Kategorie: Unternehmenssoftware

Agile Arbeitsmethoden sind in der IT-Welt bekannt für ihre Flexibilität und Effizienz. Doch wo Sonne ist, da gibt es auch Schatten: Kosten können bei diesen Projekten nämlich schnell durch die Decke gehen. Der IT-Dienstleister Avision nennt die vier wichtigsten Gründe, die dafür mitverantwortlich sind.

Das sind die vier größten Kostentreiber für agile IT-Projekte

Kein Zweifel, mit dem Aufkommen des agilen Arbeitens haben sich für die moderne Software-Entwicklung völlig neue Wege eröffnet. Dass dabei nicht selten der Kostenrahmen gesprengt wird, ist allerdings ein Phänomen, dass nicht unerwähnt bleiben darf. Avision zeigt, wo die Ursachen dafür liegen:

1. Fahrplan fehlt: Agile Projekte basieren auf kontinuierlicher Anpassung und Iteration. Das bedeutet auch, dass Anforderungen und Prioritäten sich während des Projekts ändern. Zu viele Änderungen und eine fehlende Product-Increment-Planung führen allerdings schnell zu zusätzlichen Kosten, da mehr Zeit und Ressourcen nötig sind, um die neuen Anforderungen zu erfüllen. Auch agile Software-Entwicklung ist darauf angewiesen, ein ungefähres Ziel vor Augen zu haben – essentiell ist daher eine regelmäßige Prüfung, ob sich das Projekt noch auf dem richtigen Weg befindet und ob sich das Ziel geändert hat.
2. Kommunikationsaufwand schießt in die Höhe: Agiles Arbeiten erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Stakeholdern, wie Entwicklern, Kunden und Managern. Zwar schreibt die SCRUM-Methode routinemäßige Meetings vor, oftmals schlägt die Ineffizienz aber gnadenlos zu: Viele, lange und teilweise unnötige Besprechungen hindern einerseits den Arbeitsfluss und erhöhen andererseits die Kosten für Arbeitszeiten, Ressourcen sowie das gesamte Projekt.
3. Budget ist ein Mysterium: Einen festen finanziellen Rahmen für ein agiles Projekt zu bestimmen, klingt wie ein Widerspruch in sich. Und tatsächlich: Durch das Fehlen eines klassischen Projektleiters ist keine Rolle für das Controlling vorgesehen. Fehlt es an adäquaten Lösungsansätzen, etwa agilen Festpreisen, und der notwendigen Absprache zwischen den Stakeholdern, kann der Überblick über die Finanzen schnell verloren gehen. 
4. Minimum mit Maximum verwechselt: Interpretiert die Fachseite das Minimum Viable Product (MVP), also die allererste Version des Produkts, nicht nach den Maßstäben der agilen Methode, explodiert der gesamte Rahmen des Projekts. Hier gilt das KISS-Prinzip (Keep It Simple and Stupid), wonach das Entwickler-Team zunächst eine möglichst einfache Lösung für das zu lösende Problem anstrebt und schnelles Feedback erhält. Kommt es hier zu keiner Begrenzung der Ideen und Anforderungen, wird der Backlog immer länger statt kürzer. Als Resultat steigen sowohl Kosten als auch die benötigte Zeit zur Umsetzung.

„Es ist wichtig zu beachten, dass nicht alle agilen IT-Projekte zwangsläufig teurer sind als traditionelle Projekte“, unterstreicht Nadine Riederer, CEO bei Avision. „Eine professionelle Projektplanung, ein gut ausgebildetes Team und eine klare Kommunikation helfen dabei, die Kosten im Rahmen zu halten. Dann klappt’s auch mit der Agilität.“

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Fit für die digitale Transformation zu sein, erfordert von Unternehmen Spitzenleistungen. Dazu braucht es eine Reihe von Anforderungen wie Beharrlichkeit, Entschlossenheit, Agilität und Schnelligkeit gefordert.

Digitale Transformation erfordert die digitale Fitness

Die Digitale Transformation ist mit einem Marathonlauf vergleichbar, der immer wieder von kurzen, schnellen Sprints unterbrochen wird. Wer hier vorne dabei sein will, muss optimal trainiert sein. Er muss Ausdauer und Schnelligkeit beherrschen – zwei Disziplinen, die gegensätzlicher nicht sein könnten. Oft fehlt Unternehmen aber genau das, was in dem Begriff „digitale Fitness“ zusammenfasst. Der Trainingsplan dazu umfasst die folgenden Punkte:

1. Eine klare Strategie zur digitalen Transformation entwickeln

Unternehmen sollten über eine Strategie zur Verbesserung der Customer Experience verfügen, die vom gesamten Unternehmen umgesetzt wird – angefangen von der Geschäftsleitung über den Vertrieb und das Marketing bis zur IT-Abteilung. Dazu muss das Unternehmen die Wünsche und Bedürfnisse der Kunden kennen und mit diesem Wissen seine Geschäftsprozesse anpassen, um eine optimale Customer Experience auf allen Kanälen bieten zu können. Bei dieser neuen, dynamisch anpassbaren, rein kundenfokussierten Strategie werden viele der bisherigen traditionellen Strategieelemente keinen Platz mehr haben. Eine entscheidende Unterstützung dabei bietet eine in der Cloud laufende, skalierbare und auf Open-Source-Software basierende Plattform für die Digitale Transformation, denn damit können Unternehmen schneller agieren und Ideen umsetzen.

2. Die richtigen Mitarbeiter finden und fördern

Denken die Mitarbeiter bereits Digital First? Verfügen sie über die Kenntnisse und Erfahrungen, um das Unternehmen zukunftsfähig zu machen? In vielen Fällen ist es notwendig, die Digitalisierungs-Bootcamps und Fortbildungsmaßnahmen deutlich auszubauen. Auch der Recruiting-Prozess muss sich ändern, denn bislang werden zu wenige digitale Talente eingestellt. Um die digitale Fitness und die Motivation der Mitarbeiter zu steigern, sollte in die Bereiche Big Data, Analytics, Content Marketing und Personalisierung der Produkte und Services investiert werden.

3. Die Innovationskraft stärken, Innovationsmanagement verbessern

Ebenso wie beim Sport zählt auch bei der Umsetzung der Digitalen Transformation die mentale Einstellung, um Ziele zu erreichen. Dazu gehört auch die gemeinsame Arbeit unterschiedlicher Teams, um neue Produkte und Services schneller auf den Markt zu bringen. Bei der Stärkung der Innovationsfähigkeit und der Verbesserung des Innovationsmanagements kommt es zusätzlich zu einem kontinuierlichen Lernen und einem ständigen Testen neuer Ideen auf Schnelligkeit und Agilität. Wichtig dabei ist, kontinuierlich das Feedback von Kunden zu erfassen und zügig in weiterzuentwickelnde oder kurzfristig umzusetzende neue Produkte und Services einfließen zu lassen. Unternehmen müssen heute Innovationen deutlich schneller vorantreiben und in Produkten und Services umsetzen als noch vor wenigen Jahren.

4. Die Bereitschaft zur permanenten Veränderung fördern

Zur digitalen Fitness gehört auch, frühzeitig zu erkennen, wann es Zeit ist, bisherige Geschäftspraktiken durch neue zu ersetzen. Dies ist ein integraler Bestandteil einer kundenfokussierten Strategie. Im Handel kommen die Kunden seltener in die Filialen. Sie informieren sich online, kaufen dort oder lassen sich die Waren ins Geschäft liefern und nutzen dort elektronische Kioske. Der Handel muss sich daher mit Multichannel Experiences, Digital Marketing, der personalisierten Auslieferung von Informationen und vielen anderen Möglichkeiten an allen Kundenkontaktpunkten befassen. Unternehmen sollten sich darauf konzentrieren, wie sie mit neuen Technologien, Produkten und Services den Nutzen für Kunden optimieren können.

5. Die technologischen Voraussetzungen für die digitale Transformation überprüfen

Um digital fit zu bleiben, ist auch eine Bestandsaufnahme der technologischen Ausstattung sowie in vielen Fällen eine grundlegende Modernisierung und die Einführung einer digitalen Infrastrukturplattform erforderlich, die neueste IT-Ansätze verwendet. Dazu zählen etwa auf Open-Source-Technologien basierende Digital-Experience-Plattformen, die Content, Commerce und User-Communities integrieren. Dazu kommen Tools, mit denen Unternehmen Daten aus den vorhandenen ERP-, CRM-, E-Mail- und Social-Media-Systemen in einem ganzheitlichen Kundenprofil zusammenführen und sie anschließend geräteunabhängig, personalisiert und kontextbasiert ausliefern. Kunden erwarten heute individuelle Angebote – egal, zu welchem Zeitpunkt und über welchen Kanal.

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Welche Faktoren über eine gelungene Realisierung von Softwareprojekten
entscheiden, weiß Sebastian Dörr-Willken, Geschäftsführer der Semantic
Applications GmbH und Co. KG

Mehr als nur ein paar Codezeilen: Faktoren für eine gelungene Realisierung von Softwareprojekten

In der heutigen Zeit reiht sich scheinbar ein Softwareprojekt an das nächste. Während die Entwickler noch am Feinschliff der letzten Fassung tüfteln, steht der Nachfolger oft schon in den Startlöchern. Nicht jeder Versuch ist dabei jedoch selbstverständlich von Erfolg gekrönt und viele Softwareprojekte schaffen es nicht über die Entwicklung hinaus – oder scheitern noch in den ersten Testphasen. Schlimme Fälle, die beispielsweise doppelt so teuer zu Buch schlagen und in einem unermesslichen Zeitaufwand enden, kriegen hierbei sogar den berüchtigten Namen ‚schwarzer Schwan‘. Damit das eigene IT-Projekt nicht im Chaos versinkt, hilft es schon, sich auf ein paar wichtige Faktoren zu konzentrieren und diese in der alltäglichen Arbeit an der Software zu berücksichtigen. Dann steht einer erfolgreichen Realisierung von internen oder externen Softwareaufträgen innerhalb des Zeit- und Budgetrahmens nichts mehr im Weg.

Vorbereitet auf Änderungen

Alle, für die Entwicklung einer neuen Software erforderlichen Arbeiten stehen im Projektumfang – in Fachkreisen auch Scope genannt – den alle Parteien bei Absprachen im Vorfeld festlegen. Dieses Dokument bildet die Grundlage für die einwandfreie Zusammenarbeit von Kunde und Entwickler bei der Aufgabenbewältigung. In vielen Fällen kommt es jedoch zu Tendenzen, die entsprechenden Anforderungen zu erweitern oder den Scope während des Projekts auszubauen. Durch diesen natürlichen Vorgang der Scope Changes, welcher meist vom Kunden oder manchmal auch durch das Entwicklerteam Anstoß findet, soll die Software beispielsweise plötzlich acht statt vier Funktionen besitzen oder die Zahl der vereinbarten Leistung steigt überraschend. In manchen Situationen kann dies jedoch zu Blockaden, Verzögerungen oder starken Budgetüberschreitungen führen, die das Vorhaben gefährden. Um dem Ernstfall zuvorzukommen, braucht es hier das gezielte und koordinierte Eingreifen des Projektmanagers, der entsprechende Kompromisse aushandelt und so den Arbeitsumfang an die neuen Anforderungen anpasst.

Faktor Mensch nicht vergessen

Viele Softwareunternehmen setzen bei ihrer Arbeit auf agile Strukturen mit viel Flexibilität. Je nach Größe des Unternehmens nutzen Projektmanager hier entweder die Scrum- oder die SAFe-Methode. Im Zuge dessen erarbeiten Teams in einer vorher festgelegten Größe in kleinen Sprints von circa ein bis vier Wochen schnelle Projektfortschritte und Teillösungen, bis die Software fertiggestellt ist. Aufgrund der Wichtigkeit dieser Zusammenarbeit brauchen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter daher eine hohe Anpassungsfähigkeit und eine noch bessere Kommunikation. Für ein gelungenes Softwareprojekt muss somit neben der Technik auch immer die menschliche Chemie im Team stimmen. Selbst kleine Streitigkeiten oder Diskussionen zwischen Mitarbeitenden, Entwicklern oder Projektleitern können schnell zu Spannungen und Hindernissen für das ganze Vorhaben führen. Gelungene Softwareprojekte beruhen daher in der Regel immer auf Arbeitsgemeinschaften mit einem offenen und fehlertoleranten Klima.

Richtiges Maß finden

Im Zuge einer IT-Entwicklung kommt es oft zu einem Datensalat bei der präzisen Dokumentation von Fortschritten und Änderungen. Damit unter anderem alle Teammitglieder einwandfrei nachvollziehen können, warum die Software an bestimmten Stellen Anpassungen erhalten hat, braucht es ein möglichst genaues und übersichtliches System. Nichts gefährdet ein Vorhaben mehr als unlesbare Notizzettel oder schlecht verwaltete Aufzeichnungen. Für die Gewährleistung einer übersichtlichen und gut geführten Dokumentation, darf die Masse an Informationen aber auch nicht überhandnehmen. Neuigkeiten zum Arbeitsstand sollten für alle Mitglieder kurz, aber eindeutig und am besten digital zugänglich sein, damit es im Realisierungsprozess nicht zu Unstimmigkeiten kommt. Im Sinne des Pragmatismus beim agilen Arbeiten bildet die Vollendung der Software jedoch immer das höchste Ziel und ein entsprechend sauberer Report nur einen einzelnen Grundstein für Erfolg oder Misserfolg.

Planung hält das Projekt zusammen

Vor dem Beginn der eigentlichen Entwicklung einer neuen Software sollten sich Unternehmen immer eine Reihe wichtiger Fragen stellen, um so unter anderem die Komplexität der Aktion gut einzuschätzen. Passt das Projekt beispielsweise zur Unternehmensgröße oder verfügt der Betrieb überhaupt über genügend Ressourcen für die erfolgreiche Umsetzung? Muss vielleicht noch am preislichen Rahmen des Konzepts geschraubt werden und welchen Umfang soll das Projekt überhaupt haben? Kontrollfragen wie diese erlauben besonders Führungskräften schon im Vorfeld zu checken, ob sich das geplante Vorhaben möglicherweise negativ auf das Unternehmen auswirken könnte. Solche ungeklärten Grundpfeiler führen ansonsten schnell dazu, dass sich die erste Euphorie in Frust umwandelt. Kurze Reflexionen oder Feedbackrunden während der Entwicklung erlauben es Teamleitungen, im Ernstfall umgehend die Notbremse zu ziehen, bevor das Unternehmen beispielsweise finanziellen Schaden erleidet.

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Ein schneller Zugriff auf konsistente Daten ist für Unternehmen heute unerlässlich. Historisch gewachsene Datensilos stehen dem jedoch im Wege.

Datensilos in sechs Schritten erfolgreich auflösen

Datensilos sind überall: Die einzelnen Abteilungen verfügen in aller Regel über eigene Datensammlungen, die jahrzehntelang gewachsen sind. Diese Informationsinseln stellen zunehmend ein Problem dar, denn sie bremsen die Produktivität, verlangsamen Prozesse, behindern ganzheitliche Kundenservices und machen es Unternehmen schwer, ihre Strategien schnell auf geänderte Marktanforderungen anzupassen. Deshalb gilt es, diese Silos aufzubrechen und Lösungen zu etablieren, die eine zentrale Verwaltung der Daten unterstützen.

1. Datenbestand analysieren

Zunächst ist zu ermitteln, welche Daten in welcher Form vorhanden sind, wo sie liegen und welche Qualität sie haben. Wichtig ist dabei auch zu evaluieren, wie häufig Daten erzeugt oder geändert werden und welche Beziehungen sie zueinander haben. Zudem sind Einschränkungen bei der Nutzung und Speicherung zu beachten sowie Aspekte wie Datenschutz, rechtliche Relevanz und Aktualität der Daten.

2. Fachabteilungen einbinden

Zur Lösungsevaluierung sollten Workshops aufgesetzt werden, in die auch die unterschiedlichen Fachabteilungen eingebunden sind. Aufgrund der vielen beteiligten Stakeholder ist bei der Durchführung der Workshops eine Moderation von Nutzen. Eventuell sollte sogar der Einsatz eines Datenbeauftragten in Betracht gezogen werden.

3. Ziele definieren

Ohne konkrete Ziele lassen sich Datensilos nicht sinnvoll auflösen. Deshalb sollte der Fokus der Workshops zunächst auf der Themengenerierung liegen. Es gilt, auf Basis vorhandener Probleme oder Herausforderungen gemeinsam konkrete Anwendungsfälle und Ziele zu definieren.

4. Technische Lösung auswählen

Für die technische Umsetzung der Silobeseitigung stehen Unternehmen prinzipiell zwei Lösungen zur Verfügung: eine Middleware als „Adapter“ oder die Migration der Daten in einen zentralen Pool wie eine relationale Datenbank oder eine NoSQL-Lösung. Welcher Weg der bessere ist, hängt vom konkreten Einzelfall ab. Eine Middleware hat grundsätzlich den Vorteil, dass keine Daten bewegt werden müssen, bringt aber im Vergleich zu einem zentralen Datenpool Performanceeinbußen mit sich. In einen zentralen Pool müssen die Daten aber zunächst eingebracht werden, anschließend sind Aktualität beziehungsweise Synchronizität der Daten eine Herausforderung.

5. Organisatorische Weichen stellen

Neben technischen können auch organisatorische Maßnahmen nötig sein. In der Regel sind die Datensilos zwar durch die Trennung von Aufgabenbereichen entstanden, darüber hinaus sind sie aber oft auch die Folge reiner Bequemlichkeit. Ein Beispiel dafür ist etwa die Nutzung des E-Mail-Postfachs für die Speicherung und Archivierung von Daten. In solchen Fällen müssen Vorgaben und Richtlinien geändert werden.

6. Lösung iterativ umsetzen

Die Implementierung der technischen Lösung sollte gemäß dem Motto „Klein anfangen, groß wachsen“ erfolgen. Es empfiehlt sich, mit einem Pilotprojekt zu starten und die Lösung dann anschließend sukzessive auszuweiten. Dabei ist ein permanentes Verifizieren und Falsifizieren ratsam. Unternehmen sollten permanent Verbesserungspotenziale ermitteln, etwa durch die Einbeziehung weiterer Daten.

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