Autor: ERP-News

Das mittelständische Medizintechnik-Unternehmen implantcast aus Buxtehude gehört zu den Hidden Champions Deutschlands. Seit über 30 Jahren steht es für moderne Prothesen und innovative Medizininstrumente. Über 600 Mitarbeiter entwickeln, produzieren und vertreiben diese wegweisenden Produkte direkt in Buxtehude. In über 75 Ländern setzen Kliniken und Ärzte auf Produkte von implantcast, wenn es darum geht, medizinischen Fortschritt zu realisieren. Um zukünftig noch agiler auf die Bedürfnisse von Medizinern und Patienten reagieren zu können, will man bei implantcast die Rahmenbedingungen bei der Planung und Umsetzung für Forschungs- und Entwicklungsprojekte neu definieren und aufsetzen.

So viel Rahmen wie nötig – so wenig Einschränkungen wie möglich

War es in der Vergangenheit üblich, Projekte individuell zu planen und zu realisieren, soll sich das in Zukunft ändern. Geplant ist, ein Rahmengerüst mit verschiedenen Vorgaben, Methoden und Eckdaten festzulegen und ein zentrales Projektmanagement-Tool einzuführen. Felix Meyer, der bei implantcast für das Projektmanagement verantwortlich ist, sagt: “Wir wollen unsere Projekte zusammenfassen und einheitliche Bewertungskriterien einführen. Das soll helfen, Projekte nach vergleichbaren Verfahren zu bewerten und freizugeben. Langfristig streben wir eine Struktur an, die konkrete Qualitätskriterien erfüllt, uns aber gleichzeitig eine gewisse Agilität erlaubt, so dass auch individuelle Projekte weiterhin möglich sind.“

Meyer und ein Team machen sich auf die Suche nach richtungsweisenden Vorgehensweisen, modernen Projektmanagement-Methoden, etwa Kanban, sowie der passenden Plattform. Schnell ist klar, dass das Anforderungsprofil an das einzuführende Tool einige Besonderheiten mit sich bringt, u.a. dass es On-Premise verfügbar sein muss. „Zudem ist es wichtig, dass sich das Projektmanagement-Konzept grundsätzlich möglichst smart in die individuellen Arbeitsabläufe der Kollegen einbinden lässt und es in jedem Fall eine Möglichkeit gibt, Projektanträge zu erstellen und einzureichen.“

Schon nach kurzer Zeit wird man fündig. Man entscheidet sich für die Einführung von OnLoox, einer in Outlook integrierten Projektmanagement-Cloudlösung, welche die gängigen PM-Methoden unterstützt. „Da es bei uns vielfach um Forschungs-, Zulassungs- sowie Entwicklungsprojekte geht, war und ist es uns wichtig, diese Daten bei uns intern zu speichern und zu kontrollieren“, sagt Meyer.

Smartes Projektmanagement aus Outlook heraus

Im Juli 2020, mitten in der Pandemie, entscheidet man sich, die Lösung ausführlich zu testen. Bereits zu diesem Zeitpunkt erhält implantcast hilfreiche Unterstützung und Tipps vom Softwarehersteller. Die Verantwortlichen des Medizintechnik-Anbieters sind überzeugt, dass das Funktionsspektrum der Software exakt das ist, was man benötigt. Im September 2020 erfolgt die unternehmensweite Implementierung. Meyer: „Dank der begleiteten Einführung haben wir im Rahmen von Schulungen alle wesentlichen Informationen, etwa das Zuordnen von Ressourcen oder Umsetzen von Projektanträgen, erhalten. Auch spezifischen Fragen waren möglich. Das hat sehr geholfen, dass die Akzeptanz, das Projektmanagement einen grundlegenden Wandel zu unterziehen, von Anfang an sehr hoch ist.“

Knapp 80 Lizenzen hat das Unternehmen im Einsatz. Diese werden in den unterschiedlichsten Geschäftsbereichen eingesetzt. Unter anderem in den Bereichen Customer Service, Finance, Forschung & Entwicklung, Geschäftsführung, IT, Logistik, Marketing und Vertrieb, Materialwirtschaft, Produktion, Qualitätssicherung sowie Export. Die Vielfalt und -zahl macht deutlich, dass ein erfolgreiches Projektmanagement bei implantcast durchaus komplex ist. Wie es sich dennoch kompakter und effizienter gestalten lässt, hat Meyer bereits im Kopf. „Wir lernen ganz konkret aus jedem einzelnen Projekt und arbeiten die Erfahrungen in ein Projektmanagement-Handbuch ein. So können wir sukzessiv die Prozesse verbessern und dadurch auch die Ergebnisse.“ Da sich die ganzen Projekte jetzt innerhalb von Outlook abspielen, ist die Nähe zwischen der täglichen Arbeit und der Projektarbeit größer, was sich positiv auf das Engagement der involvierten Mitarbeiter auswirkt.

Ein konkreter Beispielfall:

Immer wieder kommt es vor, dass Ärzte eine Idee haben, wie sich eine bestimmte OP-Technik verbessern lässt. Diese Idee gelangt dann über das Produktmanagement an die Forschungs- und Entwicklungsabteilung von implantcast. Im ersten Schritt wird eine solche Kundenanfrage gemeinsam analysiert und ermittelt, ob deren Umsetzung realistisch ist. Es wird ein Anforderungskatalog zusammengestellt und entschieden, ob ein solches Projekt sinnvoll ist. Ist dem so, wird auf der Projektmanagement-Plattform ein entsprechender Projektantrag aufgesetzt und eingereicht. Sobald die Freigabe erteilt ist, wird das gesamte Projekt zentral geplant. Die Anforderungen werden zu Aufgaben und die Verfügbarkeit der benötigten Ressourcen wird geprüft. So entwickelt sich das Projekt von einer Idee zu einem konkreten Produkt, inkl. Marktzulassung oder aber es wird aufgrund von Unwirtschaftlichkeit und Ressourcenknappheit eingestellt.

Mehr Transparenz, bessere Prognosen und schnellere Entwicklungsprojekte

Je länger man mit der neuen Projektmanagement-Plattform arbeitet, desto intensiver nutzen die Mitarbeiter die Funktionen der Software. Nicht zuletzt durch die Einführung der neuen MDR (Medical Device Regulation) ist es erforderlich, dass Projekte noch zielführender geplant, umgesetzt und dokumentiert werden. 

„Mit Inloox haben wir jederzeit den Überblick und können Kapazitäten, Budgets aber auch Zeitpläne viel besser einschätzen“, sagt Meyer. Wie intensiv sich die Projektarbeit verändert hat, kann er nicht zuletzt im unternehmensinternen Chat der InLoox-User-Community lesen. Hier tauscht man sich über Tipps und Tricks aus, teilt mit den Kollegen aber auch die vielen Fortschritte und Erfahrungen. Meyer beobachtet, dass die Kommunikation sehr positiv ist und selbst diejenigen, die nicht jeden Tag in Projekten arbeiten, sich mit den Projekten der Kollegen identifizieren. 

Es gibt immer wieder Aha-Effekte, etwa bei der Visualisierung von Abhängigkeiten, der Planung von Ressourcen und vor allem beim Zeitfenster. Laut Meyer sind die Zeiteinschätzungen inzwischen viel ehrlicher als in der Vergangenheit, als Zeitangaben fast so etwas wie das Lesen in der Kristallkugel waren. Außerdem gegrüßt er, dass in InLoox eine Aufgabe nur einer Person zuweisen kann. „Das scheint auf den ersten Blick ein Mangel zu sein, ist aber letztendlich der Erfolgsgarant dafür, dass die Verantwortlichkeiten präzise geregelt sind“, freut sich Meyer.

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Das Digital Business ist das Metathema unserer Zeit. Der unbegrenzten Verfügbarkeit von Daten über das Internet müssen sich nicht nur Software, sondern auch Produkte, Unternehmensprozesse und Geschäftsmodelle unterordnen. Da stellt sich automatisch die Frage: Sollte der digitale Arbeitsplatz Chefsache sein?

Der IT-Entscheider von morgen: CIO? CDO? CTO? CEO!

Business-Kommunikation war früher ziemlich einfach: Da hat die IT-Abteilung im Unternehmen eine physische Telefonanlage bestellt, wenn die alte überholt war, und hatte sie ans Hausnetz anzuschließen. Basta, das war’s für die nächsten zehn Jahre.

Heute sind nicht nur in Großunternehmen ganz andere Fragen zu klären: Das Thema Digitalisierung der Arbeitswelt ist allgegenwärtig – und die Medien sind voll mit Berichten und Expertenmeinungen zu den Herausforderungen, denen sich die Unternehmen und vor allem ihre IT-Abteilungen dabei stellen müssen. Braucht es also dafür einen eigenen Manager?

In vielen deutschen Großunternehmen ist er zu finden, manche denken schon wieder darüber nach, ihn abzuschaffen: den CDO (Chief Digital Officer). Dieser kümmert sich um die digitale Transformation in einem Unternehmen – sollte er zumindest. Doch seien wir ehrlich: In etlichen Firmen sind noch nicht einmal die Fragestellungen rund um effizienteres Arbeiten miteinander oder Steigerung von Effektivität gegenüber Kunden gelöst. Die klassische IT ist mit solchen Fragen und deren Lösung überfordert, folglich sind die Konflikte im Geschäftsalltag der Unternehmen vorprogrammiert.

Der digitale Arbeitsplatz ist Chefsache

Dabei erfordern sich schnell verändernde Markt- und Kundenansprüche agile Arbeitsprozesse, die ein digitaler Arbeitsplatz mit modernen, vorrangig Cloud-basierten Kommunikationslösungen unterstützen muss. Die zukunftsorientierte Modernisierung von Arbeitsplätzen ist aber keine singuläre Frage des CIOs oder CDOs (oft werden beide Positionen ohnehin in einer Doppelfunktion übernommen), sondern von strategischer Bedeutung für das gesamte Unternehmen – und damit Chefsache.

Während nämlich in der Vergangenheit die Ausstattung des Arbeitsplatzes eine Frage des technisch Möglichen war, stellt sich heute die Frage, welche Technologie (wie IP-basierte Telefonanschlüsse und Telefonanlagen) für das Unternehmen und seine Mitarbeiter am besten geeignet ist. Das Unternehmen muss hier die richtige Lösung für eine einheitliche Kommunikation und Zusammenarbeit sowie zuverlässigen Internet-Access und bewährte Sicherheitsmechanismen als Bausteine für eine optimale digitale Arbeitsumgebung bereitstellen.

Fazit:

Letztendlich ist Digitalisierung ohne digitalen Arbeitsplatz nicht möglich!

Was ist Digital Business?

Digital Business ist der Prozess der Anwendung digitaler Technologie, um Geschäftsmodelle neu zu erfinden und die Produkte und Kundenerfahrungen eines Unternehmens zu verändern – durch die Innovation von Produkten, die neue Werte schaffen und Menschen mit Dingen, Erkenntnissen und Erfahrungen verbinden.

Was ist Digital Business?

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Mit den richtigen Hilfe-Maßnahmen lassen sich Projekte auch dann noch retten, wenn schon alles zu spät zu sein scheint. 

Erste-Hilfe für Projekte

Was die Erfolgsquote von Projekten betrifft, sind die Zahlen oft ernüchternd; kaum ein Projekt wird im geplanten Zeit- und Kostenrahmen erfolgreich abgeschlossen. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Doch mit einer nachgelagerten Ursachenforschung allein ist es nicht getan. Vielmehr sollte man sich Gedanken machen, welche Möglichkeiten es gibt, rechtzeitig gegenzusteuern. 

Fakt ist, dass sich in manchen Projekten während der Umsetzungsphase Fehler derartig summieren, dass ein Scheitern unausweichlich zu sein scheint. Gerade in einer solchen Situation gilt es Ruhe zu bewahren und vor lauter Panik nicht gleich „das Kind mit dem Bade ausschütten“. Dennoch lässt sich immer wieder beobachten, dass die Verantwortlichen nach dem Motto handeln: “Als wir das Ziel aus den Augen verloren hatten, haben wir unsere Anstrengungen verdoppelt”. Sie hoffen, durch Aktionismus das drohende Desaster noch zu vermeiden. Doch wer nicht weiß, in welche Richtung er laufen muss, dem hilft es auch nichts, wenn er doppelt so schnell ist. Ankommen wird er kaum. Das hilft nur eines: Abstand, Sachlichkeit und Fachwissen. Doch das ist von den betroffenen Projektleitern und deren Teams in einer solchen Situation kaum zu erwarten – denn ziemlich sicher haben sie schon vorher versucht, das Projekt wieder „on track“ zu bringen.

Sich ehrlich machen

In diesen Momenten ist es ratsam, sich für Projekte Hilfe von außen zu holen. Das gewichtigste Argument dafür, dass es eine neutrale außenstehende Person oder ein externes Team sein sollte, ist deren Unvoreingenommenheit. Dass sie über eine entsprechende Projektmanagement-Expertise verfügen und fachlich zur Aufgabenstellung passen muss, ist klar. Wer ohne Vorbelastung, mit einem neutralem Blick in die Analyse einsteigen kann, ist eindeutig im Vorteil. Er hat eine reelle Chance, das Projekt durch seine Hilfe wieder auf Spur zu bringen – vorausgesetzt, dass ausnahmslos alle Karten auf den Tisch gelegt werden. Das gilt auch für besonders unangenehme Fakten. Im schlimmsten Fall kann es sogar sein, dass der ein oder andere sich berechtigte Sorgen um seine berufliche Zukunft macht, falls das Projekt schlussendlich doch noch ins Wasser fällt.

Mit Empathie und Fachwissen für neuen Schwung sorgen

Doch das ist noch nicht alles. Ein Projekt-Retter muss neben seiner Kompetenz auch über die nötige Menschenkenntnis, Einfühlungsvermögen und Zielstrebigkeit verfügen. Und er sollte ein feines Gespür im Umgang mit anderen Menschen haben– insbesondere in heiklen Situationen. Er muss in der Lage sein, die Projektmitarbeiter zu seinen Verbündeten zu machen, auch wenn sie ihm vermutlich skeptisch entgegentreten. Nur wenn es dem Projekt-Retter gelingt, ihr Vertrauen zu gewinnen und mit ihnen gemeinsam die Stolpersteine und Fehler zu identifizieren, kann er auf einen erfolgreichen Abschluss des Projekts hoffen. Ohne ihr Zutun ist er machtlos – allein das „Wir“ zählt und erhöht die Erfolgsaussichten.

Um ein solches Wir-Gefühl zu erzeugen, braucht man Vertrauen. Das wiederum muss man sich erst einmal verdienen. Das gilt selbstverständlich auch für den Projekt-Retter. Doch dieser hat in der Regel einen Trumpf in der Hand: Er beherrscht sowohl die Methoden als auch die Werkzeuge aus dem Effeff und kann auf unzählige praktische Erfahrungen zurückblicken. Doch es gibt noch etwas, das einen erfolgreichen Projekt-Retter auszeichnet. Er geht von einem annahmebasierten Ansatz aus, der sich darauf fokussiert was unter den gegebenen Umständen möglich ist. Dieses Prinzip setzt durchaus auf klassische Projektmanagement-Tools – aber nicht für das Abarbeiten von Aufgaben, sondern um Annahmen zu treffen und Handlungsoptionen auszuloten. Es geht bei dieser Sichtweise nicht darum, dass die “richtigen” Dinge auf das Papier gebracht werden, sondern herauszufinden, welche Faktoren in welchem Ausmaß zum Scheitern geführt haben.

Aus Fehlern lernen

So reift nach und nach ein Bild, das dem Projekt-Retter hilft, die Richtung zu finden, in der die Lösung liegen könnte. Auf dieser Idee basierend entwickelt er Leitfragen, die sukzessiv beantwortet werden sollen. So kann eine Meilenstein-Trendanalyse zu einem hilfreichen Instrument werden, um Annahmen über Zeitverläufe und eintretende Ereignisse zu überprüfen. Im Blick dabei immer: die Differenz zwischen Annahme und Realität, denn sie erlaubt es die richtigen Schlüsse zu ziehen und zu lernen.

Dieser Denkansatz wird seit Jahrzehnten von den Projektmanagement-Spezialisten von Projektmensch gelebt und hat schon so manches Projekt gerettet. Das Besondere daran ist aber der Grundsatz, das Scheitern als Chance zu sehen und daraus zu lernen. Es geht darum zu fragen, warum etwas passiert ist und Veränderungen für die Zukunft abzuleiten. Das Scheitern wird dabei akzeptiert und nicht verteufelt.

Allein dieser Perspektivwechsel eröffnet zahlreiche neue Möglichkeiten. Der Projekt-Retter definiert Scheitern als „normal“ und entzieht damit dem sonst so verhassten Zustand seine

negative Wirkung. Er sorgt dafür, dass Lernen stattfinden kann – und zwar nicht chaotisch und wild, sondern mit dem Ziel Erfahrung aufzubauen. So kann ein Projektteam wieder zusammenfinden und gemeinsam das Ruder herumreißen. Zum eigenen Vorteil und dem des Unternehmens.

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Die DSGVO ist schon seit langem in Kraft – aber noch viele Unternehmen haben mit ihrer Umsetzung Probleme. Wer rechtzeitig die richtigen Schritte einleitet, kann DSGVO-Konformität jedoch schnell erreichen.

DSGVO – Notwendigkeit einer datengetriebenen Kultur

Die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) war wohl die am stärksten prägende IT-Regulierung für Unternehmen und die Gesellschaft innerhalb der letzten Jahre. Ab dem 25. Mai 2018 nahmen sich viele Unternehmen die Themen Daten-Compliance, Governance und Datenschutz viel stärker an als zuvor.

Obwohl diese Themenaspekte nun seit vielen Jahren das Tagesgeschäft vieler mit Daten arbeitenden Unternehmen dominieren, tun sich einige selbst nach Jahren immer noch schwer, das erforderliche Level an Datenschutz zu erreichen.

Dabei sollten Unternehmen die DSGVO-Richtlinien nicht so sehr als eine Einschränkung sehen, sondern vielmehr als eine Chance, den Umgang mit ihren Daten genau im Blick zu haben. Einige Unternehmen haben dieses Potential bereits erkannt und DSGVO-Konformität mit hoher Wahrscheinlichkeit durch die Entwicklung einer datengetriebenen Kultur im Unternehmen erreicht. Der Rest fühlte sich schlichtweg von den riesigen Datenmengen, die sie in den Jahren vor der DSGVO gehortet haben, überfordert.

DSGVO-Konformität erreichen

Im Folgenden sind einige Schritte aufgeführt, die Unternehmen mit einer datengetriebenen Kultur unternommen haben, um DSGVO-Konformität zu erreichen:

Zentralisierung von Daten

Die meisten Unternehmen arbeiten heute mit einer Vielzahl von Cloud-Diensten und –Anwendungen, die alle einen Zugang zu ihren Daten in Echtzeit erfordern. Unternehmen, die einen einzigen zentralen Zugriffspunkt für ihre Daten haben, fällt es wesentlich leichter alle Aktivitäten zu überwachen, zu analysieren und somit potenzielle DSGVO-Verletzungen schneller zu erkennen.

Monitoring & Auditing

Unternehmen wurden und werden weiterhin regelmäßig auf ihre DSGVO-Konformität geprüft. Um stets Konformität vorweisen zu können, müssen Unternehmen auch selbstständig regelmäßige Audits ihrer Datenschutz-Praktiken durchführen und Protokoll über alle ihre Daten führen, die gespeichert, verarbeitet und übermittelt werden.

Ernennung eines Datenschutzbeauftragten

Laut DSGVO-Verordnung, müssen Unternehmen, deren Kerntätigkeit eine umfangreiche Verarbeitung personenbezogener Daten oder Datenverarbeitung enthält, einen Datenschutzbeauftragten bestellen. Dieser ist dann verantwortlich für das Hinwirken auf die Einhaltung aller relevanten Datenschutzvorschriften, der Überwachung bestimmter Prozesse und die Sensibilisierung der Mitarbeiter.

Bestätigung der rechtlichen Grundlage für Datenverarbeitung

Transparenz und die Gewährleistung, dass alle Verbraucher volle Kontrolle über ihre Daten haben, sind die Kernstücke der DSGVO. Deshalb müssen Unternehmen stets sicherstellen, dass sie den Zweck für das Sammeln und Speichern von Daten im Voraus festlegen – sei es durch die Zustimmung des Kunden, einer Vertragserfüllung, berechtigtes Interesse oder aufgrund sonstiger Basis. Schlussendlich haben die Nutzerrechte Vorrang vor den Rechten der Controller und Nutzer müssen vor diesem Hintergrund stets die Möglichkeit haben, Zugang zu ihren Daten zu erhalten, diese zu ändern, die Nutzung einzuschränken oder eine Löschung der Daten zu beantragen.

Fazit

Unternehmen mit diesen Strukturen und Richtlinien sind in der Lage eine datengetriebene Kultur zu entwickeln, welche die Basis für DSGVO-Konformität darstellt. Sobald diese Daten-Kompetenz erreicht wird, werden Unternehmen nicht nur von der DSGVO-Konformität profitieren – im Gegensatz zu einigen Wettbewerbern – aber auch von wertvollen, geschäftstreibenden Erkenntnissen, die aus ihren zentralisierten Daten geschöpft werden können.

Was ist die DSGVO?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine Verordnung der Europäischen Union, mit der die Regeln zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch private Unternehmen und öffentliche Stellen EU-weit vereinheitlicht werden. Dadurch soll einerseits der Schutz personenbezogener Daten innerhalb der Europäischen Union sichergestellt, andererseits der freie Datenverkehr innerhalb des Europäischen Binnenmarktes gewährleistet werden.

Was ist die DSGVO? Hier erfahren Sie mehr!

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