Kategorie: ERP-News

Die Foodbranche ist im Wandel und gerade der Lebensmittelgroßhandel steht vor der Herausforderung, sein Geschäft IT-seitig auf die Anforderungen der digitalen Welt vorzubereiten. Dabei hat die Branche hohe Anforderungen an Dokumentation, transparente Nachweispflichten, Optimierung des Materialeinsatzes, Rückkopplung von Wiegedaten und vieles mehr. Welche ERP-Lösung ist in der Lage, all dies abzubilden und ist trotzdem flexibel genug, auf zukünftige Herausforderungen vorzubereiten? Darüber habe ich mit Norbert Lutz, Geschäftsführer von Lutz Consulting gesprochen. Er hat bereits zahlreiche Lebensmittelgroßhändler bei der Einführung eines passenden ERP-Systems betreut und kennt die Anforderungen und Fallstricke.

ERP im Lebensmittelgroßhandel: „Der Clou liegt in schlanken Prozessen!“

Carsten Schröder: Gibt man bei Google „ERP Lebensmittelhandel“ ein, dann werben unzählige ERP-Anbieter mit der perfekt maßgeschneiderten Food-Lösung und unzähligen Funktionen. Ihr habt Expertise in der Betreuung von Großhändlern im Lebensmittelbereich. Was ist besser: eine spezifische Out-of-the-Box-Branchenlösung oder eine flexibles ERP-System mit Standards, die sich an die branchenspezifischen Bedürfnisse anpassen lassen?

Norbert Lutz: Da hast du Recht! So vielfältig der Lebensmittelgroßhandel, so groß ist auch die Spannweite der möglichen Funktionen, die ein ERP-System umfassen kann. Von Preislisten, Tourenplanung und Verpackungseinheitenabrechnung über Partie- und Chargenabrechnung bis hin zur Zerlegekalkulation und mehr ist das Angebot nahezu überwältigend. Wer soll da den Überblick bewahren?

Der Clou liegt in schlanken Prozessen! Denn der Großhandel zeichnet sich eigentlich durch drei zentrale Kernprozesse aus: Einkauf, Lagerhaltung und Verkauf. Und genau diese Kernprozesse lassen sich mit schlanken ERP-Systemen bereits im Standard sehr gut abbilden, ohne, dass ihre Anwender von den vielen, überdimensionierten Funktionen und Workflows überfordert werden.

„Der Clou liegt in schlanken Prozessen!“

Wir empfehlen daher: Großhändler sollten sich lieber auf schlanke Standardprozesse fokussieren, die sich an branchenspezifische Anforderungen anpassen lassen, anstatt ein komplexes Systemkoloss einzuführen, das ihre Mitarbeiter durch zu viel Branchenspezifika erschlägt.

Carsten Schröder: Dennoch muss ja gerade der Lebensmittelhandel besonders hohe Qualitätsstandards, Gütesiegel und Anforderung an Rückverfolgbarkeit einhalten.  Transparenz ist das A und O. Welche ERP-Funktionalitäten sind für den Lebensmittelgroßhandel essenziell?

Die meisten ERP-Systeme bieten Standardfunktionen wie Finanz- und Rechnungswesen, Stammdaten- und Lagerbestandsverwaltung. Für die Lebensmittelbranche sind darüber hinaus einige weitere Funktionen Pflicht.

Egal, ob ein Großhändler mit Frischware oder Naturkost handelt, einen Gastro-Service bietet oder Lebensmittel importiert –  die Verwaltung des Mindesthaltbarkeitsdatums ist für sie alle unerlässlich. Nach dem Prinzip „First expired – First out“ ordnet das ERP-System die Waren nach Verfallsdatum. So können die Mitarbeiter im Lager die Ware nach ihrem Ablaufdatum für den Versand vorbereiten, um Warenverfall und Überschuss zu vermeiden.

Zusätzlich ist es in der Lebensmittelbranche wichtig, verschiedene Chargen zu führen und eine übersichtliche Auflistung der enthaltenen Zutaten zu ermöglichen. Gerade die Bio-Lebensmittelindustrie basiert auf strikten Regelungen, besonders bei Geschmacksverstärkern oder künstlichen Farb- und Aromastoffen. Jeder Großhändler muss nachweisen können, dass er diese Vorgaben erfüllt. Diese Form der Transparenz und Nachvollziehbarkeit sollten ERP-Systeme bieten.  

„Die Gewichtsaufschlüsselung ist im Lebensmittelhandel essenziell“

Und zuletzt ist im Lebensmittelhandel die Gewichtsaufschlüsselung essenziell. Eine Salami, eine Aubergine oder Birne wiegt nicht immer gleich viel. Diese Variabilität im Gewicht ist in den EAN-Codes enthalten und muss vom ERP-System entsprechend interpretiert werden.

Für diese Werbung sind DIE DIGITAL-WEBER (part of mwbsc GmbH) verantwortlich.

Carsten Schröder: Deine Softwareagentur Lutz Consulting ist langjähriger Lexware Partner und begleitet die Cloud-ERP lexbizz bereits seit ihren Entwicklungsanfängen. Seit kurzem setzt ihr lexbizz sogar bei euch selbst ein. Warum empfehlt ihr gerade Cloud-ERP-Systeme wie lexbizz auch für den Lebensmittelgroßhandel?

Norbert Lutz: Zunächst sind wir insgesamt Verfechter von Cloud-Lösungen für den Mittelstand. Bei KMU sind Cloud-ERP-Systeme auf dem Vormarsch, denn sie sind flexibler und anpassbarer als ihre On-premise-Vorgänger oder Konkurrenz. Da man lediglich ein Internetfähiges Device benötigt, um sich ins System einzuwählen, können Unternehmen von überall aus auf die Daten zugreifen. Wie essenziell dieser Umstand für den Geschäftserhalt ist, sehen wir ja ganz aktuell während Corona.

„Cloud-ERP ist flexibel und anpassbar“

Nehmen wir die Cloud-ERP lexbizz als Beispiel, mit der wir bereits sehr gute Erfahrungen gemacht haben. Die Cloud-Lösung ist insgesamt kostengünstig, da keine Hardware angeschafft und gewartet werden muss. Sie verfügt über schlanke, leicht implementierbare Standardprozesse, die wie eine Art „Schnell-Digitalisierung“ wirken und immense Produktivitätssteigerung mit sich bringen. Und da sie alle Unternehmensbereiche digital miteinander vernetzt und in Echtzeit miteinander synchronisiert, greifen alle Abläufe perfekt ineinander. Das spart Zeit, Kosten und Nerven der Mitarbeiter.

Viele unserer Kunden aus der Lebensmittelbranche profitieren genau von diesen Vorteilen. Einer unserer Kunden, der Fleischwaren an vielfältige Abnehmer verkauft, hat etwa den Corona-bedingten Lockdown genutzt, um sein gesamtes Unternehmen in lexbizz zu überführen. Angefangen von der Auftragsverwaltung über das Bestandsmanagement bis hin zur Warenwirtschaft, die Buchhaltung und den Vertrieb. Dank der einfachen Benutzerführung, der einheitlichen Standardprozesse und hilfreichen Automatisierungen konnte er fünf Mitarbeiter in kürzester Zeit onboarden.

Außerdem profitiert er davon, dass die Cloud-ERP lexbizz nicht nur seine branchenspezifischen Ansprüchen genügt, sondern auch grundsätzlich wichtige Features bietet, die ein erfolgreiches Unternehmen auf Wachstumskurs benötigt: Nämlich Flexibilität in der Auftragserstellung und -abwicklung sowie Kundenzentrierung durch Kaufhistorien und smarte Datenauswertungen, mittels derer das Unternehmen seinen Kunden individuelle Angebote und Rabatte ermöglichen und die Kundenbindung erhöhen kann. Der Kunde profitiert auch von digitalen Vertriebsmodulen, mit denen die Vertriebsmitarbeiter beim Abnehmer vor Ort exzellente Services wie Sofort-Auskünfte, Bestellabwicklungen und vieles mehr bieten können.

Carsten Schröder: lexbizz positioniert sich ja als Standard-Plattform für den Mittelstand.  Die besondere Branchenexpertise, die der Lebensmittelgroßhandel benötigt, bietet ihr als Implementierungspartner. Welche Erfahrungen habt ihr hinsichtlich der Anpassung der Standardlösung lexbizz gemacht? 

Norbert Lutz: Aus eigener Erfahrung können wir sagen, dass die Cloud-ERP lexbizz sehr gut für den Großhandel geeignet ist. Neben den klassischen Standardfunktionen wie Einkauf, Verkauf, Lagermanagement und Finanzbuchhaltung sind zusätzlich bereits viele Funktionen enthalten, die ein Lebensmittelgroßhandel benötigt. Damit erfüllt lexbizz die eingangs erwähnten, schlanken Prozesse und bietet gleichzeitig spezielle Branchenfunktionalitäten, die wichtig sind.

Unsere Lebensmittelkunden profitieren im Standard bereits von:

• Verschiedenen Artikeleinheiten für Einkauf und Verkauf
• Handelseinheiten, d.h. nicht jedes Stück eines Artikels hat das gleiche Gewicht, sondern diese sind variabel
• Möglichkeiten, die Unter- und Überlieferungsschwellen aufgrund der Handelseinheiten einzustellen
• Chargennummernverwaltung mit Ablauf (MHD)
• Barcodeerkennung von EAN13 und GS1
• Hinterlegung der verschiedenen Einheiten-Barcodes im Artikel

Dank der flexiblen Cloud-Architektur kann ich als Implementierungspartner sehr leicht Anpassungen vornehmen. Das reicht von individuell benötigen Feldern und Eigenschaften bis hin zu Auswertungen, Dashboards und Berichten.

„Implementierungspartner können Anpassungen vornehmen“

Doch auch komplexere Anforderungen konnten wir mit lexbizz realisieren. Wir haben für einen Lebensmittelgroßhandels-Kunden über die offene API auch eine eigene App erstellt zur Erleichterung des Kommissionierungsprozesses bei unterschiedlichen Warengewichten direkt über den Bestellzettel.  Auch diese Anbindung an lexbizz war sehr gut möglich.

Carsten Schröder:  Genau diese technologische Offenheit und Anpassbarkeit zeichnet die ERP-Plattform lexbizz aus, denn in unserer schnelllebigen Welt ermöglicht sie es Unternehmen, auf unvorhersehbare Entwicklungen schnell reagieren zu können. Was sind denn aus deiner Sicht wichtige Herausforderungen, die der Lebensmittelgroßhandel auf dem Schirm haben sollte? Und was bedeuten diese für die Unternehmens-IT?

Norbert Lutz: Es mag banal klingen, aber ganz grundsätzlich sehen wir bei unseren Kunden aus der Lebensmittelbranche die Digitalisierung und die Offenheit für die Cloud als zentrale Herausforderungen. Wir haben Kunden, die noch überwiegend mit Word und Excel arbeiten, die ihr Lager mit Papier managen oder auf unzählige isolierte Einzelsoftwarelösungen setzen. Die Möglichkeiten der Digitalisierung und hier gerade der Cloud-Technologie zu erkennen und ihre Unternehmens-IT zu verändern, ist eine große Herausforderung. Doch als Digitalberater setzen wir genau hier an und begleiten diese Kunden in Richtung Cloud. Die Corona-Krise hat hier durchaus als Katalysator gewirkt, denn standortunabhängiges Arbeiten wurde über Nacht zur Pflicht. Und das geht nun mal einfacher mit Cloud-basierter Unternehmens-IT.

„Neue Kundenbindungsmaßnahmen werden wichtiger“

Direkt damit zusammenhängend merken wir, dass viele Unternehmen im Großhandel sich gerade zum Sprung bereit machen und offen sind für neue Geschäftsmodelle und Services wie etwa Onlinebestellkataloge und B2B-Portale, mit  Diversifikation des Verkaufs vor Ort, im Lager oder mit Pop-up-Verkaufswagen an einkaufsstarken Standorten. Auch die Möglichkeiten, über einen mobil perfekt ausgestatteten Vertrieb – vom Auslieferfahrer bis hin zum Vertreter – neue Kundenbindungsmaßnahmen und Services zu bieten, setzen sich durch.

Für diese innovativen Gehversuche benötigen Unternehmen – nicht nur im Lebensmittelgroßhandel, sondern insgesamt – eine Unternehmens-Software, die flexibel mitwächst, ganz einfach neue Services freischaltet und eintretendes Wachstum kosteneffizient managt. Gerade in modernen, Cloud-basierten ERP-Systemen sehen wir diese Anforderungen sehr gut umgesetzt.

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Im digitalen Zeitalter erwarten Kunden exzellente Services. Kleine und mittlere Unternehmen konkurrieren nicht nur untereinander um die Gunst der Kunden, sondern mit globalen Playern wie Amazon und Co. Diese setzen Servicestandards auf Höchstniveau: Echtzeit-Kommunikation, kurze Reaktionszeiten, komplette Transparenz über Bestell-Status, zusätzliche Serviceleistungen, individuelle Beratung. Sowohl im B2B- als auch im B2C-Geschäft geht es längst nicht mehr nur um den Verkauf eines Produkts, sondern es geht um kundenzentrierte, vorausschauende und individuelle Dienstleistungen. Die Lösung bietet eine Kombination aus CRM- und ERP-Software.

CRM meets ERP: Sagen Sie diesen Pain Points den Kampf an!

Als erfahrene Digital-Experten beraten wir kleine und mittlere Unternehmen, wie sie mithilfe digitaler Systeme und Tools genau solche Services anbieten können. Als Spezialist für CRM– und ERP-Systeme haben wir bereits zahlreiche Unternehmen beim Aufbau erfolgreicher, kundenzentrierter Abläufe begleitet. Wir haben daher einige der häufigsten Pain Points im Marketing, Vertrieb und Customer-Relationship-Management (CRM) zusammengetragen und zeigen, wie moderne Cloud-ERP-Systeme diese Probleme zugunsten von verbesserter Customer Experience und kundenzentriertem Vertrieb beheben.

1. Doppelt hält besser? Nicht bei der Datenpflege

Das Problem: Adress- und andere Stammdaten ins ERP-System, Kunden- und Verkaufsaktionen ins CRM. Diese Datentrennung in zwei Systemen ist heutzutage noch in vielen Unternehmen Realität. Wenn Kundenstammdaten, Preislisten, Angebote, Zahlungs- und Liefermodalitäten und Co. in mehreren Systemen aktuell gehalten werden müssen, kann der Aufwand enorm sein. Gerade im vertrieblichen Außendienst kann das zu Doppelarbeit führen. Nutzt der Vertrieb bei der Auftragsabwicklung ein CRM-System, welches keine Anbindung an ein ERP-System hat, muss der Mitarbeiter nach Vertragsabschluss alle Informationen an Fertigung, Buchhaltung, Logistik, Controlling etc. weitergeben. Neben massiver Ineffizienz sind die Gefahr von Eingabefehlern und veralteten oder abweichenden Daten weitere Risikofaktoren für Unternehmen. Und diese sind vermeidbar.

Die Lösung: Besser ist es daher, wenn sämtliche Daten von Anfang an in einer zentralen Datenbank zusammenlaufen. Gerade moderne Cloud-ERP-Systeme wie lexbizz fungieren als Single Point of Truth. Denn sie sind so konzipiert, dass sie unterschiedliche Datenquellen und -formate aus allen Unternehmensbereichen integrieren und sinnvoll aufbereiten. Das hat Vorteile für Marketing und Vertrieb: Wenn das CRM-System mit dem ERP-System verbunden ist, werden Kundenaufträge direkt an die weiteren Abteilungen übergeben und die Leistungserbringung findet schneller statt. So sind alle Teilprozesse miteinander verzahnt, in Echtzeit synchronisiert und Informationssilos Teil der Vergangenheit!

2. Unzeitgemäßer Customer Service: „Sie rufen außerhalb unserer Geschäftszeiten an!“

Das Problem: Jeder Kontaktpunkt zählt! In Zeiten der Digitalisierung werden die Ansprüche an den Kundenservice und die Kundenkommunikation immer höher. Anfragen gehen ein, wann der Kunde dies wünscht und nicht innerhalb vorgeschriebener Geschäftszeiten. Jeder Bestellschritt muss daher einsehbar, jede Produkt-Rückfrage schnell beantwortet sein. Und läuft etwas schief, werden Negativerfahrungen schnell einmal bei Google Business oder auf der Unternehmensseite bei Facebook hinterlassen.

Die Lösung: Schneller und individueller Kundenservice lässt sich mit dem richtigen ERP-System ganz einfach umsetzen. Gerade mit Cloud-ERP-Systemen wie lexbizz, die bereits über ein integriertes CRM-Modul verfügen, stehen sämtliche Kundeninformationen in allen relevanten Programmbereichen zur Verfügung. Jede Interaktion mit dem Kunden lässt sich zudem überblicken, jeder Mitarbeiter hat direkten Zugriff auf alle Angebote, Rechnungen und Supportfälle.

Kombiniert man diesen 360-Grad-Blick zusätzlich mit einer Hubspot-Integration, wird der Service noch individueller und schneller. Denn das leistungsstarke CRM-System Hubspot ermöglicht die Erstellung automatisierter Workflows, die auf Kundenanfragen – seien es E-Mails, Bestellformulare oder Supporttickets – mit vorgefertigten, personalisierten und automatischen Nachrichten reagieren. So erhalten Kunden auch ohne großen personellen Aufwand eine Rundumbetreuung – zu jeder Tages- und Nachtzeit!

Was ist Customer Experience (CX)?

Customer Experience bezeichnet die Erfahrungen, die ein Kunde durch die Interaktionen mit einem Unternehmen macht. Mit Customer Experience Management versuchen Unternehmen positive Kundenerfahrungen zu erzeugen und die Bindung zwischen Kunde und Produkt/Unternehmen zu stärken.

Was ist CX? Hier erfahren Sie mehr!

3. Ineffiziente Kundenbetreuung: „Das habe ich doch schon Ihrem Kollegen gesagt“

Das Problem: Kennen Sie das? Wenn kundenseitig Sätze fallen wie „Das habe ich doch schon Ihrem Kollegen gesagt“, dann ist die positive Wahrnehmung des Unternehmens schon in Schieflage. Unabgestimmte Kundenkontakte kosten Zeit und Nerven – Ihre und die des Kunden. Das gilt besonders, wenn Marketing und Vertrieb nicht reibungslos zusammenarbeiten. Häufig ist dies der Fall, wenn Kundeninformationen in Dokumenten, beispielsweise in Excel, in die unterschiedlichen Abteilungen wandern oder zahlreiche Softwarelösungen im Einsatz sind, die ohne Synchronisation nebeneinander herlaufen.

Die Lösung: Ein gutes CRM–Modul innerhalb eines Cloud-ERP-Systems wie lexbizz nutzt vor allem Marketing und Vertrieb, um im Kundenservice optimiert zusammenarbeiten. Datenmengen werden dabei in einem zentralen System gesammelt, für die jeweiligen Abteilungen strukturiert und auf eine einheitliche Basis gebracht. Dank der Cloud-Architektur kann zudem von überall auf Informationen zugegriffen werden, die stets aktuell sind. So weiß das Vertriebsteam immer, was das Team im Marketing bereits erledigt hat und welche Vereinbarungen getroffen wurden. Die Folge: Eine positive Customer Experience, weniger Ineffizienz auf Seiten der Mitarbeiter und wertvolle Daten, die für neue Umsatzpotenziale eingesetzt werden können.

4. Außendienst im Blindflug: Fehlende Informationen vor Ort könnten den Deal kosten

Das Problem: Der Vertrieb im Außendienst ist ein wichtiges Bindeglied zwischen Unternehmen und Kunden. Er pflegt Kundenbeziehungen, löst Probleme und verkauft Produkte. Doch viele Unternehmen statten ihre Vertriebsmitarbeiter nicht mit den wichtigen Informationen aus: Ist ein Produkt im Lager vorrätig? Wie lange dauern Nachbestellung und Lieferung? Welche Rabatte wurden dem Kunden in der Vergangenheit gewährt oder versprochen? Und hat dieser die Rechnung der letzten Aufträge bereits bezahlt? Wenn Vertriebsmitarbeiter nicht über die verkaufsrelevanten Hintergründe im Bilde sind, verspielen Unternehmen wertvolle Verkaufschancen.

Die Lösung: Mit einer Cloud-ERP hat der Vertrieb die Möglichkeit, via Smartphone oder Tablett ins System einzuloggen und minutenaktuelle Unternehmens- und Produktinformationen im Kundenkontakt miteinfließen zu lassen. So kann er auf genaue Produktwünsche der Kunden eingehen, denn er hat alle Lagerbestände, Sortimente, Lieferzeiten und mehr parat, um alle Möglichkeiten und Abhängigkeiten mit den Kunden sofort zu besprechen, wie zum Beispiel Liefertermine, Preise oder bisherige Rabatte. Außerdem kann er direkt vor Ort Angebote verfassen und auslösen – die Durchlaufzeiten verkürzen sich enorm. Und die Kunden sind rundum und professionell betreut.

5. Was ich nicht weiß…! Verkaufschancen, Cross- und Upselling-Potenziale werden nicht genutzt

Das Problem: Bestandskunden zufrieden stellen ist ein wichtiger Teil des Customer-Relationship-Managements. Doch um die Kundenbindung zu erhöhen, neue Services zu bieten und neue Umsatzpotenziale zu erschließen, braucht es mehr als den Überblick über den aktuellen Vertragsstatus. Wie aber lassen sich solche Umsatzpotenziale aufdecken?

Die Lösung: Für Unternehmen, die Kontakte mit Kunden pflegen, helfen Cloud-ERP-Systeme wie lexbizz. Jeder Kontakt wird im System gespeichert und kann neue Informationen liefern, um Vertriebsaktivitäten besser zu planen und zu steuern. Echtzeit-Reportings und Analysen helfen dabei, das Hintergrundwissen zu den Kunden zu stärken, Marketingkampagnen zielgenauer aufzusetzen und attraktive Angebote auf Basis der Kundenhistorien zu erstellen. Auch lassen sich neue Services entwickeln, etwa wenn ein Kunde eine Maschine gekauft hat, bei der nach drei Jahren erste Verschleißerscheinungen auftreten. Nach Ablauf der drei Jahre kann der Vertrieb dem Kunden rechtzeitig einen Wartungstermin anbieten. Das richtige Timing ist dabei wichtig für vorausschauende Angebote und erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit. Dank des 360-Grad-Blicks auf den Kunden und Services lassen Unternehmen diese Chancen nicht mehr verstreichen.

Unser Fazit: ERP aus der Cloud und CRM ermöglichen eine zeitgemäße Customer Experience

Der Schlüssel für eine kundenzentrierte Organisation im Marketing und Vertrieb liegt in der Unternehmens-IT. Leistungsstarke ERP-Systeme mit vollintegriertem CRM helfen dabei, Abläufe zu optimieren und neue Umsatzpotenziale zu erschließen. Sie verzahnen zudem Prozesse, verhindern Datensilos, verbessern die Zusammenarbeit, automatisieren Abläufe und ermöglichen durch ihre Datenanalysen smarte Vorhersagen und die Offenlegung von Verkaufspotenzialen. So können auch kleine und mittlere Unternehmen in ihrer Nische exzellente Kauf- und Serviceerlebnisse schaffen, mit denen sie zur echten Konkurrenz gegen ihre großen Wettbewerber werden.

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Der Anteil des Onlinehandels am Einzelhandelsumsatz steigt seit Jahren kontinuierlich. Und auch im B2B-Segment steigt der Druck, Produkte und Lösungen digital zu vertreiben. Viele Unternehmen streben nach neuen, digitalen Geschäftsmodellen und kommen zu uns, um sich beim Aufbau eines erfolgreichen E-Commerce-Business beraten und begleiten zu lassen. Dies geht meist mit einem konsequenten Umbau der bisherigen Strukturen und Prozesse im Unternehmen einher. Denn Erfolg im Onlinehandel bedeutet vor allem eines: Maximale Kundenzentrierung!

E-Commerce und Cloud-ERP: Erfolgreich wachsen im Onlinehandel

Wir kennen es alle aus unserem eigenen Alltagskonsum: Customer Experiences wie bei Amazon, On-demand-Einkäufe auf vielfältigen Kanälen, Echtzeittracking der Lieferung, flexible Retouren. Wenn Unternehmen es schaffen, all ihre Verkaufskanäle und -aktivitäten datenbasiert auf den Kunden auszurichten, stehen sie vor enormen Geschäftspotenzialen. Vorausgesetzt, die systemische Infrastruktur spielt mit.

Gerade E-Commerce und ERP bilden für komplexe Geschäftsszenarien ein unschlagbares Duo, das Unternehmen Produktivitätssteigerung und neue Geschäftsmodelle ermöglicht. Mit einer ERP-Lösung, die alle Möglichkeiten des E-Commerce und Multichannel durch integrierte Anwendungen in sich vereint, erschließen Unternehmen neue Geschäftspotenziale. Auch und besonders, wenn sie international expandieren wollen.

Was ist Customer Experience (CX)?

Customer Experience bezeichnet die Erfahrungen, die ein Kunde durch die Interaktionen mit einem Unternehmen macht. Mit Customer Experience Management versuchen Unternehmen positive Kundenerfahrungen zu erzeugen und die Bindung zwischen Kunde und Produkt/Unternehmen zu stärken.

Was ist CX? Hier erfahren Sie mehr!

Als Agentur für integrierte, digitale Lösungen rund um E-Commerce, Handel, Dienstleistung und Produktion unterstützen wir mittelständische Unternehmen deutschlandweit bei der Umsetzung ihrer Projekte. Neben der Projektbetreuung und Strategieberatung führen wir zudem auch ERP-Implementierungen durch. An einem konkreten Kunden-Case lassen sich die Vorteile einer Cloud-ERP mit integrierter E-Commerce-Lösung besonders gut verdeutlichen.

Cloud-ERP als Wachstumsmotor: Internationale Skalierung aus einem System heraus

Anfang 2021 haben wir den Großhändler PPI erfolgreich bei der Einführung der Cloud-ERP lexbizz unterstützt. Das rasant wachsende Unternehmen vertreibt unterschiedliche Produkte weltweit – von Hundefutter über Whiskey bis hin zu Mode. Das Unternehmen ist sowohl im B2C- als auch B2B- und D2C-Geschäft tätig. Mit eigener Produktion, Abfüllanlage, Zolllager und einem Logistikzentrum sind die Unternehmensprozesse komplex. Auch kommen immer mehr neue Standorte dazu, etwa in Irland, den USA oder Australien.

Angesichts dieses Wachstumskurses stieß das Unternehmen zusehends an Grenzen: Viele Geschäftsprozesse wurden noch auf Basis von Word und Excel gemanagt, zusätzlich existierten unterschiedliche Einzellösungen. Echtzeit-Überblick über alle Warenbestände, Bestellungen und Verkaufskanäle? Fehlanzeige! Es wurde Zeit für eine Unternehmens-IT, die alle Geschäftsprozesse abbildet, miteinander verknüpft und flexibel skaliert. Denn PPI will weiterwachsen!

Komplexe Verkaufsszenarien aus einem System heraus steuern

Mit der Cloud-ERP lexbizz fanden wir daher genau die passende Lösung für PPI. Als Cloud-ERP-Plattform umfasst die Lösung alle relevanten Unternehmensprozesse in der Cloud.  Dank der offenen Schnittstellenarchitektur bietet lexbizz gleichzeitig die Möglichkeit, neue Verkaufskanäle und Services via Rest API ins System zu integrieren.

Zu Beginn des ERP-Projekts standen wir vor der Herausforderung, vier einzeln betreute Onlineshops, zwei Marktplätze, ein externes Tool für die Belegerfassung und Rechtevergabe sowie eine Vielzahl von Excel-Lösungen für das Artikelmanagement und verschiedene Buchhaltungs-Lösungen für die steuerliche Darstellung in verschiedenen europäischen Ländern in einem einzigen System zu konsolidieren. Ein umfangreiches Projekt, das Pandemie-bedingt vollständig remote ablief.

Durch das Engagement aller Beteiligten bei PPI, klare Projektabläufe und die flexibel anpassbaren Strukturen der Cloud-ERP lexbizz sind fünf von insgesamt 14 Firmen der Unternehmensgruppe in wenigen Monaten live gegangen. Weitere folgen sukzessive. lexbizz ermöglicht nun die Steuerung aller Online-Shops und Marktplätze aus einem zentralen System heraus. Möglich wird dies durch die offene API-Struktur: Über eine eigens programmierte Schnittstelle binden wir alle Verkaufskanäle und  externe Prozesse an. Auch einen Fulfillment-Dienstleister konnten wir zudem über die selbst programmierte Lösung anbinden.

Hilfreiche Automatisierung: Arbeitserleichterung und Überblick im Unternehmensalltag

Für wichtige Prozesserleichterungen sorgen die Automatisierungen im System: Der Großteil der internen Auftragsabwicklung erfolgt über die internen Automatisierungsprozesse innerhalb der Cloud-ERP. So behalten die Mitarbeiter stets den Überblick über die Auftragslage. Durch die automatische Nachschubsteuerung laufen die Lager zudem niemals leer und die Zahlungen für Aufträge, die in den Online-Shops und den Marktplätzen generiert werden, werden automatisch angelegt und ausgebucht.

Ein solch komplexes E-Commerce-Business wäre ohne ein ERP-System, das alle Lagerbestände sowie die Bestelleingänge über alle Kanäle hinweg in Echtzeit synchronisiert und die Zahlungen mit den richtigen Steuersätzen automatisiert in der Buchhaltung integriert, niemals denkbar. Als zentrale Unternehmensplattform haben die Mitarbeiter von PPI ihre zahlreichen Verkaufskanäle, ihr vielfältiges Sortiment und internationale Herstellungs- und Absatzmärkte im Griff!

Fazit: Mit E-Commerce und Cloud-ERP überzeugen

Es sind Erfolgsgeschichten wie diese, die uns zum überzeugten Verfechter integrierter ERP-Lösungen für den E-Commerce machen. Mit einer flexibel mitwachsenden Cloud-Plattform können sich Unternehmen vollends auf ihren Unternehmenswachstum fokussieren – dank des ERP-Systems im Rücken sind sie für alle Herausforderungen und Chancen gewappnet.

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Im letzten Jahr hat die Corona-Krise das Thema Digitalisierung der Geschäftsprozesse ganz oben auf die Agenda vieler Unternehmen katapultiert. Die Pflicht zu Homeoffice und der Diversifizierungsschub im Verkauf treiben zahlreiche Betriebe in die Cloud. Um die digitale Transformation im Unternehmen zu starten, erkennt besonders der kleinere Mittelstand verstärkt die Vorteile moderner Cloud-ERP-Systeme.

ERP-Projekte hatten lange den Ruf, langwierig, ausufernd und teuer zu sein. Fortschrittliche Cloud-ERP-Lösungen räumen dank ihrer vergleichsweise einfachen Implementierung mit diesen Mythen auf. Als unabhängiges Software- und Beratungshaus begleiten wir seit vielen Jahren Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse und der strategischen Neuausrichtung ihres Business. Dabei sehen wir immer mehr, wie moderne ERP-Systeme aus der Cloud eine Art „Kickstart für die Digitalisierung“ ermöglichen. Denn mit ihren oftmals monolithischen On-premise-Vorgängern haben diese schlanken, flexiblen und skalierbaren Cloud-Lösungen nichts mehr gemein.

Vorteile von Cloud-ERP: Schnelle Implementierung sorgt für große Wirkung im Unternehmensalltag

Gerade für KMU mit wenig finanziellen Ressourcen und eher geringem IT-Knowhow bieten Cloud-ERP-Systeme einen schnellen Einstieg in die Digitalisierung. Aufgrund der Cloud-Architektur existieren keinerlei besondere Hardware-Anforderungen. Da keine Server angeschafft werden müssen, entfallen immense Kosten, die oftmals bis in den fünfstelligen Bereich steigen konnten. Dank ihrer breiten Kompatibilität sind sie für alle Endgeräte geeignet und funktionieren sowohl auf PCs, Laptops und Mac-Books sowie als mobile Apps auch auf allen Smartphones. Ein internetfähiges Device genügt, um sich ins Cloud-System einzuloggen und jederzeit standort-unabhängig Zugriff auf Unternehmensdaten in Echtzeit zu haben. Gerade jetzt, da Mitarbeiter flächendeckend im Homeoffice arbeiten, ist diese technische Barrierefreiheit essenziell für den Geschäftserhalt.

Cloud-ERP-Systeme bieten außerdem den Vorteil, dass sie bestehende, oftmals über Jahre gewachsene Unternehmensabläufe mit hoher Fehleranfälligkeit und Ineffizienz standardisieren und harmonisieren. In unseren Einführungsprojekten haben wir die Erfahrung gemacht, dass die Geschäftsprozesse sehr schnell eingerichtet und im Unternehmensalltag wirksam sind. Bereits nach einer Basisimplementierung können neue Funktionalitäten und Module integriert werden. Schrittweise können Mitarbeiter zudem am Implementierungsprozess mitwirken und abgeschlossene Meilensteine in ihre eigene Verantwortung übernehmen. Dank eines Testsystems können sie sich außerdem an den Umgang mit dem System gewöhnen, sodass der Live-Betrieb schnell und effizient funktioniert. Und oftmals überzeugen Cloud-ERP-Lösungen durch ihre moderne Benutzerführung, die das Arbeiten intuitiv und einfach macht und die Eingewöhnungszeit geringhält.

Praxisbeispiele: Mehr Effizienz dank Best-Practice-Workflows und Prozessautomatisierung

Eine große Chance für mittelständische Unternehmen bieten ERP-Systeme wie die Cloud-ERP lexbizz aus dem Hause Lexware. Technologisch basiert lexbizz auf der modernen Cloud-ERP Acumatica, der global am schnellsten wachsenden Cloud-ERP aus den USA. Ihre Prozesse sind bereits tausendfach bei kleinen und mittelständischen Unternehmen weltweit im Einsatz. So verbessert lexbizz mit seinen Standard- und Best-Practice-Workflows die Datenverfügbarkeit und Kommunikation im Unternehmen und reduziert Arbeitsschritte und Bearbeitungszeiten. Anhand konkreter Praxisbeispiele unserer Kunden möchte ich diese Produktivitätssteigerung verdeutlichen.

lexbizz Use Case 1: Neukundengewinnung mit Customer-Relationship-Management

Nehmen wir das Beispiel der strategischen Neukunden-Gewinnung. Einer unserer Kunden aus der IT-Branche nutzt hierfür das CRM-Modul von lexbizz. Adresslisten von potenziellen Interessenten werden so schnell ins System importiert, das Call Center hat Zugriff auf die Daten und übernimmt telefonisch eine Vorqualifikation. Die Informationen aus den Gesprächen werden dann in den Kontakten im CRM hinterlegt. Aufgaben und Aktivitäten können an die jeweils zuständigen Kollegen des Vertriebsteam vergeben werden. Es entstehen keine zudem Informationslücken und Verzögerungen. Dank übersichtlicher Dashboards, die alle Aktivitäten anzeigen, hat die Vertriebsleitung jederzeit den Überblick über die Auftragslage. So kann sie auf Basis von Echtzeitdaten und intelligenten Prognosen die Teamressourcen planen und steuern. Über zahlreiche Unternehmensbereiche hinweg funktioniert die Zusammenarbeit dank der Cloud-ERP reibungslos und effizient, sodass Zeit und Kosten gespart werden und sich das Geschäft kontinuierlich ausbauen lässt.

lexbizz Use Case 2: Standard-Workflows sorgen im Projektcontrolling für Effizienz

Ein weiterer Kunde, der ein Landwirtschaftsunternehmen führt, nutzt das Projektcontrolling von lexbizz im Zuge seiner Projekte im Anlagenbau. Für maximale Effizienz sorgt ein einzelner Workflow, der alle Abläufe vom Angebot bis zur Projektabrechnung standardisiert – und das für verschiedenartige Projekttypen. Projekteigenschaften, definierte Zahlungsmodalitäten, projektbasierte Dateiablage sowie die Integration der Warenwirtschaft und unterschiedlicher Projekttransaktionen verschaffen dem Kunden jederzeit einen Überblick über den Stand der einzelnen Projekte – sowohl prozessual als auch finanziell. Dass alle Aktivitäten und Aufgaben je Projekt zentral gesammelt sind, ist ein weiteres i-Tüpfelchen.

Durchstarten mit Cloud-ERP: Start-up implementiert lexbizz in 6 Wochen

Besonders deutlich lassen sich die Vorteile der in lexbizz enthaltenen Standardprozesse bei der Einführung des ERP-Systems beim Start-up IoTmaxx GmbH erkennen. Der Anbieter für Internet of Things-Technologie startete im Mai 2020 mit seinem Geschäftsbetrieb. Für den Geschäftsführer Christian Lelonek stand von Anfang an fest, dass er nur mit einer leistungsfähigen All-in-One-Plattform arbeiten wolle. Die Entscheidung fiel auf lexbizz.

Einer der Vorzüge des Startups kam bei der Einführung des ERP-Systems klar zum Tragen. Es gab noch keine eingefahrenen Prozesse, keine „Das haben wir schon immer so gemacht“-Vorgangsweisen. Aufgrund dieser Tatsache konnten und sollten die standardisierten Prozesse aus lexbizz übernommen werden.

„Wir profitieren durch die Standardprozesse von den Erfahrungen Tausender Betriebe vor uns. Dies ist ein enormer Gewinn für ein Unternehmen, welches neu am Markt ist. Außerdem haben wir auf diese Weise keine Zeit mit der Definition von Abläufen verloren, sondern konnten direkt starten“, beschreibt Geschäftsführer Christian Lelonek die Vorteile für sein Unternehmen.

Im Vergleich zu großen Konzernen, bei denen der Umstieg auf ein neues System teilweise über Jahre vollzogen werden muss, konnte IoTmaxx innerhalb von wenigen Wochen mit der Cloud-ERP arbeiten. Möglich gemacht wurde dies, zusätzlichen zu den vordefinierten Strukturen des Systems, durch gute Abstimmung zwischen dem Kunden und uns als Implementierungspartner: Hand in Hand wurde an der schnellen Implementierung gearbeitet und Schulungen an einem Testsystem durchgeführt.

Unser Fazit als langjähriger Digitalisierungsbegleiter für mittelständische Unternehmen: Cloud-ERP-Systeme sind für Betriebe eine geeignete Möglichkeit, effizient zu arbeiten und sich auf den Ausbau des Geschäfts zu fokussieren. Einfach implementiert, vergleichsweise kostengünstig und einfach skalierbar sind sie Kickstart-Hilfe und Wachstumsmotor zugleich.

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