Kategorie: ERP-Begriffe

Haufe X360, führender Anbieter einer Cloud-nativen Business Management Software für KMU, und d.velop, führender Spezialist für die Digitalisierung von dokumentenbezogenen Geschäftsprozessen, gehen eine weitgehende Partnerschaft ein. Für Kunden von Haufe X360 bedeutet dies, dass Business Prozesse und Dokumentenmanagement zukünftig direkt miteinander vernetzt und so effizienter steuerbar sind. Umfangreiche Kernfunktionalitäten des Dokumentenmanagementsystems (DMS) und ein Speicherplatz von 500 GB für die revisionssichere Dokumentenablage sind für Haufe X360-Kunden kostenfrei. Weitere Funktionalitäten lassen sich hinzubuchen. 

Nahtlose Zusammenarbeit: Haufe X360 und d.velop vereinen ERP und DMS in einer Lösung

Die Zuordnung von Dokumenten zu Geschäftsvorgängen und digitalen Akten kann manuell oder automatisiert über Texterkennung (OCR) und künstliche Intelligenz (KI) erfolgen. So kann beispielsweise bei Vertragsabschluss mit einem Neukunden im ERP automatisch der Vertragsunterzeichnungsworkflow im DMS angestoßen werden. Nach erfolgreicher Vertragsunterzeichnung wird der Neukunde wiederum automatisch in Haufe X360 angelegt und im System freigeschaltet.

Zusätzlich verarbeitet das DMS elektronische Rechnungen in den Formaten PDF, XRechnung sowie ZUGFeRD und verbucht sie als Eingangsrechnung in Haufe X360. Diese nahtlose Integration von Dokumentenmanagementfunktionen und Geschäftsprozessen ermöglicht so umfangreiche Zeit- und Kosteneinsparungen. Die revisionssichere Archivierung im cloudbasierten DMS von d.velop erfüllt zudem alle rechtlichen Anforderungen von DSGVO und GoBD. Das rechtssichere Management von elektronischen Unterschriften (eSignatur) ist ebenfalls möglich und kann, wie alle anderen Funktionen, nahtlos in Haufe X360 integriert werden.

Die technische Integration der beiden Plattformen erfolgt bi-direktional über APIs und eine Customization in der X360-Plattform. Sie ist bereits bei ersten Kunden im Einsatz und steht allen Kunden ab April 2024 auf Anfrage zur Verfügung.  

Haufe-X360 als zentrale Business-Management-Plattform

„Schnell, einfach, rechtssicher und auf Wunsch automatisiert – mit dem DMS und dem Rechnungsleser von d.velop integrieren wir weitere wichtige Funktionalitäten, mit der unsere Kunden ihr Unternehmen auch über die reinen Geschäftsprozesse hinaus komfortabel über eine zentrale, cloudbasierte Business Management Plattform steuern können“, freut sich Christian Zöhrlaut, Chief Product Officer bei Haufe X360. 

„Mitarbeitende in Unternehmen verbringen häufig mehrere Stunden täglich mit der Ablage von Papierdokumenten und der Suche beispielsweise nach Rechnungen und Angeboten. Mit unserem cloudbasierten DMS und der automatisierten Ablage von Ausgangsbelegen direkt aus Haufe X360 entfällt dieser manuelle Aufwand“, erklärt Michele Schönherr, COO Partner Management & Platform Economy bei d.velop.   

Wichtiger Schritt zu einem Business Management System (BMS) 

Mit der Einbindung des DMS von d.velop entwickelt sich Haufe zu einer umfassenden Business-Management-Lösung weiter. 

„Mit Haufe X360 haben wir in den letzten Jahren die Cloud-ERP-Lösung für zukunftsgewandte KMU geschaffen. Damit unsere Kunden in Zukunft noch erfolgreicher und wettbewerbsfähiger sind, gehen wir nun den nächsten Schritt und werden zu der zentralen Plattform, mit der sie nicht mehr nur ihre Geschäftsprozesse, sondern alle Facetten ihres Unternehmens managen können“, erläutert Carsten Schröder, President of Cloud ERP bei Haufe X360, die Hintergründe. „Die Partnerschaft mit d.velop ist dabei der Beginn einer Reihe von neuen strategischen Partnerschaften und zusätzlichen Funktionalitäten, mit denen Haufe X360 die Entwicklung vom reinen ERP hin zur vollumfänglichen Business-Management-Lösung  vorantreiben wird.“

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In diesem Beitrag finden nSie neun entscheidende Kriterien für die Auswahl einer flexiblen ERP-Software. Fazit vorab: Eine moderne ERP-Software muss sich unkompliziert konfigurieren und anpassen lassen.

9 entscheidende Kriterien für die Auswahl einer flexiblen ERP-Software

Worauf es in Zeiten kontinuierlichen Wandels ankommt lesen Sie in diesem Beitrag. Und welche neue Herausforderungen bei einer Software für Enterprise Resource Planning anstehen.

Das Marktumfeld der Unternehmen ist durch die Digitalisierung von kontinuierlichem Wandel geprägt. So erschließen sie neue Märkte, kooperieren mit neuen Geschäftspartnern, setzen neue Prozesse um und expandieren in neue Regionen. Den ERP-Systemen als Herzstück der Unternehmens-IT kommt dabei eine entscheidende Rolle zu. Sie dürfen diesem Wandel nicht im Weg stehen, sondern müssen ihn ganz im Gegenteil flexibel unterstützen.

Hier finden sie Kriterien für die Auswahl einer ERP-Software:

Kriterium 1: für eine flexible ERP-Software: Spricht die Software die moderne Belegschaft an?

Damit die Anwender das ERP-System auch aktiv nutzen, muss es den Benutzern einen attraktiven, intuitiven und unkomplizierten Zugang bieten. Dazu ist es sehr wichtig, dass es auch auf jedem Endgerät inklusive Smartphones, Tablets und Notebooks zur Verfügung steht.

Kriterium 2 für eine flexible ERP-Lösung: Lässt sich die Business Software schrittweise implementieren?

Das ERP-System sollte es erlauben, nur die benötigten Elemente auszuwählen und bei Bedarf weitere hinzuzufügen. Das beschleunigt die Implementierung und die Lösung macht sich schneller bezahlt.

Kriterium 3 für ein flexibles ERP-Programm: Kann die ERP-Lösung als globale Single-Instance-Anwendung implementiert werden?

Vor allem international tätige Unternehmen profitieren von einer globalen Single-Instance-Lösung. Komplexität und Kosten lassen sich weltweit reduzieren. Daten können effizienter eingesetzt und analysiert werden. Und Mitarbeiter sind in der Lage unabhängig von Aufenthaltsort und Organisationsstruktur global verwaltet zu werden.

Kriterium 4 für eine flexible ERP-Software: Gibt es verschiedene Betriebsmodelle?

Die Cloud gewinnt inzwischen auch bei Unternehmen im deutschsprachigen Raum an Akzeptanz. Das führt zu immer mehr lokalen Implementierungen in Unternehmen durch flexible hybride Modelle. Das ERP-System sollte verschiedene Betriebsmodelle anbieten, die sowohl den aktuellen Unternehmensanforderungen entsprechen als auch zukünftige Entwicklungen berücksichtigen.

Kriterium 5: für flexible ERP-Applikation: Lässt sich die Software flexibel individuell anpassen?

Ein ERP-System sollte heutzutage eine mehrstufige Anwendungsarchitektur bereitstellen, so können sie die Entwicklung und Verwaltung in verschiedenen Architekturschichten unabhängig voneinander verändern. Lokalisierungen, Anpassungen und Konfigurationen werden damit deutlich vereinfacht.

Kriterium 6 für flexible Software: Kann sie einfach aktualisiert werden?

Idealerweise sollten sie die Software im so genannten „Evergreen“-Modus betreiben lassen, damit die Nutzer immer von den neuen Funktionen der Software profitieren können. Er stellt sicher, dass das Unternehmen stets über die aktuellste Version verfügt.

Kriterium 7 für flexibles Programm: Hat man als Kunde Einfluss auf die Produktentwicklung?

Der Anbieter sollte Produktanforderungen in enger Zusammenarbeit mit Branchenspezialisten unter seinen Kunden sammeln und priorisieren. Dann können die Anwenderunternehmen die Entwicklung des Produkts so beeinflussen, dass auch künftige Versionen ihren Ansprüchen genügen.

Kriterium 8 für flexible ERP-Software: Gibt es eine eigene Innovationsabteilung?

Der Anbieter sollte sein Produkt nicht nur auf Grundlage des jeweils absehbaren Anwenderbedarfs weiterentwickeln, sondern auch kontinuierlich prüfen, wie sich neue Consumer-Technologien oder innovative Lösungen zum Nutzen der Software einsetzen lassen. Das erfordert unkonventionelle Strategien und Investitionen.

Kriterium 9 für eine flexible Software: Stehen Referenzkunden zur Verfügung?

Der Anbieter sollte Kundenreferenzen vorweisen können, bei denen auch Standortbesichtigungen möglich sind. Dann kann man von den Implementierungs- und Nutzungserfahrungen anderer Anwender der Software profitieren.

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Das Gehirn arbeitet in Echtzeit, Menschen arbeiten in Echtzeit, Ereignisse und ihre Auswirkungen finden in Echtzeit statt. Und dank der ereignisgesteuerten Architektur (Event-Driven Architecture, EDA) und der Open API Economy können nun auch Unternehmen in Echtzeit arbeiten. Kent Nash, Global EVP bei Solace, erläutert anhand einer aktuellen Umfrage unter IT-Experten aus aller Welt, was notwendig ist, um EDA erfolgreich im gesamten Unternehmen einzusetzen und Mitarbeitern, Kunden und dem Unternehmen einen Mehrwert zu bieten.

Wie Unternehmen am Puls des Wandels bleiben können: Anwender berichten

Die Welt ist ereignisgesteuert. Darüber sind sich große Cloud-Anbieter und Technologie-Analysten einig. Auch Dr. Werner Vogels, CTO von Amazon, betonte das im Dezember 2022 in seiner Keynote „Die Welt ist ereignisgesteuert“ auf der AWS re:Invent. Und eine bahnbrechende neue Studie von IDC zeigt, dass 90 % der weltweit größten Unternehmen spätestens ab 2025 Echtzeit-Intelligenz nutzen werden, die durch Event-Streaming-Technologien unterstützt wird.

Nach den jüngsten globalen und geopolitischen Ereignissen erkennen immer mehr Unternehmen – von Einzelhändlern und Finanzdienstleistern bis zum produzierenden Gewerbe und dem Energie- und Rohstoffsektor – die Notwendigkeit, Probleme in ihren Produktlinien, Lieferketten und Regionen in Echtzeit zu erkennen und darauf zu reagieren. Es hat sich herumgesprochen, dass EDA mittlerweile zum Mainstream geworden ist.

In fünf Schritten zum EDA-Erfolg

Viele Unternehmen befinden sich schon auf dem Weg zur EDA, während andere noch ganz am Anfang stehen. Ihre kollektive Erfahrung ist entscheidend für die Erstellung einer Roadmap, um die Vorteile von Event-Streaming-Technologien zu nutzen. Für einen kürzlich erschienenen IDC InfoBrief, der von Solace unterstützt wurde, waren mehr als 300 IT-Fachleute aus großen Unternehmen in Nordamerika, Asien und Europa befragt worden, die EDA implementiert haben oder dies in Erwägung ziehen.

Die Ergebnisse sind sehr aufschlussreich.  Eine überwältigende Mehrheit von 93 % der Befragten in Unternehmen, die EDA bereits für mehrere Anwendungsfälle einsetzen, gaben an, dass EDA ihre Erwartungen erfüllt oder  übertroffen hat. Zusätzlich zu den technischen Vorteilen sehen die meisten Unternehmen auch klare geschäftliche Vorteile: 23% der Befragten berichteten von einer Produktivitätssteigerung, 22 % von besserer Kundenakquise und 18 % von einer Umsatzsteigerung als Ergebnis ihrer EDA-Aktivitäten.

Doch was ist das Geheimnis dieses Erfolgs? Was sollte man tun – und was ist zu vermeiden? Die Teilnehmer der Umfrage haben sich freundlicherweise bereit erklärt, auf der Grundlage ihrer eigenen Erfahrungen mit der Implementierung dieser Technologie fünf kritische Erfolgsfaktoren für die EDA-Einführung zu formulieren.

Die Unterstützung durch das Management, die Geschäftsbereiche und die IT-Abteilungen ist – insbesondere in der Anfangsphase – von entscheidender Bedeutung.

Die Einführung von EDA im Unternehmen ist eine Reise, und wie jede Reise beginnt sie damit, diejenigen zusammenzutrommeln, die für den Erfolg erforderlich sind. Die Unterstützung des Unternehmens und die Einbeziehung der wichtigsten Stakeholder sind von entscheidender Bedeutung, insbesondere zu Beginn der EDA-Einführung. 56 % der Befragten nannten dies als eine Priorität in den frühen EDA-Phasen, wenn der ROI und der geschäftliche Nutzen noch nicht unmittelbar erkennbar sind.

Erfreulicherweise wird mit zunehmender Reife und zunehmender Sichtbarkeit der geschäftlichen Auswirkungen und Anwendungsfälle die Notwendigkeit einer expliziten Unterstützung durch das Unternehmen weniger kritisch. Von den Befragten, die sich in einem fortgeschrittenen Stadium der EDA-Einführung befinden, halten nur noch 35 % die Unterstützung durch das Management für entscheidend.

Eine gute Koordination von Management, Fachbereichen und Technikteams spiegelt die digitale Reife des Unternehmens wider. Es überrascht nicht, dass Unternehmen mit einem höheren EDA-Reifegrad auch einen höheren digitalen Reifegrad aufweisen – mit einer Digitalstrategie und dem Change Management, das für nachhaltige digitale Unternehmensprojekte erforderlich ist.

IT-Support ist von zentraler Bedeutung, um die zunehmende technische Komplexität zu bewältigen

Mit wachsender Verbreitung von EDA im Unternehmen werden die damit verbundenen Anforderungen an die IT immer anspruchsvoller, was eine Vertiefung der EDA-Kenntnisse in der IT-Organisation, insbesondere bei Entwicklern und Architekten, erfordert. 36,1 % der Befragten gaben an, dass fehlende Fähigkeiten zur Implementierung von EDA ein Hindernis für die Einführung darstellen. Auch die Ansätze zur Protokollierung, Steuerung und Überwachung können sich laut 30,7 % der Befragten als zunehmend komplex erweisen und müssen sorgfältig durchdacht werden.

Hier müssen die EDA-Anbieter aktiv werden und entsprechende Schulungen und Zertifizierungen für Architekten und Entwickler anbieten, die die grundlegenden Kenntnisse und Fähigkeiten für das Design und die Implementierung ereignisgesteuerter Systeme erwerben wollen. Dazu gehören technische Details wie das Verständnis der verschiedenen Design Patterns für EDA, die Choreographie von Microservices im Vergleich zur Orchestrierung, Saga-Muster und RESTful- Microservices. Die Schulung sollte auch die Schlüsselkonzepte und Werkzeuge für den Erfolg von EDA klar definieren und demonstrieren, wie z.B. Event Portal, Best Practices für die Themenhierarchie und Event Mesh.

Kommunikation ist der Schlüssel: Vermitteln Sie die Vorteile von EDA im gesamten Unternehmen, um eine Abstimmung zwischen IT und Fachbereichen zu erreichen 

Es ist wichtig, alle Unternehmensbereiche auf dem Weg zur EDA mitzunehmen. Die Studie zeigt mögliche Stolpersteine auf. In den frühen Stadien der EDA-Reife sind mangelndes Verständnis der EDA-Vorteile und uneinheitliche Akzeptanz die am häufigsten genannten organisatorischen Herausforderungen (38 %). Auf dem Weg zu einem zentralisierten EDA-Status können Kostenaspekte (42 %) und die Suche nach den richtigen Anwendungsfällen (36 %) den Erfolg behindern. In fortgeschritteneren Phasen der EDA werden weiterhin mangelndes Verständnis für die Vorteile der EDA (45 %) und Kostenbedenken (39 %) genannt, jetzt wird aber auch der Widerstand gegen Veränderungen (38 %) zu einem wichtigen Hindernis.

Um diese Herausforderungen zu meistern, ist es wichtig, sich kontinuierlich auf das Change Management und die Kommunikation des Nutzens zu konzentrieren. Die Kerngruppe der Stakeholder, die diese Reise begonnen hat, muss sich zusammenschließen, um den Wert der EDA für andere Unternehmensbereiche regelmäßig klar und konsistent zu demonstrieren.

Die Erfolgskriterien für die EDA ändern sich und die Akzeptanz wächst – jetzt gilt es, Schritt zu halten

Die Erfolgskriterien, die zu Beginn der Einführung richtig waren, verändern sich mit der zunehmenden Verbreitung der EDA im Unternehmen.

EDA-unerfahrene Unternehmen nannten „Kostensenkung“ (23 %) und „Anzahl der abgeschlossenen Projekte“ (31 %) als wichtigste Erfolgskriterien. Nach zwei bis drei Anwendungsfällen sehen die meisten Unternehmen „Betriebsstabilität“ zusammen mit „Anzahl der Projekte“ als Erfolgskriterium an. Nach einer breiteren Einführung werden „Umsatzsteigerung“ (43 %), „Betriebsstabilität“ (32 %) und „Ausfallsicherheit“ (30 %) zu den wichtigsten Messgrößen.

Diese wechselnden Maßstäbe reflektieren die Reifekurve der EDA-Implementierung über mehrere Anwendungen innerhalb des Ökosystems eines Unternehmens. Ein Unternehmen arbeitet wirklich in Echtzeit, wenn es EDA in allen wichtigen Bereichen einsetzt, die mit Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten zu tun haben. Stabilität und Ausfallsicherheit sind von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die Dinge auf globaler Ebene über Hunderte von Standorten oder Produktlinien hinweg reibungslos funktionieren.

Fördern Sie den EDA-Erfolg mit Unterstützung von Partnern: Es geht darum, den Wandel effektiv zu managen und nicht mittendrin aufzugeben

Um den geschäftlichen und technischen Nutzen zu beschleunigen und die Auswirkungen der Herausforderungen zu verringern, nannten 37,7 % der Befragten die „Suche nach einem unterstützenden Partner, der bei der Implementierung von EDA hilft“ als wichtigen Aspekt. Partnerschaften und Produktintegrationen mit den führenden Anbietern von Unternehmens­software und SaaS-Diensten können die EDA-Einführung erleichtern. Angesichts der genannten erforderlichen technischen Fähigkeiten und Lernprozesse kann eine solche Partnerschaft für Organisationen, die ihre ersten Schritte in Richtung EDA unternehmen, ein beruhigendes Gefühl vermitteln.

EDA ist nicht nur eine Veränderung der IT-Architektur, sondern eine neue Denkweise in der modernen Unternehmensführung. Um die Dynamik während des gesamten Prozesses aufrechtzuerhalten, ist laut 35,1 % der Befragten ein solider Change-Management-Plans erforderlich, der „die koordinierte Unterstützung des mittleren Managements sicherstellt“, das in der Regel für die Umsetzung und das Reporting innerhalb des Unternehmens verantwortlich ist.

Die Befragten gaben an, dass ein Top-Down- oder Bottom-Up-Veränderungsmanagement manchmal an den taktischen Anforderungen der mittleren Führungsebene vorbeigeht. Das Management muss deshalb seine Mitarbeiter und die digitalen Systeme integrieren, um gemeinsame Entscheidungen treffen zu können.

Der Weg zur EDA ist frei

Die Ergebnisse zeigen, dass eine ereignisgesteuerte Architektur heute der De-facto-Standard ist, wenn Unternehmen in Echtzeit arbeiten wollen. Durch das Verständnis dieser fünf Schlüsselanforderungen bei der Einführung von EDA können Unternehmen in verschiedenen Branchen das volle Potenzial ihrer kritischen Geschäftsdaten in Echtzeit ausschöpfen.

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Die Zukunft der Arbeit ist digital und zunehmend dezentral. So zeigt etwa eine jüngst veröffentlichte Studie: Drei Viertel der Beschäftigten, die das Arbeiten zu Hause in Corona-Zeiten kennengelernt haben, wollen einer Befragungen zufolge auch weiterhin wenigstens teilweise dort tätig sein. Home-Office ist folglich nicht bloß ein Phänomen der Pandemie und eine Notlösung, es ist vielmehr ein Ausdruck eines tiefgreifenden Wandels in der Arbeitswelt. Home-Office ist im Alltag angekommen!

Home-Office optimal nutzen Dank ERP-Software

Der Wunsch zur Arbeit von zu Hause ist ein Beleg für die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit unserer Arbeitsgesellschaft, und faktisch handelt es sich um ein Arbeitsmodell mit großem Potential – für Mitarbeiter und Unternehmen gleichermaßen. Doch es stellt Unternehmen zugleich vor neue Herausforderungen: Wie lassen sich Prozesse organisieren, die traditionell auf Präsenzarbeit basieren? Wie kann Zusammenarbeit funktionieren, wenn die Mitarbeiter verstreut in unterschiedlichen Orten arbeiten? Und nicht zuletzt: Wie lassen sich Daten und Informationen sicher und effizient bereitstellen, damit die Arbeit nahtlos weitergehen kann?

Die Grundvoraussetzungen für effektives Home-Office liegen auf der Hand: Ein ruhiger Arbeitsplatz, eine stabile Internetverbindung und die passende Hardware. Doch darüber hinaus sind es vor allem organisatorische und technologische Rahmenbedingungen, die entscheiden, ob und wie gut Home-Office funktioniert. Prozesse müssen klar definiert und abgestimmt sein. Die Kommunikation muss geregelt und mit digitalen Tools unterstützt werden, damit Meetings, Absprachen und gemeinsames Arbeiten auch auf Distanz möglich sind.

Doch der wohl entscheidende Faktor ist die Verfügbarkeit aller für Arbeitsabläufe relevanten Daten und Informationen. Mitarbeiter müssen auf Kundendaten zugreifen können, sie müssen Einblick in Lagerbestände und Produktionsprozesse haben und sie müssen in der Lage sein, Aufträge und Rechnungen zu bearbeiten – und das alles, ohne das heimische Büro verlassen zu müssen.

Es ist klar, dass Softwarelösungen benötigt werden, um diese Anforderungen zu erfüllen. Doch es geht dabei nicht nur um Tools für die Kommunikation und Zusammenarbeit, sondern vor allem um eine integrierte Lösung, die alle wichtigen Geschäftsprozesse abdeckt und auf einer zentralen Datenbasis beruht. Eine solche Lösung muss alle Aspekte des Unternehmens in einer einzigen Anwendung integrieren – von der Kundenverwaltung über die Produktion und Logistik bis hin zur Buchhaltung und Controlling.

Die Antwort auf diese Anforderungen lautet: ERP-Software. Ein effektives ERP-System bietet genau diese integrierte Sicht auf das gesamte Unternehmen und ermöglicht es, Prozesse effizient und transparent zu gestalten. Es stellt sicher, dass alle Mitarbeiter, unabhängig von ihrem Standort, Zugriff auf die gleichen, aktuellen Daten haben. So können sie ihre Aufgaben erfüllen und zum Unternehmenserfolg beitragen.

Eine moderne ERP-Lösung muss jedoch noch mehr können: Sie muss flexibel und skalierbar sein, um den wechselnden Anforderungen eines dynamischen Unternehmens gerecht zu werden. Sie muss einfach zu bedienen sein, damit die Mitarbeiter sie akzeptieren und effektiv nutzen können. Und sie muss sicher sein, um die sensiblen Unternehmensdaten zu schützen.

Hinsichtlich des Hostings der ERP-Software bieten sowohl Cloud-Lösungen als auch lokale Server ihre eigenen Vorzüge. Die Wahl hängt dabei von den individuellen Anforderungen des Unternehmens ab – etwa hinsichtlich Verfügbarkeit, Datenzugriff und Sicherheit.

In Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit spielt eine funktionsfähige ERP-Software eine entscheidende Rolle. Sie sorgt dafür, dass nur berechtigte Personen Zugang zu den Daten haben und diese in einer gesicherten Umgebung verarbeitet werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Ein funktionales ERP-System ist der Schlüssel für erfolgreiches Home-Office. Es ermöglicht die dezentrale Arbeit, ohne dass die Effizienz und Qualität der Prozesse darunter leiden. Es unterstützt die Zusammenarbeit im Team und gewährleistet, dass alle Mitarbeiter stets auf dem gleichen Stand sind. Und es schafft die technologischen Voraussetzungen für ein modernes und attraktives Arbeitsmodell, das Mitarbeiter motiviert und bindet.

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