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21Mai

Warum Usability bei B2B-Software in den Fokus rücken sollte

Veraltete Eingabemasken und komplizierte Systeme sind für viele Beschäftigten eine große Belastung. Während auf der Seite der Anwender:innen die Usability immer wichtiger wird, sollte Unternehmenssoftware in Punkto Anwenderfreundlichkeit und intuitiver Bedienung endlich nachziehen. Das entlastet die Mitarbeiter:innen, steigert ihre Effizienz und Zufriedenheit und erhöht damit den Erfolg des Unternehmens.

Warum Usability bei B2B-Software in den Fokus rücken sollte

Software, die für die Nutzung durch den Endverbraucher konzipiert ist, macht ständig Fortschritte in Sachen Anwenderfreundlichkeit. Sich im Wettbewerb durch ein gutes User-Interface abzuheben, hat für Unternehmen direkte Auswirkungen auf die Umsatzzahlen. Doch auch bei Business-Software sollten Unternehmen einen Fokus auf eine einheitliche, einfache und intuitive Verwaltungsoberfläche richten.

Veraltete und umständliche Eingabemasken

Zu oft müssen Mitarbeiter:innen noch veraltete Eingabemasken bedienen. Das gilt oft auch für das ERP (Enterprise Resource Planning)-System, den Nerv vieler Unternehmen. In dieser zentralen Verwaltungs- und Steuerungssoftware haben veraltete und umständliche Eingabemasken, Doppeleingaben und eine verwirrende Navigation nichts verloren. Eine umständliche Datenverwaltung kann zu großen geschäftlichen Nachteilen bis hin zu Gewinneinbrüchen führen. Oft können Beschäftigte Transaktionen wie das Drucken von Lieferscheinen oder Umlagerungen nur durchführen, wenn sie spezielle Befehle kennen. Zudem müssen sie sich oft Inhalte merken, um diese in eine neue Maske zu übertragen. Ein weiteres Problem ist, dass Abteilungen ihre Daten meist dezentral in verschiedenen Datenbanken speichern. Das behindert abteilungsübergreifende Vorgänge, etwa zwischen Produktion und Versand. Außerdem verhindert es, größere Zusammenhänge und mögliche Optimierungen zu erkennen. Bei solchen Abteilungslösungen liegt die zentrale Administration dieser wichtigen Geschäftsdaten oft bei einer Person. Scheidet diese aus dem Unternehmen aus, fehlen häufig Zugänge oder das Wissen über bestimmte Funktionalitäten.

Eine bessere Alternative ist es, ein cloud-basiertes ERP zu nutzen. Hier sind nicht nur die Datensicherheit sowie der ortsunabhängige Zugriff auf das System gewährleistet – ein unternehmensweites, einheitlich gepflegtes ERP bietet zudem große Vorteile für die Usability.

Was ist ERP?

Bei dem Begriff ERP wird heute oft eine Software von SAP verbunden. Sprechen Experten von ERP so meinen die erst Mal: Enterprise Resource Planning, also den generellen Prozess im Unternehmen vorhandenen Ressourcen zu planen und steuern. Erfahren Sie auf unserer Themen-Seite mehr darüber …

Was ist ERP? Hier lesen sie mehr dazu!

Übersichtliche, einheitliche und leicht zu bedienende Oberfläche

Das ERP verwaltet einen Großteil der geschäftsrelevanten Daten in einer Datenbank. Eine Oberfläche, die übersichtlich, einheitlich und leicht zu bedienen ist und dabei Standards folgt, ist mit ihrer guten Usability eine Voraussetzung für die effiziente Nutzung des ERP-Systems sowie für eine tiefgründige Analyse der Geschäftsdaten. Die Aggregation und Auswertung dieser Daten können dank der zentralen Datenbank völlig neue Einblicke bieten – hier steckt großes Potenzial für die Steigerung von Effizienz und Leistung der Belegschaft. Durch diesen Überblick können auch geschäftliche Entscheidungen schneller getroffen werden. Die Zugänglichkeit und Konsistenz einer solchen ERP-Lösung bringt zudem den Vorteil, dass neue Mitarbeiter:innen schneller eingearbeitet werden können.

Wochenlange Übergaben verkürzen sich und die neue Arbeitskraft kann schneller effektiv unterstützen. Fällt ein:e Mitarbeiter:in kurzfristig aus, können Kollegen:innen aus anderen Abteilungen schneller einspringen, denn sie kennen sich bereits grundlegend mit dem System aus. Im Falle einer vom ERP-Anbieter verwalteten Cloud-Lösung ist außerdem kein aufwendiger und teurer interner IT-Support für das ERP-System notwendig. Die Verwaltung dieses Systems lastet nun nicht mehr auf den Schultern einzelner Mitarbeiter:innen, sondern steht zentral über den ERP-Anbieter zur Verfügung.

Papierberge in jedem Arbeitsschritt

Das US-Unternehmen Copps Industries, ein Hersteller von Epoxidharzen, stand ebenfalls vor dem Problem einer veralteten Software für die Verwaltung seiner Geschäftsprozesse. Viele zusätzliche Schritte waren notwendig, um die Lücken der Software zu schließen. Das Unternehmen verzeichnete Wachstum. Das alte System war jedoch nicht skalierbar und hinterließ zudem bei jedem Arbeitsschritt einen Berg an Papieren.

Von den Papierbergen zur besseren Usability

Copps Industries entschied sich deshalb 2008 für ein On-Premise-ERP-System von Deacom und überführte dieses im Februar 2020 in ein cloudbasiertes System desselben Herstellers inklusive der Managed-Cloud-Services. Das war ein Glücksfall, denn so konnte das Verwaltungsteam während der Corona-Pandemie reibungslos ins Home Office wechseln. Die bei Copps eingesetzte ERP-Lösung verbindet alle geschäftskritischen Funktionen und Prozesse des Unternehmens in einem System und das mit einer standardisierten Verwaltungsoberfläche. Dazu gehört die automatisierte Erstellung wichtiger Dokumente, wie etwa Rechnungen, Versandbescheinigungen oder regulatorische Zertifikate, das Workflow-Management und das CRM-Sales-Management. Die Zugänge der Belegschaft können über die Sicherheitsfreigaben geregelt werden.

Kosten senken – Umsatz erhöhen

Mittlerweile nutzen 91 Prozent aller Angestellten das neue ERP-System. Der Umsatz von Copps hat sich seit der Einführung des cloud-basierten ERP-Systems verdreifacht. Außerdem senkten sich die Kosten für die externe IT um rund 20 Prozent. Dank der digitalen Verwaltung hat sich nicht zuletzt der Papierstapel beträchtlich reduziert – auch das trägt zentral zur Übersichtlichkeit der Arbeitsprozesse bei.

Eine gute Usability sollte also nicht nur in der Consumer-Software eine zentrale Rolle spielen. Auch innerhalb von Unternehmen sollte Software so konzipiert sein, dass sie leicht von Mitarbeiter:innen unterschiedlicher Abteilungen genutzt werden kann. Das verkürzt die Einarbeitungszeit, steigert die Effizienz sowie die Zufriedenheit der Angestellten. Nicht zuletzt entstehen aus der Analyse der aggregierten Daten neue Einblicke, mit denen Unternehmens- und Entscheidungsprozesse optimiert werden können.

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Ein Jahr lexbizz: Interview mit Carsten Schröder

20MaiOktober 22, 2021

By ERP-News

Ein Jahr lexbizz: Interview mit Carsten Schröder

Ein Jahr ist die Cloud-ERP-Lösung Haufe X360 (vormals lexbizz) nun schon auf dem Markt und unterstützt KMU bei der Digitalisierung. Bereits im letzten Jahr, zur Markteinführung, haben wir mit Carsten Schröder, President of Cloud-ERP bei Haufe X360, über seine Hoffnungen und Erwartungen gesprochen. Ob und wie diese sich erfüllt haben, lesen Sie in diesem Interview.

Ein Jahr lexbizz: Interview mit Carsten Schröder

Was sind Ihre Aufgaben als President of Cloud-ERP?

Ich bin Business Owner von lexbizz und für die strategische Ausrichtung zuständig und zeichne für den unternehmerischen Erfolg verantwortlich. Wie ist das optimale interne Set-up für die stetige Weiterentwicklung unserer Lösung? Was sind die relevanten Zielmärkte und wie sieht unsere Wachstumsstrategie aus? Mit diesen Fragen beschäftige ich mich.

Wie war das erste Jahr für lexbizz? Haben sich Ihre Hoffnungen und Erwartungen erfüllt?

Ja, absolut. Wir sind im März 2020, mitten in der ersten Phase der Pandemie, in den Markt eingetreten. Vorangegangen war eine strategische Neuausrichtung – und die hat sich bezahlt gemacht. Wie setzen auf ein indirektes Vertriebsmodell über Partner – unser Partnernetzwerk konnten wir im letzten Jahr auf inzwischen 60 ausbauen. Zudem ist unser Kundennetzwerk im letzten Jahr auf 50 Kunden unterschiedlicher Branchen gewachsen, wodurch sich auch der Umsatz vervielfacht hat. Auch das Team ist um 42 Prozent auf über 50 Mitarbeitende gewachsen. Für die Zukunft hat lexbizz noch viel vor: Vor allem unser globales Innovationsinkubationsnetzwerk des Technologieanbieters Acumatica wollen wir noch mehr nutzbar machen für unsere Kund:innen und ihnen zeigen, wie sie Zukunftstechnologien schon heute gewinnbringend einsetzen.

Welchen Einfluss hatte die Corona-Krise auf die Markteinführung?

Zu Beginn einer globalen Pandemie in den Markt einzutreten, das mag mutig erscheinen – und die Pandemie ist ja noch längst nicht überstanden. Doch für uns war es das passende Momentum. Denn gerade in der Krise müssen die Weichen für die Zukunft gestellt werden, das haben auch viele Unternehmen schnell erkannt. Es ist eigentlich schade, dass es diesen Trigger gebraucht hat. Wer früher schon in die digitale Transformation investiert hat, der profitiert heute umso mehr. Das sehen wir an zahlreichen Digitalisierungsgewinnern, etwa im E-Commerce. Es gibt aber auch Unternehmen, die dringend notwendige Investitionen aufgrund der Wirtschaftskrise scheuen. Hier ist Weitblick gefordert und Mut, jetzt den Weg für eine erfolgreiche Zukunft zu ebnen, um gestärkt aus der Krise hervorzugehen. Sonst wiegen die Kosten des Nichtstuns langfristig schwerer als die des Wechsels.

Vor allem der Einsatz von Cloud-Lösungen ist jetzt ein guter nächster Schritt. Denn die ermöglichen nicht nur schnelles Wachstum, Skalierbarkeit und langfristige Umsatzsteigerung, sondern erleichtern auch massiv den Einstieg in die Digitalisierung. Gleichzeitig sind native Cloud-ERP-Systeme wie lexbizz hochflexibel und lassen sich in ihrem Leistungsumfang jederzeit an die aktuellen Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen. Das gilt auch für die Kosten: Bezahlt wird nur, was auch tatsächlich genutzt wird. Gerade in Krisenzeiten ist eine solche Flexibilität entscheidend.

Was sind Ihre Ziele für das nächste Geschäftsjahr?

Wir wollen an das Wachstum des vergangenen Jahres anknüpfen und legen gemeinsam mit unseren Partner:innen den Fokus auf die Neukundengewinnung. Im nächsten Schritt werden wir uns vor allem dem Bereich Großhandel widmen und nach und nach weitere Branchen in den Blick nehmen.

Ein weiteres Ziel ist es, unser globales Innovationsnetzwerk rund um Acumatica stärker für unsere Kundinnen und Kunden nutzbar zu machen. Dadurch, dass andere Länder Deutschland in Sachen digitaler Transformation weit voraus sind, können wir die Learnings unserer Netzwerkpartner etwa aus den USA und Europa nutzen, um daraus einen „unfair Advantage“ für uns zu machen.

Warum ist die Entscheidung auf Acumatica gefallen? Wie aufwändig ist die Anpassung eines amerikanischen Systems an die deutschen Buchhaltungs- und Steueranforderungen?

Die Technologiepartnerschaft besteht bereits seit 2016. Acumatica ist die global am schnellsten wachsende ERP-Lösung. Aufbauend auf einer modularen und anpassungsfähigen Plattform mit offenen APIs gehört Acumatica laut Gartner zur Speerspitze moderner ERP-Plattformen. Die Software wurde bereits mehrfach ausgezeichnet: Seit 2013 konnte Acumatica zahlreiche Testsiege und Auszeichnungen einfahren — unter anderem bei den SoftwareReviews Emotional Footprint Awards. 2019 konnte sich Acumatica Cloud-ERP auf Platz 2 direkt hinter Oracle platzieren. Das hat in Summe dazu geführt, dass Acumatica als optimaler Technologiepartner identifiziert wurde.

Dank unserer mittlerweile über 30-jährigen Erfahrung im Bereich kaufmännischer Software für KMU durch Lexware, konnten wir die best-in-class Technologie von Acumatica um unsere Expertise und das Vertrauen der über eine Millionen Kunden anreichern und so ein entscheidendes Alleinstellungsmerkmal unseres ERP-Ökosystems schaffen.

Welche Herausforderungen gab es bei der Lokalisierung von Acumatica?

Wir haben gemerkt, dass der ursprüngliche Ansatz, lexbizz auf dieselbe Art und Weise erfolgreich zu machen wie Lexware und lexoffice, nicht funktioniert. Ein ERP ist eine komplexe Lösung und hat weniger Produktcharakter. Daher haben wir 2019 noch vor unserem Markteintritt einen Strategiewechsel hingelegt und setzen auf ein indirekten Vertriebsmodell über Partner, der sich heute auszahlt.

Zudem stellte sich uns die Frage, wie deutsche Mittelständler damit umgehen, dass lexbizz auf einem US-Technologieanbieter basiert – auch wenn lexbizz ausschließlich mit deutschen Rechenzentren arbeitet und alle gesetzlichen Vorgaben in Bezug auf Datenschutz eingehalten werden. Denn neben der lange herrschenden „German Angst“ vor der Cloud ist auch das Thema Datensicherheit für viele ein Hemmschuh. Doch hier hat das letzte Jahr gezeigt, dass Vorbehalte immer weiter abgebaut werden. Die Erkenntnis, dass deutsche Rechenzentren in der Regel weitaus sicherer sind als die eigenen Server von Unternehmen, die On-Premise-Systeme nutzen, setzt sich immer mehr durch.

Warum sollten Digitalisierungs-Interessierte speziell in lexbizz investieren?

Für uns ist lexbizz der Digital Transformation Hub der Unternehmen, der mit seinen Kunden mitwächst und den Weg bereitet für Gegenwarts- und Zukunftsthemen wie Blockchain, Internet der Dinge und Automatisierung bzw. maschinelles Lernen. Das ERP kann also eine zentrale Rolle einnehmen, damit Unternehmen den stetigen Wandel mitgestalten und aktiv fördern, um zukunftsfähig zu bleiben.

Außerdem ermöglicht lexbizz eine schnelle und kostengünstige Implementierung – das ist gerade im Mittelstand wichtig. Hier sind Cloud-Lösungen mit hohem Standardisierungsgrad empfehlenswert, die neben einer schnellen Einführung auch durch Wartungsfreiheit, geringere Kosten und hohe Sicherheitsstandards punkten. lexbizz ist außerdem technologisch flexibel, um mitzuwachsen, wenn unsere Kund:innen sich verändern oder skalieren. Dazu gehört eine offene Plattformarchitektur, an die sich neue Anwendungen und Web-Services via Schnittstellen integrieren lassen.

Immer wichtiger ist auch das Thema Data Analytics. Strukturierte Daten sind die Grundlage für KI und Automatisierung. Auch für eine BI-basierte Finanzplanung und Geschäftsprognosen sind Daten der Schlüssel. Daher ist es wichtig, dass die Unternehmenslösung Daten aus allen Unternehmensbereichen präzise, in Echtzeit und über Abteilungs- und sogar Unternehmensgrenzen hinaus aggregieren, miteinander vernetzen und gebündelte Analysen erstellen kann.

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KI in Vertrieb und Marketing: Die Kund:innen im Mittelpunkt

19Mai

By ERP-News

KI in Vertrieb und Marketing: Die Kund:innen im Mittelpunkt

Die Anforderungen an den Kundenservice und an die (digitale) Kundenansprache haben sich durch Corona stark gewandelt. Durch das veränderte Verhalten wurden die Kontaktpunkte von Kunden:innen mit Unternehmen stark reduziert und überwiegend in den digitalen Raum verlagert. Darauf mussten sich Unternehmen in Vertrieb, Marketing und Customer Support in kurzer Zeit einstellen, um weiterhin erstklassigen Service und passende Kommunikation zu bieten. Um sich an diese veränderten Gegebenheiten anzupassen, kann der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in Vertrieb und Marketing eine gute Basis sein, um die Angestellten bei dieser Aufgabe effektiv zu unterstützen.

KI in Vertrieb und Marketing: Die Kund:innen im Mittelpunkt

Die veränderte Situation erfordert von Unternehmen besondere Anstrengungen. Auf der einen Seite müssen sie wegfallende persönliche Kontakte in Geschäften kompensieren, insbesondere während der wiederkehrenden Lockdowns. Auf der anderen Seite müssen sie eine optimale Kommunikation sowie digitalen Service bereitstellen – auch bei teilweise stark gestiegenen Anfragevolumen. So können sie dafür sorgen, dass starke Kundenbeziehungen entstehen oder erhalten werden und keine Kunden dauerhaft verloren gehen.

Die Grundlage dafür? Intelligente digitale Tools und relevante Daten! Um Kundenbeziehungen aufzubauen und zu festigen sowie Marketing und Vertrieb effektiver zu gestalten, setzen immer mehr Unternehmen auf zeitgemäße CRM-Systeme, mit integrierten Vertrieb- und Marketingtools, für maximale Effizienz und Usability.

Was ist Künstliche Intelligenz (KI)?

Künstliche Intelligenz will menschenähnliche Verhaltensmuster und Entscheidungsprozesse simulieren. Damit soll menschliche Intelligenz künstlich reproduziert werden. Das Ziel dabei ist häufig, bestimmte Aufgaben und Prozesse zu automatisieren, die durch ihre Komplexität anders schwer digitalisierbar sind.

Was ist KI? Hier erfahren Sie mehr!

Solche Programme sollen Daten, Analysen und Erkenntnisse über die Kund:innen einheitlich bündeln und den Mitarbeiter:innen im gesamten Unternehmen verfügbar machen. So können Kund:innen und deren Vorlieben in den Mittelpunkt rücken. Dafür muss allerdings die Datenbasis stimmen, und hier gibt es aktuell noch Herausforderungen. Das zeigt eine aktuelle Forrester-Umfrage, welche die Zufriedenheit der Nutzer:innen aktueller CRM-Lösungen beleuchtet. Über die Hälfte (52 Prozent) der Nutzer:innen sind bereits nach zwei Jahren aufgrund einer schlechten Datenqualität von ihren CRM-Systemen enttäuscht.

Zeitgemäße Software bricht Datensilos auf

Integrierte CRM-, Marketing- und Sales-Tools sind gerade im deutschen Mittelstand allerdings nicht die Regel. Viele Firmen verschenken großes Potenzial. Sie lassen wichtige Kundendaten ungenutzt und versäumen die Chance, die Vorlieben und Wünsche der Kund:innen passgenau zu erfüllen.

Verschlimmert wird dies oftmals durch nutzerunfreundliche IT-Lösungen, wie umständliche ERP-Systeme oder Multi-Stack-Lösungen. So können Datensilos entstehen, also isolierte Speicherorte von Informationen, durch die eine gemeinsame Analyse und Auswertung – ebenso wie eine effiziente Arbeit – verhindert wird. So liegen in vielen Firmen regelrechte Datenschätze brach: Chancen, bessere Kundenerfahrungen zu ermöglichen, werden versäumt. Doch wie können Unternehmen diese Situation verbessern? Zunächst gilt es, die eigene Software auf ihre zeitgemäße Ausrichtung zu überprüfen. Statt auf eine veraltete, erdachte Legacy-CRM oder CRM-1-0-Lösung zu setzen, sollten Unternehmen den Umstieg auf moderne cloudbasierte CRM-2.0-Lösungen wagen. Durch integrierte Datenplattformen kann ein unternehmensweiter Zugriff auf standardisierte Datensätze erfolgen. Auf deren Basis können dann KI für weiterführende Funktionen in Marketing und Vertrieb trainiert werden.

Die Datenbasis: Granulare und gelabelte Daten

Vor dem Einsatz von einem KI-unterstützten System gilt es zu verstehen, dass keine einzelnen Datenpunkte wichtiger sind als die anderen. Daher gilt es für Unternehmen sich vor allem auf das Sammeln und Erfassen von granularen Daten zu konzentrieren. Statt High-Level-Engagement-Daten von Kunden zu sammeln, kann es für Unternehmen viel nützlicher sein, sehr kleinteilige Daten von Kunden zu erfassen, beispielsweise Informationen, die Hinweise geben, warum Empfänger einer Marketingaktion eine E-Mail geöffnet haben. Auch Informationen von Vertriebsmitarbeitern, warum sie vermuten, dass ein Verkauf zustande gekommen ist, sind wertvoll: Diese „gelabelten Daten“ sind beim Training von Machine-Learning-Modellen wichtig, weil sie Umstände detailliert erklären.

Personalisierte Ansprache

Heutige Kund:innen werden gerne individuell angesprochen, um sich persönlich betreut zu fühlen. Um dies zu erreichen, ist das Sammeln von Informationen über alle Touchpoints hinweg wichtig, da sie beispielsweise häufig Vorwissen voraussetzen, wenn sie nach dem Erstkontakt, beispielsweise über Social Media, den Kontakt zum Kundenservice aufnehmen. Hier hilft künstliche Intelligenz: Datenauswertungen zum Verhalten der Nutzer:innen liefern wichtige Hinweise für die Sales- und Marketing-Mitarbeiter:innen, was sich Kund:innen wünschen – wodurch sie ihre Verkaufsgespräche oder Kampagnen entsprechend optimieren können.

Zudem kann eine KI dem Vertrieb helfen, einzuschätzen, welche Leads am wahrscheinlichsten zu einem Kauf führen. Diese Kontakte können Mitarbeiter:innen in ihrer Arbeit entsprechend priorisieren. So können Sie Sales-Entscheidungen auf einer solide Datenbasis treffen. Angestellte können sich mit gutem Gewissen zuerst den Kunden widmen, deren Anliegen als besonders dringend eingestuft wurde oder die höchstwahrscheinlich ernste Kaufabsichten haben.

Smarte Automatisierung

Aufgrund der geschlossenen Geschäfte haben sich gerade während der Lockdowns die Anzahl an digitalen Anfragen in kürzester Zeit stark erhöht. Um trotzdem eine hohe Qualität des Services im Sales und Customer Support aufrechtzuerhalten, kann eine intelligente Automatisierung notwendig sein – auch, um bestehende Mitarbeiter:innen nicht zu überlasten.

So können beispielsweise Chatbots für Service und Verkauf zum Einsatz kommen, um Wartezeiten der Kund:innen zu vermeiden. Einfache Anfragen lassen sich so rund um die Uhr beantworten. Denn die Qualität von Chatbots hat sich in den letzten Jahren durch die Einbindung von KI maßgeblich erhöht. Dies insbesondere durch eine immer zuverlässigere Texterkennung, verknüpfte, umfangreiche Wissensdatenbanken oder Text Mining, also Technologien, durch die Querverbindungen und Bedeutungen in Texten identifiziert werden.

Chatbots entlasten Mitarbeiter:innen im Kundenkontakt merklich. Dadurch können sie sich auf die komplexen Fälle fokussieren und beispielsweise besonders unzufriedene oder emotionale Kund:innen intensiv betreuen – hier ist der Mensch mit seiner Empathie ganz klar im Vorteil. Bots sind in vielen solcher Fälle noch überfordert. Dies können Chatbots allerdings heute eigenständig erkennen und die Anfrage an einen menschlichen Mitarbeiter übergeben.

KI-basiertes Empfehlungs-Marketing

Eine große Stärke intelligenter Algorithmen ist zudem das Erstellen treffender Prognosen auf Basis großer Datenmengen. Auf dieser Grundlage können Unternehmen beispielsweise das Kundenverhalten tiefgreifender verstehen – und passgenaue Vertriebs- und Marketingkampagnen ausgespielen.

Verliert eine Firma beispielsweise im Sales-Prozess immer wieder eine große Anzahl potenzieller Kunden ohne ersichtlichen Grund, können sie durch eine KI Muster aufgedecken, die die Ursache der hohen Absprungraten erklären. Zudem können sie durch solche Erkenntnisse künftige Sales- und Marketing-Maßnahmen besser planen.

Fazit:

Künstliche Intelligenz hilft, riesige Datenmengen zu verknüpfen, zu analysieren und die Ergebnisse sinnvoll zu verwerten. So verbessern Sie unter anderem Entscheidungsgrundlagen maßgeblich – an die Stelle eines vagen Bauchgefühls von einzelnen Mitarbeiter:innen treten belastbare Prognosen, die gerade künftige Trends besser abbilden können. Darüber hinaus können Angestellte in Marketing und Vertrieb durch KI von einem tiefgreifendem Kundenverständnis profitieren, Kunden leichter individuell ansprechen, für das eigene Produkt oder den Service begeistern und feste Kundenbindungen fördern. Das Ergebnis sind nicht nur zufriedenere Kunden, sondern auch entlastete Mitarbeiter und erfolgreichere Unternehmen.

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Sieben digitale Lösungen reduzieren betriebliche Personenkontakte

19Mai

By ERP-News

Sieben digitale Lösungen reduzieren betriebliche Personenkontakte

Um die Gesundheit ihrer Mitarbeiter zu schützen und Betriebsschließungen infolge von Corona-Infektionen zu vermeiden, müssen Unternehmen die Zahl der betrieblichen Personenkontakte verringern. Der Aachener Optimierungsspezialist INFORM nennt sieben digitale Lösungen, die dabei helfen.

Sieben digitale Lösungen reduzieren betriebliche Personenkontakte

Geht es um den Corona-Infektionsschutz, konzentrieren sich Unternehmen vor allem auf Hygienemaßnahmen und Abstandsregeln. Nur selten schöpfen sie bislang die Möglichkeiten digitaler Lösungen aus. Die sind vielfach sehr gut dazu geeignet, die Ballung von Mitarbeitern in Umkleiden und Pausenräumen zu verhindern oder Begegnungen zwischen stetig wechselnden Kollegen zu minimieren. Einige dieser digitalen Lösungen sind teilweise schon in den Unternehmen vorhanden, werden aber noch nicht entsprechend genutzt; andere können vergleichsweise einfach eingeführt werden.

Was ist digitale Transformation?

Die digitale Transformationen bezeichnet den Wandel von Unternehmen, die analoge Prozesse zunehmend durch digitale Lösungen ersetzen. Das beinhaltet den Erwerb von Unternehmenssoftware, das Optimieren bestehender Softwarelösungen und auch die Modernisierung der Unternehmenskultur.

Was ist digitale Transformation? Mehr dazu hier!

Davon profitieren insbesondere Unternehmen aus der Industrie, der Logistik und dem Handel, die das Gros ihrer Belegschaft nicht in Heimarbeit schicken können. Sie sind darauf angewiesen, durch Kontaktreduzierung das Infektionsrisiko zu senken und Infektionen zuverlässig nachverfolgen zu können. So verhindern sie Ansteckungen und Betriebsschließungen.

Die sieben besten digitalen Lösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, sind laut INFORM:

1. Mobile Zeiterfassung:

Eine elektronische Zeiterfassung ist in den meisten Betrieben inzwischen üblich, allerdings steht diese bislang nur selten auf Mobilgeräten bereit. Gerade in Unternehmen mit Schichtarbeit oder festen Arbeitszeiten kann eine Zeiterfassung per Smartphone allerdings helfen, die Zahl überflüssiger Personenkontakte zu reduzieren. Mitarbeiter treffen beispielsweise so zu Arbeitsbeginn und Arbeitsende nicht mehr an den Zeiterfassungsterminals zusammen.

2. Personaleinsatzplanung:

Mit einer modernen Software für die Personaleinsatz- und Dienstplanung können Unternehmen sicherstellen, dass in Schichten möglichst immer dieselben Mitarbeiter gemeinsam arbeiten. Auf diese Weise bestehen Personenkontakte vor allem innerhalb einer kaum veränderlichen Gruppe und nicht zu stetig wechselnden Kollegen. Das minimiert das Infektionsrisiko für jeden Einzelnen und dämmt eventuelle Corona-Ausbrüche wirkungsvoll ein. Darüber hinaus können Unternehmen diese digitale Lösungen auch nutzen, um gestaffelte Anfangszeiten umzusetzen, die größere Ansammlungen von Mitarbeitern am Betriebseingang oder in Umkleiden verhindern.

3. Zeitfenstermanagement:

Eine digitale Vergabe von Zeitfenstern wird zum Beispiel in der Logistik eingesetzt, um den Zulauf von Fahrzeugen zu steuern, damit sie sich nicht an der Pforte oder an Laderampen stauen. Ebenso können Unternehmen sie aber nutzen, um Pausenzeiten zu organisieren und den großen Ansturm auf Kantine oder Pausenräume gleichmäßig zu verteilen.

4. Kommunikationstools:

Unternehmen benötigen digitale Kommunikationslösungen, um ihre Belegschaft über aktuelle Einsatzpläne, Änderungen an den Präventions- und Schutzmaßnahmen oder mögliche Risikokontakte zu informieren. Da Mitarbeiter aus Industrie, Logistik oder Handel oft weder eine betriebliche E-Mail-Adresse noch Zugang zum Firmenintranet haben und ein Abtelefonieren tausender Mitarbeiter nicht praktikabel ist, sind Mitarbeiterportale oder Apps gute Alternativen. Über diese können Mitarbeiter die Informationen abrufen und sich gegebenenfalls via Chat oder Kommentarfunktion austauschen.

5. Raumbuchungssysteme:

Mit Raumbuchungssystemen stellen Unternehmen sicher, dass Konferenzräume nicht überbelegt werden und dass zwischen den Buchungen etwas Puffer eingeplant wird. Dann begegnen sich die Kollegen nicht beim Betreten und Verlassen des Raumes und es kann zwischen zwei Besprechungen ausreichend gelüftet werden.

6. Besuchermanagement:

Aktuell gibt es in so gut wie allen Unternehmen strikte Corona-Vorgaben für Besucher, etwa zum Tragen von Mund-Nase-Schutz oder Abstandhalten. Gäste müssen in der Regel bestätigen, dass sie diese gelesen haben, und zudem Kontaktdaten hinterlegen. Ein digitales Besuchermanagement macht eine Zettelwirtschaft mit unleserlich ausgefüllten Informationsblättern überflüssig. Gäste lesen die Regeln am Empfang auf einem Tablet oder Bildschirm und geben ihre Kontaktdaten digital ein – oder sie wickeln das schon vorab über eine Website ab. Dann müssen die Gäste am Empfang keine Geräte berühren und das Unternehmen kann bereits einen Corona-Tracer vorbereiten, der mit dem Besucherausweis ausgegeben wird und hilft, im Infektionsfall alle Kontakte während des Besuchs nachzuverfolgen.

7. Corona-Tracer:

Bei Corona-Tracern handelt es sich um kleine, wartungsfreie Geräte, die schnell eingeführt werden können. Sie werden wie ein Mitarbeiterausweis am Körper. Sie zeichnen alle Annäherungen unter zwei Metern zwischen Mitarbeitern anonym auf. Bei einer Infektion kann eine vertrauenswürdige Stelle, etwa die Personalabteilung, über die Gerätecodes zuverlässig ermitteln, mit welchen Kollegen der infizierte Mitarbeiter in den vergangenen zwei Wochen Kontakt hatte. Nehmen Mitarbeiter den Tracer mit nach Hause, lassen sich alle Risikokontakte auf dem gesamten Betriebsgelände nachverfolgen. Ansonsten zumindest ab der Umkleide oder dem Arbeitsplatz. Das funktioniert aber nur, wenn wirklich alle Mitarbeiter mit einem Gerät ausgestattet werden und es auch tragen.

Dr. Jörg Herbers, Leiter des Geschäftsbereichs Workforce Management bei INFORM, erklärt:

„Viele Betriebe haben den Arbeitsalltag in Corona-Zeiten noch nicht digital durchdacht. Mit digitalen Lösungen können sie ihre bestehenden Maßnahmen zum Infektionsschutz gut ergänzen und unnötige Personenkontakte deutlich reduzieren. Damit schützen sie nicht nur ihre Mitarbeiter, sondern sichern auch ihren Geschäftsbetrieb ab.“

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18Mai

By ERP-News

Kommunikation der Zukunft – Kommunikationsservices und die Digitalisierung

In nahezu allen Lebensbereichen lassen sich die Auswirkungen der Digitalisierung mittlerweile erkennen – Von Avataren und Mixed Reality.

Kommunikation der Zukunft – Kommunikationsservices und die Digitalisierung

Moderne Buchungs- und Bestellvorgänge, Smart Home und insgesamt flexiblere Prozesse beeinflussen den Alltag ebenso wie die Arbeitswelt. Auch vor der Kommunikation macht der digitale Wandel nicht halt. Telefon, Smartphone und Internet verändern die menschliche Interaktion. Mit Chatbots und künstlicher Intelligenz werden moderne Varianten der Kontaktaufnahme möglich. Während die Methoden in der Vergangenheit mit Höhlenmalerei, Pergamentrollen und Morsen noch anders aussahen, hat sich an einer Aussage nichts verändert:

Paul Watzlawik, österreichischer Kommunikationswissenschaftler:

„Man kann nicht nicht kommunizieren.“

Und ein Ende des Wandels menschlicher Interaktion ist nicht in Sicht.

Vom Telefonieren zum Texten

Die Kommunikation befindet sich in einem stetigen Wandel und ist in Zeiten von Smartphones, dem World Wide Web und immer besseren Datenübertragungsraten vielfältiger denn je. Damals noch via Trommeln, Kurierdiensten, Brieftauben oder über Telegramme, steht die Kommunikation in der heutigen Zeit unter digitalem Stern. Vor allem die Nutzung des ersten Handys ab 1983 war ein großer Schritt, insbesondere in puncto Flexibilität. Denn um erreichbar zu sein, war die Bevölkerung nicht mehr an eine Adresse für den Empfang von Nachrichten oder Anrufen gebunden. Neun Jahre später entstand mit dem Versand der ersten SMS eine Alternative zum Telefonieren. Die Kurzmitteilungen setzten die Erreichbarkeit auf ein neues Level und ermöglichten es, den Gesprächspartner auch außerhalb fester Zeiten zu kontaktieren.

Bild-Text-Kombination

Auch heute noch erfreuen sich Textnachrichten großer Beliebtheit. Allen voran Digital Natives und Generation Y gehören zu denjenigen, die Gespräche seltener per Telefon als über Kurznachrichtendienste führen. Was anfangs noch via SMS versendet wurde, findet mittlerweile über internetgestützte Dienste wie WhatsApp oder Threema den Weg in die Welt. Soziale Netzwerke, beispielsweise Facebook oder Twitter, modernisieren die Kommunikation zusätzlich. Während Gespräche oftmals Face to Face zwischen mindestens zwei Personen oder innerhalb einer Konferenz stattfanden, nimmt nun vielmehr eine gesamte Community an den Nachrichten teil. Mit Apps wie Snapchat und Instagram rückt zudem eine Bild-Text-Kombination in den Fokus. Das bedeutet: Die Kommunikation zwischen zwei oder mehreren Personen läuft nicht mehr nur telefonisch oder schriftlich, sondern auch über Bilder immer und überall ab. Das Versenden von Emoticons und Bildern ist mittlerweile in einer Vielzahl von Messenger-Diensten gegeben – ebenso wie die Integration von Sprachnachrichten. So besteht über Kurzmitteilungsdienste dennoch die Chance, den Gegenüber anzusprechen, anstatt zu telefonieren.

Eine Frage der Zeit

Auch zukünftig wird sich die Kommunikation weiter verändern. Primär in der Diskussion: 3D-Videotelefonie. Demnach soll die Kommunikation nicht mehr nur über die Bildschirme ablaufen, sondern die jeweils andere Person virtuell in den Gesprächsraum projiziert werden, ohne dabei wirklich anwesend zu sein. Die Kommunikation selbst findet dann über Spezialbrillen statt. Virtuelle und reale Inhalte verschmelzen – „Mixed Reality“ lautet das Stichwort. Gerade hiervon verspricht sich die Kommunikationsbranche besonders viele Weiterentwicklungen und Chancen. Doch für authentische Darstellungen benötigen die Verantwortlichen zunächst die entsprechenden technischen Voraussetzungen. Zwar sind gute Bildqualitäten bereits zweidimensional möglich, doch um Abbildungen auch in 3D hochwertig abzuspielen, braucht es noch Geduld.

Das virtuelle Ich

Einen Schritt weiter geht sogar noch die Möglichkeit, über Avatare und Hologramme miteinander zu kommunizieren. In diesem Szenario werden am Computer mithilfe von Scans und Algorithmen Abbildungen von Personen erstellt. Im Anschluss lassen sich die Bewegungen des Avatars unabhängig von den Aufzeichnungen am PC steuern. Damit wird es ebenfalls möglich, das virtuelle Ich an Orte zu senden, ohne real anwesend zu sein. Schon im bekannten Hollywoodfilm „Surrogates“ wurde diese Thematik ausführlich behandelt – und soll Einzug in die Realität halten. Allen voran in Bezug auf Konsum kann diese Art der Kommunikation eine Rolle spielen. In diesem Beispiel werden die Avatare zum Einkaufen losgesendet. Das kann in Lebensmittel- oder auch in Bekleidungsgeschäfte sein. Die Kommunikation zwischen Maschine bzw. Avatar und Mensch wird demnach bedeutender – und entwickelt sich eventuell sogar zu einer schwerpunktmäßigen Maschine-zu-Maschine-Kommunikation, wenn nicht nur die Bevölkerung, sondern auch Unternehmen in ihren Geschäftsreihen auf Avatare setzen.

Informationsflut

Ebenfalls hoch gehandelt in Zusammenhang mit zukünftiger Kommunikation: Big Data. Denn die Digitalisierung verändert neben den Hilfsmitteln, mit denen Menschen kommunizieren, auch den Informationsaustausch. In den Fokus rückt der Mensch selbst, der nun nicht mehr nur Nachrichten und Daten über mobile und stationäre Endgeräte weitergibt, sondern vielmehr selbst als Sender fungiert. Das bedeutet, es existiert ein ständiger Austausch zwischen der Person und ihrer Umwelt. Damit wissen die Mitmenschen beispielsweise sofort Name, Alter oder Hobbys des Gegenübers. Wie diese Darstellungen aussehen könnten, bleibt jedoch noch abzuwarten. Anwendung findet eine in den Anfängen steckende Art des Daten- und Informationsaustauschs bereits bei den sogenannten Wearables. Beispielsweise sammeln Fitnesstracker Daten wie Anzahl getätigter Schritte, verbrannte Kalorien oder Herzfrequenz. Diese Informationen sind dann meist auf dem Tracker selbst oder in einer App einsehbar, von der sie unter anderen Interessierten zeitgleich auf sozialen Medien geteilt werden können.

E-Mails denken

Bei Betrachtung der möglichen Zukunft der Kommunikation fällt vor allem eins auf: Neue Kommunikationsmittel wird es voraussichtlich nicht geben. Vielmehr entwickeln sich die bestehenden mit den Möglichkeiten der digitalen Revolution stets weiter. So auch die bereits etablierte E-Mail. Die Anrede des Empfängers soll demnach emotionaler und damit auch persönlicher werden. Durch eine gezielte Ansprache in verschiedenen Sinnen (sogenannte sensual-musikalische Codes in E-Mails, unterstützende Bilder und Movie-Clips im Hintergrund) werden die Mitmenschen noch expliziter in das Geschehnis der Kommunikation eingebunden. Weitere Aspekte, die hier zum Thema werden, sind künstliche Intelligenz und Gedankenübertragung. Denn: E-Mail-Programme sollen so eingestellt werden, dass sie von E-Mail zu E-Mail etwas dazulernen. Das bedeutet, mithilfe eines Algorithmus entwickeln die Programme sich weiter, erkennen wiederkehrende Aufgaben der Kommunikation und erleichtern dem Sender das Übermitteln von sogenannten Smart Mails. Zudem soll eine Steuerung über Mimik und Gestik zukünftig möglich werden.

Virtuell kommunizieren

Neben dem Alltag beeinflusst der digitale Wandel auch die Kommunikation in der Arbeitswelt. Mittlerweile passen Führungskräfte die Rahmenbedingungen an die modernen, digitalen Gegebenheiten an. Von der Fehler- über die Führungskultur bis zu den Arbeitsprozessen – die durch die Digitalisierung einhergehenden Veränderungen beeinflussen zahlreiche Stränge in den Unternehmen. Da Manager zudem aufgrund von dezentralen Standorten und Internationalisierungen vermehrt auf sogenannte virtuelle Teams setzen, wirkt sich der Wandel auch auf die Kommunikation aus. Mithilfe von Computern, Smartphones und des Internets ist dies mittlerweile technisch einfacher umzusetzen als noch vor ein paar Jahren. Doch die Herausforderungen liegen in der Vereinbarung von veränderten Anforderungen der Mitarbeiter, gestiegenen Ansprüchen der Kunden sowie dem Bestehen auf einem stetig wachsenden Markt.

Kontrollierte Kommunikation?

Bei all den Neuerungen, Chancen und Möglichkeiten dürfen jedoch zwei Aspekte nicht außer Acht gelassen werden: Datenschutz und Sicherheit. Denn durch die steigende Anzahl an Informationen und Daten wächst auch die Transparenz – der Mensch entwickelt sich zu einem gläsernen Individuum. Zwar ergeben sich durch die Digitalisierung und die sich verändernde Kommunikation Chancen und Möglichkeiten – beispielsweise in Hinsicht auf Fernbeziehungen, Familien, die in unterschiedlichen Ländern wohnen, oder auch Terminüberschneidungen im Arbeitsalltag –, doch Fragen, die an dieser Stelle ebenfalls auftauchen, lauten: Wie sieht es mit dem Datenschutz aus? Sind die Daten immer für jeden einsehbar oder wird es Richtlinien und Einstellungen geben? Und wie sieht es in diesem Zusammenhang mit der Sicherheit aus? Aspekte, an denen die Verantwortlichen noch ansetzen müssen, um die sich entwickelnde Kommunikation von Beginn an zu kontrollieren.

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18Mai

By ERP-News

Agiles Arbeiten: Zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen

Agiles Arbeiten sollte insbesondere in der aktuellen Zeit ganz oben auf der Prioritätenliste in den Unternehmen stehen und kann entscheidend sein, um das Unternehmen über Wasser zu halten. Doch das ist nicht die einzige Stärke, denn agiles Arbeiten kann auch die Crew an Bord des Schiffes stärken und motivieren. Doch was versteckt sich eigentlich hinter dem Begriff, auf den man an so vielen Ecken trifft, und wie gelingt es, erstmals jedes einzelne Mitglied aufs Boot zu holen und gemeinsam in Richtung eines agilen Arbeitsalltags mit mehr Gesundheit und Sicherheit zu segeln? Antworten auf diese Fragen hat Christian Schieber, Experte für agile Arbeitsprozesse und Geschäftsführer von bytabo®.

Agiles Arbeiten: Zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen

In einer Zeit, in der sich der über die Jahre eingelebte Arbeitsalltag einmal auf den Kopf gestellt hat, sehnen sich die Mitarbeiter nach der richtigen Mischung aus Sicherheit, Selbstständigkeit und Optimierung. Doch wie kann dies umgesetzt werden?

Die Mischung macht’s: Der Mittelweg zwischen Sicherheit, Selbstständigkeit und Optimierung

Verbesserungsbedarf besteht zum Beispiel oft bei der internen Kommunikation. Statt stundenlanger Meetings einigt man sich lieber auf kurze Updates oder ruft anstelle von einer Flut an E-Mails den Ansprechpartner lieber kurz an, um das Wichtigste mit ihm zu klären. So bildet agiles Arbeiten häufig die optimale Lösung, wenn man sich auf die Suche nach neuen Zusammenarbeitsmodellen begibt. Aber was versteht man genau darunter? Gemeint ist, dass veraltete Strukturen und starre Hierarchien durch ein dynamisches Arbeitsumfeld ersetzt werden, in dem Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, mehr Verantwortung zu übernehmen und im Team eigenständige Entscheidungen zu treffen.

Besser früher als später: Warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist

In einer Zeit, in der sich die Umstände so schnell verändern, muss man in der Lage sein, schnell zu handeln. Wenn nicht jetzt, wann dann? Doch es geht nicht nur um das schnelle Handeln, sondern auch um die Aktivierung aller Gehirnzellen im Unternehmen. Jeder Einzelne ist gefragt, da die aktuelle Situation ein Ausnahmezustand ist. Jede Idee kann jetzt einen Vorteil für das gesamte Unternehmen aufzeigen. Dazu zählt auch, dass jeder seine Gedanken teilt und seine Meinung sagt. Auf diese Weise kommt jederzeit frischer Wind in die Segel und jeder Mitarbeiter kann selbstständig das Steuer übernehmen.

Agiles Arbeiten: Aller Anfang ist schwer

Bei der Umstellung läuft es natürlich nicht von Anfang an rund. Denn auch wenn es in der Theorie auf den ersten Blick sehr einfach zu sein scheint, kann die Umsetzung zunächst mehr Arbeit, Aufwand und neue Strukturen bedeuten und das agile Mindset braucht Zeit sich in den Unternehmen zu etablieren. Aber in der aktuellen Zeit wird doch sowieso alles umgeworfen, warum nicht genau dafür jetzt die Zeit investieren? Dabei ist auch zu bedenken, dass diese agilen Arbeitsmethoden nicht nur das Überleben des Unternehmens unterstützen können, sondern auch das der Mitarbeiter. Somit kann auch die Selbstständigkeit geboten werden, nach der sich die Mitarbeiter sehnen.

Durch mehr Flexibilität zu einem gesunden Arbeitsalltag für die Mitarbeiter

Agiles Arbeiten heißt auch Flexibilität durch die Arbeit und schnellere Absprache in kleineren Projektteams. Denn der psychische Druck auf Angestellte, ihren Job perfekt zu machen und das so schnell wie möglich, ist enorm. Zu erkennen ist das deutlich an den Zahlen der Burn-Out-Fälle und der Depressionen. Und jede Motivation ist gerne gesehen. Ein agiles Arbeitsumfeld kann dabei helfen, die Gesundheit der Mitarbeiter zu fördern, da den Mitarbeitern ihre Arbeit oftmals einfacher fällt, wenn sie sich den Tag selbst einteilen können. Gerade im Home-Office basiert das natürlich auf Vertrauen. Wenn man diesen Punkt erstmal erreicht hat, dann ist das die Grundlage eines effizienten Teams.

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Mit dem ERP-System zu mehr Nachhaltigkeit

17Mai

By ERP-News

Mit dem ERP-System zu mehr Nachhaltigkeit

Unternehmen müssen heute nicht nur finanziell erfolgreich sein. Bewerber, Mitarbeiter, Kunden und Investoren fordern ein nachhaltigeres Wirtschaften. Dem ERP-System kommt auch hierbei eine Schlüsselrolle zu. proALPHA nennt fünf Szenarien, in denen ein ERP zur Nachhaltigkeit beiträgt:

Mit dem ERP-System zu mehr Nachhaltigkeit: So fördert ein modernes ERP-System im Mittelstand die Sustainability

Die Aufgabe des ERP-Systems hat sich in den letzten Jahren massiv gewandelt, von der reinen Warenwirtschaft zum Rückgrat der digitalen Transformation. In jüngster Zeit übernimmt es noch eine weitere Schlüsselposition: als zentrale Drehscheibe für eine nachhaltigere Betriebsführung. Der Software-Hersteller proALPHA beschreibt, in welchen Bereichen ein ERP-System schon heute zu mehr Umweltschutz beiträgt:

Papier einsparen

Auch wenn der komplett digitalisierte Betrieb eine Vision bleiben wird: Unternehmen, die möglichst viele Prozesse über das ERP-System abwickeln, sparen Papier und tragen so aktiv zum Schutz der Wälder bei. In der Verwaltung gelingt dies zum Beispiel durch die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung. Ebenso sollten Ausgangsrechnungen möglichst auf E-Rechnungen umgestellt werden. Wo das noch nicht möglich ist, können Unternehmen zumindest auf einen CO2-neutralen Versand achten. Aber auch in der Produktion läuft heute noch viel auf Papier – von Stückliste und Arbeitsplan bis zur Rückmeldung. Eine mobile Betriebsdatenerfassung (BDE) macht hier nicht nur Schluss mit der Zettelwirtschaft, sie verkürzt auch Durchlaufzeiten.

Ressourcenverbrauch minimieren

Zu einem nachhaltigen Ressourcenmanagement gehört, Materialien möglichst wirkungsvoll, sparsam und rentabel einzusetzen. Ein ERP-System setzt hier gleich an mehreren Stellen an, etwa durch eine intelligente Produktionsplanung. Aufträge lassen sich so zusammenfassen, dass möglichst wenig Abfall entsteht, etwa beim Stanzen oder Laserschneiden. Um Produktionsfehler und Ausschuss zu minimieren, hilft eine Qualitätssicherung mit Echtzeit-Datenverarbeitung: ein weiterer Baustein, um den Materialverbrauch zu senken.

Zu einer nachhaltigen Produktion gehört aber nicht nur ein geringer Materialeinsatz. Wer Lagerüberschüsse vermeiden will, kann zum Beispiel in kleineren Losen bis hin zur Losgröße 1 fertigen. Eine automatisierte Produktionsplanung übernimmt dabei die Ressourcenplanung und bringt die richtige Menge an Material zum richtigen Zeitpunkt mit den richtigen Werkzeugen und dem richtigen Personal zusammen.

Auf dem Weg zur Kreislaufwirtschaft

Mit Hilfe eines Product Lifecycle Managements (PLM) schaffen Unternehmen den ersten Schritt in Richtung Kreislaufwirtschaft. Basisbaustein dafür ist ein funktionierendes Lieferantenmanagement. Nur so kann verhindert werden, dass sich Nachweis und Überprüfung von nachhaltigen und ethischen Produktionsbedingung entlang der Lieferkette zur Papierschlacht auswachsen. Zudem erlaubt ein modernes ERP-System eine lückenlose Rückverfolgbarkeit von Chargen und Serien bis zur Materialquelle.

Unterstützt wird dieses Ziel auch durch die vorausschauende Wartung: Und das nicht nur, weil sich die Lebensdauer von Produkten und Maschinen verlängern lässt. Predictive Maintenance verhindert auch unnötiges Tauschen von Ersatzteilen und damit übermäßigen Materialverbrauch. Zudem bringt der Wunsch nach mehr Nachhaltigkeit neue Geschäftsmodelle hervor, von Miete und Pay-per-Use-Modellen bis hin zu Rücknahme und zur Refabrikation. Hersteller – und ERP-Systeme – müssen sich darauf zunehmend einstellen.

Intelligenter unterwegs

Immer mehr Unternehmen arbeiten heute an praktikablen und umweltfreundlichen Mobilitätskonzepten für ihre Mitarbeiter. Ein zentraler Bestandteil: Remote Work. Denn wer vom Homeoffice aus arbeitet, erspart sich viele Fahrten ins Büro. Zudem macht der Einsatz von modernen, ins ERP-System integrierten Projektmanagement-Werkzeugen viele Vor-Ort-Termine und damit Geschäftsreisen überflüssig. Die für die verteilte Teamarbeit so wichtigen, aktuellen Informationen sind dort jederzeit und von überall abrufbar. ERP-Systeme unterstützen aber auch eine effiziente Intralogistik: So zeigt zum Beispiel ein Real-Time Location System (RTLS) schnell unnötige Wege und Transporte auf.

Energieverbrauch senken

Mit der fortschreitenden Digitalisierung steigt in den Rechenzentren der Energiebedarf. In Zukunft wird es daher immer wichtiger, Rechen- und Speicherleistung sinnvoll zu nutzen. Es sollten daher nur diejenigen Daten gesammelt und gespeichert werden, die auch wirklich benötigt werden. Zusätzlich zur Datensparsamkeit beugen integrierte, modulare ERP-Systeme auch einer redundanten Datenhaltung in verteilten Applikationen vor und leisten so einen weiteren Beitrag, Energie zu sparen.

Die Transformation zu einem nachhaltigeren Betrieb betrifft Veränderungen in allen Bereichen. Viele berühren die Kernprozesse und damit das ERP-System. Das Ziel Sustainability ist daher ohne zeitgemäße Software kaum zu erreichen.

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Betriebliches Gesundheitsmanagement digital unterstützen:

17Mai

By ERP-News

Betriebliches Gesundheitsmanagement digital unterstützen:

Die Covid-19-Pandemie zwingt uns ein besonderes Augenmerk auf betriebliches Gesundheitsmanagement zu werfen. Allerdings ist dieser Bereich auch nach der momentanen Krise so relevant wie nie zuvor, deshalb sollte sich jetzt jeder mit den Chancen der Digitalisierung in diesem Bereich auseinandersetzen

Betriebliches Gesundheitsmanagement digital unterstützen:

Betriebliches Gesundheitsmanagement – oft als BGM abgekürzt – ist ein wichtiger Unternehmensbereich, dem gerade in den letzten Monaten viel Aufmerksamkeit zukommt. Vielen Unternehmen ist dabei nicht bewusst, welche neuen Möglichkeiten durch digitale Maßnahmen für betriebliches Gesundheitsmanagement eröffnet werden. Dabei ist es in einer digitalisierten Welt umso wichtiger, auch digitale Lösungen zu suchen – vor allem wenn die meisten von uns im Home-Office arbeiten.

Was ist betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM)?

Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) bezeichnet klassischer Weise die Verwaltung und Konzipierung von Strukturen bzw. Prozessen, die Arbeitsplätze oder Arbeitsvorgänge gesundheitsfördernd gestalten wollen. Denn durch weniger gesundheitliche Belastungen am Arbeitsplatz und miteinhergehender Risikominimierung, steigt auch das Wohlbefinden der Belegschaft. Und zufriedenere Mitarbeiter haben mehr Motivation, was letztendlich dem Unternehmen zugutekommt.

Moderne Technologien bringen neue Risiken

Eine veränderte digitale Arbeitswelt, wie sie heute bereits üblich ist, kommt auch mit neuen Problemen einher. Die Digitalisierung erlaubt oft einen schnelleren Arbeitsrhythmus, der für mehr Stress sorgen kann. Außerdem sorgt die ständige Erreichbarkeit über Kommunikationssoftware sowie das allgegenwärtige Smartphone dafür, dass es vielen Arbeitnehmern zunehmend schwieriger fällt eine gesunde Work-Life-Balance zu finden. Vermehrte Arbeit im Home-Office kann diesen Effekt sogar verstärken – trotz aller Vorteile der Heimarbeit.

Neue Chancen durch Digitalisierung

Damit diese negativen Einflüsse der Digitalisierung nicht Überhand nehmen, müssen Unternehmen aktiv gegensteuern. Das können Sie in der Regel schon durch kleine Maßnahmen erreichen: Klare Grenzen zwischen Privat- und Arbeitszeit sowie schonende Arbeitsteilung und effiziente Ressourcenverteilung sind effektive erste Schritte. Allerdings gibt es auch eine Reihe an weiteren digitalen Möglichkeiten, die es auch im Home-Office erlauben betriebliches Gesundheitsmanagement zu fördern.

Digitales Gesundheitsmanagement

Im privaten Bereich haben sich schon seit langem Fitness-Apps etabliert, oft gekoppelt mit Wearables wie Armbändern oder Uhren, die Schritte und Distanz messen können. Diese lassen sich zwar auch im Unternehmenskontext utilisieren – etwa in Form von internen Schritt-Wettbewerben oder Fitness-Challenges –, aber das ist nur möglich, wenn die Motivation dazu auch von der Belegschaft selbst ausgeht, da viel Eigeninitiative gefragt ist.

Andere digitale Möglichkeiten stellen zum Beispiel Online-Kurse und Webinare zu Fitness- und Gesundheitsthemen im Unternehmenskontext dar. Je nach Branche eignen sich hier natürlich unterschiedliche Schwerpunkte, zu den häufigsten gehören wahrscheinlich Workshops zu körperlichen Faktoren, wie gesundem Arbeiten am Schreibtisch und augenschonender Bildschirmnutzung, oder psychischen Faktoren. Dazu gehören Beratungsangebote, die Mitarbeiter jederzeit in Anspruch nehmen können, wenn Sie berufliche oder private Probleme haben oder mit Burnout bzw. Stress kämpfen.

Kommunikation bleibt wichtig

Bei allen genannten Maßnahmen und Angeboten ist effektive Kommunikation mit der betroffenen Belegschaft äußerst wichtig. Zum einen müssen sie über die Angebote informiert werden, damit sie sie überhaupt nutzen können. Und zum anderen ist es hilfreich Feedback und Vorschläge einzuholen. So können Unternehmen die Maßnahmen optimieren und Mitarbeitermotivation erhöhen.

Diese Beiträge zeigen auch, welche weiteren Herangehensweisen und Möglichkeiten es gibt, Gesundheit und Wohlbefinden in Unternehmen zu fördern.

Betriebliche Gesundheitsförderung: Vorteile und Risiken der Digitalisierung

Die praktische Umsetzung von Maßnahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements wird oft betriebliche Gesundheitsförderung (BGF) genannt. Dieser Beitrag beschreibt welche verschiedenen Herangehensweisen und Methoden der Gesundheitsförderung üblich sind. Dabei spielt auch die Digitalisierung inzwischen eine wichtige Rolle, denn sie wirkt sich sowohl positiv als auch negativ auf die Gesundheit aus.

Vorteile und Risiken der Digitalisierung

Gesundheit und Loyalität von Mitarbeitern: weit mehr als Kicker-Tisch und Obstkorb ist gefordert

Gesundheit und Wohlbefinden von Mitarbeitern wirkt sich natürlich auf ihre Zufriedenheit aus. Und die beeinflusst, wie wahrscheinlich sie im Unternehmen bleiben. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Maßnahmen Unternehmen ergreifen müssen, um wirklich langfristige positive Effekte zu erzielen. Dabei spielt Digitalisierung, Automatisierung und Optimierung von Arbeitsprozessen eine maßgebliche Rolle.

Gesundheit und Loyalität von Mitarbeitern

Agiles Arbeiten: Zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen

Agiles Arbeiten hat auch einen positiven Einfluss auf Mitarbeitergesundheit und -zufriedenheit. Und das ist auch nicht der einzige Vorteil: Dieser Beitrag erklärt, wie Unternehmen agiles Arbeiten umsetzen und wie sie davon profitieren können. Da den richtigen Mittelweg zu finden, der negative Nebeneffekte ausschließt, kann schwierig sein. Aber hier lesen Sie, wie Sie am besten vorgehen:

Agiles Arbeiten: Zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen

Sieben digitale Lösungen reduzieren betriebliche Personenkontakte

Das momentan wichtigste Thema für betriebliches Gesundheitsmanagement ist erstmal weiterhin die Covid-19-Pandemie. Und da es nicht überall möglich ist, von Zuhause aus zu arbeiten ist die Reduzierung von Personenkontakten auch vor Ort wichtig. Welche Möglichkeiten Sie dazu haben, zeigt dieser Beitrag ausführlich.

Digitale Lösungen reduzieren betriebliche Personenkontakte

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15Mai

By ERP-News

Gesundheit und Loyalität von Mitarbeitern: weit mehr als Kicker-Tisch und Obstkorb ist gefordert

Zu viele Unternehmen konzentrieren sich beim Thema Mitarbeiterzufriedenheit auf punktuelle Wohlfühlmaßnahmen und zu wenig auf das, was wirklich zählt. Das ist das Kernergebnis einer aktuellen Studie von ServiceNow, an der 2.000 Mitarbeiter aus deutschen Unternehmen teilnahmen. Es ist Zeit, zu reagieren.

Gesundheit und Loyalität von Mitarbeitern: weit mehr als Kicker-Tisch und Obstkorb ist gefordert

ServiceNow schafft eine Welt, in der Arbeit weniger Arbeit macht. Zum Beispiel setzen viele Unternehmen auf Vergünstigungen wie einen Kicker-Tisch oder gesunde Snacks und übersehen dabei, was Mitarbeitern den Arbeitsalltag tatsächlich vereinfacht. Dazu gehören weniger umständliche, administrative Aufgaben, die Überstunden verursachen, und bessere Voraussetzungen für eine gute Work-Life-Balance zu schaffen. Für 57% der Befragten ist Work-Life-Balance Grund genug, den Arbeitgeber zu wechseln. Trotz des herrschenden Fachkräftemangels tun Unternehmen zu wenig, um ihre Mitarbeiter zu binden und so ihre Wettbewerbsvorteile zu erhalten.

Detlef Krause, Area Vice President und General Manager Deutschland von ServiceNow, erklärt:

„Arbeitgeber sollten verstehen, dass sie qualifizierte Fachkräfte nicht nur während dem Bewerbungsvorgang von sich überzeugen müssen. Der Wettbewerb um die Top-Talente ist ein dauerhafter Prozess, bei dem sie ihre Mitarbeiter langfristig für sich gewinnen müssen. Dafür braucht es deutlich mehr als punktuell eingesetzte Vergünstigungen oder ‚Obstkörbe‘.“

Automatisierte Workflows unterstützen die Mitarbeiterbindung

Der sinnvolle Einsatz von Technologien – insbesondere, wenn sie die Arbeitsabläufe rationalisieren und vereinfachen – kann die Zufriedenheit der Mitarbeiter erheblich erhöhen und damit die positive Einstellung fördern. Zusätzlich hilft es natürlich auch beim Gewinn neuer Talente. Mitarbeiter, denen diese Werte wichtig sind, bleiben eher, wenn sie sehen, dass ihr Unternehmen in die neuesten Innovationen investiert. Das führt zu der Erkenntnis, dass innovative Unternehmen die Karriere ihrer Mitarbeiter stärker voranbringen können. Tatsächlich würden 46% der Befragten den Arbeitgeber wechseln, wenn sie in der neuen Position aus ihrer Sicht ‚bessere‘ Technologien nutzen könnten.

weiter zu Seite 2: 72% machen Überstunden, davon ein Großteil unbezahlt…

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Digitales Vertragsmanagement: Must-Have Softwarefunktionen

14Mai

By ERP-News

Digitales Vertragsmanagement: Must-Have Softwarefunktionen

In vielen Unternehmen ist Software für Dokumentenmanagement bereits vorhanden. Aber oft fehlt diesen die passende Vertragsmanagement-Software. Um sicher zu gehen, eine fähige Lösung für digitales Vertragsmanagement zu finden, müssen Unternehmen Software implementieren, welche die wichtigsten Funktionen für Vertragsverwaltung umfasst:

Digitales Vertragsmanagement: Must-Have Softwarefunktionen

Damit das Vertragsmanagement – auch Contract Management – eines Unternehmens seinen Zweck richtig erfüllen kann, muss es dafür sorgen, dass gute Software eine gute Basis bildet, auf der die Vertragsverwaltung agieren kann. Um Auftraggebern und bedeutenden Kunden oder dem wichtigsten Vertragspartner auch konstant kompetenten Service bieten zu können, ist die Nutzung von Unternehmenssoftware ausschlaggebend. Denn nur durch sorgfältig gewählte und implementierte Software-Lösungen kann wichtiger Überblick über den gesamten Vertragslebenszyklus gewährleistet werden, der sonst über etliche Abteilungen, Dokumente oder E-Mails aufgespaltet ist.

Warum brauchen wir Vertragsmanagement-Software?

Wettbewerbsintensivere Märkte und steigender Kostendruck zwingen Unternehmen dazu, ihre eigenen Abläufe kritisch zu hinterfragen und zu rationalisieren. Zudem steigen die Compliance-Anforderungen, was zu immer höheren Ansprüchen vor allem an die Verwaltung führt. Das gilt auch für die zahlreichen Verträge mit Lieferanten und Kunden, die Unternehmen ordnungsgemäß handhaben müssen. Ein elektronisches Vertragsmanagement schafft da Abhilfe.

Was ist digitales Vertragsmanagement?

Digitales Vertragsmanagement schafft Automatisierung im Vertragsprozess. Dadurch können Unternehmen oder Kunden Verträge komplett digital abschließen, ohne dass Papier oder andere manuelle Schritte dazu notwendig sind. So lassen sich auch vertragliche Verhandlungen einfacher durchführen. Das beschleunigt den Vertragszyklus, vereinfacht Vorgänge für Mitarbeiter und macht den gesamten Prozess bequemer für alle Beteiligten eines Unternehmens.

Der Wechsel zu Vertragsmanagement-Software für digitale Verträge eröffnet Unternehmen verschiedene Vorteile: Unternehmen sparen Zeit und Geld während sie gleichzeitig die Customer Experience für Kunden verbessert. Zudem erleichtert die einfache Erstellung und Organisation der digitalen Vertragsakte die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und schnellen Zugang zu technischen, terminlichen, personellen Informationen.

Digitale Vertragsprozesse sind bereits häufig im Einsatz, auch Dank der wachsenden Akzeptanz von elektronischen Signaturen. Ein effizientes Vertragsmanagement sorgt dafür, dass auch stets der nötige Überblick über den gesamten Vertragslebenszyklus sämtlicher Verträge besteht.

Vertragsmanagement durch Software vereinheitlichen

In vielen Unternehmen sind Verträge über verschiedene Abteilungen hinweg verstreut – vom Einkauf über die Rechtsabteilung bis hin zu verschiedenen Fachabteilungen. Nur ist es so beinahe unmöglich, den Überblick zu behalten. Die Konsequenz: verpasste Fristen oder unvollständige Unterlagen. Mit einer Vertragsmanagement-Software wird es aber möglich, Verträge zentral, transparent und revisionssicher zu speichern. Dazu muss das System allerdings mindestens über folgende Funktionen verfügen.

Die Must-haves im digitalen Vertragsmanagement

Die folgenden fünf Funktionen sind für jede Lösung zur Vertragsverwaltung ein Must-have, damit ein Unternehmen seine Administration nachhaltig optimieren kann:

Fristenmanagement

Dank einer automatisierten Fristenkontrolle können Mitarbeiter auch die Fristen der jahrelang laufenden Verträge im Blick behalten. Denn die Vertragsmanagement-Software wird rechtzeitige Erinnerungen anlegen. Verpasste Fristen gehören damit der Vergangenheit an und niemand muss mehr wegen der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Nerven verlieren.

Schnittstellen

Schnittstellen zu anderen ERP-Systemen erlauben der Vertragsmanagement-Software stets aktuelle Informationen über Vertragspartner und Kunden an die Systeme weiterzugeben, die sie benötigen und umgekehrt. Das heißt bei Vertragsabschluss wird beispielsweise auch der Kontakt im Customer-Relationship-Management-System automatisch aktualisiert. So sind sie jederzeit auf dem neuesten Stand.

Volltextsuche

Um Dokumente problemlos auf bestimmte Schlagworte prüfen zu können, sollte eine OCR-Texterkennung alle eingescannten Schriftstücke durchsuchbar machen. Für Vertragsverwaltung ist das ebenfalls relevant, da es so Mitarbeitern leicht möglich ist sämtliche Inhalte aller Verträge oder einer einzelnen digitalen Vertragsakte zu durchforsten. So werden vertragliche Verhandlungen beschleunigt und Unternehmen haben schnell einen Überblick über ihre Dokumente. Das erhöht die Effizienz der Prozesse und verbessert auch den Service für Vertragspartner wie Kunden oder Lieferanten.

Dokumenterstellung

Dank einer integrierten Erstellung für Dokumente können beispielsweise, wenn Kündigungen der laufenden Verträge eingehen, Kündigungsschreiben direkt erstellt, zugestellt und archiviert werden. Das automatische Anlegen einer digitalen Vertragsakte sorgt dafür, dass diese Informationen dabei übersichtlich gelagert und einfach zugänglich sind.

Zugriffssteuerung

Ein Berechtigungssystem regelt den Zugriff auf Vertragsdaten sehr genau. So können auch Mitarbeitern fremder Abteilungen oder Externen Leserechte eingeräumt werden, z.B. Controllern zu Reportingzwecken oder Prüfern bei einem externen Audit. Dieser Zugriff lässt sich danach wieder problemlos entziehen, damit auch der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften hier keine Grenzen gesetzt sind.

Modernes Dokumentenmanagement ist nicht mehr wegzudenken

Vertragsmanagement ist ein wichtiges Aufgabengebiet jedes Unternehmens. Deshalb ist moderne Software auch in diesem Bereich ein gewaltiger Vorteil in vielen Unternehmen. Moderne Dokumentenmanagementsysteme beinhalten nicht unbedingt out-of-the-box eine Vertragsmanagement-Lösung, die den gesamten Vertragslebenszyklus abdeckt. Daher sollten Sie vor der Softwareauswahl darauf achten, dass oben genannte Funktionen auch verfügbar sind.

Wie Vertragsmanagement und andere Unternehmenssoftware gemeinsam eingesetzt werden, lesen Sie in diesen Beiträgen:

Kein Kugelschreiber oder Füller mehr: Vertragsunterschrift per Knopfdruck

Digitalisierte Verträge sind vor allem deshalb von Vorteil, weil sie Zeit und Aufwand sparen können. Dabei ist die Art und Weise der Vertragsunterschrift besonders relevant. Denn gerade dieser Schritt kann überaus irritierend und nervig sein, wenn er noch per Hand durchgeführt werden muss. Dieser Beitrag zeigt, wie die Unterschrift per Knopfdruck funktioniert.

Vertragsunterschrift per Knopfdruck

Worauf es bei einer Software für Vertragsanalyse ankommt

Verträge sind häufig lang und kompliziert formuliert. Für Juristen und Rechtsabteilungen in Unternehmen kann das viel Arbeit bedeuten. Diese kann ihnen aber erleichtert werden, indem Software zur Vertragsanalyse zum Einsatz kommt. Diese KI-gestützte Software-Lösung kann viel Arbeit abnehmen. Dieser Beitrag zeigt, worauf es bei der Software ankommt und wie sie genutzt wird.

Worauf es bei einer Software für Vertragsanalyse ankommt

Die digitale Signatur: Fünf Merkmale, auf die Unternehmen bei der Auswahl einer Lösung achten sollten

Digitale Signaturen schaffen den Zwang ab, jedes Dokument nochmal zu drucken, zu verschicken, zu scannen oder per Hand zu unterschreiben. Dadurch erleichtern Sie vieles. Aber Unternehmen müssen darauf achten, dass die Software für die digitale Signatur auch die nötigen rechtlichen und technischen Anforderungen erfüllt. Welche das sind, zeigt dieser Beitrag:

Fünf Merkmale, auf die Unternehmen achten sollten

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