Künstliche Intelligenz: Interview mit Michael Keusgen von ella

Künstliche Intelligenz: Interview mit Michael Keusgen von ella

Das Mediatech-Unternehmen ella hat sich die (R)evolution der Content-Branche zum Ziel gesetzt. Die Software des Unternehmens ist KI-basiert und ist in der Lage, fiktionale und non-fiktionale Geschichten automatisiert zu entwickeln. In unserem Interview spricht Michael Keusgen, der Gründer und Verwaltungsrat der ella media ag, darüber, wie er die Konkurrenz einschätzt und welche Zukunftschancen er für den Einsatz von KI sieht.

Künstliche Intelligenz: Interview mit Michael Keusgen von ella

Herr Keusgen, wie sind Sie auf die Geschäftsidee gekommen?

Die Geschäftsidee der ella ist eine konsequente Weiterentwicklung all meiner Medienaktivitäten der letzten drei Jahrzehnte. Sie verfolgt deshalb eine hochinnovative Idee, bei der bewusst mit herkömmlichen Arbeitsprozessen und Technologien gebrochen wird. Meine Vision ist es, das erste global agierende Texterstellungsunternehmen zu sein, welches ausschließlich mit künstlicher Intelligenz (KI) arbeitet.

Warum wurde die ella media AG in der Schweiz gegründet?

Die Schweiz ist ein neutraler Standort von dem aus weltweit expandiert werden kann. Wir sind mit offenen Armen im Kanton Zug empfangen worden. Im sogenannten Crypto Valley werden die Themen Blockchain und KI stark gefördert und nach vorne gestellt. Zu guter Letzt haben wir in der Schweiz passendere Voraussetzungen für die Patentanmeldung vorgefunden.

Wie unterscheidet sich ella von anderen Playern, die sich mit KI-basierter Texterstellung beschäftigen?

Das Besondere an der ella KI ist das „freihändige“ Schreiben Wort für Wort – und das fiktional und non-fiktional. Freihändige Kommunikation ist auch ein Qualitätssprung in der Texterstellung mittels KI. Nach meinem Kenntnisstand sind wir damit einzigartig auf der Welt.

Das Mediatech-Unternehmen ella hat sich die (R)evolution der Content-Branche zum Ziel gesetzt.

Kann man schon irgendwo Geschichten von ella lesen? Wie ist die Resonanz darauf und wie hat sich die Lernkurve entwickelt?

Wir haben einen Blog, auf dem man die Lernkurve sehr gut nachverfolgen kann. Die Geschichten werden immer besser, komplexer und tiefgründiger. Die Geschichten kommen sehr gut an. Bereits jetzt sprechen wir mit potenziellen Kunden über die individuelle Entwicklung von innovativen und individualisierten Unterhaltungskonzepten im Bereich BtC-Contentgenerierung.

Wie schätzen Sie die Konkurrenz von ella ein?

Diese Frage lässt sich Stand heute nicht zufriedenstellend beantworten, da noch zu viele unterschiedliche Herangehensweisen in der Erprobung sind. Wir von ella hoffen, dass wir uns mit unserer KI durchsetzen. Im Bereich Fiktion ist uns niemand bekannt, der in der Lage ist, freihändig zu schreiben.

Welche Chancen sehen Sie in Zukunft für den Einsatz von künstlicher Intelligenz?

Wir erwarten, dass KI maßgeblich unser Leben bestimmen, einfacher und bequemer machen wird. Wir sollten uns daher Gedanken machen, wie wir das regulieren bzw. kennzeichnen. Der Mensch kann durch KI effektiver Arbeiten und hat eine geringere Fehlerquote. Für die Erstellung von Texten bedeutet das, dass sich Redakteure, Content-Manager etc. lästige Arbeiten vom Hals halten und auf das Wesentliche konzentrieren können.

Gibt es ethische Kritik an KIs wie ella?

Jede technische Errungenschaft hat in der Zivilisationsgeschichte zu Skepsis und Unsicherheiten geführt. Bedenken Sie nur, dass die Menschen bei dem ersten Zug mit der Dampflok dachten, dass die Seele am Ausgangspunkt bleibt und nur der Körper fährt. Auch bei KI und im speziellen der Texterstellung durch Machine Learning gibt es Vorbehalte. Diese nehmen wir konstruktiv auf und entwickeln so lange, bis tatsächlich etwas für den Menschen Vorteilhaftes rausgekommen ist.

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Mit der Container-Technologie die Softwarebereitstellung automatisieren

Mit der Container-Technologie die Softwarebereitstellung automatisieren

Wie gut sich Unternehmen an geänderte Marktbedingungen anpassen können, etwa mit innovativen digitalen Produkten und Dienstleistungen, ist ganz entscheidend für ihre Wettbewerbsfähigkeit. Für die IT-Abteilung bedeutet das, dass sie Neuentwicklungen schnell und kontinuierlich bereitstellen muss. Allerdings sind die dafür benötigten zeitlichen und personellen Ressourcen immer noch stark durch Routineaufgaben gebunden. Einen Ausweg aus diesem Dilemma bietet die Container-Technologie. Damit lassen sich selbst komplexe Software-Releases wesentlich einfacher als bislang automatisiert und schnell bereitstellen, sowohl On-Premises als auch in der Cloud. Die Automatisierung des Release-Managements spart Kosten und reduziert spürbar den benötigten Zeitaufwand. Mehr noch: Das Automatisieren manueller Prozesse eliminiert auch viele Fehlerquellen beim Installieren und Updaten von Programmen. Trotz aller Vorteile der Container-Technologie nutzen sie viele Unternehmen noch nicht, was vor allem am fehlenden Know-how und an den Sicherheitsbedenken liegt.

Vorteile der Container-Technologie sind bekannt

Nach einer aktuellen Studie des Analystenhauses techconsult wissen neun von zehn deutschen Unternehmen um die Pluspunkte der Container-Technologie hinsichtlich Flexibilität und Effizienz des IT-Betriebs. Für die befragten IT-Verantwortlichen und Softwareentwickler gehören dazu insbesondere die automatisierte Skalierbarkeit, das schnelle Deployment sowie die hohe Zuverlässigkeit und Ressourcen-Effizienz. Mehr als zwei Drittel sind davon überzeugt, dass Container-Technologie zu einem festen Bestandteil ihrer Anwendungsentwicklung und -bereitstellung wird. Allerdings stehen auch für 35 Prozent der Studienteilnehmer Sicherheitsbedenken dem Container-Einsatz in ihrem Unternehmen entgegen.

Doch gerade diese Bedenken sind unbegründet: Container-Technologie und insbesondere Plattformen wie Kubernetes können die Sicherheit für Anwendungen sogar verbessern, zum Beispiel, indem Sicherheits- und Compliance-Anforderungen direkt im Code abgebildet werden. Und hier liegt vielleicht die eigentliche Herausforderung: Mit Container-Technologie müssen Unternehmen das Security Management ganz neu denken. Sicherheitsregeln werden anders, an anderen Stellen und viel direkter implementiert als in klassischen Infrastrukturen mit Netzwerksegmentierung und Firewall. Während bisher Security-Spezialisten unabhängig von den Entwicklern vor allem auf Netzwerkebene für die nötige Sicherheit sorgten, werden viele Sicherheitsfunktionen jetzt bereits von den Entwicklern integriert und an zentraler Stelle, nämlich im Kubernetes-Cluster, implementiert.

Mit der Container-Technologie die Softwarebereitstellung automatisieren

Schnell, schneller, Container

Eine Folge der Digitalisierung ist die Forderung nach einer immer kürzeren Time-to-Market. Unternehmen müssen neue Applikationen oder Services möglichst von jetzt auf gleich bereitstellen, womit auch der Druck auf die IT-Abteilung wächst. Container zusammen mit einer geeigneten Orchestrierungssoftware unterstützen optimal eine hochgradig automatisierte Continious Delivery Pipeline. Viele Aufgaben, die bisher einzeln geplant und von unterschiedlichen Fachkräften ausgeführt wurden, entfallen. Während in einer virtuellen Maschine zum Beispiel Betriebssystem und Anwendungen wiederholt aktualisiert und Sicherheitsregeln manuell angepasst werden müssen, startet man in einem Kubernetes-Cluster einfach einen neuen Container mit der aktuellen Version einschließlich der Sicherheitsregeln und löscht den alten. Fertig. Selbst das Testen von Updates und Security-Fixes lässt sich vollständig automatisieren. Ein automatisiertes Deployment beschleunigt somit das Bereitstellen und Aktualisieren von Software. Es entlastet damit gleichzeitig die IT-Teams von zeitaufwendigen Routineaufgaben und schafft Freiräume für neue Aufgaben.

Fehlendes Know-how als Einstiegshürde

Gerade mittelständische Unternehmen zögern noch bei der Containerisierung ihrer Anwendungen, was laut der erwähnten Studie oft am noch fehlenden Know-how und der vermeintlichen Komplexität der Implementierung in die vorhandene IT-Infrastruktur liegt. Beide Hürden lassen sich jedoch mit einem erfahrenen Dienstleister an der Seite gut meistern. Dieser stellt idealerweise die komplette Infrastruktur bereit und erleichtert den Einstieg in die Welt der Container und ihrer Orchestrierung. Meist geht es auch nicht darum, möglichst viele Anwendungen gleichzeitig zu containerisieren, sondern erst einmal mit einzelnen Applikationen zu beginnen und Erfahrungen zu sammeln. Flankiert von praxisnahen Workshops kann so schrittweise das nötige Know-how aufgebaut und Sicherheit im Umgang mit dem doch gänzlich neuen Ansatz des Container-Managements erworben werden.

Ausrede „Altprogramme“ gilt nicht

Der Wechsel von klassischen Infrastrukturen hin zur Container-Plattform stellt einen Paradigmenwechsel in der IT dar. Da gilt es, manchen Manager noch zu überzeugen, eingefahrene Wege zu verlassen. Besonders die Software-Entwickler treiben diesen Wandel an und haben die Argumente auf ihrer Seite: Container unterstützen moderne DevOps-Prozesse und den plattformübergreifenden Betrieb von Applikationen in hochverfügbaren Cloud-Infrastrukturen bei sinkendem Aufwand für die IT-Abteilung. Der oft gehörte Einwand, dass ältere Programme nicht für den Container-Betrieb geeignet sind, kann man so aber nicht stehen lassen.

Viele Legacy-Anwendungen lassen sich durchaus containerisieren, jedenfalls öfter als gedacht. Üblicherweise fangen Unternehmen in der Praxis aber “auf der grünen Wiese” an. Das heißt, sie nutzen die Container-Plattform zunächst für neue Applikationen, die von den Entwicklern auch gleich für Container geschrieben wurden. Mit zunehmender Erfahrung wachsen dann oft auch die Begehrlichkeiten: Wenn die IT-Teams mit dem Container-Management vertraut sind und die damit verbundenen Möglichkeiten und Vorteile zu schätzen wissen, entwickelt sich von ganz allein der Wunsch, diese auch für bestehende Anwendungen zu nutzen.

Leichter und effizienter in die Cloud

Die Covid-19-Pandemie hat den Unternehmen deutlich vor Augen geführt, dass Business-Anwendungen skalierbar und unabhängig vom Standort verfügbar sein müssen. Hier sind Cloud-Infrastrukturen und Cloud-Services klar im Vorteil. Sind Anwendungen containerisiert, ist es besonders leicht, sie in die Cloud zu bringen. Container sind unabhängig von der Umgebung lauffähig. Dank standardisierter Services können Sie Container-Anwendungen auch problemlos von einer Cloud in eine andere migrieren. Darüber hinaus lässt sich das Skalieren und Verteilen der Ressourcen wesentlich einfacher und effizienter automatisieren als mit virtuellen Maschinen. Die Vorteile der Cloud werden dadurch besser ausgenutzt. Nicht zuletzt sind Container selbst nochmals deutlich schlanker im Betrieb als eine virtuelle Maschine, weil die Ressourcen für die Virtualisierung und das Betriebssystem entfallen.

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Aussicht

Die Container-Technologie ist weiter auf dem Vormarsch, auch wenn viele Unternehmen noch ganz am Anfang stehen und hohen Beratungsbedarf haben. Unternehmen entwickeln immer mehr Applikationen gezielt für den Betrieb im Container. Für den Siegeszug der Container sorgen aber nicht nur das beschleunigte Deployment, sondern auch der Effizienz-Gewinn für den IT-Betrieb. Davon profitieren nahezu alle Business-Anwendungen, vom CRM– und ERP-System bis zum digitalen Geschäftsmodell.

Zu einem wichtigen Erfolgsfaktor hat sich auch Kubernetes entwickelt. Die Orchestrierungs- und Management-Software funktioniert wie eine standardisierte Middleware für alle Cloud-Provider. Kubernetes ist Kubernetes, egal in welcher Cloud und unabhängig von Hardware und Hypervisor. Selbst komplexe Applikationen lassen sich damit ohne aufwendige Anpassungen auf eine neue Hosting-Plattform oder zu einem neuen Cloud-Provider migrieren. Das sind gute Nachrichten für alle Unternehmen, die wegen der letzten Privacy-Shield-Entscheidung des EuGH ihre Container-Anwendungen in eine datenschutzrechtlich unbedenkliche Umgebung verlegen wollen. Erfahrene Cloud-Provider mit Managed Kubernetes Service gibt es auch in Deutschland.

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Einfache Einhaltung aller Compliance-Vorgaben dank revisionssicherer Archivierung

Einfache Einhaltung aller Compliance-Vorgaben dank revisionssicherer Archivierung

Compliance: Ein Begriff, der in vielen Unternehmen zunehmend das Potential zum „Unwort“ entwickelt. Denn in den letzten Jahren sind viele Vorgaben im Bereich der Archivierung hinzugekommen, während gleichzeitig empfindliche Strafen bei Versäumnissen drohen. Ein leistungsfähiges Enterprise Informati-on Management System (EIM), das als zentrale Plattform für alle Daten und Informationen dient, kann hier helfen. Anhand des Purchase-to-Pay-Prozesses kann nicht nur aufgezeigt werden, wie eine gesetzeskonforme Archivierung realisierbar ist, sondern auch welche Vorteile sich daraus ergeben.

Einfache Einhaltung aller Compliance-Vorgaben dank revisionssicherer Archivierung

Ein reibungsloser Informationsfluss, die Auflösung von Informationsinseln, das schnelle Finden von gesuchten Daten. Dies sind nur einige Aspekte, die ein gelungenes Informationsmanagement auszeichnen. Sie helfen den langfristigen Geschäftserfolg zu sichern, da Mitarbeiter Kunden und Partnern gegenüber stets auskunftsfähig sind. Dafür müssen ihnen alle aktuellen Daten jederzeit zur Verfügung stehen. Gleichzeitig sind die Informationen nach der Abwicklung eines Auftrags gemäß aller Compliance-Vorgaben revisionssicher zu archivieren. Führende EIM-Systeme wie nscale von der Ceyoniq Technology können diesen Spagat leisten.

Zentrale Speicherung verbessert den Informationsfluss

Das EIM dient dabei in Kombination mit dem eingesetzten ERP System als zentrale Plattform, auf der über den ganzen Purchase-to-Pay-Prozess hinweg alle relevanten Daten zentral gespeichert werden. Dafür ist eine enge Verzahnung beider Systeme entscheidend. Beim Purchase-to-Pay-Prozess fallen zahlreiche Dokumente zur Archivierung an: Bestellanforderung (BANF), Anfragen, Angebote, E-Mails und Recherchedokumentation sowie Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein und zuletzt die Rechnung. Mit einem EIM werden all diese Informationen in den dafür vorgesehenen Bestell- und Lieferantenakten gebündelt. Diese stehen anschließend übersichtlich und komfortabel zur Verfügung. Zusätzlich ist es möglich, die Daten mit Informationen aus dem ERP und anderen Systemen innerhalb des EIM zu ergänzen bzw. anzureichern.

In den Purchase-to-Pay-Prozess sind zahlreiche unterschiedliche Abteilungen eingebunden, die jeweils eigene Dokumente verwalten. Dadurch entstehen oftmals Informationsinseln. Die Auflösung dieser erfolgt durch ein zentrales EIM in Kombination mit dem genutzten ERP. Die notwendigen Daten stehen für die Archivierung nun abhängig von der jeweiligen Berechtigung jedem Prozessbeteiligten automatisch zur Verfügung, vollständig und transparent. Damit verbessert sich der Informationsfluss im Unternehmen deutlich. So sind beispielsweise Lieferantennachfragen nicht länger ein Problem. Ohne langes Suchen werden die zur Beantwortung der Frage notwendigen Dokumente gefunden, inklusive Bearbeitungsstand und ohne Unsicherheiten bezüglich ihrer Aktualität. Und auch bei Abwesenheiten eines Kollegen kommt es nicht zu Liegezeiten, da die Daten allen Beteiligten zur Verfügung stehen und die Vertretung diese somit bearbeiten kann.

Einfache Einhaltung aller Compliance-Vorgaben dank revisionssicherer Archivierung

Revisionssichere Archivierung sichergestellt

Doch damit nicht genug. Für die revisionssichere Archivierung ist ein EIM-System unerlässlich:

  1. EIM-Systeme bieten den Vorteil, Veränderungen an den Dokumenten beispielsweise anhand der Versionshistorie jederzeit nachvollziehbar zu machen.
  2. EIM-Systeme archivieren die Dokumente in ihrem Originalformat und können weitere Repräsentationen (Rendition) mitverwalten, die besser für die weitere Bearbeitung geeignet sind. Beispielsweise das ZUGFeRD-Format, oder E-Rechnungsformate, die in PDF gewandelt werden.
  3. Bearbeitungsvermerke wie digitale Post-its oder Anmerkungen in Form von Annotationen können benutzt werden, ohne die Originaldokumente zu verändern.
  4. Bei einem Workflow können Entscheidungen und Kommentare abgelegt wer-den und bei einer Steuerprüfung zur Erklärung der Kontierung dienen.
  5. Der Gesetzgeber verlangt eine Aufbewahrung von Geschäftsbriefen über sechs Jahre aufbewahrt, Dokumente wie Buchungsbelege sogar zehn Jahre. Mit der Definition von Archivierungs- und Löschfristen ist es möglich, solche regulatorischen Aufgaben zu automatisieren.

Damit erfüllt das verschiedene Compliance-Anforderungen und der Sachbearbeiter bzw. das Unternehmen braucht sich nicht weiter darum zu kümmern.

Ebenfalls wichtig ist es, den Datenschutz zu wahren und insbesondere Dokumente mit personenbezogenen Daten nur so lange zu archivieren, wie es laut Gesetzgebung erforderlich ist. Nach Ablauf dieser Frist sind die Informationen sofort zu löschen. Führende EIM-Systeme bieten hierfür die Möglichkeit, Aufbewahrungs- und Löschfristen zu setzen. Damit erfolgt die automatische Löschung der Dokumente zu einem festgelegten Zeitpunkt, ohne dass ein Mitarbeiter dafür eine Aktion durchführen muss.

Fazit

Mit einem leistungsfähigen EIM ist die Einhaltung der gesetzlichen Compliance-Vorgaben, zu denen die revisionssichere Archivierung zählt, nicht länger mit Aufwand für das jeweilige Unternehmen verbunden. Im Gegenteil: Alle Daten sind zuverlässig in der entsprechenden Akte gespeichert und stehen dort bis zur automatischen Löschung beweiskräftig zur Verfügung. Gleichzeitig sind alle relevanten Informationen gebündelt und den beteiligten Mitarbeitern zugänglich gemacht. Ohne langes Suchen kann auf die Dokumente mit gesicherter Aktualität und ersichtlichem Bearbeitungsstand zugegriffen werden, sodass ein reibungsloser Informationsfluss realisierbar ist.

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SEO Trends: Das sollten Webseitenbetreiber beachten

Was sind die Seo-Trends? Lesen Sie im Folgenden mehr über deren Einschätzung rund um SEO-Trends und Rankingfaktoren für das Jahr.

1. Auf die Technik kommt es an – klassisches OnPage-SEO

Von elementarer Bedeutung werden vor allem die OnPage-Optimierung an sich und insbesondere alle technischen Aspekte sein. Unterteilt man die OnPage-Optimierung in die Themen der inhaltlichen und technischen Maßnahmen, stellt man schnell fest, dass vor allem auf technischer Seite oftmals deutliches Potenzial durch fehlende oder nur teilweise erfolgte

Optimierungsmaßnahmen verloren geht. Viele Webseitentreiber wissen mittlerweile zwar wie wichtig Inhalte und deren Optimierung sind, vergessen dabei aber völlig weitere wichtige technische Aspekte, wie beispielsweise

  • Die Ladezeit der Webseite
  • Die Optimierung der URLS
  • Das Thema „Verschlüsselung“ via https
  • Weitere Themen, wie 301 Weiterleitungen, Canonicals und doppelter Content

2. Hochwertige und Informative Inhalte

Hochwertige, informative Inhalte werden immer mehr an Relevanz gewinnen. Dabei ist schon jetzt ein Trend weg von reinen „keyword-optimierten“ Texten zu beobachten. Hochwertige Textinhalte zeichnen sich in der Regel durch Faktoren wie eine umfassende Textlänge und verständliche, strukturierte Aufarbeitung eines Themas aus.

3. Mobile First – das Jahr der mobilen Suchmaschinenoptimierung

Nach der Bekanntgabe im Jahr 2016 über die von Google geplante Nutzung des mobilen Suchindex als Basis aller Suchanfragen wurde hier ein deutliches Signal in Richtung der hohen Relevanz der mobilen Suchmaschinenoptimierung gesetzt.

Ein wichtiger Rankingfaktor ist es also, Inhalte geräteübergreifend identisch zu gestalten. Webseitenbetreiber, die aktuell noch keine mobile Version der Webseite betreiben, oder dabei Inhalte nur gekürzt mobil zur Verfügung stellen, sollten hier bald handeln.

Backlinks werden auch weiterhin einen entscheidenden Rankingfakor für die Google-Suche darstellen. Mehr denn je wird dabei aber das Thema der Backlinkqualität eine Rolle spielen. Vor allem folgende Kriterien für die Bemessung der Qualität eines Backlinks, bzw. einer Linkstruktur im Gesamten werden betrachtet:

  • Ankertexte im Allgemeinen und deren Zusammensetzung aus Money-, Compound-, Brand- und sonstigen Keywords
  • Parameter, wie Sichtbarkeit, Trust und Co. der linkgebenden Webseiten
  • Themenrelevanz der linkgebenden Webseiten
  • Der Linkmix an sich
  • Branchenbezogene Backlinks

5. Voice Search – der neue Trend aus Übersee?

Voice Search, also die Suche mit dem gesprochenen Wort, ist derzeit der Trend in den USA und kommt so langsam auch im deutschsprachigen Raum an. Bisher gibt es hier wenige aussagekräftige Studien oder Erfahrungswerte. Erste Vermutungen lassen aber auf ein sich veränderndes Suchverhalten schließen. Typische sprachgesteuerte Suchanfragen werden mit großer Wahrscheinlichkeit mit längeren Suchphrasen, also mehreren Suchbegriffen oder Halbsätzen bis hin zu W-Fragen ausgeführt werden.

Auf dieses geänderte Suchverhalten sollten Webseitentreiber vorbereitet sein. Wo schon jetzt ein Trend weg von rein „keyword-optimierten“ Texten zu beobachten ist, wird dieses Phänomen wohl nochmal deutlich verstärkt werden, sobald Texte wirklich auf Halbphrasen oder gar ganze Suchsätze optimiert werden.

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CRM müssen an das ERP-System angebunden sein

CRM müssen an das ERP-System angebunden sein

Bei der Digitalisierung von Prozessen durch CRM gibt es einiges zu beachten. Auch die Anbindung an andere Systeme muss berücksichtigt werden. Robert Geppert, CCO (Chief Customer Officer) bei der Sybit GmbH, findet die Integration von CRM-Systemen in ERP-Lösungen als ganzheitliche EAS-Architektur unerlässlich:

CRM müssen an das ERP-System angebunden sein

Die Herausforderungen der Digitalisierung sind in der heutigen Zeit allgegenwärtig – besonders für Unternehmen. In jedem Bereich und sämtlichen Abteilungen werden neue Systeme zur Prozess- oder Verwaltungsoptimierung implementiert, auch im Vertrieb. Dort ermöglichen CRM-Systeme üblicherweise effizientere Abläufe im Bereich Außendienstplanung, Leaderfassung und -management und Opportunitymanagement. Ich weiß jedoch, dass viele Unternehmen Gefahr laufen das Potential des CRM nicht komplett auszuschöpfen. Denn dafür muss es an das ERP des Unternehmens angebunden sein.

Durch die Anbindung des CRM an das ERP kann das System – da es nun über zusätzliche Informationen verfügt – die Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilungen fördern und bessere Ergebnisse erzeugen. Außendienstmitarbeiter können so beispielsweise auch auf Lagerdaten oder die Buchhaltung zugreifen und so ihre Beratung verbessern. So können zusätzliche Umsatzfaktoren leichter wahrgenommen und das Kundenerlebnis verbessert werden. Am besten funktioniert das CRM, wenn es von Anfang an in das ERP integriert ist. Versucht man die Systeme nachträglich über Schnittstellen zu verbinden, riskiert man höheres Fehlerpotenzial und möglicherweise redundanten oder inkonsistenten Daten.

Konkret zeigen sich die Vorteile einer Anbindung an einem CRM-System wie SAP Sales Cloud. Als Teil der SAP C/4HANA Suite ist die Software mit dem ERP eng verknüpft und bedarf keiner nachträglichen Anbindung. Dadurch können die Kernfunktionen von SAP CRM optimal eingesetzt werden. Die Software kann durch mehr Datenzugriff besserer Marktanalysen und Kostenplanungen erstellen. Auch Umsatzprognose verbessern sich durch den erweiterten Datenschatz und Kundendatenverwaltung kann umfassender gestaltet werden. Zudem ermöglicht die Anbindung der Software das Erstellen und Verwalten von Dienstleistungsverträgen, Reklamationen, Gewährleistungen und dazugehörigen Finanzwerten.

Stellt sich ein Unternehmen dem Mammutprojekt Digitalisierung und will ein CRM-System anschaffen, muss es die genannten Punkte auf jeden Fall bei der Produktwahl berücksichtigen. Der wichtigste Aspekt bei der Projektplanung der CRM-Implementierung ist die Vorbereitung: Ein Unternehmen muss sich im Klaren sein, welche Anforderungen es an die Software hat, wie ihr Potenzial am besten ausgenutzt werden kann und auch mit welchen Problemen während des Projektes zu rechnen ist. Letzteres behandelt ein informatives E-Book von Sybit: Ich empfehle einen Blick in „Projektmanagement bei der Einführung von CRM-Systemen“ , dort lesen Sie von einigen wichtigen Stolpersteinen solcher Projekte und wie diese vermieden werden können.


Autor: Robert Geppert, CCO (Chief Customer Officer) bei der Sybit GmbH

Robert Geppert ist Mitglied der Geschäftsleitung der Sybit GmbH. Mit mehr als 15 Jahren Erfahrung im Vertriebs- und Marketing-Management verfügt er über umfassende Expertisen im erfolgreichen Auf- und Ausbau von Vertriebsorganisationen.

Über Sybit:

Sybit gehört zu den besten Digitalagenturen Deutschlands und seit Sommer 2018 auch zur itelligence group. Sie sind Experten für individuelle End-to-End Customer Journeys, kreieren digitale Erlebniswelten über die man spricht und gestalten so lebendige Kundenbeziehungen, die von Dauer sind. Als SAP Gold-Partner bieten sie ihren Kunden eine ganzheitliche Prozessberatung: von der Analyse und Strategieplanung über Design, Implementierung und tiefe Integration bis hin zu umfassenden Supportdienstleistungen. Mit über 1.500 erfolgreich durchgeführten Projekten sind sie führende Experten für die digitale Transformation in den Branchen Fertigungsindustrie, Konsumgüter, Dienstleistung und Medien.

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Bedarfsmeldung und Eingangsrechnung – Workflows beschleunigen Freigabeprozess

Bedarfsmeldung und Eingangsrechnung – Workflows beschleunigen Freigabeprozess

Bedarfsmeldung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen: Was haben diese Vorgänge gemeinsam? Bei beiden können Freigaben notwendig werden. Doch häufig läuft speziell dieser Prozessschritt nicht optimal ab und kostet Unternehmen zu viel Zeit. Hinzu kommt das Fehlen von Transparenz sowie Überblick. Die Lösung für den Freigabeprozess: ein Enterprise Information Management System (EIM), das durch Workflows reibungslosere Abläufe ermöglicht.

Bedarfsmeldung und Eingangsrechnung – Workflows beschleunigen Freigabeprozess

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen verspricht effizientere Abläufe, Kostenersparnisse und ein verbessertes Informationsmanagement. Entsprechend wird sie bei vielen Entscheidern immer häufiger zum Thema. Der Purchase-to-Pay-Prozess beispielsweise besteht aus vielen Einzelschritten, wie Bedarfsmeldung und Eingangsrechnungsverarbeitung. Mithilfe eines EIM ist eine vollkommene und schnittstellenübergreifende Automatisierung und damit eine große Zeitersparnis realisierbar. Insbesondere bei den jeweiligen Freigabeprozessen ist es möglich, den Aufwand stark zu reduzieren. Dennoch nutzen weniger als 20 Prozent der Unternehmen, die im Zuge einer techconsult-Studie befragt wurden, eine umfassende Lösung für Beschaffung und Eingangsrechnungsverarbeitung. Vielmehr setzen sie auf Teillösungen für einzelne Prozesse. Hier herrscht Handlungsbedarf, denn die gleiche Umfrage hat ergeben, dass ein Drittel der Unternehmen mit der Dauer ihrer Freigabeprozesse unzufrieden ist. Ein modernes EIM schafft Abhilfe.

EIM unterstützt Freigabeprozess mittels Workflows

Ein leistungsfähiges EIM-System dient als zentrale Plattform, die alle relevanten Dokumente und Daten speichert. Führende Lösungen wie nscale von der Ceyoniq Technology entfalten gerade im Freigabeprozess von Eingangsrechnung und Bedarfsmeldung durch die Verwendung von Workflows ihre ganze Wirkung. Gepaart mit dem zentralisierten Zugriff auf alle relevanten Informationen geht der Vorgang leichter und somit schneller von der Hand.
Voraussetzung für die Freigabe ist die Prüfung eines Dokumentes. Bei Eingangsrechnungen beispielsweise schreibt der Gesetzgeber im Rahmen der GoBD die Funktionstrennung vor, die über das 4-Augen-Prinzip in Form der digitalen rechnerischen und sachlichen Rechnungsfreigabe erfolgen kann.

Gibt es sogar noch weitere sachliche Freigeber, sollte die Prüfung möglichst parallel erfolgen, um Zeit zu sparen. Dabei können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf die auf der zentralen Plattform abgelegten Dokumente zugreifen. Vordefinierte Workflows im Freigabeprozess sorgen zudem dafür, dass die Aufgabe an die zuständigen Personen weitergeleitet werden. So wissen diese genau, wann eine Aktion gefordert ist, und können den aktuellen Bearbeitungsstand der entsprechenden Daten erkennen. Erinnerungs- und Aufforderungsfunktionen beschleunigen die Bearbeitung zusätzlich. Dies sorgt für spürbar verkürzte Durchlaufzeiten, was wiederum dazu führt, dass beispielsweise Skonto-Fristen eingehalten werden können.

EIM unterstützt Freigabeprozess für Eingangsrechnungen mittels Workflows

Bedarfsmeldung und Eingangsrechnung regelkonform freigeben

Ähnlich ist es auch bei der Bedarfsmeldung, wo je nach Wert der gewünschten Ware ein oder mehrere Kollegen und Vorgesetze ihre Zustimmung zur Anforderung des Produktes erteilen müssen. Wer die Eingangsrechnung oder Bedarfsmeldung prüfen muss, ist in Unternehmen unterschiedlich geregelt. Ist ein leistungsstarkes EIM für den Freigabeprozess im Einsatz, müssen sich Mitarbeiter nicht darum sorgen, dass solche Regelungen eingehalten werden, denn: Im Workflow können unternehmensinterne Regeln gespeichert werden, sodass sie bei Bedarf automatisch zum Tragen kommen. Muss ab einem bestimmten Preis die Geschäftsführung eingebunden werden und gilt dies bei günstigeren Anschaffungen nicht, so kann diese Regel in den Workflow aufgenommen werden. Entsprechend wird die Aufgabe zur Prüfung bei geringen Warenwerten nicht an die Geschäftsführung übermittelt. Reibungsverluste durch unnötige Freigabeschleifen werden vermieden. Ein besonderer Vorteil ist, dass Vertretungen für krankheits- oder urlaubsbedingte Abwesenheiten hinterlegt werden können. Hinzu kommt die Zeitersparnis, die sich durch die Automatisierung von Routineaufgaben ergibt.

Fazit

Mit Hilfe eines EIMs und damit einer zentralen Plattform für alle Daten und Dokumente verbessern sich Überblick und Transparenz. Dies kommt insbesondere bei Freigabeprozessen zum Tragen, wie sie bei der Bedarfsmeldung oder der Eingangsrechnungsverarbeitung vorkommen, wenn zur Prüfung schnell die zugehörigen Informationen verfügbar sein müssen. Workflows sorgen dabei zusätzlich für eine deutliche Zeitersparnis. Liegezeiten oder Verzögerungen durch überflüssige Freigabeschleifen fallen weg, Erinnerungsfunktionen sorgen für eine schnelle Bearbeitung und durch die softwaregestützte Rechnungsprüfung werden personelle Ressourcen geschont.

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ERP Interview mit Delta Barth: DMS und ECM Software

Die EAS-MAG-Redaktion, hat mit Delta Barth Systemhaus GmbH, ein Interview zum Thema „DMS und ECM Software“ durchgeführt. Das Interview liefert spannende Einblicke in die moderne Dokumenten- und Content-Verwaltung.

5 Fragen an Delta Barth zum Thema DMS & ECM

1. Welchen Nutzen sehen Sie im Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen (DMS)?

Für Unternehmen bietet ein Dokumentenmanagementsystem mehrere Vorteile, um das wachsende Aufkommen von Geschäftsdokumenten effizient und zentral zu organisieren, revisionssicher zu archivieren sowie den Vorgaben des Gesetzgebers nachzukommen. Es macht dabei keinen Unterschied, ob Dokumente in Papierform oder digital von Geschäftspartnern bereitgestellt werden. Alle ein- und ausgehenden Dokumente werden mit einer vordefinierten Verschlagwortung abgelegt. So kann jeder Anwender schnell und sicher entsprechende Dokumente suchen und finden. Eine Suche in Ordnern oder Aktenschränken entfällt. In Verbindung mit unserer ERP-Lösung DELECO® werden zum Beispiel gebuchte Dokumente im DMS archiviert, Eingangsbelege den entsprechenden Bestellungen zugeordnet oder E-Mails mit Kontakten verknüpft.

2. Wie wichtig sind im Moment Workflows und Compliance-Anforderungen in DMS- und ECM-Projekten?

Workflows sind der Schlüssel zum papierlosen Büro. Mit einer zunehmenden Digitalisierung von Prozessen in Unternehmen und den steigenden gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung von Geschäftspapieren definieren Workflows den digitalen  Durchlaufprozess eines Dokumentes innerhalb einer Organisation. Es können Freigabeprozesse sowie Verantwortlichkeiten hinterlegt und elektronisch durch mehrere Instanzen geführt werden.

3. Welche anderen EDV-Systeme sollten Ihrer Ansicht nach mit der DMS- / ECM-Lösung verbunden sein? Und warum?

Die Vernetzung von ERP-Software und Dokumentenmanagementsystem stellt eine besonders wichtige Schnittstelle dar. Die Vorteile liegen auf der Hand:  Die Verbindung von ERP-System und DMS bietet eine zentrale und revisionssichere Ablage von Geschäftsdokumenten jeglicher Art. Doppeltes Erfassen von Daten entfällt, die gewünschten Dokumente können direkt aus einer ERP-Software heraus gesucht und geöffnet werden. Die Verwaltungsaufwände werden dadurch deutlich minimiert. Effizienz, Skalierbarkeit und Datensicherheit sind garantiert. Mit unserer ERP-Lösung DELECO® bieten wir eine vollständige Verbindung zwischen beiden Systemwelten und ermöglichen somit eine Optimierung bestehender Ressourcen in verschiedenen Kernbereichen.

4. Auf welche Punkte sollte man Ihrer Meinung nach bei der Auswahl einer DMS- / ECM-Lösung achten?

Grundlegend ist zu beachten, dass ein DMS zur gesamten Systemlandschaft passt. Ist bereits ein zentrales ERP-System vorhanden, sollte dieses mittels  Schnittstellen an das gewählte DMS angebunden werden. So lassen sich jegliche Prozesse innerhalb des Unternehmens effizient im Arbeitsalltag vereinfachen. Zusätzlich muss ein wichtiger Punkt beachtet werden: Es bedarf eines gewissen Maßes an Disziplin und Durchhaltevermögen seitens der Mitarbeiter, um bestehende Strukturen nachhaltig digital zu verändern. Die Vorteile müssen daher entsprechend offen und klar kommuniziert werden.

5. In welchen Schritten würden Sie eine DMS- / ECM-Lösung in einem Unternehmen einführen?

Eine Einführung ist von mehreren Faktoren abhängig und lässt sich nicht pauschalisieren. Als Unternehmer sollte man sich mehrere Fragen stellen: Ist eine zentrale ERP-Lösung bereits vorhanden oder muss meine komplette Arbeitswelt in das digitale Zeitalter umziehen? Welche Anforderungen sollen umgesetzt werden? Möchte man lediglich ein digitales Archiv oder auch Arbeitsweisen und Prozesse verändern? Die Fragen könnte man nun um ein Vielfaches fortführen. Wir von der DELTA BARTH Systemhaus GmbH setzen darauf, unsere Geschäftspartner bei diesen Fragen zu unterstützen. Gemeinsam mit dem Kunden erarbeiten wir einen individuellen Leitfaden, welche Komponenten effizient und kostendeckend im Unternehmen eingeführt werden können.


Das Interview wurde schriftlich, mit Ulli Sonntag, Vertriebsmitarbeiter der Delta Barth Systemhaus GmbH geführt.

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Mammut-Aufgabe: IT-Modernisierung – Lösung: Zukunftsfähige ERP-Software

Die Digitalisierung stellt nach wie vor die größte Herausforderung für den Mittelstand dar. Um diese zu bewältigen, setzen Unternehmen Moderne ERP-Software ein – doch modern bedeutet nicht unbedingt zukunftsfähig.

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Was ist ein CRM System?

Was ist ein CRM System?

CRM ist eine Kombination aus Geschäftsstrategien, Software und Prozessen, die den Aufbau langfristiger Beziehungen zwischen Unternehmen und ihren Kunden unterstützen.

Was ist ein CRM System?

CRM steht für „Customer Relationship Management“ und bezieht sich auf alle Strategien, Techniken, Werkzeuge und Technologien, die von Unternehmen zur Entwicklung, Bindung und Gewinnung von Kunden eingesetzt werden.

Diese Software stellt sicher, dass jeder Schritt der Interaktion mit Verbrauchern reibungslos und effizient verläuft, um den Gesamtgewinn zu steigern. Die Software sammelt Kundendaten aus verschiedenen Kanälen. Daher speichert CRM detaillierte Informationen über die gesamte Kaufhistorie, persönliche Informationen und sogar Kaufverhaltensmuster.

Was bedeutet CRM Software?

Wenn von CRM die Rede ist, ist in den meisten Fällen ein CRM-System gemeint – ein Tool, das Unternehmen bei der Verwaltung von Vertrieb, Marketing und Service unterstützt.

CRM-Software ermöglicht es Unternehmen, sich auf die Beziehungen ihres Unternehmens zu Kunden, Kollegen, Lieferanten usw. zu konzentrieren. Mit einem professionellen CRM wird es viel einfacher, neue Kunden zu finden, ihr Vertrauen zu gewinnen, qualifizierten Support zu leisten und zusätzliche Dienstleistungen während der gesamten Geschäftsbeziehung anzubieten.

Wer kann vom CRM profitieren?

Das Beste an einem CRM-System ist, dass fast jede Organisationseinheit davon profitieren kann – von Vertrieb und Kundenservice bis hin zu Recruiting, Marketing und Geschäftsentwicklung. Eine gute CRM-Software bietet eine bessere Möglichkeit, externe Beziehungen zu verwalten.

Das Speichern aller Kundeninformationen an einem Ort, das Erfassen von Serviceproblemen, das Identifizieren von Verkaufschancen, das Verwalten von Marketingkampagnen – das sind nur einige der Möglichkeiten, die CRM bietet.

Da CRM einen einfachen Zugriff auf Daten bietet, wird es für die Benutzer auch viel einfacher, an verschiedenen Prozessen zusammenzuarbeiten und die Produktivität zu steigern. Ein weiteres starkes Argument für CRM ist, dass es für Unternehmen jeder Größe geeignet ist.

Wie funktioniert CRM?

CRM-Lösungen enthalten Funktionen, mit denen Benutzer Interaktionen mit Kunden und Unternehmen über verschiedene verfügbare Kanäle verfolgen können. Zu diesen Kanälen gehören Kontaktformulare, E-Mails, Telefonanrufe und mehr.

CRM-Software bietet Vertriebs- und Marketing-Teams eine Reihe von Tools zur Verwaltung des gesamten Vertriebs- und Marketing-Trichters, von der Lead-Qualifizierung über das Opportunity-Management bis hin zu Prognosen und Geschäftsabschlüssen. Sie ermöglicht es Kundendienstteams, Kundenanfragen zu verwalten und Servicevorgänge zu automatisieren, indem sie vordefinierten Prozessen für eine hervorragende Kundenbetreuung folgen.

CRM-Systeme sind mit Tracking-Funktionen ausgestattet, die zahlreiche Kundeninteraktionen online aufzeichnen. Darüber hinaus automatisiert CRM Routineprozesse und gibt Managern Werkzeuge an die Hand, mit denen sie die Leistung und Produktivität des Unternehmens verfolgen und messen können. CRM-Software kann Sie zum Beispiel an Aufgaben erinnern, die Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigen müssen. Sie können es veranlassen, vorgeplante Aktivitäten wie das Versenden von E-Mails und das Einleiten von Telefonanrufen durchzuführen. Alles, was mit dem CRM gemacht wird, wird aufgezeichnet, so dass Sie genügend Zeit haben, bessere Aktionspläne zu machen, um jeden potenziellen Verkauf abzuschließen. Einige CRMs bieten auch Analysefunktionen, mit denen Benutzer die Effizienz verschiedener Marketingmaßnahmen zur Generierung von Leads und Konversionen verfolgen können.

Welche Arten von CRM-Systemen gibt es?

Unternehmen überlegen sorgfältig, wie sie ihr CRM-System einsetzen, um sicherzustellen, dass es ihren Geschäftszielen entspricht. Während einige Unternehmen von einer On-Premise-Software profitieren können, gibt es viele Vorteile einer Cloud-CRM-Bereitstellung.

Bei On-Premise-CRM muss ein Unternehmen die Lizenzen im Voraus erwerben. In Anbetracht der Tatsache, dass sich die Software auf den Servern des Unternehmens befindet, ist On-Premise-CRM eine gute Wahl für Unternehmen mit strengen Sicherheitsrichtlinien, aber in einem solchen Fall erfordert der Implementierungsprozess mehr Zeit und IT-Ressourcen. Obwohl es die Aufgabe des Käufers ist, die ständige Wartung des On-Premise-Systems sicherzustellen, da der Anbieter keine Verantwortung für den einwandfreien Betrieb und die Datensicherheit nach der Implementierungsphase trägt, bieten die Anbieter dennoch einen technischen Support, der sich um die kritischen Probleme kümmert.

Auf der anderen Seite speichert Software-as-a-Service (SaaS), Cloud- oder On-Demand-CRM, die Daten auf den Servern des Anbieters. In diesem Fall haben die Benutzer jederzeit vollen Zugriff auf die Datenbank, egal wo sie sich befinden, und, was am wichtigsten ist, der Anbieter übernimmt die gesamte Verantwortung für den reibungslosen Betrieb des Systems und bietet alle notwendigen System-Updates und Support.

Wichtig ist, dass Cloud-basierte CRM-Software hochgradig skalierbar ist, was bedeutet, dass ein Unternehmen seine Funktionalität leicht erweitern kann, wenn die Geschäftsanforderungen wachsen.

Die einzige Voraussetzung für die Zugänglichkeit des Cloud-Systems ist eine starke Internetverbindung, begleitet von einer erschwinglichen monatlichen oder jährlichen Gebühr.

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Was sind die Synergie-Effekte von CRM und BPM für Unternehmen?

In der heutigen, sich schnell verändernden Geschäftsumgebung ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie die Kombination Ihres CRM mit BPM-Software in Betracht ziehen. BPM, ein Akronym für Business Process Management, ist ein Ansatz, der sich auf die Optimierung von Geschäftsabläufen konzentriert, um die organisatorische Effizienz zu steigern und Geschäftsziele zu erreichen. Im Kern beinhaltet BPM eine Kombination aus Modellierung, Automatisierung, Ausführung, Kontrolle, Messung und Optimierung von Geschäftsabläufen.

Die BPM-Technologie in CRM ermöglicht es Unternehmen, sich schnell an ein sich ständig veränderndes Geschäftsumfeld anzupassen. Sie gibt den Anwendern sofortigen Zugriff auf alle wichtigen Informationen, die sie benötigen, was die Arbeitsabläufe erheblich beschleunigt. Das primäre Ziel von BPM ist es, alle Organisationselemente aufeinander abzustimmen, um die operative Leistung zu verbessern.

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