen Daten im Rahmen von Kampagnenauslieferungen erhoben, die anschließend als Second Party-Daten bereitgestellt werden können. Es handelt sich vor allem um Informationen über Interessengebiete sowie andere, nicht-personenbezogene Segmentierungs-Daten (Altersgruppe, Geschlecht, Herkunft, Kaufinteressen). Da Unternehmen, je nach Branche und Produktangebot, ganz unterschiedliche Kundendaten sammeln, ergänzen sich First- und Second-Party-Daten oft gut und sorgen für ein vollständigeres Kundenbild.

Third-Party-Daten

Bei Third-Party-Daten handelt es sich um Daten, die von professionellen Datenhändlern zugekauft oder angemietet werden. In der Regel werden diese Daten über sogenannte Third Party Cookies über eine Vielzahl von Webangeboten erhoben und ausgewertet.

Eine Kombination aus all diesen drei Datentypen ermöglicht eine verbesserte Sicht auf die Kundeninteressen und damit eine Möglichkeit zur Optimierung der Kundenansprache.

Segmentierung: Kunden kontextbezogen ansprechen

Dabei ist die DMP gleichzeitig Brücke zwischen diesen drei Datenarten und Kommandozentrale für den Marketer. Die DMP erfasst nicht nur Daten zu Kunden und Kundeninteraktionen, sondern hilft auch dabei, die Kundendaten zu segmentieren und für das Aussteuern von Inhalten und Werbung gezielt nutzbar zu machen. Und zwar sowohl in der Akquise als auch auf der Website, in Apps, im Call-Center oder für gezielte E-Mailings. So kann ein Online-Händler mit den richtigen Inhalten die Relevanz seiner Produktempfehlungen individuell für jeden Besucher verbessern und seine Konversionsraten deutlich steigern. Dafür muss er aber wissen, was der Besucher erwartet, was ihn interessiert, und vor allem: er muss all diese Informationen beisammen haben.

Künstliche Intelligenz senkt Marketing-Budgets bei gleichbleibendem Erfolg

Immer mehr Anbieter bauen künstliche Intelligenz (KI) in ihre DMP ein. Dies ermöglicht eine intelligentere Nutzung der Daten und automatisiert Analysen und Berechnungen. Ein Beispiel dafür ist die Kalkulation von Kauf- beziehungsweise Konversionswahrscheinlichkeiten: Hierbei werden diese Wahrscheinlichkeiten auf Basis der Analyse des bisherigen Verhaltens eines Nutzers und der Einordnung dieses Verhaltens mit dem aller Nutzer vorhergesagt. Diese Daten helfen nicht nur bei der Segmentanalyse, sondern auch bei der Reduzierung von Marketing-Budgets, zum Beispiel beim Retargeting: Nutzer, deren Kaufwahrscheinlichkeit über oder unter bestimmten Schwellenwerten liegt, werden vom Retargeting ausgenommen. Das eingesparte Budget kann nun für andere Maßnahmen verwendet werden.

Die Studie eines Online-Shops ergab, dass über 80 Prozent der Warenkorbabbrecher auf seiner Website, für die eine sehr hohe Kaufwahrscheinlichkeit vorlag, danach ohne Retargeting-Maßnahme die ausgewählten Produkte gekauft haben. Dadurch konnten 30 Prozent der Marketingausgaben für das Retargeting ohne nennenswerte Umsatzeinbußen eingespart werden.

Überblick: So unterstützt DMP das Marketing

  • Kunden bei der Kaufentscheidung mit den richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt zu unterstützen
  • Kunden entsprechend ihren Bedürfnissen zu beraten
  • Die Akquise-Kosten für Neukunden zu senken, indem man Werbung gezielter aussteuert und Streuverluste verringert.
  • Upsell-Potenziale zu nutzen für gezielte Produktempfehlungen zum richtigen Zeitpunkt, auch bei längerfristigen Kundenbeziehungen
  • Service-Kosten zu senken, indem Chat-Fenster zum Beispiel nur bestimmten Kundenprofilen angeboten werden
  • Bestimmte, nicht interessierte Kunden von Promotions- und Mailing-Aktionen auszunehmen
  • Individuell bei Warenkorbabbrechern nachzufassen
  • VIP-Kunden mit vereinfachten Zahlungsmöglichkeiten zu locken
  • Kunden, die im Begriff sind, die Website zu verlassen, spezielle Angebote zu machen
  • Langfristigen Kunden-Churn durch Segment-Analyse und rechtzeitige Ansprache zu vermeiden

Botschaften individualisieren

Wie das Ganze funktioniert? Je mehr Informationen dem Marketingverantwortlichen über die Interessen seiner User vorliegen, je genauer und umfangreicher die User-Profile in der DMP sind, und je spezifischer die Segmentierung, umso besser können Kampagnen und Werbebotschaften individualisiert werden. Ein Schlüssel für effektives und erfolgreiches Marketing, denn die Konversionsraten individualisierter Werbebotschaften sind deutlich höher als die allgemeiner, ungezielter Botschaften.

Wissen transferieren

Auch können Marketingverantwortliche zufällige Erfolge wiederholbar machen, indem sie auf die User-Profile in der DMP zurückgreifen. Reagiert zum Beispiel eine Bestandskundengruppe mit einem besonderen Attribut positiv auf eine Werbekampagne, kann dieselbe Maßnahme auch an Neukunden mit demselben Merkmal ausgespielt werden. Vermutlich werden diese auch positiv reagieren. Dieses Vorgehen bietet sich für alle Ebenen an, vom Newsletter oder der Mailing-Aktion bis hin zur personalisierten Beratung des Kunden im Ladengeschäft.

In Echtzeit reagieren

Besonders interessant sind individualisierte Online-Angebote, die in Echtzeit ausgestreut werden: So ist es möglich, über die Navigationsdaten in der DMP jene Nutzer zu identifizieren, die sich immer wieder bestimmte Produktgruppen angesehen haben, ohne dabei etwas zu kaufen. Diese potenziellen Kunden können mithilfe eines individuellen Angebots – zum Beispiel einem Preisnachlass auf das Produkt, an dem sie Interesse gezeigt haben – unter Umständen doch noch zum Kauf bewogen werden.

Nach dem Kauf weiteragieren

Ein Kunde, der sich z.B. ein neues Schlafzimmer kauft, hat vermutlich Interesse an weiteren Möbeln, hier gilt es auf Basis der bisherigen Käufer und der gekauften Gegenstände, Vorschläge zu entwickeln und zu testen, die einen automatisierten Dialog mit dem Kunden ermöglichen. Je nach Größe, Preis, Stil der gekauften Möbel kann auf Basis von Lookalike-Analysen ein Profil erstellt werden, welche anderen Anschaffungen für den Käufer noch von Interesse sein könnten. Hier gilt es, Hypothesen zu bilden und entsprechende Kommunikationsmaßnahmen und Kanäle zu testen, um einen möglichst nachhaltigen Dialog mit dem Kunden zu erzeugen.

Fazit

Über eine DMP können Marketingverantwortliche eigene Kundendaten und Daten von Drittanbietern bestmöglich organisieren und segmentieren. Sie können situationsbezogene Angebote ausstreuen, Botschaften kommunizieren, Wissen transferieren, Warenkorbabbrecher ansprechen und Echtzeitanalysen durchführen. Sie verfeinern ihre Akquise- und Kundenbindungsstrategien, senken ihre Ausgaben durch ein genaueres Targeting und steigern die Chancen für einen erfolgreichen Kaufabschluss und eine positive Customer Experience.

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So treibt der Plattform-Gedanke als Business-Modell den E-Commerce

So treibt der Plattform-Gedanke als Business-Modell den E-Commerce

Vor den Akteuren im E-Commerce liegen wegweisende Entscheidungen, die in Sachen Technologie die Weichen für den Handel von Morgen stellen. Welche elementare Rolle der Plattform-Gedanke dabei spielen werden in diesem Beitrag skizziert.

Plattformen schaffen Mehrwert über den Vertrieb hinaus

In Plattformen, die unterschiedliche Branchenakteure zusammenbringen, liegt die Zukunft vieler Geschäftsmodelle – insbesondere im B2B. Plattformen können jedoch nur dann erfolgreich sein, wenn sie viele potenzielle Teilnehmer überzeugen, sich anzudocken und mitzumachen. Das bedeutet: Um die kritische Masse auf einer Plattform zu vereinen, müssen Betreiber erkennbare Mehrwerte für alle schaffen und diese klar kommunizieren. Aktuell heißt das in vielen B2B-Branchen, die Außenwirkung von Plattformteilnehmern wie Händlern oder Produktherstellern zu verstärken, indem sie Zugang zu hochwertigen Produktdaten und professionellen Vertriebskanälen erhalten. Für Unternehmen, die ihre Vertriebswege weder aus eigener Kraft, noch über das Sprungbrett einer Plattform digitalisiert haben, wird der Konsolidierungsdruck immer stärker. Gleichzeitig sind Plattformbetreiber in Zukunft noch stärker gefragt, jenen Unternehmen, die in ihrer jeweiligen Branche bereits den Sprung geschafft haben, zusätzliche Anreize zu bieten, um für sie attraktiv zu bleiben. Dazu zählt es etwa, an Plattformen teilnehmende Unternehmen mit neuen potenziellen Partnern wie Datenanbietern zu vernetzen, die sie benötigen, um nicht nur einzelne Bereiche wie den Vertrieb zu digitalisieren, sondern ihr Geschäftsmodell ganzheitlich zu transformieren. So wird die Plattform zum Ermöglicher von Coopetition-Modellen.

Um der Daten Willen: Plattformen brauchen Anschlussfähigkeit

Geschäftsmodelle mit transaktionalem Charakter – wenn also viele Marktteilnehmer individualisiert auf die jeweilige Geschäftsbeziehung miteinander handeln – profitieren enorm von der transformativen Kraft von Plattformen. Die hohe Komplexität, etwa bei Beschaffung oder Pricing, ruft förmlich nach einem zentralen Betreiber, der den zugrundeliegenden Prozess effizient digitalisiert und damit oft eine ganze Branche transformiert. Und ganz einfach: eine Initialzündung liefert, damit bei bisher im Wettbewerb stehenden Unternehmen die Bereitschaft steigt, zu kooperieren. Im Kern ermöglicht also gerade die zentrale Stellung von Plattformbetreibern größeren Austausch zum Wohle aller Beteiligten. Dabei gilt: Zukunftsfähige Plattformen sind immer auch nach außen anschlussfähig. Mit durchlässiger Hülle können Daten von Partnern, Wettbewerbern, Datenmarktplätzen oder direkt von einzelnen Lagereinheiten in das System fließen. Das begünstigt auch den Einsatz von Technologien wie Machine Learning. Durch den Zufluss von Datenströmen aus den unterschiedlichsten Quellen werden Algorithmen trainiert und damit neue digitale Geschäftsmodelle ermöglicht.

Emanzipation der Plattformökonomie

Das Schlagwort ‘Plattform’ prägte zuletzt den Diskurs zur Digitalisierung im Mittelstand. Diese Visionen werden nun immer erwachsener und konkreter. Nicht jedes Unternehmen muss zwangsläufig eine eigene Plattform etablieren, um erfolgreich zu transformieren, denn Innovation ist nicht gleich Plattform. Im Sinne der ‘Coopetition’ entstehen unternehmensübergreifende Plattformen, die das Silo-Denken aufbrechen und innovative Lösungen für ganze Branchenzweige abdecken. Erste Konzerne bilden Joint Ventures und implementieren wettbewerbsübergreifende Task Forces. Für Agenturen ergibt sich ein neues Geschäftsmodell der kooperativen Vermittlung. So können Player mit dem gleichen Mindset Innovationen künftig schneller umsetzen und echte Plattformen mit Mehrwert schaffen.

Die Agentur der Zukunft als agile Plattform

Künftig werden sich sehr fokussierte und auf bestimmte technologische Konzepte spezialisierte Agenturmodelle herausbilden. Agenturen begreifen sich dann als eigene Plattformen, die die variierenden Auftraggeber-Geschäftsmodelle jederzeit an sich andocken können. Ausgestattet mit den benötigten Kompetenz- und Wissenszentren beginnen plattformorganisierte Agenturen direkt mit der Entwicklung eines Kernprojekts in der Digitalisierung und implementieren ihre Arbeitsweisen sowie neue Prozesse hinein. Nach erfolgreichem Produktlaunch wird das Agenturteam aus der bestehenden Organisation wieder ausgegliedert. Die zukünftige Positionierung von Agenturen geschieht darüber hinaus abseits des bisherigen Commerce-Gedanken. Digitalagenturen verstehen ‘Transaktionen’ nicht mehr nur rein finanziell, im Sinne von Bestellungen im Online-Shop oder auf dem Online-Marktplatz. Vielmehr sehen sie Transaktionen als Vermittlungsleistungen in sämtlichen, auch unternehmensinternen, Prozessketten, die es optimal im Digitalen abzubilden gilt. 

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Wie Einzelhändler ihre Kunden vergraulen

Wie Einzelhändler ihre Kunden vergraulen

Der stationäre Einzelhandel steht vor großen Herausforderungen. Dennoch ist es für Händler nicht immer einfach, das Einkaufserlebnis in ihren Geschäften zu verbessern. Scandit nennt typische Fallstricke und zeigt auf, wie sie sich vermeiden lassen. So vergraulen Einzelhändler ihre Kunden nicht mehr!

Wie Einzelhändler ihre Kunden vergraulen

Das Einkaufserlebnis in Ladengeschäften hat sich in den letzten Jahren kaum verändert. Es wirkt oft ein wenig veraltet, manchmal sogar frustrierend. Einige Händler scheuen aufgrund der schwierigen wirtschaftlichen Lage größere Investitionen. Dadurch laufen sie Gefahr, noch weiter von experimentierfreudigen Wettbewerbern und Online-Konkurrenten abgehängt zu werden. Scandit, der führende Anbieter von Smart-Data-Capture-Lösungen, erläutert, mit welchen Nachlässigkeiten Einzelhändler Kunden vergraulen und mit welchen Konzepten und Lösungen sie einfach gegensteuern können:

Lange Wartezeiten an der Kasse

Kaum etwas ärgert Kunden so sehr, wie das Anstehen an der Kasse. In einer Scandit-Umfrage nannten 46 Prozent der Teilnehmer aus der DACH-Region lange Warteschlangen als größtes Ärgernis beim Einkauf. Nicht immer sind zu wenig Kassen oder zu wenig Mitarbeiter der Grund. Manchmal bremsen schlicht Stornos oder die Abwicklung eines Gutscheins den Ablauf. Am Frusterlebnis der Wartenden ändert das allerdings nichts.

Wie geht es besser? Viele Kunden sind inzwischen an Scan and Go gewöhnt, weil sie es von großen Handelsketten kennen. Sie schätzen die Zeitersparnis durch den Self-Checkout. Dank moderner SDKs lassen sich Apps mit Scan and Go heute deutlich schneller und einfacher umsetzen als noch vor einigen Jahren. Der Aufwand ist auch für kleine Händler zu stemmen. Der Fokus auf Basisfunktionen hilft, Kosten und Entwicklungszeiten zu minimieren, zusätzliche Features lassen sich später immer noch nachrüsten. Auch mit einem mobilen Point of Sale (mPOS) können Händler punkten. Denn Kunden können überall im Geschäft zahlen und müssen sich nicht mehr an einem festen Ort anstellen. In der Modebranche setzen bereits 48 Prozent der Händler auf mPOS, um Warteschlangen zu verkürzen und zu verhindern, dass Kunden einfach den Laden verlassen. 

Schlecht informiertes oder fehlendes Personal

Zu den Stärken des stationären Handels zählen Beratung und Services. Doch nicht immer sind Mitarbeiter in der Lage, alle Fragen der Kundschaft zu beantworten. Bisweilen lässt sich auf die Schnelle auch gar kein Mitarbeiter auftreiben. Dann droht die Gefahr, dass der Kunde das Geschäft frustriert verlässt, den Kauf andernorts tätigt und nie wieder kommt.

Mit den richtigen Tools vergraulen Einzelhändler ihre Kunden nicht
Quelle: Scandit

Wie geht es besser? Smart-Data-Capture-Technologien ermöglichen viele nützliche App-Funktionen, weit über Scan and Go hinaus. Sie erlauben es Kunden, durch den Scan eines Produktes mit dem Smartphone beispielsweise detaillierte Produktinformationen oder Testberichte abzurufen. Diese Funktionen können auch Mitarbeiter nutzen, um Kunden besser zu beraten. Sie können konkrete Produktempfehlungen auszusprechen, Hinweise zu Pflege oder Kompatibilität zu geben oder passendes Zubehör vorzuschlagen. Oder auch, um die Verfügbarkeit anderer Produktvarianten im Lager zu prüfen. In der Modebranche nutzen 73 Prozent der Händler diese Möglichkeiten schon.

Kein Wissen über Stammkunden

Für den klassischen Einzelhändler sind Kunden oft eine anonyme Masse. Generelle Trends und Verkaufsschlager lassen sich zwar an den Absatzzahlen ablesen, aber was einzelne Kunden für Präferenzen haben und wie regelmäßig sie das Geschäft besuchen, ist nicht nachvollziehbar. Das macht es schwer, Kundentreue zu belohnen und Kunden durch auf sie zugeschnittene Angebote langfristig zu binden.

Wie geht es besser? Apps mit Smart-Data-Capture-Technologien liefern Einzelhändlern wichtige Informationen zum Einkaufsverhalten der Kunden – von der Einkaufsfrequenz über die Lieblingsprodukte bis zur Größe des Warenkorbs. Diese Informationen können sie für individuelle Gutscheine und Rabattaktionen nutzen, die sich sogar direkt beim Einkauf anzeigen lassen, wenn der Kunde ein Produkt scannt, um es zu erwerben oder Produktdaten abzurufen. 60 Prozent der Kunden in der DACH-Region würden der Scandit-Umfrage zufolge eine App nutzen, um Zugang zu personalisierten Aktionen und Angeboten zu erhalten. 

Fokus auf die Offline-Welt

Verzichten stationäre Einzelhändler auf digitale Konzepte, könnten sich ihre Kunden irgendwann fragen, warum sie die Ladengeschäfte weiterhin regelmäßig besuchen sollten. Schließlich ist Online-Shopping äußerst bequem und überzeugt mit einem personalisierten Einkaufserlebnis, umfangreichen Produktinformationen und schnellem Fulfillment. Warum also im lokalen Handel kaufen, nachdem man sich bereits online informiert hat und der anschließende Kauf nur ein paar Sekunden dauert? Warum ein Geschäft aufsuchen, wenn nicht garantiert ist, dass das gewünschte Produkt überhaupt vorrätig ist, und das in der richtigen Farbe, Größe oder Ausstattungsvariante?

Wie geht es besser? Omnichannel-Konzepte, die Online- und Offline-Welt geschickt verknüpfen, machen Ladengeschäfte attraktiver und helfen stationären Händlern, ihre Stärken besser auszuspielen. Ein Online-Shop ist da nur der Anfang. Idealerweise können Kunden dort Produkte vergleichen und Verfügbarkeiten checken, das Wunschprodukt dann aber auch reservieren, um es im Laden anzuschauen oder sich weiter beraten zu lassen. Auch Click and Collect, also die Abholung einer Online-Bestellung beim Einzelhändler, ist für viele Kunden attraktiv, weil Lieferzeiten und Versandkosten wegfallen. In der Modebranche haben das viele Händler verstanden – 73 Prozent wollen ihre Technologieinvestitionen in den kommenden zwölf Monaten nutzen, um neue Omnichannel-Erlebnisse für ihre Kunden zu schaffen.

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Hybrides Projektmanagement als Schritt auf dem Weg zur Agilität – Erfahrungen ausder Praxis

Hybrides Projektmanagement als Schritt auf dem Weg zur Agilität – Erfahrungen ausder Praxis

Sowohl für Organisationen als auch für Privatpersonen wird die heutige Welt immer unberechenbarer. Krieg, Fachkräfte- sowie Rohstoffmangel und das pandemische Geschehen sind hier als aktuelle Schlagworte zu nennen. Durch diese Gegebenheiten können mittel- und langfristig gemachte Pläne bereits nach kurzer Zeit wieder obsolet werden. Man muss flexibel reagieren können und sein Vorgehen mit entsprechend kurzen Vorlaufzeiten ändern können. Allerdings haben viele Unternehmen und Organisationen gewachsene Strukturen, die eine kurzfristige Implementierung agiler Arbeitsweisen nur
schwer möglich macht. Um trotzdem Vorteile des agilen Projektmanagements nutzen zu können, kann als Zwischenschritt das hybride Projektmanagement Abhilfe schaffen.

Hybrides Projektmanagement als Schritt auf dem Weg zur Agilität – Erfahrungen aus der Praxis

Zunächst bedeutet der Begriff “hybrid” in diesem Zusammenhang die Kombination aus klassischem Projektmanagement (auch Wasserfallmethode genannt) und dem agilen Projektmanagement. Das klassische Projektmanagement geht chronologisch vor. Zu Beginn des Projekts wird von einer oder wenigen Personen alles geplant und Meilensteine sowie Deadlines festgelegt. Demgegenüber steht die Agilität. Diese kam als Begriff Anfang der 90er Jahre auf und wurde vor allem schnell im Software-Umfeld adaptiert. Sie steht im Organisationskontext für Kunden- und Mitarbeiterzentriertheit sowie iteratives Vorgehen bei Prozessen, eingebettet in eine agile Kultur mit regelmäßiger Evaluation von Leitbildern wie
Vision und Mission. Praktisch drückt sich Agilität so aus, dass inhaltliche Ziele vorgegeben sind, die von den ausführenden Teams in Selbstorganisation zu erfüllen sind.

Diese Art des Arbeitens ist innerhalb vieler Organisationen noch ein Problem. Denn seit vielen Jahren ist klassisches Projektmanagement mit festen Vorgaben und Strukturen genutzt. Für Manager:innen in diesen Unternehmen ist es schwer, sich mit der agilen Arbeitsweise anzufreunden. Häufig bekommen sie von der Managementebene darüber harte Vorgaben, die sie erfüllen müssen und dann an ihre Teams weiterreichen. Auch Mitarbeiter:innen sind teilweise verunsichert, wenn sie sich selbstverantwortlich organisieren sollen. Sie können dadurch zu Blockade-Haltungen neigen oder tatsächlich weniger produktiv arbeiten als in einem “traditionellen” System.

Zwischenschritt: Hybrides Projektmanagement

Hier kann ein Zwischenschritt helfen: Das hybride Projektmanagement. Teile des Projekts werden innerhalb der bekannten Strukturen des klassischen Projektmanagements an einigen Stellen bereits agil umgesetzt. Wir bei bytabo – als sehr agil arbeitendes Unternehmen – nutzen diese Form des Projektmanagements, wenn wir bei unseren Kunden (Mittelständler mit über lange Jahre gewachsene Strukturen) auf eine geringe Bereitschaft treffen, sich auf diese sehr starke Agilität einzulassen.

In der Praxis sieht das folgendermaßen aus. Wir gliedern einerseits das Projekt in mehrere Phasen, die jeweils eigene Ziele verfolgen, eigene Zeiträume haben und sich nicht überlappen. So wird die agile Arbeitsweise der iterativen Schritte in geschlossene Projekte übertragen. Jede dieser einzelnen Projektphasen bekommt einen groben Projektplan, ein Projektbudget (je nach Phase fest oder variabel) und ein vorläufiges Enddatum, zu dem ein Ergebnis zu präsentieren ist. So “übersetzen” wir das agile Vorgehen in eine für alle Beteiligten verständliche Projektsprache, ohne viel von dessen Geschwindigkeit und Flexibilität zu verlieren.

Erfahrungen im hybriden Projektmanagement

Agile Bearbeitung im Projekt

Andererseits werden die Teile des Projekts, die wenige Berührungspunkte mit der Kundenorganisation haben, von uns intern rein agil bearbeitet. So wird beispielsweise die Softwareentwicklung mittels SCRUM durchgeführt. Auch unsere Design-Ressourcen werden nach dem Kanban-Prinzip vergeben. Auf diese Weise können sich die Teams selbst organisieren, flexibel reagieren und effektiv arbeiten, ohne dabei überlastet zu werden. Damit kann zudem effizient auf sich ändernde Anforderungen eingegangen werden. Diese würden im klassischen Projektmanagement einen sehr hohen Änderungsaufwand (Neuplanung, Terminverschiebungen, etc.) bedeuten. Natürlich sind Änderungen immer entsprechend zu kommunizieren.

Beispielsweise ist den Stakeholdern zu vermitteln, dass inhaltliche Änderungen auch immer mit einer entsprechenden Verschiebung des kommunizierten groben Zeitplans einhergehen. Auf organisatorischer Ebene bedeutet dies, dass im hybriden Projektmanagement auch einzelne Rollen hybrid besetzt sind. So wird in unserer Organisation häufig die SCRUM-Rolle des Product Owners (der die Perspektive der Nutzer:innen einnimmt, User Stories schreibt und sich mit den Stakeholdern abstimmt) von der gleichen Person ausgeübt, die für dieses Projekt als klassische:r Projektmanager:in tätig ist. Diese Person koordiniert auch Absprachen, legt externe Termine fest und hält diese nach, was nicht ursprünglich der Rolle des Product Owners entspricht. Dahingegen nimmt zum Beispiel die SCRUM Masterin nur die ihr im SCRUM-Framework zugedachte Rolle ein. Und auch der Projektsponsor aus dem klassischen Projektmanagement übernimmt nur diese eine Rolle in ihrer ursprünglich bekannten Form.

Mit dieser Arbeitsweise schaffen wir es, die Vorteile der agilen Arbeitsweise intern zu nutzen, ohne einen Konflikt in der Arbeitsweise mit der Kundenorganisation auszulösen. Generell ist hybrides Projektmanagement auch bei internen Projekten in Organisationen nutzbar, die noch nicht agil arbeiten. So können beispielsweise Teams der Softwareentwicklung intern agil arbeiten, während ihre Projekte im Organisationskontext die klassischen Projektkomponenten aufweisen und somit von der restlichen Organisation verstanden und akzeptiert werden.

Fazit

Wir haben hier gesehen, dass sich durch den vermehrten Kontakt mit agil arbeitenden Teams auch bei klassischen Projektteams die Arbeitsweise ändert und die Bereitschaft steigt, sich mit dieser Art der Organisation und Zielerreichung auseinanderzusetzen. Bei einigen Organisationen waren bei Folgeprojekten bereits einige Teammitglieder aus den ehemals klassischen Teams in die agilen Entwicklungsteams mit eingebunden und konnten so erste Erfahrungen sammeln, welche sie dann wiederum in ihre ursprünglichen Teams getragen haben. So kann das hybride Projektmanagement einen Beitrag zur Modernisierung der Arbeitsweise leisten und ein erster Schritt auf dem Weg zu einer agilen Organisation bilden.

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So bleiben KMU trotz Materialengpässen handlungsfähig

So bleiben KMU trotz Materialengpässen handlungsfähig

Kaum ein Unternehmen in Europa ist derzeit nicht von Materialengpässen und Preissteigerungen bei Rohstoffen betroffen. Der Mangel belastet schon längst nicht mehr nur Großkonzerne. Auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen blockieren Lieferengpässe trotz voller Auftragsbücher die Produktion. Eine Entspannung ist kaum in Sicht. Doch wie können Betriebe Ausnahmesituationen wie dieser begegnen und dennoch handlungsfähig bleiben?

So bleiben KMU trotz Materialengpässen handlungsfähig

Ein besonders drastisches Beispiel ist die Halbleiterbranche, die nun auch durch die Ukraine-Krise nicht zur Ruhe kommt. Halbleiter sind in Europa zur Mangelware geworden. Egal, ob das Rekordtief der Autozulassungen im Januar 2022 auf dem Niveau von 1990 oder das Fehlen von Produkten wie der neuen Spielekonsole PlayStation®5 von Sony in den Regalen der Elektronikfachmärkte – die Elektronikindustrie leidet unter der Materialknappheit.

Wer jedoch denkt, dass der Halbleitermangel nur große Unternehmen betrifft, der irrt: Längst ist der Engpass in den kleinen und mittelständischen Unternehmen in Europa angekommen. Dort zeichnet sich seit Monaten eine bizarre Situation ab. Die Auftragslage ist gut, doch die Nachfrage kann kaum bedient werden. Die Lieferdauer beim Einkauf von Rohstoffen und Produktionsmitteln ist lang. Häufig verdoppeln sich Wartezeiten – ein Jahr ist keine Seltenheit mehr für Mikrochips und Halbleiter. Zudem steigt mit der hohen Nachfrage auch der Preis. Der Einkauf der elektronischen Bauteile wird für KMUs zum Nadelöhr. Auch wenn viele der Unternehmen Halbleiter und Chips kaum bis gar nicht benötigen, so sind sie dennoch ein wichtiger Bestandteil von Produktionsmaschinen und Fertigungszubehör. Um die hohe Nachfrage nach Produkten zu bedienen, werden aber genau diese zur Erhöhung der unternehmenseigenen Fertigung gebraucht.

Keine kurzfristige Entspannung in Sicht

Auch die Politik sieht bei den aus den Fugen geratenen Lieferketten der Elektronikindustrie Handlungsbedarf. Um gegenzusteuern, will die Europäische Union 43 Milliarden Euro in die Steigerung der Produktion von Halbleitern in Europa investieren. Auch Hersteller wie Intel reagieren auf den Handlungsbedarf. Das Unternehmen gab bekannt, in Magdeburg 17 Milliarden Euro für den Aufbau einer Chipfabrik investieren zu wollen. Eine schnelle Erholung ist trotz vielfältiger Maßnahmen nicht in Sicht. Statistiken und Experten sind sich einig: Der Mangel an elektronischen Bauteilen wird die Weltwirtschaft noch weiter belasten. Das zeigen auch die Auftragsbücher der Hersteller von Halbleitern: Die Unternehmen sind langfristig verplant und ausgebucht. Neben dem generellen Nachholbedarf, der durch die Coronapandemie entstand, spielen auch andere Faktoren eine Rolle. Das verstärkte Arbeiten aus dem Homeoffice, der vielerorts dringend benötigte Ausbau der Digitalisierung und die zunehmende Elektrifizierung der Automobilindustrie sind nur drei weitere Beispiele von vielen.

So bleiben KMU trotz Materialengpässen handlungsfähig
Unternehmen, die die Möglichkeiten der Digitalisierung nutzen, können schneller und flexibler auf Materialengpässe reagieren und bleiben so lieferfähig

Tipps für höhere Reaktionsgeschwindigkeit im Einkauf

Die aktuelle Situation in der Halbleiterbranche zeigt einmal mehr, welche entscheidende Rolle die Transparenz in der Supply Chain spielt. Unternehmen, die die Möglichkeiten der Digitalisierung nutzen, können schneller und flexibler auf Materialengpässe reagieren und bleiben so lieferfähig. Wie die Möglichkeiten der Digitalisierung dabei helfen und was Anwender bei deren Einführung beachten sollten, haben wir in drei Tipps zusammengefasst.

Tipp 1: Eine professionelle Absatzplanung integrieren

Einkäufer sollten Softwaretools nutzen, um alle verfügbaren Marktinformationen in ihre Berechnungen einzubeziehen. Das schafft Transparenz und hilft dabei, bereits frühzeitig die richtigen Mengen zu bestellen. Mit einer KI-gestützten Bestandsmanagementsoftware lassen sich detaillierte Absatzprognosen beispielsweise auf der Basis von tagesaktuellen Berechnungen erstellen. Forecasts sind ein elementarer Bestandteil einer professionellen Absatzplanung. Einkäufer sollten diese mit spezialisierter Software berechnen, die alle relevanten Faktoren wie Lieferzeiten, Lieferantenkonditionen und aktuelle Markteinflüsse verlässlich mit einbezieht. Die Absatzplanung sollte auf keinen Fall isoliert betrachtet werden: Ihr volles Potenzial entfaltet sie als Teil eines integrierten Sales & Operations Planning. Dieser ganzheitliche und abteilungsübergreifende Prozess ermöglicht es Unternehmen, Datensilos aufzubrechen und die richtige Balance zwischen Nachfrage und Angebot sicherzustellen.  

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Tipp 2: Kommunikation mit Lieferanten optimieren

Die digitale Kommunikation mit Lieferanten und Logistikdienstleistern wird immer wichtiger. Eine gemeinsame Plattform ist dafür die beste Grundlage. Dafür gibt es unterschiedliche Möglichkeiten: Ob EDI, Web-EDI, ein Lieferantenportal als Software-as-a-Service-Tool oder eine Kombination aus allen Möglichkeiten – digitale Lösungen ermöglichen eine schnelle, fehlerfreie und unkomplizierte Kommunikation und helfen Einkäufern zudem dabei, die optimalen Lieferanten zu finden. Nutzer einer solchen Lösung profitieren von höherer Transparenz, einer gesteigerten Reaktionsfähigkeit und in der Konsequenz von einer verbesserten Wettbewerbsfähigkeit. Und das wirkt sich langfristig auch positiv auf das Image aus.

Tipp 3: Softwaretools intelligent auswählen

Mit Softwaretools können Unternehmen ihre Wertschöpfungskette digitalisieren. So erhalten sie kundenindividuelle Übersichten über die Bestellungen, den aktuellen Status und alle weiteren Informationen über ihre Ware aus einer Hand. Insbesondere in der nun bereits seit Monaten anhaltenden Krise rund um den Mangel an Mikrochips, Halbleitern und weiteren Produktionsrohstoffen können Unternehmen mit einem frühen ROI der Software rechnen. Bei der Auswahl einer Softwarelösung ist es entscheidend, die eigenen Anforderungen im Detail zu kennen. Nur so kann der Funktionsumfang perfekt auf die eigenen Bedürfnisse abgestimmt werden. Die Tools sollten sich zudem nahtlos in die bestehende Systemlandschaft integrieren lassen. Dabei unterstützt ein Anbieter mit Branchenerfahrung.

So bleiben KMU trotz Materialengpässen handlungsfähig
Kaum ein Unternehmen in Europa ist derzeit nicht von Engpässen und Preissteigerungen bei Rohstoffen betroffen. Der Mangel belastet schon längst nicht mehr nur Großkonzerne.

Gut zu wissen: Was ist ein Halbleiter?

Ein Halbleiter ist ein elektronisches Bauteil, das nur unter bestimmten Voraussetzungen Strom leitet. Hinsichtlich der Leitfähigkeit liegt es zwischen Leitern (wie Kupfer oder Eisen) und Isolatoren (wie Kohle oder Glas). Zumeist bestehen Halbleiter aus dem Element Silizium, das in einem Verfahren hauchdünn auf die Halbleiterplatten (sog. Wafer) aufgetragen wird. Bei niedrigen Temperaturen leiten diese Mikrochips keinen Strom. Erst mit zunehmender Wärme transportieren sie ihn. Die Leitfähigkeit von beispielsweise Metallen nimmt hingegen mit steigenden Temperaturen ab. Zudem ermöglichen Halbleiter, Strom präzise und effizient zwischen anderen elektronischen Bauteilen zu verteilen und zu steuern. Sie ermöglichen damit einen leichten Wechsel zwischen Stromfluss und Stromisolation. Dadurch bilden sie die Basis für Steuerungen und elektrische Programme.

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