So gelingt Filialisten die Verknüpfung von digitalen & stationären Touchpoints

So gelingt Filialisten die Verknüpfung von digitalen & stationären Touchpoints

Der Einzelhandel befindet sich im Wandel – und das nicht erst seit Beginn von Corona. Das weiß inzwischen vermutlich jeder. In Zeiten, in denen Verbraucher größtenteils online nach Produkten suchen und innerhalb weniger Minuten auf den bekannten Plattformen der Big Player fündig werden, wird es für stationäre Händler immer dringender, digital sichtbar zu sein. Eine Verknüpfung von digitalen & stationären Touchpoints wird immer wichtiger.

So gelingt Filialisten die schrittweise Verknüpfung von digitalen & stationären Touchpoints

Wer glaubt, gegenüber den großen Anbietern sowieso keine Chance (mehr) zu haben, der täuscht sich. Laut einer aktuellen Bitkom-Studie wünschen sich 65 Prozent der Verbraucher, dass mehr regionale Einzelhändler ihre Produkte über einen Onlineshop anbieten. Denn, die Bereitschaft lokal zu kaufen und Händler in der direkten Umgebung zu unterstützen, ist grundsätzlich da. Nicht zuletzt aufgrund des sogenannten ROPO-Effekts (‚Research online, purchase offline‘) sollten stationäre Händler ihre lokalen Standortvorteile nutzen und online sichtbar werden. Die folgenden Tipps können bei diesem Vorhaben helfen.

Tipp 1: Produkte online präsentieren – mit einer Art digitalem Schaufenster

Damit (potentielle) Kunden die Angebote stationärer Händler online finden, ist digitale Sichtbarkeit das A und O. Doch nur 39 Prozent der Befragten haben zum Beispiel einen eigenen Onlineshop. Das ergab jüngst eine Umfrage des Forschungsinstituts ibi research und des Deutschen Industrie- und Handelskammertags (DIHK) unter 1.450 Händlern. Bei den restlichen Händlern sind vor allem mangelnde personelle oder zeitliche Ressourcen der Grund für die fehlende digitale Präsenz. Sie sollten im ersten Schritt eine Storefront, also eine Art digitales Schaufenster, für ihre Filiale nutzen. Diese ressourcenschonende Variante ist im Prinzip ein vereinfachtes Shopsystem, das alle notwendigen Funktionen für Bestellungen und Zahlungen beinhaltet, und die (lokalen) Produkte mit Bildern, Details sowie zusätzlichen Informationen abbildet. Anders als komplexe Shopsysteme am Markt bedarf es keiner langwierigen Integrationsprozesse, sodass Filialisten direkt in Sachen digitale Sichtbarkeit durchstarten können.

Tipp 2: Die Sichtbarkeit in Google stärken

Die Filialen eines stationären Händlers müssen im Google Ökosystem sichtbar sein. Ein Google My Business Account ist die öffentliche Identität eines Händlers und unabdingbar für die Sichtbarkeit in Google Maps. Darin sind Unternehmensdaten, wie Adresse, Kontaktdaten und Öffnungszeiten einzupflegen und zu verwalten. Es ist zwingend darauf zu achten, dass die Informationen einheitlich, vollständig und vor allem stets aktuell sind. Zusätzlich zum My Business Account sollten Händler auch einen Google Merchant Account anlegen, um stationäre Produkte direkt in Google Shopping sichtbar zu machen. Hier besteht neben der Möglichkeit Produktdaten hochzuladen und so für ihre Sichtbarkeit zu sorgen, auch die Option, Artikel direkt über Google reservier- und/oder bestellbar zu machen. Darüber hinaus bieten Local Inventory Ads die Chance, dass Nutzer die Angebote der Filiale zum Beispiel direkt an oberster Stelle finden. Zusätzlich zu der kostenlosen Sichtbarkeit in Google Shopping.

Tipp 3: Für transparente Filialbestände sorgen

Es hat sich gezeigt, dass Händler mehr Verkäufe abschließen, wenn die Warenverfügbarkeit online transparent einsehbar ist. So können Konsumenten prüfen, ob die gewünschten Artikel in der Filiale vorrätig sind und sich folglich der Weg zu ihr lohnt. Eine solche Transparenz zahlt wiederum auf den eingangs erwähnten ROPO-Effekt ein. Eine einheitliche und stets aktuelle Bestandsverwaltung ist daher sehr zu empfehlen. Zum Anfang ist eine einfache Excel- oder CSV-Datei völlig ausreichend. Diese können Händler zum Beispiel nutzen, um Ihre lokalen Warenbestände mithilfe des Google Merchant Centers in Google Shopping sichtbar zu machen oder direkt im Onlineshop (oder dem digitalen Schaufenster) abzubilden. Empfehlenswert sind beide digitalen Touchpoints, um ein konsistentes Kundenerlebnis zu schaffen.

Tipp 4: Mit “Click & Reserve“ starten

Filialisten sollten es Kunden ermöglichen, Produkte online zu reservieren und vor Ort abholen zu können. Dabei sind manuelle Aufwände auf beiden Seiten unbedingt zu vermeiden. Etwa, dass der Kunde für die Reservierung im Geschäft anrufen oder der Mitarbeiter eine E-Mail mit den Wunschartikeln abarbeiten muss. Besser ist es, wenn die Reservierung über eine entsprechende Funktion im Onlineshop komplett automatisiert (im Idealfall mit der Anzeige des aktuellen Bestandes aus der Filiale) – und damit unkompliziert für den Kunden – abläuft. “Click & Reserve” hat zudem den Vorteil, dass man keinen zusätzlichen Zahlungsanbieter implementieren muss: Da die Umsätze und Warenentnahmen ausschließlich stationär generiert werden, also die Bezahlung direkt in der Filiale erfolgt, lassen sich Bestellungen über “Click & Reserve” buchhalterisch einfacher verbuchen. Durch den Aufenthalt in der Filiale besteht außerdem ein weiteres Up- und Cross-Selling-Potential. Es muss also nicht immer direkt “Click & Collect” sein.

Tipp 5: “Clean Shopping“ mit “Click & Collect“ ermöglichen

“Click & Collect” ist ideal, um Einkäufe gezielt zu tätigen, direkt online zu bezahlen und anschließend in der Filiale nur noch abzuholen. Kunden profitieren ähnlich wie bei “Click & Reserve” gleich mehrfach: Sie sparen die Versandkosten, sind hinsichtlich der Abholung zeitlich flexibel und sowohl Kauf als auch Bezahlung gehen schnell und digital vonstatten. Hinzu kommt, dass gerade in Pandemie-Zeiten viele Kunden “Clean Shopping”, das heißt kontaktloses, sicheres Einkaufen ohne Wartezeiten, bevorzugen. Zu guter Letzt bietet sich für lokale Händler mit “Click & Collect” die Möglichkeit, ihren Standortvorteil und somit die schnellere Produktverfügbarkeit gegenüber Online Pure Playern auszuspielen. Händler sollten jedoch im Blick haben, dass Umsätze online generiert werden und Warenentnahmen stationär erfolgen. Hier lohnt es sich also auch Schritt für Schritt vorzugehen.

So gelingt Filialisten die Verknüpfung von digitalen & stationären Touchpoints

Tipp 6: Schrittweise verschiedene Online-Bezahlmöglichkeiten einrichten

Für Click & Collect” muss der Händler einen Zahlungsanbieter in sein Shopsystem einbinden – kurzum: Online-Bezahlungsmöglichkeiten bereitstellen. Anstatt von Anfang an die ganze Palette an Payment-Anbietern bzw. Zahlarten zu integrieren, ist es ratsam, sich zunächst auf einige wenige zu beschränken. Händler können auf diese Weise herausfinden, welche Bezahlmöglichkeiten die eigenen Kunden aktiv nutzen und welche ggf. noch fehlen. So vermeiden Sie unnötige Gebühren bei ungenutzten Payment-Anbietern und können trotzdem mit Services wie “Click & Collect” starten.

Tipp 7: Online-Bestellungen effizienter abwickeln

Hat man ein ganzes Filialnetz, auf das man als Händler zurückgreifen kann, dann bietet sich “Ship from Store” an. Dabei werden die einzelnen Geschäfte als Fulfillment-Hubs genutzt. Im Falle, dass die Ware in der Wunschfiliale vor Ort oder im Zentrallager gerade nicht vorrätig ist, wird sie dank eines intelligenten Order-Routings aus der nächstgelegenen Filiale mit dem entsprechenden Artikel direkt zum Kunden geschickt. Dadurch können Einzelhändler Online-Bestellungen nicht nur effizienter abwickeln, sondern ihren Kunden eine schnellere Lieferung garantieren. Neben der möglichen Versandkostenersparnis beim Endverbraucher lässt sich auf Händlerseite zudem eine langfristige Kapitalbindung in den einzelnen Filialen verhindern und die Lagerumschlagshäufigkeit erhöhen. Im Umkehrschluss könnten Händler dann wiederum “Return in Store“ in Betracht ziehen. Damit können Verbraucher die online bestellten Waren direkt im Geschäft ihrer Wahl wieder zurückgeben, anstatt sie postalisch retournieren zu müssen.

Fazit: Mit ganzheitlichem Einkaufserlebnis stationäre Umsätze ankurbeln

Ein ganzheitliches Einkaufserlebnis meint nicht nur, die Filiale mit einem Onlineshop zu verknüpfen, Warenbestände transparent zu machen oder Services wie “Click & Reserve” und/oder “Click & Collect” anzubieten. Vielmehr bedeutet es, für Endkunden eine nahtlose Customer Experience zu gewähren, die in sich stimmig ist – unabhängig vom gewählten Endgerät, Kommunikationskanal oder Touchpoint. Aber auch, dass Händler Synergieeffekte ihrer digitalen und stationären Vorteile nutzen und somit Prozesse effizienter und einfacher gestalten.

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Rechnungen bei Langzeitverträgen – Überblick im Vertragsmanagement

Rechnungen bei Langzeitverträgen – Überblick im Vertragsmanagement

Kündigungs- und Verlängerungsfristen, Laufzeiten, Termine für Neuverhandlungen: Für die Verwaltung eines Vertrages müssen zahlreiche Daten und Zeiträume im Blick behalten werden. Allzu schnell verstreicht eine Kündigungsfrist oder die Laufzeit eines Vertrages läuft unbemerkt aus. Auch bei der Beschaffung im Rahmen des Purchase-to-Pay-Prozesses werden zahlreiche Verträge mit unterschiedlichsten Lieferanten geschlossen. Eine digitale Lösung zum Vertragsmanagement im Rahmen eines Enterprise Information Management Systems (EIM) unterstützt vor allem bei der Rechnungsprüfung.

Rechnungen bei Langzeitverträgen – Überblick im Vertragsmanagement

Vier von zehn: Laut einer Studie von techconsult, die sich exemplarisch mit dem Purchase-to-Pay-Prozess beschäftigt, nutzt bisher weniger als die Hälfte der befragten Unternehmen eine digitale Lösung für das Vertragsmanagement. Dabei sind die Vorteile, die dadurch entstehen würden, immens. Führende Lösungen wie nscale von der Ceyoniq Technology sorgen für mehr Transparenz, geringere Haftungsrisiken und hohe Kosteneinsparungen. Am Beispiel von Waren aus Langzeitverträgen lassen sich diese Mehrwerte darstellen.

Anderer Ablauf bei Langzeitverträgen

Für einmalige Anschaffungen und Produkte, die in unregelmäßigen Abständen benötigt werden, ist immer eine neue Bedarfsanforderung nötig. Doch in jedem Unternehmen fallen auch Rechnungen an, die auf Grundlage laufender Verträge generiert sind. Beispiele sind die Miete, die Stromversorgung, aber auch die wöchentliche Lieferung eines Obstkorbs oder die monatliche Ladung Toilettenpapier. In all diesen Bereichen fällt der Beschaffungsprozess mit der Bedarfsanforderung, dem Einholen von Angeboten und der Lieferantenauswahl weg. Vielmehr basieren die Lieferungen auf zum Teil über Jahre bestehenden Verträgen.

Damit muss sich auch der Ablauf der Rechnungsprüfung ändern. Denn anders als im Vertragsmanagement gewohnt, gibt es nicht für jede Lieferung eine eigene Bedarfsanforderung und Bestellung, die gemeinsam in einer eigenen Bestellakte hinterlegt sind. Entsprechend kann zur Prüfung nicht der Bedarfsanforderer herangezogen werden. Vielmehr besteht sogar die Möglichkeit, dass der Mitarbeiter, der den Vertrag geschlossen hat, das Unternehmen mittlerweile verlassen hat.

Zentrale Verfügbarkeit von Vertragsdaten

Damit eine reibungslose Rechnungsprüfung dennoch möglich ist, sind Überblick und Transparenz über die laufenden Verträge unerlässlich. So muss nicht nur jederzeit der Zugriff auf die Verträge gewährleistet sein, auf deren Basis die Rechnungen entstanden sind, sondern diese müssen einfach auffindbar sein. Ein EIM dient als zentrale Plattform, auf der alle relevanten Informationen zu einem Vertragsverhältnis abgelegt sind. Dazu gehören neben Stammdaten wie beispielsweise den Adressdaten des Lieferanten auch alle bisherigen und aktuellen Verträge. Sie sind dank einer modernen Lösung für das digitale Vertragsmanagement softwareseitig Compliance-konform und revisionssicher in einer entsprechenden Vertragspartnerakte gespeichert. Dabei ist stets ersichtlich, welches Dokument die aktuellen und korrekten Informationen enthält. Damit können Rechnungen schnell und sicher geprüft werden.

Vertragsmanagement leicht gemacht

Vertragsmanagement leicht gemacht

Dafür müssen die Verträge einwandfrei gepflegt sein. Dazu gehört beispielsweise die Einhaltung von Verlängerungsfristen. Werden diese verpasst, läuft das Vertragsverhältnis aus. Führende Lösungen für das digitale Vertragsmanagement bieten Erinnerungsfunktionen. Sobald Fristen abzulaufen drohen, werden die verantwortlichen Mitarbeiter darauf aufmerksam gemacht, sodass sie rechtzeitig handeln können. Gleiches gilt auch für den umgekehrten Fall, wenn eine Kündigung nötig wird und die dafür entsprechende Frist eingehalten werden muss. 

Doch damit nicht genug: So können beispielsweise neue Gesetzesvorgaben eine Änderung eines Vertrages nötig machen. Dank der zentralen Ablage ist der Vertrag im Vertragsmanagement schnell und einfach auffindbar. Sollte die verantwortliche Person abwesend sein, kann die Anpassung durch eine festgelegte Vertretung vorgenommen werden. Etwaige Strafzahlungen sind verhindert. Darüber hinaus ist für alle involvierten Mitarbeiter ersichtlich, welches Dokument aktuell gültig ist, sodass die Arbeit mit veralteten Verträgen ausgeschlossen ist. Ebenfalls auf der Kostenseite schlägt auch die Erinnerung an Termine wie Neuverhandlungen zu Buche. Erfolgt eine Anpassung, können sich die Konditionen bei einem Lieferanten negativ entwickeln oder bisherige Sonderkonditionen auslaufen. Es heißt also, rechtzeitig nachzuverhandeln. Um hierbei kompetent auftreten zu können, ist es jedoch wichtig, über alle bisherigen Verträge im Bilde zu sein und aktuelle Konditionen und Preise schnell finden zu können.

Fazit

Führende Lösungen für das digitale Vertragsmanagement überzeugen durch eine zentrale Fristen- und Terminverwaltung, eine strukturierte Stammdatenverwaltung und die Speicherung der Verträge auf einer zentralen Plattform. Damit ist, im Rahmen eines Rechtekonzeptes, der Zugriff auf alle relevanten Daten und Informationen sichergestellt. Es ist immer ersichtlich, welches die aktuellen Daten sind. So ist auch bei Langzeitverträgen eine einfache und schnelle Rechnungsprüfung möglich. Höchste Zeit für Unternehmen, diese Mehrwerte für sich zu entdecken.   

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Trends im Manufacturing

In der industriellen Fertigung lassen sich die Anforderungen hinsichtlich Qualität und Flexibilität ohne entsprechende Software-Systeme nicht erfüllen. DiIT hat die wichtigsten Trends in der Produktion zusammengefasst.

Die Digitalisierung schreitet auch in der industriellen Produktion zügig voran. Hier die wichtigsten Trends, mit denen zu rechnen ist:

1. Künstliche Intelligenz (KI)

Die Anwendung von KI wird deutlich zunehmen. In der Industrieautomatisierung und in der Qualitätssicherung können mit neuronalen Netzen und Machine Learning erhebliche Kosteneinsparungen erreicht werden. So können beispielsweise Anlagen aus den Betriebszuständen selbstständig „lernen“ und so vorausschauende Wartung vereinfachen; durch intelligente Lösungen der Bildverarbeitung und der Mustererkennung können zerstörungsfreie Prüfverfahren angewandt werden, die in der Lage sind, Anomalien sehr schnell zu erkennen.

2. Agile Manufacturing

Agile Manufacturing löst mehr und mehr Lean Manufacturing ab. Hersteller können damit schnell auf neue Anforderungen reagieren und Änderungen etwa im Produktdesign oder bei Spezifikationen vornehmen. Damit lassen sich auch kleine und kleinste Losgrößen realisieren, ohne dass dabei die Produktionskosten explodieren. Der Trend zu individueller Produktion führt direkt zum Agile Manufacturing.

3. Qualität 4.0

Qualitätssicherung wird zu einem zentralen Thema der Produktion. Qualität muss dabei von Anfang an in das Design der Produkte integriert werden. Ein erfolgreiches Qualitätsmanagement durch qualifizierte Software hilft, potenzielle Produkt- oder Prozessfehler schon während der Planung zu vermeiden. Nur auf diese Weise können sichere, robuste Produkte und effiziente Prozesse entwickelt und der Prüfaufwand während und nach der Fertigung minimiert werden. Wie heute schon bei der PC-Ferndiagnose können Spezialisten direkt auf die Produktionsmaschinen zugreifen, um Fehler zu identifizieren und zu beheben. Produkte speichern Produktionsdaten, Messwerte und Spezifikationen der einzelnen Fertigungsschritte. So können sie quasi selbstständig Produktionsstationen ansteuern, die Bearbeitung einleiten sowie Einsatz- und Verschleißparameter über den gesamten Lebenszyklus erfassen und auswerten.

4. Traceability

Vor dem Hintergrund steigender Qualitäts-Anforderungen wird die durchgängige Rückverfolgbarkeit für mehr und mehr Bauteile unabdingbar. Rückverfolgbarkeit ermöglicht eine genaue Fehlerermittlung, weil sich exakt feststellen lässt, welche Charge an welcher Maschine für eventuelle Fehler verantwortlich ist, so dass Gegenmaßnamen schnell umgesetzt werden können. So können Fehler eng eingegrenzt werden, so dass Hersteller bei größeren Störungen nicht gleich komplette Serien zurückrufen müssen, sondern sich auf bestimmte Chargen beschränken können.

5. Big Data

Die effiziente Verarbeitung und Analyse sehr großer Datenmengen wird für die industrielle Produktion immer wichtiger. Die mittlerweile in fast allen Betrieben hochvernetzte Produktion generiert riesige Datenmengen, die in Echtzeit aufgenommen und verarbeitet werden müssen. Eine vollständige Maschinendatenauswertung bietet die Möglichkeit, während eines Prozesses Leistungsabweichungen und Verschleiß festzustellen. Die Maschinen können dann selbst vorbeugend Instandhaltungsmaßnahmen anfordern.

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6 Best Practices: Was IT-Organisationen für erfolgreiches Hybrid-Working leisten

6 Best Practices: Was IT-Organisationen für erfolgreiches Hybrid-Working leisten

Mit dem Trend zu Hybrid-Working sind Unternehmen gefordert, neue technische Infrastrukturen und Prozesse der Zusammenarbeit zu etablieren. Doch wer soll die Strategie dafür maßgeblich vorantreiben – die IT, HR, die Fachabteilungen selbst? Allein diese Einstiegsfrage macht deutlich, dass die einzelnen Verantwortungsbereiche für ein nachhaltig funktionierendes Setup flexibler digitaler Arbeitsplätze eng kooperieren müssen. Digital Employee Experience (DEX) ist hier das Stichwort. Dabei kommt der IT-Organisation eine neue zentrale Rolle in der Kommunikation mit dem Mitarbeiter zu. Es gilt, sie zu erkennen und zu entwickeln.

6 Best Practices: Was IT-Organisationen für erfolgreiches Hybrid-Working leisten

Für die häufig mit heißer Nadel gestrickten IT-Strukturen für Home-Office und Remote-Working heißt es nun, tragfähige technische Lösungen für Hybrid-Working zu finden: praktikabel aus Mitarbeitersicht, sicher aus IT-Sicht und produktiv aus Managementsicht. Denn wie der aktuelle Nexthink Pulse Report zeigt: Mit dem kollektiven Wechsel ins Home-Office hat die Anzahl der Tickets im IT-Helpdesk deutlich zugenommen. Mehrheitlich schätzten die befragten Unternehmen die Steigerungen auf bis zu 50 Prozent. Gleichzeitig steigt die Bedeutung einer guten digitalen IT-Erfahrung für Mitarbeiter. Hatte die Digital Employee Experience im Mai 2019 nur bei 49 Prozent der IT-Führungskräfte hohe Priorität, lag der Wert im Oktober 2020 bereits bei 96 Prozent.

Der Trend zum Hybrid-Working wird wohl bleiben. Doch Blaupausen dafür gibt es nicht. Zu kurz sind die Erfahrungen damit in großem Maßstab, zu unterschiedlich die industriespezifischen Anforderungen und Unternehmenskulturen. Doch einige grundlegende Anforderungen sind für alle Unternehmen gleichermaßen zu lösen, die auf flexible Arbeitsplatzmodelle setzen.

Hier kann eine moderne IT-Organisation mithilfe neuer Management-Plattformen sein volles Potenzial entfalten: mit einer Brückenfunktion zwischen Mitarbeitern, technischen Rahmenbedingungen und strategischen Vorgaben aus dem Unternehmensmanagement. Welche Best Practices hier eine zentrale Rolle spielen, zeigt sich aus aktuellen Modernisierungsprojekten von Nexthink mit Plattformen für Digital Employee Experience.

Die sechs zentralen Anforderungen und Lösungsansätze für die Entwicklung und den Betrieb zuverlässiger Hybrid-Working-Umgebungen sind demnach:

Blick auf die Realität – IT als Dolmetscher für Security- und Compliance-Anforderungen im Hybrid-Working

Hybrid-Working bedeutet aus IT-Sicht: eine neue Vielfalt an Endgeräten, Zugriffsmöglichkeiten auf das Unternehmensnetz sowie Applikationen und Plattformen, die sensible Daten verarbeiten. Was die IT-Security fordert und in der Praxis von Mitarbeitern umgesetzt wird, kann durchaus verschieden sein. Auch VPNs und virtuelle Desktops sind kein Garant, dass Daten nicht gerne mal zwischen sicheren Corporate-Systemen und ungeschützten Privat-Anwendungen fließen. Hier muss die IT mit ihrer kommunikativen Brückenfunktion zwischen umzusetzenden Richtlinien und Endanwendern helfen, wirksame Security-Policies und -Lösungen im Alltag auch praktikabel zu bewältigen. Je nach Unternehmensanforderungen lassen sich Maßnahmen streng durchsetzen oder eben auch mit Fingerspitzengefühl und Weitsicht der Belegschaft näherbringen.

6 Best Practices: Was IT-Organisationen für erfolgreiches Hybrid-Working leisten

Sensor für Support-Angebote – IT als Bedarfsanalyst im Hybrid-Working für Trainings- und Self-Service-Maßnahmen

Aus Tickets und Analysedaten von digitalen Arbeitsplätzen sowie Feedback aus Befragungen sind für den IT-Servicedesk eine Grundlage. Sie helfen bei der Entscheidung, welche Art von Unterstützung für mehr Produktivität nötig ist und wie es um das Verständnis für technische sowie sicherheitsrelevante Anforderungen steht. Seien es Trainings und Tutorials für IT-Security oder Self-Service-Portale für typische Alltagsprobleme mit der IT-Ausrüstung – sie müssen an den tatsächlichen Bedürfnissen der Endanwender ausgerichtet sein. Ein Zuviel an Trainings und Information zermürbt ebenso wie ein Zuwenig. Um hier das Optimum zu finden, kann der IT-Servicedesk mit seinem Wissen einen wertvollen Beitrag leisten.

Am Puls der Mitarbeiter – IT als Research-Organisation

Neben der Lösung akuter technische Probleme ist die IT-Organisation für weitere Rollen prädestiniert. Das können gezielte Anwender-Umfragen zu den Erfahrungen und Wünschen im Zusammenhang mit Hybrid-Working sein. Daraus können im Kontext zu den Anforderungen aus den Fachabteilungen notwendige technische Anpassungen abgeleitet und gezielt umgesetzt werden. Beispiele sind die technische Ausrüstung für Meetings mit Präsenz- und Remote-Teilnehmern, der Einsatz von Social-Enterprise-Anwendungen oder die Einführung von Neuerungen wie etwa elektronischen Signaturen.

Kommunikation statt nur Tickets – IT im Hybrid-Working als Multi-Level-Ansprechpartner

Mit den erweiterten Messaging-Funktionen moderner End-User-Management-Plattformen kann die IT-Organisation zudem als Ansprechpartner für die IT-Fragen seitens der Mitarbeiter fungieren, die zwar nicht akut, aber dennoch für den Betrieb relevant sind. Rund um Hybrid-Working stehen hier bisherige Kompromiss-Lösungen und individuelle Workarounds im Fokus, die durch nachhaltige Lösungen ersetzt werden sollten. Das betrifft neben der Hardware-Ausstattung Aspekte wie Datenzugriffe und -speicherung, Bereitstellung und Updates von Applikationen oder die IT-Sicherheit.

Testen und verifizieren – IT mit innovativer Steuerung von Pilotprojekten

Mit dem direkten Kommunikationskanal zu Anwendern, dem Wissen zu ihren Anforderungen und in Verbindung mit Leistungsparametern von Endgeräten, Applikationen und Netzverbindungen hat die IT nun alle Mittel, um Pilotprojekte für Neuerungen rund um Hybrid-Working erfolgreich zu steuern. Die Sicht auf die Mitarbeiter-Perspektive zusammen mit systematischer Feedback-Analyse hilft Unternehmen, die nötigen Veränderungen für flexible Arbeitsplätze zu identifizieren. Dies sind dann einheitlich umzusetzen und deren Akzeptanz sicherzustellen. Im Mittelpunkt stehen hier Cloud-, SaaS- und Collaboration-Lösungen, die das Konzept des „Work-from-Anywhere“ unterstützen.

Proaktive Hilfe statt Warteposition – IT initiiert im Hybrid-Working ein Frühwarnsystem

Nicht erst mit Hybrid-Working-Modellen ist es hilfreich, wenn Mitarbeiter bei drohenden oder bestehenden IT-Störungen proaktiv Hinweise dazu bekommen, bevor sie selbst darauf stoßen, zeitraubend eigenständig nach Ursachen suchen und letztlich doch die IT-Hotline kontaktieren.

Denn anhand innovativer Performance- und Korrelations-Analysen auf End-User-Seite ist die IT-Organisation durchaus in der Lage, bei Problemen gezielt betroffene Anwendergruppen direkt über Messages am Bildschirm zu informieren, Zeiträume bis zur Entstörung anzugeben sowie auch mögliche Workarounds anzubieten. Diese proaktive Vorgehensweise reduziert insgesamt die Arbeitsunterbrechungen durch IT-Störungen deutlich. Weiterhin erspart sie insbesondere Mitarbeitern im Home-Office eine häufig erfolglose Ursachenforschung – etwa bei WLAN-Performanceproblemen, Konfigurationseinstellungen oder Software-Konflikten.

Fazit

Hybrid-Working ist in der Praxis noch mit einigen Unwägbarkeiten behaftet. Moderne und innovative IT-Organisationen können allerdings die Anwenderseite pragmatisch unterstützen. Dazu müssen sie IT-Technologie und -Qualität aus Sicht ihrer Kunden betrachten und bewerten. Ausgestattet mit den nötigen Analyse- und Kommunikationswerkzeugen ist jede IT in der Lage, Störungspotenziale am digitalen Arbeitsplatz transparent zu machen. Dies ist eine wesentliche Grundlage, um erfolgreiche Hybrid-Working-Modelle – die jedes Unternehmen für sich individuell gestalten muss – etablieren zu können.

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Sieben gute Gründe, die manuelle Eingangsrechnungsverarbeitung ins Archiv zu verbannen

Durchschnittlich drei von vier Rechnungen erhalten Unternehmen heute noch auf Papier. Auch den Weg von der Poststelle über die Prüfung bis zur Zahlung legt eine Rechnung meist als Papierbeleg zurück. Dabei sprechen gleich mehrere Gründe dafür, auf elektronische Rechnungsverarbeitung umzustellen und den Prozess zu automatisieren. Der ERP-Hersteller proALPHA hat die Argumente gegen manuelle Eingangsrechnungsverarbeitung zusammengefasst.

Sieben gute Gründe, die manuelle Eingangsrechnungsverarbeitung ins Archiv zu verbannen

60 Prozent der Unternehmen bevorzugen heute immer noch eine Rechnung auf Papier. Und kommt dennoch eine per E-Mail, wird sie zunächst ausgedruckt. Nicht nur ein langwieriges, sondern auch ein kostspieliges Unterfangen. Das Festhalten an „bedrucktem Holz“ könnte daran liegen, dass nur sieben Prozent der Rechnungsempfänger die exakten Kosten für die Verarbeitung ihrer Eingangsrechnungen kennen. Dabei sprechen nicht nur die Kosten dafür, die manuelle Eingangsrechnungsverarbeitung ad acta zu legen:

Die klassische Papierrechnung wird in vielen Unternehmen erst zugeordnet und kontiert, nachdem die Rechnungsdaten manuell erfasst wurden. Manuelle Eingaben sind jedoch sehr fehleranfällig und führen oft zu umfangreichen Nachbearbeitungen. Zuordnung und Kontierung verzögern sich dadurch erheblich. Besonders drastisch ist dies bei Sammelrechnungen. Hier führen Fehler oft zum Stopp des Genehmigungsprozesses.

Nach dem Abtippen der Rechnungsdaten folgt die zeitaufwändige manuelle Prüfung der steuerrechtlichen und betrieblichen Anforderungen. Formfehler wie etwa fehlende steuerrechtliche Pflichtangaben führen nicht selten zu weiteren Verzögerungen. Erschwerend kommt hinzu, dass international agierende Unternehmen die jeweils nationalen Regeln einhalten müssen. Werden fehlerhafte Rechnungen freigegeben, kann dies zur Folge haben, dass in einer späteren Betriebsprüfung der Vorsteuerabzug gestrichen wird.

Für die fachliche Prüfung finden sich selten alle nötigen Daten an einem zentralen Ort. Bevor ein Mitarbeiter die Rechnung als geprüft weitergeben kann, muss er sich die Bestellung, Rahmenvereinbarungen oder die mit dem Lieferanten individuell ausgehandelten Zahlungsmodalitäten erst zusammensuchen. Statt die Belege rasch abzuarbeiten, müssen die Mitarbeiter suchen und nachfragen. Dies führt zu weiteren Verzögerungen. Ein Teufelskreis.

Interne und externe Vorgaben, wie die GoBD, haben zwar zu einer Dokumentation und Standardisierung von Abläufen geführt. Aber ohne Digitalisierung ist die Einhaltung der Vorschriften nicht nachvollziehbar.

Die Genehmigung und Buchung von unstrukturierten Rechnungsdaten kann, so der Verband elektronische Rechnung, bis zu 100 Tage in Anspruch nehmen. Dies führt zu konkreten, finanziellen Nachteilen. Denn die Möglichkeit zum Skontoabzug geht verloren.

Werden Rechnungen zu spät bezahlt, ist dies nicht nur ärgerlich für den Lieferanten. Bei hochspezialisierten, kleineren Anbietern führt dies mitunter rasch zu Liquiditätsengpässen – was wiederum nachfolgende Lieferungen verzögert. Ferner kann es sein, dass Lieferanten bei regelmäßiger verspäteter Zahlung die Kosten einer späten Zahlungsabwicklung in ihre Angebote einpreisen. Höhere Einkaufskosten sind die Folge.

E-Invoicing-Experten geben die Vollkosten des papierbasierten Rechnungseingangsprozess mit 17,60 Euro pro Beleg an. Die Verarbeitung einer elektronischen Eingangsrechnung schlägt ihnen zufolge nur mit 6,40 Euro zu Buche. Das Einsparpotenzial durch elektronische Rechnungen liegt also bei mindestens 60 Prozent. Andere Experten gehen sogar von bis zu 90 Prozent Zeitersparnis aus.

Experten rechnen mit 17,60 Euro für einen papierbasierten Rechnungseingangsprozess

Eine elektronische Abwicklung bietet neben Kostenvorteilen auch Chancen für zusätzlichen Produktivitätsgewinn. In einer Studie von ibi research an der Universität Regensburg gab jedes dritte Unternehmen an, seine Kostensituation hätte sich nach Einführung eines elektronischen Rechnungsempfangs spürbar verbessert. Bei knapp 40 Prozent wurden Abläufe durchgängiger, bei 45 Prozent verringerten sich die Bearbeitungszeiten. Und immerhin 20 Prozent können jetzt mehr Skonto nutzen.

Experten weisen in dem Zusammenhang auch darauf hin, dass es mit der simplen Eins-zu-Eins-Übertragung manueller Abläufe in die digitale Welt nicht getan ist. Deutlich höhere Effizienzsteigerungen lassen sich erzielen, wenn Unternehmen sämtliche relevanten Abläufe überarbeiten und Workflows standardisieren.

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Künstliche Intelligenz: Interview mit Michael Keusgen von ella

Künstliche Intelligenz: Interview mit Michael Keusgen von ella

Das Mediatech-Unternehmen ella hat sich die (R)evolution der Content-Branche zum Ziel gesetzt. Die Software des Unternehmens ist KI-basiert und ist in der Lage, fiktionale und non-fiktionale Geschichten automatisiert zu entwickeln. In unserem Interview spricht Michael Keusgen, der Gründer und Verwaltungsrat der ella media ag, darüber, wie er die Konkurrenz einschätzt und welche Zukunftschancen er für den Einsatz von KI sieht.

Künstliche Intelligenz: Interview mit Michael Keusgen von ella

Herr Keusgen, wie sind Sie auf die Geschäftsidee gekommen?

Die Geschäftsidee der ella ist eine konsequente Weiterentwicklung all meiner Medienaktivitäten der letzten drei Jahrzehnte. Sie verfolgt deshalb eine hochinnovative Idee, bei der bewusst mit herkömmlichen Arbeitsprozessen und Technologien gebrochen wird. Meine Vision ist es, das erste global agierende Texterstellungsunternehmen zu sein, welches ausschließlich mit künstlicher Intelligenz (KI) arbeitet.

Warum wurde die ella media AG in der Schweiz gegründet?

Die Schweiz ist ein neutraler Standort von dem aus weltweit expandiert werden kann. Wir sind mit offenen Armen im Kanton Zug empfangen worden. Im sogenannten Crypto Valley werden die Themen Blockchain und KI stark gefördert und nach vorne gestellt. Zu guter Letzt haben wir in der Schweiz passendere Voraussetzungen für die Patentanmeldung vorgefunden.

Wie unterscheidet sich ella von anderen Playern, die sich mit KI-basierter Texterstellung beschäftigen?

Das Besondere an der ella KI ist das „freihändige“ Schreiben Wort für Wort – und das fiktional und non-fiktional. Freihändige Kommunikation ist auch ein Qualitätssprung in der Texterstellung mittels KI. Nach meinem Kenntnisstand sind wir damit einzigartig auf der Welt.

Das Mediatech-Unternehmen ella hat sich die (R)evolution der Content-Branche zum Ziel gesetzt.

Kann man schon irgendwo Geschichten von ella lesen? Wie ist die Resonanz darauf und wie hat sich die Lernkurve entwickelt?

Wir haben einen Blog, auf dem man die Lernkurve sehr gut nachverfolgen kann. Die Geschichten werden immer besser, komplexer und tiefgründiger. Die Geschichten kommen sehr gut an. Bereits jetzt sprechen wir mit potenziellen Kunden über die individuelle Entwicklung von innovativen und individualisierten Unterhaltungskonzepten im Bereich BtC-Contentgenerierung.

Wie schätzen Sie die Konkurrenz von ella ein?

Diese Frage lässt sich Stand heute nicht zufriedenstellend beantworten, da noch zu viele unterschiedliche Herangehensweisen in der Erprobung sind. Wir von ella hoffen, dass wir uns mit unserer KI durchsetzen. Im Bereich Fiktion ist uns niemand bekannt, der in der Lage ist, freihändig zu schreiben.

Welche Chancen sehen Sie in Zukunft für den Einsatz von künstlicher Intelligenz?

Wir erwarten, dass KI maßgeblich unser Leben bestimmen, einfacher und bequemer machen wird. Wir sollten uns daher Gedanken machen, wie wir das regulieren bzw. kennzeichnen. Der Mensch kann durch KI effektiver Arbeiten und hat eine geringere Fehlerquote. Für die Erstellung von Texten bedeutet das, dass sich Redakteure, Content-Manager etc. lästige Arbeiten vom Hals halten und auf das Wesentliche konzentrieren können.

Gibt es ethische Kritik an KIs wie ella?

Jede technische Errungenschaft hat in der Zivilisationsgeschichte zu Skepsis und Unsicherheiten geführt. Bedenken Sie nur, dass die Menschen bei dem ersten Zug mit der Dampflok dachten, dass die Seele am Ausgangspunkt bleibt und nur der Körper fährt. Auch bei KI und im speziellen der Texterstellung durch Machine Learning gibt es Vorbehalte. Diese nehmen wir konstruktiv auf und entwickeln so lange, bis tatsächlich etwas für den Menschen Vorteilhaftes rausgekommen ist.

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Mit der Container-Technologie die Softwarebereitstellung automatisieren

Mit der Container-Technologie die Softwarebereitstellung automatisieren

Wie gut sich Unternehmen an geänderte Marktbedingungen anpassen können, etwa mit innovativen digitalen Produkten und Dienstleistungen, ist ganz entscheidend für ihre Wettbewerbsfähigkeit. Für die IT-Abteilung bedeutet das, dass sie Neuentwicklungen schnell und kontinuierlich bereitstellen muss. Allerdings sind die dafür benötigten zeitlichen und personellen Ressourcen immer noch stark durch Routineaufgaben gebunden. Einen Ausweg aus diesem Dilemma bietet die Container-Technologie. Damit lassen sich selbst komplexe Software-Releases wesentlich einfacher als bislang automatisiert und schnell bereitstellen, sowohl On-Premises als auch in der Cloud. Die Automatisierung des Release-Managements spart Kosten und reduziert spürbar den benötigten Zeitaufwand. Mehr noch: Das Automatisieren manueller Prozesse eliminiert auch viele Fehlerquellen beim Installieren und Updaten von Programmen. Trotz aller Vorteile der Container-Technologie nutzen sie viele Unternehmen noch nicht, was vor allem am fehlenden Know-how und an den Sicherheitsbedenken liegt.

Vorteile der Container-Technologie sind bekannt

Nach einer aktuellen Studie des Analystenhauses techconsult wissen neun von zehn deutschen Unternehmen um die Pluspunkte der Container-Technologie hinsichtlich Flexibilität und Effizienz des IT-Betriebs. Für die befragten IT-Verantwortlichen und Softwareentwickler gehören dazu insbesondere die automatisierte Skalierbarkeit, das schnelle Deployment sowie die hohe Zuverlässigkeit und Ressourcen-Effizienz. Mehr als zwei Drittel sind davon überzeugt, dass Container-Technologie zu einem festen Bestandteil ihrer Anwendungsentwicklung und -bereitstellung wird. Allerdings stehen auch für 35 Prozent der Studienteilnehmer Sicherheitsbedenken dem Container-Einsatz in ihrem Unternehmen entgegen.

Doch gerade diese Bedenken sind unbegründet: Container-Technologie und insbesondere Plattformen wie Kubernetes können die Sicherheit für Anwendungen sogar verbessern, zum Beispiel, indem Sicherheits- und Compliance-Anforderungen direkt im Code abgebildet werden. Und hier liegt vielleicht die eigentliche Herausforderung: Mit Container-Technologie müssen Unternehmen das Security Management ganz neu denken. Sicherheitsregeln werden anders, an anderen Stellen und viel direkter implementiert als in klassischen Infrastrukturen mit Netzwerksegmentierung und Firewall. Während bisher Security-Spezialisten unabhängig von den Entwicklern vor allem auf Netzwerkebene für die nötige Sicherheit sorgten, werden viele Sicherheitsfunktionen jetzt bereits von den Entwicklern integriert und an zentraler Stelle, nämlich im Kubernetes-Cluster, implementiert.

Mit der Container-Technologie die Softwarebereitstellung automatisieren

Schnell, schneller, Container

Eine Folge der Digitalisierung ist die Forderung nach einer immer kürzeren Time-to-Market. Unternehmen müssen neue Applikationen oder Services möglichst von jetzt auf gleich bereitstellen, womit auch der Druck auf die IT-Abteilung wächst. Container zusammen mit einer geeigneten Orchestrierungssoftware unterstützen optimal eine hochgradig automatisierte Continious Delivery Pipeline. Viele Aufgaben, die bisher einzeln geplant und von unterschiedlichen Fachkräften ausgeführt wurden, entfallen. Während in einer virtuellen Maschine zum Beispiel Betriebssystem und Anwendungen wiederholt aktualisiert und Sicherheitsregeln manuell angepasst werden müssen, startet man in einem Kubernetes-Cluster einfach einen neuen Container mit der aktuellen Version einschließlich der Sicherheitsregeln und löscht den alten. Fertig. Selbst das Testen von Updates und Security-Fixes lässt sich vollständig automatisieren. Ein automatisiertes Deployment beschleunigt somit das Bereitstellen und Aktualisieren von Software. Es entlastet damit gleichzeitig die IT-Teams von zeitaufwendigen Routineaufgaben und schafft Freiräume für neue Aufgaben.

Fehlendes Know-how als Einstiegshürde

Gerade mittelständische Unternehmen zögern noch bei der Containerisierung ihrer Anwendungen, was laut der erwähnten Studie oft am noch fehlenden Know-how und der vermeintlichen Komplexität der Implementierung in die vorhandene IT-Infrastruktur liegt. Beide Hürden lassen sich jedoch mit einem erfahrenen Dienstleister an der Seite gut meistern. Dieser stellt idealerweise die komplette Infrastruktur bereit und erleichtert den Einstieg in die Welt der Container und ihrer Orchestrierung. Meist geht es auch nicht darum, möglichst viele Anwendungen gleichzeitig zu containerisieren, sondern erst einmal mit einzelnen Applikationen zu beginnen und Erfahrungen zu sammeln. Flankiert von praxisnahen Workshops kann so schrittweise das nötige Know-how aufgebaut und Sicherheit im Umgang mit dem doch gänzlich neuen Ansatz des Container-Managements erworben werden.

Ausrede „Altprogramme“ gilt nicht

Der Wechsel von klassischen Infrastrukturen hin zur Container-Plattform stellt einen Paradigmenwechsel in der IT dar. Da gilt es, manchen Manager noch zu überzeugen, eingefahrene Wege zu verlassen. Besonders die Software-Entwickler treiben diesen Wandel an und haben die Argumente auf ihrer Seite: Container unterstützen moderne DevOps-Prozesse und den plattformübergreifenden Betrieb von Applikationen in hochverfügbaren Cloud-Infrastrukturen bei sinkendem Aufwand für die IT-Abteilung. Der oft gehörte Einwand, dass ältere Programme nicht für den Container-Betrieb geeignet sind, kann man so aber nicht stehen lassen.

Viele Legacy-Anwendungen lassen sich durchaus containerisieren, jedenfalls öfter als gedacht. Üblicherweise fangen Unternehmen in der Praxis aber “auf der grünen Wiese” an. Das heißt, sie nutzen die Container-Plattform zunächst für neue Applikationen, die von den Entwicklern auch gleich für Container geschrieben wurden. Mit zunehmender Erfahrung wachsen dann oft auch die Begehrlichkeiten: Wenn die IT-Teams mit dem Container-Management vertraut sind und die damit verbundenen Möglichkeiten und Vorteile zu schätzen wissen, entwickelt sich von ganz allein der Wunsch, diese auch für bestehende Anwendungen zu nutzen.

Leichter und effizienter in die Cloud

Die Covid-19-Pandemie hat den Unternehmen deutlich vor Augen geführt, dass Business-Anwendungen skalierbar und unabhängig vom Standort verfügbar sein müssen. Hier sind Cloud-Infrastrukturen und Cloud-Services klar im Vorteil. Sind Anwendungen containerisiert, ist es besonders leicht, sie in die Cloud zu bringen. Container sind unabhängig von der Umgebung lauffähig. Dank standardisierter Services können Sie Container-Anwendungen auch problemlos von einer Cloud in eine andere migrieren. Darüber hinaus lässt sich das Skalieren und Verteilen der Ressourcen wesentlich einfacher und effizienter automatisieren als mit virtuellen Maschinen. Die Vorteile der Cloud werden dadurch besser ausgenutzt. Nicht zuletzt sind Container selbst nochmals deutlich schlanker im Betrieb als eine virtuelle Maschine, weil die Ressourcen für die Virtualisierung und das Betriebssystem entfallen.

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Aussicht

Die Container-Technologie ist weiter auf dem Vormarsch, auch wenn viele Unternehmen noch ganz am Anfang stehen und hohen Beratungsbedarf haben. Unternehmen entwickeln immer mehr Applikationen gezielt für den Betrieb im Container. Für den Siegeszug der Container sorgen aber nicht nur das beschleunigte Deployment, sondern auch der Effizienz-Gewinn für den IT-Betrieb. Davon profitieren nahezu alle Business-Anwendungen, vom CRM– und ERP-System bis zum digitalen Geschäftsmodell.

Zu einem wichtigen Erfolgsfaktor hat sich auch Kubernetes entwickelt. Die Orchestrierungs- und Management-Software funktioniert wie eine standardisierte Middleware für alle Cloud-Provider. Kubernetes ist Kubernetes, egal in welcher Cloud und unabhängig von Hardware und Hypervisor. Selbst komplexe Applikationen lassen sich damit ohne aufwendige Anpassungen auf eine neue Hosting-Plattform oder zu einem neuen Cloud-Provider migrieren. Das sind gute Nachrichten für alle Unternehmen, die wegen der letzten Privacy-Shield-Entscheidung des EuGH ihre Container-Anwendungen in eine datenschutzrechtlich unbedenkliche Umgebung verlegen wollen. Erfahrene Cloud-Provider mit Managed Kubernetes Service gibt es auch in Deutschland.

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Einfache Einhaltung aller Compliance-Vorgaben dank revisionssicherer Archivierung

Einfache Einhaltung aller Compliance-Vorgaben dank revisionssicherer Archivierung

Compliance: Ein Begriff, der in vielen Unternehmen zunehmend das Potential zum „Unwort“ entwickelt. Denn in den letzten Jahren sind viele Vorgaben im Bereich der Archivierung hinzugekommen, während gleichzeitig empfindliche Strafen bei Versäumnissen drohen. Ein leistungsfähiges Enterprise Informati-on Management System (EIM), das als zentrale Plattform für alle Daten und Informationen dient, kann hier helfen. Anhand des Purchase-to-Pay-Prozesses kann nicht nur aufgezeigt werden, wie eine gesetzeskonforme Archivierung realisierbar ist, sondern auch welche Vorteile sich daraus ergeben.

Einfache Einhaltung aller Compliance-Vorgaben dank revisionssicherer Archivierung

Ein reibungsloser Informationsfluss, die Auflösung von Informationsinseln, das schnelle Finden von gesuchten Daten. Dies sind nur einige Aspekte, die ein gelungenes Informationsmanagement auszeichnen. Sie helfen den langfristigen Geschäftserfolg zu sichern, da Mitarbeiter Kunden und Partnern gegenüber stets auskunftsfähig sind. Dafür müssen ihnen alle aktuellen Daten jederzeit zur Verfügung stehen. Gleichzeitig sind die Informationen nach der Abwicklung eines Auftrags gemäß aller Compliance-Vorgaben revisionssicher zu archivieren. Führende EIM-Systeme wie nscale von der Ceyoniq Technology können diesen Spagat leisten.

Zentrale Speicherung verbessert den Informationsfluss

Das EIM dient dabei in Kombination mit dem eingesetzten ERP System als zentrale Plattform, auf der über den ganzen Purchase-to-Pay-Prozess hinweg alle relevanten Daten zentral gespeichert werden. Dafür ist eine enge Verzahnung beider Systeme entscheidend. Beim Purchase-to-Pay-Prozess fallen zahlreiche Dokumente zur Archivierung an: Bestellanforderung (BANF), Anfragen, Angebote, E-Mails und Recherchedokumentation sowie Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein und zuletzt die Rechnung. Mit einem EIM werden all diese Informationen in den dafür vorgesehenen Bestell- und Lieferantenakten gebündelt. Diese stehen anschließend übersichtlich und komfortabel zur Verfügung. Zusätzlich ist es möglich, die Daten mit Informationen aus dem ERP und anderen Systemen innerhalb des EIM zu ergänzen bzw. anzureichern.

In den Purchase-to-Pay-Prozess sind zahlreiche unterschiedliche Abteilungen eingebunden, die jeweils eigene Dokumente verwalten. Dadurch entstehen oftmals Informationsinseln. Die Auflösung dieser erfolgt durch ein zentrales EIM in Kombination mit dem genutzten ERP. Die notwendigen Daten stehen für die Archivierung nun abhängig von der jeweiligen Berechtigung jedem Prozessbeteiligten automatisch zur Verfügung, vollständig und transparent. Damit verbessert sich der Informationsfluss im Unternehmen deutlich. So sind beispielsweise Lieferantennachfragen nicht länger ein Problem. Ohne langes Suchen werden die zur Beantwortung der Frage notwendigen Dokumente gefunden, inklusive Bearbeitungsstand und ohne Unsicherheiten bezüglich ihrer Aktualität. Und auch bei Abwesenheiten eines Kollegen kommt es nicht zu Liegezeiten, da die Daten allen Beteiligten zur Verfügung stehen und die Vertretung diese somit bearbeiten kann.

Einfache Einhaltung aller Compliance-Vorgaben dank revisionssicherer Archivierung

Revisionssichere Archivierung sichergestellt

Doch damit nicht genug. Für die revisionssichere Archivierung ist ein EIM-System unerlässlich:

  1. EIM-Systeme bieten den Vorteil, Veränderungen an den Dokumenten beispielsweise anhand der Versionshistorie jederzeit nachvollziehbar zu machen.
  2. EIM-Systeme archivieren die Dokumente in ihrem Originalformat und können weitere Repräsentationen (Rendition) mitverwalten, die besser für die weitere Bearbeitung geeignet sind. Beispielsweise das ZUGFeRD-Format, oder E-Rechnungsformate, die in PDF gewandelt werden.
  3. Bearbeitungsvermerke wie digitale Post-its oder Anmerkungen in Form von Annotationen können benutzt werden, ohne die Originaldokumente zu verändern.
  4. Bei einem Workflow können Entscheidungen und Kommentare abgelegt wer-den und bei einer Steuerprüfung zur Erklärung der Kontierung dienen.
  5. Der Gesetzgeber verlangt eine Aufbewahrung von Geschäftsbriefen über sechs Jahre aufbewahrt, Dokumente wie Buchungsbelege sogar zehn Jahre. Mit der Definition von Archivierungs- und Löschfristen ist es möglich, solche regulatorischen Aufgaben zu automatisieren.

Damit erfüllt das verschiedene Compliance-Anforderungen und der Sachbearbeiter bzw. das Unternehmen braucht sich nicht weiter darum zu kümmern.

Ebenfalls wichtig ist es, den Datenschutz zu wahren und insbesondere Dokumente mit personenbezogenen Daten nur so lange zu archivieren, wie es laut Gesetzgebung erforderlich ist. Nach Ablauf dieser Frist sind die Informationen sofort zu löschen. Führende EIM-Systeme bieten hierfür die Möglichkeit, Aufbewahrungs- und Löschfristen zu setzen. Damit erfolgt die automatische Löschung der Dokumente zu einem festgelegten Zeitpunkt, ohne dass ein Mitarbeiter dafür eine Aktion durchführen muss.

Fazit

Mit einem leistungsfähigen EIM ist die Einhaltung der gesetzlichen Compliance-Vorgaben, zu denen die revisionssichere Archivierung zählt, nicht länger mit Aufwand für das jeweilige Unternehmen verbunden. Im Gegenteil: Alle Daten sind zuverlässig in der entsprechenden Akte gespeichert und stehen dort bis zur automatischen Löschung beweiskräftig zur Verfügung. Gleichzeitig sind alle relevanten Informationen gebündelt und den beteiligten Mitarbeitern zugänglich gemacht. Ohne langes Suchen kann auf die Dokumente mit gesicherter Aktualität und ersichtlichem Bearbeitungsstand zugegriffen werden, sodass ein reibungsloser Informationsfluss realisierbar ist.

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SEO Trends: Das sollten Webseitenbetreiber beachten

Was sind die Seo-Trends? Lesen Sie im Folgenden mehr über deren Einschätzung rund um SEO-Trends und Rankingfaktoren für das Jahr.

1. Auf die Technik kommt es an – klassisches OnPage-SEO

Von elementarer Bedeutung werden vor allem die OnPage-Optimierung an sich und insbesondere alle technischen Aspekte sein. Unterteilt man die OnPage-Optimierung in die Themen der inhaltlichen und technischen Maßnahmen, stellt man schnell fest, dass vor allem auf technischer Seite oftmals deutliches Potenzial durch fehlende oder nur teilweise erfolgte

Optimierungsmaßnahmen verloren geht. Viele Webseitentreiber wissen mittlerweile zwar wie wichtig Inhalte und deren Optimierung sind, vergessen dabei aber völlig weitere wichtige technische Aspekte, wie beispielsweise

  • Die Ladezeit der Webseite
  • Die Optimierung der URLS
  • Das Thema „Verschlüsselung“ via https
  • Weitere Themen, wie 301 Weiterleitungen, Canonicals und doppelter Content

2. Hochwertige und Informative Inhalte

Hochwertige, informative Inhalte werden immer mehr an Relevanz gewinnen. Dabei ist schon jetzt ein Trend weg von reinen „keyword-optimierten“ Texten zu beobachten. Hochwertige Textinhalte zeichnen sich in der Regel durch Faktoren wie eine umfassende Textlänge und verständliche, strukturierte Aufarbeitung eines Themas aus.

3. Mobile First – das Jahr der mobilen Suchmaschinenoptimierung

Nach der Bekanntgabe im Jahr 2016 über die von Google geplante Nutzung des mobilen Suchindex als Basis aller Suchanfragen wurde hier ein deutliches Signal in Richtung der hohen Relevanz der mobilen Suchmaschinenoptimierung gesetzt.

Ein wichtiger Rankingfaktor ist es also, Inhalte geräteübergreifend identisch zu gestalten. Webseitenbetreiber, die aktuell noch keine mobile Version der Webseite betreiben, oder dabei Inhalte nur gekürzt mobil zur Verfügung stellen, sollten hier bald handeln.

Backlinks werden auch weiterhin einen entscheidenden Rankingfakor für die Google-Suche darstellen. Mehr denn je wird dabei aber das Thema der Backlinkqualität eine Rolle spielen. Vor allem folgende Kriterien für die Bemessung der Qualität eines Backlinks, bzw. einer Linkstruktur im Gesamten werden betrachtet:

  • Ankertexte im Allgemeinen und deren Zusammensetzung aus Money-, Compound-, Brand- und sonstigen Keywords
  • Parameter, wie Sichtbarkeit, Trust und Co. der linkgebenden Webseiten
  • Themenrelevanz der linkgebenden Webseiten
  • Der Linkmix an sich
  • Branchenbezogene Backlinks

5. Voice Search – der neue Trend aus Übersee?

Voice Search, also die Suche mit dem gesprochenen Wort, ist derzeit der Trend in den USA und kommt so langsam auch im deutschsprachigen Raum an. Bisher gibt es hier wenige aussagekräftige Studien oder Erfahrungswerte. Erste Vermutungen lassen aber auf ein sich veränderndes Suchverhalten schließen. Typische sprachgesteuerte Suchanfragen werden mit großer Wahrscheinlichkeit mit längeren Suchphrasen, also mehreren Suchbegriffen oder Halbsätzen bis hin zu W-Fragen ausgeführt werden.

Auf dieses geänderte Suchverhalten sollten Webseitentreiber vorbereitet sein. Wo schon jetzt ein Trend weg von rein „keyword-optimierten“ Texten zu beobachten ist, wird dieses Phänomen wohl nochmal deutlich verstärkt werden, sobald Texte wirklich auf Halbphrasen oder gar ganze Suchsätze optimiert werden.

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