Kategorie: ERP-News

Die Masse an Produktdaten, die ein Unternehmen verarbeiten muss, wächst zunehmend – sowie die Anforderungen, die an diese gestellt werden. Entsprechende IT-Lösungen für die effiziente Verwaltung der Daten gibt es viele auf dem Markt. Doch welche erlaubt das bestmögliche Produktdatenmanagement? Welches PIM-System eignet sich am ehesten für das eigene Unternehmen und für zukünftige Herausforderungen?

Tipps für den perfekten PIM-Anforderungskatalog: So gelingt die Entscheidung für das richtige PIM!

Um diese Fragen beantworten zu können, müssen sich Unternehmen genau überlegen, was sie von einer Software erwarten – und dafür im ersten Schritt die bestehende Systemlandschaft sowie die darin stattfindenden Prozesse analysieren und im Anschluss einen entsprechenden PIM-Anforderungskatalog erstellen. Diesen Katalog senden sie anschließend zum Ausfüllen an Softwarehäuser oder spezialisierte Systemintegratoren, um so am Ende aus den vielen Anbietern die  passende Lösung  auswählen zu können. Doch was muss ein solcher Anforderungskatalog enthalten? Wie sollte er aufgebaut sein und  welche Fehler sollte man unbedingt vermeiden? Das zeigt SDZeCOM, Systemarchitekt und Systemintegrator für (Produkt-) Datenmanagement, in der folgenden Tipp-Liste.

Entscheidung für das richtige PIM: Beschreiben Sie Anforderungen so, dass sie mit Ja/Nein beantwortet werden können

„Besitzt Ihre Lösung eine Rechtschreibprüfung?“, „Verfügt Ihre Software über Reporting-Funktionen?“: Das sind klar formulierte Fragen, die Unternehmen einfach mit „Ja“ oder „Nein“ beantworten können. Ihr Anforderungskatalog sollte leicht verständlich und somit schnell auszufüllen sein und die Fragen möglichst wenig Interpretationsspielraum lassen.

Entscheidung für das richtige PIM: Richten Sie eine Skala ein, die preisgibt, wie gut eine Anforderung erfüllt wird

Nicht nur die Funktionen einer Software per se sollten für Sie von Bedeutung sein, sondern auch deren qualitative Ausprägung, also wie sehr die einzelnen Funktionen einer Lösung die Anforderungen tatsächlich erfüllen. Geben Sie dafür in Ihrem Anforderungskatalog eine Skala an, zum Beispiel von 1 (wenig) bis 5 (sehr), auf der Unternehmen die entsprechende Ausprägung ankreuzen müssen.

Entscheidung für das richtige PIM: Teilen Sie den Katalog in unterschiedliche organisatorische Bereiche auf

Stellen Sie Ihre Fragen an eine Lösung für die eigene Übersicht am besten in unterschiedlichen Kategorien auf, zum Beispiel in „Datenstruktur“, „Reporting“, „Import und Export“ etc. Dieser modulare Aufbau bietet Ihnen am Ende auch den Vorteil, dass Sie die Bereiche nach Relevanz ordnen und gewichten können.

Entscheidung für das richtige PIM: Berücksichtigen Sie alle Abteilungen und Prozesse bei Erstellung des Katalogs

Wenn Sie ein neues PIM implementieren wollen, dann berücksichtigen Sie alle Prozesse, die Sie damit abdecken und unterstützen möchten. Das bedeutet auch, dass alle Abteilungen und ggf. Standorte eines Unternehmens zu beachten sind, die am Prozess des Datenmanagement beteiligt sind. Nur so werden Sie einen vollständigen Anforderungskatalog erstellen können, der am Ende auch alle Anforderungen tatsächlich abdeckt.

Entscheidung für das richtige PIM: Formulieren Sie Ihre Anforderungen lösungsneutral

Achten Sie darauf, dass Sie neben der klaren Formulierung der Anforderungen lösungsneutral bleiben. Denken Sie also dabei nicht an eine potentielle Software. Anderenfalls besteht die Gefahr, dass Sie indirekt vorgeben, welche Lösung Ihnen am besten gefällt – was die Antworten der Unternehmen beeinflussen könnte – und eventuell verpassen Sie dann einen guten Lösungsansatz.

Entscheidung für das richtige PIM: Denken Sie in Use Cases und nicht in Einzelfunktionen

So begeistert Sie von einer Funktion sind, beachten Sie, dass Sie diese auch anwenden können müssen. Sie benötigen ein System, das Ihre Anforderungen erfüllt, und nicht einfach nur beeindruckende Funktionen. Daher sollten Sie zuerst Use Cases – also Szenarien – definieren, die Ihren Arbeitsabläufen entsprechen. Im Gegensatz zu einer reinen Wunschauflistung nach einzelnen Funktionen sorgen Use Cases dafür, dass Anbieter Ihre Anforderungen verstehen – und Sie am Ende das richtige PIM finden.

Entscheidung für das richtige PIM: Bleiben Sie realistisch

Es gibt unzählige Produkte und Funktionen im Bereich PIM. Jedoch sollten Sie sich darauf konzentrieren, was Sie bei einer Lösung wirklich brauchen, und sich nicht in unrealistischen Anforderungen verlieren – damit treiben Sie sonst das Budget in die Höhe.

Entscheidung für das richtige PIM: Bauen Sie die Liste so auf, dass sie als Leitfaden in einer Präsentation genutzt werden kann

Denken Sie voraus: Sollten Sie einige Lösungen in die engere Wahl nehmen, können die Anbieter, die sich in einer Präsentation näher vorstellen, im Idealfall den Anforderungskatalog als Basis nehmen. Das ist auch für Sie von Vorteil, indem Sie gezielte Rückfragen zu bestimmten Bereichen (siehe Punkt 3) stellen können.

Entscheidung für das richtige PIM: Berücksichtigen Sie auch die Ergonomie und die Nutzerfreundlichkeit der Software

Sei eine Lösung noch so leistungsstark und „gefragt“: Verständlichkeit und Nutzerfreundlichkeit sollten oberste Priorität haben. Auch wenn eine Lösung all Ihre Anforderungen erfüllt: Sie muss gut zu bedienen sein, sonst wird sie nicht von Ihren Mitarbeitern akzeptiert.

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Der Kunde ist König – hieß es schon immer. Er wurde gut behandelt, zumindest war das die Intention der Hersteller. Die Frage ist nur: Hat er sich auch gut behandelt gefühlt und die Informationen erhalten, die er wollte? Oder lag das Hauptaugenmerk der Unternehmen auf der Produktentwicklung mit der Annahme, der Verkauf passiert automatisch?

Fünf Tipps, wie Sie eine erfolgreiche Experimentierkultur in Ihrem Unternehmen etablieren

In vielen Branchen hat der extreme Konkurrenzkampf dazu geführt, dass die Qualität alleine nicht mehr ausreicht. In den Fokus rückt die Customer Experience, also die Erfahrung, die Kunden im Umgang mit Unternehmen und Produkten sammeln. Ihre Zufriedenheit trägt essentiell zum Geschäftserfolg bei. Das heißt, Unternehmen müssen ihre Kunden besser kennenlernen, um ihre Interessen und Wünsche einzuschätzen und ihnen die richtigen Angebote zu unterbreiten. Was eignet sich hier besser, als neue Webseiten, Apps oder Produkte vorher zu testen? Personalisierung und A/B-Tests machen es möglich.

Dabei spielen für Unternehmen nicht nur finanzielle Investitionen eine Rolle, sondern auch die Sensibilisierung der Mitarbeiter für datengestützte Entscheidungen: Jede neue Idee für Website oder Produkt kann vorher – falls gewünscht nur an einer kleinen Zielgruppe – getestet und ausgewertet werden. Ohne Risiko kreativ werden – der Traum jener Mitarbeiter, die für das Kreativsein bezahlt werden. Doch es geht darum, die gesamte Belegschaft miteinzubeziehen und kontinuierlich Tests durchzuführen. Ob gutes oder schlechtes Ergebnis: Daten sagen mehr als ein Bauchgefühl und geben eine eindeutige Richtung vor. Dafür sind keine großen Kapitalinvestitionen nötig, sondern eine Änderung des Verhaltens im gesamten Unternehmen, vom Sachbearbeiter bis zum Geschäftsführer. Ziel ist es, eine Philosophie des Experimentierens zu etablieren, ohne die Mitarbeiter zu überfordern.

Tipp 1: Ohne Planung und Struktur geht gar nichts

Der grundlegende Schritt für eine erfolgreiche Optimierung der Customer Experience liegt in der Planung: Welche Vorleistungen sind erforderlich? Liegen erste Ergebnisse vor? Welche Mitarbeiter bilden das „Testing-Team“, welche Arbeitsgruppen werden unternehmensweit miteinbezogen? Bei der Entwicklung einer Optimierungsstrategie müssen die Testaktivitäten zunächst mit den Zielen des Unternehmens abgestimmt werden. Denn ohne eine strategische Leitlinie besteht zum Beispiel die Gefahr, unkoordinierte oder ineffiziente Tests zu erstellen, die zeit- und personalintensiv sind, aber kaum brauchbare Ergebnisse liefern. Die Entwicklungsarbeit im Vorfeld erleichtert es den Mitarbeitern, ihre Aufgaben besser zu verstehen. Zudem dient sie als Checkliste zur Straffung des Workflows.

Tipp 2: Ideenfindung in den Fokus rücken

Ist die entsprechende Struktur für Experimente geschaffen, wird es Zeit für die Ideenfindung. Bei diesem Prozess geht es darum, starke Hypothesen für die Durchführung von Experimenten und Kampagnen zu entwickeln. Ein Beispiel: Ein Fahrradhersteller vermutet, dass der Bezahlprozess beim Erwerb eines Bikes zu kompliziert und unübersichtlich abläuft. Er entwirft einen alternativen, einfacher strukturierten Check-out-Prozess und testet, ob es zu mehr Kaufabschlüssen kommt. Die Testergebnisse werden ihm zeigen, welchen Weg er einschlagen muss.

Die Ideenfindung stellt jedoch auch einen der schwierigsten Schritte dar. Denn ohne einen strukturierten Rahmen zur Unterstützung der kreativen Experimentierphase gelingt es kaum, kontinuierlich auf gute Ideen zu kommen. Jetzt ist die Firmenkultur entscheidend: Entwickeln Sie eine „Mitmach-Attitüde“, die alle Mitarbeiter einschließt. Jeder kann in strukturierter Form Verbesserungsvorschläge einreichen, die zentral im sogenannten Backlog gesammelt werden. Die Testing-Verantwortlichen priorisieren die Ideen und setzen sie um.

Tipp 3: Binden Sie Produktverantwortliche und Kreative mit ein

Bei der Entwicklung von nützlichen Hypothesen, die durch Testing überprüft werden, ist Kreativität gefragt. Aus diesem Grund sollten nicht nur nüchtern denkende Analysten an diesem Prozess beteiligt sein, sondern viele kreative Köpfe, die oft die Verantwortung für die Produkte tragen. Sie sind es, die die Ideen haben, da sie sich tagtäglich mit dem Produkt beschäftigen. Viele Unternehmen begehen den Fehler, genau diese Mitarbeiter nicht in den Experimentierprozess einzubinden. Oftmals werden sie sogar von dem Analytics-Team gebremst, da hier Effizienz vor Effektivität geht. Dabei handelt es sich um eine kleine technische Gruppe von analytisch denkenden Experten, die bessere Geschäftsergebnisse in einer Disziplin erzielen möchten, die Kreativleistungen erfordert. Doch Optimierung erfordert eine Kombination von analytischen und kreativen Fähigkeiten. Demokratisieren Sie ihr Testing – holen Sie alle ins Boot, nicht nur einzelne Abteilungen!

Tipp 4: Passen Sie den Workflow an

Fragen Sie sich, ob es bereits eine Dokumentation zur digitalen Strategie und Messung der Performance der Customer Experience gibt. In vielen Fällen kann das bereits vorhandene Tool hilfreich sein und für eine Optimierungsmethodik angepasst oder erweitert werden, beispielsweise eine Teamsatzung in Form eines Word-Dokuments oder ein in einer Webanwendung verwalteter Workflow. Es kann auch sein, dass kleine Teams gemeinsam in einer Tabelle gearbeitet haben, nun aber viel mehr Mitarbeiter mit Experimenten beschäftigt sind – dann wird die Tabelle schnell unübersichtlich. Kurz: Schaffen Sie ideale Arbeitsbedingungen für Experimente und Optimierungsmaßnahmen.

Tipp 5: Bilden Sie Testing-Champions aus

Technologie entwickelt sich ständig weiter und verschiebt die Grenzen des Machbaren, während die Erwartungen von Verbrauchern immer weiter steigen. Deshalb ist Fortbildung in diesem Bereich immens wichtig. Verwandeln Sie einen engagierten Mitarbeiter in einen Test-Champion und bilden Sie ihn immer weiter aus. Programme zur Weiterqualifizierung erfordern nicht zwangsläufig kostspielige Schulungen oder Universitätskurse. Einige Unternehmen investieren schon jetzt in erheblichem Maß in ihre Zertifizierungs- und Ausbildungsprogramme, die nicht viel kosten. Fördern und honorieren Sie zum Beispiel die Teilnahme an Konferenzen und Benutzergruppen sowie Foren und Open-Source-Codeprojekten. Definieren Sie für alle Teammitglieder Ziele für die Erreichung der relevantesten Technologie- und Branchenzertifizierungen für ihre Funktion. Zudem können Sie die Kosten für die Prüfungen selbst bezuschussen und erfolgreiche Abschlüsse mit einfachen Geschenken belohnen.

Das Wichtigste: Bleiben Sie in Bewegung

Um Shoppingerlebnisse zu schaffen, auf die anspruchsvolle Kunden tatsächlich reagieren, ist eine Unternehmenskultur notwendig, in der kontinuierlich Tests und Optimierungen durchgeführt werden. Experimente müssen gut vorbereitet und in die Hände der richtigen Leute gelegt werden, die sich kontinuierlich fortbilden und für die Entwicklung der Experimente Zeit und Geld zur Verfügung gestellt bekommen. Doch das Allerwichtigste bleibt, den Sinn und Erfolg von Testing- und Personalisierungskampagnen in das Bewusstsein der Mitarbeiter zu rücken – quer durch alle Abteilungen. Schaffen Sie einen regen Austausch zwischen dem Testing-Team und dem Rest des Unternehmens, beispielsweise durch ein monatliches Reporting über erfolgreiche Kampagnen oder die Danksagung an Mitarbeiter, die gute Ideen beigesteuert haben. Nur durch regelmäßiges Feedback schaffen Sie eine Experimentierkultur, die auch alle in Ihrem Unternehmen erreicht.

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