Kategorie: ERP-News

Je mehr Geschäftsprozesse auf IT aufbauen, desto stärker rückt das IT-Service-Management (ITSM) in den Vordergrund. Denn die IT muss funktionieren, sonst stoppen die Maschinen. Eine ITSM-Lösung verschafft Überblick über sämtliche vorhandenen Systeme und IT-Prozesse; sie liefert zudem Kennzahlen über einzelne Geschäftsprozesse. So wird ITSM zum zentralen Bestandteil einer erfolgreichen Unternehmensentwicklung. Was können solche Tools genau und worauf muss man bei der Auswahl achten?

Mit einer gut gepflegten ITSM-Software verbessert sich zunächst einmal das Service-Management. Die IT-Abteilung kann darin eine Wissensdatenbank über wiederkehrende Abläufe aufbauen und ist damit in der Lage, schneller und besser auf Vorfälle reagieren zu können. Ist ein ITSM-Tool gut aufgesetzt, lassen sich nachweislich vier Fünftel aller Incidents bereits automatisiert bei der ersten Anfrage lösen, ohne dass das IT-Team dafür einspringen bzw. technisch in die Tiefe gehen müsste. So steigt die Service-Qualität und mit ihr die Kundenzufriedenheit. Ticket-Controllings bringen es regelmäßig zutage: Effizienz und damit auch Produktivität des IT-Teams erhöhen sich mit ITSM deutlich.

ITSM-Tools heben nicht nur nicht nur in puncto Servicequalität Optimierungspotenziale, sie sorgen u.a. auch dafür, dass die IT-Infrastruktur an sich effizienter wird. Potenzielle Überlizensierungen, IT-Altlasten oder unerwünschte Redundanzen lassen sich anhand des Überblicks über sämtliche Lizenzen und Systeme abbauen und somit IT-Kosten einsparen.

Nicht jede Lösung passt auf alles

Wer vor der Anschaffung einer solchen Software steht, sollte sich vorab Gewissheit darüber verschaffen, dass diese zu den eigenen Business Cases passt und die geplante Unternehmensentwicklung optimal unterstützt kann. Im Einzelnen geht es um folgende Punkte:

Zunächst ist zu prüfen, ob die Lösung die Kernkompetenzen des Unternehmens bzw. alle gewünschten Prozesse abzudecken vermag. Nahezu alle ITSM-Tools basieren heutzutage auf den Best-Practice-Prozessen von ITIL (Information Technology Infrastructure Library, aktuelle Version: 4). Deshalb muss kontrolliert werden, wieviel Aufwand es bedeuten würde, die einzelne Prozesse im ITSM-Tool anzupassen, um sie mit der eigenen Unternehmensstruktur und den individuellen Unternehmenszielen abzustimmen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Automatisierung: Lassen sich dafür geeignete Prozesse – auch außerhalb der IT – systemübergreifend automatisieren und damit Mitarbeiterressourcen und Zeit einsparen? Nicht zuletzt gilt es einen Blick auf das Reporting zu werfen. Die wichtigsten Reports sowie ausreichend Analytics-Funktionen sollten vordefiniert vorhanden sein. Auch individuelle Reportings sollte die IT-Abteilung hinzufügen können.

Ausbau, Umbau, Anbau

Kann die ausgewählte Lösung mit ihren Prozessen und ihrer Oberfläche individuell angepasst werden? Auch von Nutzerinnen und Nutzern selbst, die nicht über große Programmierkenntnisse verfügen? Wesentlich bei der Produktwahl ist auch die Frage, wie das Tool mit Updates umgeht, wenn sowohl die Standard-basierten ITIL- als auch individuell angepasste Prozesse zu berücksichtigen sind. Außerdem: auf einen modulartigen Aufbau achten, der sich bei Bedarf erweitern lässt.

Das Thema Flexibilität spiegelt sich vor allem in der Integrationsfähigkeit wider, die folglich zu den K.O.-Kriterien eines ITSM-Tools gehört. Das heißt: Alle gewünschten Systeme (CRM-, ERP-, Monitoring-, Scanning- usw.) müssen sich problemlos an die Lösung andocken können. Idealerweise über bereits vordefinierte Schnittstellen, die an die eigenen Bedürfnisse anpassbar sind. Oder aber es gibt die Möglichkeit, Schnittstellen zu implementieren, die den Datenaustausch mit anderen Tools gewährleisten.

Was ist ERP?

Bei dem Begriff ERP wird heute oft eine Software von SAP verbunden. Sprechen Experten von ERP so meinen die erst Mal: Enterprise Resource Planning, also den generellen Prozess im Unternehmen vorhandenen Ressourcen zu planen und steuern. Erfahren Sie auf unserer Themen-Seite mehr darüber …

Was ist ERP? Hier lesen sie mehr dazu!

User Interface als wichtige Komponente im Gesamtpaket

Unstrukturierte Oberflächen kosten gerade im First-Level-Support viel Zeit und damit Geld. Deshalb ist das User Interface eine wichtige Komponente im Gesamtpaket. Es sollte intuitiv sein, gewünschte Funktionen müssen sich mit möglichst wenigen Mausklicks logisch nachvollziehbar ansteuern lassen. Und wenn doch etwas fehlt oder geändert werden soll: Individuelle Anpassungsfähigkeit (s.o.) ist bei modernen Softwarelösungen heute eine Selbstverständlichkeit, das gilt auch für ITSM.  

Sind Zusatzinvestitionen erforderlich?

Ein ITSM-Tool muss in die eigene Systemlandschaft integrierbar sein, zugleich aber auch den internen IT-Standards genügen. Der Anschaffung sollte stets eine Prüfung vorausgehen, ob und in welcher Höhe möglicherweise Investitionen erforderlich sind, wenn das Tool zum Einsatz kommen soll (z.B. zusätzliche Datenbanken, Betrieb und Update neuer Hardware oder Software).

Was ist Cloud Computing?

Der Begriff Cloud ist mittlerweile fast allgegenwärtig. Einfach gesagt bezeichnet Cloud Computing eine IT-Infrastruktur, die über das Internet zugänglich ist. Aber wenn man genauer hinsieht, lassen sich drei verschiedene Arten des Cloud Computing identifizieren: Infrastructure-as-a-Service (Server, Betriebssysteme etc.), Platform-as-a-Service (Datenbanken, Speicher etc.), Software-as-a-Service (komplette Anwendung).

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Und schließlich die Frage: Cloud-Betrieb oder on-premises? Vor- und Nachteile beider Modelle sind altbekannt: Wer sich für die On-Premises-Lösung entscheidet, profitiert davon, alles zu jeder Zeit selbst im Griff zu haben und sämtliche Daten komplett inhouse zu wissen. Bei der Cloud-Variante wiederum muss man sich weder um Installation noch dazu benötigte Infrastruktur und den Betrieb der Lösung kümmern. In jedem Fall ist es wichtig, dass der ausgewählte Hersteller schnellen und umfangreichen Support anbietet.

KI und Automatisierung

Künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung – Wohin führt der Weg beim ITSM? Dass das Thema nicht nur etwas für IT-Unternehmen ist, sondern branchenübergreifend von Mittelstand bis Großkonzern für Geschäfte jeder Art, scheint offensichtlich. Und auch die Einsatzbereiche der Lösungen wachsen kontinuierlich. Nicht zuletzt aufgrund des zunehmenden Einsatzes von KI, die im ITSM genau wie bei vielen anderen Technologien eine immer wichtigere Rolle spielt.

Was ist Künstliche Intelligenz (KI)?

Künstliche Intelligenz will menschenähnliche Verhaltensmuster und Entscheidungsprozesse simulieren. Damit soll menschliche Intelligenz künstlich reproduziert werden. Das Ziel dabei ist häufig, bestimmte Aufgaben und Prozesse zu automatisieren, die durch ihre Komplexität anders schwer digitalisierbar sind.

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Ein Blick auf den Industry 4.0-Bereich zeigt, wie breit gefächert die Anwendungsbereiche sind: von KI-Unterstützung im Wissensmanagement, Vorhersagen der Stimmungslage von Ticketstellern im Service-Bereich, intelligenter Asset-Bereitstellung bis hin zur präventiven Wartung mit Predictive Maintenance. In all diesen Bereichen können ITSM-Lösungen mithilfe gezielter Analytics und Automatisierungen unternehmensweit stark zur Prozessoptimierung beitragen – und damit dazu, dass die Maschinen weiterlaufen!

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Die letzten Jahre haben uns gelehrt, dass „Unsicherheit“ zu einem beständigen Geschäftsumfeld geworden ist. 2022 war das nicht anders. Eine Umfrage des Deutschen Industrie- und Handelskammertags zeigt, dass mehr als die Hälfte der deutschen Unternehmen davon ausgehen, dass sich ihre eigenen Geschäfte in den nächsten 12 Monaten sogar noch verschlechtern werden. Diese Jahre haben die Notwendigkeit gezeigt, flexibel zu bleiben und sich an jedes noch so schwerwiegende Szenario anzupassen, und diese Notwendigkeit der Agilität dürfte 2023 ein Schlüsselthema sein. Daher müssen Unternehmen ihre Wachstumschancen 2023 unbedingt nutzen.

Vier Wachstumschancen für deutsche Unternehmen im Jahr 2023

Die Lieferkettenprobleme, geopolitische Spannungen und Krisen bezüglich der Lebenshaltungskosten, die das Jahr 2022 bestimmt haben, werden die Unternehmen weiterhin herausfordern. Angesichts wachsender Bedenken hinsichtlich einer anhaltenden Rezession legen Unternehmen in Deutschland jetzt ein größeres Augenmerk darauf, mit weniger Ressourcen mehr zu erreichen.

Im Gespräch mit Kunden, Interessenten und Partnern wird 2023 immer noch als ein Jahr voller Chancen angekündigt. Trotz der Herausforderungen, die das nächste Jahr für Unternehmen mit sich bringen wird, liegt der Fokus klar darauf, Gewinne als Wachstumstreiber zu nutzen, Wege zu finden, agil zu bleiben und effizienter denn je zu sein. Ein heikler Balanceakt, der jedoch durch effektive Planung und einen laserscharfen Fokus auf Finanzdaten und das Endergebnis erreicht werden kann.

Wie können Unternehmen also Wachstumschancen im Jahr 2023 nutzen? Basierend auf unseren Kundenerkenntnissen und Gesprächen sind hier die Schlüsselbereiche, auf die sich Unternehmen im neuen Jahr konzentrieren sollten:

1. Planung und Strategie müssen flexibel bleiben

Da die Unsicherheit anhält, sollten sich Unternehmen darauf konzentrieren, sich mit ihren digitalen Fähigkeiten vor Risiken zu schützen. So können Sie schnell auf sich verändernde Herausforderungen reagieren und verschiedene Szenarien planen, um die Geschäftskontinuität sicherzustellen.

Bei der Betrachtung ihrer Lieferkette waren Unternehmen beispielsweise gezwungen, schnell auf ständige Produktknappheit und Lieferverzögerungen zu reagieren, die immer noch allgegenwärtig sind. Dies ist nur ein Beispiel, bei dem Unternehmen schnell handeln mussten, um sich über Wasser zu halten, von Just-in-Time zu einem „Mehr Lagerbestand, weniger Lieferungen“-Modell, um die damit verbundenen Kosten für Lagerung und Verwaltung auszugleichen.

Diese Art von kontinuierlichen Änderungen hilft, den Schock neuer Szenarien zu absorbieren. Es kann für Unternehmen aber schwierig sein, Bereiche zu lokalisieren, die ihrer Aufmerksamkeit benötigen. Im Jahr 2023 wird die Sichtbarkeit zuverlässiger Daten in Echtzeit entscheidend sein, um proaktives Handeln zu ermöglichen und Strategien schnell anzupassen. Die Zusammenführung von Daten aus allen Geschäftsfunktionen wie Finanzen, Bestand und Lieferkette zu einer einzigen Ansicht wird entscheidend sein, um die Kapitalrendite zu maximieren und Investitionen in weiteres Wachstum anzuregen.

2. Finanzautomatisierung durchbricht die Komplexität

Die schwierigste Aufgabe für CFOs im Jahr 2023 ist laut Gartner die Einstellung und Bindung von Mitarbeitern. Der Kampf um die Gewinnung von Top-Talenten ist hart, und da Finanzvorstände ihre Teams in Rezessionszeiten schlank halten, müssen sie kreativ werden.

Im Jahr 2023 wird die Automatisierung eine wichtige Investition für Finanzteams sein, nicht nur um mit weniger Menschen mehr zu erreichen, sondern auch um Fachleuten mehr Zeit für wertschöpfende Projekte zu geben. Bei manuellen Aufgaben wie dem Monatsabschluss müssen Finanzteams in der Regel große Mengen unterschiedlicher Daten aggregieren und auswerten. Dies kann eine zeitaufwendige und fehleranfällige Aufgabe sein, da nur eine falsche Zelle Unternehmen Tausende von Euro kosten und ihren hart verdienten Gewinn zunichte machen kann. Daher müssen Unternehmen 2023 auch hier ihre Wachstumschancen ergreifen. Die Zentralisierung von Daten und die Automatisierung von Finanzprozessen mindern Risiken und machen Daten genauer. So können sich Finanzteams auf die Analyse konzentrieren und auf Marktveränderungen reagieren.

Finanzexperten möchten ihre Zeit nicht mit dem Überprüfen und Konsolidieren von Tabellenkalkulationen verschwenden – sie möchten einen Mehrwert schaffen und Input von der Vorstandsebene erhalten. Die Automatisierung im Jahr 2023 wird eine entscheidende Rolle bei der Mitarbeiterbindung spielen und dafür sorgen, dass sich Finanzmitarbeiter wertgeschätzt fühlen.

3. Automatisierte Preisegestaltung minimiert Lieferanten- und Währungsrisiken

Da die Märkte bis ins Jahr 2023 hinein in Bewegung bleiben, wird es entscheidend sein, sich schnell an veränderte Preise anpassen zu können. Budgets und Gewinne können mit geringfügigen Änderungen an den Lieferantenpreisen in Unordnung geraten und es kann schwierig sein, die Differenz zu erkennen, bevor es zu spät ist. Mit zunehmendem internationalen Wachstum und Absatz im Ausland steigt die Komplexität weiter mit sich ständig ändernden Steuer- und Zollvorschriften, die es schwierig machen können, im geplanten Tempo voranzukommen.

Im Jahr 2023 wird die automatisierte Preisgestaltung wachstumsstarken Unternehmen ermöglichen, agil zu bleiben und effektiver zu budgetieren. Mit dieser Technologie können Unternehmen auf schwankende Lieferantenpreise reagieren und genaue Cashflow-Prognosen erstellen. Außerdem werden sie in der Lage sein, die Preisgestaltung zentral zu verwalten, Konsistenz über alle Kanäle hinweg sicherzustellen und Produktpreise an die Margen anzupassen. Die automatische Preisgestaltung bremst Unternehmen effektiv aus, wenn ein Produkt oder eine Komponente teurer wird, bzw. gibt grünes Licht für den Kauf zum richtigen Preis. Ein entscheidender Vorteil besteht darin, dass diese Änderungen in Echtzeit und nicht Wochen später erfolgen, wodurch wichtige Mittel eingespart werden.

Im Hinblick auf den internationalen Handel ermöglicht diese Technologie Unternehmen, die Preisgestaltung zentral zu verwalten und alle länderspezifischen Steuervorschriften oder Verkaufsregeln automatisch zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass es nicht zu unerwarteten Strafen oder Einnahmeverlusten kommt. Währungsspezifische Preise und prozentuale Rabatte geben vollständige Kontrolle, sodass Unternehmen Preisniveaus verschiedenen Kanälen und Kunden zuweisen können.

4. Kunden, Mitarbeiter und Investoren erwarten von ihren Marken, dass sie „Gutes tun“

Das ESG-Reporting wird 2023 weiter an Bedeutung gewinnen. Kunden fordern Transparenz und jüngere Generationen, die Arbeitgebern höhere Standards als ihre Vorgänger auferlegen, haben ESG eine entscheidende Rolle bei der Rekrutierung, Bindung und Markentreue eingeräumt. Fast die Hälfte der Investoren ist sogar bereit, sich von Unternehmen zu trennen, die nicht ausreichend Maßnahmen zu ESG-Themen ergreifen, und da Unternehmer zunehmend auf Investitionen angewiesen sind, können sie es sich nicht leisten, dieses Reporting zu vernachlässigen.

Eine bessere Transparenz von Geschäfts- und Personaldaten bedeutet bessere Rechenschaftspflicht und schnellere Compliance. Die Schaffung und Aufrechterhaltung einer robusten ESG-Strategie hängt von der Qualität und dem Umfang der Daten eines Unternehmens ab. Cloudbasierte Lösungen werden hier eine entscheidende Rolle spielen, um Informationen aus allen Teilen des Unternehmens zusammenzufassen, realistische Ziele zu formulieren und Fortschritte zu überwachen, die Kunden, Mitarbeiter und Investoren gleichermaßen zufriedenstellen.

Es hat sich gezeigt, dass bedeutende Fortschritte bei der Erreichung der ESG-Ziele Investitionsmöglichkeiten beeinflussen, den Verbraucherkonsum erhöhen und die Produktivität der Mitarbeiter steigern – dies ist von entscheidender Bedeutung, da wir uns 2023 in eine Zeit noch größerer finanzieller Unsicherheit bewegen.

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So drastisch, wie sich die Anforderungen an die Wirtschaft derzeit ändern, unterliegen auch die Strukturen und Methoden innerhalb der Unternehmen großem Wandel. Verstärkt wird auf Projektstrukturen gesetzt, um die notwendige Agilität zu erreichen. Darüber hinaus sieht Holger Zimmermann, Geschäftsführer des Projektmanagement-Beratungsunternehmens Projektmensch, für die Projektarbeit für 2023 folgende Projektmanagement-Trends.

Projektmanagement-Trends 2023

Zuversicht vermitteln

Die Projektverantwortlichen müssen sowohl gegenüber ihrem Team als auch gegenüber den Stakeholdern eines Projekts Optimismus vermitteln. Da das in der aktuellen Situation nicht anhand von Absatzzahlen und Umsätzen festgemacht werden kann, geht es darum, die Widerstandskraft der Mitarbeiter zu stärken und ihre Zuversicht zu wecken. Das kann nur gelingen, wenn die Projektleiter die Stärken und Fähigkeiten jedes Einzelnen soweit unterstützen, dass diese ganz von allein – ohne weiteres Zutun – ein neues Maß an Resilienz und Zuversicht entwickeln. Erst dann kann sich das Gefühl einstellen, Probleme und Herausforderungen in den Griff zu bekommen und die geforderten Aufgaben zu bewältigen. Nur wer auf diese Art und Weise gestärkt ist, kann die notwendige Kraft und Dynamik entwickeln, ein Projekt erfolgreich voranzutreiben.

Projekte schnell starten können

Aufgrund der herrschenden Marktdynamik wird es immer wichtiger, die Vorlaufphase eines Projekts möglichst kurz zu halten. Die Fähigkeit, ein Projekt innerhalb kürzester Zeit starten zu können, entwickelt sich zunehmend zu einer Kernkompetenz erfolgreicher Projektleiter. Sie müssen in der Lage sein, aus dem Stand heraus kooperativ und bereichsübergreifend zu denken, agieren und steuern. Diese Art von Quick-Start-Projekten funktioniert aber unter einer Voraussetzung. Nämlich dann, wenn auch die Teammitglieder vom Projektleiter gleichzeitig dazu ermutigt und ermächtigt werden, extrem selbständig zu arbeiten. Das Zusammenspiel dieser unterschiedlichen Einzelaktionen wiederum muss der Projektleiter orchestrieren und zu einem zielgerichteten Projekt zusammenführen.

Klare Unternehmensstrategie macht handlungsfähig

Um in dynamischen Zeiten schnell reagieren zu können, ist es wichtig, dass sich die einzelnen Projektmitglieder möglichst selbständig organisieren. Grundvoraussetzung dafür ist aber, dass die Vision, Mission sowie die Strategie des Unternehmens und die Ziele klar sind. Denn klar formulierte Strategien machen handlungsfähig. Insbesondere in Krisenzeiten müssen Unternehmen und die Mitarbeiter schnell sein. Selbstorganisierten Handeln ist nur dann möglich, wenn die Richtung bekannt ist, in die sich das Unternehmen bewegen möchte, um dann selbst beurteilen zu können, wie das Projekt gestaltet werden muss, um die Ziele bestmöglich zu erreichen. Dieses selbstständige Handeln erhöht den Durchsatz. Wenn diese Rahmenbedingungen vorhanden sind, können sich Unternehmen und Mitarbeiter sicher sein, dass Projekte besser gelingen und darüber hinaus auch mehr Spaß machen.

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Laut einer Publikation des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie setzten 2019 bereits etwa 17.500 Unternehmen künstliche Intelligenz, kurz KI, in Produkten, Dienstleistungen oder internen Prozessen ein. Vor allem die IKT-Branche, aber auch Finanzdienstleister, die Elektro- und Maschinenbauindustrie oder Werbeagenturen nutzen maschinelles Lernen und Automatisierung etwa für die Datenanalyse, Kundenkommunikation und Prozessautomatisierung. Der Beitrag erklärt, wie Künstliche Intelligenz im Online-Marketing zum Einsatz kommt.

Künstliche Intelligenz im Online-Marketing

„Auch für den Einsatz im Online-Marketing birgt KI erhebliches Potenzial und kann einen wahren Qualitätsboost bewirken. Zum Beispiel für das Verstehen des Nutzer- und Kundenverhaltens oder für SEO-relevante Analysen“, sagt Andreas Karasek, Geschäftsführer der Agentur SEM Berater.

KI ermöglicht individuelle Kundenansprache

Online-Werbung spielt im Marketing-Mix von Unternehmen eine immer größere Rolle. Wer im Internet nicht sichtbar ist, erreicht heutzutage eine große Anzahl potenzieller Kunden überhaupt nicht mehr. Deshalb gibt es jedoch auch viel Konkurrenz um Aufmerksamkeit und Online-Werbung wird immer teurer. Um SEO und SEA erfolgreich einzusetzen, gilt es deshalb ständig die eigene Website anzupassen. Außerdem ist sie zu verbessern, Social-Media- und Ads-Kampagnen zu optimieren, Neuerungen und Updates verschiedener Marketing-Tools im Blick zu behalten. Ferner ist das Kundenverhalten zu verstehen und zu interpretieren. „Mithilfe von KI-Anwendungen lassen sich datengestützte Entscheidungen noch besser treffen, Zielgruppen analysieren und Kundenerlebnisse verbessern. Vor allem in der Personalisierung des Marketings, der Optimierung des Targetings und der Erstellung sowie Optimierung von Werbeinhalten kann die intelligente Automatisierungstechnik unterstützen“, so Karasek.

Insbesondere die steigende Nachfrage nach personalisierten Marketing-Erlebnissen steht seit Längerem im Fokus. Im Rahmen personalisierter Produktempfehlungen oder der Zielgruppensegmentierung unterstützt KI bereits bei der Kundenbindung und ermöglicht individuelle Kundenerlebnisse. „Durch die KI, die stetig Daten analysiert und daraus lernt, lassen sich wertvolle Erkenntnisse gewinnen und es kann in Echtzeit auf Ereignisse reagiert werden. Zum Beispiel durch die Analyse der effektivsten Anzeigenplatzierung oder die Kundenansprache zum idealen Zeitpunkt“, erklärt der Online-Marketing-Experte.         

Kein menschlicher Ersatz, aber Unterstützung

Ebenso die KI-gestützte Content-Erstellung ermöglicht die Weiterentwicklung des digitalen Marketings. Zwar lässt sich die menschliche Kreativität nicht ersetzen, allerdings kann die intelligente Technik die Produktivität beschleunigen. Prädiktive Analysen verbessern beispielsweise die Anpassung von Inhalten an Kundenwünsche und Zielgruppen. „Im derzeitigen Entwicklungsstadium unterstützt KI durch Automatisierung und maschinelles Lernen also vor allem dabei, Daten zu analysieren und Erkenntnisse zu gewinnen sowie umzusetzen, zu denen das menschliche Team nicht so schnell oder in so großem Umfang gelangt. Besonders kleine und mittlere Unternehmen oder Selbstständige können davon profitieren und ihre Produktivität sowie Effektivität steigern“, sagt Karasek abschließend.     

Was ist Künstliche Intelligenz (KI)?

Künstliche Intelligenz will menschenähnliche Verhaltensmuster und Entscheidungsprozesse simulieren. Damit soll menschliche Intelligenz künstlich reproduziert werden. Das Ziel dabei ist häufig, bestimmte Aufgaben und Prozesse zu automatisieren, die durch ihre Komplexität anders schwer digitalisierbar sind.

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Die Demokratisierung von Daten ist in vielen Unternehmen ein erklärtes Ziel. Jeder Mitarbeiter soll eigenständig Daten für seine geschäftlichen Zwecke nutzen und analysieren können. Möglich wird dies beispielsweise durch eine moderne Data Fabric basierend auf Datenvirtualisierung. Denodo nennt 4 Gründe, die gegen einen Kontrollverlust bei Daten-Demokratisierung sprechen.

Daten-Demokratisierung = Kontrollverlust? 4 Gründe, die dagegensprechen

Doch wenn Datensätze für jeden frei verfügbar sind, droht Unternehmen dann nicht, dass sie die Kontrolle über diese verlieren? Nicht unbedingt, meint Otto Neuer, Regional VP and General Manager bei Denodo, und erklärt, wie Unternehmen diesem vermeintlichen Kontrollverlust bei der Datenvirtualisierung begegnen können.

1. Kontrolle mittels Role Based Access

Die Prämisse von Daten-Demokratisierung – jeder Mitarbeiter ist in der Lage, Daten selbstständig zu sammeln, analysieren und nutzen – hört sich zunächst überzeugend an. Schließlich können Unternehmen so beispielsweise Prozesse beschleunigen, weil Mitarbeiter nicht mehr zunächst auf aufbereitete Datensätze warten müssen. Gleichzeitig gibt es aber in jedem Unternehmen Daten, die schlicht nicht für jeden einsehbar sein sollten – Personal- oder Finanzdaten etwa. Auch brauchen Mitarbeiter in höheren Positionen wahrscheinlich Zugang zu anderen Daten als ihre Teammitglieder.

Mit einer Plattform für Datenvirtualisierung können Unternehmen entsprechende Role Based Access Controls (RBAC) in einer zentralen Schicht einrichten. Das heißt, sie können genau festlegen, welche Rollen auf welche Daten zugreifen dürfen. Dies lässt sich je nach Lösung sogar granular für einzelne Spalten oder Zeilen in Datenbanken bestimmen. Unternehmen können so sicherstellen, dass Mitarbeiter nur auf die Daten zugreifen, die ihrer Rolle und ihrem Level entsprechen.

2. Kontrolle darüber, wie Daten genutzt werden

Es geht bei der Daten-Demokratisierung aber nicht nur darum, auf welche Datensätze Mitarbeiter Zugriff erhalten, sondern auch, was sie anschließend mit diesen machen können. Denn Unternehmen sind verpflichtet, den Missbrauch ihrer Daten verhindern. Daher ist ein Monitoring wichtig, um die Übersicht darüber zu haben, wer welche Daten wann und wie nutzt oder verändert. Eine Datenvirtualisierungs-Plattform geht dabei noch einen Schritt weiter: Sie ist in der Lage, Nutzern Datensätze zu empfehlen, die für ihre Zwecke am besten geeignet sind. Außerdem sorgt die semantische Schicht bei der Datenvirtualisierung dafür, dass alle Datensätze einer gemeinsamen Taxonomie und Namenspraxis folgen, und stellt Mitarbeitern diese standardisierten virtuellen Datensätze bereit. Dadurch ist verhindert, dass unterschiedliche Datendefinitionen zu Verwirrung oder gar Chaos führen.

3. Kontrolle über die Auslastung der Backend-Systeme

Wenn alle Mitarbeiter die Unternehmensdaten nach Belieben verwenden können, kann dies zu einer starken Auslastung oder Überlastung der Backend-Systeme (z.B. ERP) führen. Um dies zu verhindern, bietet eine Plattform für Datenvirtualisierung aber verschiedene Möglichkeiten. So lassen sich die Auswirkungen mithilfe eines Resource Managers kontrollieren, indem hier eine Definition konkreter Einschränkungen für Abfragen erfolgt. Unternehmen können beispielsweise begrenzen, wie viele Querys gleichzeitig durchgeführt werden können, wie lange die Abfrage dauern darf, bevor sie automatisch beendet wird, wie viele Zeilen das Ergebnis haben darf und mehr. Gleichzeitig können Unternehmen auch vorgeben, wann diese Restriktionen greifen. Dies kann zum Beispiel bei bestimmten Rollen der Fall sein, aber etwa auch bei der Zugriffsmethode.

4. Kontrolle darüber, wie Daten abgefragt werden

Unternehmen können mithilfe von einer Datenvirtualisierungs-Plattform aber nicht nur einschränken, wie Querys sich auf die Backend-Systeme auswirken, sondern auch, wie Mitarbeiter diese grundsätzlich durchführen können. Dafür stehen ihnen Filter zur Verfügung, die den abgefragten Bereich einschränken. So werden Mitarbeiter davon abgehalten, (womöglich unbedacht) den gesamten Datenbestand des Unternehmens durchzusuchen, was bei Tausenden Terabyte an Daten sehr viel Zeit und auch Geld kostet. Unternehmen können es ihren Mitarbeitern freistellen, diese Filtermöglichkeiten zu nutzen, oder aber die Plattform so konfigurieren, dass Pflicht zur Verwendung besteht. Da bei der Daten-Demokratisierung auch viele Mitarbeiter ohne technisches Verständnis für etwaige Auswirkungen Querys durchführen, kann dies eine probate Lösung sein, um einerseits den Zugang zu Daten zu gewähren, aber ohne andererseits fürchten zu müssen, dass die Systeme überlastet werden und die Kosten explodieren.

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