EAS-MAG.digital News Archive

17Apr

Cloud ERP als Business Enabler

Cloud ERP wird nicht nur immer verbreiteter und zugänglicher für mittelständische Unternehmen, sondern auch ein zunehmend effektiverer Geschäftstreiber, quasi: Cloud ERP als Business Enabler. Doch um die Technologie erfolgreich einsetzen zu können, ist es wichtig zu wissen wie sie funktioniert, welche Vorteile sie hat und worauf zu achten ist.

Cloud ERP als Business Enabler

Business Software wird jedoch immer wichtiger – auch für kleine und mittlere Unternehmen kann Cloud ERP als Business Enabler wirken. Das zeigt auch eine aktuelle IDC-Analyse: Der Markt für Business Software ist 2018 gegenüber 2017 um rund neun Prozent auf knapp 14 Milliarden Euro gewachsen. Der Anteil der Public Cloud Services an den Anbieterumsätzen lag im vergangenen Jahr bei 22 Prozent. Den größten Teil weisen mit jeweils mehr als 60 Prozent Kollaboration und CRM auf. Bei ERP sind es überdies jeweils knapp 30 Prozent.

Diese Entwicklung scheint nicht überraschend, sehen doch viele Entscheider im Mittelstand die Cloud als wesentlichen Treiber ihres Geschäfts. Ob Schnittstellen, Einsparungspotenzial, schnelle Bereitstellung von Diensten oder Mobilität – das Cloud-ERP bietet viele Business-Chancen.

Was ist Cloud ERP?

Cloud ERP basiert auf der Nutzung von Servern im Internet zum Betrieb der Systeme. Unternehmenssoftware aus der Cloud bietet oft zahlreiche verschiedene Module für CRM, Warenwirtschaft, Finanz und Rechnungswesen, Personalwesen, Produktion oder DMS. Diese Module können durch die Cloud flexibel und mobil benutzt werden.

Was ist Cloud ERP? Hier erfahren Sie mehr!

Die Qual der Wahl

Wer sein Business vorantreiben möchte, muss kurzum vor allem seine Daten im Griff haben. Sicherheitsbedenken lassen viele Mittelständler aber überlegen, welche der bestehenden Möglichkeiten die beste ist. Folgende Optionen gibt es grob zusammengefasst:

Self-Hosting:

Lohnt sich ein eigener Server? Vor dieser Frage stehen viele Betriebe. Immerhin erfordert ein eigener Server viel Know-how und kontinuierliche Arbeit. Das zeigt sich schon in der Konfiguration der Server-Anwendungen und bei den Themen Sicherheitsupdates, Firewall und beim Schutz vor Denial-of-Service-Angriffen. Auch bei Backups und der Überwachung von System-Logs ist umfassendes IT-Wissen gefragt. Dem gegenüber steht die physikalische Hoheit über die Daten im eigenen Rechenzentrum.

Private Cloud:

Es handelt sich um eine unternehmenseigene Cloud. Diese kann auch von einem externen Dienstleister betrieben und nach dem Pay-per-use-Prinzip abgerechnet werden. Zu den Vorteilen gehören im Folgenden die Bündelung der Ressourcen in einem flexiblen Pool, die Nutzung einer unbeschränkten Bandbreite, eine bedarfsgerechte Skalierung der technischen Ressourcen und eine automatisierte Durchführung von Prozessen. Hinzu kommt: Beim Private-Cloud-ERP-Modell sind im Gegensatz zur Public Cloud noch mehr Anpassungen sowie Zusatzprogrammierungen möglich. Zu den Konsequenzen zählen höhere Sicherheitsstufen durch den Dienstleister und der Bedarf an geschultem externen Personal, das beim Betrieb unterstützt.

Public Cloud:

In einer Public Cloud sind IT-Infrastrukturen wie Rechenleistung, Speicherplatz oder beispielsweise Anwendungen über das öffentliche Internet zugänglich. Es entfallen Betrieb und Wartung von IT-Ressourcen, was wiederum zu sinkenden Personalkosten führt und es Anwenderunternehmen erlaubt, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Darüber hinaus fallen keine Investitionskosten für Server-Hardware an. Auch braucht es keine Investitionen in Überkapazitäten, zum Beispiel für Lastspitzen. Die Zahlung erfolgt auf Basis des tatsächlichen Verbrauchs. Zu den Nachteilen zählt, dass in der Public-Cloud-ERP-Edition oft keine Programmanpassungen möglich sind. Die Software kann nur über die vorhandenen Konfigurationsmöglichkeiten eingestellt werden. Zusatzentwicklungen sind nicht möglich.

Datensicherheit in der Cloud

Als weiteren Nachteil sehen viele Betriebe noch die Datensicherheit – obwohl Cloud-Software-Hersteller und Cloud-Anbieter in den letzten Jahren stark darin investiert haben. Sie setzen zum Beispiel auf lokale Rechenzentren, die zertifiziert und hochverfügbar sind. Darüber hinaus entlasten sie – etwa durch Datacenter-Sicherheitskonzepte – immer mehr die KMUs, die den stetig wachsenden Rechts- und Sicherheits-Anforderungen kaum noch gewachsen sind.

Was ist Datenschutz?

Der Datenschutz ist eine wichtige rechtliche Vorgabe für Unternehmen. Gesetzliche Vorschriften wie die EU-weite DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) regeln die die Verarbeitung personenbezogener Daten durch private Unternehmen und öffentliche Stellen.

Was ist Datenschutz? Hier erfahren Sie mehr!

Mit Schnittstellen Megatrends ermöglichen

Unsere Welt wird immer vernetzter. Treiber dieser Entwicklung sind Trends wie Cloud-Computing, Internet-of-Things oder Industrie 4.0. Ihr Potenzial ist aber nur dann nutzbar, wenn zum Beispiel Sensoren mit Maschinen und Maschinen mit dem Cloud-ERP kommunizieren. Basis dafür sind sogenannte Application Programming Interfaces, kurz APIs. Diese Programmierschnittstellen können Daten austauschen, weiterverarbeiten und Inhalte zwischen verschiedenen Geräten transferieren – und das system- und anbieterübergreifend.

Konkretes API-Beispiel:

Seit vielen Jahren verkauft Fred seine Fahrräder über den Webshop, der im Cloud-ERP integriert ist. Durch die starke Nachfrage nach E-Bikes floriert das Geschäft und das Thema eCommerce bekommt einen hohen Stellenwert. Darum braucht Fred eine spezielle eCommerce-Software. Über eine API, die vom eingesetzten ERP bereitgestellt wird, kann kurzum einfach auf den neuen Shop umgeschaltet werden. Dieses Vorgehen erspart den Wechsel des ERP-Systems und einen aufwendigen Datentransfer. Nach wenigen Schritten kann Fred nun seine Daten in das neue System überspielen, neue Funktionen nutzen und sein Geschäft weiter ausbauen.

Mit Pay-per-use Kosten einsparen

ERP-Systeme sind bisher weiterhin mit hohen Anschaffungskosten verbunden und gehen zu Lasten anderer Investitionen wie Produktentwicklung oder Personal. Nicht so bei Cloud-ERP, das mit dem Lizenzmodell Pay-per-use arbeitet. Hier wird die Leistung nach Nutzung abgerechnet. Voraussetzung: Die Abrechnung richtet sich nach den eingesetzten Modulen und der aktuellen Nutzerzahl – dann bleiben die Kosten im planbaren Rahmen.

Konkretes Pay-per-use Beispiel:

Dank des neuen Online-Shops erhält Fred immer mehr Fahrrad-Bestellungen. Um sich auf sein Kerngeschäft, die Online-Beratung und Reparatur zu konzentrieren, stellt er zwei neue Mitarbeiter ein. Eine Buchhalterin und einen Verkäufer. Beide brauchen Zugriff auf das System. Mit wenigen Klicks erweitert Fred seine Lizenzen und hat dabei die monatlich anfallenden Kosten stets im Blick. Das gesparte Geld geht direkt ins Online-Marketing und die Anschaffung des neuesten E-Bikes.

Mit Agilität rechtliche Vorgaben meistern

Neue Gesetze wie die europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) stellen vor allem mittelständische Unternehmen vor große Herausforderungen. Um diese effizient zu lösen, sollten Firmen auf geprüfte Hersteller setzen. Sie bieten Anwendern ein Löschkonzept, mit dem sich Daten anonymisieren lassen. Ermöglicht wird das durch einen Assistenten, der Kundendaten unwiederbringlich überschreibt und löscht.

Konkretes DSGVO-Beispiel:

Wie viele kleine und mittelständische Betriebe steht auch Fred unter Druck, seine Kundendaten ebenfalls rechtskonform zu verwalten. Um keine Zeit zu verlieren, setzt er auf seine ERP-Software. Die erlaubt nicht nur die flexible Anpassung der Lizenzen, sondern auch die Buchung von neuen Funktionen wie den Anonymisierungsassistenten. Ist die Funktion integriert, überlegt sich Fred, welche Daten anonymisiert und welche von der Löschung ausgenommen werden. Besonders sensible Kundendaten lassen sich einfach auswählen und für die Anonymisierung kennzeichnen. Weiter unterstützt die Software bei der Einhaltung der Aufbewahrungsfrist, zum Beispiel bei Einkaufs- und Verkaufsbelegen.

Was ist die DSGVO?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine Verordnung der Europäischen Union, mit der die Regeln zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch private Unternehmen und öffentliche Stellen EU-weit vereinheitlicht werden. Dadurch soll einerseits der Schutz personenbezogener Daten innerhalb der Europäischen Union sichergestellt, andererseits der freie Datenverkehr innerhalb des Europäischen Binnenmarktes gewährleistet werden.

Was ist die DSGVO? Hier erfahren Sie mehr!

Mit Mobilität Mitarbeiter und Kunden begeistern

Business Software kann mehr als nur Ressourcen, Kapital und Material verwalten. Sie kann auch die Arbeitsweise neu definieren. Zum Beispiel erhalten Mitarbeiter die Freiheit, von überall zu arbeiten. Gleichzeitig steigern Unternehmen mit mobilen Lösungen ihr Image: Im Außendienst etwa können sich Mitarbeiter in Echtzeit die Lagerbestände anzeigen lassen und die Konfiguration eines Produktes vornehmen – und das mit dem Kunden an einem Gerät.

Konkretes Mobilitäts-Beispiel:

Auch Fred will beispielsweise mobiler werden. Durch die Cloud-ERP-Lösung kann er der neuen Buchhalterin die Arbeit von zu Hause ermöglichen, was ihr bei der Kinderbetreuung hilft. Der neue Verkäufer erhält durch die neu eingeführte mobile Kasse die Möglichkeit, Artikel zu erfassen und gleichzeitig den Kunden im Laden zu begleiten. Das bietet Kunden hierdurch ein optimiertes Einkaufserlebnis, das auch die Loyalität stärkt.

Fazit: Business Software pusht das Geschäft

Das Beispiel im Folgenden, aus der Praxis zeigt, wie Unternehmenssoftware im Alltag hilft. Sie unterstützen dabei, Trends umzusetzen, Kosten zu sparen und sogar die Arbeitsweise positiv zu verändern. All das nützt Unternehmern wie Fred, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und nicht wertvolle Zeit für Administration, Recherche oder folglich analoge Prozesse zu verschwenden. Diesen Vorteil erkennen auch immer mehr kleine und mittlere Betriebe. Darum ist auch davon auszugehen, dass der Markt für Business Software in den kommenden Jahren weiter wachsen wird. Cloud ERP als Business Enabler ist machbar.

Was ist Cloud Computing?

Der Begriff Cloud ist mittlerweile fast allgegenwärtig. Einfach gesagt bezeichnet Cloud Computing eine IT-Infrastruktur, die über das Internet zugänglich ist. Aber wenn man genauer hinsieht, lassen sich drei verschiedene Arten des Cloud Computing identifizieren: Infrastructure-as-a-Service (Server, Betriebssysteme etc.), Platform-as-a-Service (Datenbanken, Speicher etc.), Software-as-a-Service (komplette Anwendung).

Was ist Cloud Computing? Hier erfahren Sie mehr!

Der Beitrag wurde ursprünglich hier veröffentlicht …

Geschäftsprozesse durch digitale Vertriebsplanung optimieren

17AprApril 24, 2021

By ERP-News

Geschäftsprozesse durch digitale Vertriebsplanung optimieren

Die ersten beiden Teile zeigten zahlreiche Analysebeispiele auf. Der dritte und letzte Beitrag dieser Serie beschreibt, wie bestehende Geschäftsprozesse die Erkenntnisse aus den vorangegangenen Analysen integrieren können.

Geschäftsprozesse durch digitale Vertriebsplanung optimieren

In vielen mittelständischen Unternehmen folgt die Vertriebsplanung keinen bestimmten Regeln. Oft verfolgt der Innendienst nur ein Ziel: Kunden oder Interessenten anrufen und Termine vereinbaren. Dabei haben die Anrufer meist kein Wissen darüber, ob sie es mit einem Bestands- oder Neukunden zu tun haben. Manchmal fehlt sogar die Information, wann der Außendienstmitarbeiter (ADM) das letzte Mal vor Ort war. Wenn es nicht schon am Telefon zu einer unangenehmen Situation kommt, dann beim Kunden selbst. Solche Planungen lassen das Unternehmen in einem schlechten Licht dastehen und kosten darüber hinaus noch Zeit, die für Kunden mit hohem Umsatzpotenzial fehlt.

Damit das nicht passiert, hat der zweite Teil dieser Serie Kennzahlen entwickelt, mit denen Unternehmen ihrem Innendienst klare Entscheidungshilfen liefern und Geschäftsprozesse optimieren können. Zum Beispiel gehören Kunden, die einen hohen Umsatz bringen, aber schon länger keinen Auftrag mehr platziert haben, in die Kategorie Rot. Für den Innendienstmitarbeiter erscheint im Enterprise Ressource Planning (ERP)-System die dafür vorgesehene Handlungsempfehlung Handeln. Mit den definierten Farben, beziehungsweise Begriffen, erhält das Planungspersonal einen eindeutig zugeordneten Status und damit eine fundierte Grundlage für die Routenplanung. Dadurch profitieren aktuell relevante Kunden von schneller Abarbeitung und erhalten so eine individuelle Betreuung.

Wichtig: Die Umsetzung dieser Farbdarstellung ist vom jeweiligen ERP-System abhängig. Deren Implementierung sollte mit einem ERP-Berater abgesprochen werden. Der Aufwand wird sich in kürzester Zeit lohnen.

Anzeige: Whitepaper des Cloud-Office.center

Anschließend müssen alle als rot markierten Klienten logisch in einer Route gebündelt werden, was ebenfalls im zweiten Teil erklärt wurde.

Zu einem gewählten Kunden (markiert als Stern) werden weitere Kunden angezeigt, die den Status Rot, also "Handeln" haben. — Zu einem gewählten Kunden (markiert als Stern) werden weitere Kunden angezeigt, die den Status Rot, also „Handeln“ haben.

Planung nach Postleitzahlen – eine günstige Alternative?

Ohne Zweifel: Die vorgestellte Routenplanung kostet Geld und in der Umstellung viel Zeit. Aus diesem Grund greifen Unternehmen gerne auf eine Fahrtorganisation zurück, die auf Postleitzahlen basiert. Da diese festgeschrieben sind, geben sie schnell Aufschluss darüber, in welcher Region eines Landes die Kunden liegen. Bei der Planung ist allerdings zu beachten, dass PLZ-Gebiete nicht logisch aufeinander folgen.

Besonders tückisch wird es, wenn für die Ermittlung der Fahrtroute nur die ersten beiden Stellen verwendet werden. Das heißt, die ersten beiden Nummern entscheiden, welche Kunden zusammen angefahren werden. Bei 87xxx und 88xxx ist das kein Problem, die Bereiche liegen beieinander. Für die PLZ 72xxx und 73xxx sieht es aber schon anders aus – hier gibt es andere Regionen, die besser zusammenpassen. Zum Beispiel 72xxx und einige Gebiete aus 75xxx.

Selbst bei der Betrachtung von drei Stellen kann es schnell zu Falschplanungen kommen. Betrachtet man beispielsweise die Bereiche 725xx und 726xx, so liegen auch diese nicht nebeneinander. An dieser Stelle wird klar: Postleitzahlen sind kein effizientes Mittel für die Vertriebsplanung. Zum einen wegen der inkonsistenten Struktur, zum anderen fehlt hier die Kennzahl, wann ein Besuch nötig ist.

Neue Prozesse brauchen Aufklärung

Mitarbeitern sehen eine Geschäftsprozessoptimierung meist nicht gern, da sie Veränderungen mit sich bringt. Abhängig davon, wie etabliert der Status Quo ist, ensteht innerhalb des Unternehmens oder der Abteilung Wiederstand. Um das zu verhindern, sollten Entscheider unbedingt frühzeitig die Mitarbeiter einbinden und offen über die bevorstehenden Pläne sprechen. Hier gilt die Weisheit: Kommunikation ist alles. Stellen Sie den Nutzen der Umstellung heraus. Zeigen Sie den Kollegen, dass die Kennzahlen-übersicht hilft, dem Kunden gegenüber kompetenter aufzutreten. Das erhöht die Erfolgsquote für Terminvereinbarungen – und das wiederum schafft Zufriedenheit und Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

Darüber hinaus sind ausreichende Schulungen im Bereich der Softwareänderungen zu empfehlen. Damit wird die Komplexität, aber auch die Angst vor zusätzlichen Eingabemasken genommen. Ein schriftlicher Leitfaden im Unternehmens-WIKI zur neuen Planung tut hier gute Dienste. Das ist auch für neue Mitarbeiter in der Einarbeitung eine Unterstützung. Der Inhalt sollten die Kennzahlen und deren Formeln sowie die Art, wie sie ermittelt werden, kurz beschreiben. Zu verstehen, mit welchem Zahlenmaterial man arbeitet, erhöht auch hier die Zufriedenheit und damit die Akzeptanz.

Ein weiterer Tipp: Die Verantwortlichen sollten auch nach der Optimierung der Geschäftsprozesse und Schulung in regelmäßigen Abständen mit dem Planungspersonal sprechen und gemeinsam überprüfen, ob die neuen Regeln greifen und sie während der Planung die Entscheidungen korrekt getroffen haben, oder ob eine Nachschulung notwendig ist.

Zuletzt gilt: Prozessumstellungen benötigen angemessen Zeit, um sich zu etablieren. Mindestens sechs Monate lohnt es sich zu warten, bis eine Erfolgskontrolle durchgeführt werden sollte. In Schritt eins dieser Artikelserie wurden Kosten und Umsätze für einen jeweiligen Außendienstmitarbeiter ermittelt. Diese Kalkulation sollte in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden. Unternehmen werden dadurch den positiven Effekt der Prozessoptimierung in sinkenden Kosten und steigendem Umsatz messen können.

Der Beitrag wurde ursprünglich hier veröffentlicht …

15Apr

By ERP-News

Fünf Tipps, wie Sie eine erfolgreiche Experimentierkultur in Ihrem Unternehmen etablieren

Der Kunde ist König – hieß es schon immer. Er wurde gut behandelt, zumindest war das die Intention der Hersteller. Die Frage ist nur: Hat er sich auch gut behandelt gefühlt und die Informationen erhalten, die er wollte? Oder lag das Hauptaugenmerk der Unternehmen auf der Produktentwicklung mit der Annahme, der Verkauf passiert automatisch?

Fünf Tipps, wie Sie eine erfolgreiche Experimentierkultur in Ihrem Unternehmen etablieren

In vielen Branchen hat der extreme Konkurrenzkampf dazu geführt, dass die Qualität alleine nicht mehr ausreicht. In den Fokus rückt die Customer Experience, also die Erfahrung, die Kunden im Umgang mit Unternehmen und Produkten sammeln. Ihre Zufriedenheit trägt essentiell zum Geschäftserfolg bei. Das heißt, Unternehmen müssen ihre Kunden besser kennenlernen, um ihre Interessen und Wünsche einzuschätzen und ihnen die richtigen Angebote zu unterbreiten. Was eignet sich hier besser, als neue Webseiten, Apps oder Produkte vorher zu testen? Personalisierung und A/B-Tests machen es möglich.

Dabei spielen für Unternehmen nicht nur finanzielle Investitionen eine Rolle, sondern auch die Sensibilisierung der Mitarbeiter für datengestützte Entscheidungen: Jede neue Idee für Website oder Produkt kann vorher – falls gewünscht nur an einer kleinen Zielgruppe – getestet und ausgewertet werden. Ohne Risiko kreativ werden – der Traum jener Mitarbeiter, die für das Kreativsein bezahlt werden. Doch es geht darum, die gesamte Belegschaft miteinzubeziehen und kontinuierlich Tests durchzuführen. Ob gutes oder schlechtes Ergebnis: Daten sagen mehr als ein Bauchgefühl und geben eine eindeutige Richtung vor. Dafür sind keine großen Kapitalinvestitionen nötig, sondern eine Änderung des Verhaltens im gesamten Unternehmen, vom Sachbearbeiter bis zum Geschäftsführer. Ziel ist es, eine Philosophie des Experimentierens zu etablieren, ohne die Mitarbeiter zu überfordern.

Tipp 1: Ohne Planung und Struktur geht gar nichts

Der grundlegende Schritt für eine erfolgreiche Optimierung der Customer Experience liegt in der Planung: Welche Vorleistungen sind erforderlich? Liegen erste Ergebnisse vor? Welche Mitarbeiter bilden das „Testing-Team“, welche Arbeitsgruppen werden unternehmensweit miteinbezogen? Bei der Entwicklung einer Optimierungsstrategie müssen die Testaktivitäten zunächst mit den Zielen des Unternehmens abgestimmt werden. Denn ohne eine strategische Leitlinie besteht zum Beispiel die Gefahr, unkoordinierte oder ineffiziente Tests zu erstellen, die zeit- und personalintensiv sind, aber kaum brauchbare Ergebnisse liefern. Die Entwicklungsarbeit im Vorfeld erleichtert es den Mitarbeitern, ihre Aufgaben besser zu verstehen. Zudem dient sie als Checkliste zur Straffung des Workflows.

Tipp 2: Ideenfindung in den Fokus rücken

Ist die entsprechende Struktur für Experimente geschaffen, wird es Zeit für die Ideenfindung. Bei diesem Prozess geht es darum, starke Hypothesen für die Durchführung von Experimenten und Kampagnen zu entwickeln. Ein Beispiel: Ein Fahrradhersteller vermutet, dass der Bezahlprozess beim Erwerb eines Bikes zu kompliziert und unübersichtlich abläuft. Er entwirft einen alternativen, einfacher strukturierten Check-out-Prozess und testet, ob es zu mehr Kaufabschlüssen kommt. Die Testergebnisse werden ihm zeigen, welchen Weg er einschlagen muss.

Die Ideenfindung stellt jedoch auch einen der schwierigsten Schritte dar. Denn ohne einen strukturierten Rahmen zur Unterstützung der kreativen Experimentierphase gelingt es kaum, kontinuierlich auf gute Ideen zu kommen. Jetzt ist die Firmenkultur entscheidend: Entwickeln Sie eine „Mitmach-Attitüde“, die alle Mitarbeiter einschließt. Jeder kann in strukturierter Form Verbesserungsvorschläge einreichen, die zentral im sogenannten Backlog gesammelt werden. Die Testing-Verantwortlichen priorisieren die Ideen und setzen sie um.

Tipp 3: Binden Sie Produktverantwortliche und Kreative mit ein

Bei der Entwicklung von nützlichen Hypothesen, die durch Testing überprüft werden, ist Kreativität gefragt. Aus diesem Grund sollten nicht nur nüchtern denkende Analysten an diesem Prozess beteiligt sein, sondern viele kreative Köpfe, die oft die Verantwortung für die Produkte tragen. Sie sind es, die die Ideen haben, da sie sich tagtäglich mit dem Produkt beschäftigen. Viele Unternehmen begehen den Fehler, genau diese Mitarbeiter nicht in den Experimentierprozess einzubinden. Oftmals werden sie sogar von dem Analytics-Team gebremst, da hier Effizienz vor Effektivität geht. Dabei handelt es sich um eine kleine technische Gruppe von analytisch denkenden Experten, die bessere Geschäftsergebnisse in einer Disziplin erzielen möchten, die Kreativleistungen erfordert. Doch Optimierung erfordert eine Kombination von analytischen und kreativen Fähigkeiten. Demokratisieren Sie ihr Testing – holen Sie alle ins Boot, nicht nur einzelne Abteilungen!

Tipp 4: Passen Sie den Workflow an

Fragen Sie sich, ob es bereits eine Dokumentation zur digitalen Strategie und Messung der Performance der Customer Experience gibt. In vielen Fällen kann das bereits vorhandene Tool hilfreich sein und für eine Optimierungsmethodik angepasst oder erweitert werden, beispielsweise eine Teamsatzung in Form eines Word-Dokuments oder ein in einer Webanwendung verwalteter Workflow. Es kann auch sein, dass kleine Teams gemeinsam in einer Tabelle gearbeitet haben, nun aber viel mehr Mitarbeiter mit Experimenten beschäftigt sind – dann wird die Tabelle schnell unübersichtlich. Kurz: Schaffen Sie ideale Arbeitsbedingungen für Experimente und Optimierungsmaßnahmen.

Tipp 5: Bilden Sie Testing-Champions aus

Technologie entwickelt sich ständig weiter und verschiebt die Grenzen des Machbaren, während die Erwartungen von Verbrauchern immer weiter steigen. Deshalb ist Fortbildung in diesem Bereich immens wichtig. Verwandeln Sie einen engagierten Mitarbeiter in einen Test-Champion und bilden Sie ihn immer weiter aus. Programme zur Weiterqualifizierung erfordern nicht zwangsläufig kostspielige Schulungen oder Universitätskurse. Einige Unternehmen investieren schon jetzt in erheblichem Maß in ihre Zertifizierungs- und Ausbildungsprogramme, die nicht viel kosten. Fördern und honorieren Sie zum Beispiel die Teilnahme an Konferenzen und Benutzergruppen sowie Foren und Open-Source-Codeprojekten. Definieren Sie für alle Teammitglieder Ziele für die Erreichung der relevantesten Technologie- und Branchenzertifizierungen für ihre Funktion. Zudem können Sie die Kosten für die Prüfungen selbst bezuschussen und erfolgreiche Abschlüsse mit einfachen Geschenken belohnen.

Das Wichtigste: Bleiben Sie in Bewegung

Um Shoppingerlebnisse zu schaffen, auf die anspruchsvolle Kunden tatsächlich reagieren, ist eine Unternehmenskultur notwendig, in der kontinuierlich Tests und Optimierungen durchgeführt werden. Experimente müssen gut vorbereitet und in die Hände der richtigen Leute gelegt werden, die sich kontinuierlich fortbilden und für die Entwicklung der Experimente Zeit und Geld zur Verfügung gestellt bekommen. Doch das Allerwichtigste bleibt, den Sinn und Erfolg von Testing- und Personalisierungskampagnen in das Bewusstsein der Mitarbeiter zu rücken – quer durch alle Abteilungen. Schaffen Sie einen regen Austausch zwischen dem Testing-Team und dem Rest des Unternehmens, beispielsweise durch ein monatliches Reporting über erfolgreiche Kampagnen oder die Danksagung an Mitarbeiter, die gute Ideen beigesteuert haben. Nur durch regelmäßiges Feedback schaffen Sie eine Experimentierkultur, die auch alle in Ihrem Unternehmen erreicht.

Der Beitrag wurde ursprünglich hier veröffentlicht …

Kundenbeziehungsmanagement: Customer-Relationship-Management als Gamechanger

12Apr

By ERP-News

Kundenbeziehungsmanagement: Customer-Relationship-Management als Gamechanger

Mehr und mehr findet Kundenbeziehungsmanagement den Weg in Unternehmen unterschiedlicher Branchen. Als passende Softwarelösung zur Pflege der Kontakte eignen sich CRM-Systeme. Viele Entscheider stellen sich allerdings die Frage, wann sie agieren und ein solches System in ihrem Betrieb einführen sollten.

Kundenbeziehungsmanagement: CRM als Gamechanger

„Bei der Entscheidung beziehungsweise Auswahl des Zeitpunktes spielen beispielsweise die Ziele des jeweiligen Unternehmens eine wichtige Rolle. Strebt es etwa Expansion an, nimmt die Anzahl der Kunden schnell zu. In diesem Fall bietet sich die Installation eines CRM im Vorfeld an“, erläutert Jürgen Litz, Geschäftsführer der cobra – computer’s brainware GmbH und Experte für Kundenmanagement. Denn: CRM-Software unterstützt dabei, die Kontrolle über den Kundenstamm nicht aus der Hand zu geben – und liefert entsprechende organisatorische Unterstützung. „Hinzu kommt die zentrale Speichermöglichkeit von wichtigen Informationen wie Anschriften, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen. Diese lassen sich wiederum dezentral von allen Mitarbeiten abrufen und gegebenenfalls anpassen“, ergänzt der Experte.

Was ist CRM?

Customer-Relationship-Management (CRM) (Deutsch: Kundenbeziehungsmanagement) steht für eine konsequente Ausrichtung eines Unternehmens auf den Kunden und die systematische Gestaltung der Kundenbeziehungsprozesse. Der Begriff wird mit entsprechenden CRM-Systemen gleichgesetzt, die Kundenbeziehungsprozesse EDV-technisch unterstützen und optimieren.

Was ist CRM? Hier erfahren Sie mehr!

Schlüssel für kleine Unternehmen

Je größer der Kundenstamm, desto wichtiger die Einführung eines CRM-Systems – bei dieser Aussage handelt es sich um einen Trugschluss. Zwar nimmt in diesem Fall die Menge an Daten zu und Betriebe laufen Gefahr, den Überblick zu verlieren. Doch auch in kleineren Unternehmen bedarf der Kundenkreis voller Aufmerksamkeit, sodass sich hier ebenfalls eine CRM-Lösung anbietet. „Verliert ein solcher Betrieb einen Kunden, wiegt das schnell schwer. Deswegen gilt es, möglichst schon zu Beginn eine passende Software zu etablieren, um den richtigen Zeitpunkt nicht zu verpassen“, so Litz. Mitarbeiter erhalten Unterstützung, Bedürfnisse der Kunden rechtzeitig zu erkennen und individuell darauf einzugehen. „Es lassen sich Details zum bisherigen Austausch hinterlegen, sodass der Kunde immer bestmögliche Betreuung erfährt und große Fragerunden zu Gesprächsbeginn entfallen“, merkt Litz an. Auf diese Weise gelingt ein durchgängiger, schlüssiger Kontakt zwischen beiden Seiten, was zu einer Steigerung der Zufriedenheit führt.

Entlastung schaffen

Setzen Unternehmen beim Kundenbeziehungsmanagement bereits frühzeitig auf den Einsatz von Customer-Relationship-Management, genieren sie Zeitersparnisse und schaffen Freiraum für weitere Aufgaben. Software vereinfacht den Informationsaustausch und rationalisiert beziehungsweise automatisiert repetitive, aber relevante Vorgänge. „Das ist die Grundlage für gute Kommunikation, die bei der Aufnahme neuer Kunden, der Identifizierung von Leads und beim Abschluss eines Kaufprozesses mitentscheidet“, sagt der Experte. Mit steigendem Austausch zwischen Abteilungen wie Marketing, Akquise und Vertrieb wächst zudem die Wichtigkeit eines CRM-Systems. „Merken Unternehmen oder deren Verantwortliche, dass Schnittstellen zu anderen Teams zunehmen, ist spätestens der Zeitpunkt für eine unterstützende Lösung gekommen“, so Litz. Am Ende des Tages steht ein fließender Prozess von Neukundengewinnung über Leadidentifizierung bis hin zum Kaufabschluss – und somit ein erheblich verringerter Zeitaufwand.

Der Beitrag wurde ursprünglich hier veröffentlicht …

Backup, Storage, Managing – Wie funktioniert der effiziente Schutz vor Datenverlust?

10Apr

By ERP-News

Backup, Storage, Managing – Wie funktioniert der effiziente Schutz vor Datenverlust?

Datenverlust – für viele Unternehmen eine Katastrophe, wenn sie keine verlässlichen Backups erstellt haben. Und das ist bei zu vielen Konzernen der Fall. Die Gefahr ist präsenter als viele denken, dabei ist effizienter Schutz nicht schwierig umzusetzen – wenn man weiß wie.

Backup, Storage, Managing – Wie funktioniert der effiziente Schutz vor Datenverlust?

Und plötzlich waren alle Daten weg. Fast jeder hat es schon einmal erlebt – Datenverlust. Ärgerlich, wenn es persönliche Daten, wie Bilder, Videos oder Kontakte, auf dem eigenen Rechner oder dem Smartphone betrifft. Katastrophal jedoch, wenn es dabei um Unternehmensinformationen geht. Denn hier entsteht oft ein enormer wirtschaftlicher Schaden, vom Image des Unternehmens als vertrauenswürdigem Partner ganz zu Schweigen.

Torben Belz, Geschäftsführer der PLUTEX GmbH aus Bremen, weiß:

„Letzte Chance ist dann nur das Disaster Recovery in Gestalt einer Datenrettung. Doch die ist teuer und nimmt viel Zeit in Anspruch, in der das Business stillsteht.“

Statt also nachträglich zu versuchen, den Schaden gutzumachen und das in vielerlei Hinsicht teuer zu zahlen, sollten Unternehmen besser vorbeugen; Und den Supergau gar nicht erst eintreten lassen.

Datenverlust – der reale Mythos

Viele Unternehmen behandeln das Risiko des Datenverlustes noch immer stiefmütterlich. Solange die Systeme stabil sind, kann ja nichts passieren. Das Thema erscheint eher wie ein sagenumwobener Mythos, von dem man zwar ab und an hört, aber der einen selbst nicht treffen kann. Doch der Global Data Protection Index, mit dem Dell Technologies regelmäßig Zahlen zum Thema erhebt, offenbart die Realität. So zeichnen sich seit der ersten Umfrage 2016 stetig steigende Tendenzen ab. Das betrifft sowohl die Anzahl der Unternehmen, die Opfer eines Systemausfalls, einer Cyberattacke oder eines Datenverlustes werden, als auch die Tatsache, dass Unternehmen ihre Daten immer häufiger nicht wiederherstellen können.

Auch fallen in betroffenen Unternehmen immer höhere Kosten für Wiederherstellung und Schadensbehebung an. Als Grund lässt sich hier das exponentielle Wachstum der Datenmengen nennen, das sich seit 2016 verzehnfacht hat. Und da kommen wieder die stabilen Systeme ins Spiel. Mehr Anwendungen, Updates und Daten belasten das stabilste System mit der Zeit und überlasten es irgendwann – es wird langsam, instabil und bricht über kurz oder lang zusammen.

Statt zu speichern, besser strukturiert sichern

Um einen System-Zusammenbruch zu verhindern, ist strukturiertes Datenmanagement in den letzten Jahren immer wichtiger geworden. Backup, Storage und Managing tragen maßgeblich zum Schutz vor Datenverlust bei.

Torben Belz ergänzt:

„Wer denkt, dass speichern gleich Backup ist, der irrt. Der Unterschied liegt in der sinnvollen Struktur der Art der Speicherung und bedeutet, dass die Daten entweder nur gespeichert oder sicher gespeichert sind. Hier hilft es, wenn die eingesetzten Lösungen leicht bedienbar sind, damit auch IT-ferne Anwender im Alltag ohne Probleme Daten sichern können.“

Intuitiv bedienbare Interfaces, mit denen Nutzer über wenige Klicks Backup-Verfahren in Gang setzen können, lassen sich ohne zusätzlichen Zeitaufwand im Arbeitsalltag integrieren. Ein weiterer wichtiger Punkt beim effizienten Backup ist die Wahrung der Rechtssicherheit. Dazu sollte das Backup auf mehrfach redundanten Systemen an geografisch unterschiedlichen Orten erfolgen. Hier gibt es mittlerweile auch Tools, die vollkommen autonom mittels Taskplaner arbeiten, jede Sicherung dokumentieren und die verschlüsselte Datenübertragung mit einem geringen Datenvolumen vornehmen, so zum Beispiel beim PLUTEXbackup.

Belz verdeutlicht:

„Benötigt die Datenübertragung nur geringes Datenvolumen, kommt dies Unternehmen zugute, deren UMTS- oder ISDN-Verbindungen nicht auf Highspeed arbeiten oder deren Mitarbeiter viel im Außendienst unterwegs sind.“

Weitere Vertrauenskriterien sind die TÜV-Süd-Siegel für IT- und Informationssicherheit (ISO/IEC 27001) sowie für Qualitätsmanagement (ISO/IEC 9001).

Auch digitale Aktenschränke können platzen

Der Platz, der für die Datenmengen zur Verfügung steht, muss ausreichend sein und zur Nutzung der Daten passen. So bevorzugen viele Mitarbeiter einfach den Speicher des Arbeitsplatz-Computers. Um schnell auf aktuell genutzte Daten zugreifen zu können, macht das auch durchaus Sinn, doch eignet sich dieser Bereich nicht zum gemeinsamen Arbeiten an den Dokumenten und schon gar nicht zur langfristigen sicheren Speicherung. Um beides zu gewährleisten, sollten Unternehmen ihre Daten immer zentral auf einem Server ablegen, auf den die Mitarbeiter über ihren Arbeitsplatzrechner zugreifen. Die auf dem Server zentral abgelegten Daten schützt eine tägliche Sicherheitskopie. Diese speichert zusätzlich ein weiterer, physisch und geografisch getrennter, Server. Bei professionellen Managed Service Providern bestehen Server, auf denen Sicherheitskopien und Backups abgelegt werden, auch aus speziellen langlebigen Hardwarekomponenten, die robuster sind als Festplatten für den „täglichen Gebrauch“.

Was sind Managed Services?

Managed Services sind wiederkehrende IT-Dienstleistungen, deren Umfang, Dauer und Art bereits vor Beginn genau definiert wird.

Was sind Managed Services? Mehr dazu hier!

Torben Belz:

„Bei Festplatten dürfen sich Unternehmen nicht auf den MTBF-Wert verlassen. Er gibt nicht, wie von vielen angenommen, die Zeitspanne bis zum ersten Ausfall an, sondern die Zeit zwischen der ersten Reparatur und der zweiten. Abgesehen davon sind diese Werte nicht verlässlich. Eine Festplatte kann immer ausfallen, es kommt auch stark auf ihre Auslastung an.“

Unkomplizierte Lösungen, wie PLUTEXstorage, ermöglichen Nutzern über den Arbeitsrechner jederzeit auf den externen Storage zuzugreifen und dabei auf Basis von Verschlüsselung wie SSH, TLS oder SMB 3.0 die Sicherheit bei der Datenübertragung beizubehalten.

Stetige Pflege für stabile Sicherheit

Für langfristige Stabilität und zufriedenstellende Performance der IT-Systeme benötigen diese kontinuierliche Pflege. Hier steht in erster Instanz das Monitoring, das zunächst eine Beobachtungsfunktion ist.

Aufzeichnungen zu Transfergeschwindigkeiten, Zugriffszeiten und -mengen sowie Lastspitzen können von IT-Fachkräften in Bezug gesetzt werden und somit Prognosen über die Entwicklung der Systemlandschaft und potenzielle Gefahrenquellen geben, bevor es zu einem Ausfall kommt. Dafür ist allerdings ein weitreichendes IT-Know-how nötig und eine stetige Beobachtung. Analysen von Momentaufzeichnungen sagen wenig aus.

Muss ein System angepasst werden, muss das nicht automatisch mit hohen Investitionskosten einhergehen. Externe Serviceprovider bieten hier die Option, Hardware und Service zu mieten. So bleiben Anwender flexibler beim Systemaufbau und zahlen nur, was wirklich gebraucht wird. Auch bei Pflege, Wartung und sogar Ausfallmanagement können Rechenzentren einen großen Mehrwert bieten. Aufgrund ihrer Professionalisierung gibt es 24/7-Bereitschaften. Sollte doch einmal ein Ausfall oder Hackerangriff stattfinden, steht ein Experte unmittelbar zur Stelle, eine Systemwiederherstellung dauert dann in der Regel nur wenige Stunden.

Der Beitrag wurde ursprünglich hier veröffentlicht …

Datenmanagement richtig umsetzen – So profitieren Sie von Big Data:

07Apr

By ERP-News

Datenmanagement richtig umsetzen – So profitieren Sie von Big Data:

Datenmengen wachsen Weltweit und Big Data ist in aller Munde. Daten sind mittlerweile das neue Hauptkapital vieler Unternehmen und damit ein wichtiges Thema für alle. Aber nutzen Unternehmen die Daten richtig aus? Dafür ist konsequent strukturiertes Datenmanagement nötig, welches Ordnung in das inhärente Chaos von Big Data bringt. Auch hier kommen Unternehmen ohne Software nicht weit.

Datenmanagement richtig umsetzen – So profitieren Sie von Big Data:

Datenmanagement (Data Management) bezeichnet das Erheben, Speichern, Nutzen, Löschen und die Verwaltung von Daten mit dem Ziel, die Prozesse von eigenen Mitarbeitern und verbundenen Unternehmen mit Hilfe von Big Data Management und Geschäftsprozesse zu optimieren. Dabei ist Datenmanagement selbst ein Prozess, der bereits bei der Entstehung und Erhebung der Daten und Informationen beginnt. Es ist dafür verantwortlich, sämtliche neue und alte Daten von Beginn an strukturiert zu organisieren und Mitarbeitern zu ermöglichen, sich ein Bild der internen Datenprozesse zu machen. Die Aufgaben des Datenmanagements sind dabei vielseitig:

Welche Daten sind für welche Prozesse wichtig?
Stimmt die Datenqualität oder muss sie möglicherweise verbessert werden?
Wer benötigt Zugriff zu welchen Informationen?
Wann müssen die Daten laut Datenschutz wieder gelöscht werden?
Wie lange müssen Daten archiviert bleiben?

Effektives Datenmanagement muss all diese Fragen beantworten können.

Gerade heute, wo Big Data Management immer bedeutender in der Wirtschaft und unserer Gesellschaft wird, ist Datenmanagement ein wichtiger Bestandteil jedes Unternehmens. Die Menge der für Unternehmen relevanten Daten wird immer größer und immer einfacher zu erfassen. Gleichzeitig steigt auch ihr Nutzen. Denn wenn Unternehmen die Anforderungen des Datenmanagements richtig umsetzen, profitieren sie auf verschiedene Weisen davon:

Datennutzung: Diese Vorteile ziehen Sie aus Datenmanagement

Effektives Management erlaubt Unternehmen, gesammelte Daten direkt gewinnbringend einzusetzen, etwa für die Optimierung diverser Prozesse. Die Lagerverwaltung profitiert beispielsweise von Daten über neue Kundeninteraktionen und Käufe. Dadurch können Mitarbeiter beispielsweise den Lagerbestand auffüllen, bevor es überhaupt zu einer Verknappung kommt. Umgekehrt kann der Vertrieb genaue Lieferzeiten abschätzen und an Kunden weitergeben.

Wenn mehr Daten über Kunden erhoben werden, kann auch das Marketing gezieltere Maßnahmen treffen und direkt auf Bedürfnisse der Zielgruppe eingehen. Indem Unternehmen so mehr Informationen über Kunden sammeln, können Sie die Customer Journey optimieren und damit gleichzeitig die Customer Experience verbessern.

Außerdem ermöglicht es umfassendes Datenmanagement, innovativen Technologien, wie Künstlicher Intelligenz und Machine Learning, besser einzusetzen, um Workflows zu automatisieren. Denn KI-Software funktioniert nur so gut, wie die Daten, mit denen sie versorgt wird. Ähnlich ist es bei Business Intelligence: BI-Software erlaubt Unternehmen detaillierte Analysen zu Marktbewegungen, Erfolgsprognosen, Supply-Chain-Management oder Unternehmensinternen Entwicklungen. So können wertvolle, neue Informationen gewonnen werden. Aber diese Analytics-Software funktioniert ebenfalls nur dann, wenn der Zugriff zu qualitativ hochwertigen Daten gewährleistet ist.

Datenqualität sichern

Datenqualität ist ein elementarer Faktor des Datenmanagements, der erheblichen Einfluss auf die Performance aller Prozesse hat, die mit diesen Daten arbeiten. Eine schlechte Datenqualität erschwert nicht nur die Automatisierung der Prozesse bzw. die Digitalisierung. Sie verringert auch die Effizient bestehender ERP- und Unternehmenssoftware. Schon bei der Einführung von Software-Projekten ist die Datenqualität entscheidend: Eventuell müssen Daten erst aufbereitet werden, bevor mit ihnen gearbeitet werden kann. Hohe Datenqualität ist das A & O für erfolgreiche Projektumsetzung. Um sie zu erreichen müssen Unternehmen mehrere Parameter beachten:

Die offensichtlichsten Anforderungen hoher Datenqualität sind Vollständigkeit der Daten und Vermeidung von Redundanz. Das heißt es gibt keine Dopplungen an verschiedenen Speicherorten, die sich als Fehlerquelle erweisen können. Zudem müssen Daten immer in einem konsistenten Format vorliegen und Informationen in angemessener Genauigkeit wiedergeben. Es ist beispielsweise ein Fehlerrisiko, verschiedene Währungsformate gleichzeitig zu verwenden oder nicht genügend Kommastellen bei präzisen Messungen anzuzeigen.

Außerdem spielt die Aktualität der Daten eine wichtige Rolle. Es macht keinen Sinn, erhobene Daten zeitlich unbegrenzt zu lagern. Denn nach einer gewissen Zeit verlieren sie ihre Aktualität und haben keinen Wert mehr für das Unternehmen. Im schlimmsten Fall verfälschen sie Analyseergebnisse oder stellen ein Compliance-Problem dar. Denn nicht alle Daten dürfen ewig gespeichert werden.

Datenschutz beachten

Was darf man und was darf man nicht? Für Datenmanagement in Zeiten von Big Data ist das eine große Frage, denn Compliance ist hier ein wichtiger Faktor. Richtlinien und Gesetze zu Datenschutz wie die berüchtigte europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stellen viele Unternehmen vor eine große Herausforderung. Dabei geht es vor allem um das rechtskonforme Speichern und Archivieren von personenbezogenen Daten. Datenmanagement hat hierbei die Aufgabe, stets einen Überblick über gespeicherte Informationen zu haben und es Mitarbeitern einfach zu machen, die Anforderungen von Datenschutz-Richtlinien auch zu erfüllen.

All die bisher genannten Eigenschaften von effektivem Management von Daten sind für die meisten Unternehmen nur dann realistisch umsetzbar, wenn sie auch die passende Software dazu verwenden.

Business-Software für Datenmanagement: ERP, ECM, DMS

Es gibt eine Vielzahl an Business Software-Lösungen, die erfolgreiches Management von Daten ermöglichen. Denn es ist schwierig, sich ohne Software ein Bild von den eigenen Datenmengen zu machen. Viele umfangreiche ERP-Systeme haben dazu bereits integrierte Funktionen für Datenmanagement. Alternativ schaffen Dokumentenmanagementsysteme (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) Software eine zentrale Plattform, über die Unternehmen ihre Daten verwalten und Datenqualität managen können. Und diese können Unternehmen auch über die Cloud nutzen. In der Cloud ist die Sicherheit der Daten zusätzlich garantiert ist und die Einführung von Cloud-Software richtet sich flexibel und skalierbar nach Ihrer Unternehmensgröße.

Wie Software die Anforderungen des Datenmanagements erfüllt und welche anderen Anwendungsmöglichkeiten es dafür gibt, lesen Sie in diesen Beiträgen:

Data Profiling als Schlüssel zu Transparenz & Vertrauen – erfolgreicher Einstieg in datengetriebene Projekte

In diesem Beitrag zeigt die humanIT Software GmbH wie Data Profiling zum Erfolg datengetriebener Projekte beiträgt. Dabei geht es vor allem um Datenqualität und die gemeinsame Analyse derselben durch Berater und Kunden. Hier lesen Sie, wie Ihre Projekte von Data Profiling profitieren können:

Data Profiling: erfolgreicher Einstieg in datengetriebene Projekte

Datenintegration und Datenmanagement mit Enterprise Search

Enterprise Search erlaubt es Unternehmen, ihre gesamten Datenmengen gezielt zu durchsuchen. In diesem Beitrag zeigt IntraFind wie Unternehmen Enterprise Search Systeme auch für Datenmanagement und -Integration einsetzen können. Dabei spielen auch moderne Technologien wie Künstliche Intelligenz und Machine Learning eine wichtige Rolle.

Datenintegration und Datenmanagement mit Enterprise Search

Schluss mit Garbage In, Garbage Out – Smart Capture für hohe Datenqualität & wertvolle Ergebnisse

Wenn es um hohe Datenqualität geht, können Unternehmen auch auf OCR-Software setzen. OCR steht für Optical Charakter Recognition – die Software kann also gescannte Dokumente auslesen und interpretieren. Dieser Beitrag zeigt, welche Chancen Smart Capture Technologie für Datenqualität und damit für das Datenmanagement in modernen Unternehmen hat.

Smart Capture für hohe Datenqualität & wertvolle Ergebnisse

Datenmanagement DSGVO-konform geht einfacher als gedacht

Für viele Unternehmen scheint die Einhaltung der DSGVO und anderer Richtlinien eine kaum überwindbare Herausforderung, unter der Arbeitsprozesse leiden. Und das mag anfangs auch so wirken, aber wer sich gut informiert und vorbereitet kann DSGVO-Konformität einfacher erreichen als erwartet. Lesen Sie in diesem Beitrag mehr dazu.

DSGVO-konform geht einfacher als gedacht

Wollen Sie auf dem neuesten Stand bleiben?

Sie brauchen eine wöchentliche Erinnerung an unsere besten Beiträge? Dann melden Sie sich für unseren Newsletter an. So erhalten Sie wöchentlich einen Überblick über neue Beiträge aus dem Magazin und verpassen keine interessanten Artikel und Neuigkeiten mehr.

Up-to-date bleiben mit dem E-Mail-Newsletter von EAS-MAG.digital

ERP, CRM, Digitalisierung & Co. – Unser wöchentlicher Newsletter informiert Sie regelmäßig per E-Mail zu aktuellen Trends und Themen aus dem EAS-Bereich.

E-Mail Newsletter jetzt abonnieren und informiert bleiben…

Der Beitrag wurde ursprünglich hier veröffentlicht …

Katastrophenvorbeugung im Büro: Mit Unternehmenssoftware Krisen verhindern

05Apr

By ERP-News

Katastrophenvorbeugung im Büro: Mit Unternehmenssoftware Krisen verhindern

Katastrophen in Unternehmen treten in verschiedensten Formen auf, doch die richtige Unternehmenssoftware kann den Ernstfall verhindern. Oft steht der Software-Implementierung allerdings ein ganz anderes Hindernis im Weg. Lesen Sie hier die richtigen Schritte zur Katastrophenvorbeugung im Büro.

Katastrophenvorbeugung im Büro: Mit Unternehmenssoftware Krisen verhindern

Heute, am 13. Oktober, begehen wir den internationalen Tag der Katastrophenvorbeugung. Dieser Tag betont wie wichtig es ist, sich mit Risikominderung und Prävention sämtlicher Naturkatastrophen zu beschäftigen. Doch das sind nicht die einzigen Katastrophen, die uns heutzutage bedrohen. Auch in Unternehmen ist Krisenprävention relevant und ein wichtiges Thema, das am Tag der Katastrophenvorbeugung unsere Aufmerksamkeit verdient. Denn in Unternehmen ist gute Vorbereitung, schnelle Reaktionszeit und eine ausgereifte Strategie der Krisenprävention elementar, um nicht Gefahr zu laufen, in der nächsten großen oder kleinen Katastrophe unterzugehen. Die Rolle von Unternehmenssoftware zur Katastrophenvorbeugung darf dabei nicht unterschätzt werden.

Was ist Unternehmenssoftware?

Unternehmenssoftware bezeichnet jede Art von Software, die in Unternehmen bei der Erfüllung ihrer Ziele unterstützt. Damit beschreibt Unternehmenssoftware sämtliche Standardlösungen für verschiedene Unternehmensbereiche, wie CRM, DMS, ERP und viele weitere.

Was ist Unternehmenssoftware? Mehr dazu hier!

Strukturelle Hindernisse überwinden und mit Unternehmenssoftware Krisen verhindern

Unerwartete Katastrophen haben die schwersten Auswirkungen. Denn wer mit keiner Krise rechnet, ist natürlich schlecht auf den Ernstfall vorbereitet. Dieses Jahr konnten wir das beobachten: Die plötzliche Notwendigkeit von Home-Office und Mobile Work hat einige Unternehmen überfordert. Viele waren nicht nur träge in der Umstellung zur Heimarbeit, sondern auch technologisch gänzlich unvorbereitet, solch transformative Projekte anzugehen. Und dieses Problem betrifft nicht nur die Home-Office-Krise. Sämtliche moderne Katastrophen – von Stromausfällen und anderen Naturkatastrophen bis zu Hackerangriffen und Supply-Chain-Einbrüchen – werden durch die gleichen zwei Hindernisse verstärkt. Die beiden Hörner des Dilemmas sind: unzureichende Digitalisierung und träge Unternehmensstruktur

Katastrophenprävention durch Home-Office und Mobile Work

Mit einer ausgeprägten ERP-Infrastruktur können Unternehmen mehr für die Katastrophenvorbeugung tun als viele denken. In jüngster Zeit wurde vielen erst das Potenzial eines digitalen Arbeitsplatzes klar. Dieser umfasst dabei nicht nur die Möglichkeit eines Home-Office, sondern eine gänzlich digitalisierte Arbeitsumgebung. Wir alle kennen das Problem, das Home-Office ist zwar eingerichtet, aber nur in Minimal-Version: Laptop und Handy liegen auf dem Wohnzimmertisch bereit, doch viele der relevanten Dokumente und Daten sind nur vor Ort im Büro verfügbar – teilweise noch in staubigen Ordnern. Außerdem sind Kollegen schwer erreichbar und Meetings fallen aus. Das reicht natürlich nicht aus.

Sämtliche Arbeitsprozesse müssen für Mobile Work vorbereitet und digitalisiert werden. Dabei können Unternehmen auf Dokumentenmanagement-Software (DMS) setzen, die alle relevanten Daten einheitlich verwaltet und auch Mitarbeitern zu Hause zur Verfügung stellen kann. Außerdem muss die Kommunikation, etwa durch Unified Communications & Collaboration (UCC) Software, sichergestellt werden. Cloud-Software eignet sich ideal für Home-Office und digitale Arbeitsplätze, da sie die nötige Mobilität gewährleistet. Kleine Krisen, wie Straßensperren, Umzug in ein neues Büro, oder kaputte Autos haben durch das vollfunktionsfähige Home-Office keine Auswirkungen mehr. Aber auch großen Katastrophen, wie globale Pandemien, kann damit entgegengewirkt werden. Vor allem, wenn das Home-Office schon steht, bevor es ernst wird.

Die moderne Arche Noah: Datenschutz in der Cloud

In einer digitalen Welt nehmen immer mehr Gefahren auch eine digitale Gestalt an: Unternehmen müssen auf Hackerangriffe und andere Datenschutz-Bedrohungen vorbereitet sein. Wer auf Cloud Software setzt, schlägt dabei mehrere Fliegen mit einer Klappe. Die Geschäftsprozesse und das Home Office profitieren nicht nur von den üblichen Vorteilen von Cloud Software wie Mobilität und Kostenersparnissen, auch die Sicherheit wird für viele durch die Cloud erhöht. Denn Sicherheitsstandards in der Cloud sind entgegen den Erwartungen vieler nicht niedrig oder gar problematisch, sondern häufig sogar besser als im eigenen Unternehmen. Schließlich können Cloud-Anbieter einen Großteil ihrer Ressourcen in Cloud-Security investieren, während deren Kunden meist genug mit ihrem Kerngeschäft beschäftigt sind und weniger Zeit und Geld für Sicherheitsmaßnahmen haben.

Natürlich können trotz der hohen Sicherheitsstandards noch Probleme auftreten, Gefahren können sogar auch von uns selbst ausgehen. Zu Krisenprävention gehört es deshalb auch, Kollegen vor Phishing-Emails zu warnen, auf deren Gefahren hinzuweisen, und allgemein bezüglich Datenschutz weiterzubilden. Wobei selbst wenn ein Mitarbeiter mal anbeißt und einer Phishing-Mail seine Anmeldedaten preisgibt, der Schaden begrenzt werden kann. Dafür müssen Unternehmen nur von Anfang an das Rechte-Management der Cloud Software nutzen. Nicht jeder Mitarbeiter braucht Zugriff auf jeden Bereich, deshalb können die Rechte jedes Accounts individuell auf jeden Nutzer zugeschnitten werden. Übernimmt ein Hacker dann den Account, hat dieser nur auf einen Bruchteil des Systems Zugriff – bis das System in kürze das Problem erkennt und darauf hinweist.

Aber was ist, wenn trotzdem mal etwas schief läuft?

Hacker halten wichtige Daten als Geisel, ein Stromausfall legt das Rechenzentrum lahm, oder Thomas aus der IT hat aus Versehen den Server frittiert. In diesen Fällen schadet es nicht, ein Backup zu haben. In der Cloud ist auch dafür bestens gesorgt, regelmäßige Backups sichern alle Unternehmensdaten vor Ort und – wenn Unternehmen bei der Anbieterwahl Wert darauf legen – auch georedundant, an verschiedenen Orten gleichzeitig. Selbst wenn ein Erdrutsch das Rechenzentrum verschlingt oder ein Feuer ausbricht, sind die Daten in der Cloud sicher.

Katastrophenvorbeugung durch Business Intelligence (BI)

Business Intelligence (BI) und Analytics Software, häufig durch künstliche Intelligenz (KI) unterstützt, kann Preisentwicklungen, Supply Chains oder Markttrends besser überwachen, als es Menschen jemals selbst könnten. Mit BI-generierten Analysen und detaillierten Berichten können Entscheider in Unternehmen frühzeitig Problempunkte identifizieren, bevor sich diese zu einer größeren Krise entwickeln können. Nehmen wir zum Beispiel die Supply Chain. Viele Unternehmen arbeiten heutzutage mit besonders langen Lieferketten, zwischen deren Start- und Endpunkt eine Vielzahl von Zwischenstationen liegen. Je weiter eine Station vom eigenen Unternehmen in der Supply Chain entfernt ist, desto schwieriger ist es, diese im Blick zu behalten. BI-Lösungen zum Supply Chain Management können dabei aber unterstützen. Die Software sammelt, überwacht und analysiert sämtliche Kosten, die Performance der Zulieferer, Lieferzeiten und weitere Kennzahlen, die Einblick in die Stabilität der Supply Chain geben.

Diese Informationen helfen Unternehmen, die Lieferkette zu optimieren, Kosten zu sparen und die Geschäftsprozesse darauf abzustimmen. Doch sie können auch Krisen vermeiden bzw. früh erkennen. Kommt es bei weit entfernten Gliedern der Lieferkette zu kleinen Störungen oder Verzögerungen, merkt es die Software sofort und Entscheider können nach Lösungen oder Alternativen suchen, bevor das Problem außer Kontrolle gerät. Sogar Events, die noch keine Auswirkungen auf die Lieferkette haben, sie aber bald beeinflussen könnten, werden identifiziert. Business Intelligence wird damit zum Kanarienvogel für Unternehmen, dessen Warnruf vor laufenden und bald entstehenden Krisen warnt.

Träge Unternehmensstrukturen bekämpfen

Unternehmenssoftware ist ein mächtiges Werkzeug zur Krisenprävention, allerdings kann sie nicht ihr volles Potenzial erreichen, solange nicht auch die Unternehmenskultur moderner wird. Der größte Feind der Digitalisierung sind starre Strukturen, die Veränderung verlangsamen. Wenn es zu Katastrophen kommt, ist Agilität überlebenswichtig. Schnell handeln. Schnell entscheiden. Lösungen früh realisieren. Das bedeutet nicht jede Entscheidung darf drei Führungsebenen durchlaufen und auf die Zustimmung von 7 Mitarbeitern warten, bevor sie getroffen wird.

Schon vor dem Aufkommen einer Krise müssen Unternehmen ihre Entscheidungsprozesse beschleunigen und agilere Arbeit ermöglichen. Denn je langsamer man auf ein Problem reagiert, desto größer sind die Schäden. Oft ist es auch eine träge Unternehmensstruktur, welche die Einführung neuer Unternehmenssoftware zur Katastrophenvorbeugung erschwert. Denn solange alte Software oder Geschäftsprozesse noch mehr oder weniger funktionieren, wird kein Grund für Modernisierung gesehen. Obwohl die Verwendung veralteter Prozesse und Systeme eventuell mehr in Zusatzaufwand und Arbeitszeit kostet, als die Anschaffung moderner Lösungen. Der erste Schritt zur Katastrophenprävention im Büro muss also sein, die Unternehmensstruktur agil und flexibel zu gestalten, damit der Einführung neuer Lösungen nichts im Weg steht und die Reaktionen auf entstehende Krisen so schnell wie möglich sind.

Es ist nie zu früh zu handeln

Natürlich kann Unternehmenssoftware nicht jede Krise verhindern. Doch wer vorbereitet ist, übersteht sie mit weniger Schäden. Dabei ist es wichtig, nicht zu lange zu warten. Die Implementierung neuer Software, die Umstellung auf Home-Office, und vor allem die Modernisierung der Unternehmensstruktur sind lange Prozesse, die viel Zeit benötigen. Wer erst damit beginnt, wenn eine Krise sichtbar wird, handelt zu spät.

Der Beitrag wurde ursprünglich hier veröffentlicht …

ERP-Tipp von IBM Security: In fünf Phasen DSGVO-fit

02Apr

By ERP-News

ERP-Tipp von IBM Security: In fünf Phasen DSGVO-fit

261 Seiten umfasst die EU-weite Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und genauso viele Fragen wirft sie auf. IBM Security hat deshalb ein Fünf-Phasen-Rahmenwerk entworfen, um Unternehmen die Umsetzung der ab Mai 2018 verbindlichen Verordnung zur Vereinheitlichung des EU-Datenschutzrechts zu erleichtern.

ERP-Tipp von IBM Security: In fünf Phasen DSGVO-fit

EU-Verordnungen sind nicht gerade leicht zu lesen und zu befolgen – erst recht nicht, wenn es um heikle Themen wie den Umgang mit Big Data geht. Um Unternehmen die Auseinandersetzung mit dem DSGVO-Regelwerk zu erleichtern, haben IBM Security Experten fünf Phasen identifiziert, die Unternehmen durchlaufen müssen, bis sie DSGVO-fit sind.

Angelehnt an die Inhaltsschwerpunkte der DSGVO sind die Phasen jeweils in die Bereiche Datenschutz und Sicherheitsanforderungen unterteilt. Unser Ansatz für eine grundlegende DSGVO-Expertise in fünf Phasen sieht folgendermaßen aus:

Phase 1: Beurteilung des Status-Quo

Hier geht es um die Frage, welche der gesammelten und gespeicherten Daten überhaupt von den DSGVO-Richtlinien betroffen sind und wie man sie erfassen kann?

Phase 2: Entwicklung eines Plans zum Umgang mit Daten

Wie werden Daten im Unternehmen gesammelt, genutzt und gespeichert?
In einem strategischen Ansatz empfiehlt es sich, in dieser Phase Risiken und Unternehmensziele auszuloten.

Phase 3: Gewohnheiten im Umgang mit Daten überdenken

Innerhalb des Unternehmens muss klar werden, dass Daten für die Urheber genauso wichtig sind wie für das Unternehmen insgesamt. Deshalb ist es ratsam, Datenschutzrichtlinien sowie Sicherheits- und Verwaltungskontrollen (auch: TOM – Technical and Organizational Measures) einzuführen und gegebenenfalls einen Data Protection Officer zu ernennen.

Phase 4: Umsetzung des in Phase 2 entworfenen Datenschutz-Plans

Sobald der Datenschutz-Plan umgesetzt ist, werden Datenströme kontinuierlich geprüft und der Daten-Zugang überwacht, außerdem Sicherheitstests durchgeführt und unwichtige Daten gelöscht.

Phase 5: Vollständige Einhaltung der DSGVO-Richtlinien

Ab diesem Zeitpunkt werden alle DSGVO-Anforderungen erfüllt. Darüber hinaus ist das Unternehmen durch die Dokumentation aller Aktivitäten auf mögliche Betriebsprüfungen vorbereitet. Im Fall einer Datenpanne kann es Regulatoren und Betroffene informieren.

Mit diesem Fünf-Phasen-Plan wollen wir Unternehmen dabei unterstützen, rechtzeitig DSGVO-fit zu werden. Der Weg dorthin ist individuell unterschiedlich, aber ein solches Rahmenwerk kann helfen, alle notwendigen Schritte im Auge zu behalten.

Anmerkung: Unternehmen sind selbst verantwortlich für die Beachtung der geltenden Vorschriften und Gesetze, die EU-DSGVO mit inbegriffen. IBM Security gibt keine Rechtsauskunft oder übernimmt die Gewährleistung dafür, dass Unternehmen mit der Inanspruchnahme von Services oder Produkten der IBM geltende Gesetze oder Regulierungen erfüllen.

Der Beitrag wurde ursprünglich hier veröffentlicht …