Kategorie: ERP-News

Wie so viele Branchen steht der Großhandel vor der Herausforderung der digitalen Wirtschaftswelt. Dabei wird ein besonders wichtiger Faktor sein, wie Großhändler jetzt und vor allem in Zukunft auf den unterschiedlichsten Kanälen mit ihren Kunden und Partnern kommunizieren und kooperieren, wie sie ihre Unternehmen organisieren und ihre Geschäftsprozesse strukturieren – sowohl unternehmensintern als auch mit Bezug auf ihre Verbindungen nach außen. Was können moderne ERP-Systeme leisten und welche Anforderungen müssen Großhändler bei der Auswahl der richtigen Lösung beachten?

Im Interview mit Thomas Groß, Geschäftsführer von MDIS Consulting und der Evidanza AG, verrät der Großhandelsexperte, warum er von modernen Cloud-ERP-Lösungen für den Großhandel überzeugt ist und wie sie helfen, zukünftige Trends und Herausforderungen abzubilden.

ERP-Systeme für Großhändler: Out of the Box oder flexibles IT-Gewand?

Carsten Schröder: Auf dem deutschen  ERP-Markt tummeln sich Hunderte ERP-Hersteller, die für jede Branche eine eigene Lösung anbieten. Als Software- und Digitalberatungshaus mit besonderer Expertise im Großhandel hast du einen differenzierten Überblick. Sollten sich Großhändler eher für eine spezifische Out-of-the-Box-Branchenlösung entscheiden oder eine flexible Cloud-ERP wählen, die sich an die branchenspezifischen Bedürfnisse anpassen lässt?

Thomas Groß: Ein wichtiger Schritt im ERP-Evaluierungsprozess ist sicherlich zu erkennen, ob ein Unternehmen eher von einer vertikalen Out-of-the-box-Lösung profitiert, die wie eine „zweite Haut“ zu den aktuell bestehenden Prozessen passt, oder ob das Unternehmen insgesamt wachsen und sich verändern will, wofür es eher ein „flexibles IT-Gewand“ benötigt. Beides hat Vor- und Nachteile.

„Branchenspezifische Lösungen haben Vor- und Nachteile“

Branchenspezifische Out-of-the-box Lösungen bilden hoch standardisierte Funktionseigenschaften für einige Kernprozesse von Großhandelsunternehmen ab. Der Vorteil: Aufgrund ihres reduzierten Umfangs und ihres Fokus lassen sich Out-of-the-Box-Lösungen vergleichsweise rasch implementieren.  Jedoch fehlt zumeist der integrale Ansatz solcher Lösungen. Nicht alle Bereiche eines Unternehmens sind funktional abgebildet und zumeist fehlen wichtige Querschnittsprozesse, etwa die Integration eines CRM oder die Buchhaltung.

Der Nachteil: Die Synchronisation und Vernetzung aller wichtigen Unternehmensbereiche ist kaum möglich. Stattdessen existieren für die unterschiedlichen Unternehmensbereiche Insellösungen, die kaum miteinander kommunizieren, Fehlerquellen eröffnen und Abläufe insgesamt lähmen.

Carsten Schröder: Das alles ist sehr schädlich für eine integrierte Digitalisierungsstrategie. Wie lässt sich dem entgegenwirken?

Die Alternative ist eine ERP-Plattform, die alle Prozesse innerhalb eines Unternehmens abbildet. Hier haben moderne Cloud-Lösungen die Nase vorn, da sie sich dank ihrer nativen Cloud-Architektur leicht implementieren lassen, über erprobte Standardprozesse verfügen, alle Unternehmensbereiche durch automatisierte Abläufe vernetzen und sich relativ einfach über Schnittstellen erweitern lassen.

Eventuell ist dieser Ansatz initial mit mehr Implementierungsaufwand verbunden, bringt jedoch langfristig viele Vorteile mit sich: Cloud-ERP-Systeme richten das gesamte Unternehmen auf den Geschäftserfolg aus – nicht nur einzelne Teilbereiche. Sie sind auf Skalierung ausgerichtet und lassen sich additiv erweitern. Gerade im innovations- und wettbewerbsstarken Großhandelsumfeld kann diese Offenheit für neue Services entscheidende Wettbewerbsvorteile sichern. Und da sie leicht anpassbar sind und sich schrittweise einführen lassen, sind die Prozesse recht schnell wirksam und Unternehmen spüren früh erste Erfolge.

Carsten Schröder: Welche Anforderungen sollten Großhandelsunternehmen bei der Wahl eines ERP-Systems stellen? Worauf sollten sie achten?

Thomas Groß: Die zentralen Kernprozesse von Großhändlern sind der Einkauf und Verkauf von Ware sowie die Logistikabläufe. Folglich muss das richtige ERP-System die essenziellen Funktionseigenschaften vom Einkauf über den Verkauf bis hin zur logistischen Abwicklung von Kundenaufträgen mitbringen.

„Logistische Abläufe müssen im höchsten Maß effizient sein“

Großhandelsunternehmen managen ihre Ertragssituation oftmals über ihre Kostenstrukturen. Besonders die logistischen Abläufe müssen im höchsten Maße effizient sein. Lagerleerlauf, Lieferengpässe oder Überbestellungen können immensen wirtschaftliche Schäden verursachen. Die Corona-bedingten Lieferkettenprobleme oder die jüngste Sperrung des Suezkanals haben dies deutlich gemacht. Integrierte Digitalisierungstechnologien sind dafür der größte Hebel, ebenso wie die Möglichkeit, Scannerfunktionen für mehr Lieferkettentransparenz oder Fulfillment-Dienstleister für erhöhte Ship-to-Promise-Exzellenz an das ERP-System anbinden zu können.

Auch die Einkaufs- und Verkaufsprozesse sollten in die Automatisierungsstrategie eingebunden werden. Auch vorhersagbare Einkaufsmodelle (Predictive Purchasing) sowie auf Omnichannel ausgerichtete Vertriebsstrategien sollte eine Softwarelösung abbilden können.

Carsten Schröder: Warum sind gerade Cloud-ERP-Systeme wie lexbizz für den Großhandel gut geeignet?

Thomas Groß: Der Großhandel handelt nicht selten mit Warenmengen, die in die Millionen gehen. Und nicht selten werden gerade die für Großhändler so wichtigen Lagerprozesse noch auf Basis von Papier verwaltet. Mit lexbizz Großhändler ihre wichtigsten Unternehmensprozesse digitalisieren und miteinander vernetzen. Unter Digitalisierung verstehen wir dabei die Automatisierung von Arbeitsprozessen.

„Häufig wird im Großhandel noch auf Basis von Papier gearbeitet“

lexbizz liefert eine Vielzahl von Standardfunktionen, mit denen die Kernprozesse im Großhandel digital transformiert werden. Besonders wichtige Use Cases, die wir bei unseren Kunden sehen, sind etwa die Automatisierung von Bestellprozessen mit automatisierter Verbuchung von Lieferscheinen und Eingangsrechnungen. Darüber hinaus ermöglicht lexbizz die durchgehende Digitalisierung von Warenströmen innerhalb der Logistik. Und dank der mobilen App können Lagermitarbeiter und Vertriebsmitarbeiter alle Bestände, Lieferverfügbarkeiten und Lieferzeiten jederzeit überblicken und vorausplanen.

Außerdem ist lexbizz in der Lage, vielfältige Lagerstrukturen in einen digitalen Omnichannel-Ansatz zu integrieren und direkt mit der Finanzbuchhaltung zu synchronisieren, etwa durch automatisierte Rechnungs- und Zahlungsprozesse. Das ist besonders hilfreich für Großhändler, die über mehrere Lager verfügen oder Drop-Shipping nutzen wollen, um die Aufträge ihrer vielfältigen Abnehmer – sei es B2B oder B2C – bestmöglich zu erfüllen. So haben sie jederzeit und aus einem System den Überblick über alle Wareneingänge, -ausgänge und den Finanzstatus.

Carsten Schröder: Du hast bereits zahlreiche ERP-Projekte von Kunden aus dem Großhandel erfolgreich betreut – auch für lexbizz. Welche Erfahrungen hast du mit der Anpassung der Cloud-ERP lexbizz gemacht? 

Thomas Groß: Die Cloud-ERP lexbizz ist für den Großhandel bestens geeignet. Sie stellt eine hochskalierbare ERP-Plattform zur Verfügung, die sehr viele Standardfunktionen für die Prozesse eines Großhandelsunternehmen abbildet. Somit sind die Voraussetzungen für eine schnelle und effiziente Implementierung bei gleichzeitiger Nutzenmaximierung bei den Kunden sichergestellt.

Da lexbizz sämtliche Funktionsbereiche integriert und digitalisiert, profitieren Anwender von einer deutlichen Kostenreduktion bei den Prozesskosten. Gleichzeitig weist lexbizz eine sehr hohe Usability für die Endanwender auf, was die Anwendung im Alltag vereinfacht und Zeit spart, welche die Mitarbeiter für neue, wertschöpfende Tätigkeiten einsetzen können.

„Mittels der API können Großhändler Services und Angebote integrieren“

Und dank der offenen API-Struktur können Großhändler flexibel neue Services und Angebote in ihr ERP-System integrieren, etwa neue Shipping-Dienstleister, besondere Konfiguratoren und mehr.

Carsten Schröder: Was sind zukünftige Herausforderungen, die Großhandelsunternehmen auf dem Schirm haben sollten? Und was bedeuten diese für die Unternehmens-IT?

Thomas Groß:  Großhändler stehen vor der Aufgabe, ihre Absatzkanäle auf Basis von digitalen Strategien zu erweitern, um etwa dem Druck von Herstellern oder großen Plattformen wie Amazon zu entgehen, die ihr eigenes Direktgeschäft aufbauen und die Mediatoren-Position des Großhandels disruptiveren.

Die damit einhergehende Expansion in neue Verkaufskanäle verlangt auch eine kapitalorientierte Lagerstrukturoptimierung, verbunden mit digitalen Einkaufsprozessen. Gerade der Absatz von Produkten auf digitalen Marktplätzen verlangt absolute Präzision, denn Amazon, eBay, Otto und Co. erwarten hohe Geschäftsstandards, pünktliche und verlässliche Lieferung und Retouren. Das gelingt nur mit professionellen technischen Prozessen, die ein leistungsstarkes ERP-System bietet.

Die digitale Vernetzung der Funktionsbereiche und Teilprozesse im Kontext der Kostenoptimierung bei gleichzeitigem Wachstum wird somit zur zentralen strategischen Herausforderung im Großhandel.

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Besonders bei der Einführung von IT-Systemen wie CRM haben sich agile Methoden wie Scrum bewährt. Aber wo genau liegen die Vorteile gegenüber herkömmlichem Projektmanagement? In dieser CRM-Checkliste gibt Robert Geppert, CCO (Chief Customer Officer) bei der Sybit GmbH, der EAS-MAG-Redaktion 5 Punkte, warum Scrum eine CRM-Projekt-Einführung erfolgreich macht.

Keine Angst vor Scrum und Co: 5 Erfolgsfaktoren für die agile Einführung von IT-Systemen

Bei der Konzipierung von Projekten – besonders in der IT – gehen Unternehmen häufig noch statisch an die Planung heran. Das Projekt wird schon vor Beginn von vorne bis hinten durchgeplant, den Entwicklern wird eine Wunschliste geschickt und dann wird losgearbeitet. Nicht bedacht wird hierbei, dass so die Berücksichtigung neuer Erkenntnisse und Planänderungen sehr erschwert werden. Die Features der vollendeten Software sind dann bereits veraltet, müssen nochmals mit Change Requests angepasst werden oder der Umfang des Systems ist nicht mehr akkurat.

Diesen Schwierigkeiten weicht man mit einer agilen Methode wie Scrum aus. Budget und Zeit bleiben dabei relativ stabil, aber der Umfang des Projekts wird flexibel. Worin die Vorteile von Scrum liegen und warum sie nicht unterschätzt werden sollten, erklären die folgenden fünf Punkte.

1. Sukzessive Anforderungsformulierung

Im Gegensatz zu herkömmlicher Projektplanung ist bei Scrum
anfangs noch nicht genau ausgearbeitet, welche Anforderungen die Software
erfüllen muss. Ein grober Vorgangsplan wird zwar ausgearbeitet, aber dieser
bleibt anpassbar. Die Anforderungen werden sukzessive gestellt und können so
aktuellen Begebenheiten entsprechen. Dadurch wird verhindert, dass
Software-Features bei ihrer Fertigstellung bereits veraltet sind und
überarbeitet werden müssen.

Die Endanwender und Fachabteilungen, in denen die Software eingesetzt wird, stellen hierbei ihre fachlichen Anforderungen. Die Anforderungen werden im Anschluss als Use Cases strukturiert. Diese Use Cases, in Scrum auch User Stories genannt, dokumentieren den gesamten Prozess, welcher dann von den Entwicklern in der Software umgesetzt werden wird. So ermöglicht man den zuständigen Mitarbeitern Mitsprache, macht sie zugleich mit der Software vertraut und konsolidiert den gesamten Vertriebsprozess.

2. Stufenweise Implementierung

Da man durch Scrum die Probleme statisch strukturierter
Projektplanung aufheben will, muss die Implementierung der Softwarebausteine
stufenweise erfolgen. So behalten Projekte maximale Agilität und
Reaktionsvermögen. Entstehende Probleme, wie beispielsweise inkompatible
Softwareschnittstellen, werden damit frühzeitig erkannt und gelöst. Sollten
sich die Anforderungen oder Rahmenbedingungen während des Projekts verändern,
kann ebenfalls blitzschnell mit entsprechenden Korrekturen und Planänderungen
reagiert werden.

Durch die iterative Vorgehensweise sind nur Teile der Software
von derartigen Problemen betroffen: Alle zukünftigen Implementierungsschritte
(Sprints) können diese dann von Anfang an berücksichtigen. Zudem können neue
Ideen und Verbesserungsvorschläge schon während des Prozesses entstehen und
direkt eingesetzt werden. Das spart nicht nur Zeit und Geld, sondern ermöglicht
auch das Potential des Software-Projekts besser auszuschöpfen.

3. Lessons Learned

Am Ende jedes Sprints, also nach jedem Projektabschnitt, findet bei Scrum ein Lessons Learned Meeting statt. Dabei diskutieren die beteiligten Mitarbeiter, welche Erfolge erzielt wurden, wo Verbesserungen möglich sind und wie diese im nächsten Sprint berücksichtigt werden können. Diese Retrospektive hat durch die iterative Natur von Scrum den Vorteil, während des Projektes immer wieder eingesetzt werden zu können.

Im Gegensatz zu einem Projektrückblick, der nach der vollständigen Implementierung eines Systems folgt, kann Scrum schneller und effektiver auf entstandene Probleme eingehen und zukünftige Sprints effizienter machen. In kleinen Etappen entsteht dadurch ein Lernkurve, die das gesamte Projekt überspannt und sich durchgehend entwickelt.

4. Strukturierte Vorgehensweise

Scrum ist zwar agil und flexibel, aber dadurch noch lange nicht chaotisch. Im Gegenteil, Scrum funktioniert durch strukturiertes Vorgehen und klar definierte Rollen. Der Product Owner definiert gemeinsam mit dem Entwicklerteam die Produkteigenschaften, bestimmt nach Sprintabschluss die fertiggestellten Anforderungen und hält regelmäßig Rücksprache mit den Stakeholdern (z.B. Kunden oder Anwender). Das Entwicklerteam ist dann unter Moderation des Scrum Masters für die Umsetzung verantwortlich.

Diese geschieht ebenfalls sehr geordnet und nach Regeln, welche
der Scrum Master bestimmt. Die Use Cases werden im Backlog festgehalten und
nach Sprints gegebenenfalls vom Product Owner angepasst. Im Sprint Backlog
dagegen werden die Anforderungen an den nächsten Sprint gesammelt. Durch die
klare Strukturierung der Vorgänge ist ein reibungsloser Ablauf und effiziente
Zeitnutzung garantiert.

5. Fortschritte und Zuständigkeit transparent

Wichtig für den Erfolg eines geplanten Softwareprojekts, ist Transparenz. Durch die ständige Aktualisierung der erledigten und ausstehenden Aufgaben im Product und Sprint Backlog, ist der Stand des Projekts zu jeder Zeit sichtbar. Der Fortschritt des Entwicklerteams und die voraussichtliche Zeit bis zur Fertigstellung der nächsten Sprints lässt sich so leicht einschätzen. Zudem erlaubt die hohe Transparenz von Scrum den Stakeholdern, dass Projekt mühelos zu verfolgen und Anpassungen vorzuschlagen, sollten sie Problempunkte feststellen.

Da durch die von Scrum eingesetzten Rollen auch die Zuständigkeiten im Projekt klar definiert sind, ist die Reaktion auf entstehende Hindernisse oder spontane Planänderungen stets unkompliziert. Jeder Beteiligte weiß, wo der eigene Verantwortungsbereich endet und ein anderer beginnt.

Die genannten Gründe zeigen: Die Effizienz und Agilität von Scrum darf keinesfalls unterschätzt werden. Vor allem bei der Implementierung von IT-Systemen bringt Scrum seine Stärken zum Einsatz. Beispielsweise für die Einführung von CRM-Systemen, die den Kundenprozess digitalisieren, eignet sich die Scrum-Methode besonders. Mitarbeiter im Customer-Service können von Anfang an Mitwirken und die Software an ihre spezifischen Bedürfnisse oder Kundenbereiche anpassen, sich somit schnell mit dem Programm vertraut machen und das Projekt kann mühelos auf Änderungen in der Kundenstruktur oder dem Produktangebot des Unternehmens eingehen.

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Falls Sie an weiteren Hinweisen zu effizientem Projektmanagement – insbesondere bei CRM-Systemen – interessiert sind, lohnt es sich einen Blick in dieses E-Book von Sybit zu werfen. Darin werden typische Stolpersteine behandelt, auf die Sie bei Ihrem Projekt stoßen können, und erklärt, wie Sie diese vermeiden.

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Autor: Robert Geppert, CCO (Chief Customer Officer) bei der Sybit GmbH

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Über Sybit:

Sybit gehört zu den besten Digitalagenturen Deutschlands und seit Sommer 2018 auch zur itelligence group. Sie sind Experten für individuelle End-to-End Customer Journeys, kreieren digitale Erlebniswelten über die man spricht und gestalten so lebendige Kundenbeziehungen, die von Dauer sind. Als SAP Gold-Partner bieten sie ihren Kunden eine ganzheitliche Prozessberatung: von der Analyse und Strategieplanung über Design, Implementierung und tiefe Integration bis hin zu umfassenden Supportdienstleistungen. Mit über 1.500 erfolgreich durchgeführten Projekten sind sie führende Experten für die digitale Transformation in den Branchen Fertigungsindustrie, Konsumgüter, Dienstleistung und Medien.

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Daten sind längst zur wichtigsten Ressource der Informationsgesellschaft geworden. Sie helfen Unternehmen bei der Analyse von Kundenbewegungen oder unterstützen sie bei der Entscheidungsfindung über neue Produkte und ihre Vermarktung. Erfahren Sie in diesem Beitrag mehr über Data-driven Marketing.

Data-driven Marketing: Mehrwerte aus Daten schaffen

In Zeiten umfassender Vernetzung entstehen Daten in riesiger Menge und aus unterschiedlichen Quellen, von der Produktion über die klassische Verwaltung bis hin zu den sozialen Netzwerken. Erfassen und analysieren Unternehmen diese Daten, können sie auf dieser Basis zielgerichtete und personalisierte Marketing-Kampagnen starten – und zwar weitgehend automatisiert. Möglich wird dieses datengetriebene Marketing durch moderne Technologien wie Cloud Computing, Echtzeit-Datenverarbeitung und Künstliche Intelligenz.

Data-driven Marketing bedeutet aber mehr als nur den Einsatz von Technologie. Als ganzheitliches Konzept wirkt es sich nachhaltig auf die Unternehmenskultur und die gesamte Wertschöpfungskette aus, verändert Unternehmen im Zweifel also fundamental. Umso wichtiger ist es, bei der Umsetzung des Konzepts gründlich vorzugehen. Der IT-Dienstleister Macaw empfiehlt die folgenden fünf Schritte.

1. Business Case formulieren

Unternehmen brauchen einen Business Case, in dem sie definieren, an welchen Stellen welche Daten ihre Entscheidungen unterstützen sollen. Nicht alle Daten helfen bei allen Entscheidungen, deshalb ist es im Vorfeld erfolgskritisch, die Einsatzszenarien und Erkenntniserwartungen konkret zu beschreiben. Aus Definition und Use Case lassen sich die weiteren Schritte ableiten.

2. Die Qualität in den Mittelpunkt stellen

Die Tatsache, dass Daten in großen Mengen bereitstehen, könnte dazu verführen, sich nur wenig um ihre Qualität zu kümmern. Aber das Gegenteil ist notwendig: Datengetriebenes Marketing kann nur mit Daten erfolgreich sein, die in hinreichender Qualität vorliegen. Die richtige Menge und die nötige Qualität zu gewährleisten, ist daher ein unerlässlicher Schritt auf dem Weg zum Data-driven Marketing. 

Die Aufbereitung der Daten umfasst die Konsolidierung von Stamm- und Kundendaten ebenso wie die Einbeziehung weiterer Informationen wie Transaktionsdaten aus laufenden Geschäften oder externe Daten aus sozialen Netzwerken. Durch die Bereitstellung von „Right Data“ oder „Smart Data“ lässt sich die Datenmenge begrenzen und die Qualität der Daten verbessern. Damit steigt die Effizienz ihrer Nutzung.

3. Die richtigen Technologien bereitstellen

Cloud-basierte Datenbanken können große Datenmengen schnell verarbeiten. Aber erst Künstliche Intelligenz ist in der Lage, daraus neue Erkenntnisse zu extrahieren. Mit Machine Learning trainierte Algorithmen sind etwa in der Lage, dem menschlichen Auge verborgene Zusammenhänge in großen Mengen unstrukturierter Daten sehr schnell zu erkennen und damit neue Erkenntnisse für die Entscheidungsfindung zu liefern. Unternehmen sollten so früh wie möglich anfangen, den Einsatz von KI zu evaluieren; die Technologie dafür ist reif und leistungsfähig genug.

4. Kompetenzen aufbauen

Data-driven Marketing ist aber selbst dann noch eine Sache für Fachkräfte, wenn KI schon wertvolle Hilfe geleistet hat. Für datengetriebene Geschäftsmodelle benötigt jedes Unternehmen entsprechende Fachkräfte: IT-Experten, die Daten sammeln und aufbereiten oder Prozesse modellieren; Data Scientists, die Algorithmen programmieren und trainieren; Data Specialists aus der Marketingabteilung, die die richtigen Fragen an die Daten stellen und die richtigen Schlüsse aus den KI-gestützten Analysen ziehen. Die fachliche Expertise für diese Tätigkeiten ist in der Regel bereits vorhanden, die technischen Kompetenzen können Unternehmen über interne Weiterbildung aufbauen. Zudem erhöhen Unternehmen durch solche internen Lösungen bei der eigenen Belegschaft die Akzeptanz für datengetriebene Geschäftsmodelle und den Einsatz moderner Technologien.

5. Pilotprojekte definieren

Wer über die notwendigen Daten in guter Qualität verfügt und qualifizierte Mitarbeiter hat, sollte am besten mit einem kleinen, überschaubaren Pilotprojekt in das datengetriebene Marketing starten, beispielsweise mit einer einzelnen Kampagne. Dadurch können Unternehmen Erfahrungen sammeln, die erforderliche digitale Infrastruktur aufbauen und anpassen und das interne Know-how schärfen. All das hilft Unternehmen bei weiteren Projekten, die sie bereits beim Start einplanen sollten, damit sie die erprobten Technologien und Methoden für die Datenanalyse unternehmensweit ausrollen können. Denn von den ersten Erfahrungen wird nicht nur das Marketing profitieren, sondern das komplette Unternehmen – bis hinauf zur Chefetage.

„So gut sie auch gemeint ist, die klassische Kundenbetreuung mit ihren konventionellen Methoden reicht bei Weitem nicht mehr aus, denn das Verhältnis zwischen Unternehmen und Kunden hat sich radikal verändert“, erklärt Uli Wolter, Managing Director bei Macaw Deutschland. „Die Ansprüche von Kunden sind massiv angewachsen und der Wettbewerb ist so hart wie nie zuvor. Unternehmen tun gut daran, die Haltung gegenüber ihren Kunden zu überdenken: sie müssen den Kunden in den Mittelpunkt ihres Agierens stellen und eine regelrechte Kundenkultur entwickeln. Data-driven Marketing ist ein essenzielles Werkzeug dafür.“

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