Kategorie: Unternehmenssoftware

Die Corona-Pandemie hat mehr denn je gezeigt: Der IT kommt in Unternehmen und Gesellschaft eine Schlüsselrolle zu. IT-Dienstleister Consol nennt fünf Maßnahmen, die IT-Systeme langfristig robust machen und damit auch für künftige Krisensituationen vorbereiten.

Consol gibt fünf Tipps für krisensichere IT-Systeme

Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen hat die Corona-Krise vor große Herausforderungen gestellt oder vorhandene Probleme sichtbar gemacht – gerade auch im Hinblick auf ihre IT-Systeme. Firmen mit einem niedrigen Digitalisierungsgrad oder veralteten Softwaresystemen mussten teilweise erhebliche Investitionen tätigen. Nur so können Mitarbeiter im Homeoffice sicher auf das Firmennetzwerk zugreifen und produktiv weiterarbeiten.

Was ist Home Office

Home Office beschreibt einen Arbeitsplatz, der im eigenen Heim aufgebaut ist. Dabei ist es wichtig, dass Mitarbeiter auch von dort aus alle wichtigen Aufgaben und Tätigkeiten ausführen können. Home Office kann den herkömmlichen Arbeitsplatz komplett ersetzen, als Zusatzoption zur Verfügung stehen oder abwechselnd genutzt werden.

Was ist Home Office? Hier erfahren Sie mehr!

Unternehmen können aus dieser Erfahrung heraus jetzt die richtigen Schlüsse ziehen. Sie können Risiken identifizieren sowie geeignete Maßnahmen treffen, um ihre IT-Systeme krisenfest zu gestalten.

Zur Ermittlung der Risiken sollte ein Unternehmen zunächst IT- und Security-Audits durchführen. Zudem kann die gesamte IT-System-Landschaft im Hinblick auf die Zukunftssicherheit durchleuchtet und bewertet werden. Mit Workshops und Interview-Techniken im Verbund mit Recherchearbeit können solche Audits wertvolle Erkenntnisse liefern und greifbar machen. 

5 konkrete Maßnahmen für sichere IT-Systeme

Um kritische IT-Systeme dann langfristig robust zu machen, empfiehlt Consol die folgenden fünf konkreten Maßnahmen:

• Aufbau einer resilienten, das heißt ausfallsicheren Hardware- und Software-Architektur. Dies kann vom eigenen Hardware- und Software-Cluster bis zum Betrieb in der Firmen-internen oder -externen Cloud reichen. Dabei sollte man auf geographisch verteilte Orte achten. Mit Docker oder Cloud-Native-Konzepten kann die Resilienz auch Software-seitig verbessert werden.
• Nutzung der Digitalisierungsmöglichkeiten innerhalb der IT-Prozesse: Die intelligente Automatisierung in Bereichen wie Source- und Testcode-Generierung oder Build-, Test- und Release-Automatisierung entlastet die IT in erheblichem Maße und schafft Freiräume für zusätzliche kundenorientierte Investitionen.

Was ist Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung beschreibt die Automatisierung von manuellen, meist digitalen Abläufen mit Hilfe von Software. Dadurch entstehen automatisierte Vorgänge, die weniger Zeit oder Aufwand kosten.

Was ist Prozessautomatisierung? Mehr dazu hier!

• Implementierung eines möglichst schlanken und einheitlichen Technologie-Stacks: Durch die Vereinheitlichung und Vereinfachung des IT-Stacks müssen Sicherheits- und andere nicht-funktionale System-Aktualisierungen nicht mehr zwingend an den Kosten scheitern. Zusätzlich können Architektur-Ansätze wie Microservices dafür sorgen, dass Updates in kleineren und überschaubaren Portionen durchgeführt werden können.
• Auswahl von zukunftssicheren und weit verbreiteten Technologien: Nichts ist ärgerlicher als die Einführung einer Technologie, die nach wenigen Jahren schon wieder von der Bildfläche verschwunden ist und keinen Hersteller-Support mehr besitzt. Consol empfiehlt, vor jeder Technologie-Entscheidung die Zukunftssicherheit und die künftige Verfügbarkeit von qualifizierten Mitarbeitern zu prüfen.  
• Altlasten- und fehlerfrei: Wenn Software-Systeme keine offenen Fehler aufweisen und unter allen bekannten Umständen spezifikationskonform funktionieren, kann das verantwortliche IT-Team auf neue Problemmeldungen immer sofort und adäquat reagieren. Eine optimale Funktionsweise und hohe Software-Qualität braucht ein ganzheitliches und automatisiert ablaufendes End-2-End-Testing.

Fazit

„Alle genannten Maßnahmen sind mit Investitionen und interner Überzeugungsarbeit verbunden und daher nur mittel- und langfristig umsetzbar“, erklärt Christian Wied, Teamleiter Software Engineering bei Consol. „Im Hinblick auf die Zukunftssicherheit sind sie aber unbedingt erforderlich. Die Corona-Pandemie hat mehr als deutlich gezeigt, wie wichtig eine zeitgemäße IT-Infrastruktur für Unternehmen ist. Sie sollten mit der IT-Modernisierung und -Automatisierung deshalb besser heute als morgen beginnen.“

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Datenschutzrecht bleibt seit Jahren ein extrem relevantes Thema für Unternehmen. Denn zum einen arbeiten viele daran, bestehende Datenschutzrichtlinien umzusetzen, zum anderen verändert sich Datenschutzrecht stetig. Diese Beiträge helfen dabei, nicht den Überblick zu verlieren und Bußgeldern zu entgehen:

Datenschutzrecht muss beachtet werden – So behalten Sie den Überblick:

Datenschutzrecht stellt eine vergleichsweise neue Herausforderung für Unternehmen dar. Mit der zunehmenden Digitalisierung und dem unkontrollierbaren Wachstum von Datenverkehr ist es unumgänglich geworden, den Umgang mit Daten gesetzlich zu regulieren. Das Ergebnis: Viele Unternehmen sind aufgrund der hohen Datenschutzanforderungen überfordert, und die Umsetzung ist nur langsam vorangegangen. Datenschutzrecht ist ein sehr komplexes Thema. Daran hat sich bis heute nicht viel geändert – deshalb ist es wichtig, stets den Überblick zu behalten.

DSGVO & Co. – Datenschutz ist stets im Wandel

2018 ist die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft getreten. Die Relevanz dieser Datenschutzrecht-Herausforderung zeigt, dass bis heute noch Unternehmen an der Umsetzung arbeiten. Doch bereits jetzt steht das nächste Datenschutz-Gesetz in den Startlöchern: die ePrivacy Verordnung. Und sie wird sicherlich nicht die letzte Neuerung im Datenschutzrecht sein, denn mit dem Fortschritt der Digitalisierung wird es stets Bedarf für neue und modernere rechtliche Grundlagen geben, die Unternehmen beachten müssen.

Die folgenden Beiträge zeigen, wie Unternehmen im Datenschutzrecht up to date bleiben und was sich momentan in dem Bereich tut:

Experten für Datenschutz sind gefragt

Gerade weil Datenschutzrecht ein so komplexes Thema ist, sind Experten in diesem Gebiet sehr nützlich für Unternehmen. Die DSGVO sieht vor, dass Betriebe ab einer gewissen Größe einen Datenschutzbeauftragten ernennen. Doch generell sollte jedes Unternehmen, das personenbezogenen Daten verwendet, mit einem Experten für Datenschutz zusammenarbeiten. Warum sich das lohnt, zeigt dieser Beitrag.

Experten für Datenschutz sind gefragt

Warum Sicherheit in Software so entscheidend ist

Zu Datenschutz gehört auch Datensicherheit. Nichts schadet dem Kundenvertrauen mehr als der Verlust personenbezogener Daten durch unsichere Software, die für Hackerangriffe anfällig ist. Dieser Beitrag erklärt, wie Unternehmen bei der Entwicklung sowie der Verwendung von Software das Sicherheitsrisiko so gering wie möglich halten können – und warum Softwaresicherheit so wichtig geworden ist.

Warum Sicherheit in Software so entscheidend ist

Datenschutzaufsichtsbehörden: Stärkung der Nutzer-Rechte – Microsoft ergänzt Standardvertragsklauseln

Datenschutzrecht ist nicht überall gleich. In der EU wird Datenschutz anders gehandhabt als in den USA. Das führt zu Problemen, wenn Unternehmen Daten zwischen beiden Standorten transferieren wollen. Doch ein Vorschlag von Microsoft könnte das nun zumindest teilweise erleichtern. Dieser Beitrag zeigt, was sich ändern wird und wie deutsche Datenschutzaufsichtsbehörden das beurteilen.

Microsoft ergänzt Standardvertragsklauseln

Datenschutz im Home-Office – So meistern Sie die Herausforderung!

Im letzten Jahr hat es von heute auf morgen etliche Mitarbeiter ins Home-Office verschlagen. Der Umstieg ist manchen Unternehmen schwerer als anderen gefallen, aber dank Cloud-ERP und moderner Unternehmenssoftware gibt es dabei immer weniger Probleme. Da es trotzdem eine neue Situation für viele darstellt, wird Datenschutzrecht im Home-Office allerdings häufig vernachlässigt. Dabei gibt es gerade dort Schwachstellen, die es zu vermeiden gilt.

Datenschutz im Home-Office

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Daten sind die wichtigste Währung im Zeitalter der Digitalisierung. Doch noch immer liegen laut Gartner rund 80 Prozent der Informationen in Unternehmen in unstrukturierter Form vor. Dadurch wird der Erfolg von Unternehmenssoftware gebremst – doch durch moderne Technologie wie OCR lässt sich das leicht ändern.

Schluss mit Garbage In, Garbage Out – Smart Capture für hohe Datenqualität und wertvolle Ergebnisse

Nicht einmal das beste ERP-System kann aus schlechten Informationen wertvolle Datenbestände zaubern. Doch diese Informationen sind kritische Erfolgsfaktoren für Unternehmen und müssen wichtige Entscheidungen fundiert vorbereiten. James Adie, Vice President EMEA Sales bei Ephesoft, gibt in der nachfolgenden Checkliste die entscheidenden Tipps, wie Unternehmen die Qualität des Inputs für ihre Unternehmenssoftware deutlich anheben können, um von den Ergebnissen optimal zu profitieren.

Papierberge in digitalen Input verwandeln

Auch in Zeiten von Industrie 4.0 und Internet of Things landen noch immer zahlreiche Rechnungen und andere Dokumente in Papierform auf Büroschreibtischen. Enterprise Content Management Systeme (ECM) kann eingescannte Belege zunächst nur digitalisieren und ablegen. Dagegen bietet die optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition / OCR) einen detaillierten Einblick in die Informationen, die sich auf den Scans befinden. Entsprechende Lösungen lesen sämtliche Inhalte des jeweiligen Dokuments aus und speichern diese ab. Je ähnlicher sich die Input-Dateien in Layout und Aufbau sind, umso zuverlässiger kann OCR die Details auslesen und digital bereitstellen. Für viele Belegarten können Unternehmen so den manuellen Aufwand reduzieren und gleichzeitig Papierberge in digitalen Input verwandeln. OCR stößt in seiner klassischen Form lediglich dort an seine Grenzen, wo die eingegebenen Formate so unterschiedlich sind, dass das System nicht mit Vorlagen arbeiten kann.

Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen nutzen

Wo klassische Lösungen in ihren Möglichkeiten limitiert sind, kann Smart Capture einen entscheidenden Beitrag leisten. Durch die Kombination von optischer Zeichenerkennung (OCR) und künstlicher Intelligenz ist es innovativen Systemen möglich, Belege in die richtigen Dokumententypen zu klassifizieren, vorzusortieren und sämtliche Informationen unabhängig von Layout, Format und Sprache zuverlässig auszulesen. Dazu hilft eine vorkonfigurierte Wissensbasis, gängige Formen von Rechnungsnummern, Adressen und anderen Details einfach zu identifizieren. Darüber hinaus ermöglicht überwachtes maschinelles Lernen, dass Smart Capture sich selbst weiterentwickelt. Stößt das System auf ein Problem, wird eine Benachrichtigung an einen zuständigen Mitarbeiter gesendet. Dieser kann dann den Einzelfall prüfen und dem System ein entsprechendes Feedback geben. Mit jeder Rückmeldung lernt das System einen neuen Fall kennen und wendet dieses zusätzliche Know-how beim nächsten Mal selbständig an.

Kommunikation unter verschiedenen Systemen ermöglichen

Sind Fehlerquellen in der Inputaufnahme dank intelligenter Lösungen weitgehend ausgeschaltet, muss die Datenqualität auch im Bearbeitungsprozess erhalten bleiben, um wertvollen Output zu generieren. Dazu ist es besonders wichtig, dass Smart Capture sich reibungslos in bestehende ERP-Systeme integriert und nicht etwa durch Schnittstellenschwierigkeiten Reibungsverluste entstehen. Dies gelingt beispielsweise mittels RESTful APIs und XML. Neben der flüssigen Informationsübertragung von einem in das andere System, vermeiden Unternehmen mit diesen modernen Schnittstellentechnologien zusätzlichen Administrations- und Einarbeitungsaufwand für Mitarbeiter. Diese müssen weder bei der Datenübertragung unterstützen noch sich in neue Lösungen einarbeiten.

Die Chancen innovativer Technologien ergreifen

Smart Capture macht die Automatisierung von Inputprozessen einfach und intelligent möglich, indem sie unstrukturierte Inhalte in verwertbare Daten verwandelt. Eine solche Lösung erkennt und validiert Input schneller und zuverlässiger als der Mensch. Aufgrund der korrekten und wertvollen neuen Informationsbasis – Stichwort: Goody In statt Garbage In – kann jede beliebige Unternehmenssoftware optimale Ergebnisse präsentieren. Dank innovativer Technologie wie OCR auf der Basis von Supervised Machine Learning generieren Organisationen so konkrete Wettbewerbsvorteile in der Digitalisierung.

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Projektmanager in Unternehmen haben es oft nicht leicht: Im Zuge der Digitalisierung kommen immer größere und komplexere IT-Projekte mit größeren Risiken auf sie zu. Wer dann auch noch eine ungeeignete Methode für sein Projektmanagement verwendet, hat schlechte Erfolgschancen. Aber welche Methode ist überhaupt geeignet? Ist modern und agil immer besser als klassisches Projektmanagement?

Klassisches vs. Agiles Projektmanagement: Welche Methode passt besser?

Projektmanagement umfasst den gesamten Prozess: von der Konzeption und Planung des Projekts, der Durchführung und Anpassung, bis hin zum Projektabschluss. Wie dieser Prozess im Detail aussieht, hängt maßgeblich davon ab, für welche Projektmanagement-Methode sich ein Unternehmen entscheidet. Die Ziele dabei sind immer gleich: Risiken minimieren, Aufgaben klar verteilen, Ressourcen optimal nutzen und Fristen einhalten. Dann kann der Projektleiter guten Gewissens sein, dass das Projekt erfolgreich endet.

Es gibt aber verschiedene Methoden, die das in der Theorie ermöglichen. Woher weiß ich, welche Projektmanagement-Methode in der Praxis für mein Projekt, meine Aufgaben und meine Prozesse am besten geeignet ist? Die zwei großen Kategorien, die sich Projektmanagern anbieten sind traditionellere, klassische Methoden, die sich schon lange bewährt haben, und das moderne, agile Projektmanagement. Diese Methoden gehen unterschiedlich an Anforderungen und Aufgaben des Projektmanagements heran. Bevor Sie sich für eine Option entscheiden, müssen Sie genau über die Unterschiede informiert sein.

Klassische Projektmanagement-Methoden: Wasserfall, Prince2 und Co.

Das klassische Projektmanagement ist für Prozesse bekannt, die hoch standardisiert und von starren Abläufen durchsetzt sind. Bei diesen Methoden sind Teams oft stark hierarchisch geprägt und folgen strikt der Projektplanung. Teilweise wird dabei bereits zu Beginn die gesamte Projektstruktur – von Anfang bis Ende – genau geplant. Typische klassische Methoden sind das Wasserfall-Modell oder PRINCE2. Aber die Liste ist lang – es gibt etliche Projektmanagement-Methoden dieser Art.

Vorteile klassischer Methoden: Sie sind oft als Standard bekannt und erprobt. Sie sind für viele Projekte geeignet, vor allem wenn es darum geht, Prozesse mit sehr striktem Zeitmanagement umzusetzen.

Nachteile klassischer Methoden: Ihre Umsetzung ist häufig sehr kompliziert und erfolgt (beispielsweise bei PRINCE2) in der Regel nur mit spezieller Zertifizierung. Zudem sind ihre Prozesse unflexibel und nicht in der Lage, schnell und effektiv auf neue Anforderungen, Aufgaben oder Rahmenbedingungen zu reagieren.

Agile Projektmanagement-Methoden: Scrum und Kanban

Agiles Projektmanagement ist eine neuere Entwicklung im Projektmanagement und erweist sich als äußerst effektiv beim Umgang mit Herausforderungen und Chancen der Digitalisierung. Bekannte Beispiele sind die Scrum-Methode oder Kanban. Im Gegensatz zu umfangreicher Anfangsplanung und starren Strukturen steht bei Scrum Anpassungsfähigkeit und kurze Entwicklungszyklen im Vordergrund. Projekt-Teams gehen dabei iterativ vor – also schrittweise in Form von Sprints, in denen sie vorher festgesetzte Ziele umsetzen.

Vorteile agiler Methoden: Da Projekte in Sprint-Abschnitte unterteilt sind, kann Projektmanagement durch agile Methoden wie Scrum oder Kanban ein hohes Maß an Flexibilität erreichen und schnell auf Veränderungen reagieren. Außerdem fördern die flachen Hierarchien die Motivation in den Teams, da jedes Mitglied bei Entscheidungen mitwirken kann. Das begünstigt auch neue Ideen und Innovationen im Projekt.

Nachteile agiler Methoden: Agiles Projektmanagement benötigt intensive Kommunikation, was viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Wenn Projektleiter und Projektteams unerfahren in agilen Methoden sind, kann sich das Projekt in übermäßig iterativen Sprints festfahren und sich selbst ausbremsen. Daher sollte im besten Fall ein externer Berater herangezogen werden.

Welche Methode ist wann sinnvoll?

In der Praxis müssen Unternehmen je nach Projekt einzeln entscheiden. Doch es lässt sich grob sagen, dass für große, komplizierte Projekte, deren Verlauf nicht im Vorhinein glasklar einsehbar ist, agile Vorgehensweisen besser geeignet sind. Häufig ist das bei Software– und Digitalisierungsprojekten der Fall. Hier sind die speziellen Anforderungen und Risiken durch agiles Projektmanagement gut in den Griff zu bekommen.

Wer also die IT-Infrastruktur des Unternehmens erneuern will oder neue Software implementiert ist oft mit agilen Prozessen besser aufgestellt. Doch damit auch hier Fehltritte vermieden werden, sollte kein Unternehmen auf gute Beratung verzichten.

Diese Beiträge zeigen, wie Projektmanagement mit verschiedenen Methoden umgesetzt und auch mit Software unterstützt werden kann.

Projektsteuerung in Echtzeit – Warum integrierte Systeme im Projektmanagement mehr leisten

Zu Projektmanagement und Projektsteuerung gehört mehr als nur To-Do Listen und Terminkalender. Vor allem, wenn gute Projektmanagement-Systeme integriert sein sollen. Dieser Beitrag zeigt, warum Projektmanagement-Tools allein oft nicht ausreichen, und welche Werkzeuge und Methoden heute dabei helfen können, das Projektmanagement und die Umgestaltung von Geschäftsprozessen erfolgreich umzusetzen.

Projektsteuerung in Echtzeit

Wie PIM/MDM-Projekte erfolgreich umgesetzt werden!

Die erfolgreiche Umsetzung von IT-Projekten ist kein Kinderspiel. Je nach Software und Projekt sind andere Faktoren wichtig, deshalb kann es schwer sein, die richtige Projektmethodik zu finden. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie bei Projekten im Produktinformationsmanagement bzw. Master Data Management vorgehen müssen, um sie erfolgreich umzusetzen.

Wie PIM/MDM-Projekte erfolgreich umgesetzt werden!

Die Tricks von agilen Projektsaboteuren und wie sie vorgehen, um ein Projekt zu kippen

Gerade bei Digitalisierungsprojekten und agilen Projektmanagement-Methoden kann es vorkommen, dass nicht jeder Beteiligte ein Freund des Projekts ist. Neue IT-Systeme oder Unternehmenssoftware steht häufig den Zweifeln und Widerwillen Veränderungsscheuer Mitarbeiter gegenüber, die dann möglicherweise – bewusst oder unbewusst – die Erfolgschancen des Projekts negativ beeinflussen. Dieser Beitrag zeigt, wie das geschieht, und was Unternehmen dagegen tun können.

Die Tricks von agilen Projektsaboteuren

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Eine Betriebsprüfung ist immer mit Aufregung verbunden. Geht dann noch das große Suchen los, wird sie zum puren Stress. Damit sich Unternehmen für den Tag X optimal aufstellen, hat der ERP-Hersteller proALPHA neun Praxistipps zusammengestellt.

Entspannt in die digitale Betriebsprüfung: Neun Punkte für eine optimale Vorbereitung

Es gibt schönere Dinge im Leben eines kaufmännischen Leiters als eine digitale Betriebsprüfung. Denn die Menge möglicher Stolpersteine ist enorm. Damit Unternehmen der nächsten Prüfung entspannter entgegensehen können, helfen neun einfache Praxistipps:  

1. Datenhaltung

Flattert die Prüfungsanordnung für eine Betriebsprüfung ins Haus, tickt die Uhr: 14 Tage später beginnt in der Regel bei kleineren und mittleren Betrieben die Prüfung. Bei Großunternehmen können es vier Wochen sein. Wer dann erst anfängt, Archive und Datenbanken zu durchforsten, landet unweigerlich im Chaos. Deswegen ist es besser, sämtliche relevanten Informationen bereits so zu speichern, dass sie direkt zum Export für den Prüfer bereitstehen.

2. Verfahrensdokumentation

Der Prüfungsumfang einer Betriebsprüfung kann dabei ganz unterschiedlich ausfallen und sich auf spezielle Steuerarten oder Sachverhalte, Besteuerungszeiträume oder Teilbereiche beziehen: Wie eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung oder die Prüfung der Verfahrensdokumentation. Die Verfahrensdokumentation soll eine lückenlose Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Unterlagen in IT-gestützten Unternehmensprozessen gewährleisten. Daher besteht für jedes Unternehmen in Deutschland die Pflicht, eine Verfahrensdokumentation zu führen, unabhängig von seiner Größe.

3. Prüferzugriff

Der Prüfer kann laut § 147 Abs. 6 AO wählen, wie er auf die Unternehmensdaten zugreift: Beim unmittelbaren Datenzugriff hat er eine Leseberechtigung und greift direkt auf die Systeme des Unternehmens zu. Beim mittelbaren Datenzugriff greift er nicht selbst auf das System zu, sondern liest Auswertungen aus, die er gezielt anfordert. Bei der Datenträgerüberlassung liefert das Unternehmen alle prüfungsrelevanten Daten auf einem Datenträger wie einer CD oder DVD an die Finanzbehörden. In rund 80 Prozent aller Fälle einer digitalen Betriebsprüfung wählen Finanzbehörden diese Zugriffsmethode.

4. Ausbildung und Kontrolle 

Dass Prüfer bestimmte Lieblingsthemen in einer Betriebsprüfung haben, ist hinlänglich bekannt. Sie stochern mit Vorliebe in Reise- und Bewirtungskosten, stornierten Rechnungen und Kassenbüchern. Denn hier sind die gesetzlichen Dokumentationspflichten besonders umfangreich. Außerdem ändern diese sich häufig. Damit sich hier keine Fehler einschleichen, helfen regelmäßige Fortbildungen der Mitarbeiter, aktuelle Checklisten sowie ein Kontrollsystem, um verdächtigen Sachverhalten schnell auf die Spur zu kommen.

5. Archivierung

Auch die rechtssichere Aufbewahrung von Dokumenten hat es in sich. Schließlich dürfen die Daten nicht mehr veränderbar sein. Außerdem gilt es auch langfristig den Zugriff zu sichern. Unternehmen, die ein Dokumenten-Management-System (DMS) nutzen, sind hier im Vorteil. Vor allem, wenn dieses bereits als GoBD-konform zertifiziert wurde.

Was sind Dokumentenmanagement-systeme (DMS)

Unter Dokumentenmanagementsystemen (DMS) versteht man eine datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten aller Art. Ziel von DMS-Software ist es nicht nur, sämtliche Daten im Unternehmen zu digitalisieren. DMS-Software dient auch zur Organisation und Koordination von Entwicklung, Überarbeitung, Kontrolle und Verteilung von Dokumenten.

Was ist DMS? Hier erfahren Sie mehr!

6. Regeln und Rechte

Natürlich müssen sich auch die Finanzbehörden während einer Betriebsprüfung an bestimmte Spielregeln halten. So lässt sich der Prüfungstermin mit triftigem Grund durchaus verschieben. Dazu zählen Hochsaison, Betriebsurlaub, Messetermine oder auch der Jahresabschluss. Außerdem kann das geprüfte Unternehmen beantragen, dass die Prüfung nicht im Betrieb, sondern beim Steuerberater stattfindet. Einen Besuch vor Ort wird sich der Prüfer dennoch in den seltensten Fällen nehmen lassen.

7. Mitarbeiterbriefing 

Prüfer dürfen grundsätzlich jeden Mitarbeiter befragen aber nicht über alles und jeden Sachverhalt Es empfiehlt sich daher, dem Prüfer die auskunftsberechtigten Mitarbeiter speziell bekannt zu machen. Der Rest der Belegschaft kann dann auf diese verweisen. Einzige Ausnahme: Fragen zum eigenen Lohn oder Gehalt. Diese müssen von jedem beantwortet werden. 

8. Expertenrat

Für ein Unternehmen ist eine Betriebsprüfung eine Ausnahmesituation. Für den Steuerberater des Unternehmens ist sie dagegen Tagesgeschäft: Aufgrund dieser Erfahrung erkennt er schneller, worauf bestimmte Fragen während der Prüfung abzielen, welche Themen im Fokus stehen und wie der Einsatz von statistischen Verfahren einzuschätzen ist. Unternehmen sollten sich dies zunutze machen zumindest bei den Eröffnungs-, Zwischen- und Schlussbesprechungen. 

9. Plausibilitätscheck

Selbst wenn keine Betriebsprüfung akut ansteht: Laufende Plausibilitätschecks schaden nie. Dafür geeignete und intuitiv bedienbare Data-Mining- und Analyse-Tools gibt es „stand-alone“ oder bereits im ERP-System integriert. Sie erlauben auch Ad-hoc-Abfragen und Auswertungen auf große Datenmengen. 

Gute Vorbereitung senkt das Stresslevel

Auch wenn es sich anders anfühlen mag: Eine Steuerprüfung ist in erster Linie ein formaler Prozess, der bestimmten Regeln folgt. Um Nachzahlungen möglichst zu vermeiden und das Stresslevel in Grenzen zu halten, hilft es daher, seine Rechte und Pflichten zu kennen und sich entsprechend gut vorzubereiten. 

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In diesem CRM-Interview beantwortet Robert Geppert, CCO (Chief Customer Officer) bei der Sybit GmbH, der EAS-MAG-Redaktion 3 Fragen zu CRM-Systemen und wie man damit die Kundenbindung verbessern kann.

Mit CRM-Systemen die Kundenbindung verbessern

Wir stellten Robert Geppert, CCO bei der Sybit GmbH 3 Fragen zum Thema CRM und wie damit die Kundenbindung verbessert wird:

Was ist CRM?

Immer mehr Unternehmen verwenden CRM Systeme für ihr Kunden- und Kontaktmanagement. Doch was genau ist CRM? Und welche Rolle spielt Unternehmenssoftware dabei?

Was ist CRM? Hier erfahren Sie mehr!

1. Welchen Nutzen hat man durch CRM-Systeme?

CRM (Customer Relationship Management) hat das Ziel, eine Strategie für das Unternehmen zu entwickeln, welche sich auf die Bedürfnisse der Kunden ausrichtet. Mit der richtigen CRM-Software möchte man als Unternehmen die CRM-Ziele effizient und gewinnbringend umsetzen. Die Unternehmen werden speziell in den Bereichen unterstützt: detaillierte Dokumentation von Kundeninformationen, personalisierte Kundenansprache, Kundenservice, Intensivierung mittel- bis langfristiger Kundenbeziehungen und Kundenbindung. Das CRM-System stellt außerdem sicher, dass die Kundendaten immer auf den neusten Stand und laufend gepflegt sind. Das Programm gibt den Unternehmen die Möglichkeit transparenter und flexibler zu handeln. Beispielsweise sind Kundenbetreuer nicht mehr auf einzelne festgelegte Kunden begrenzt, sondern können in Folge jeden betreuen, da jeder von ihnen Zugriff auf die bisherigen Anliegen des jeweiligen Kunden hat und genau weiß was mit ihm bisher besprochen wurde.

2. Wie kann ein CRM-System den Kundennutzen verbessern?

Nicht nur die Unternehmen sondern auch die Kunden profitieren enorm von einem CRM-System. Die Kundenbindung ist enorm gesteigert. Wie schon beschrieben, sind die Kundenberater flexibler und sind nicht auf einzelne Kunden festgelegt. Dies ist aber nicht nur der Vorteil für die Kundenberater, sondern auch für die Kunden. Diese müssen nach der Einführung eines CRM-Systems nicht mehr auf ihren persönlichen Berater warten, sondern können nun auch mit anderen Kollegen sprechen. Dies spart den Kunden Zeit, ihr Anliegen wird schneller bearbeitet und sie nehmen das Unternehmen als kundenfreundlich wahr. Außerdem können sich die Unternehmen durch ein CRM-Programm besser auf die Kunden einstellen und ihre Angebote maßgeschneidert anbieten. So entsteht eine angenehme Customer Experience.

Was ist Customer Experience (CX)?

Customer Experience bezeichnet die Erfahrungen, die ein Kunde durch die Interaktionen mit einem Unternehmen macht. Mit Customer Experience Management versuchen Unternehmen positive Kundenerfahrungen zu erzeugen und die Bindung zwischen Kunde und Produkt/Unternehmen zu stärken.

Was ist CX? Hier erfahren Sie mehr!

3. Wie kann man ein CRM-System einführen?

Um ein CRM-System einzuführen sollten sie auf einige Punkte achten um nicht Gefahr zu laufen, dass das Projekt scheitert. Nicht selten kommt es vor, dass man Budget- oder Zeitvorgaben massiv überschreitet, oder die Anwender am Ende mit den Funktionen nicht zurechtkommen. Die Folge davon ist, dass diese sich demotiviert abwenden und die neuen Abläufe weder verstehen noch sinnvoll finden. Besonders wichtig ist, dass die neuen Anwendungen und Abläufe auch end-to-end qualitativ hochwertig umgesetzt werden.

Damit diese Fehler während der Einführung nicht entstehen soll man besonders folgende fünf Faktoren berücksichtigen:

• Ziele
• Stakeholder
• Prozesse
• Methodik
• Blickwinkel

Da dieses Thema sehr umfangreich ist empfehle ich jedem, der sich dafür interessiert und mehr darüber erfahren möchte, das E-Book „Projektmanagement-Stolpersteine im CRM-Projekt“. Dort werden diese Punkte umfassend aufgegriffen.

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Die Anschaffung neuer Unternehmenssoftware ist umfangreich. Aber sie muss auch nicht übermäßig kompliziert sein – solange Unternehmen wissen, wie man die Einführung von Unternehmenssoftware angeht und richtig mit dem Lastenheft umgeht. Denn ohne Erstellung eines Lastenhefts geht nichts.

Lastenheft richtig nutzen: So gelingt die Software-Einführung!

Wenn Sie auf der Suche nach neuer Unternehmenssoftware sind, müssen Sie zuerst eines wissen: Was soll die Software leisten können? Klingt logisch, aber schon bei diesem Schritt kann es zu Problemen kommen. Zum Beispiel, wenn nicht alle Beteiligte des Projekts auf der gleichen Seite stehen und unterschiedliche Vorstellungen bezüglich des Umfangs der neuen Software haben. Selbst wenn man sich vorher abspricht, kann es zu Missverständnissen über die Funktionen des Systems kommen. Oftmals hat jeder andere Erwartungen und funktionale Anforderungen an das Projekt. Deshalb deshalb sollten die gewünschten Software-Anforderungen genauestens definieren und die Details in einem Dokument festgehalten: mit der Erstellung eines Lastenhefts.

Was ist ein Lastenheft?

Ein Lastenheft erfüllt seinen Zweck am besten, wenn es nicht bloß eine Beschreibung der Anforderungen an neue Software beschreibt. Es sollte auch Details über das Projekt und den Kontext Ihres Unternehmens mit einbinden. Wie sieht das momentane IT-Umfeld aus? Welche Schnittstellen muss es zu anderer Software geben – sind Schnittstellen überhaupt nötig? Wie sieht das Marktumfeld aus, in dem Sie operieren? Denn das Erstellen eines Lastenhefts dient nicht nur dem Unternehmen – dem Auftraggeber – selbst zur Orientierung beim Projektmanagement, sondern auch Software-Anbietern – dem letztendlichen Auftragnehmer – als Überblick und vermittelt Umfang und Rahmenbedingungen des Projekts.

Damit fällt es dann leichter, Lösungsansätze und Produkte zu finden, die auch genau auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind. Denn Lastenhefte, die funktionale Anforderungen sowie die Rahmenbedingungen des Systems und den Umfang der Software beschreiben, erleichtern die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Die Erstellung von Lastenheften – also die genaue Beschreibung der funktionalen Anforderungen an ein Produkt sowie der Rahmenbedingungen der gesuchten Lösung – ist damit ein wichtiger Schritt bei der Suche nach neuer Software, den Sie als Auftraggeber nicht auslassen dürfen!

Damit der Leistungsumfang und die Inhalte bei jedem System auch Ihren Anforderrungen entsprechen, muss der Auftraggeber ein Pflichtenheft für das Projekt erstellen. Das Pflichtenheft beschreibt genau, wie er plant diese Anforderungen umzusetzen. Durch das Pflichtenheft und die Informationen im Lastenheft können Auftraggeber dann gut abschätzen, inwiefern ein Auftragnehmer Ihre Vorgaben und Anforderungen auch erfüllen kann. So kann die ERP-Einführung nicht schief gehen.

Dazu muss das Lastenheft auch richtig erstellt und in das Projektmanagement eingebunden werden. Wie Sie das machen, und was dabei zu beachten ist, zeigen diese Beiträge:

Schlüssel zur erfolgreichen Software-Einführung: Mut zur Lücke!

Bei der Einführung neuer Software kann viel schiefgehen – vor allem wenn das Lastenheft ungenau oder unvollständig ausfällt. Das kann schnell passieren, wenn unternehmensexterne Berater das Lastenheft erstellen. Dieser Beitrag zeigt, wie es zu solchen Problemen kommen kann, und wie Unternehmen sie vermeiden können. Wichtig dabei ist nicht nur Mut, zum schrittweisen Vorgehen. Auch auf eine faire Vertragsgestaltung mit dem Anbieter sollten Unternehmen genau achten.

Schlüssel zur erfolgreichen Software-Einführung: Mut zur Lücke!

ERP-Einführung bei KMU – Fünf Tipps zum erfolgreichen Planen, Durchführen und Evaluieren von ERP-Projekten

Wie kleine und mittelständische Unternehmen die Software-Einführung bewältigen können, lesen Sie in diesem Beitrag, der Sie Schritt für Schritt durch den Prozess führt – und dabei natürlich das Lastenheft nicht auslässt. Aber natürlich gehört zum gesamten Vorgang mehr als nur das Lastenheft. Wie sieht die Anbietersuche aus? Kann man die Lösung vor Kauf testen? Und wie arbeiten Unternehmen an der andauernden Optimierung der fertig implementierten Software?

Fünf Tipps zu erfolgreichen ERP-Projekten

Wenn die Zeit drängt: Wie eine komplexe CRM-Einführung mit enger Taktung gelingt

Gerade Customer-Relationship-Management-Software kann schwierig zu implementieren sein. Wie bringt man die Einführung schnellstmöglich und reibungslos über die Bühne? Dieser Beitrag zeigt, wie Unternehmen die CRM-Einführung gestalten können, um schnelle Workflows zu garantieren. Das Lastenheft ist ein wichtiger Teil davon, aber allein wird es nicht ausreichen. Hier lesen Sie 5 Tipps, die Ihrem CRM-Projekt zum Erfolg verhelfen.

Wie eine komplexe CRM-Einführung gelingt

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Infor, die Industry Cloud Company, hat mit Hexagon AB (Nasdaq Stockholm: HEXA B), einem weltweit führenden Anbieter von Digital-Reality-Lösungen, eine Veräußerungsvereinbarung getroffen.

Infor verkauft EAM-Geschäft an Hexagon AB – Strategische Partnerschaft angekündigt

Das Unternehmen ist in Schweden ansässig. Es übernimmt das globale EAM-Geschäft von Infor für insgesamt rund 2,75 Milliarden US-Dollar in Form von Kapital und Unternehmensanteilen. Zugleich schließen Infor und Hexagon eine strategische Partnerschaft, um gemeinsame Kunden weiterhin zu unterstützen. Die Geschäftsbereiche werden bis zum Abschluss der Transaktion getrennt bleiben, vorbehaltlich behördlicher Genehmigungen.

Darüber hinaus bauen Infor und Koch Equity Development, beides Tochtergesellschaften von Koch Industries, strategische Beziehungen zu Hexagon auf. Infolge der Transaktion wird Koch zudem eine Unternehmensbeteiligung an Hexagon erhalten. Der Hauptaktionär von Hexagon, MSAB, hat die Absicht, Brett Watson, President bei Koch Equity Development, dem Nominierungsausschuss von Hexagon für das Board of Directors vorzuschlagen. Dies soll geschehen, sobald es nach dem Abschluss der Akquisition möglich ist.

Entwicklung des EAM-Markts zum Asset Performance Management (APM)

Der EAM-Markt entwickelt sich vom traditionellen Asset Management zum Asset Performance Management (APM). Deswegen benötigen Kunden umfassendere Lösungen für die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus ihrer Anlagen. Und dies von der Planungs- und Bau- bis zur Betriebsphase.

Die Veräußerung und strategische Beziehung versetzt Infor in die Lage:

• seine branchenführende EAM-Technologie mit den Digital-Reality-Lösungen von Hexagon, einschließlich Sensor-, Software- und autonomen Technologien, zu kombinieren, um ein besseres Ergebnis für die Kunden zu erzielen, und
• sich weiter auf seine Strategie zu konzentrieren, branchenspezifische Cloud-ERP-Suites (CloudSuites) zu liefern, die den Kunden einen nachhaltigen operativen Vorteil verschaffen, und den Markt langfristig im Blick zu behalten.

Was ist Cloud ERP?

Cloud ERP basiert auf der Nutzung von Servern im Internet zum Betrieb der Systeme. Unternehmenssoftware aus der Cloud bietet oft zahlreiche verschiedene Module für CRM, Warenwirtschaft, Finanz und Rechnungswesen, Personalwesen, Produktion oder DMS. Diese Module können durch die Cloud flexibel und mobil benutzt werden.

Was ist Cloud ERP? Hier erfahren Sie mehr!

Darüber hinaus nutzen mehrere Koch-Unternehmen bereits Infor EAM sowie Enterprise-Project-Performance- und Industrial-Facility-Lösungen von Hexagon. Um für sie über den gesamten Lebenszyklus ihrer Produktionsanlagen – von der ersten Planung bis zum täglichen Betrieb – Mehrwerte zu erschließen, haben Koch und Hexagon ein gemeinsames Memorandum of Understanding unterzeichnet. Dies soll den Einsatz von Infor EAM und die Lösungen von Hexagon weiter auszubauen.

„Dies ist ein Gewinn für Infor und Hexagon ebenso wie für unsere Kunden und Mitarbeiter“, sagt Kevin Samuelson, CEO von Infor. „Infor gelangt dadurch in die Lage, sich auf die Bereitstellung innovativer, branchenspezifischer Lösungen zu konzentrieren. Diese helfen unseren Kunden, ihre größten geschäftlichen Herausforderungen zu meistern. Darüber hinaus ermöglicht uns diese Partnerschaft die Zusammenarbeit mit einem Unternehmen, das sich in einer einzigartigen Position befindet. Damit treiben wir die digitale Transformation für Kunden und Anwender von Infor EAM weiter voran. Hexagon kann die Asset-Management-Funktionen von Infor EAM in seine Digital-Reality-Lösungen und -Plattformen integrieren.“

EAM-Lösungen als Grundlage für digitale Innovationen

EAM-Lösungen bilden die Grundlage für digitale Innovationen in anlagenintensiven Branchen. In diesen bieten digitale Realitäten oder digitale operative Zwillinge eine einzige, gemeinsame Datenquelle und vollständige Transparenz über die sich ständig ändernden Situationen. Kunden aus der Fertigung, der Energieversorgung, dem Anlagenbau, dem Transportwesen und anderen Bereichen nutzen Infor EAM. Sie überwachen damit ihre Anlagen. Außerdem holen sie so den größtmöglichen Wert aus ihnen heraus. Gleichzeitig minimieren sie die mit Betriebsausfällen und unnötigen, ungeplanten Kosten verbundenen Risiken.

„Durch die Integration der branchenspezifischen Asset-Management-Funktionen von Infor EAM mit unseren Digital-Reality-Lösungen und -Plattformen können wir die Leistung von Anlagen verbessern. Diese gehen über das hinaus, was EAM allein erreichen kann. Von der Verbesserung der vorausschauenden Wartung über die Reduzierung des Energieverbrauchs bis hin zur Unterstützung anderer Nachhaltigkeitsinitiativen“, sagt Ola Rollén, President und CEO von Hexagon. „Infor EAM-Kunden und -Partner können einen reibungslosen Übergang mit signifikanten Synergien erwarten. Diese werden zu schnellerem Wachstum und größeren Möglichkeiten führen, einschließlich der Expansion in neue vertikale Märkte sowie in unterversorgte Märkte wie den asiatisch-pazifischen Raum.“

Das EAM-Geschäft von Infor und seine rund 500 Mitarbeiter in der ganzen Welt werden als Teil der Enterprise-Solutions-Abteilung von Hexagon eingegliedert werden. Sie bedienen alle Hexagon-Geschäftsbereiche bedienen, die sich auf anlagenintensive Ökosysteme konzentrieren. Zu diesen Geschäftsbereichen gehören Fertigung, Industrieanlagen, Bergwerke, landwirtschaftliche Betriebe, autonome Mobilität, Gebäude, Infrastruktur, öffentlicher Dienst sowie Verteidigung. Infor wird mit den Arbeitnehmern und ihren Vertretern Konsultationsprozesse bezüglich der Transaktion einleiten, soweit dies geltendem Recht entspricht.

Goldman Sachs & Co. LLC und Rothschild, Inc. fungierten als Finanzberater, während Jones Day als Rechtsberater für Infor und Koch tätig war.

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