Eine Betriebsprüfung ist immer mit Aufregung verbunden. Geht dann noch das große Suchen los, wird sie zum puren Stress. Damit sich Unternehmen für den Tag X optimal aufstellen, hat der ERP-Hersteller proALPHA neun Praxistipps zusammengestellt.
Entspannt in die digitale Betriebsprüfung: Neun Punkte für eine optimale Vorbereitung
Es gibt schönere Dinge im Leben eines kaufmännischen Leiters als eine digitale Betriebsprüfung. Denn die Menge möglicher Stolpersteine ist enorm. Damit Unternehmen der nächsten Prüfung entspannter entgegensehen können, helfen neun einfache Praxistipps:
1. Datenhaltung
Flattert die Prüfungsanordnung für eine Betriebsprüfung ins Haus, tickt die Uhr: 14 Tage später beginnt in der Regel bei kleineren und mittleren Betrieben die Prüfung. Bei Großunternehmen können es vier Wochen sein. Wer dann erst anfängt, Archive und Datenbanken zu durchforsten, landet unweigerlich im Chaos. Deswegen ist es besser, sämtliche relevanten Informationen bereits so zu speichern, dass sie direkt zum Export für den Prüfer bereitstehen.
2. Verfahrensdokumentation
Der Prüfungsumfang einer Betriebsprüfung kann dabei ganz unterschiedlich ausfallen und sich auf spezielle Steuerarten oder Sachverhalte, Besteuerungszeiträume oder Teilbereiche beziehen: Wie eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung oder die Prüfung der Verfahrensdokumentation. Die Verfahrensdokumentation soll eine lückenlose Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Unterlagen in IT-gestützten Unternehmensprozessen gewährleisten. Daher besteht für jedes Unternehmen in Deutschland die Pflicht, eine Verfahrensdokumentation zu führen, unabhängig von seiner Größe.
3. Prüferzugriff
Der Prüfer kann laut § 147 Abs. 6 AO wählen, wie er auf die Unternehmensdaten zugreift: Beim unmittelbaren Datenzugriff hat er eine Leseberechtigung und greift direkt auf die Systeme des Unternehmens zu. Beim mittelbaren Datenzugriff greift er nicht selbst auf das System zu, sondern liest Auswertungen aus, die er gezielt anfordert. Bei der Datenträgerüberlassung liefert das Unternehmen alle prüfungsrelevanten Daten auf einem Datenträger wie einer CD oder DVD an die Finanzbehörden. In rund 80 Prozent aller Fälle einer digitalen Betriebsprüfung wählen Finanzbehörden diese Zugriffsmethode.
4. Ausbildung und Kontrolle
Dass Prüfer bestimmte Lieblingsthemen in einer Betriebsprüfung haben, ist hinlänglich bekannt. Sie stochern mit Vorliebe in Reise- und Bewirtungskosten, stornierten Rechnungen und Kassenbüchern. Denn hier sind die gesetzlichen Dokumentationspflichten besonders umfangreich. Außerdem ändern diese sich häufig. Damit sich hier keine Fehler einschleichen, helfen regelmäßige Fortbildungen der Mitarbeiter, aktuelle Checklisten sowie ein Kontrollsystem, um verdächtigen Sachverhalten schnell auf die Spur zu kommen.
5. Archivierung
Auch die rechtssichere Aufbewahrung von Dokumenten hat es in sich. Schließlich dürfen die Daten nicht mehr veränderbar sein. Außerdem gilt es auch langfristig den Zugriff zu sichern. Unternehmen, die ein Dokumenten-Management-System (DMS) nutzen, sind hier im Vorteil. Vor allem, wenn dieses bereits als GoBD-konform zertifiziert wurde.
Unter Dokumentenmanagementsystemen (DMS) versteht man eine datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten aller Art. Ziel von DMS-Software ist es nicht nur, sämtliche Daten im Unternehmen zu digitalisieren. DMS-Software dient auch zur Organisation und Koordination von Entwicklung, Überarbeitung, Kontrolle und Verteilung von Dokumenten.
6. Regeln und Rechte
Natürlich müssen sich auch die Finanzbehörden während einer Betriebsprüfung an bestimmte Spielregeln halten. So lässt sich der Prüfungstermin mit triftigem Grund durchaus verschieben. Dazu zählen Hochsaison, Betriebsurlaub, Messetermine oder auch der Jahresabschluss. Außerdem kann das geprüfte Unternehmen beantragen, dass die Prüfung nicht im Betrieb, sondern beim Steuerberater stattfindet. Einen Besuch vor Ort wird sich der Prüfer dennoch in den seltensten Fällen nehmen lassen.
7. Mitarbeiterbriefing
Prüfer dürfen grundsätzlich jeden Mitarbeiter befragen aber nicht über alles und jeden Sachverhalt Es empfiehlt sich daher, dem Prüfer die auskunftsberechtigten Mitarbeiter speziell bekannt zu machen. Der Rest der Belegschaft kann dann auf diese verweisen. Einzige Ausnahme: Fragen zum eigenen Lohn oder Gehalt. Diese müssen von jedem beantwortet werden.
8. Expertenrat
Für ein Unternehmen ist eine Betriebsprüfung eine Ausnahmesituation. Für den Steuerberater des Unternehmens ist sie dagegen Tagesgeschäft: Aufgrund dieser Erfahrung erkennt er schneller, worauf bestimmte Fragen während der Prüfung abzielen, welche Themen im Fokus stehen und wie der Einsatz von statistischen Verfahren einzuschätzen ist. Unternehmen sollten sich dies zunutze machen zumindest bei den Eröffnungs-, Zwischen- und Schlussbesprechungen.
9. Plausibilitätscheck
Selbst wenn keine Betriebsprüfung akut ansteht: Laufende Plausibilitätschecks schaden nie. Dafür geeignete und intuitiv bedienbare Data-Mining- und Analyse-Tools gibt es „stand-alone“ oder bereits im ERP-System integriert. Sie erlauben auch Ad-hoc-Abfragen und Auswertungen auf große Datenmengen.
Gute Vorbereitung senkt das Stresslevel
Auch wenn es sich anders anfühlen mag: Eine Steuerprüfung ist in erster Linie ein formaler Prozess, der bestimmten Regeln folgt. Um Nachzahlungen möglichst zu vermeiden und das Stresslevel in Grenzen zu halten, hilft es daher, seine Rechte und Pflichten zu kennen und sich entsprechend gut vorzubereiten.
