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Datenmengen wachsen Weltweit und Big Data ist in aller Munde. Daten sind mittlerweile das neue Hauptkapital vieler Unternehmen und damit ein wichtiges Thema für alle. Aber nutzen Unternehmen die Daten richtig aus? Dafür ist konsequent strukturiertes Datenmanagement nötig, welches Ordnung in das inhärente Chaos von Big Data bringt. Auch hier kommen Unternehmen ohne Software nicht weit.

Datenmanagement richtig umsetzen – So profitieren Sie von Big Data:

Datenmanagement (Data Management) bezeichnet das Erheben, Speichern, Nutzen, Löschen und die Verwaltung von Daten mit dem Ziel, die Prozesse von eigenen Mitarbeitern und verbundenen Unternehmen mit Hilfe von Big Data Management und Geschäftsprozesse zu optimieren. Dabei ist Datenmanagement selbst ein Prozess, der bereits bei der Entstehung und Erhebung der Daten und Informationen beginnt. Es ist dafür verantwortlich, sämtliche neue und alte Daten von Beginn an strukturiert zu organisieren und Mitarbeitern zu ermöglichen, sich ein Bild der internen Datenprozesse zu machen. Die Aufgaben des Datenmanagements sind dabei vielseitig:

• Welche Daten sind für welche Prozesse wichtig?
• Stimmt die Datenqualität oder muss sie möglicherweise verbessert werden?
• Wer benötigt Zugriff zu welchen Informationen?
• Wann müssen die Daten laut Datenschutz wieder gelöscht werden?
• Wie lange müssen Daten archiviert bleiben?

Effektives Datenmanagement muss all diese Fragen beantworten können.

Gerade heute, wo Big Data Management immer bedeutender in der Wirtschaft und unserer Gesellschaft wird, ist Datenmanagement ein wichtiger Bestandteil jedes Unternehmens. Die Menge der für Unternehmen relevanten Daten wird immer größer und immer einfacher zu erfassen. Gleichzeitig steigt auch ihr Nutzen. Denn wenn Unternehmen die Anforderungen des Datenmanagements richtig umsetzen, profitieren sie auf verschiedene Weisen davon:

Datennutzung: Diese Vorteile ziehen Sie aus Datenmanagement

Effektives Management erlaubt Unternehmen, gesammelte Daten direkt gewinnbringend einzusetzen, etwa für die Optimierung diverser Prozesse. Die Lagerverwaltung profitiert beispielsweise von Daten über neue Kundeninteraktionen und Käufe. Dadurch können Mitarbeiter beispielsweise den Lagerbestand auffüllen, bevor es überhaupt zu einer Verknappung kommt. Umgekehrt kann der Vertrieb genaue Lieferzeiten abschätzen und an Kunden weitergeben.

Wenn mehr Daten über Kunden erhoben werden, kann auch das Marketing gezieltere Maßnahmen treffen und direkt auf Bedürfnisse der Zielgruppe eingehen. Indem Unternehmen so mehr Informationen über Kunden sammeln, können Sie die Customer Journey optimieren und damit gleichzeitig die Customer Experience verbessern.

Außerdem ermöglicht es umfassendes Datenmanagement, innovativen Technologien, wie Künstlicher Intelligenz und Machine Learning, besser einzusetzen, um Workflows zu automatisieren. Denn KI-Software funktioniert nur so gut, wie die Daten, mit denen sie versorgt wird. Ähnlich ist es bei Business Intelligence: BI-Software erlaubt Unternehmen detaillierte Analysen zu Marktbewegungen, Erfolgsprognosen, Supply-Chain-Management oder Unternehmensinternen Entwicklungen. So können wertvolle, neue Informationen gewonnen werden. Aber diese Analytics-Software funktioniert ebenfalls nur dann, wenn der Zugriff zu qualitativ hochwertigen Daten gewährleistet ist.

Datenqualität sichern

Datenqualität ist ein elementarer Faktor des Datenmanagements, der erheblichen Einfluss auf die Performance aller Prozesse hat, die mit diesen Daten arbeiten. Eine schlechte Datenqualität erschwert nicht nur die Automatisierung der Prozesse bzw. die Digitalisierung. Sie verringert auch die Effizient bestehender ERP- und Unternehmenssoftware. Schon bei der Einführung von Software-Projekten ist die Datenqualität entscheidend: Eventuell müssen Daten erst aufbereitet werden, bevor mit ihnen gearbeitet werden kann. Hohe Datenqualität ist das A & O für erfolgreiche Projektumsetzung. Um sie zu erreichen müssen Unternehmen mehrere Parameter beachten:

Die offensichtlichsten Anforderungen hoher Datenqualität sind Vollständigkeit der Daten und Vermeidung von Redundanz. Das heißt es gibt keine Dopplungen an verschiedenen Speicherorten, die sich als Fehlerquelle erweisen können. Zudem müssen Daten immer in einem konsistenten Format vorliegen und Informationen in angemessener Genauigkeit wiedergeben. Es ist beispielsweise ein Fehlerrisiko, verschiedene Währungsformate gleichzeitig zu verwenden oder nicht genügend Kommastellen bei präzisen Messungen anzuzeigen.

Außerdem spielt die Aktualität der Daten eine wichtige Rolle. Es macht keinen Sinn, erhobene Daten zeitlich unbegrenzt zu lagern. Denn nach einer gewissen Zeit verlieren sie ihre Aktualität und haben keinen Wert mehr für das Unternehmen. Im schlimmsten Fall verfälschen sie Analyseergebnisse oder stellen ein Compliance-Problem dar. Denn nicht alle Daten dürfen ewig gespeichert werden.

Datenschutz beachten

Was darf man und was darf man nicht? Für Datenmanagement in Zeiten von Big Data ist das eine große Frage, denn Compliance ist hier ein wichtiger Faktor. Richtlinien und Gesetze zu Datenschutz wie die berüchtigte europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stellen viele Unternehmen vor eine große Herausforderung. Dabei geht es vor allem um das rechtskonforme Speichern und Archivieren von personenbezogenen Daten. Datenmanagement hat hierbei die Aufgabe, stets einen Überblick über gespeicherte Informationen zu haben und es Mitarbeitern einfach zu machen, die Anforderungen von Datenschutz-Richtlinien auch zu erfüllen.

All die bisher genannten Eigenschaften von effektivem Management von Daten sind für die meisten Unternehmen nur dann realistisch umsetzbar, wenn sie auch die passende Software dazu verwenden.

Business-Software für Datenmanagement: ERP, ECM, DMS

Es gibt eine Vielzahl an Business Software-Lösungen, die erfolgreiches Management von Daten ermöglichen. Denn es ist schwierig, sich ohne Software ein Bild von den eigenen Datenmengen zu machen. Viele umfangreiche ERP-Systeme haben dazu bereits integrierte Funktionen für Datenmanagement. Alternativ schaffen Dokumentenmanagementsysteme (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) Software eine zentrale Plattform, über die Unternehmen ihre Daten verwalten und Datenqualität managen können. Und diese können Unternehmen auch über die Cloud nutzen. In der Cloud ist die Sicherheit der Daten zusätzlich garantiert ist und die Einführung von Cloud-Software richtet sich flexibel und skalierbar nach Ihrer Unternehmensgröße.

Wie Software die Anforderungen des Datenmanagements erfüllt und welche anderen Anwendungsmöglichkeiten es dafür gibt, lesen Sie in diesen Beiträgen:

Data Profiling als Schlüssel zu Transparenz & Vertrauen – erfolgreicher Einstieg in datengetriebene Projekte

In diesem Beitrag zeigt die humanIT Software GmbH wie Data Profiling zum Erfolg datengetriebener Projekte beiträgt. Dabei geht es vor allem um Datenqualität und die gemeinsame Analyse derselben durch Berater und Kunden. Hier lesen Sie, wie Ihre Projekte von Data Profiling profitieren können:

Data Profiling: erfolgreicher Einstieg in datengetriebene Projekte

Datenintegration und Datenmanagement mit Enterprise Search

Enterprise Search erlaubt es Unternehmen, ihre gesamten Datenmengen gezielt zu durchsuchen. In diesem Beitrag zeigt IntraFind wie Unternehmen Enterprise Search Systeme auch für Datenmanagement und -Integration einsetzen können. Dabei spielen auch moderne Technologien wie Künstliche Intelligenz und Machine Learning eine wichtige Rolle.

Datenintegration und Datenmanagement mit Enterprise Search

Schluss mit Garbage In, Garbage Out – Smart Capture für hohe Datenqualität & wertvolle Ergebnisse

Wenn es um hohe Datenqualität geht, können Unternehmen auch auf OCR-Software setzen. OCR steht für Optical Charakter Recognition – die Software kann also gescannte Dokumente auslesen und interpretieren. Dieser Beitrag zeigt, welche Chancen Smart Capture Technologie für Datenqualität und damit für das Datenmanagement in modernen Unternehmen hat.

Smart Capture für hohe Datenqualität & wertvolle Ergebnisse

Datenmanagement DSGVO-konform geht einfacher als gedacht

Für viele Unternehmen scheint die Einhaltung der DSGVO und anderer Richtlinien eine kaum überwindbare Herausforderung, unter der Arbeitsprozesse leiden. Und das mag anfangs auch so wirken, aber wer sich gut informiert und vorbereitet kann DSGVO-Konformität einfacher erreichen als erwartet. Lesen Sie in diesem Beitrag mehr dazu.

DSGVO-konform geht einfacher als gedacht

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Katastrophen in Unternehmen treten in verschiedensten Formen auf, doch die richtige Unternehmenssoftware kann den Ernstfall verhindern. Oft steht der Software-Implementierung allerdings ein ganz anderes Hindernis im Weg. Lesen Sie hier die richtigen Schritte zur Katastrophenvorbeugung im Büro.

Katastrophenvorbeugung im Büro: Mit Unternehmenssoftware Krisen verhindern 

Heute, am 13. Oktober, begehen wir den internationalen Tag der Katastrophenvorbeugung. Dieser Tag betont wie wichtig es ist, sich mit Risikominderung und Prävention sämtlicher Naturkatastrophen zu beschäftigen. Doch das sind nicht die einzigen Katastrophen, die uns heutzutage bedrohen. Auch in Unternehmen ist Krisenprävention relevant und ein wichtiges Thema, das am Tag der Katastrophenvorbeugung unsere Aufmerksamkeit verdient. Denn in Unternehmen ist gute Vorbereitung, schnelle Reaktionszeit und eine ausgereifte Strategie der Krisenprävention elementar, um nicht Gefahr zu laufen, in der nächsten großen oder kleinen Katastrophe unterzugehen. Die Rolle von Unternehmenssoftware zur Katastrophenvorbeugung darf dabei nicht unterschätzt werden. 

Was ist Unternehmenssoftware?

Unternehmenssoftware bezeichnet jede Art von Software, die in Unternehmen bei der Erfüllung ihrer Ziele unterstützt. Damit beschreibt Unternehmenssoftware sämtliche Standardlösungen für verschiedene Unternehmensbereiche, wie CRM, DMS, ERP und viele weitere.

Was ist Unternehmenssoftware? Mehr dazu hier!

Strukturelle Hindernisse überwinden und mit Unternehmenssoftware Krisen verhindern 

Unerwartete Katastrophen haben die schwersten Auswirkungen. Denn wer mit keiner Krise rechnet, ist natürlich schlecht auf den Ernstfall vorbereitet. Dieses Jahr konnten wir das beobachten: Die plötzliche Notwendigkeit von Home-Office und Mobile Work hat einige Unternehmen überfordert. Viele waren nicht nur träge in der Umstellung zur Heimarbeit, sondern auch technologisch gänzlich unvorbereitet, solch transformative Projekte anzugehen. Und dieses Problem betrifft nicht nur die Home-Office-Krise. Sämtliche moderne Katastrophen – von Stromausfällen und anderen Naturkatastrophen bis zu Hackerangriffen und Supply-Chain-Einbrüchen – werden durch die gleichen zwei Hindernisse verstärkt. Die beiden Hörner des Dilemmas sind: unzureichende Digitalisierung und träge Unternehmensstruktur 

Katastrophenprävention durch Home-Office und Mobile Work 

Mit einer ausgeprägten ERP-Infrastruktur können Unternehmen mehr für die Katastrophenvorbeugung tun als viele denken. In jüngster Zeit wurde vielen erst das Potenzial eines digitalen Arbeitsplatzes klar. Dieser umfasst dabei nicht nur die Möglichkeit eines Home-Office, sondern eine gänzlich digitalisierte Arbeitsumgebung. Wir alle kennen das Problem, das Home-Office ist zwar eingerichtet, aber nur in Minimal-Version: Laptop und Handy liegen auf dem Wohnzimmertisch bereit, doch viele der relevanten Dokumente und Daten sind nur vor Ort im Büro verfügbar – teilweise noch in staubigen Ordnern. Außerdem sind Kollegen schwer erreichbar und Meetings fallen aus. Das reicht natürlich nicht aus.  

Sämtliche Arbeitsprozesse müssen für Mobile Work vorbereitet und digitalisiert werden. Dabei können Unternehmen auf Dokumentenmanagement-Software (DMS) setzen, die alle relevanten Daten einheitlich verwaltet und auch Mitarbeitern zu Hause zur Verfügung stellen kann.  Außerdem muss die Kommunikation, etwa durch Unified Communications & Collaboration (UCC) Software, sichergestellt werden. Cloud-Software eignet sich ideal für Home-Office und digitale Arbeitsplätze, da sie die nötige Mobilität gewährleistet. Kleine Krisen, wie Straßensperren, Umzug in ein neues Büro, oder kaputte Autos haben durch das vollfunktionsfähige Home-Office keine Auswirkungen mehr. Aber auch großen Katastrophen, wie globale Pandemien, kann damit entgegengewirkt werden. Vor allem, wenn das Home-Office schon steht, bevor es ernst wird. 

Die moderne Arche Noah: Datenschutz in der Cloud 

In einer digitalen Welt nehmen immer mehr Gefahren auch eine digitale Gestalt an: Unternehmen müssen auf Hackerangriffe und andere Datenschutz-Bedrohungen vorbereitet sein. Wer auf Cloud Software setzt, schlägt dabei mehrere Fliegen mit einer Klappe. Die Geschäftsprozesse und das Home Office profitieren nicht nur von den üblichen Vorteilen von Cloud Software wie Mobilität und Kostenersparnissen, auch die Sicherheit wird für viele durch die Cloud erhöht. Denn Sicherheitsstandards in der Cloud sind entgegen den Erwartungen vieler nicht niedrig oder gar problematisch, sondern häufig sogar besser als im eigenen Unternehmen. Schließlich können Cloud-Anbieter einen Großteil ihrer Ressourcen in Cloud-Security investieren, während deren Kunden meist genug mit ihrem Kerngeschäft beschäftigt sind und weniger Zeit und Geld für Sicherheitsmaßnahmen haben. 

Natürlich können trotz der hohen Sicherheitsstandards noch Probleme auftreten, Gefahren können sogar auch von uns selbst ausgehen. Zu Krisenprävention gehört es deshalb auch, Kollegen vor Phishing-Emails zu warnen, auf deren Gefahren hinzuweisen, und allgemein bezüglich Datenschutz weiterzubilden. Wobei selbst wenn ein Mitarbeiter mal anbeißt und einer Phishing-Mail seine Anmeldedaten preisgibt, der Schaden begrenzt werden kann. Dafür müssen Unternehmen nur von Anfang an das Rechte-Management der Cloud Software nutzen. Nicht jeder Mitarbeiter braucht Zugriff auf jeden Bereich, deshalb können die Rechte jedes Accounts individuell auf jeden Nutzer zugeschnitten werden. Übernimmt ein Hacker dann den Account, hat dieser nur auf einen Bruchteil des Systems Zugriff – bis das System in kürze das Problem erkennt und darauf hinweist. 

Aber was ist, wenn trotzdem mal etwas schief läuft? 

Hacker halten wichtige Daten als Geisel, ein Stromausfall legt das Rechenzentrum lahm, oder Thomas aus der IT hat aus Versehen den Server frittiert. In diesen Fällen schadet es nicht, ein Backup zu haben. In der Cloud ist auch dafür bestens gesorgt, regelmäßige Backups sichern alle Unternehmensdaten vor Ort und – wenn Unternehmen bei der Anbieterwahl Wert darauf legen – auch georedundant, an verschiedenen Orten gleichzeitig. Selbst wenn ein Erdrutsch das Rechenzentrum verschlingt oder ein Feuer ausbricht, sind die Daten in der Cloud sicher.  

Katastrophenvorbeugung durch Business Intelligence (BI) 

Business Intelligence (BI) und Analytics Software, häufig durch künstliche Intelligenz (KI) unterstützt, kann Preisentwicklungen, Supply Chains oder Markttrends besser überwachen, als es Menschen jemals selbst könnten. Mit BI-generierten Analysen und detaillierten Berichten können Entscheider in Unternehmen frühzeitig Problempunkte identifizieren, bevor sich diese zu einer größeren Krise entwickeln können. Nehmen wir zum Beispiel die Supply Chain. Viele Unternehmen arbeiten heutzutage mit besonders langen Lieferketten, zwischen deren Start- und Endpunkt eine Vielzahl von Zwischenstationen liegen. Je weiter eine Station vom eigenen Unternehmen in der Supply Chain entfernt ist, desto schwieriger ist es, diese im Blick zu behalten. BI-Lösungen zum Supply Chain Management können dabei aber unterstützen. Die Software sammelt, überwacht und analysiert sämtliche Kosten, die Performance der Zulieferer, Lieferzeiten und weitere Kennzahlen, die Einblick in die Stabilität der Supply Chain geben.  

Diese Informationen helfen Unternehmen, die Lieferkette zu optimieren, Kosten zu sparen und die Geschäftsprozesse darauf abzustimmen. Doch sie können auch Krisen vermeiden bzw. früh erkennen. Kommt es bei weit entfernten Gliedern der Lieferkette zu kleinen Störungen oder Verzögerungen, merkt es die Software sofort und Entscheider können nach Lösungen oder Alternativen suchen, bevor das Problem außer Kontrolle gerät. Sogar Events, die noch keine Auswirkungen auf die Lieferkette haben, sie aber bald beeinflussen könnten, werden identifiziert. Business Intelligence wird damit zum Kanarienvogel für Unternehmen, dessen Warnruf vor laufenden und bald entstehenden Krisen warnt. 

Träge Unternehmensstrukturen bekämpfen 

Unternehmenssoftware ist ein mächtiges Werkzeug zur Krisenprävention, allerdings kann sie nicht ihr volles Potenzial erreichen, solange nicht auch die Unternehmenskultur moderner wird. Der größte Feind der Digitalisierung sind starre Strukturen, die Veränderung verlangsamen. Wenn es zu Katastrophen kommt, ist Agilität überlebenswichtig. Schnell handeln. Schnell entscheiden. Lösungen früh realisieren. Das bedeutet nicht jede Entscheidung darf drei Führungsebenen durchlaufen und auf die Zustimmung von 7 Mitarbeitern warten, bevor sie getroffen wird.  

Schon vor dem Aufkommen einer Krise müssen Unternehmen ihre Entscheidungsprozesse beschleunigen und agilere Arbeit ermöglichen. Denn je langsamer man auf ein Problem reagiert, desto größer sind die Schäden. Oft ist es auch eine träge Unternehmensstruktur, welche die Einführung neuer Unternehmenssoftware zur Katastrophenvorbeugung erschwert. Denn solange alte Software oder Geschäftsprozesse noch mehr oder weniger funktionieren, wird kein Grund für Modernisierung gesehen. Obwohl die Verwendung veralteter Prozesse und Systeme eventuell mehr in Zusatzaufwand und Arbeitszeit kostet, als die Anschaffung moderner Lösungen. Der erste Schritt zur Katastrophenprävention im Büro muss also sein, die Unternehmensstruktur agil und flexibel zu gestalten, damit der Einführung neuer Lösungen nichts im Weg steht und die Reaktionen auf entstehende Krisen so schnell wie möglich sind. 

Es ist nie zu früh zu handeln 

Natürlich kann Unternehmenssoftware nicht jede Krise verhindern. Doch wer vorbereitet ist, übersteht sie mit weniger Schäden. Dabei ist es wichtig, nicht zu lange zu warten. Die Implementierung neuer Software, die Umstellung auf Home-Office, und vor allem die Modernisierung der Unternehmensstruktur sind lange Prozesse, die viel Zeit benötigen. Wer erst damit beginnt, wenn eine Krise sichtbar wird, handelt zu spät. 

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