Einfache Einhaltung aller Compliance-Vorgaben dank revisionssicherer Archivierung

Einfache Einhaltung aller Compliance-Vorgaben dank revisionssicherer Archivierung

Compliance: Ein Begriff, der in vielen Unternehmen zunehmend das Potential zum „Unwort“ entwickelt. Denn in den letzten Jahren sind viele Vorgaben im Bereich der Archivierung hinzugekommen, während gleichzeitig empfindliche Strafen bei Versäumnissen drohen. Ein leistungsfähiges Enterprise Informati-on Management System (EIM), das als zentrale Plattform für alle Daten und Informationen dient, kann hier helfen. Anhand des Purchase-to-Pay-Prozesses kann nicht nur aufgezeigt werden, wie eine gesetzeskonforme Archivierung realisierbar ist, sondern auch welche Vorteile sich daraus ergeben.

Einfache Einhaltung aller Compliance-Vorgaben dank revisionssicherer Archivierung

Ein reibungsloser Informationsfluss, die Auflösung von Informationsinseln, das schnelle Finden von gesuchten Daten. Dies sind nur einige Aspekte, die ein gelungenes Informationsmanagement auszeichnen. Sie helfen den langfristigen Geschäftserfolg zu sichern, da Mitarbeiter Kunden und Partnern gegenüber stets auskunftsfähig sind. Dafür müssen ihnen alle aktuellen Daten jederzeit zur Verfügung stehen. Gleichzeitig sind die Informationen nach der Abwicklung eines Auftrags gemäß aller Compliance-Vorgaben revisionssicher zu archivieren. Führende EIM-Systeme wie nscale von der Ceyoniq Technology können diesen Spagat leisten.

Zentrale Speicherung verbessert den Informationsfluss

Das EIM dient dabei in Kombination mit dem eingesetzten ERP System als zentrale Plattform, auf der über den ganzen Purchase-to-Pay-Prozess hinweg alle relevanten Daten zentral gespeichert werden. Dafür ist eine enge Verzahnung beider Systeme entscheidend. Beim Purchase-to-Pay-Prozess fallen zahlreiche Dokumente zur Archivierung an: Bestellanforderung (BANF), Anfragen, Angebote, E-Mails und Recherchedokumentation sowie Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein und zuletzt die Rechnung. Mit einem EIM werden all diese Informationen in den dafür vorgesehenen Bestell- und Lieferantenakten gebündelt. Diese stehen anschließend übersichtlich und komfortabel zur Verfügung. Zusätzlich ist es möglich, die Daten mit Informationen aus dem ERP und anderen Systemen innerhalb des EIM zu ergänzen bzw. anzureichern.

In den Purchase-to-Pay-Prozess sind zahlreiche unterschiedliche Abteilungen eingebunden, die jeweils eigene Dokumente verwalten. Dadurch entstehen oftmals Informationsinseln. Die Auflösung dieser erfolgt durch ein zentrales EIM in Kombination mit dem genutzten ERP. Die notwendigen Daten stehen für die Archivierung nun abhängig von der jeweiligen Berechtigung jedem Prozessbeteiligten automatisch zur Verfügung, vollständig und transparent. Damit verbessert sich der Informationsfluss im Unternehmen deutlich. So sind beispielsweise Lieferantennachfragen nicht länger ein Problem. Ohne langes Suchen werden die zur Beantwortung der Frage notwendigen Dokumente gefunden, inklusive Bearbeitungsstand und ohne Unsicherheiten bezüglich ihrer Aktualität. Und auch bei Abwesenheiten eines Kollegen kommt es nicht zu Liegezeiten, da die Daten allen Beteiligten zur Verfügung stehen und die Vertretung diese somit bearbeiten kann.

Einfache Einhaltung aller Compliance-Vorgaben dank revisionssicherer Archivierung

Revisionssichere Archivierung sichergestellt

Doch damit nicht genug. Für die revisionssichere Archivierung ist ein EIM-System unerlässlich:

  1. EIM-Systeme bieten den Vorteil, Veränderungen an den Dokumenten beispielsweise anhand der Versionshistorie jederzeit nachvollziehbar zu machen.
  2. EIM-Systeme archivieren die Dokumente in ihrem Originalformat und können weitere Repräsentationen (Rendition) mitverwalten, die besser für die weitere Bearbeitung geeignet sind. Beispielsweise das ZUGFeRD-Format, oder E-Rechnungsformate, die in PDF gewandelt werden.
  3. Bearbeitungsvermerke wie digitale Post-its oder Anmerkungen in Form von Annotationen können benutzt werden, ohne die Originaldokumente zu verändern.
  4. Bei einem Workflow können Entscheidungen und Kommentare abgelegt wer-den und bei einer Steuerprüfung zur Erklärung der Kontierung dienen.
  5. Der Gesetzgeber verlangt eine Aufbewahrung von Geschäftsbriefen über sechs Jahre aufbewahrt, Dokumente wie Buchungsbelege sogar zehn Jahre. Mit der Definition von Archivierungs- und Löschfristen ist es möglich, solche regulatorischen Aufgaben zu automatisieren.

Damit erfüllt das verschiedene Compliance-Anforderungen und der Sachbearbeiter bzw. das Unternehmen braucht sich nicht weiter darum zu kümmern.

Ebenfalls wichtig ist es, den Datenschutz zu wahren und insbesondere Dokumente mit personenbezogenen Daten nur so lange zu archivieren, wie es laut Gesetzgebung erforderlich ist. Nach Ablauf dieser Frist sind die Informationen sofort zu löschen. Führende EIM-Systeme bieten hierfür die Möglichkeit, Aufbewahrungs- und Löschfristen zu setzen. Damit erfolgt die automatische Löschung der Dokumente zu einem festgelegten Zeitpunkt, ohne dass ein Mitarbeiter dafür eine Aktion durchführen muss.

Fazit

Mit einem leistungsfähigen EIM ist die Einhaltung der gesetzlichen Compliance-Vorgaben, zu denen die revisionssichere Archivierung zählt, nicht länger mit Aufwand für das jeweilige Unternehmen verbunden. Im Gegenteil: Alle Daten sind zuverlässig in der entsprechenden Akte gespeichert und stehen dort bis zur automatischen Löschung beweiskräftig zur Verfügung. Gleichzeitig sind alle relevanten Informationen gebündelt und den beteiligten Mitarbeitern zugänglich gemacht. Ohne langes Suchen kann auf die Dokumente mit gesicherter Aktualität und ersichtlichem Bearbeitungsstand zugegriffen werden, sodass ein reibungsloser Informationsfluss realisierbar ist.

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SEO Trends: Das sollten Webseitenbetreiber beachten

Was sind die Seo-Trends? Lesen Sie im Folgenden mehr über deren Einschätzung rund um SEO-Trends und Rankingfaktoren für das Jahr.

1. Auf die Technik kommt es an – klassisches OnPage-SEO

Von elementarer Bedeutung werden vor allem die OnPage-Optimierung an sich und insbesondere alle technischen Aspekte sein. Unterteilt man die OnPage-Optimierung in die Themen der inhaltlichen und technischen Maßnahmen, stellt man schnell fest, dass vor allem auf technischer Seite oftmals deutliches Potenzial durch fehlende oder nur teilweise erfolgte

Optimierungsmaßnahmen verloren geht. Viele Webseitentreiber wissen mittlerweile zwar wie wichtig Inhalte und deren Optimierung sind, vergessen dabei aber völlig weitere wichtige technische Aspekte, wie beispielsweise

  • Die Ladezeit der Webseite
  • Die Optimierung der URLS
  • Das Thema „Verschlüsselung“ via https
  • Weitere Themen, wie 301 Weiterleitungen, Canonicals und doppelter Content

2. Hochwertige und Informative Inhalte

Hochwertige, informative Inhalte werden immer mehr an Relevanz gewinnen. Dabei ist schon jetzt ein Trend weg von reinen „keyword-optimierten“ Texten zu beobachten. Hochwertige Textinhalte zeichnen sich in der Regel durch Faktoren wie eine umfassende Textlänge und verständliche, strukturierte Aufarbeitung eines Themas aus.

3. Mobile First – das Jahr der mobilen Suchmaschinenoptimierung

Nach der Bekanntgabe im Jahr 2016 über die von Google geplante Nutzung des mobilen Suchindex als Basis aller Suchanfragen wurde hier ein deutliches Signal in Richtung der hohen Relevanz der mobilen Suchmaschinenoptimierung gesetzt.

Ein wichtiger Rankingfaktor ist es also, Inhalte geräteübergreifend identisch zu gestalten. Webseitenbetreiber, die aktuell noch keine mobile Version der Webseite betreiben, oder dabei Inhalte nur gekürzt mobil zur Verfügung stellen, sollten hier bald handeln.

Backlinks werden auch weiterhin einen entscheidenden Rankingfakor für die Google-Suche darstellen. Mehr denn je wird dabei aber das Thema der Backlinkqualität eine Rolle spielen. Vor allem folgende Kriterien für die Bemessung der Qualität eines Backlinks, bzw. einer Linkstruktur im Gesamten werden betrachtet:

  • Ankertexte im Allgemeinen und deren Zusammensetzung aus Money-, Compound-, Brand- und sonstigen Keywords
  • Parameter, wie Sichtbarkeit, Trust und Co. der linkgebenden Webseiten
  • Themenrelevanz der linkgebenden Webseiten
  • Der Linkmix an sich
  • Branchenbezogene Backlinks

5. Voice Search – der neue Trend aus Übersee?

Voice Search, also die Suche mit dem gesprochenen Wort, ist derzeit der Trend in den USA und kommt so langsam auch im deutschsprachigen Raum an. Bisher gibt es hier wenige aussagekräftige Studien oder Erfahrungswerte. Erste Vermutungen lassen aber auf ein sich veränderndes Suchverhalten schließen. Typische sprachgesteuerte Suchanfragen werden mit großer Wahrscheinlichkeit mit längeren Suchphrasen, also mehreren Suchbegriffen oder Halbsätzen bis hin zu W-Fragen ausgeführt werden.

Auf dieses geänderte Suchverhalten sollten Webseitentreiber vorbereitet sein. Wo schon jetzt ein Trend weg von rein „keyword-optimierten“ Texten zu beobachten ist, wird dieses Phänomen wohl nochmal deutlich verstärkt werden, sobald Texte wirklich auf Halbphrasen oder gar ganze Suchsätze optimiert werden.

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CRM müssen an das ERP-System angebunden sein

CRM müssen an das ERP-System angebunden sein

Bei der Digitalisierung von Prozessen durch CRM gibt es einiges zu beachten. Auch die Anbindung an andere Systeme muss berücksichtigt werden. Robert Geppert, CCO (Chief Customer Officer) bei der Sybit GmbH, findet die Integration von CRM-Systemen in ERP-Lösungen als ganzheitliche EAS-Architektur unerlässlich:

CRM müssen an das ERP-System angebunden sein

Die Herausforderungen der Digitalisierung sind in der heutigen Zeit allgegenwärtig – besonders für Unternehmen. In jedem Bereich und sämtlichen Abteilungen werden neue Systeme zur Prozess- oder Verwaltungsoptimierung implementiert, auch im Vertrieb. Dort ermöglichen CRM-Systeme üblicherweise effizientere Abläufe im Bereich Außendienstplanung, Leaderfassung und -management und Opportunitymanagement. Ich weiß jedoch, dass viele Unternehmen Gefahr laufen das Potential des CRM nicht komplett auszuschöpfen. Denn dafür muss es an das ERP des Unternehmens angebunden sein.

Durch die Anbindung des CRM an das ERP kann das System – da es nun über zusätzliche Informationen verfügt – die Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilungen fördern und bessere Ergebnisse erzeugen. Außendienstmitarbeiter können so beispielsweise auch auf Lagerdaten oder die Buchhaltung zugreifen und so ihre Beratung verbessern. So können zusätzliche Umsatzfaktoren leichter wahrgenommen und das Kundenerlebnis verbessert werden. Am besten funktioniert das CRM, wenn es von Anfang an in das ERP integriert ist. Versucht man die Systeme nachträglich über Schnittstellen zu verbinden, riskiert man höheres Fehlerpotenzial und möglicherweise redundanten oder inkonsistenten Daten.

Konkret zeigen sich die Vorteile einer Anbindung an einem CRM-System wie SAP Sales Cloud. Als Teil der SAP C/4HANA Suite ist die Software mit dem ERP eng verknüpft und bedarf keiner nachträglichen Anbindung. Dadurch können die Kernfunktionen von SAP CRM optimal eingesetzt werden. Die Software kann durch mehr Datenzugriff besserer Marktanalysen und Kostenplanungen erstellen. Auch Umsatzprognose verbessern sich durch den erweiterten Datenschatz und Kundendatenverwaltung kann umfassender gestaltet werden. Zudem ermöglicht die Anbindung der Software das Erstellen und Verwalten von Dienstleistungsverträgen, Reklamationen, Gewährleistungen und dazugehörigen Finanzwerten.

Stellt sich ein Unternehmen dem Mammutprojekt Digitalisierung und will ein CRM-System anschaffen, muss es die genannten Punkte auf jeden Fall bei der Produktwahl berücksichtigen. Der wichtigste Aspekt bei der Projektplanung der CRM-Implementierung ist die Vorbereitung: Ein Unternehmen muss sich im Klaren sein, welche Anforderungen es an die Software hat, wie ihr Potenzial am besten ausgenutzt werden kann und auch mit welchen Problemen während des Projektes zu rechnen ist. Letzteres behandelt ein informatives E-Book von Sybit: Ich empfehle einen Blick in „Projektmanagement bei der Einführung von CRM-Systemen“ , dort lesen Sie von einigen wichtigen Stolpersteinen solcher Projekte und wie diese vermieden werden können.


Autor: Robert Geppert, CCO (Chief Customer Officer) bei der Sybit GmbH

Robert Geppert ist Mitglied der Geschäftsleitung der Sybit GmbH. Mit mehr als 15 Jahren Erfahrung im Vertriebs- und Marketing-Management verfügt er über umfassende Expertisen im erfolgreichen Auf- und Ausbau von Vertriebsorganisationen.

Über Sybit:

Sybit gehört zu den besten Digitalagenturen Deutschlands und seit Sommer 2018 auch zur itelligence group. Sie sind Experten für individuelle End-to-End Customer Journeys, kreieren digitale Erlebniswelten über die man spricht und gestalten so lebendige Kundenbeziehungen, die von Dauer sind. Als SAP Gold-Partner bieten sie ihren Kunden eine ganzheitliche Prozessberatung: von der Analyse und Strategieplanung über Design, Implementierung und tiefe Integration bis hin zu umfassenden Supportdienstleistungen. Mit über 1.500 erfolgreich durchgeführten Projekten sind sie führende Experten für die digitale Transformation in den Branchen Fertigungsindustrie, Konsumgüter, Dienstleistung und Medien.

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Bedarfsmeldung und Eingangsrechnung – Workflows beschleunigen Freigabeprozess

Bedarfsmeldung und Eingangsrechnung – Workflows beschleunigen Freigabeprozess

Bedarfsmeldung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen: Was haben diese Vorgänge gemeinsam? Bei beiden können Freigaben notwendig werden. Doch häufig läuft speziell dieser Prozessschritt nicht optimal ab und kostet Unternehmen zu viel Zeit. Hinzu kommt das Fehlen von Transparenz sowie Überblick. Die Lösung für den Freigabeprozess: ein Enterprise Information Management System (EIM), das durch Workflows reibungslosere Abläufe ermöglicht.

Bedarfsmeldung und Eingangsrechnung – Workflows beschleunigen Freigabeprozess

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen verspricht effizientere Abläufe, Kostenersparnisse und ein verbessertes Informationsmanagement. Entsprechend wird sie bei vielen Entscheidern immer häufiger zum Thema. Der Purchase-to-Pay-Prozess beispielsweise besteht aus vielen Einzelschritten, wie Bedarfsmeldung und Eingangsrechnungsverarbeitung. Mithilfe eines EIM ist eine vollkommene und schnittstellenübergreifende Automatisierung und damit eine große Zeitersparnis realisierbar. Insbesondere bei den jeweiligen Freigabeprozessen ist es möglich, den Aufwand stark zu reduzieren. Dennoch nutzen weniger als 20 Prozent der Unternehmen, die im Zuge einer techconsult-Studie befragt wurden, eine umfassende Lösung für Beschaffung und Eingangsrechnungsverarbeitung. Vielmehr setzen sie auf Teillösungen für einzelne Prozesse. Hier herrscht Handlungsbedarf, denn die gleiche Umfrage hat ergeben, dass ein Drittel der Unternehmen mit der Dauer ihrer Freigabeprozesse unzufrieden ist. Ein modernes EIM schafft Abhilfe.

EIM unterstützt Freigabeprozess mittels Workflows

Ein leistungsfähiges EIM-System dient als zentrale Plattform, die alle relevanten Dokumente und Daten speichert. Führende Lösungen wie nscale von der Ceyoniq Technology entfalten gerade im Freigabeprozess von Eingangsrechnung und Bedarfsmeldung durch die Verwendung von Workflows ihre ganze Wirkung. Gepaart mit dem zentralisierten Zugriff auf alle relevanten Informationen geht der Vorgang leichter und somit schneller von der Hand.
Voraussetzung für die Freigabe ist die Prüfung eines Dokumentes. Bei Eingangsrechnungen beispielsweise schreibt der Gesetzgeber im Rahmen der GoBD die Funktionstrennung vor, die über das 4-Augen-Prinzip in Form der digitalen rechnerischen und sachlichen Rechnungsfreigabe erfolgen kann.

Gibt es sogar noch weitere sachliche Freigeber, sollte die Prüfung möglichst parallel erfolgen, um Zeit zu sparen. Dabei können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf die auf der zentralen Plattform abgelegten Dokumente zugreifen. Vordefinierte Workflows im Freigabeprozess sorgen zudem dafür, dass die Aufgabe an die zuständigen Personen weitergeleitet werden. So wissen diese genau, wann eine Aktion gefordert ist, und können den aktuellen Bearbeitungsstand der entsprechenden Daten erkennen. Erinnerungs- und Aufforderungsfunktionen beschleunigen die Bearbeitung zusätzlich. Dies sorgt für spürbar verkürzte Durchlaufzeiten, was wiederum dazu führt, dass beispielsweise Skonto-Fristen eingehalten werden können.

EIM unterstützt Freigabeprozess für Eingangsrechnungen mittels Workflows

Bedarfsmeldung und Eingangsrechnung regelkonform freigeben

Ähnlich ist es auch bei der Bedarfsmeldung, wo je nach Wert der gewünschten Ware ein oder mehrere Kollegen und Vorgesetze ihre Zustimmung zur Anforderung des Produktes erteilen müssen. Wer die Eingangsrechnung oder Bedarfsmeldung prüfen muss, ist in Unternehmen unterschiedlich geregelt. Ist ein leistungsstarkes EIM für den Freigabeprozess im Einsatz, müssen sich Mitarbeiter nicht darum sorgen, dass solche Regelungen eingehalten werden, denn: Im Workflow können unternehmensinterne Regeln gespeichert werden, sodass sie bei Bedarf automatisch zum Tragen kommen. Muss ab einem bestimmten Preis die Geschäftsführung eingebunden werden und gilt dies bei günstigeren Anschaffungen nicht, so kann diese Regel in den Workflow aufgenommen werden. Entsprechend wird die Aufgabe zur Prüfung bei geringen Warenwerten nicht an die Geschäftsführung übermittelt. Reibungsverluste durch unnötige Freigabeschleifen werden vermieden. Ein besonderer Vorteil ist, dass Vertretungen für krankheits- oder urlaubsbedingte Abwesenheiten hinterlegt werden können. Hinzu kommt die Zeitersparnis, die sich durch die Automatisierung von Routineaufgaben ergibt.

Fazit

Mit Hilfe eines EIMs und damit einer zentralen Plattform für alle Daten und Dokumente verbessern sich Überblick und Transparenz. Dies kommt insbesondere bei Freigabeprozessen zum Tragen, wie sie bei der Bedarfsmeldung oder der Eingangsrechnungsverarbeitung vorkommen, wenn zur Prüfung schnell die zugehörigen Informationen verfügbar sein müssen. Workflows sorgen dabei zusätzlich für eine deutliche Zeitersparnis. Liegezeiten oder Verzögerungen durch überflüssige Freigabeschleifen fallen weg, Erinnerungsfunktionen sorgen für eine schnelle Bearbeitung und durch die softwaregestützte Rechnungsprüfung werden personelle Ressourcen geschont.

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ERP Interview mit Delta Barth: DMS und ECM Software

Die EAS-MAG-Redaktion, hat mit Delta Barth Systemhaus GmbH, ein Interview zum Thema „DMS und ECM Software“ durchgeführt. Das Interview liefert spannende Einblicke in die moderne Dokumenten- und Content-Verwaltung.

5 Fragen an Delta Barth zum Thema DMS & ECM

1. Welchen Nutzen sehen Sie im Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen (DMS)?

Für Unternehmen bietet ein Dokumentenmanagementsystem mehrere Vorteile, um das wachsende Aufkommen von Geschäftsdokumenten effizient und zentral zu organisieren, revisionssicher zu archivieren sowie den Vorgaben des Gesetzgebers nachzukommen. Es macht dabei keinen Unterschied, ob Dokumente in Papierform oder digital von Geschäftspartnern bereitgestellt werden. Alle ein- und ausgehenden Dokumente werden mit einer vordefinierten Verschlagwortung abgelegt. So kann jeder Anwender schnell und sicher entsprechende Dokumente suchen und finden. Eine Suche in Ordnern oder Aktenschränken entfällt. In Verbindung mit unserer ERP-Lösung DELECO® werden zum Beispiel gebuchte Dokumente im DMS archiviert, Eingangsbelege den entsprechenden Bestellungen zugeordnet oder E-Mails mit Kontakten verknüpft.

2. Wie wichtig sind im Moment Workflows und Compliance-Anforderungen in DMS- und ECM-Projekten?

Workflows sind der Schlüssel zum papierlosen Büro. Mit einer zunehmenden Digitalisierung von Prozessen in Unternehmen und den steigenden gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung von Geschäftspapieren definieren Workflows den digitalen  Durchlaufprozess eines Dokumentes innerhalb einer Organisation. Es können Freigabeprozesse sowie Verantwortlichkeiten hinterlegt und elektronisch durch mehrere Instanzen geführt werden.

3. Welche anderen EDV-Systeme sollten Ihrer Ansicht nach mit der DMS- / ECM-Lösung verbunden sein? Und warum?

Die Vernetzung von ERP-Software und Dokumentenmanagementsystem stellt eine besonders wichtige Schnittstelle dar. Die Vorteile liegen auf der Hand:  Die Verbindung von ERP-System und DMS bietet eine zentrale und revisionssichere Ablage von Geschäftsdokumenten jeglicher Art. Doppeltes Erfassen von Daten entfällt, die gewünschten Dokumente können direkt aus einer ERP-Software heraus gesucht und geöffnet werden. Die Verwaltungsaufwände werden dadurch deutlich minimiert. Effizienz, Skalierbarkeit und Datensicherheit sind garantiert. Mit unserer ERP-Lösung DELECO® bieten wir eine vollständige Verbindung zwischen beiden Systemwelten und ermöglichen somit eine Optimierung bestehender Ressourcen in verschiedenen Kernbereichen.

4. Auf welche Punkte sollte man Ihrer Meinung nach bei der Auswahl einer DMS- / ECM-Lösung achten?

Grundlegend ist zu beachten, dass ein DMS zur gesamten Systemlandschaft passt. Ist bereits ein zentrales ERP-System vorhanden, sollte dieses mittels  Schnittstellen an das gewählte DMS angebunden werden. So lassen sich jegliche Prozesse innerhalb des Unternehmens effizient im Arbeitsalltag vereinfachen. Zusätzlich muss ein wichtiger Punkt beachtet werden: Es bedarf eines gewissen Maßes an Disziplin und Durchhaltevermögen seitens der Mitarbeiter, um bestehende Strukturen nachhaltig digital zu verändern. Die Vorteile müssen daher entsprechend offen und klar kommuniziert werden.

5. In welchen Schritten würden Sie eine DMS- / ECM-Lösung in einem Unternehmen einführen?

Eine Einführung ist von mehreren Faktoren abhängig und lässt sich nicht pauschalisieren. Als Unternehmer sollte man sich mehrere Fragen stellen: Ist eine zentrale ERP-Lösung bereits vorhanden oder muss meine komplette Arbeitswelt in das digitale Zeitalter umziehen? Welche Anforderungen sollen umgesetzt werden? Möchte man lediglich ein digitales Archiv oder auch Arbeitsweisen und Prozesse verändern? Die Fragen könnte man nun um ein Vielfaches fortführen. Wir von der DELTA BARTH Systemhaus GmbH setzen darauf, unsere Geschäftspartner bei diesen Fragen zu unterstützen. Gemeinsam mit dem Kunden erarbeiten wir einen individuellen Leitfaden, welche Komponenten effizient und kostendeckend im Unternehmen eingeführt werden können.


Das Interview wurde schriftlich, mit Ulli Sonntag, Vertriebsmitarbeiter der Delta Barth Systemhaus GmbH geführt.

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Was ist ein CRM System?

Was ist ein CRM System?

CRM ist eine Kombination aus Geschäftsstrategien, Software und Prozessen, die den Aufbau langfristiger Beziehungen zwischen Unternehmen und ihren Kunden unterstützen.

Was ist ein CRM System?

CRM steht für „Customer Relationship Management“ und bezieht sich auf alle Strategien, Techniken, Werkzeuge und Technologien, die von Unternehmen zur Entwicklung, Bindung und Gewinnung von Kunden eingesetzt werden.

Diese Software stellt sicher, dass jeder Schritt der Interaktion mit Verbrauchern reibungslos und effizient verläuft, um den Gesamtgewinn zu steigern. Die Software sammelt Kundendaten aus verschiedenen Kanälen. Daher speichert CRM detaillierte Informationen über die gesamte Kaufhistorie, persönliche Informationen und sogar Kaufverhaltensmuster.

Was bedeutet CRM Software?

Wenn von CRM die Rede ist, ist in den meisten Fällen ein CRM-System gemeint – ein Tool, das Unternehmen bei der Verwaltung von Vertrieb, Marketing und Service unterstützt.

CRM-Software ermöglicht es Unternehmen, sich auf die Beziehungen ihres Unternehmens zu Kunden, Kollegen, Lieferanten usw. zu konzentrieren. Mit einem professionellen CRM wird es viel einfacher, neue Kunden zu finden, ihr Vertrauen zu gewinnen, qualifizierten Support zu leisten und zusätzliche Dienstleistungen während der gesamten Geschäftsbeziehung anzubieten.

Wer kann vom CRM profitieren?

Das Beste an einem CRM-System ist, dass fast jede Organisationseinheit davon profitieren kann – von Vertrieb und Kundenservice bis hin zu Recruiting, Marketing und Geschäftsentwicklung. Eine gute CRM-Software bietet eine bessere Möglichkeit, externe Beziehungen zu verwalten.

Das Speichern aller Kundeninformationen an einem Ort, das Erfassen von Serviceproblemen, das Identifizieren von Verkaufschancen, das Verwalten von Marketingkampagnen – das sind nur einige der Möglichkeiten, die CRM bietet.

Da CRM einen einfachen Zugriff auf Daten bietet, wird es für die Benutzer auch viel einfacher, an verschiedenen Prozessen zusammenzuarbeiten und die Produktivität zu steigern. Ein weiteres starkes Argument für CRM ist, dass es für Unternehmen jeder Größe geeignet ist.

Wie funktioniert CRM?

CRM-Lösungen enthalten Funktionen, mit denen Benutzer Interaktionen mit Kunden und Unternehmen über verschiedene verfügbare Kanäle verfolgen können. Zu diesen Kanälen gehören Kontaktformulare, E-Mails, Telefonanrufe und mehr.

CRM-Software bietet Vertriebs- und Marketing-Teams eine Reihe von Tools zur Verwaltung des gesamten Vertriebs- und Marketing-Trichters, von der Lead-Qualifizierung über das Opportunity-Management bis hin zu Prognosen und Geschäftsabschlüssen. Sie ermöglicht es Kundendienstteams, Kundenanfragen zu verwalten und Servicevorgänge zu automatisieren, indem sie vordefinierten Prozessen für eine hervorragende Kundenbetreuung folgen.

CRM-Systeme sind mit Tracking-Funktionen ausgestattet, die zahlreiche Kundeninteraktionen online aufzeichnen. Darüber hinaus automatisiert CRM Routineprozesse und gibt Managern Werkzeuge an die Hand, mit denen sie die Leistung und Produktivität des Unternehmens verfolgen und messen können. CRM-Software kann Sie zum Beispiel an Aufgaben erinnern, die Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigen müssen. Sie können es veranlassen, vorgeplante Aktivitäten wie das Versenden von E-Mails und das Einleiten von Telefonanrufen durchzuführen. Alles, was mit dem CRM gemacht wird, wird aufgezeichnet, so dass Sie genügend Zeit haben, bessere Aktionspläne zu machen, um jeden potenziellen Verkauf abzuschließen. Einige CRMs bieten auch Analysefunktionen, mit denen Benutzer die Effizienz verschiedener Marketingmaßnahmen zur Generierung von Leads und Konversionen verfolgen können.

Welche Arten von CRM-Systemen gibt es?

Unternehmen überlegen sorgfältig, wie sie ihr CRM-System einsetzen, um sicherzustellen, dass es ihren Geschäftszielen entspricht. Während einige Unternehmen von einer On-Premise-Software profitieren können, gibt es viele Vorteile einer Cloud-CRM-Bereitstellung.

Bei On-Premise-CRM muss ein Unternehmen die Lizenzen im Voraus erwerben. In Anbetracht der Tatsache, dass sich die Software auf den Servern des Unternehmens befindet, ist On-Premise-CRM eine gute Wahl für Unternehmen mit strengen Sicherheitsrichtlinien, aber in einem solchen Fall erfordert der Implementierungsprozess mehr Zeit und IT-Ressourcen. Obwohl es die Aufgabe des Käufers ist, die ständige Wartung des On-Premise-Systems sicherzustellen, da der Anbieter keine Verantwortung für den einwandfreien Betrieb und die Datensicherheit nach der Implementierungsphase trägt, bieten die Anbieter dennoch einen technischen Support, der sich um die kritischen Probleme kümmert.

Auf der anderen Seite speichert Software-as-a-Service (SaaS), Cloud- oder On-Demand-CRM, die Daten auf den Servern des Anbieters. In diesem Fall haben die Benutzer jederzeit vollen Zugriff auf die Datenbank, egal wo sie sich befinden, und, was am wichtigsten ist, der Anbieter übernimmt die gesamte Verantwortung für den reibungslosen Betrieb des Systems und bietet alle notwendigen System-Updates und Support.

Wichtig ist, dass Cloud-basierte CRM-Software hochgradig skalierbar ist, was bedeutet, dass ein Unternehmen seine Funktionalität leicht erweitern kann, wenn die Geschäftsanforderungen wachsen.

Die einzige Voraussetzung für die Zugänglichkeit des Cloud-Systems ist eine starke Internetverbindung, begleitet von einer erschwinglichen monatlichen oder jährlichen Gebühr.

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Was sind die Synergie-Effekte von CRM und BPM für Unternehmen?

In der heutigen, sich schnell verändernden Geschäftsumgebung ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie die Kombination Ihres CRM mit BPM-Software in Betracht ziehen. BPM, ein Akronym für Business Process Management, ist ein Ansatz, der sich auf die Optimierung von Geschäftsabläufen konzentriert, um die organisatorische Effizienz zu steigern und Geschäftsziele zu erreichen. Im Kern beinhaltet BPM eine Kombination aus Modellierung, Automatisierung, Ausführung, Kontrolle, Messung und Optimierung von Geschäftsabläufen.

Die BPM-Technologie in CRM ermöglicht es Unternehmen, sich schnell an ein sich ständig veränderndes Geschäftsumfeld anzupassen. Sie gibt den Anwendern sofortigen Zugriff auf alle wichtigen Informationen, die sie benötigen, was die Arbeitsabläufe erheblich beschleunigt. Das primäre Ziel von BPM ist es, alle Organisationselemente aufeinander abzustimmen, um die operative Leistung zu verbessern.

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Die Zukunft der Arbeit – neue Tools am Arbeitsplatz

Die Zukunft der Arbeit – neue Tools am Arbeitsplatz

Zu viele Köche verderben den Brei, oder: zu viele Tools verderben die Produktivität. So die Erkenntnisse einer aktuellen Studie der Content Enablement Plattform Templafy. Das Unternehmen befragte für die Studie rund um die neue Arbeitslandschaft im hybriden Büro deutschlandweit über 1100 Mitarbeiter. Mehr als ein Viertel der Befragten sind genervt, weil sich die Mengen an Tools am Arbeitsplatz, negativ auf Ihre Produktivität auswirken. So kommen täglich bis zu 15 verschiedene Anwendungen zum Einsatz, und knapp die Hälfte der Mitarbeiter wechseln mindestens vier bis sechsmal pro Stunde zwischen diesen. Jeder vierte Mitarbeiter ist von dem ständigen Wechseln frustriert. Zum einen werden dadurch Arbeitsprozesse verlangsamt und der Arbeitsfluss gestört, zum anderen erfordert jedes einzelne Programm ein zu erlernendes Knowhow, um es erfolgreich bedienen zu können.

Die Zukunft der Arbeit – neue Tools am Arbeitsplatz

Doch welche digitalen Tools bieten im hybriden Arbeitsmodell der Zukunft echte Mehrwerte? Immerhin bestätigt eine Sonderstudie zur Corona-Pandemie der Bertelsmann Stiftung die Verlängerung des Status Quo. Mehr als vier von fünf Personen glauben, dass aktuelle Trends wie Virtual Conferencing (85 Prozent) und Homeoffice (84 Prozent) auch nach der Corona-Pandemie Bestand haben werden. Hinsichtlich der anhaltenden Dauer der Pandemie und der mehr als wahrscheinlichen Aussicht auf ein dauerhaft hybrides Arbeitsmodell, müssen Unternehmen in entsprechende digitale Tools für eine erfolgreiche Zukunft investieren. 

Business Enablement Lösungen: Das sind die Anforderungen der Mitarbeiter

Um Mitarbeitern im Arbeitsalltag wirklich zu unterstützen, sollten Unternehmen vor allem drei Charakteristika im Auswahlprozess neuer Software Lösungen beachten. Sie sollte intuitiv, benutzerfreundlich und mit überschaubaren Lernaufwand zu bedienen und gleichzeitig in bestehende Anwendungen am Arbeitsplatz integriert sein. Zudem sind fast die Hälfte der Befragten überzeugt, dass Tools möglichst breite Anwendungsfälle im gesamten Unternehmen bedienen können sollten. 

Diese Anforderungen werden unter dem Begriff Business Enablement zusammengefasst. Business Enablement Plattformen fördern effizientes und zeitgleich qualitativ hochwertiges Arbeiten, sind in bestehende IT-Systeme integriert und lassen sich schnell und einfach erlernen. Welche digitalen Tools sollten Unternehmen in Betracht ziehen?

Projektmanagement Tools – für einen besseren Überblick

Die Erkenntnisse aus einer Studie des Software-Unternehmens Asana zeigen, dass Mitarbeiter, zum Beispiel aufgrund unübersichtlicher Prozesse (27 Prozent), mehr als ein Viertel aller Fristen pro Woche nicht einhalten können. Eine große Auswahl an Tools, von Microsoft Teams über Trello bieten eine übersichtliche digitale Projektplanung, Aufgabenverteilung und Informationen über Zuständigkeiten und Deadlines. Weitere intuitive und moderne Lösungen auf diesem Gebiet sind Asana und Monday. In Dashboards werden Aufgaben deutlich und strukturiert in unterschiedliche Phasen unterteilt. Mitarbeiter können so mühelos Aufgaben per Drag and Drop der entsprechenden Phase zuordnen. Das erleichtert das Aufgabenmanagement und führt zu einem geordneten Projektfluss. 

Lösungen gegen verstreute Dokumente

Immer beliebter werden dabei auch Technologien zur Erstellung und Optimierung von Dokumenten. Die Quantität von Präsentationen, E-Mails und Business-Dokumenten nimmt nämlich stetig zu. Um die Produktivität zu erhöhen und die Anzahl der Anwendungen zu minimieren, lohnt sich für Unternehmen der Blick in Business Enablement Lösungen. Die Klassiker unter den Alleskönner-Büroanwendungen sind Microsoft 365 und Google G-Suite. Um eine tadellose Zusammenarbeit im Homeoffice zu gewährleisten, beinhalten diese Software Lösungen zudem essenzielle Werkzeuge zum Projektaustausch- und der Kommunikation, Datenverwaltung und Freigabe, Aufgabenverwaltung und Terminplanung. Microsoft überzeugt mit sicherer Flexibilität, unabhängig von Empfang oder Standort. Google G-Suite bietet ein breitgefächertes und einheitlich verknüpftes System, welches über die Cloud immer abrufbar und abgesichert ist.

Im hybriden Arbeitsumfeld befürchtet ein Drittel der deutschen Arbeitnehmer erschwerte Bedingungen bei der Verwaltung von Dokumenten, Unternehmensinhalten und Dateien sowie Beeinträchtigungen beim internen Informationsaustauschs zwischen Mitarbeitern oder Abteilungen. Vier aus zehn Mitarbeitern sind überzeugt, dass das eigene Unternehmen nicht die nötigen Technologien zur Unterstützung eines hybriden Arbeitsplatzes zur Verfügung stellt. Mit einer cloud-basierten Plattform hilft beispielsweise Templafy, das Durcheinander an zusammenhanglosen Inhalten zu beheben. Mit Schnittstellen zu den gängigsten Anwendungen wie Microsoft Office oder Salesforce erhalten Mitarbeiter Unternehmensinhalte wie Bilder und Metadaten innerhalb der bekannten Workflows zuverlässig bereitgestellt. 

Kommunikation / Interaktion

Neben dem arbeitsbezogenen Informationsfluss im Homeoffice, sollte zudem der alltägliche Smalltalk im Kollegium nicht zu kurz kommen. Die Wichtigkeit von Zusammenhalt und klarer Kommunikation für eine gesunde Unternehmenskultur verdeutlicht eine aktuelle Studie des Digitalverbands Bitkom. Jeder zweite Befragte vermisst dabei im Homeoffice den Kontakt zu den Kollegen und jedem Fünften fehlt der Austausch mit den Vorgesetzten. Gab der Büroalltag noch ein Gefühl der Zugehörigkeit zu einer starken Unternehmenskultur, ist dieses während der Remote-Arbeit zunehmend verloren gegangen.

Videokonferenzen sind deshalb seit Beginn der Pandemie ein oft gebrauchtes Kommunikationsmittel. Zu oft? Seit kurzem ist der Begriff Zoom-Fatigue, der die Müdigkeit durch Videokonferenzen beschreibt, häufig zu lesen. Trotzdem freuen sich Tools wie Zoom und Cisco neben dringender Notwendigkeit auch über steigende Beliebtheit. Nicht umsonst bekleiden die Anbieter Platz zwei und drei in der Rangliste der führenden Video-Kollaboration-Unternehmen. Alternativen gibt es dennoch. Zum Beispiel GoToMeeting, das sich durch einfaches Wechseln zwischen Moderatoren vor allem für Produktpräsentationen eignet. Mit Wonder, dem Tool eines Berliner Jungunternehmens, lassen sich Teilnehmer beispielsweise in separate Gruppenräume aufteilen. Dies begünstigt einen effektiven und dynamischen Austausch. 

Für digitales Brainstorming eignet sich dagegen Miro. Auf dem ,,unendlichen” digitalen Online Whiteboard können Benutzer Ideen und Strategien visualisieren und interaktiv bearbeiten. Inhalte lassen sich von verschiedenen Nutzern simultan und in Echtzeit hinzufügen und verändern. Die Software bietet bereits Vorlagen für verschiedene Zwecke, wie Customer Journeys oder Product Roadmaps.

Fazit: Digitale Tools am Arbeitsplatz intelligent einsetzen

Die vorgestellten Anwendungen und Tools am Arbeitsplatz verhelfen daher zu einer schnellen, effizienten und flexiblen digitalen Zusammenarbeit von orts- und zeitungebundenen Teams. Durch die Automatisierung von Arbeitsprozessen und intelligente Integration spart jeder Mitarbeiter zudem Zeit und Nerven. Diese können im Umkehrschluss für wirklich fachliche Aufgaben genutzt werden. Und sie sind optimal auf die Zukunft der Arbeit vorbereitet. Eine Zukunft, die von verteilten und digital organisierten Teams geprägt ist. 

Tools am Arbeitsplatz

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Der eurodata Tipp zum Thema: Revisionssicheres Archivieren Ihrer Daten und Belege

Ein guter Tipp zum Thema revisionssichere Archivierung kommt von Marianne Breyer, Produktmanagerin der eurodata AG.

Der eurodata AG-Tipp zum Thema: Revisionssicheres Archivieren Ihrer Daten und Belege

Bei der Auswahl eines revisionssicheren, digitalen Archivierungssystems sind einige grundlegende Aspekte zu beachten. Beispielsweise müssen Handels- oder Geschäftsbriefe mit kaufmännischer oder steuerlicher Bedeutung mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden. Bilanzen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege u. ä. haben sogar eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Hinzu kommen die Anforderungen der Finanzbehörden. Laut GoBD müssen die Dokumente sicher und unveränderbar abgelegt, schnell auffindbar und nur von berechtigen Nutzern einsehbar sein. Ferner sind Veränderungen jeglicher Art zu protokollieren. Neben diesen Mindestanforderungen an ein digitales Archivierungssystem, haben Cloudlösungen zudem den enormen Vorteil, dass die Daten von überall verfügbar sind und keine Investitionskosten in Hardware benötigt werden. Wer zu einer Cloudlösung tendiert, sollte bei der Auswahl jedoch darauf achten, dass diese in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland betrieben wird und sich Belege und andere Dokumente einfach per E-Mail oder manuellem Upload ins Archiv senden lassen. Die eurodata Lösung edarchiv unterstützt zusätzlich elektronische Betriebsprüfungen, indem einem Prüfer ein zeitlich begrenzter Zugang zu bestimmten Ordnern gewährt werden kann. Neben den Belegen, gilt es auch die Kassendaten GoBD-konform zu archivieren. Sofern es eine entsprechende Schnittstelle zu dem im Einsatz befindlichen Kassensystem gibt, werden die Daten automatisch von der Kasse ins edarchiv übertragen. Für eine langfristige und sorgenfreie Planbarkeit empfiehlt sich zudem auch ein System zu wählen, bei dem nur bei der Einlieferung der Daten Kosten entstehen. Bei edarchiv etwa ist die anschließende Archivierungszeit inklusive! Somit verursacht die Archivierung nur einmalig Kosten und ist daher sehr gut kalkulierbar.

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ERP-Systeme für Großhändler: Out of the Box oder flexibles IT-Gewand?

ERP-Systeme für Großhändler: Out of the Box oder flexibles IT-Gewand?

Wie so viele Branchen steht der Großhandel vor der Herausforderung der digitalen Wirtschaftswelt. Dabei wird ein besonders wichtiger Faktor sein, wie Großhändler jetzt und vor allem in Zukunft auf den unterschiedlichsten Kanälen mit ihren Kunden und Partnern kommunizieren und kooperieren, wie sie ihre Unternehmen organisieren und ihre Geschäftsprozesse strukturieren – sowohl unternehmensintern als auch mit Bezug auf ihre Verbindungen nach außen. Was können moderne ERP-Systeme leisten und welche Anforderungen müssen Großhändler bei der Auswahl der richtigen Lösung beachten?

Im Interview mit Thomas Groß, Geschäftsführer von MDIS Consulting und der Evidanza AG, verrät der Großhandelsexperte, warum er von modernen Cloud-ERP-Lösungen für den Großhandel überzeugt ist und wie sie helfen, zukünftige Trends und Herausforderungen abzubilden.

ERP-Systeme für Großhändler: Out of the Box oder flexibles IT-Gewand?

Themenwoche Spezial: Branchenfit von Cloud-ERP-Systemen mit Gastredakteur Carsten Schröder

Welche Unternehmenslösung passt zu mir – heute und in Zukunft? Bei der Suche nach einer geeigneten ERP-Lösung haben mittelständische Unternehmen die Qual der Wahl. Eine erste wichtige Frage lautet meistens: Entscheide ich mich für eine branchenspezifische Komplettlösung oder eine flexible und modular aufgebaute Unternehmensplattform?

Um dieser Frage auf den Grund zu gehen, hat EAS MAG in der aktuellen Themenwoche zum Thema „Branchenfit von Cloud-ERP-Systemen“ einen Gastredakteur an Bord geholt: Normalerweise verantwortet Carsten Schröder als President of Cloud ERP die Go-to-Market- und Vertriebsstrategie von lexbizz, der Cloud-ERP-Plattform von Lexware für den Mittelstand. Diese Woche schlüpft er in die Rolle als Gastredakteur für EAS MAG und interviewt drei Digital- und Softwareberater zum Thema Branchenfit bei modernen ERP-Lösungen. Dabei entlockt Carsten Schröder den Experten hilfreiche Tipps, was Unternehmen bei der Wahl einer ERP-Lösung beachten sollten und wie sie den richtigen Fit für ihre Branche finden können.

Carsten Schröder: Auf dem deutschen  ERP-Markt tummeln sich Hunderte ERP-Hersteller, die für jede Branche eine eigene Lösung anbieten. Als Software- und Digitalberatungshaus mit besonderer Expertise im Großhandel hast du einen differenzierten Überblick. Sollten sich Großhändler eher für eine spezifische Out-of-the-Box-Branchenlösung entscheiden oder eine flexible Cloud-ERP wählen, die sich an die branchenspezifischen Bedürfnisse anpassen lässt?

Thomas Groß: Ein wichtiger Schritt im ERP-Evaluierungsprozess ist sicherlich zu erkennen, ob ein Unternehmen eher von einer vertikalen Out-of-the-box-Lösung profitiert, die wie eine „zweite Haut“ zu den aktuell bestehenden Prozessen passt, oder ob das Unternehmen insgesamt wachsen und sich verändern will, wofür es eher ein „flexibles IT-Gewand“ benötigt. Beides hat Vor- und Nachteile.

„Branchenspezifische Lösungen haben Vor- und Nachteile“

Branchenspezifische Out-of-the-box Lösungen bilden hoch standardisierte Funktionseigenschaften für einige Kernprozesse von Großhandelsunternehmen ab. Der Vorteil: Aufgrund ihres reduzierten Umfangs und ihres Fokus lassen sich Out-of-the-Box-Lösungen vergleichsweise rasch implementieren.  Jedoch fehlt zumeist der integrale Ansatz solcher Lösungen. Nicht alle Bereiche eines Unternehmens sind funktional abgebildet und zumeist fehlen wichtige Querschnittsprozesse, etwa die Integration eines CRM oder die Buchhaltung.

Der Nachteil: Die Synchronisation und Vernetzung aller wichtigen Unternehmensbereiche ist kaum möglich. Stattdessen existieren für die unterschiedlichen Unternehmensbereiche Insellösungen, die kaum miteinander kommunizieren, Fehlerquellen eröffnen und Abläufe insgesamt lähmen.

Carsten Schröder: Das alles ist sehr schädlich für eine integrierte Digitalisierungsstrategie. Wie lässt sich dem entgegenwirken?

Die Alternative ist eine ERP-Plattform, die alle Prozesse innerhalb eines Unternehmens abbildet. Hier haben moderne Cloud-Lösungen die Nase vorn, da sie sich dank ihrer nativen Cloud-Architektur leicht implementieren lassen, über erprobte Standardprozesse verfügen, alle Unternehmensbereiche durch automatisierte Abläufe vernetzen und sich relativ einfach über Schnittstellen erweitern lassen.

Eventuell ist dieser Ansatz initial mit mehr Implementierungsaufwand verbunden, bringt jedoch langfristig viele Vorteile mit sich: Cloud-ERP-Systeme richten das gesamte Unternehmen auf den Geschäftserfolg aus – nicht nur einzelne Teilbereiche. Sie sind auf Skalierung ausgerichtet und lassen sich additiv erweitern. Gerade im innovations- und wettbewerbsstarken Großhandelsumfeld kann diese Offenheit für neue Services entscheidende Wettbewerbsvorteile sichern. Und da sie leicht anpassbar sind und sich schrittweise einführen lassen, sind die Prozesse recht schnell wirksam und Unternehmen spüren früh erste Erfolge.

Für diese Werbung sind DIE DIGITAL-WEBER (part of mwbsc GmbH) verantwortlich.

Carsten Schröder: Welche Anforderungen sollten Großhandelsunternehmen bei der Wahl eines ERP-Systems stellen? Worauf sollten sie achten?

Thomas Groß: Die zentralen Kernprozesse von Großhändlern sind der Einkauf und Verkauf von Ware sowie die Logistikabläufe. Folglich muss das richtige ERP-System die essenziellen Funktionseigenschaften vom Einkauf über den Verkauf bis hin zur logistischen Abwicklung von Kundenaufträgen mitbringen.

„Logistische Abläufe müssen im höchsten Maß effizient sein“

Großhandelsunternehmen managen ihre Ertragssituation oftmals über ihre Kostenstrukturen. Besonders die logistischen Abläufe müssen im höchsten Maße effizient sein. Lagerleerlauf, Lieferengpässe oder Überbestellungen können immensen wirtschaftliche Schäden verursachen. Die Corona-bedingten Lieferkettenprobleme oder die jüngste Sperrung des Suezkanals haben dies deutlich gemacht. Integrierte Digitalisierungstechnologien sind dafür der größte Hebel, ebenso wie die Möglichkeit, Scannerfunktionen für mehr Lieferkettentransparenz oder Fulfillment-Dienstleister für erhöhte Ship-to-Promise-Exzellenz an das ERP-System anbinden zu können.

Auch die Einkaufs- und Verkaufsprozesse sollten in die Automatisierungsstrategie eingebunden werden. Auch vorhersagbare Einkaufsmodelle (Predictive Purchasing) sowie auf Omnichannel ausgerichtete Vertriebsstrategien sollte eine Softwarelösung abbilden können.

Carsten Schröder: Warum sind gerade Cloud-ERP-Systeme wie lexbizz für den Großhandel gut geeignet?

Thomas Groß: Der Großhandel handelt nicht selten mit Warenmengen, die in die Millionen gehen. Und nicht selten werden gerade die für Großhändler so wichtigen Lagerprozesse noch auf Basis von Papier verwaltet. Mit lexbizz Großhändler ihre wichtigsten Unternehmensprozesse digitalisieren und miteinander vernetzen. Unter Digitalisierung verstehen wir dabei die Automatisierung von Arbeitsprozessen.

„Häufig wird im Großhandel noch auf Basis von Papier gearbeitet“

lexbizz liefert eine Vielzahl von Standardfunktionen, mit denen die Kernprozesse im Großhandel digital transformiert werden. Besonders wichtige Use Cases, die wir bei unseren Kunden sehen, sind etwa die Automatisierung von Bestellprozessen mit automatisierter Verbuchung von Lieferscheinen und Eingangsrechnungen. Darüber hinaus ermöglicht lexbizz die durchgehende Digitalisierung von Warenströmen innerhalb der Logistik. Und dank der mobilen App können Lagermitarbeiter und Vertriebsmitarbeiter alle Bestände, Lieferverfügbarkeiten und Lieferzeiten jederzeit überblicken und vorausplanen.

Außerdem ist lexbizz in der Lage, vielfältige Lagerstrukturen in einen digitalen Omnichannel-Ansatz zu integrieren und direkt mit der Finanzbuchhaltung zu synchronisieren, etwa durch automatisierte Rechnungs- und Zahlungsprozesse. Das ist besonders hilfreich für Großhändler, die über mehrere Lager verfügen oder Drop-Shipping nutzen wollen, um die Aufträge ihrer vielfältigen Abnehmer – sei es B2B oder B2C – bestmöglich zu erfüllen. So haben sie jederzeit und aus einem System den Überblick über alle Wareneingänge, -ausgänge und den Finanzstatus.

ERP-Systeme Großhändler

Carsten Schröder: Du hast bereits zahlreiche ERP-Projekte von Kunden aus dem Großhandel erfolgreich betreut – auch für lexbizz. Welche Erfahrungen hast du mit der Anpassung der Cloud-ERP lexbizz gemacht? 

Thomas Groß: Die Cloud-ERP lexbizz ist für den Großhandel bestens geeignet. Sie stellt eine hochskalierbare ERP-Plattform zur Verfügung, die sehr viele Standardfunktionen für die Prozesse eines Großhandelsunternehmen abbildet. Somit sind die Voraussetzungen für eine schnelle und effiziente Implementierung bei gleichzeitiger Nutzenmaximierung bei den Kunden sichergestellt.

Da lexbizz sämtliche Funktionsbereiche integriert und digitalisiert, profitieren Anwender von einer deutlichen Kostenreduktion bei den Prozesskosten. Gleichzeitig weist lexbizz eine sehr hohe Usability für die Endanwender auf, was die Anwendung im Alltag vereinfacht und Zeit spart, welche die Mitarbeiter für neue, wertschöpfende Tätigkeiten einsetzen können.

„Mittels der API können Großhändler Services und Angebote integrieren“

Und dank der offenen API-Struktur können Großhändler flexibel neue Services und Angebote in ihr ERP-System integrieren, etwa neue Shipping-Dienstleister, besondere Konfiguratoren und mehr.

Carsten Schröder: Was sind zukünftige Herausforderungen, die Großhandelsunternehmen auf dem Schirm haben sollten? Und was bedeuten diese für die Unternehmens-IT?

Thomas Groß:  Großhändler stehen vor der Aufgabe, ihre Absatzkanäle auf Basis von digitalen Strategien zu erweitern, um etwa dem Druck von Herstellern oder großen Plattformen wie Amazon zu entgehen, die ihr eigenes Direktgeschäft aufbauen und die Mediatoren-Position des Großhandels disruptiveren.

Die damit einhergehende Expansion in neue Verkaufskanäle verlangt auch eine kapitalorientierte Lagerstrukturoptimierung, verbunden mit digitalen Einkaufsprozessen. Gerade der Absatz von Produkten auf digitalen Marktplätzen verlangt absolute Präzision, denn Amazon, eBay, Otto und Co. erwarten hohe Geschäftsstandards, pünktliche und verlässliche Lieferung und Retouren. Das gelingt nur mit professionellen technischen Prozessen, die ein leistungsstarkes ERP-System bietet.

Die digitale Vernetzung der Funktionsbereiche und Teilprozesse im Kontext der Kostenoptimierung bei gleichzeitigem Wachstum wird somit zur zentralen strategischen Herausforderung im Großhandel.

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Sicherheitsfalle IoT: EfficientIP rät zu strategischen, mehrgleisigen Absicherungsmaßnahmen

Sicherheitsfalle IoT: Funktionsstarke DNS-Hardware hilft, hohen Traffic zu verarbeiten und Angriffe zu blockieren

Sicherheitsfalle IoT: EfficientIP rät zu strategischen, mehrgleisigen Absicherungsmaßnahmen

Egal ob Überwachungskamera, Router oder sogar Babyphone: Ungeschützte Internet of Things-Geräte können schnell zum Einfallstor für Cyberkriminelle werden. Ein Beispiel ist die Mirai-Attacke, die im Oktober 2016 über einen Angriff auf den US-Dienstleister Dyn Internetriesen wie Paypal, Spotify oder Twitter lahmlegte. Die Herausforderung, wirksame Abwehrmaßnahmen für IoT-Angriffe zu finden, wächst. EfficientIP, ein führender internationaler Softwarehersteller und DDI-Experte (DNS, DHCP, IPAM), erklärt, was Firmen und Privatpersonen unternehmen können, um sich vor gefährlichen Fremdzugriffen auf ihre vernetzten Geräte zu schützen.

Zum Hintergrund der Sicherheitsfalle IOT

Der Dyn-Angriff ging von einem mit der Schadsoftware Mirai infiziertem Botnetz aus, durch das hunderttausende IoT-Geräte ohne das Wissen ihrer Besitzer kontrolliert werden konnten. So ließ sich eine DDoS-Attacke (Distributed-Denial-of-Service) ausführen, eine Dienstblockade durch extrem viele gleichzeitige Anfragen. Da ein anonymer Hacker den Quellcode für die Schadsoftware Mirai anschließend veröffentlichte, können andere Cyberkriminelle seitdem Millionen von intelligenten Geräten weltweit schnell und einfach infizieren. Sicherheitsexperten gehen davon aus, dass große Angriffe dieser Art weiter zunehmen werden. Da heute fast jeder vierte Verbraucher mindestens ein Internet-verbundenes Gerät wie ein App-gesteuertes Thermostat oder andere smarte Geräte sein Eigen nennt, wird es immer wahrscheinlicher, selbst Teilnehmer einer deratigen Machenschaft zu werden.

Vielschichtiger Verteidigungsplan für Netzwerke und Nutzer

Da es mittlerweile üblich ist, DNS auszulagern, stehen Netzwerkressourcen für tausende von Anwendern zur Verfügung. Das bedeutet, dass sich ein Angriff auf einen Nutzer auch auf alle anderen im Netzwerk verbundenen User auswirkt. Da Hacker DNS als vielversprechende Lücke in der Sicherheitskette nutzen, sollten sich Nutzer, so EfficientIP, mit mehreren unterschiedlichen Abwehrtools schützen. Eine Möglichkeit ist die Implementierung einer hybriden DNS-Architektur, bei der mehrere DNS-Server einen kontinuierlichen Betrieb gewährleisten. Sollte es zu einem großangelegten Angriff kommen, wechselt der Protokolldienst automatisch zu einem anderen unberührten Server, so dass der Benutzer weiterhin Zugriff hat. Durch ein alternatives Cloud-DNS in Verbindung mit lokalen DNS-basierten Diensten können Anwender sicherstellen, dass sie im Falle eines Angriffs doppelt geschützt sind. Es empfiehlt sich zudem eine erweiterte DNS-Hardware zu verwenden, die sehr hohen Traffic verarbeiten, Angriffe identifizieren und blockieren kann. Zwar darf die Verteidigung der eigenen Systeme nicht vernachlässigt werden, das Problem sollte aber vorrangig an seiner Quelle gestoppt werden.

DNS als aktiver Schutz

Da Internetdienste offen konzipiert sind, lassen sie sich oft schwer gegen IoT-Botnetze wie Mirai schützen. Hinzu kommt, dass sich die meisten Nutzer keine Gedanken darüber machen, welche Hardware sie verwenden und ob die Absicherung über eine grundlegende, im Router eingebaute NAT-Firewall hinausgeht. Wie lässt sich das Risiko also bestmöglich minimieren?

Fest steht, dass sich Internet-Service-Provider (ISPs) verstärkt für sicherere Netzwerke sowie strengere Kontrollen für Endverbrauchergeräte und Nutzernetzwerke einsetzen müssen. Die Hardware in ihren Netzwerken lässt sich zur Erkennung gängiger Angriffsmuster verwenden, vor allem aus bekannten Botnetzen wie Mirai. Wurden gefährdete Netzwerke identifiziert, können DNS-Sicherheitswerkzeuge mithilfe von Technologien wie IPAM Endverbrauchergeräte von einem offenen Netzwerk in ein beschränkteres umleiten und Befehls- sowie Kontrollzentren eines Botnetzes herausfiltern. Anwender erhalten weiterhin schnellen Zugriff auf Werkzeuge und Techniken, mit denen sie ihr Netzwerk reparieren können. Damit der Datenaustausch zwischen Internetanbieter und Kunde nicht als unzulässige Interferenz angesehen wird, sollte die Nutzung hier in Verbindung mit anderen ISPs auf regionaler Ebene abgewickelt sowie vertraglich festgehalten werden.

Routenplan IoT-Absicherung

Die folgenden Aspekte sind vonnöten, um künftig sicherer zu agieren:

  1. Fortschrittliche DNS-Dienste, die den DDoS-Verkehr überprüfen
  2. Einsatz mehrerer DNS-Dienste, um Kontinuität wichtiger Dienste zu gewährleisten
  3. Hoch entwickelte DNS-Sicherheitstools für Endgeräte, die mit einer Angriffsmustererkennung verknüpft sind
  4. Verbindung zwischen ISPs und Quarantäne-Funktionen, um IoT-Hardware problemlos updaten zu können

David Williamson, CEO bei EfficientIP, resümiert:

„Massive Botnet-DNS-Attacken lassen sich nicht durch eine Gegenmaßnahme alleine verhindern. Stattdessen ist eine durchdachte strategische Kooperation vonnöten. Anbieter, Verbraucher, Hardwarehersteller und ISPs müssen vermehrt zusammenarbeiten, um eine leistungsstarke und umfassende Lösung zu finden.“

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