Kategorie: ERP-News

Die Mitarbeitenden im Außendienst von NUBIUS besuchen täglich bis zu 20 Kunden in ganz Deutschland und beraten diese im Hinblick auf Reparatur und der Herstellung von Wendeplatten-Werkzeugen. In der Vergangenheit erfolgte die Planung der Tour in Excel. Bei einem Kundenstamm, der weit über 10.000 Einträge beinhaltet, reichten die bisherigen Möglichkeiten jedoch nicht mehr aus. Zur Verbesserung der digitalen Geschäftsprozesse entwickelten die Software-Experten der Digital-Weber daher eine eigenständige Applikation für die Tourenplanung, welche die den Daten des ERP-Systems nutzt und bei Bedarf synchronisiert.

Herausforderungen:

• Sehr große Menge an Stammdaten, speziell Adressen, aufgeteilt in verschiedene Kategorien (A, B und C-Kundschaft)
• Möglichkeit für mobilen Zugriff über mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets
• Anbindung an das ERP-System zum Verwalten und Bearbeiten der Stammdaten, und Besuchs-Aufgaben

Lösung:

Die Software-Experten der Digital-Weber entwickelten in enger Absprache und Zusammenarbeit mit dem Team von NUBIUS eine Individuallösung in Form einer eigenständigen Applikation für die Tourenverwaltung. Dabei handelt es sich um ein autonomes System, welches an das ERP-System angebunden ist. Früher an Steps Business Solution – heute an Haufe X360.

Die Tourenplanung bezieht dabei alle relevanten Informationen aus dem ERP-System. Anschließend erstellt sie, basierend auf diesen Daten eine optimale Tour, individuell für jeden Mitarbeitenden im Außendienst. Jeder Außendienstmitarbeitende bekommt automatisch einen tagesaktuellen Plan mit 15-20 Adressen präsentiert, die über den optimalen Weg und in kürzester Zeit angefahren werden können.

Die Applikation verwendet dazu nicht nur die Adresse aus dem ERP-System, sondern bewertet auch, ob es sich dabei um Kundschaft der Kategorie A, B oder C handelt. Kundschaft der Kategorie A sind priorisierte Kontakte werden daher häufiger angefahren als beispielsweise Kundschaft der Kategorie B oder C. Zu Beginn lief die mobile Bearbeitung der Tour in einer separaten App. Mit der Umstellung auf Haufe X360 wird nun die mobile App des ERP-Systems genutzt, um eine nahtlosere Integration zu gewährleisten.

Mehr Informationen sowie Details zur Tourenplanung.

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Nichts ist so beständig wie der Wandel! Das gilt auch für ERP Systeme. Traditionelle ERP Systeme mit Schwerpunkt auf der reinen integrierten Planung der betrieblichen Prozesse kommen seit Jahrzehnten zum Einsatz. Sie unterliegen genau wie alle anderen Systeme auch dem Wandel durch Anpassung an neue Technologien. Unser Beitrag zeigt Ihnen die ERP Trends 2022.

ERP Trends 2022 – Die wichtigsten Themen

Aktuelle Erweiterungen der ERP Systeme betreffen vor allem die Einbindung von kunden- und lieferantenrelevanten Daten und Prozessen. 2022 wird sich der allgemeine Trend der digitalen Transformation in Unternehmen weiter fortsetzen, so dass ERP Systeme sich nach und nach zu digitalen Plattformen als Zentrum eines digitalen Ökosystems entwickeln.

Cloud-Basierte ERP weiter auf dem Vormarsch

Cloud-basierte ERP Systeme sind nichts Neues, doch aufgrund der Tatsache, dass so manches On-Premises ERP System in die Jahre gekommen ist und oftmals mit Funktionslücken und veralteten Betriebssystemen und ebenfalls veralteter Technologie zu kämpfen hat, werden Unternehmen zunehmend auf Cloud-basierte ERP oder zumindest hybride ERP umsteigen.
Die Verlagerung von Unternehmensdaten in die Cloud (Private Cloud, Public Cloud und Hybrid Cloud) spiegelt genau diesen Trend für ERP in 2022 wider. Das Vertrauen von Unternehmen jedweder Größe in Cloud-Systeme ist deutlich gestiegen. Cloud-Systeme versprechen mehr Sicherheit und können in der Regel einfacher um weitere Funktionalitäten und Schnittstellen zu weiteren Systemen ergänzt werden.
Im Rahmen der von SoftGuide kostenfrei angebotenen bzw. durchgeführten Software-Recherchen zu ERP Systemen zeigte sich, dass rund 90% der suchenden Unternehmen grundsätzlich erst einmal offen an die Vorauswahl von ERP Systemen gehen. Sie legen sich nicht von vornherein auf On-Premises oder Cloud Systeme fest.

Das Schnittstellenmanagement nicht vernachlässigen

Der elektronische Datenaustausch unter anderem mittels XML, EDI, CSV, PDF wird immer wichtiger. Sind bestimmte Teilprozesse oder Geschäftsbereiche bereits digitalisiert, kann eine durchgängige, transparente und vor allem effiziente Verknüpfung aller Prozesse und aller Beteiligten (auch extern) nur über entsprechende Schnittstellen erfolgen. Dabei sind Datenübertragungen bzw. der Datenaustausch nicht nur zwischen ERP und Produktionsanlagen, Kundendienst oder entlang der Supply Chain wichtig. Der Trend zu elektronischen Rechnungsformaten, deren Austausch und Verarbeitung wird sich in 2022 für ERP weiter fortsetzen.

Mobiler Einsatz der ERP-Software

Der vermehrte Umstieg ins Home Office hat auch dem mobilen ERP Vorschub geleistet. Echtzeitdaten des Systems auch mobil abrufen zu können, ist ein deutlicher Vorteil für dezentral arbeitende Mitarbeiter und Unternehmen, die auf verschiedene Standorte verteilt sind. Der orts- und zeitunabhängige Zugriff auf Daten verbessert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern steigert die Produktivität und die Effektivität. Mobile ERP Systeme werden auch immer häufiger eingesetzt, um Verzögerungen innerhalb der Prozesse (z.B. Lieferprozesse) möglichst zu verringern. Aus dem Einsatz von mobilen ERP Systemen ergeben sich allerdings auch besondere Anforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit.

Daten- und Informationssicherheit wird immer wichtiger

Keine Diskussion – alle Unternehmensdaten sind sensibel, unabhängig davon, ob es Personaldaten oder Maschinen- und Produktionsdaten usw. sind. Alle Daten eines Unternehmens sind grundsätzlich mit äußerster Vorsicht zu handhaben und viele Unternehmen haben bisher genau aus diesem Sicherheitsaspekt davor gescheut, ihre Daten in die Cloud zu verlagern. Bedenkenswert ist hier aber der Grad der IT-Professionalität im eigenen Haus zu einer Zeit, da die Bedrohungen durch gezielte IT-Angriffe stetig zunehmen. Laut einer Bitkom-Studie waren 2020 und 2021 rund neun von zehn Unternehmen von IT-Angriffen aller Art (Spionage, Datendiebstahl usw.) betroffen. 2022 werden die Cyberattacken, Ransomware-Angriffe und weitere kriminelle IT-Aktivitäten eher zunehmen als abnehmen. Hacker haben es dabei nicht nur auf Kundendaten oder Geschäftsgeheimnisse abgesehen, sondern auch auf Lösegeld und auf Schädigung der Geschäftsreputation. Unternehmen sind daher gut beraten in die IT-Sicherheit zu investieren.

Intelligente ERP Plattform

Der Trend zum Einsatz von Künstlicher Intelligenz setzt sich auch in 2022 in ERP Plattformen fort. Es wird eine Zunahme an ERP Systemen mit interaktiver Unterstützung und intelligenten Beratern geben. ERP Plattformen sorgen durch den Einsatz von KI für eine noch umfassendere Automatisierung von Routineprozessen, neue und effizientere Workflows und vor allem für eine verbesserte Verwertung von erfassten Daten. KI-basierte ERP Features sind zudem in der Lage systemgenerierte Daten zu verwenden, um für fundierte Entscheidungen zu treffen und frühzeitige Prozesswarnungen auszugeben.
Besonderes Augenmerk wird sich auf die Anbindung und die Digitalisierung der Supply Chain richten, die enger mit der ERP Plattform verknüpft werden wird. Ein effizientes Lieferantenmanagement ist nicht erst aufgrund der Corona-Pandemie überlebenswichtig für Unternehmen geworden.

Einbindung von ERP in IoT wächst weiter

Die Einbindung von IoT in das ERP wird weiter wachsen. Die Vorteile dieser Integration sind offensichtlich, da das ERP System über IoT an eine Unmenge an nützlichen Daten kommt. Produktionsprozesse können mittels Echtzeitmaschinendaten exakt überwacht werden. Daten von externen Geräten (z.B. Messstellen, Anlagensensoren) können erfasst und verarbeitet werden. Mit einer vergrößerten Datenmenge steigern sich die Möglichkeiten für Unternehmen zur Wissensgewinnung und damit zur profitablen Verwertung der Daten.

Fazit

Themen rund um die digitale Transformation in Unternehmen, die schon die vergangenen Jahre bestimmt haben, werden auch in 2022 weiter wichtig sein. Noch stärker in den Fokus rücken werden die IT-Sicherheit und das ERP als zentrale Plattform eines digitalen und mobilen Ökosystems, das nicht nur die unternehmenseigenen Daten transparent verfügbar macht, sondern das auch externe Daten einbindet.

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Der Kundenservice ist traditionell stark geprägt von dem persönlichen Kontakt des Kunden mit seinem Kundenberater. Dies wird auch in Zukunft so bleiben – moderne Technologien werden aber immer häufiger unterstützend zum Einsatz kommen. Jedes Unternehmen strebt nach einer möglichst reibungslosen und einfachen Online-Interaktion mit seinen Kunden – egal ob Bestands- oder Neukunden. Moderne Technologien können dazu beitragen, Abläufe in der Interaktion mit Kunden noch effizienter zu gestalten. All dies, um im Endergebnis einem zufriedenen Kunden ein noch besseres Erlebnis zu bieten. Wir stellen Ihnen die Service Trends 2022 vor:

Service Trends 2022: No Code/Low Code-Lösungen vereinfachen den Onboarding-Prozess

Was viele nicht wissen: der Kundenservice ist bereits durchzogen von modernen Technologien. So helfen Chatbots beispielsweise bereits heute vielen interessierten Nutzern bei einem ersten Besuch einer Website bei Fragen weiter. Auch beim Onboarding von neuen Kunden entlasten automatisierte Lösungen zur intelligenten Weiterverarbeitung von Kundendaten bereits den Alltag von Kundenberatern. Für die nächsten Jahre gibt es Anzeichen dafür, dass der Einsatz von „Composable Technologies“ stark zunehmen wird. Doch was versteht man eigentlich unter solchen Composable Technologies?

Composable Technologies – das nächste Buzz Word?

Composable Technologies sind viel mehr als nur das nächste Buzz Word. Ddarunter versteht man vorgefertigte „Plug-and-Play“-Technologieplattformen, die in kundenorientierte Plattformen integriert werden können. Gartner sieht in Composable Technologies einen strategisch wichtigen Technologietrend für 2022 und geht davon aus, dass Unternehmen, die einen Composable-Ansatz gewählt haben, die Konkurrenz bis 2023 um 80 Prozent hinter sich lassen werden.

Der Vorteil dieser Lösungen liegt auf der Hand. Se sind sofort einsetzbar und können einfach in vorhandene IT-Strukturen integriert werden – ohne aufwändige IT-Implementationen. Dies ermöglicht Unternehmen flexibel auf interne und externe Veränderungen zu reagieren. Zudem sind keine Entwicklerkenntnisse erforderlich, so dass das, was früher Monate dauerte, in wenigen Tagen erstellt werden kann. Daher sind diese Lösungen auch unter dem Stichwort No Code/Low Code-Lösung bekannt.

Verbesserter Kundenservice mit Mini-App oder Mikro-App

Diese Apps – oder Applets, wie sie genannt werden – sind bereits so vorkonfiguriert, dass unterschiedliche Kundenanfragen bearbeitet werden können und bieten einen viel schnelleren und anspruchsvolleren Service. Sie können so konfiguriert werden, dass sie innerhalb eines größeren Prozesses verwendet oder als eigenständiger Prozess übernommen werden. Die Möglichkeit, einen ganzen Prozess, eine Mini-Applikation, oder nur einen Teil des Prozesses, eine Mikro-Applikation, zu integrieren, sorgt für Flexibilität und größere Effizienz durch den Einsatz von Technologien, die für verschiedene Branchen vorgefertigt sind.

Ein gutes Beispiel für den Einsatz einer Mini-App im Rahmen eines Kunden-Onboarding-Prozesses ist der Identitätsnachweis. Der Kunde selbst öffnet dabei eine App, die ihn durch eine personalisierte ID-Verifizierung führt, bevor die App ihn automatisch zurückleitet, um den verbliebenen Onboarding-Prozesses abzuschließen. Unter bestimmten Umständen kann es erforderlich sein, eine Mikro-App aufzurufen – eine spezielle, vorgefertigte App für eine bestimmte Branche und/oder einen bestimmten Dokumententyp – wie z. B. eine Rechnung, ein Steuerformular oder einen anderen spezifischen Anwendungsfall. Dabei sind für den Kunden lediglich wenige Schritte und Wechsel zwischen Applikationen notwendig.

Vorreiter Finanzbranche: Optimierung der Kundenzufriedenheit

Ein reibungsloser Onboarding-Prozess ist für viele Unternehmen ein wichtiger Wettbewerbsvorteil –und somit bei der Kundengewinnung. Die Anforderungen an die Onboarding-Prozesse sind hoch. Daher überrascht es nicht, dass eine kürzlich durchgeführte Umfrage ergab, dass nur 15 Prozent der Führungskräfte im Finanzdienstleistungssektor sehr zufrieden mit der Dauer des Onboarding-Prozesses sind. Fast die Hälfte der Befragten gab an, dass dieser Prozess beschleunigt werden muss. 33 Prozent wollen diesen verbessern. Aus diesem Grund sind genaue Einblicke in die Prozesse für Finanzinstitute wichtig, bevor sie in die Automatisierung investieren. Auch der ergänzende Einsatz von Composable Technologies kann dabei helfen, die Kosten zu optimieren. Mehr als die Hälfte der Top-Organisationen wird im Jahr 2022 mehr für Automatisierung ausgeben.

Dies gilt natürlich nicht nur für Finanzdienstleistungen. Die Ungewissheit der letzten 18 Monate hat dazu geführt, dass Unternehmensleiter in jeder Branche ihre Ausgaben für Automatisierung und Prozesseffizienz überdenken mussten. Dieses Thema wird sich auch 2022 fortsetzen. Wichtig ist es, zu wissen, wie interne Prozesse funktionieren und wo Effizienz und Ineffizienzen liegen. Andernfalls gibt es möglicherweise nach einem erfolgten Kunden-Onboarding eine unzureichende Übergabe mit Engpässen, Fehlern und Auslassungen sowie wiederholte Dateneingaben. Diese Mängel können sich sowohl auf das Kundenerlebnis als auch auf das Endergebnis nachteilig auswirken.

Ein wahres “Erlebnis” für den Kunden

Der wichtigste Faktor für den Erfolg eines Unternehmens ist und bleibt jedoch das Kundenerlebnis. Das gilt umso mehr, da der Wettbewerbsdruck im Internet zugenommen hat und der Wechsel zur Konkurrenz wortwörtlich nur einen Klick entfernt ist. Ein entscheidendes Differenzierungsmerkmal stellt es daher dar, Erlebnisse zu schaffen, die Kunden begeistern oder zumindest in ihrer Entscheidung bestätigen. In einer kürzlich durchgeführten Umfrage gaben mehr als die Hälfte der Befragten an, dass sie sich auf das Feedback ihrer Mitarbeiter verlassen, wie sie den Erfolg ihres Unternehmens bestimmen. Die Schwierigkeit dabei ist, dass sie keine Möglichkeit haben, „Erfahrung“ genau zu messen oder ihr eine Bedeutung zu geben.

Da das Erlebnis zum neuen Maßstab für den Erfolg eines Unternehmens wird, tätigen diese viel mehr Investitionen in Lösungen, die jene Prozesse verbessern, die sich direkt auf bestimmte Erlebnismomente auswirken. Dies – zusammen mit dem Einsatz von Composable Technologies – wird der Hauptantrieb für eine gelungene digitale Transformation sein, da Unternehmen erkennen, dass frühere Investitionen in Technologien hinter den Erwartungen zurückbleiben. Dies geschieht häufig durch eine zu enge Fokussierung auf die Automatisierung um ihrer selbst willen anstatt auf Faktoren, wie eben die Verbesserung des Erlebnisses für Kunden. Dementsprechend werden Unternehmen anspruchsvoller und stellen höhere Anforderungen an Technologien, denn schlechte Erfahrungen sind der Hauptgrund für das Scheitern neuer Technologien und führen oft dazu, dass Kunden zur Konkurrenz wechseln.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Plug-in-Technologien – Composable Technologies – nicht nur leicht zu implementieren sind, signifikantes Einsparpotential bei der Systementwicklung aufweisen und die Markteinführung beschleunigen, sondern auch das allgemeine Kundenerlebnis deutlich verbessern werden – was für kundenorientierte Unternehmen im Jahr 2022 oberste Priorität sein sollte.

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Seit Jahrzehnten vertrauen Unternehmen auf ERP-Systeme und genauso lange blieben diese in ihren Grundzügen gleich. Doch die Anforderungen haben sich längst verändert. Daher wird es höchste Zeit, dass die Unternehmenssoftware aufholt. Denn bei ERP gilt: Unflexibel ist so 2021!

ERP: Unflexibel ist so 2021

Für die Verarbeitung ihrer Aufträge nutzen laut Statista 38 Prozent der deutschen Unternehmen ein Enterprise-Resource-Plannig-System (ERP). Dabei handelt es sich zwar um Software, papierlos sind die kaufmännischen Prozesse in diesen Systemen aber noch lange nicht. Und wirklich flexibel schon gar nicht.

ERP-Systeme basieren oft auf Programmarchitekturen aus den späten 1990er- oder frühen 2000er-Jahren. Seitdem erfolgte zwar kontinuierlich eine Versorgung mit Updates, aber das Fundament blieb gleich. Von Grund auf etwas Neues zu programmieren war den Aufwand nicht wert. Denn die Geschäftszahlen der großen ERP-Anbieter sehen nach wie vor gut aus. Da macht es wohl auch nichts, wenn die Anwendungen nicht volldigitalisiert sind und Veränderungen der Standardprozesse somit zur Sisyphusarbeit werden. Mangels Alternativen bleibt Unternehmen daher nichts anderes übrig als das zu nehmen, was der Markt hergibt und ihre internen Prozesse darauf anzupassen. Es ist an der Zeit, diese Gebilde aufzulockern und die User stärker in den Fokus zu rücken. Da man ein neues Jahr gerne mit guten Vorsätzen beginnt, haben wir uns bei Step Ahead genau das vorgenommen.

Klassische ERP-Systeme sind unbeweglich

Bei kaufmännischen Prozessen gibt es zwei Dinge, die vom Gesetzgeber klar geregelt sind: den Vertragsschluss und die Rechnungsstellung. Das sind quasi die unverrückbaren Leitpfosten des Handels. Was dazwischen passiert, kann jedes Unternehmen jedoch individuell gestalten. In konventionellen ERP-Systemen gibt es in diesem Bereich aber meist starre Prozesse. Sie werden angestoßen und laufen dann nach dem vorprogrammierten Muster ab.

Beispielsweise so: Ein Auftrag kommt ins System. Dann wird eine Bestätigung gedruckt. Die liegt jetzt digital und in Print vor. Der Kunde möchte noch etwas ändern. Er braucht möglicherweise mehr von der bestellten Ware oder möchte das Produkt anders konfigurieren. Der Auftrag wird angepasst. Weil es so vorgesehen ist, auch in Papierform. Die Angestellten drucken, scannen, schreiben also um und passen an. Dann hat man einen schönen Stapel Papier. Der wird abgeheftet und ins Regal gestellt. Dort fristet er ein paar Jahre sein Dasein und kommt irgendwann in einem Karton zu den unzähligen anderen Akten in den Keller. Dort setzt er weiter Staub an – mindestens für zehn Jahre.

Flexibilität wird schnell teuer

Viel besser wäre es doch, wenn das alles digital abläuft. Die Aufträge sind zentral gespeichert. Jede Änderung wird im System hinterlegt. Alles ist transparent nachvollziehbar. Wenn der Kunde den Status seiner Bestellung einsehen will, muss kein Fax geschickt werden. Er bekommt eine Mail mit einem Link zum Auftrag und die Leseberechtigung dafür. Es gibt kein Hin und Her. Wer etwas nachschauen will, öffnet einfach die Website und sieht dort den aktuellen Status. So etwas in einem klassischen ERP-System umzusetzen, ist schier unmöglich. Das ERP ist unflexibel. Selbst wenn es geht, dauert es lange und ist dementsprechend teuer. Die Softwarearchitektur ist dafür einfach nicht ausgelegt.

Es ist Zeit für neue Wege

Wer es dennoch schaffen will, muss ganz von vorne anfangen und das System komplett neu programmieren. Wenn die Flexibilität von Anfang an eingeplant wird, lässt sie sich problemlos umsetzen. So etwas wird definitiv ein Game Changer. Denn aktuell gibt es das nicht. Solange die Programme auf dem Markt diese Funktionalität nicht hergeben und das ERP unflexibel ist, bleibt alles beim Alten.

Ein von Grund auf, für diese Anforderung programmiertes ERP könnte einen neuen Trend setzen. Denn die Vorteile hören nicht bei der Kundeninteraktion auf: Eine Bestellung soll im Lager kommissioniert werden und die Aufgabe fällt dem neuen Lehrling zu. Teil der Bestellung ist ein Produkt, das recht empfindlich ist. Die erfahrenen Lageristen wissen das und umwickeln es lieber mit ein, zwei zusätzlichen Lagen Luftpolsterfolie. Dem Lehrling hat das keiner gesagt. Im Handbuch steht es auch nicht. Denn dafür ist die Information zu spezifisch.

In einem voll digitalen ERP-System könnte der Lagerleiter zu besagtem Produkt eine Textmeldung hinterlegen, die zur Vorsicht mahnt. Wenn der Lehrling die Ware aus dem Regal nimmt und mit seinem Handscanner einscannt, poppt die Warnmeldung auf dem Bildschirm auf.

ERP für Losgröße 1

Die Produktion kann genauso davon profitieren: Im Zeitalter von Industrie 4.0 und Losgröße 1 werden Kundenanforderungen individueller. Standardprodukte allein reichen nicht mehr aus – alles muss konfigurierbar und individualisierbar sein. Ein Kunde nimmt etwa Anpassungen an einer Bestellung vor, zum Beispiel der Farbe. Der Änderungswunsch geht beim Hersteller ein. Diese Nachbesserung müsste nun physisch – und sei es nur durch einen Tastendruck – an die Produktion weitergegeben werden. Das kann mal vergessen werden. Die Produktion ist noch auf dem Stand des Vortags und der Kunde bekommt etwas, was er nicht bestellt hat. In einem voll digitalisierten ERP-System wird die Änderung automatisch eingepflegt. Denn alle Auftragsdaten sind zusammen gespeichert. Die Produktion bekommt von der Anpassung wahrscheinlich gar nichts mit und setzt einfach um, was das ERP-System vorgibt.

Wir befinden uns nun seit über 20 Jahren im 21. Jahrhundert. Vor über zehn Jahren wurde die vierte industrielle Revolution ausgerufen. Digitalisierung und Automatisierung sollten längst in Fleisch und Blut übergegangen sein. Jetzt wäre doch ein guter Zeitpunkt, das auch wirklich anzugehen. Denn nur ein ERP-System, das all diese Möglichkeiten eröffnet, erleichtert wirklich den Arbeitsalltag in Unternehmen und bietet ihnen so einen tatsächlichen Mehrwert.

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Während die Philosophie noch um die Abgrenzung zwischen starker und schwacher KI (Künstliche Intelligenz) und damit verbundene ethische Fragen ringt, ist das Thema mittlerweile in der Praxis ankommen; der fortschreitenden Digitalisierung sei Dank. Ob privat oder im B2B-Bereich finden sich zahlreiche KI-Anwendungen: Chatbots, Kaufempfehlungen im Online-Handel, Risikoanalysen zum Schutz vor Betrugsversuchen u.v.m. Unternehmen können 2022 durch Künstliche Intelligenz Geschäftsprozesse wie z. B. die Rechnungsverarbeitung effizienter steuern und fehlerminimiert ablaufen lassen.

2022: Künstliche Intelligenz krempelt Geschäftsprozesse um

Stets geht es dabei um die schwache KI-Ausprägung, was bedeutet, dass einzelne menschliche Fähigkeiten auf Maschinen übertragen werden (Erkennung von Texten, Bilder, Sprache etc.)

Vom Hype kommt man langsam zu realistischen Vorstellungen und Erwartungen. Deshalb wird die tatsächliche Nutzung von künstlicher Intelligenz für die Automatisierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse in 2022 weiter stark zunehmen. Hier sind drei verschiedene Stoßrichtungen erkennbar:

1. Automatisierung/Vereinfachung von Prozessen. Beispiel: Eine KI-Engine findet automatisch die richtigen Bearbeiter für eine Rechnung und erstellt Kontierungsvorschläge basierend darauf, wie die Kontierung der letzten Rechnungen des Lieferanten für den Buchungskreis erfolgt ist. Damit einher geht eine deutliche Arbeitserleichterung, da niemand mehr die kompletten Kontierungsinformationen auswendig wissen bzw. jeweils nachschlagen muss.
2. Forecasting. Beispiel: Über Predictive Analytics sagt die KI aus Vergangenheitswerten zu einem Buchungskreis und Lieferanten den erwarteten Rechnungseingang vorher. Nutzen u.a.: Wieviele Beschäftigte aus der Buchhaltung können in der Zeit gleichzeitig in den Urlaub?
3. Anomalieerkennung, die auf Abweichungen von der Norm hinweist und damit Betrugsversuche erkennt. Beispiel: KI-Software macht darauf aufmerksam, wenn ein Lieferant plötzlich dreimal so viele Rechnungen wie sonst schickt oder der Betrag um ein Vielfaches über dem Üblichen liegt.

Internationale Analysten prognostizierten den Trend zur „Hyperautomation“ bereits für Mitte 2020. Demnach werden verschiedene neue Technologien wie KI oder Robotic Process Automation zusammengefasst, um Prozesse maximal zu automatisieren und damit zu optimieren. Mit einiger Verspätung dürfte KI in diesem Zusammenhang nun in 2022 wirklich durchstarten.

Ausgefeilte Automatismen in der Cloud mit KI

Eng daran gekoppelt ist die zunehmende Nutzung von Public-Cloud-Angeboten. Denn KI-Ansätze benötigen Daten als Lernmenge – und diese ist in einer Public-Cloud-Lösung ungleich größer als bei einem einzelnen, on-premises installierten System. Zudem gibt es aus der Cloud bereits Out-of-the-Box-Lösungen, auf die man sinnvollerweise zugreifen kann. In 2021 nutzten laut Bitkom schon 46 Prozent der deutschen Unternehmen Public-Cloud-Angebote für die Unterstützung ihrer Geschäftsprozesse. Der pandemie-bedingte Digitalisierungs- und Cloud-Schub hat sie gelehrt, wie praktisch solche Cloud-Angebote sind. Das „unsichere“ Image der Public Cloud als Basis für Geschäftsprozesse und unternehmenskritische Daten verblasst mehr und mehr. Erfahrene Cloud-Provider können die erforderlichen Datensicherheits- und Datenschutzvorschriften ebenso gut erfüllen wie das einzelne Unternehmen in seinem Rechenzentrum vor Ort – wenn nicht sogar besser.

Hybride Szenarien, sogenannte 2-Tier-Strategien, werden dabei die Regel sein. Beim hybriden Ansatz interagieren in Eigenregie betriebene, hochindividualisierte On-premises-Systeme mit modernen Technologien wie Künstlicher Intelligenz, die aus der Cloud kommen.

Das Beispiel Eingangsrechnungsverarbeitung

Am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP lässt sich gut darstellen, wie ein hybrides Szenario funktionieren kann.

(1) Die gesamte Eingangspost wird – unabhängig vom Eingangskanal (analog oder digital) – in der Cloud mit Hilfe eines auf Machine Learning basierenden Regelwerks automatisch sortiert und Klassen zugeordnet, z. B. Auftragsbestätigungen, Verträge (mit Lieferanten), Rechnungen. Den Klassen entsprechend werden die Dokumente an die jeweils zuständigen Personen oder Folgesysteme weitergegeben. Rechnungen zum Beispiel werden direkt im Archiv in der Cloud abgelegt und parallel in die Beleglesung zur automatisierten Verarbeitung weitergegeben.

(2) Das Auslesen z. B. des Rechnungsbelegs findet ebenfalls in der Cloud statt; bei der anschließenden Validierung kann gewählt werden: wahlweise in der Cloud oder im On-Premises-SAP-System.

(3) Die nächsten Bearbeitungsschritte der Rechnung – wie Prüfung, Vervollständigung und Freigabe – laufen im lokalen SAP-System ab.

(4) Das abschließende Workflow-Protokoll wird zum bereits anfangs in der Cloud archivierten Rechnungsbeleg im Archiv revisionssicher abgelegt.

Mit diesem Szenario nutzt ein Unternehmen die Vorteile der Cloud wie schnelles, standortunabhängiges Arbeiten und hat gleichzeitig eine hohe Individualisierbarkeit, die ein lokales SAP-System gegenüber einer Public Cloud Lösung bietet.

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