Prozessmanagement: typische Schwächen im Mittelstand

Prozessmanagement: typische Schwächen im Mittelstand

Ohne optimal justierte Prozesse laufen Digitalisierungsbemühungen schnell ins Leere. Der ERP-Hersteller proALPHA kennt die typischen Schwachstellen in Prozessen mittelständischer Betriebe und erklärt, wie man diese durch Prozessmanagement behebt – nicht nur im Zuge einer ERP-Einführung.

Prozessmanagement: typische Schwächen im Mittelstand

Von jeher dient ERP-Software als zentraler Datenhub für viele Abteilungen eines Unternehmens, von Konstruktion über Einkauf und Produktion bis hin zu Service und Rechnungswesen. Heute übernehmen ERP-Lösungen noch eine zweite, wichtige Aufgabe: Mittels Workflows steuern sie ganze Geschäftsprozesse – und übernehmen das Prozessmanagement über Abteilungen, geographische Niederlassungen oder sogar Unternehmen hinweg. Die Abläufe entlang der Supply Chain sind dafür ein gutes Beispiel.

Meist beginnt die Definition dieser Prozesse mit der Einführung eines ERP-Systems. Denn werden mehrere Insellösungen durch ein zentrales Gesamtsystem ersetzt oder wird ein bestehendes ERP-System durch ein neues abgelöst, ist der Blick auf die Prozesse zwangsläufig. Aber auch unabhängig von einem IT-Projekt lohnt es sich, Abläufe regelmäßig zu überprüfen und zu optimieren. Denn die Anforderungen von Kunden, Geschäftspartnern oder auch Regulierungsbehörden ändern sich ständig.

Schwachstellen offenlegen

Um Abläufe festzuhalten, nutzen viele Unternehmen immer noch Tabellen oder Textdokumente. Für Prozessbeschreibungen sind diese Formate jedoch nicht ideal. Denn sie lassen Raum für Interpretation, ein Vergleich verschiedener Alternativen ist nicht möglich. Dagegen hilft eine graphische Darstellunstrukturiert und übersichtlich typische Prozess-Schwachstellen aufzudecken:

  • Unstimmigkeiten in den Abläufen: Verschiedene Personen haben unterschiedliche Meinungen über die genauen Prozessschritte und ihre Abfolge
  • Doppelarbeiten: Dieselbe Aufgabe wird mehrfach, an verschiedenen Stellen und zu unterschiedlichen Zeitpunkten im Prozess, durchgeführt
  • Fehlende Standards: Zu einem Prozess gibt es mehrere Varianten, etwa, wenn bei der Verarbeitung von Post- und E-Mail-Eingangsrechnungen unterschiedlich verfahren wird
  • Undurchsichtige Regeln: Es fehlt ein klares Regelwerk, beispielsweise für Zuständigkeiten oder Grenzen für Freigaben
  • Hohe Abstimmungsaufwände: Ein Prozess durchläuft viel „Ping-Pong“ zwischen Abteilungen und teils auch Systemen. Dies führt zu unnötig langen Laufzeiten

Geschäftsprozess-Designer im Prozessmanagement: Visualisierung schlägt Text

Mit Anwendungen für die Geschäftsprozessmodellierung können Unternehmen diese Produktivitäts-Killer identifizieren und effizientere Prozesse definieren. Während des Re-Engineerings lassen sich so Prozessvarianten einfach durchspielen und vergleichen. Parallel werden die Prozesse direkt dokumentiert. Damit unterstützt diese Software auch Anforderungen aus dem Qualitätsmanagement, aus Zertifizierungen sowie aus gesetzlichen Regularien – wie etwa die Verfahrensdokumentation nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Erst der Prozess, dann das System

Im Rahmen einer ERP-Einführung sorgt eine Modellierungssoftware noch für einen weiteren Pluspunkt: Alle Projektbeteiligten verständigen sich über neue Abläufe, noch bevor der erste Consultant oder Entwickler an die Software Hand anlegt. Ganz „nebenbei“ entsteht so auf effiziente Weise eine vollständige Beschreibung der Anforderungen an das ERP-System. Denn die Prozesse werden anschließend in die Workflows im ERP-System überführt. Damit dies gelingt, muss eine Geschäftsprozess-Design-Software einiges leisten:

  • Abbildung von Organisationsstrukturen in Form von Organigrammen
  • Übersichtliche Darstellung einer Hierarchie von Prozessen
  • Klare und einfache Modellierungsmethoden, mit so vielen Modellierungselementen und Regeln wie nötig und so wenig wie möglich
  • Intuitive Visualisierungen, die Prozesse für alle verständlich machen
  • Weiterführende Dokumente wie Benutzerhandbücher, Formulare, Prüflisten u.a. müssen hinterlegbar sein
  • Vergleichbarkeit der entstandenen Modelle
  • Einfache Wege, Modelle mit anderen zu teilen, sei es in Form von Grafiken, PDF- oder Word-Dokumenten

Um das Denken in Prozessen zu unterstützen, gilt es insbesondere, Schnittstellen aufzuzeigen. So wird offensichtlich, wo und wann sich Zuständigkeiten und die verwendeten Systeme ändern. Überall dort besteht erhöhter Abstimmungsbedarf. Hier lohnt es sich als erstes hinzuschauen. Denn an den Schnittstellen ergibt sich oft das größte Optimierungspotenzial.

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Internationaler Erfolg beginnt im Rechnungswesen

Internationaler Erfolg beginnt im Rechnungswesen

Wer im Ausland gewinnbringend produzieren oder verkaufen will, muss zuallererst organisatorisch die richtigen Schritte einleiten.

Internationaler Erfolg beginnt im Rechnungswesen

Andere Länder, andere Sitten – und andere Regeln

Andere Länder, andere Sitten – und andere Regeln. Das gilt insbesondere im Finanzbereich. Nicht nur auf anderen Kontinenten, sondern auch bei unseren europäischen Nachbarn läuft das Rechnungswesen unter anderen Vorzeichen. Der ERP-Hersteller proALPHA erklärt, was beim Schritt ins Ausland zu beachten ist.

Bei der Expansion ins Ausland wird ein Schlüsselfaktor gerne außer Acht gelassen, das Rechnungswesen. Denn trotz internationaler Standards bestehen in anderen Ländern für die Rechnungslegung lokale Vorschriften und Besonderheiten. Nur zwei von vielen: In Frankreich beispielsweise arbeitet man nicht mit Kontenrahmen. Unternehmen, die hier tätig sind, müssen ihre Bücher unter Beachtung des zentral vorgegebenen Allgemeinen Kontenplans, des Plan Comptable Général, führen. Und in einigen Ländern schreiben die Steuerbehörden für die Datenübermittlung spezifische Formate vor, in Polen seit 2016 zum Beispiel das Standard Audit File (SAF-T).

Worauf müssen Unternehmen also achten, wenn sie bei der Internationalisierung nicht auf dem „falschen Fuß“ erwischt werden wollen?

Recht ist nicht gleich Recht

Die Klärung rechtlicher Aspekte wie Rechtsform und Firmierung ist nur der erste Schritt. Während es in einigen Ländern vollkommen ausreichend ist, eine Betriebsstätte zu eröffnen, erfordern andere Staaten zwingend die Gründung eines rechtlich selbständigen Tochterunternehmens. Zudem ist es in China beispielsweise nötig, den Firmennamen in Mandarin zu übersetzen. Auch eine frühe Recherche zu nötigen Konformitätsnachweisen und Zertifikaten erspart so manche böse Überraschung.

Ebenso unabdingbar ist die Kenntnis abweichender Rechnungslegungsvorschriften. ERP-Anbieter wie proALPHA unterstützen hierbei mit entsprechenden Lokalisierungs-Komponenten. Sie gewährleisten, dass für ein Land die Buchhaltung rechtskonform bis hin zur entsprechenden Gewinn- und Verlustrechnung abgewickelt wird. Ein „Klassiker“: Unternehmen müssen zwischen Gesamtkostenverfahren, Umsatzkostenverfahren oder einem gemischten Ansatz, mit oder ohne Work in Process (WIP), wählen können.

Kommen neben der Rechnungswesen-Software weitere Spezialanwendungen zum Einsatz, etwa für die Konzern-Konsolidierung, so müssen Unternehmen von Anfang an den laufenden Pflegeaufwand im Auge behalten. Im Idealfall holt sich die Spezialanwendung neben Kontenplan und Währungen auch bereits alle Buchungen aus dem ERP-System, um so Fehlerquellen und unnötige Doppelarbeiten zu vermeiden.

Behörden richtig und rechtzeitig informieren

Nicht zu unterschätzen ist das Meldewesen. So fordern zum Beispiel die ungarischen Steuerbehörden unmittelbar Informationen zu gestellten Rechnungen – und zwar in bis zu drei Währungen, nämlich in Euro, in Forint sowie in einer eventuellen Drittwährung. Unternehmen, die ihre Verwaltung auch im Ausland effizient und digital organisieren wollen, informieren sich am besten bereits, bevor sie den Betrieb im Ausland aufnehmen. Nur so können sie sichergehen, dass sie die rechtlichen Rahmenfaktoren analog zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) abbilden. Einige ERP-Systeme haben dies bereits fertig „an Bord“.

Auch der Fiskus tickt anders

Steuerlich gibt es ebenfalls zahlreiche Aspekte zu berücksichtigen. Eine Recherche, welche Steuerbefreiungen oder Steuervereinfachungen man in Anspruch nehmen kann, lohnt sich in jedem Fall. Werden Mitarbeiter entsandt, sollte rechtzeitig geklärt werden, von welcher Gesellschaft die Lohnsteuer zu entrichten ist. Außerdem müssen Steuergebiet und Land nicht zwingend identisch sein. So gibt es Länder wie die USA, die regional unterschiedliche Steuerregelungen aufweisen, etwa bei der Umsatzsteuer. Eine Rechnungswesen-Software muss hier ausreichend flexibel sein und die Steuergebiete bei Bedarf bis auf Postleitzahlen-Ebene definieren können.

Förderungen nutzen

Die öffentliche Hand unterstützt expandierende Unternehmen mit zahlreichen Beratungs- und Förderangeboten. Institutionen wie das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle oder die German Trade & Invest helfen Mittelständlern bei der Suche nach Fördermitteln. Hier ist das Timing entscheidend: In der Regel müssen Anträge im Vorhinein gestellt werden.

Risiken abschätzen und absichern

Das Auslandsgeschäft bringt deutlich höhere Risiken mit sich. Und dazu gehören nicht nur unbekannte Märkte und Geschäftspraktiken. Zusätzlich zu mit Bürgschaften absicherbaren Kredit- und Währungsrisiken bestehen im Geschäftsverkehr außerhalb der EU Ausfuhr- und Zahlungsbeschränkungen. So gelten beispielsweise für eine ganze Reihe von Ländern verschiedenste Embargo-Regelungen. Und auch das Forderungsmanagement stellt auf dem internationalen Parkett noch mal besondere Anforderungen. Von der Bürgschaftsverwaltung bis zur Anbindung internationaler Auskunfteien, von Kurssicherungsgeschäften bis zum Factoring: Die Komplexität des Rechnungswesens in vielversprechenden Absatzmärkten ist nicht zu unterschätzen. Sie lässt sich aber mit Hilfe von auf das Auslandsgeschäft ausgelegter Software durchaus meistern.

Mitarbeiter weltweit unterstützen

Wer den Schritt ins Ausland wagt, muss nicht nur sicher gehen, dass bestehende Systeme die rechtlichen und steuerlichen Rahmenbedingungen abbilden. Mitarbeiter rund um den Globus sollten mit einem Buchhaltungs- und ERP-System ganz „natürlich“ arbeiten können. Dazu gehört zunächst eine Oberfläche in Landessprache. Ferner müssen Eingaben in jeder Sprache möglich sein. Eine Unterstützung von Unicode und von mehreren Währungen ist daher heute zwingend erforderlich. Ein Aspekt, der dabei leicht übersehen wird, sind unterschiedliche Datumsformate sowie Zeitstempel in Verbindung mit den weltweiten Zeitzonen. Dies ist für eine revisionssichere Erfassung von Belegen unerlässlich.

Reporting und Controlling von Anfang an im Blick

Zu den wichtigsten vorbereitenden Aufgaben gehört das Datenmodell für mehrere Mandanten. Berücksichtigt die Datenarchitektur bereits zu Beginn die gewünschten Auswertungen und Konsolidierungen, erspart dies der IT später im Reporting viel Arbeit.
Neben den vertrieblichen Erwägungen sind also auch zahlreiche Faktoren aus dem Rechnungswesen entscheidend für den erfolgreichen Weg ins Nachbarland oder nach Übersee. Wer sich die richtigen Fragen zu Organisation und Rechnungswesen zu Beginn der Auslandsaktivität stellt, startet den Schritt ins Ausland auf dem richtigen Fuß.

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Sieben gute Gründe, die manuelle Eingangsrechnungsverarbeitung ins Archiv zu verbannen

Durchschnittlich drei von vier Rechnungen erhalten Unternehmen heute noch auf Papier. Auch den Weg von der Poststelle über die Prüfung bis zur Zahlung legt eine Rechnung meist als Papierbeleg zurück. Dabei sprechen gleich mehrere Gründe dafür, auf elektronische Rechnungsverarbeitung umzustellen und den Prozess zu automatisieren. Der ERP-Hersteller proALPHA hat die Argumente gegen manuelle Eingangsrechnungsverarbeitung zusammengefasst.

Sieben gute Gründe, die manuelle Eingangsrechnungsverarbeitung ins Archiv zu verbannen

60 Prozent der Unternehmen bevorzugen heute immer noch eine Rechnung auf Papier. Und kommt dennoch eine per E-Mail, wird sie zunächst ausgedruckt. Nicht nur ein langwieriges, sondern auch ein kostspieliges Unterfangen. Das Festhalten an „bedrucktem Holz“ könnte daran liegen, dass nur sieben Prozent der Rechnungsempfänger die exakten Kosten für die Verarbeitung ihrer Eingangsrechnungen kennen. Dabei sprechen nicht nur die Kosten dafür, die manuelle Eingangsrechnungsverarbeitung ad acta zu legen:

Die klassische Papierrechnung wird in vielen Unternehmen erst zugeordnet und kontiert, nachdem die Rechnungsdaten manuell erfasst wurden. Manuelle Eingaben sind jedoch sehr fehleranfällig und führen oft zu umfangreichen Nachbearbeitungen. Zuordnung und Kontierung verzögern sich dadurch erheblich. Besonders drastisch ist dies bei Sammelrechnungen. Hier führen Fehler oft zum Stopp des Genehmigungsprozesses.

Nach dem Abtippen der Rechnungsdaten folgt die zeitaufwändige manuelle Prüfung der steuerrechtlichen und betrieblichen Anforderungen. Formfehler wie etwa fehlende steuerrechtliche Pflichtangaben führen nicht selten zu weiteren Verzögerungen. Erschwerend kommt hinzu, dass international agierende Unternehmen die jeweils nationalen Regeln einhalten müssen. Werden fehlerhafte Rechnungen freigegeben, kann dies zur Folge haben, dass in einer späteren Betriebsprüfung der Vorsteuerabzug gestrichen wird.

Für die fachliche Prüfung finden sich selten alle nötigen Daten an einem zentralen Ort. Bevor ein Mitarbeiter die Rechnung als geprüft weitergeben kann, muss er sich die Bestellung, Rahmenvereinbarungen oder die mit dem Lieferanten individuell ausgehandelten Zahlungsmodalitäten erst zusammensuchen. Statt die Belege rasch abzuarbeiten, müssen die Mitarbeiter suchen und nachfragen. Dies führt zu weiteren Verzögerungen. Ein Teufelskreis.

Interne und externe Vorgaben, wie die GoBD, haben zwar zu einer Dokumentation und Standardisierung von Abläufen geführt. Aber ohne Digitalisierung ist die Einhaltung der Vorschriften nicht nachvollziehbar.

Die Genehmigung und Buchung von unstrukturierten Rechnungsdaten kann, so der Verband elektronische Rechnung, bis zu 100 Tage in Anspruch nehmen. Dies führt zu konkreten, finanziellen Nachteilen. Denn die Möglichkeit zum Skontoabzug geht verloren.

Werden Rechnungen zu spät bezahlt, ist dies nicht nur ärgerlich für den Lieferanten. Bei hochspezialisierten, kleineren Anbietern führt dies mitunter rasch zu Liquiditätsengpässen – was wiederum nachfolgende Lieferungen verzögert. Ferner kann es sein, dass Lieferanten bei regelmäßiger verspäteter Zahlung die Kosten einer späten Zahlungsabwicklung in ihre Angebote einpreisen. Höhere Einkaufskosten sind die Folge.

E-Invoicing-Experten geben die Vollkosten des papierbasierten Rechnungseingangsprozess mit 17,60 Euro pro Beleg an. Die Verarbeitung einer elektronischen Eingangsrechnung schlägt ihnen zufolge nur mit 6,40 Euro zu Buche. Das Einsparpotenzial durch elektronische Rechnungen liegt also bei mindestens 60 Prozent. Andere Experten gehen sogar von bis zu 90 Prozent Zeitersparnis aus.

Experten rechnen mit 17,60 Euro für einen papierbasierten Rechnungseingangsprozess

Eine elektronische Abwicklung bietet neben Kostenvorteilen auch Chancen für zusätzlichen Produktivitätsgewinn. In einer Studie von ibi research an der Universität Regensburg gab jedes dritte Unternehmen an, seine Kostensituation hätte sich nach Einführung eines elektronischen Rechnungsempfangs spürbar verbessert. Bei knapp 40 Prozent wurden Abläufe durchgängiger, bei 45 Prozent verringerten sich die Bearbeitungszeiten. Und immerhin 20 Prozent können jetzt mehr Skonto nutzen.

Experten weisen in dem Zusammenhang auch darauf hin, dass es mit der simplen Eins-zu-Eins-Übertragung manueller Abläufe in die digitale Welt nicht getan ist. Deutlich höhere Effizienzsteigerungen lassen sich erzielen, wenn Unternehmen sämtliche relevanten Abläufe überarbeiten und Workflows standardisieren.

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Der entscheidende Tipp von proALPHA zum Thema revisionssichere Archivierung von Daten und Belegen

proALPHA gibt einen Tipp zur revisionssicheren Archivierung von Daten und Belegen:

Der entscheidende Tipp von proALPHA zum Thema revisionssichere Archivierung von Daten und Belegen

Revisionssicherheit beinhaltet zwei Aspekte: einmal die technische und einmal die organisatorische Seite!

Es reicht nicht aus, ein Dokumentenmanagementsystem einzuführen, das testiert ist und die rechtlichen Vorgaben erfüllt, insbesondere die aus den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Es ist außerdem notwendig, die gesetzlichen Anforderungen in den internen Prozessen zu implementieren, und sicherzustellen, dass diese Prozesse auch eingehalten werden. Zur Sicherstellung verlangt der Gesetzgeber dazu ein Internes Kontrollsystem. Dieses System hat die Aufgabe, spezifische Zugangs- und Zugriffsberechtigungen, Erfassungs- und Verarbeitungskontrollen einzurichten und zu kontrollieren. Ebenso ist für die Prüfung der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit eine aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, die alle System- beziehungsweise Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert. Bei der Frage, wann ein Dokument vernichtet werden darf oder in welchen Fällen statt des Originals die Kopie ausreichend ist, kann ein System wie proALPHA nur unterstützen. Nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Der Steuerpflichtige kann entscheiden, ob Dokumente zusätzlich im Originalformat aufbewahrt werden sollen. Erst wenn beide Seiten adäquat berücksichtigt sind, ist die revisionssichere Archivierung von Daten und Belegen möglich.

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Fünf Gründe für die Integration von ERP und CRM

Fünf Gründe für die Integration von ERP und CRM

ERP fürs Backoffice, CRM für alle Abteilungen mit direktem Kundenkontakten, Integration von ERP und CRM – soweit die klassische Einteilung. Dieses Arbeiten in Silos stößt jedoch zunehmend an seine Grenzen.

Fünf Gründe für die Integration von ERP und CRM

Der ERP-Hersteller proALPHA fordert: Es ist höchste Zeit für die Integration von ERP und CRM und untermauert diese Forderung mit fünf Argumenten.

Vertrieb auf der einen, Auftragsabwicklung auf der anderen Seite: In vielen Unternehmen hat jeder Bereich, historisch gewachsen, noch sein eigenes System. Und das aus gutem Grund. Das Backoffice ist auf die Abwicklung von Bestellungen fokussiert. Neukontakte, Gesprächsnotizen und Angebote sind für die Mitarbeiter dort nicht relevant. Dies steht im Gegensatz zu Vertrieb, Marketing oder Service. Denn diese Abteilungen arbeiten intensiv mit Bestandskunden sowie mit Interessenten. Sie benötigen idealerweise die gesamte Kontakt- und Kaufhistorie.

Inzwischen denken immer mehr Unternehmen über den Abteilungs-Tellerrand hinaus. Sie erkennen: In zahlreichen Geschäftsprozessen und Aufgabenbereichen ist es buchstäblich Gold wert, Informationen aus anderen Abteilungen auf einen Klick parat zu haben.

Fünf triftige Argumente, die für eine integrierte Lösung sprechen:

1. Kürzere Durchlaufzeiten

Bereits in der Angebotsphase sollte geprüft werden, welche Teile und Materialien vorrätig sind oder ob etwas bestellt werden muss. Erteilt ein Kunde den Auftrag, kann das ERP sofort, sogar automatisiert, die Bestellung der benötigten Halbzeuge oder Waren auslösen. Parallel gehen fertigungsrelevante Daten unmittelbar an die Produktionsplanung. Dies alles verkürzt Lieferzeiten und sorgt für höhere Kundenzufriedenheit.

2. Interaktion mit Kunden verbessern

Hat ein Kunde eine Frage zum Stand seines Auftrags, ist der Vertrieb sofort auskunftsfähig. Innen- und Außendienst greifen auf die aktuellen Daten aus der Fertigung zu. Die Zusammenarbeit mit den abwicklungsnahen Bereichen läuft reibungslos, denn es gibt weniger Rückfragen. Angebote sind im ERP ebenso lückenlos nachverfolgbar wie die gesamte Produkthistorie.

3. Zusätzliche Potenziale im Vertrieb erkennen

Ein Blick auf die Orderhistorie unterstützt den Vertrieb dabei, sogenannte Cross- und Upselling-Chancen zu identifizieren, um zusätzliche oder höherwertige Produkte zu verkaufen. Insgesamt ermöglicht eine Integration von ERP und CRM, schnellere Entscheidungen zu treffen, etwa bei der Rabattierung von Waren, die bereits sehr lange im Lager sind und hier hohe Kosten verursachen. Der ad-hoc Einblick in die Lagersituation hilft hier dem Vertriebsmitarbeiter, sofort zu erkennen, wie weit er dem Kunden mit Rabatten entgegenkommen kann und sollte.

4. Strategischer Feinschliff mittels Kundenprofilen

Eine Verknüpfung von CRM- und ERP-Daten ermöglicht außerdem, den Kundenstamm nach langfristig realisierten Margen zu segmentieren. Denn nicht jeder Großauftrag ist auch besonders lukrativ. Welche Aufträge, ganzheitlich betrachtet, besonders ertragreich sind, verrät erst die Auswertung aller Daten aus Vertrieb, Produktion und Kundenservice. Der Vertriebsaußendienst konzentriert sich so auf die besonders attraktiven Zielgruppen. Das spart Ressourcen und steigert den Geschäftserfolg.

5. Produktivitätsschub bei der Stammdatenpflege

Die Pflege von Adress- und anderen Stammdaten in zwei Systemen bedeutet viel Doppelarbeit. Der Aufwand ist beträchtlich, denn neben Kundenstammdaten gilt es, auch Preislisten, Angebote, Zahlungs- und Lieferbedingungen, Zahlungsstati oder den Teilestamm à jour zu halten.

Zwar besteht die Möglichkeit einer technischen Synchronisation. Dies ist für Mittelständler aber eher komplex und teuer. Denn in einem aufwändigen Integrationsprojekt muss genau definiert werden, welche Daten auszutauschen sind und welches das führende System ist. Die Datenhoheit kann von Feld zu Feld unterschiedlich ausfallen, muss also bis auf Feldebene definiert werden. Der Austausch beziehungsweise die Synchronisation der Daten erfolgt meist einmal täglich, in der Regel nachts. Bei Auftragsdaten ist dies jedoch nicht schnell genug. Sie müssen ad-hoc für die Produktionsplanung weitergeleitet werden.

Besser ist es daher, sämtliche Daten fließen von Anfang an in der zentralen Datenbank zusammen. In einem integrierten ERP-/CRM-System haben so alle Mitarbeiter jederzeit Zugang zu sämtlichen relevanten Informationen. Mit den ineffizienten Datensilos ist dann ein für allemal Schluss.

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Studie: Vier Wege zu besseren Prozessen durch Prozessoptimierung

Studie: Vier Wege zu besseren Prozessen durch Prozessoptimierung

Künstliche Intelligenz (KI) spielt für viele Unternehmen eine herausragende Rolle. Für 61 Prozent besitzt sie ein sehr großes Potenzial zur Prozessoptimierung. Dies ergab eine Studie, die teknowlogy | PAC gemeinsam mit dem Business-Software-Anbieter proALPHA durchgeführt hat. Hohe Datenqualität, Process Mining sowie Weiterbildung und Zusammenarbeit tragen ebenfalls zu optimierten Prozessen bei – die Studienergebnisse im Überblick:

Studie: Vier Wege zu besseren Prozessen durch Prozessoptimierung

Für die Studie wurden 100 Firmen aus der Fertigungsindustrie in der DACH-Region befragt, welche Themenbereiche sie in Zukunft priorisieren möchten und welche Rolle ERP-Systeme dabei spielen. Ergebnis: Die meisten Unternehmen gehen davon aus, dass ihnen neue Technologien wie KI bei der Prozessoptimierung helfen. Bisher setzen sie jedoch vor allem etablierte Technologien ein. Dies liegt in vielen Fällen an fehlendem Know-How. Laut den Studienergebnissen führen insbesondere vier Wege zu optimierten Prozessen.

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Einsatz von künstlicher Intelligenz

Auf KI basierende Systeme reduzieren manuelle Prozesse, wodurch Unternehmen Zeit sparen und Fehler reduzieren. Die Nutzungsmöglichkeiten reichen von KI-gestützter Datenanalyse zur Erkennung von Auffälligkeiten und Mustern bis hin zu voll automatisierten und selbststeuernden Prozessen. 61 Prozent der befragten Unternehmen erhoffen sich durch KI verbesserte Prozesse.

Steigerung der Datenqualität

Das zweitgrößte Potenzial für die Prozessoptimierung hat die Erhöhung der Datenqualität: 58 Prozent der Unternehmen erwarten dadurch Verbesserungen der Abläufe, unter anderem durch die Bereinigung von veralteten Datenstämmen. Die Vollständigkeit, Richtigkeit und Eindeutigkeit von Daten werden durch die zunehmende Automatisierung immer wichtiger. Ein in das ERP-System integriertes Data Quality Management trägt zur Qualitätssteigerung bei.

Weiterbildung und Zusammenarbeit

56 Prozent der Befragten glauben, dass Schulungen und Trainings für Mitarbeiter zur Optimierung von Prozessen nötig sind. Erst mit dem passenden Wissen lassen sich die aktuellen Technologien zielgerichtet nutzen. Eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen erachten 48 Prozent als wichtig. Doch dafür müssen Unternehmen historisch gewachsene Silos aufbrechen, sowohl auf technischer als auch organisatorischer Ebene. Denn nur in einer durchlässigen Unternehmensorganisation können wichtige Informationen frei fließen. Reibungs- und nahtlose Abläufe stellen wiederum die Grundvoraussetzung für die Prozessoptimierung dar.

Process Mining

41 Prozent der befragten Unternehmen versprechen sich eine deutliche Verbesserung durch Process Mining. Darunter sind Tools zu verstehen, die aktuelle Prozesse analysieren und Optimierungsmöglichkeiten darstellen. Sie visualisieren die Abläufe, die ein ERP-System steuert, und zeigen, wo diese sich anhand einer geänderten Prozesskonfiguration verbessern lassen. Konkret umfasst Process Mining drei Schritte:  

  1. Discovery: Prozessablauf modellieren und visualisieren
  2. Conformance Checking: Prozessabweichungen erkennen
  3. Enhancement: Verbesserte Prozesse ableiten

Praktische Umsetzung der Prozessoptimierung stockt

Zwischen Erwartung und praktischer Umsetzung besteht jedoch ein teils erheblicher Unterschied. Zwar sehen 61 Prozent der Befragten großes Potenzial bei künstlicher Intelligenz, doch nur 24 Prozent setzen schon Initiativen um. Weitere 40 Prozent befinden sich in der Planung und 26 Prozent in der Diskussionsphase.

Etwas weiter sind die Unternehmen im Bereich abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. 46 Prozent setzen bereits entsprechende Projekte um oder planen diese. Immerhin 48 Prozent kümmern sich bereits aktiv um die Steigerung der Datenqualität und 44 Prozent um Process Mining.

Eric Verniaut, CEO von proALPHA.:

„Die Unternehmen haben viele Möglichkeiten, ihre Abläufe und letztlich sich selbst zu digitalisieren und sogar neu auszurichten. Das geht weit über die reine Prozessoptimierung hinaus, bis hin zu völlig neuen Angeboten und Geschäftsmodellen. Entscheidend ist, diese zu nutzen, sei es Datenqualität, Process Mining oder KI. Wer die Möglichkeiten nutzt, sichert seine Position und seine Wettbewerbsfähigkeit für die Zukunft.“

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ERP aus der Cloud: Mit acht Tipps kann’s losgehen!

ERP aus der Cloud: Mit acht Tipps kann’s losgehen!

Die Cloud ist da: 65 Prozent der Unternehmen in Deutschland verwenden sie, weitere 18 Prozent planen oder diskutieren ihren Einsatz. Das sagt der aktuelle Cloud-Monitor des Branchenverbandes BITKOM (Cloud Monitor 2017, Bitkom). Diese Zahlen belegen, dass es mit der Cloud-Nutzung jetzt so richtig losgeht. Doch die deutschen Unternehmen wandern nicht blindlings in die Wolke, sondern legen einen hohen Wert auf IT-Sicherheit und Datenschutz. Darauf gründet sich die Vorsicht, dass die Informationen im Land bleiben und den hiesigen strengen Regulierungen unterliegen sollen. Gerade die Daten im ERP-System sind besonders sensibel und müssen maximal geschützt werden, da sie unternehmens- und produktionsspezifische Informationen beinhalten.

ERP aus der Cloud: Mit acht Tipps kann’s losgehen!

Ist dies gewährleistet, kann eine Auslagerung von ERP-Anwendungen in die Cloud eine attraktive Alternative oder Ergänzung zu einer On-Premise-Lösung sein. Denn die Flexibilität von ERP aus der Cloud hilft, auf Marktanforderungen schneller und agiler zu reagieren. Die Software wird in den Datenzentren des Anbieters gehostet, wodurch Investitionskosten in Software und Hardware entfallen. Die Anwendungen sind immer auf dem neuesten Stand, da Updates und Backups automatisch erfolgen. Der Zugriff auf das ERP-System erfolgt unabhängig von Ort und Gerät. Und der Cloud-Anbieter gewährleistet Hochverfügbarkeit und Performance, während sich der Kunde Betriebs- und Wartungsaufwand spart.

Vor allem zwei Anwendergruppen profitieren von der innovativen Lösung: schnell wachsende Mittelständler, die über geringe IT-Kapazitäten verfügen, sowie Unternehmen, die ihre Tochtergesellschaften schnell an ihr ERP-System anbinden wollen. Hier sowie in anderen Fällen können auch hybride Lösungen sinnvoll sein.

Doch Cloud-Angebot ist nicht gleich Cloud-Angebot. Damit ERP aus der Cloud zum Erfolg wird, sollten Unternehmen folgende Tipps für ihren Einstieg berücksichtigen:

  • Hochsicherheits-Rechenzentrum in Deutschland: Der Cloud-Anbieter hat strenge Schutzvorkehrungen mit entsprechenden Zertifikaten wie ISO 27001 nachzuweisen. Dabei gewährleistet der Standort Deutschland die Einhaltung der hier gültigen strengen Vorschriften zu Datenschutz und -sicherheit.
  • Hohe Performance und dynamische Skalierbarkeit: Dies lässt sich ebenfalls durch regionale Nähe sowie breitbandige Anbindungen und ausreichende Kapazitäten erreichen.
  • Ausfallsicherheit: Die ständige Verfügbarkeit von Daten und Leistungen sollte garantiert sein. Hybride Lösungen ermöglichen eine fast hundertprozentige Ausfallsicherheit sowie schnelle Wiederherstellung von Daten.
  • Lösung für jeden Bedarf: Am besten stehen verschiedene Cloud-Modelle zur Verfügung. Eine Kombination aus gehosteter Private Cloud, Mietmodell und Betrieb im eigenen Rechenzentrum erfüllt alle Anforderungen.
  • Vernetzung bis zum Arbeitsplatz: Eine ganzheitliche Lösung umfasst den Betrieb der ERP-Anwendung, die Anbindung der Arbeitsplätze über das Netzwerk und den Support für die Mitarbeiter über deutschsprachige Ansprechpartner auf Augenhöhe. Dies steigert die Zufriedenheit der Nutzer und das Unternehmen erhält alles aus einer Hand.
  • Kosten kalkulieren: Statt hoher Anfangsinvestitionen muss das Unternehmen nur genau kalkulierbare Kosten pro Anwender zahlen. Diese richten sich exakt nach der tatsächlichen Nutzung. Zudem bietet die Mietlösung steuerliche Vorteile, da die Ausgaben für die Cloud nicht der Abschreibungspflicht unterliegen.
  • Immer auf dem aktuellen Stand: Automatische Updates und Backups sind selbstverständlich. So spart das Unternehmen internen Betriebs- und Wartungsaufwand, da Cloud-Anbieter durch Service Level Agreements (SLAs) die Aktualisierung ihres Angebots gewährleisten.

Zugriff von überall: Vor allem international tätige Unternehmen sollten darauf achten, dass ihre Mitarbeiter von überall auf der Welt die ERP-Cloud nutzen können. Aber auch vorwiegend in Deutschland aktive Mittelständler profitieren von einfachen mobilen Anwendungen, etwa für den Außendienst oder die Servicemitarbeiter.

Fünf Tipps: Damit Compliance nicht zur Stolperfalle wird

Fünf Tipps: Damit Compliance nicht zur Stolperfalle wird

Das Thema Compliance im Unternehmen ist sehr vielschichtig. Es reicht von der Einhaltung von Umwelt- und Arbeitsschutzvorschriften über den Datenschutz bis hin zu einer ordnungsgemäßen Dokumentenablage.

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