Google My Business: Warum sich der Eintrag lohnt

Google My Business: Warum sich der Eintrag lohnt

Wer an eine Suchmaschine denkt, dem kommt meist als Erstes Google in den Sinn. Aufgrund der weltweiten Dominanz wird der Begriff „googeln“ sogar häufig synonym für das Recherchieren im Internet verwendet. Auf der Suche nach Informationen, Produkten, Dienstleistern und Unternehmen nutzen vor allem Menschen aus Amerika und Europa und somit auch Deutschland die Suchmaschine des Online-Konzerns aus Kalifornien. „Um bei Suchanfragen im Web besser gefunden zu werden, sollten vor allem kleine und mittelständische Firmen sowie Selbstständige ein Google My Business-Profil anlegen und den Eintrag stets aktuell halten“, rät Andreas Karasek, Geschäftsführer der Agentur SEM Berater. Der Online-Marketing-Spezialist erklärt, warum das Unternehmensprofil zu den wichtigsten Werkzeugen im Marketing gehört.

Einfache Verwaltung aller Angaben

Bei Google My Business handelt es sich um ein Tool für Unternehmen und Organisationen, das kostenlos verwendet werden kann. Über diese Schnittstelle erhalten Firmen die Möglichkeit, ihren Standort und weitere Informationen wie den Tätigkeitsbereich anzugeben sowie den Brancheneintrag zu verwalten. Früher mussten Sie diese Angaben der verschiedenen Google-Dienste separat bearbeiten. Änderungen einzelner Informationen wie die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse übernimmt der Dienst nun automatisch auch in der Kartenansicht direkt in der Google-Suche und auf Google Maps. Die Angabe der Unternehmensdetails erhöht dabei die Verknüpfung zu entsprechenden Suchbegriffen und somit auch die organische Reichweite.

Wer beispielsweise ein Modegeschäft betreibt, kann verschiedene Marken auf seiner Website aufzählen, Handwerker hingegen die angebotenen Dienstleistungen. Werden dann in Snippits – also die Vorschau des Webseiteninhalts in den Suchergebnissen – und Beiträgen auf Google My Business Marken und Leistungen immer wieder vorgestellt, erhöht sich die Relevanz der Betriebe bei Suchvorgängen mit den entsprechenden Begriffen. „Meine Erfahrung zeigt, dass Google regelmäßig aktualisierte Einträge auch bevorzugt anzeigt. Allerdings gilt es, nicht zu viele verschiedene Beiträge gleichzeitig zu veröffentlichen. Dann besteht die Gefahr, als Spam-Account wieder nach hinten geschoben zu werden“, berichtet Karasek. Es gibt vier Punkte, auf die Unternehmen bei der Erstellung und Pflege des Tools achten sollten:

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Google My Business: Warum sich der Eintrag lohnt
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1. Vollständige Daten

Alle Unternehmensinformationen müssen vollständig und stets aktuell sein – insbesondere jene, die für Handlungen und Kontaktaufnahme relevant sind. Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, URL der Website und Öffnungs- oder Geschäftszeiten gehören zu diesen Daten. Darüber hinaus bietet das Profil die Möglichkeit, Neuigkeiten, Änderungen oder spezielle Aktionen zu veröffentlichen. Der jeweils neueste Eintrag erscheint in den Suchergebnissen direkt unter dem Brancheneintrag. Bestehen seitens Google allerdings Zweifel an der Richtigkeit der angegebenen Informationen, kann ein Kontrollanruf folgen. So soll sichergestellt werden, dass die Geschäftsadresse auch wirklich ein Anlaufpunkt für Kunden darstellt und es sich um ein echtes Unternehmen handelt.

2. Prägnanz

Zum Google-My-Business-Eintrag gehört eine Kurzbeschreibung, die Suchenden auf einen Blick die wichtigsten Informationen liefert und beschreibt, worum es im Allgemeinen geht. Sie sollten sich also die Frage stellen, wie sich das eigene Unternehmen in wenigen Sätzen und trotzdem prägnant beschreiben lässt. Statt eines Satzes wie „Ihr professioneller Spezialist für schöne und gepflegte Gärten aus einer Hand individuell geplant“ gilt es sich kurz zu halten und überflüssige Angaben wegzulassen. Dass es sich bei einem Gartenlandschaftsbauer um einen Spezialisten für Gärten handelt, sagt schon der Name. Auch Adjektive wie „schön“ und „gepflegt“ sollten nicht in die Kurzbeschreibung: Schließlich will niemand ungepflegte Gärten. Also auf die Keywords fokussieren und Beschreibungen wie „Gärten individuell geplant“ angeben.

3. SEO-optimierte Beschreibung

Im Gegensatz zur Kurzbeschreibung liefert die Unternehmensbeschreibung mehr Details und lässt sich als gut durchdachte Version von „Über uns“ definieren. An dieser Stelle gilt es ausführlich darzustellen, was das Unternehmen anbietet und was Kunden erwartet, falls sie das Geschäft oder den Betrieb betreten. Die Beschreibung sollte unbedingt Keywords enthalten, die zum eigenen Unternehmen passen und die Internetnutzer häufig suchen. Dafür bietet sich eine Keyword-Recherche an. Zwei Grundfragen, die bei der Erstellung des Beitrags helfen, sind: Was suche ich bei Google, wenn ich dieses Unternehmen finden will? Was will ich lesen, um Kontakt zu dieser Firma aufzunehmen?

4. Aktivität

Wer regelmäßig zum Unternehmen passende Beiträge veröffentlicht, zeigt dem Algorithmus, dass die eigene Firma aktiv und für Kunden interessant ist. Dafür gilt es, Snippets zu nutzen und spezielle sowie aktuelle Angebote, Aktionen und Neuigkeiten vorzustellen – immer mit Nennung von wichtigen Keywords. Dabei empfiehlt es sich, lebensnahen und für potenzielle Kunden interessanten Content zu liefern. Dieser lässt sich auch mit Fotos und einer Call-to-Action ergänzen. Für Suchmaschinen bedeutende Snippets sind auch Zusammenfassungen der Bewertungen von Kunden. So lässt sich das eigene Unternehmen auch aus der Vielzahl der Mitbewerber hervorheben.

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ÜBER DEN WOLKEN? – Unsere Zukunft in der Cloud – ein Segen mit Schrammen

ÜBER DEN WOLKEN? – Unsere Zukunft in der Cloud – ein Segen mit Schrammen

Das Thema Cloud ist in aller Munde – vor allem große Firmen investieren in die flexible Software-Lösung. Doch kleine und mittelständische Unternehmen sind zögerlich. Was ist die Cloud und wo liegen ihre Stärken und Schwächen? SD Worx klärt auf.

ÜBER DEN WOLKEN? – Unsere Zukunft in der Cloud – ein Segen mit Schrammen

Die Cloud ist kein vorübergehender Hype, sondern ein fester Bestandteil unseres digitalen Lebens, sowohl im privaten Bereich als auch am Arbeitsplatz. Als Bürger nutzen wir schon längst moderne Cloud-Lösungen und speichern unsere privaten Dateien in der Wolke, anstatt uns auf konservative Speichermedien zu verlassen. So können wir problemlos unsere Inhalte ortsunabhängig von allen autorisierten Geräten abrufen und auf Wunsch mit unseren Freunden teilen. Auch im unternehmerischen Umfeld werden wachsend IT-Leistungen in die Cloud verlagert, um Kosten, Zeit und Platz zu sparen. Gerade für den Bereich Human Resources liefert die Cloud eine Reihe an Vorteilen, doch ist die Wolke auch mit Zweifeln und Fragen verbunden – insbesondere im Mittelstand. Werden trotz allem bald alle Unternehmen auf wolkige Lösungen setzen?

Was ist die Cloud?

Der Begriff „Cloud“ bedeutet grob umrissen die Nutzung von IT-Infrastruktur
oder Software über das Internet, es geht im Kern also um das Outsourcing von
bestimmten IT-Prozessen und Software auf das Rechnernetz eines externen
Anbieters, dessen Services über Schnittstellen oder eine entsprechende Clientsoftware
genutzt werden können.

Die Services aus der Cloud haben verschiedene Gesichter: es kann eine rein technische Infrastruktur bereitgestellt werden oder auch eine Plattform, auf welcher der Nutzer eigene Anwendungen entwickeln kann. Die wohl bekannteste Variante ist hingegen „Software on Demand“ oder kurz SaaS, hier wird nur Software zur Nutzung bereitgestellt.

Der Mittelstand zögert

Die großen deutschen Unternehmen haben in der Regel schon längst leistungsfähige Cloud-Systeme in ihre Abläufe integriert. Die kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) investieren hingegen weiterhin eher zögerlich in diese Technologie und begründen dies vor allen Dingen mit Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit. Neben diesem Argument dürfte ein zweiter wichtiger Grund vor allen Dingen in fehlendem Know-how liegen, denn in vielen KMUs hat man Probleme mit der Erstellung entsprechender Pflichtenhefte zur Auswahl des passenden Anbieters und der richtigen Software. Dies führt nicht selten zu Fehlinvestitionen – oder eben dazu, dass man ganz vor dem Schritt in die Cloud zurückschreckt. Im Folgenden wollen wir klären, was es mit diesen und anderen Vorbehalten auf sich hat und welche Vorzüge eine hochentwickelte Cloud-Lösung auf der anderen Seite bietet.

Die Vorteile: Zeit und Kosten sparen, flexibel sein

Cloudbasierte HR-Lösungen entlasten die Abläufe in der Personalabteilung, weil sie administrative Standardprozesse perfekt abbilden können und somit den Automatisierungsgrad bei der Erledigung dieser monotonen wie zeitraubenden Aufgaben erheblich steigern. Das Personalmanagement wird folglich stark entlastet und hat mehr Raum für die wichtigen strategischen Herausforderungen unserer Zeit, Stichworte Recruiting und Talentmanagement. Außerdem ermöglichen Cloud-Werkzeuge der Personalabteilung die komfortable zentrale Verwaltung aller relevanten personenbezogenen Daten am selben Ort, sämtliche HR-Mitarbeiter können jederzeit von überall aus auf diese Daten zugreifen und mit ihnen arbeiten, sofern das Berechtigungskonzept sie dafür autorisiert.

Neben Zeit sparen moderne Cloud-Lösungen vor allen Dingen Kosten, man denke allein an die Einsparungen im Bereich der internen IT bei der Nutzung von Services über externe Dienstleister. Die monatlich transparent anfallenden Kosten für die Cloud-Dienste liegen in aller Regel deutlich unter den Ausgaben, welche für die Anschaffung und Wartung eigener Hard- und Software sowie für das entsprechende IT-Fachpersonal anfallen.

Ein weiteres Argument für eine Cloud-Lösung ist die Flexibilität. Liegen Daten in der Cloud, so können sie von jedem Gerät und jedem Ort aus abgerufen werden, sofern der Anwender ein entsprechendes Nutzerkonto hat. Analog verhält es sich mit der Datensicherung, welche durch den externen Anbieter erfolgt und nebenbei das Risiko eines Datenverlustes etwa durch die Entwendung eines Gerätes ausschließt.

Die Nachteile: Internetabhängigkeit und geringe Individualisierung

Daten in der Cloud können nur über das Internet abgerufen werden. Das kann gerade im beileibe nicht überall mit Hochgeschwindigkeitsverbindung ausgestatteten Deutschland durchaus zum Nachteil werden, vor allem im ländlichen Raum. Daher gilt es, im Vorfeld genau zu prüfen, wie schnell und stabil die Internetverbindung an jenen Orten ist, von welchen aus die Cloud-Dienste genutzt werden sollen. Eine langsame Verbindung kann die Übertragung größerer Datenmengen zum Geduldsspiel und den originären Vorteil der Zeitersparnis zum Nachteil machen.

Die Anbieter von Cloud-Lösungen leben von Standard-Software, welche in vielen Unternehmen ohne weitreichende Anpassungen eingesetzt werden kann. Das ist wunderbar, solange die Prozesse im Unternehmen in diese Standards passen. Ist dem nicht so, kann es bei vielen Dienstleistern schnell schwierig werden – daher Augen auf bei der Anbieterwahl. Wer auf die Wolke setzen will, sollte sich gleich zu Beginn die Abläufe in der Personalabteilung ansehen und gegebenenfalls anpassen.

Fazit

Moderne Cloud-Lösungen bedeuten auch für mittelständische Unternehmen eine große Chance, gerade im Personalbereich. HR kann mithilfe dieser Tools effizienter arbeiten und sich Freiräume für wichtige strategische Aufgaben verschaffen. Unter dem Strich wird Zeit und Geld gespart – und die Abläufe werden flexibler und besser. Im Vorfeld sollte allerdings auf die Themen Internetgeschwindigkeit und Individualisierung der meist standardisierten Tools geachtet werden.

Die oft genannte Befürchtung mangelnder Datensicherheit bei einer Auslagerung sensibler Daten in die Wolke ist hingegen weitgehend unbegründet – die Sicherheit und der Schutz der Daten sind bei der lokalen Speicherung und Verarbeitung im eigenen Unternehmen in der Regel größeren Risiken ausgesetzt.

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Consol gibt fünf Tipps für krisensichere IT-Systeme

Consol gibt fünf Tipps für krisensichere IT-Systeme

Die Corona-Pandemie hat mehr denn je gezeigt: Der IT kommt in Unternehmen und Gesellschaft eine Schlüsselrolle zu. IT-Dienstleister Consol nennt fünf Maßnahmen, die IT-Systeme langfristig robust machen und damit auch für künftige Krisensituationen vorbereiten.

Consol gibt fünf Tipps für krisensichere IT-Systeme

Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen hat die Corona-Krise vor große Herausforderungen gestellt oder vorhandene Probleme sichtbar gemacht – gerade auch im Hinblick auf ihre IT-Systeme. Firmen mit einem niedrigen Digitalisierungsgrad oder veralteten Softwaresystemen mussten teilweise erhebliche Investitionen tätigen. Nur so können Mitarbeiter im Homeoffice sicher auf das Firmennetzwerk zugreifen und produktiv weiterarbeiten.

Unternehmen können aus dieser Erfahrung heraus jetzt die richtigen Schlüsse ziehen. Sie können Risiken identifizieren sowie geeignete Maßnahmen treffen, um ihre IT-Systeme krisenfest zu gestalten.

Zur Ermittlung der Risiken sollte ein Unternehmen zunächst IT- und Security-Audits durchführen. Zudem kann die gesamte IT-System-Landschaft im Hinblick auf die Zukunftssicherheit durchleuchtet und bewertet werden. Mit Workshops und Interview-Techniken im Verbund mit Recherchearbeit können solche Audits wertvolle Erkenntnisse liefern und greifbar machen. 

5 konkrete Maßnahmen für sichere IT-Systeme

Um kritische IT-Systeme dann langfristig robust zu machen, empfiehlt Consol die folgenden fünf konkreten Maßnahmen:

  • Aufbau einer resilienten, das heißt ausfallsicheren Hardware- und Software-Architektur. Dies kann vom eigenen Hardware- und Software-Cluster bis zum Betrieb in der Firmen-internen oder -externen Cloud reichen. Dabei sollte man auf geographisch verteilte Orte achten. Mit Docker oder Cloud-Native-Konzepten kann die Resilienz auch Software-seitig verbessert werden.
  • Nutzung der Digitalisierungsmöglichkeiten innerhalb der IT-Prozesse: Die intelligente Automatisierung in Bereichen wie Source- und Testcode-Generierung oder Build-, Test- und Release-Automatisierung entlastet die IT in erheblichem Maße und schafft Freiräume für zusätzliche kundenorientierte Investitionen.
  • Implementierung eines möglichst schlanken und einheitlichen Technologie-Stacks: Durch die Vereinheitlichung und Vereinfachung des IT-Stacks müssen Sicherheits- und andere nicht-funktionale System-Aktualisierungen nicht mehr zwingend an den Kosten scheitern. Zusätzlich können Architektur-Ansätze wie Microservices dafür sorgen, dass Updates in kleineren und überschaubaren Portionen durchgeführt werden können.
  • Auswahl von zukunftssicheren und weit verbreiteten Technologien: Nichts ist ärgerlicher als die Einführung einer Technologie, die nach wenigen Jahren schon wieder von der Bildfläche verschwunden ist und keinen Hersteller-Support mehr besitzt. Consol empfiehlt, vor jeder Technologie-Entscheidung die Zukunftssicherheit und die künftige Verfügbarkeit von qualifizierten Mitarbeitern zu prüfen.  
  • Altlasten- und fehlerfrei: Wenn Software-Systeme keine offenen Fehler aufweisen und unter allen bekannten Umständen spezifikationskonform funktionieren, kann das verantwortliche IT-Team auf neue Problemmeldungen immer sofort und adäquat reagieren. Eine optimale Funktionsweise und hohe Software-Qualität braucht ein ganzheitliches und automatisiert ablaufendes End-2-End-Testing.

Fazit

„Alle genannten Maßnahmen sind mit Investitionen und interner Überzeugungsarbeit verbunden und daher nur mittel- und langfristig umsetzbar“, erklärt Christian Wied, Teamleiter Software Engineering bei Consol. „Im Hinblick auf die Zukunftssicherheit sind sie aber unbedingt erforderlich. Die Corona-Pandemie hat mehr als deutlich gezeigt, wie wichtig eine zeitgemäße IT-Infrastruktur für Unternehmen ist. Sie sollten mit der IT-Modernisierung und -Automatisierung deshalb besser heute als morgen beginnen.“

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Datenschutzrecht muss beachtet werden – So behalten Sie den Überblick:

Datenschutzrecht muss beachtet werden – So behalten Sie den Überblick:

Datenschutzrecht bleibt seit Jahren ein extrem relevantes Thema für Unternehmen. Denn zum einen arbeiten viele daran, bestehende Datenschutzrichtlinien umzusetzen, zum anderen verändert sich Datenschutzrecht stetig. Diese Beiträge helfen dabei, nicht den Überblick zu verlieren und Bußgeldern zu entgehen:

Datenschutzrecht muss beachtet werden – So behalten Sie den Überblick:

Datenschutzrecht stellt eine vergleichsweise neue Herausforderung für Unternehmen dar. Mit der zunehmenden Digitalisierung und dem unkontrollierbaren Wachstum von Datenverkehr ist es unumgänglich geworden, den Umgang mit Daten gesetzlich zu regulieren. Das Ergebnis: Viele Unternehmen sind aufgrund der hohen Datenschutzanforderungen überfordert, und die Umsetzung ist nur langsam vorangegangen. Datenschutzrecht ist ein sehr komplexes Thema. Daran hat sich bis heute nicht viel geändert – deshalb ist es wichtig, stets den Überblick zu behalten.

DSGVO & Co. – Datenschutz ist stets im Wandel

2018 ist die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft getreten. Die Relevanz dieser Datenschutzrecht-Herausforderung zeigt, dass bis heute noch Unternehmen an der Umsetzung arbeiten. Doch bereits jetzt steht das nächste Datenschutz-Gesetz in den Startlöchern: die ePrivacy Verordnung. Und sie wird sicherlich nicht die letzte Neuerung im Datenschutzrecht sein, denn mit dem Fortschritt der Digitalisierung wird es stets Bedarf für neue und modernere rechtliche Grundlagen geben, die Unternehmen beachten müssen.

Die folgenden Beiträge zeigen, wie Unternehmen im Datenschutzrecht up to date bleiben und was sich momentan in dem Bereich tut:

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Neue Partnerschaft zwischen lexbizz und shipcloud stärkt E-Commerce von KMU

Neue Partnerschaft zwischen lexbizz und shipcloud stärkt E-Commerce von KMU

Der führende deutsche Shipping Service Provider shipcloud und der Cloud-ERP-Anbieter Haufe X360 haben eine Technologiepartnerschaft beschlossen, die es mittelständischen Unternehmen ermöglicht, ihre Logistik und Fulfillment-Prozesse auf einem Level zu steuern, das sonst nur Großkonzernen vorbehalten ist.

Neue Partnerschaft zwischen lexbizz und shipcloud stärkt E-Commerce

„Wir sind froh, mit lexbizz einen Technologiepartner an unserer Seite zu wissen, der die weltweit am schnellsten wachsende Cloud-ERP nach Deutschland bringt. Mit unserer eigenen Technologie bieten wir den lexbizz-Nutzenden einen im Wettbewerb immer entscheidenderen Vorteil bei der Abwicklung der Versandprozesse. Damit können wir uns hinsichtlich der eigenen Unternehmensziele auf eine große Gruppe von potenziellen neuen Kund:innen freuen.“ – kommentiert Claus Fahlbusch, Gründer und Geschäftsführer von shipcloud, die neue Partnerschaft.

Auch Carsten Schröder, President of Cloud-ERP Haufe X360, sieht einen großen Mehrwert in der Partnerschaft und erklärt: „Mit der shipcloud-Erweiterung bieten wir mittelständischen Unternehmen die Möglichkeit, ihren Kund:innen auf Basis von Ende-zu-Ende-Automatisierung einen Grad an Customer Experiences zu bieten, der sonst nur Großkonzernen vorbehalten ist“.

Viele Vorteile für KMU

Einige der vielen Vorteile der shipcloud-Anbindung liegen für lexbizz u.a. in der vielfältigen Auswahl an Versanddienstleistern, der transparenten Sendungsverfolgung und dem reibungslosen Retourenmanagement. „Und das bei voller Kostenkontrolle und maximaler Prozesseffizienz. Mit shipcloud ermöglichen wir es unseren Anwender:innen, die letzte Meile im E-Commerce exzellent zu managen.“ – so Schröder.

Die shipcloud-Anbindung wird vollintegriert im ERP-System lexbizz zur Verfügung stehen. Und das ohne nennenswerten technologischen Mehraufwand. Durch die Anbindung der Versand-Schnittstelle ans ERP-System lässt sich der Versand direkt in die bestehenden Auftragserstellungs- und Fulfillmentprozesse von lexbizz integrieren. Der Schwerpunkt liegt dabei zunächst auf dem Großhandel – vom kleinen Auftragsfertiger über den aufstrebenden Onlinehändler bis hin zum großen B2B-Handelsunternehmen. Nachgelagert sollen auch Produktionsunternehmen adressiert werden.

Für diese Werbung sind DIE DIGITAL-WEBER (part of mwbsc GmbH) verantwortlich.

 

Über shipcloud: 

Die shipcloud GmbH wurde im Mai 2013 als Shipping Service Provider von Stefan Hollmann und Claus Fahlbusch gegründet. Das Unternehmen hat einen auf die Bedürfnisse von Onlinehändlern zugeschnittenen cloudbasierten Service für den Paketversand entwickelt. Über eine intuitiv und einfach integrierbare einheitliche Schnittstelle (RESTful API) wird das eigene Shop-, CRM-, ERP- oder Warenwirtschaftssystem an alle wesentlichen Paketdienstleister angebunden.

Diese in Deutschland einzigartige technische Lösung ermöglicht nicht nur das automatisierte Ausdrucken von Versandmarken, sondern beinhaltet auch ein Multi Carrier Tracking, mit dem der Onlinehändler immer über den Stand der Sendung informiert ist. Außerdem besteht der Zugang zu attraktiven Versandkonditionen, da der Onlinehändler vertragsunabhängig auf die Angebote aller angebundenen Paketdienstleister zugreifen kann. Für seine innovative Technologie wurde das Unternehmen mit dem „Gründergeist“ der Hamburger Wirtschaftsjunioren, dem „Rising Star“ des bevh, dem „Vision Award“, dem Innovationspreis-IT der Initiative Mittelstand, dem Deutschen Kunden Innovationspreis, dem German.Venture.Award und dem Deutschen Exzellenzpreis ausgezeichnet.

Über Haufe X360

Haufe X360 ist die Cloud-ERP-Lösung von Lexware. Die modular aufgebaute 360°-Unternehmensplattform für den Mittelstand bildet alle Geschäftsszenarien einfach und vernetzt in einem System ab und ist dabei flexibel, skalierbar und kostengünstig. Im Saas-Modell bietet das moderne Cloud-ERP-System alle relevanten Kernmodule. Unternehmen können es durch branchenspezifische Zusatzfunktionen und offene Schnittstellen beliebig erweitern. So treffen Unternehmen fundierte Strategieentscheidungen in einer dynamischen Welt und können flexibel auf neue Marktgegebenheiten reagieren und neue Geschäftsmodelle realisieren.

Technologisch basiert lexbizz auf der weltweit am schnellsten wachsenden Cloud-ERP-Software von Acumatica. Haufe X360hat dieses für den deutschen Markt angepasst. Kombiniert mit unserer langjährigen Expertise im deutschen Mittelstand bringen wir die Zukunft ins Zentrum deutscher Unternehmen. So sichern sich kleine und mittlere Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil, denn mit Haufe X360 können sie schon heute die infrastrukturellen Grundlagen für wichtige Zukunftsthemen wie künstliche Intelligenz, Machine Learning oder Blockchain schaffen.

Neue Partnerschaft zwischen lexbizz und shipcloud stärkt E-Commerce

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Schluss mit Garbage In, Garbage Out – Smart Capture für hohe Datenqualität & wertvolle Ergebnisse

Schluss mit Garbage In, Garbage Out – Smart Capture für hohe Datenqualität & wertvolle Ergebnisse

Daten sind die wichtigste Währung im Zeitalter der Digitalisierung. Doch noch immer liegen laut Gartner rund 80 Prozent der Informationen in Unternehmen in unstrukturierter Form vor. Dadurch wird der Erfolg von Unternehmenssoftware gebremst – doch durch moderne Technologie wie OCR lässt sich das leicht ändern.

Schluss mit Garbage In, Garbage Out – Smart Capture für hohe Datenqualität und wertvolle Ergebnisse

Nicht einmal das beste ERP-System kann aus schlechten Informationen wertvolle Datenbestände zaubern. Doch diese Informationen sind kritische Erfolgsfaktoren für Unternehmen und müssen wichtige Entscheidungen fundiert vorbereiten. James Adie, Vice President EMEA Sales bei Ephesoft, gibt in der nachfolgenden Checkliste die entscheidenden Tipps, wie Unternehmen die Qualität des Inputs für ihre Unternehmenssoftware deutlich anheben können, um von den Ergebnissen optimal zu profitieren.

Papierberge in digitalen Input verwandeln

Auch in Zeiten von Industrie 4.0 und Internet of Things landen noch immer zahlreiche Rechnungen und andere Dokumente in Papierform auf Büroschreibtischen. Enterprise Content Management Systeme (ECM) kann eingescannte Belege zunächst nur digitalisieren und ablegen. Dagegen bietet die optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition / OCR) einen detaillierten Einblick in die Informationen, die sich auf den Scans befinden. Entsprechende Lösungen lesen sämtliche Inhalte des jeweiligen Dokuments aus und speichern diese ab. Je ähnlicher sich die Input-Dateien in Layout und Aufbau sind, umso zuverlässiger kann OCR die Details auslesen und digital bereitstellen. Für viele Belegarten können Unternehmen so den manuellen Aufwand reduzieren und gleichzeitig Papierberge in digitalen Input verwandeln. OCR stößt in seiner klassischen Form lediglich dort an seine Grenzen, wo die eingegebenen Formate so unterschiedlich sind, dass das System nicht mit Vorlagen arbeiten kann.

Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen nutzen

Wo klassische Lösungen in ihren Möglichkeiten limitiert sind, kann Smart Capture einen entscheidenden Beitrag leisten. Durch die Kombination von optischer Zeichenerkennung (OCR) und künstlicher Intelligenz ist es innovativen Systemen möglich, Belege in die richtigen Dokumententypen zu klassifizieren, vorzusortieren und sämtliche Informationen unabhängig von Layout, Format und Sprache zuverlässig auszulesen. Dazu hilft eine vorkonfigurierte Wissensbasis, gängige Formen von Rechnungsnummern, Adressen und anderen Details einfach zu identifizieren. Darüber hinaus ermöglicht überwachtes maschinelles Lernen, dass Smart Capture sich selbst weiterentwickelt. Stößt das System auf ein Problem, wird eine Benachrichtigung an einen zuständigen Mitarbeiter gesendet. Dieser kann dann den Einzelfall prüfen und dem System ein entsprechendes Feedback geben. Mit jeder Rückmeldung lernt das System einen neuen Fall kennen und wendet dieses zusätzliche Know-how beim nächsten Mal selbständig an.

Kommunikation unter verschiedenen Systemen ermöglichen

Sind Fehlerquellen in der Inputaufnahme dank intelligenter Lösungen weitgehend ausgeschaltet, muss die Datenqualität auch im Bearbeitungsprozess erhalten bleiben, um wertvollen Output zu generieren. Dazu ist es besonders wichtig, dass Smart Capture sich reibungslos in bestehende ERP-Systeme integriert und nicht etwa durch Schnittstellenschwierigkeiten Reibungsverluste entstehen. Dies gelingt beispielsweise mittels RESTful APIs und XML. Neben der flüssigen Informationsübertragung von einem in das andere System, vermeiden Unternehmen mit diesen modernen Schnittstellentechnologien zusätzlichen Administrations- und Einarbeitungsaufwand für Mitarbeiter. Diese müssen weder bei der Datenübertragung unterstützen noch sich in neue Lösungen einarbeiten.

Die Chancen innovativer Technologien ergreifen

Smart Capture macht die Automatisierung von Inputprozessen einfach und intelligent möglich, indem sie unstrukturierte Inhalte in verwertbare Daten verwandelt. Eine solche Lösung erkennt und validiert Input schneller und zuverlässiger als der Mensch. Aufgrund der korrekten und wertvollen neuen Informationsbasis – Stichwort: Goody In statt Garbage In – kann jede beliebige Unternehmenssoftware optimale Ergebnisse präsentieren. Dank innovativer Technologie wie OCR auf der Basis von Supervised Machine Learning generieren Organisationen so konkrete Wettbewerbsvorteile in der Digitalisierung.

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CRM Tools richtig nutzen: So profitieren Unternehmen am besten von CRM

CRM Tools richtig nutzen: So profitieren Unternehmen am besten von CRM

Viele Unternehmen nutzen CRM Tools nicht zu ihrem vollen Potenzial – manche haben noch gar kein Customer-Relationship-Management-System. Welche Vorteile Ihrem Business dadurch entgehen, und wie Sie CRM Software optimal nutzen, lesen Sie hier:

CRM Tools richtig nutzen: So profitieren Unternehmen am besten von CRM

Gut organisiertes Customer Relationship Management (CRM) ist heutzutage ein Business-Muss für langfristig erfolgreiche Kundenbeziehungen. Ein modernes CRM-System kann dabei den Umgang mit Kunden und Daten erleichtern, die Customer Experience verbessern und viele Mitarbeiter unterstützen. Denn die CRM Software fördert Sales, indem das System dem Vertrieb und Marketing einen Überblick der Daten sämtlicher Kunden gibt. Dazu gehören etwa vergangene Business-Kontakte der Kunden Daten über Kunden-Interaktionen auf der Website oder Daten über bisherige Sales-Erfahrungen mit bestimmten Kunden.

Doch mit der Anschaffung von einem CRM System alleine ist es noch nicht getan. Denn die vielen CRM Tools der Software müssen auch richtig eingesetzt werden, um Sales zu erhöhen. Und hier besteht oft Verbesserungsbedarf.

Das versteckte Potenzial in CRM

Damit CRM Tools das Kundenkontaktmanagement auch nachhaltig verbessern, müssen Unternehmen wissen, welche Business Chancen ihnen CRM Software für mehr Sales eröffnet. Dazu gehört auch die Integration in die restliche ERP-Landschaft des Betriebs. Denn wenn CRM-Lösungen mit anderer Business Software verknüpft sind, wie etwa Telefonanlagen oder DMS-Systeme für das Daten-Management, können völlig neue Sales-Möglichkeiten erschlossen werden.

Folgende Beiträge zeigen, was beim Einsatz von Customer Relationship Management Software zu beachten ist und wie die CRM Tools im System optimal genutzt werden:

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Klassisches vs. Agiles Projektmanagement: Welche Methode passt besser?

Klassisches vs. Agiles Projektmanagement: Welche Methode passt besser?

Projektmanager in Unternehmen haben es oft nicht leicht: Im Zuge der Digitalisierung kommen immer größere und komplexere IT-Projekte mit größeren Risiken auf sie zu. Wer dann auch noch eine ungeeignete Methode für sein Projektmanagement verwendet, hat schlechte Erfolgschancen. Aber welche Methode ist überhaupt geeignet? Ist modern und agil immer besser als klassisches Projektmanagement?

Klassisches vs. Agiles Projektmanagement: Welche Methode passt besser?

Projektmanagement umfasst den gesamten Prozess: von der Konzeption und Planung des Projekts, der Durchführung und Anpassung, bis hin zum Projektabschluss. Wie dieser Prozess im Detail aussieht, hängt maßgeblich davon ab, für welche Projektmanagement-Methode sich ein Unternehmen entscheidet. Die Ziele dabei sind immer gleich: Risiken minimieren, Aufgaben klar verteilen, Ressourcen optimal nutzen und Fristen einhalten. Dann kann der Projektleiter guten Gewissens sein, dass das Projekt erfolgreich endet.

Es gibt aber verschiedene Methoden, die das in der Theorie ermöglichen. Woher weiß ich, welche Projektmanagement-Methode in der Praxis für mein Projekt, meine Aufgaben und meine Prozesse am besten geeignet ist? Die zwei großen Kategorien, die sich Projektmanagern anbieten sind traditionellere, klassische Methoden, die sich schon lange bewährt haben, und das moderne, agile Projektmanagement. Diese Methoden gehen unterschiedlich an Anforderungen und Aufgaben des Projektmanagements heran. Bevor Sie sich für eine Option entscheiden, müssen Sie genau über die Unterschiede informiert sein.

Klassische Projektmanagement-Methoden: Wasserfall, Prince2 und Co.

Das klassische Projektmanagement ist für Prozesse bekannt, die hoch standardisiert und von starren Abläufen durchsetzt sind. Bei diesen Methoden sind Teams oft stark hierarchisch geprägt und folgen strikt der Projektplanung. Teilweise wird dabei bereits zu Beginn die gesamte Projektstruktur – von Anfang bis Ende – genau geplant. Typische klassische Methoden sind das Wasserfall-Modell oder PRINCE2. Aber die Liste ist lang – es gibt etliche Projektmanagement-Methoden dieser Art.

Vorteile klassischer Methoden: Sie sind oft als Standard bekannt und erprobt. Sie sind für viele Projekte geeignet, vor allem wenn es darum geht, Prozesse mit sehr striktem Zeitmanagement umzusetzen.

Nachteile klassischer Methoden: Ihre Umsetzung ist häufig sehr kompliziert und erfolgt (beispielsweise bei PRINCE2) in der Regel nur mit spezieller Zertifizierung. Zudem sind ihre Prozesse unflexibel und nicht in der Lage, schnell und effektiv auf neue Anforderungen, Aufgaben oder Rahmenbedingungen zu reagieren.

Agile Projektmanagement-Methoden: Scrum und Kanban

Agiles Projektmanagement ist eine neuere Entwicklung im Projektmanagement und erweist sich als äußerst effektiv beim Umgang mit Herausforderungen und Chancen der Digitalisierung. Bekannte Beispiele sind die Scrum-Methode oder Kanban. Im Gegensatz zu umfangreicher Anfangsplanung und starren Strukturen steht bei Scrum Anpassungsfähigkeit und kurze Entwicklungszyklen im Vordergrund. Projekt-Teams gehen dabei iterativ vor – also schrittweise in Form von Sprints, in denen sie vorher festgesetzte Ziele umsetzen.

Vorteile agiler Methoden: Da Projekte in Sprint-Abschnitte unterteilt sind, kann Projektmanagement durch agile Methoden wie Scrum oder Kanban ein hohes Maß an Flexibilität erreichen und schnell auf Veränderungen reagieren. Außerdem fördern die flachen Hierarchien die Motivation in den Teams, da jedes Mitglied bei Entscheidungen mitwirken kann. Das begünstigt auch neue Ideen und Innovationen im Projekt.

Nachteile agiler Methoden: Agiles Projektmanagement benötigt intensive Kommunikation, was viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Wenn Projektleiter und Projektteams unerfahren in agilen Methoden sind, kann sich das Projekt in übermäßig iterativen Sprints festfahren und sich selbst ausbremsen. Daher sollte im besten Fall ein externer Berater herangezogen werden.

Welche Methode ist wann sinnvoll?

In der Praxis müssen Unternehmen je nach Projekt einzeln entscheiden. Doch es lässt sich grob sagen, dass für große, komplizierte Projekte, deren Verlauf nicht im Vorhinein glasklar einsehbar ist, agile Vorgehensweisen besser geeignet sind. Häufig ist das bei Software– und Digitalisierungsprojekten der Fall. Hier sind die speziellen Anforderungen und Risiken durch agiles Projektmanagement gut in den Griff zu bekommen.

Wer also die IT-Infrastruktur des Unternehmens erneuern will oder neue Software implementiert ist oft mit agilen Prozessen besser aufgestellt. Doch damit auch hier Fehltritte vermieden werden, sollte kein Unternehmen auf gute Beratung verzichten.

Diese Beiträge zeigen, wie Projektmanagement mit verschiedenen Methoden umgesetzt und auch mit Software unterstützt werden kann.

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Entspannt in die digitale Betriebsprüfung: 9 Punkte zur optimalen Vorbereitung

Entspannt in die digitale Betriebsprüfung: 9 Punkte zur optimalen Vorbereitung

Eine Betriebsprüfung ist immer mit Aufregung verbunden. Geht dann noch das große Suchen los, wird sie zum puren Stress. Damit sich Unternehmen für den Tag X optimal aufstellen, hat der ERP-Hersteller proALPHA neun Praxistipps zusammengestellt.

Entspannt in die digitale Betriebsprüfung: Neun Punkte für eine optimale Vorbereitung

Es gibt schönere Dinge im Leben eines kaufmännischen Leiters als eine digitale Betriebsprüfung. Denn die Menge möglicher Stolpersteine ist enorm. Damit Unternehmen der nächsten Prüfung entspannter entgegensehen können, helfen neun einfache Praxistipps:  

1. Datenhaltung

Flattert die Prüfungsanordnung für eine Betriebsprüfung ins Haus, tickt die Uhr: 14 Tage später beginnt in der Regel bei kleineren und mittleren Betrieben die Prüfung. Bei Großunternehmen können es vier Wochen sein. Wer dann erst anfängt, Archive und Datenbanken zu durchforsten, landet unweigerlich im Chaos. Deswegen ist es besser, sämtliche relevanten Informationen bereits so zu speichern, dass sie direkt zum Export für den Prüfer bereitstehen.

2. Verfahrensdokumentation

Der Prüfungsumfang einer Betriebsprüfung kann dabei ganz unterschiedlich ausfallen und sich auf spezielle Steuerarten oder Sachverhalte, Besteuerungszeiträume oder Teilbereiche beziehen: Wie eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung oder die Prüfung der Verfahrensdokumentation. Die Verfahrensdokumentation soll eine lückenlose Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Unterlagen in IT-gestützten Unternehmensprozessen gewährleisten. Daher besteht für jedes Unternehmen in Deutschland die Pflicht, eine Verfahrensdokumentation zu führen, unabhängig von seiner Größe.

3. Prüferzugriff

Der Prüfer kann laut § 147 Abs. 6 AO wählen, wie er auf die Unternehmensdaten zugreift: Beim unmittelbaren Datenzugriff hat er eine Leseberechtigung und greift direkt auf die Systeme des Unternehmens zu. Beim mittelbaren Datenzugriff greift er nicht selbst auf das System zu, sondern liest Auswertungen aus, die er gezielt anfordert. Bei der Datenträgerüberlassung liefert das Unternehmen alle prüfungsrelevanten Daten auf einem Datenträger wie einer CD oder DVD an die Finanzbehörden. In rund 80 Prozent aller Fälle einer digitalen Betriebsprüfung wählen Finanzbehörden diese Zugriffsmethode.

4. Ausbildung und Kontrolle 

Dass Prüfer bestimmte Lieblingsthemen in einer Betriebsprüfung haben, ist hinlänglich bekannt. Sie stochern mit Vorliebe in Reise- und Bewirtungskosten, stornierten Rechnungen und Kassenbüchern. Denn hier sind die gesetzlichen Dokumentationspflichten besonders umfangreich. Außerdem ändern diese sich häufig. Damit sich hier keine Fehler einschleichen, helfen regelmäßige Fortbildungen der Mitarbeiter, aktuelle Checklisten sowie ein Kontrollsystem, um verdächtigen Sachverhalten schnell auf die Spur zu kommen.

5. Archivierung

Auch die rechtssichere Aufbewahrung von Dokumenten hat es in sich. Schließlich dürfen die Daten nicht mehr veränderbar sein. Außerdem gilt es auch langfristig den Zugriff zu sichern. Unternehmen, die ein Dokumenten-Management-System (DMS) nutzen, sind hier im Vorteil. Vor allem, wenn dieses bereits als GoBD-konform zertifiziert wurde.

6. Regeln und Rechte

Natürlich müssen sich auch die Finanzbehörden während einer Betriebsprüfung an bestimmte Spielregeln halten. So lässt sich der Prüfungstermin mit triftigem Grund durchaus verschieben. Dazu zählen Hochsaison, Betriebsurlaub, Messetermine oder auch der Jahresabschluss. Außerdem kann das geprüfte Unternehmen beantragen, dass die Prüfung nicht im Betrieb, sondern beim Steuerberater stattfindet. Einen Besuch vor Ort wird sich der Prüfer dennoch in den seltensten Fällen nehmen lassen.

7. Mitarbeiterbriefing 

Prüfer dürfen grundsätzlich jeden Mitarbeiter befragen aber nicht über alles und jeden Sachverhalt Es empfiehlt sich daher, dem Prüfer die auskunftsberechtigten Mitarbeiter speziell bekannt zu machen. Der Rest der Belegschaft kann dann auf diese verweisen. Einzige Ausnahme: Fragen zum eigenen Lohn oder Gehalt. Diese müssen von jedem beantwortet werden. 

8. Expertenrat

Für ein Unternehmen ist eine Betriebsprüfung eine Ausnahmesituation. Für den Steuerberater des Unternehmens ist sie dagegen Tagesgeschäft: Aufgrund dieser Erfahrung erkennt er schneller, worauf bestimmte Fragen während der Prüfung abzielen, welche Themen im Fokus stehen und wie der Einsatz von statistischen Verfahren einzuschätzen ist. Unternehmen sollten sich dies zunutze machen zumindest bei den Eröffnungs-, Zwischen- und Schlussbesprechungen. 

9. Plausibilitätscheck

Selbst wenn keine Betriebsprüfung akut ansteht: Laufende Plausibilitätschecks schaden nie. Dafür geeignete und intuitiv bedienbare Data-Mining- und Analyse-Tools gibt es „stand-alone“ oder bereits im ERP-System integriert. Sie erlauben auch Ad-hoc-Abfragen und Auswertungen auf große Datenmengen. 

Gute Vorbereitung senkt das Stresslevel

Auch wenn es sich anders anfühlen mag: Eine Steuerprüfung ist in erster Linie ein formaler Prozess, der bestimmten Regeln folgt. Um Nachzahlungen möglichst zu vermeiden und das Stresslevel in Grenzen zu halten, hilft es daher, seine Rechte und Pflichten zu kennen und sich entsprechend gut vorzubereiten. 

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Mit CRM-Systemen die Kundenbindung verbessern

Mit CRM-Systemen die Kundenbindung verbessern

In diesem CRM-Interview beantwortet Robert Geppert, CCO (Chief Customer Officer) bei der Sybit GmbH, der EAS-MAG-Redaktion 3 Fragen zu CRM-Systemen und wie man damit die Kundenbindung verbessern kann.

Mit CRM-Systemen die Kundenbindung verbessern

Wir stellten Robert Geppert, CCO bei der Sybit GmbH 3 Fragen zum Thema CRM und wie damit die Kundenbindung verbessert wird:

1. Welchen Nutzen hat man durch CRM-Systeme?

CRM (Customer Relationship Management) hat das Ziel, eine Strategie für das Unternehmen zu entwickeln, welche sich auf die Bedürfnisse der Kunden ausrichtet. Mit der richtigen CRM-Software möchte man als Unternehmen die CRM-Ziele effizient und gewinnbringend umsetzen. Die Unternehmen werden speziell in den Bereichen unterstützt: detaillierte Dokumentation von Kundeninformationen, personalisierte Kundenansprache, Kundenservice, Intensivierung mittel- bis langfristiger Kundenbeziehungen und Kundenbindung. Das CRM-System stellt außerdem sicher, dass die Kundendaten immer auf den neusten Stand und laufend gepflegt sind. Das Programm gibt den Unternehmen die Möglichkeit transparenter und flexibler zu handeln. Beispielsweise sind Kundenbetreuer nicht mehr auf einzelne festgelegte Kunden begrenzt, sondern können in Folge jeden betreuen, da jeder von ihnen Zugriff auf die bisherigen Anliegen des jeweiligen Kunden hat und genau weiß was mit ihm bisher besprochen wurde.

2. Wie kann ein CRM-System den Kundennutzen verbessern?

Nicht nur die Unternehmen sondern auch die Kunden profitieren enorm von einem CRM-System. Die Kundenbindung ist enorm gesteigert. Wie schon beschrieben, sind die Kundenberater flexibler und sind nicht auf einzelne Kunden festgelegt. Dies ist aber nicht nur der Vorteil für die Kundenberater, sondern auch für die Kunden. Diese müssen nach der Einführung eines CRM-Systems nicht mehr auf ihren persönlichen Berater warten, sondern können nun auch mit anderen Kollegen sprechen. Dies spart den Kunden Zeit, ihr Anliegen wird schneller bearbeitet und sie nehmen das Unternehmen als kundenfreundlich wahr. Außerdem können sich die Unternehmen durch ein CRM-Programm besser auf die Kunden einstellen und ihre Angebote maßgeschneidert anbieten. So entsteht eine angenehme Customer Experience.

3. Wie kann man ein CRM-System einführen?

Um ein CRM-System einzuführen sollten sie auf einige Punkte achten um nicht Gefahr zu laufen, dass das Projekt scheitert. Nicht selten kommt es vor, dass man Budget- oder Zeitvorgaben massiv überschreitet, oder die Anwender am Ende mit den Funktionen nicht zurechtkommen. Die Folge davon ist, dass diese sich demotiviert abwenden und die neuen Abläufe weder verstehen noch sinnvoll finden. Besonders wichtig ist, dass die neuen Anwendungen und Abläufe auch end-to-end qualitativ hochwertig umgesetzt werden.

Damit diese Fehler während der Einführung nicht entstehen soll man besonders folgende fünf Faktoren berücksichtigen:

  • Ziele
  • Stakeholder
  • Prozesse
  • Methodik
  • Blickwinkel

Da dieses Thema sehr umfangreich ist empfehle ich jedem, der sich dafür interessiert und mehr darüber erfahren möchte, das E-Book „Projektmanagement-Stolpersteine im CRM-Projekt“. Dort werden diese Punkte umfassend aufgegriffen.

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