Kommunikation der Zukunft – Kommunikationsservices und die Digitalisierung

In nahezu allen Lebensbereichen lassen sich die Auswirkungen der Digitalisierung mittlerweile erkennen – Von Avataren und Mixed Reality.

Kommunikation der Zukunft – Kommunikationsservices und die Digitalisierung

Moderne Buchungs- und Bestellvorgänge, Smart Home und insgesamt flexiblere Prozesse beeinflussen den Alltag ebenso wie die Arbeitswelt. Auch vor der Kommunikation macht der digitale Wandel nicht halt. Telefon, Smartphone und Internet verändern die menschliche Interaktion. Mit Chatbots und künstlicher Intelligenz werden moderne Varianten der Kontaktaufnahme möglich. Während die Methoden in der Vergangenheit mit Höhlenmalerei, Pergamentrollen und Morsen noch anders aussahen, hat sich an einer Aussage nichts verändert:

Paul Watzlawik, österreichischer Kommunikationswissenschaftler:

„Man kann nicht nicht kommunizieren.“

Und ein Ende des Wandels menschlicher Interaktion ist nicht in Sicht.

Vom Telefonieren zum Texten

Die Kommunikation befindet sich in einem stetigen Wandel und ist in Zeiten von Smartphones, dem World Wide Web und immer besseren Datenübertragungsraten vielfältiger denn je. Damals noch via Trommeln, Kurierdiensten, Brieftauben oder über Telegramme, steht die Kommunikation in der heutigen Zeit unter digitalem Stern. Vor allem die Nutzung des ersten Handys ab 1983 war ein großer Schritt, insbesondere in puncto Flexibilität. Denn um erreichbar zu sein, war die Bevölkerung nicht mehr an eine Adresse für den Empfang von Nachrichten oder Anrufen gebunden. Neun Jahre später entstand mit dem Versand der ersten SMS eine Alternative zum Telefonieren. Die Kurzmitteilungen setzten die Erreichbarkeit auf ein neues Level und ermöglichten es, den Gesprächspartner auch außerhalb fester Zeiten zu kontaktieren.

Bild-Text-Kombination

Auch heute noch erfreuen sich Textnachrichten großer Beliebtheit. Allen voran Digital Natives und Generation Y gehören zu denjenigen, die Gespräche seltener per Telefon als über Kurznachrichtendienste führen. Was anfangs noch via SMS versendet wurde, findet mittlerweile über internetgestützte Dienste wie WhatsApp oder Threema den Weg in die Welt. Soziale Netzwerke, beispielsweise Facebook oder Twitter, modernisieren die Kommunikation zusätzlich. Während Gespräche oftmals Face to Face zwischen mindestens zwei Personen oder innerhalb einer Konferenz stattfanden, nimmt nun vielmehr eine gesamte Community an den Nachrichten teil. Mit Apps wie Snapchat und Instagram rückt zudem eine Bild-Text-Kombination in den Fokus. Das bedeutet: Die Kommunikation zwischen zwei oder mehreren Personen läuft nicht mehr nur telefonisch oder schriftlich, sondern auch über Bilder immer und überall ab. Das Versenden von Emoticons und Bildern ist mittlerweile in einer Vielzahl von Messenger-Diensten gegeben – ebenso wie die Integration von Sprachnachrichten. So besteht über Kurzmitteilungsdienste dennoch die Chance, den Gegenüber anzusprechen, anstatt zu telefonieren.

Eine Frage der Zeit

Auch zukünftig wird sich die Kommunikation weiter verändern. Primär in der Diskussion: 3D-Videotelefonie. Demnach soll die Kommunikation nicht mehr nur über die Bildschirme ablaufen, sondern die jeweils andere Person virtuell in den Gesprächsraum projiziert werden, ohne dabei wirklich anwesend zu sein. Die Kommunikation selbst findet dann über Spezialbrillen statt. Virtuelle und reale Inhalte verschmelzen – „Mixed Reality“ lautet das Stichwort. Gerade hiervon verspricht sich die Kommunikationsbranche besonders viele Weiterentwicklungen und Chancen. Doch für authentische Darstellungen benötigen die Verantwortlichen zunächst die entsprechenden technischen Voraussetzungen. Zwar sind gute Bildqualitäten bereits zweidimensional möglich, doch um Abbildungen auch in 3D hochwertig abzuspielen, braucht es noch Geduld.

Das virtuelle Ich

Einen Schritt weiter geht sogar noch die Möglichkeit, über Avatare und Hologramme miteinander zu kommunizieren. In diesem Szenario werden am Computer mithilfe von Scans und Algorithmen Abbildungen von Personen erstellt. Im Anschluss lassen sich die Bewegungen des Avatars unabhängig von den Aufzeichnungen am PC steuern. Damit wird es ebenfalls möglich, das virtuelle Ich an Orte zu senden, ohne real anwesend zu sein. Schon im bekannten Hollywoodfilm „Surrogates“ wurde diese Thematik ausführlich behandelt – und soll Einzug in die Realität halten. Allen voran in Bezug auf Konsum kann diese Art der Kommunikation eine Rolle spielen. In diesem Beispiel werden die Avatare zum Einkaufen losgesendet. Das kann in Lebensmittel- oder auch in Bekleidungsgeschäfte sein. Die Kommunikation zwischen Maschine bzw. Avatar und Mensch wird demnach bedeutender – und entwickelt sich eventuell sogar zu einer schwerpunktmäßigen Maschine-zu-Maschine-Kommunikation, wenn nicht nur die Bevölkerung, sondern auch Unternehmen in ihren Geschäftsreihen auf Avatare setzen.

Informationsflut

Ebenfalls hoch gehandelt in Zusammenhang mit zukünftiger Kommunikation: Big Data. Denn die Digitalisierung verändert neben den Hilfsmitteln, mit denen Menschen kommunizieren, auch den Informationsaustausch. In den Fokus rückt der Mensch selbst, der nun nicht mehr nur Nachrichten und Daten über mobile und stationäre Endgeräte weitergibt, sondern vielmehr selbst als Sender fungiert. Das bedeutet, es existiert ein ständiger Austausch zwischen der Person und ihrer Umwelt. Damit wissen die Mitmenschen beispielsweise sofort Name, Alter oder Hobbys des Gegenübers. Wie diese Darstellungen aussehen könnten, bleibt jedoch noch abzuwarten. Anwendung findet eine in den Anfängen steckende Art des Daten- und Informationsaustauschs bereits bei den sogenannten Wearables. Beispielsweise sammeln Fitnesstracker Daten wie Anzahl getätigter Schritte, verbrannte Kalorien oder Herzfrequenz. Diese Informationen sind dann meist auf dem Tracker selbst oder in einer App einsehbar, von der sie unter anderen Interessierten zeitgleich auf sozialen Medien geteilt werden können.

E-Mails denken

Bei Betrachtung der möglichen Zukunft der Kommunikation fällt vor allem eins auf: Neue Kommunikationsmittel wird es voraussichtlich nicht geben. Vielmehr entwickeln sich die bestehenden mit den Möglichkeiten der digitalen Revolution stets weiter. So auch die bereits etablierte E-Mail. Die Anrede des Empfängers soll demnach emotionaler und damit auch persönlicher werden. Durch eine gezielte Ansprache in verschiedenen Sinnen (sogenannte sensual-musikalische Codes in E-Mails, unterstützende Bilder und Movie-Clips im Hintergrund) werden die Mitmenschen noch expliziter in das Geschehnis der Kommunikation eingebunden. Weitere Aspekte, die hier zum Thema werden, sind künstliche Intelligenz und Gedankenübertragung. Denn: E-Mail-Programme sollen so eingestellt werden, dass sie von E-Mail zu E-Mail etwas dazulernen. Das bedeutet, mithilfe eines Algorithmus entwickeln die Programme sich weiter, erkennen wiederkehrende Aufgaben der Kommunikation und erleichtern dem Sender das Übermitteln von sogenannten Smart Mails. Zudem soll eine Steuerung über Mimik und Gestik zukünftig möglich werden.

Virtuell kommunizieren

Neben dem Alltag beeinflusst der digitale Wandel auch die Kommunikation in der Arbeitswelt. Mittlerweile passen Führungskräfte die Rahmenbedingungen an die modernen, digitalen Gegebenheiten an. Von der Fehler- über die Führungskultur bis zu den Arbeitsprozessen – die durch die Digitalisierung einhergehenden Veränderungen beeinflussen zahlreiche Stränge in den Unternehmen. Da Manager zudem aufgrund von dezentralen Standorten und Internationalisierungen vermehrt auf sogenannte virtuelle Teams setzen, wirkt sich der Wandel auch auf die Kommunikation aus. Mithilfe von Computern, Smartphones und des Internets ist dies mittlerweile technisch einfacher umzusetzen als noch vor ein paar Jahren. Doch die Herausforderungen liegen in der Vereinbarung von veränderten Anforderungen der Mitarbeiter, gestiegenen Ansprüchen der Kunden sowie dem Bestehen auf einem stetig wachsenden Markt.

Kontrollierte Kommunikation?

Bei all den Neuerungen, Chancen und Möglichkeiten dürfen jedoch zwei Aspekte nicht außer Acht gelassen werden: Datenschutz und Sicherheit. Denn durch die steigende Anzahl an Informationen und Daten wächst auch die Transparenz – der Mensch entwickelt sich zu einem gläsernen Individuum. Zwar ergeben sich durch die Digitalisierung und die sich verändernde Kommunikation Chancen und Möglichkeiten – beispielsweise in Hinsicht auf Fernbeziehungen, Familien, die in unterschiedlichen Ländern wohnen, oder auch Terminüberschneidungen im Arbeitsalltag –, doch Fragen, die an dieser Stelle ebenfalls auftauchen, lauten: Wie sieht es mit dem Datenschutz aus? Sind die Daten immer für jeden einsehbar oder wird es Richtlinien und Einstellungen geben? Und wie sieht es in diesem Zusammenhang mit der Sicherheit aus? Aspekte, an denen die Verantwortlichen noch ansetzen müssen, um die sich entwickelnde Kommunikation von Beginn an zu kontrollieren.

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Agiles Arbeiten: Zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen

Agiles Arbeiten sollte insbesondere in der aktuellen Zeit ganz oben auf der Prioritätenliste in den Unternehmen stehen und kann entscheidend sein, um das Unternehmen über Wasser zu halten. Doch das ist nicht die einzige Stärke, denn agiles Arbeiten kann auch die Crew an Bord des Schiffes stärken und motivieren. Doch was versteckt sich eigentlich hinter dem Begriff, auf den man an so vielen Ecken trifft, und wie gelingt es, erstmals jedes einzelne Mitglied aufs Boot zu holen und gemeinsam in Richtung eines agilen Arbeitsalltags mit mehr Gesundheit und Sicherheit zu segeln? Antworten auf diese Fragen hat Christian Schieber, Experte für agile Arbeitsprozesse und Geschäftsführer von bytabo®.

Agiles Arbeiten: Zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen

In einer Zeit, in der sich der über die Jahre eingelebte Arbeitsalltag einmal auf den Kopf gestellt hat, sehnen sich die Mitarbeiter nach der richtigen Mischung aus Sicherheit, Selbstständigkeit und Optimierung. Doch wie kann dies umgesetzt werden?

Die Mischung macht’s: Der Mittelweg zwischen Sicherheit, Selbstständigkeit und Optimierung

Verbesserungsbedarf besteht zum Beispiel oft bei der internen Kommunikation. Statt stundenlanger Meetings einigt man sich lieber auf kurze Updates oder ruft anstelle von einer Flut an E-Mails den Ansprechpartner lieber kurz an, um das Wichtigste mit ihm zu klären. So bildet agiles Arbeiten häufig die optimale Lösung, wenn man sich auf die Suche nach neuen Zusammenarbeitsmodellen begibt. Aber was versteht man genau darunter? Gemeint ist, dass veraltete Strukturen und starre Hierarchien durch ein dynamisches Arbeitsumfeld ersetzt werden, in dem Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, mehr Verantwortung zu übernehmen und im Team eigenständige Entscheidungen zu treffen.

Besser früher als später: Warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist

In einer Zeit, in der sich die Umstände so schnell verändern, muss man in der Lage sein, schnell zu handeln. Wenn nicht jetzt, wann dann? Doch es geht nicht nur um das schnelle Handeln, sondern auch um die Aktivierung aller Gehirnzellen im Unternehmen. Jeder Einzelne ist gefragt, da die aktuelle Situation ein Ausnahmezustand ist. Jede Idee kann jetzt einen Vorteil für das gesamte Unternehmen aufzeigen. Dazu zählt auch, dass jeder seine Gedanken teilt und seine Meinung sagt. Auf diese Weise kommt jederzeit frischer Wind in die Segel und jeder Mitarbeiter kann selbstständig das Steuer übernehmen.

Agiles Arbeiten: Aller Anfang ist schwer

Bei der Umstellung läuft es natürlich nicht von Anfang an rund. Denn auch wenn es in der Theorie auf den ersten Blick sehr einfach zu sein scheint, kann die Umsetzung zunächst mehr Arbeit, Aufwand und neue Strukturen bedeuten und das agile Mindset braucht Zeit sich in den Unternehmen zu etablieren. Aber in der aktuellen Zeit wird doch sowieso alles umgeworfen, warum nicht genau dafür jetzt die Zeit investieren? Dabei ist auch zu bedenken, dass diese agilen Arbeitsmethoden nicht nur das Überleben des Unternehmens unterstützen können, sondern auch das der Mitarbeiter. Somit kann auch die Selbstständigkeit geboten werden, nach der sich die Mitarbeiter sehnen.

Durch mehr Flexibilität zu einem gesunden Arbeitsalltag für die Mitarbeiter

Agiles Arbeiten heißt auch Flexibilität durch die Arbeit und schnellere Absprache in kleineren Projektteams. Denn der psychische Druck auf Angestellte, ihren Job perfekt zu machen und das so schnell wie möglich, ist enorm. Zu erkennen ist das deutlich an den Zahlen der Burn-Out-Fälle und der Depressionen. Und jede Motivation ist gerne gesehen. Ein agiles Arbeitsumfeld kann dabei helfen, die Gesundheit der Mitarbeiter zu fördern, da den Mitarbeitern ihre Arbeit oftmals einfacher fällt, wenn sie sich den Tag selbst einteilen können. Gerade im Home-Office basiert das natürlich auf Vertrauen. Wenn man diesen Punkt erstmal erreicht hat, dann ist das die Grundlage eines effizienten Teams.

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Mit dem ERP-System zu mehr Nachhaltigkeit

Mit dem ERP-System zu mehr Nachhaltigkeit

Unternehmen müssen heute nicht nur finanziell erfolgreich sein. Bewerber, Mitarbeiter, Kunden und Investoren fordern ein nachhaltigeres Wirtschaften. Dem ERP-System kommt auch hierbei eine Schlüsselrolle zu. proALPHA nennt fünf Szenarien, in denen ein ERP zur Nachhaltigkeit beiträgt:

Mit dem ERP-System zu mehr Nachhaltigkeit: So fördert ein modernes ERP-System im Mittelstand die Sustainability

Die Aufgabe des ERP-Systems hat sich in den letzten Jahren massiv gewandelt, von der reinen Warenwirtschaft zum Rückgrat der digitalen Transformation. In jüngster Zeit übernimmt es noch eine weitere Schlüsselposition: als zentrale Drehscheibe für eine nachhaltigere Betriebsführung. Der Software-Hersteller proALPHA beschreibt, in welchen Bereichen ein ERP-System schon heute zu mehr Umweltschutz beiträgt:

Papier einsparen

Auch wenn der komplett digitalisierte Betrieb eine Vision bleiben wird: Unternehmen, die möglichst viele Prozesse über das ERP-System abwickeln, sparen Papier und tragen so aktiv zum Schutz der Wälder bei. In der Verwaltung gelingt dies zum Beispiel durch die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung. Ebenso sollten Ausgangsrechnungen möglichst auf E-Rechnungen umgestellt werden. Wo das noch nicht möglich ist, können Unternehmen zumindest auf einen CO2-neutralen Versand achten. Aber auch in der Produktion läuft heute noch viel auf Papier – von Stückliste und Arbeitsplan bis zur Rückmeldung. Eine mobile Betriebsdatenerfassung (BDE) macht hier nicht nur Schluss mit der Zettelwirtschaft, sie verkürzt auch Durchlaufzeiten.   

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Ressourcenverbrauch minimieren

Zu einem nachhaltigen Ressourcenmanagement gehört, Materialien möglichst wirkungsvoll, sparsam und rentabel einzusetzen. Ein ERP-System setzt hier gleich an mehreren Stellen an, etwa durch eine intelligente Produktionsplanung. Aufträge lassen sich so zusammenfassen, dass möglichst wenig Abfall entsteht, etwa beim Stanzen oder Laserschneiden. Um Produktionsfehler und Ausschuss zu minimieren, hilft eine Qualitätssicherung mit Echtzeit-Datenverarbeitung: ein weiterer Baustein, um den Materialverbrauch zu senken. 

Zu einer nachhaltigen Produktion gehört aber nicht nur ein geringer Materialeinsatz. Wer Lagerüberschüsse vermeiden will, kann zum Beispiel in kleineren Losen bis hin zur Losgröße 1 fertigen. Eine automatisierte Produktionsplanung übernimmt dabei die Ressourcenplanung und bringt die richtige Menge an Material zum richtigen Zeitpunkt mit den richtigen Werkzeugen und dem richtigen Personal zusammen. 

Auf dem Weg zur Kreislaufwirtschaft

Mit Hilfe eines Product Lifecycle Managements (PLM) schaffen Unternehmen den ersten Schritt in Richtung Kreislaufwirtschaft. Basisbaustein dafür ist ein funktionierendes Lieferantenmanagement. Nur so kann verhindert werden, dass sich Nachweis und Überprüfung von nachhaltigen und ethischen Produktionsbedingung entlang der Lieferkette zur Papierschlacht auswachsen. Zudem erlaubt ein modernes ERP-System eine lückenlose Rückverfolgbarkeit von Chargen und Serien bis zur Materialquelle.

Unterstützt wird dieses Ziel auch durch die vorausschauende Wartung: Und das nicht nur, weil sich die Lebensdauer von Produkten und Maschinen verlängern lässt. Predictive Maintenance verhindert auch unnötiges Tauschen von Ersatzteilen und damit übermäßigen Materialverbrauch. Zudem bringt der Wunsch nach mehr Nachhaltigkeit neue Geschäftsmodelle hervor, von Miete und Pay-per-Use-Modellen bis hin zu Rücknahme und zur Refabrikation. Hersteller – und ERP-Systeme – müssen sich darauf zunehmend einstellen. 

Intelligenter unterwegs

Immer mehr Unternehmen arbeiten heute an praktikablen und umweltfreundlichen Mobilitätskonzepten für ihre Mitarbeiter. Ein zentraler Bestandteil: Remote Work. Denn wer vom Homeoffice aus arbeitet, erspart sich viele Fahrten ins Büro. Zudem macht der Einsatz von modernen, ins ERP-System integrierten Projektmanagement-Werkzeugen viele Vor-Ort-Termine und damit Geschäftsreisen überflüssig. Die für die verteilte Teamarbeit so wichtigen, aktuellen Informationen sind dort jederzeit und von überall abrufbar. ERP-Systeme unterstützen aber auch eine effiziente Intralogistik: So zeigt zum Beispiel ein Real-Time Location System (RTLS) schnell unnötige Wege und Transporte auf.  

Energieverbrauch senken

Mit der fortschreitenden Digitalisierung steigt in den Rechenzentren der Energiebedarf. In Zukunft wird es daher immer wichtiger, Rechen- und Speicherleistung sinnvoll zu nutzen. Es sollten daher nur diejenigen Daten gesammelt und gespeichert werden, die auch wirklich benötigt werden. Zusätzlich zur Datensparsamkeit beugen integrierte, modulare ERP-Systeme auch einer redundanten Datenhaltung in verteilten Applikationen vor und leisten so einen weiteren Beitrag, Energie zu sparen.

Die Transformation zu einem nachhaltigeren Betrieb betrifft Veränderungen in allen Bereichen. Viele berühren die Kernprozesse und damit das ERP-System. Das Ziel Sustainability ist daher ohne zeitgemäße Software kaum zu erreichen. 

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Betriebliches Gesundheitsmanagement digital unterstützen:

Betriebliches Gesundheitsmanagement digital unterstützen:

Die Covid-19-Pandemie zwingt uns ein besonderes Augenmerk auf betriebliches Gesundheitsmanagement zu werfen. Allerdings ist dieser Bereich auch nach der momentanen Krise so relevant wie nie zuvor, deshalb sollte sich jetzt jeder mit den Chancen der Digitalisierung in diesem Bereich auseinandersetzen

Betriebliches Gesundheitsmanagement digital unterstützen:

Betriebliches Gesundheitsmanagement – oft als BGM abgekürzt – ist ein wichtiger Unternehmensbereich, dem gerade in den letzten Monaten viel Aufmerksamkeit zukommt. Vielen Unternehmen ist dabei nicht bewusst, welche neuen Möglichkeiten durch digitale Maßnahmen für betriebliches Gesundheitsmanagement eröffnet werden. Dabei ist es in einer digitalisierten Welt umso wichtiger, auch digitale Lösungen zu suchen – vor allem wenn die meisten von uns im Home-Office arbeiten.

Was ist betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM)? 

Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) bezeichnet klassischer Weise die Verwaltung und Konzipierung von Strukturen bzw. Prozessen, die Arbeitsplätze oder Arbeitsvorgänge gesundheitsfördernd gestalten wollen. Denn durch weniger gesundheitliche Belastungen am Arbeitsplatz und miteinhergehender Risikominimierung, steigt auch das Wohlbefinden der Belegschaft. Und zufriedenere Mitarbeiter haben mehr Motivation, was letztendlich dem Unternehmen zugutekommt. 

Moderne Technologien bringen neue Risiken 

Eine veränderte digitale Arbeitswelt, wie sie heute bereits üblich ist, kommt auch mit neuen Problemen einher. Die Digitalisierung erlaubt oft einen schnelleren Arbeitsrhythmus, der für mehr Stress sorgen kann. Außerdem sorgt die ständige Erreichbarkeit über Kommunikationssoftware sowie das allgegenwärtige Smartphone dafür, dass es vielen Arbeitnehmern zunehmend schwieriger fällt eine gesunde Work-Life-Balance zu finden. Vermehrte Arbeit im Home-Office kann diesen Effekt sogar verstärken – trotz aller Vorteile der Heimarbeit.   

Neue Chancen durch Digitalisierung 

Damit diese negativen Einflüsse der Digitalisierung nicht Überhand nehmen, müssen Unternehmen aktiv gegensteuern. Das können Sie in der Regel schon durch kleine Maßnahmen erreichen: Klare Grenzen zwischen Privat- und Arbeitszeit sowie schonende Arbeitsteilung und effiziente Ressourcenverteilung sind effektive erste Schritte. Allerdings gibt es auch eine Reihe an weiteren digitalen Möglichkeiten, die es auch im Home-Office erlauben betriebliches Gesundheitsmanagement zu fördern. 

Digitales Gesundheitsmanagement 

Im privaten Bereich haben sich schon seit langem Fitness-Apps etabliert, oft gekoppelt mit Wearables wie Armbändern oder Uhren, die Schritte und Distanz messen können. Diese lassen sich zwar auch im Unternehmenskontext utilisieren – etwa in Form von internen Schritt-Wettbewerben oder Fitness-Challenges –, aber das ist nur möglich, wenn die Motivation dazu auch von der Belegschaft selbst ausgeht, da viel Eigeninitiative gefragt ist. 

Andere digitale Möglichkeiten stellen zum Beispiel Online-Kurse und Webinare zu Fitness- und Gesundheitsthemen im Unternehmenskontext dar. Je nach Branche eignen sich hier natürlich unterschiedliche Schwerpunkte, zu den häufigsten gehören wahrscheinlich Workshops zu körperlichen Faktoren, wie gesundem Arbeiten am Schreibtisch und augenschonender Bildschirmnutzung, oder psychischen Faktoren. Dazu gehören Beratungsangebote, die Mitarbeiter jederzeit in Anspruch nehmen können, wenn Sie berufliche oder private Probleme haben oder mit Burnout bzw. Stress kämpfen. 

Kommunikation bleibt wichtig 

Bei allen genannten Maßnahmen und Angeboten ist effektive Kommunikation mit der betroffenen Belegschaft äußerst wichtig. Zum einen müssen sie über die Angebote informiert werden, damit sie sie überhaupt nutzen können. Und zum anderen ist es hilfreich Feedback und Vorschläge einzuholen. So können Unternehmen die Maßnahmen optimieren und Mitarbeitermotivation erhöhen. 

Diese Beiträge zeigen auch, welche weiteren Herangehensweisen und Möglichkeiten es gibt, Gesundheit und Wohlbefinden in Unternehmen zu fördern. 

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Gesundheit und Loyalität von Mitarbeitern: weit mehr als Kicker-Tisch und Obstkorb ist gefordert

Zu viele Unternehmen konzentrieren sich beim Thema Mitarbeiterzufriedenheit auf punktuelle Wohlfühlmaßnahmen und zu wenig auf das, was wirklich zählt. Das ist das Kernergebnis einer aktuellen Studie von ServiceNow, an der 2.000 Mitarbeiter aus deutschen Unternehmen teilnahmen. Es ist Zeit, zu reagieren.

Gesundheit und Loyalität von Mitarbeitern: weit mehr als Kicker-Tisch und Obstkorb ist gefordert

ServiceNow schafft eine Welt, in der Arbeit weniger Arbeit macht. Zum Beispiel setzen viele Unternehmen auf Vergünstigungen wie einen Kicker-Tisch oder gesunde Snacks und übersehen dabei, was Mitarbeitern den Arbeitsalltag tatsächlich vereinfacht. Dazu gehören weniger umständliche, administrative Aufgaben, die Überstunden verursachen, und bessere Voraussetzungen für eine gute Work-Life-Balance zu schaffen. Für 57% der Befragten ist Work-Life-Balance Grund genug, den Arbeitgeber zu wechseln. Trotz des herrschenden Fachkräftemangels tun Unternehmen zu wenig, um ihre Mitarbeiter zu binden und so ihre Wettbewerbsvorteile zu erhalten.

Detlef Krause, Area Vice President und General Manager Deutschland von ServiceNow, erklärt:

„Arbeitgeber sollten verstehen, dass sie qualifizierte Fachkräfte nicht nur während dem Bewerbungsvorgang von sich überzeugen müssen. Der Wettbewerb um die Top-Talente ist ein dauerhafter Prozess, bei dem sie ihre Mitarbeiter langfristig für sich gewinnen müssen. Dafür braucht es deutlich mehr als punktuell eingesetzte Vergünstigungen oder ‚Obstkörbe‘.“

Automatisierte Workflows unterstützen die Mitarbeiterbindung

Der sinnvolle Einsatz von Technologien – insbesondere, wenn sie die Arbeitsabläufe rationalisieren und vereinfachen – kann die Zufriedenheit der Mitarbeiter erheblich erhöhen und damit die positive Einstellung fördern. Zusätzlich hilft es natürlich auch beim Gewinn neuer Talente. Mitarbeiter, denen diese Werte wichtig sind, bleiben eher, wenn sie sehen, dass ihr Unternehmen in die neuesten Innovationen investiert. Das führt zu der Erkenntnis, dass innovative Unternehmen die Karriere ihrer Mitarbeiter stärker voranbringen können. Tatsächlich würden 46% der Befragten den Arbeitgeber wechseln, wenn sie in der neuen Position aus ihrer Sicht ‚bessere‘ Technologien nutzen könnten.

weiter zu Seite 2: 72% machen Überstunden, davon ein Großteil unbezahlt…

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Digitales Vertragsmanagement: Must-Have Softwarefunktionen

Digitales Vertragsmanagement: Must-Have Softwarefunktionen

In vielen Unternehmen ist Software für Dokumentenmanagement bereits vorhanden. Aber oft fehlt diesen die passende Vertragsmanagement-Software. Um sicher zu gehen, eine fähige Lösung für digitales Vertragsmanagement zu finden, müssen Unternehmen Software implementieren, welche die wichtigsten Funktionen für Vertragsverwaltung umfasst:

Digitales Vertragsmanagement: Must-Have Softwarefunktionen

Damit das Vertragsmanagement – auch Contract Management – eines Unternehmens seinen Zweck richtig erfüllen kann, muss es dafür sorgen, dass gute Software eine gute Basis bildet, auf der die Vertragsverwaltung agieren kann. Um Auftraggebern und bedeutenden Kunden oder dem wichtigsten Vertragspartner auch konstant kompetenten Service bieten zu können, ist die Nutzung von Unternehmenssoftware ausschlaggebend. Denn nur durch sorgfältig gewählte und implementierte Software-Lösungen kann wichtiger Überblick über den gesamten Vertragslebenszyklus gewährleistet werden, der sonst über etliche Abteilungen, Dokumente oder E-Mails aufgespaltet ist.

Warum brauchen wir Vertragsmanagement-Software?

Wettbewerbsintensivere Märkte und steigender Kostendruck zwingen Unternehmen dazu, ihre eigenen Abläufe kritisch zu hinterfragen und zu rationalisieren. Zudem steigen die Compliance-Anforderungen, was zu immer höheren Ansprüchen vor allem an die Verwaltung führt. Das gilt auch für die zahlreichen Verträge mit Lieferanten und Kunden, die Unternehmen ordnungsgemäß handhaben müssen. Ein elektronisches Vertragsmanagement schafft da Abhilfe.

Was ist digitales Vertragsmanagement?

Digitales Vertragsmanagement schafft Automatisierung im Vertragsprozess. Dadurch können Unternehmen oder Kunden Verträge komplett digital abschließen, ohne dass Papier oder andere manuelle Schritte dazu notwendig sind. So lassen sich auch vertragliche Verhandlungen einfacher durchführen. Das beschleunigt den Vertragszyklus, vereinfacht Vorgänge für Mitarbeiter und macht den gesamten Prozess bequemer für alle Beteiligten eines Unternehmens.

Der Wechsel zu Vertragsmanagement-Software für digitale Verträge eröffnet Unternehmen verschiedene Vorteile: Unternehmen sparen Zeit und Geld während sie gleichzeitig die Customer Experience für Kunden verbessert. Zudem erleichtert die einfache Erstellung und Organisation der digitalen Vertragsakte die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und schnellen Zugang zu technischen, terminlichen, personellen Informationen.

Digitale Vertragsprozesse sind bereits häufig im Einsatz, auch Dank der wachsenden Akzeptanz von elektronischen Signaturen. Ein effizientes Vertragsmanagement sorgt dafür, dass auch stets der nötige Überblick über den gesamten Vertragslebenszyklus sämtlicher Verträge besteht.

Vertragsmanagement durch Software vereinheitlichen

In vielen Unternehmen sind Verträge über verschiedene Abteilungen hinweg verstreut – vom Einkauf über die Rechtsabteilung bis hin zu verschiedenen Fachabteilungen. Nur ist es so beinahe unmöglich, den Überblick zu behalten. Die Konsequenz: verpasste Fristen oder unvollständige Unterlagen. Mit einer Vertragsmanagement-Software wird es aber möglich, Verträge zentral, transparent und revisionssicher zu speichern. Dazu muss das System allerdings mindestens über folgende Funktionen verfügen.

Die Must-haves im digitalen Vertragsmanagement

Die folgenden fünf Funktionen sind für jede Lösung zur Vertragsverwaltung ein Must-have, damit ein Unternehmen seine Administration nachhaltig optimieren kann:

Fristenmanagement

Dank einer automatisierten Fristenkontrolle können Mitarbeiter auch die Fristen der jahrelang laufenden Verträge im Blick behalten. Denn die Vertragsmanagement-Software wird rechtzeitige Erinnerungen anlegen. Verpasste Fristen gehören damit der Vergangenheit an und niemand muss mehr wegen der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Nerven verlieren.

Schnittstellen

Schnittstellen zu anderen ERP-Systemen erlauben der Vertragsmanagement-Software stets aktuelle Informationen über Vertragspartner und Kunden an die Systeme weiterzugeben, die sie benötigen und umgekehrt. Das heißt bei Vertragsabschluss wird beispielsweise auch der Kontakt im Customer-Relationship-Management-System automatisch aktualisiert. So sind sie jederzeit auf dem neuesten Stand.

Volltextsuche

Um Dokumente problemlos auf bestimmte Schlagworte prüfen zu können, sollte eine OCR-Texterkennung alle eingescannten Schriftstücke durchsuchbar machen. Für Vertragsverwaltung ist das ebenfalls relevant, da es so Mitarbeitern leicht möglich ist sämtliche Inhalte aller Verträge oder einer einzelnen digitalen Vertragsakte zu durchforsten. So werden vertragliche Verhandlungen beschleunigt und Unternehmen haben schnell einen Überblick über ihre Dokumente. Das erhöht die Effizienz der Prozesse und verbessert auch den Service für Vertragspartner wie Kunden oder Lieferanten.

Dokumenterstellung

Dank einer integrierten Erstellung für Dokumente können beispielsweise, wenn Kündigungen der laufenden Verträge eingehen, Kündigungsschreiben direkt erstellt, zugestellt und archiviert werden. Das automatische Anlegen einer digitalen Vertragsakte sorgt dafür, dass diese Informationen dabei übersichtlich gelagert und einfach zugänglich sind.

Zugriffssteuerung

Ein Berechtigungssystem regelt den Zugriff auf Vertragsdaten sehr genau. So können auch Mitarbeitern fremder Abteilungen oder Externen Leserechte eingeräumt werden, z.B. Controllern zu Reportingzwecken oder Prüfern bei einem externen Audit. Dieser Zugriff lässt sich danach wieder problemlos entziehen, damit auch der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften hier keine Grenzen gesetzt sind.

Modernes Dokumentenmanagement ist nicht mehr wegzudenken

Vertragsmanagement ist ein wichtiges Aufgabengebiet jedes Unternehmens. Deshalb ist moderne Software auch in diesem Bereich ein gewaltiger Vorteil in vielen Unternehmen. Moderne Dokumentenmanagementsysteme beinhalten nicht unbedingt out-of-the-box eine Vertragsmanagement-Lösung, die den gesamten Vertragslebenszyklus abdeckt. Daher sollten Sie vor der Softwareauswahl darauf achten, dass oben genannte Funktionen auch verfügbar sind.

Wie Vertragsmanagement und andere Unternehmenssoftware gemeinsam eingesetzt werden, lesen Sie in diesen Beiträgen:

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Raus aus den Methoden-Schubladen in Projekten

Raus aus den Methoden-Schubladen in Projekten

Wie Unternehmen den gordischen Knoten in der Arbeit in Projekten mit der passenden Methode lösen

Raus aus den Methoden-Schubladen in Projekten

Ein neues Produkt, neue Wege im Marketing oder Vertrieb oder die Optimierung von Arbeitsabläufen und das Auflösen von Fehlerquellen innerhalb der Abteilungen. Die Gründe, warum in Unternehmen ein Projekt angesetzt wird, sind vielfältig. „Man kann sagen, Projektarbeit gehört in Unternehmen heutzutage schon zum Standard. In der Tat profitieren Mitarbeiter und Führungsebene davon, wenn Ideen innerhalb eines Projektes angegangen und so entwickelt werden, dass das Ergebnis erfolgreich eingesetzt werden kann. Doch leider hat Projektarbeit auch einen faden Beigeschmack. Denn oft ist das Ergebnis nicht wie erwünscht oder es kommt erst gar nicht zustande“, weiß Petra Menzel, Geschäftsführerin der Gordion Projects GmbH. Sie erklärt, warum Projekte aufgrund der gewählten Methode ins Stocken geraten, was dagegen hilft. Und sie zeigt auf, wie Geschäftsführer diese produktive Entwicklungsmaßnahme effektiv einsetzen – mit erfolgreichen Ergebnissen.

Projektmethoden – der Fallstrick des Erfolgs

Projekte sind dadurch gekennzeichnet, dass sie einmalig sind. Sie setzen sich aus einer dafür bestimmten Gruppe von Personen zusammen und sind im Wesentlichen auf ein konkretes Ziel ausgerichtet. Die zeitliche Begrenzung gehört ebenso dazu und kann entweder eine klare Vorgabe sein oder wird durch Erreichen des Ziels markiert. Angesetzt als motivierender frischer Wind für volle Fahrt, kommt es bei vielen Projekten in der Realität nach einiger Zeit allerdings zur Produktivitätsflaute. Dann wird weder der Zeitplan eingehalten noch das Ziel erreicht. „Begründet ist dies oft in einer Ohnmacht. Sie entsteht im Projekt, wenn die gewählte Methode, egal ob agil oder klassisch, falsch oder nur halbherzig gelebt wird oder nicht in die Unternehmenskultur passt“, erklärt Petra Menzel. Die Vorteile beider Vorgehensweisen werden so leicht zu Fallstricken.

Händereichen – in der Zwangsjacke unmöglich

Interdisziplinäres Zusammenarbeiten ist die Inspirationsquelle in einem guten Projekt. Jedoch funktioniert klassisches Projektmanagement sehr strukturiert. Damit Abteilungsleiter und Geschäftsführer Überblick und Kontrolle über Aktivitäten aller Projektbeteiligte behalten und Fortschritte überprüfen können, sind Aufgaben und Arbeitsverteilung sehr deutlich definiert. Leider hemmt das den Austausch untereinander und so arbeitet jeder im Prinzip allein für sich an dem Projekt nach eigener Methode in seinem Büro. Im schlimmsten Fall geschieht dies sogar nach dem Schema „Abarbeiten und abhaken“. Treffen sich dann die Mitglieder des Projektes, bringt jeder eine Teilidee oder -entwicklung ein. Einmal geplant, sind Änderungen am Vorgehen oder in der Lösung kaum möglich. Veränderte Kundenwünsche lassen sich nicht spontan anpassen. Ein wirkliches Visionieren, Entwickeln oder voneinander Profitieren kommt nicht zustande. Der ursprüngliche Ansatz, das Beste aus einzelnen Kompetenzbereichen zur Bereicherung des Projekterfolges zu vereinen, findet operativ gar nicht statt.

Das Projekt in eigener Methode

Agil oder eher doch volatil?

Agil ist aktuell in aller Munde. Doch gilt es zu bedenken, dass diese Ansätze aus der Softwareentwicklung stammen. Sie eignen sich bei Weitem nicht für alle Projekte. Projekte sind immer einzigartig und bei der Wahl der passenden Methode ist zu berücksichtigen, dass sie zur Unternehmenskultur passen sollte. „Jeder Projektbeteiligte, aber auch die Führungsebene sind auf die agile Welt vorzubereiten“, sagt Franziska Dierick, agiler Coach bei der Gordion Projects GmbH. „Ich kann nicht einfach ‚agil‘ in den Raum werfen und hoffen, dass es klappt.“

Denn hier besteht die Gefahr, dass agile Projekte oft nicht aus der Ideenphase herauskommen. Visionieren, diskutieren, entwickeln, und das interdisziplinär, findet hier zwar auf höchstem Niveau statt und liefert theoretisch genau die Ansätze, Ideen oder Querverläufe, die Projektarbeit so fruchtbar machen.

Oft arten diese Wege jedoch in viele Verästelungen aus. Verbindliche Zusagen zum Projektende und -ergebnis sind nicht möglich. Zu weit entfernen sich manche Ideen oder Vorgehen vom eigentlich angestrebten Ziel. Oder die Projektmitglieder verlaufen sich in fantastischen, aber im Rahmen des Projektes nicht lösbaren Aufgaben. Was als produktive Ideenschmiede startet, endet in diesen Fällen oft in einem eigenen Universum, in dem die klare Orientierung fehlt. Anders als bei der klassischen Methode gibt es im agilen Projektmanagement zu wenig feste Strukturen und klare Wege. Das Ziel ist dann gedanklich längst erreicht und erfolgreich gelöst, doch faktisch sieht das anders aus.

Wenn sich klassisch und agil die Hand reichen

Wie bereits erwähnt, sind genau die Aspekte, die klassisches und agiles Projektmanagement jeweils ausmachen und als Vorteile gelten, gleichzeitig die größten Hindernisse für den Erfolg eines Projektes. Um diesen gordischen Knoten zu lösen, hat sich Petra Menzel mit ihrem Team darauf spezialisiert, festgefahrenen Projekten wieder neuen Antrieb zu geben. „Die Kunst ist zu strukturieren, um das Ziel zu erreichen und das Beste aus ‚agil und klassisch‘ miteinander dort zu verbinden, wo zu starre oder fehlende Strukturen drohen, die Zielerreichung zu gefährden“, verdeutlicht Menzel.

Dazu hat sie mit ihren Partnern mit der „Gordion Projects Management“-Methode eine innovative und zeitgemäße Möglichkeit entwickelt, wie Unternehmen sich selbst bei Projekten reflektieren können. Neben Definitionen von Projektzielen und -verläufen bezieht das Vorgehen insbesondere auch Kompetenzen, Interessen und Persönlichkeiten der Mitarbeiter mit ein.

„Die Persönlichkeiten, Charakterstärken oder -schwächen, Interessen, aber auch Leidenschaften können einem Projekt enormen Antrieb geben und im Schaffensprozess erreichen, dass Mitarbeiter als Team über sich hinauswachsen. Hier spielt jedoch Führungsfeingefühl und -kompetenz der Projektleiter eine entscheidende Rolle. Mit unserer Methode helfen wir Unternehmen dabei, genau diese Punkte zu aktivieren.“

So gehört dazu, Projekte ganzheitlich im Rahmen einer Unternehmensstrategie zu begreifen, um nicht später von ihr überrollt zu werden. Dabei und bei der Motivation aller Beteiligten hilft die richtige Zieldefinition. Transparenz erreichen Unternehmen durch eine durchdachte Regelkommunikation und stellen so sicher, dass alle Projektbeteiligten sich auch gehört fühlen können. Menzel und Dierick vermitteln die Grundlagen der Gordion-Methode in einer Vier-Tages-Schulung. Dazu gehören die Orientierung gebende Meeting-Struktur, ein genauer Blick auf Rollen und Interessen, auf unterschiedliche Persönlichkeiten und darauf, wie sie dem Projektmanager helfen das Projekt erfolgreich umzusetzen. Anschließend können Unternehmen die Maßnahmen eigenständig einsetzen.

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Die digitale Signatur: Fünf Merkmale, auf die Unternehmen bei der Auswahl einer Lösung achten sollten

Die Notwendigkeit einer Signatur stellt für viele digitale Prozesse ein Problem dar. Denn plötzlich muss das digitale Dokument wieder manuell ausgedruckt und unterzeichnet werden. Doch dank digitaler Signaturen geht das auch anders: Wie das funktioniert und woraufes bei der Auswahl ankommt, lesen Sie hier.

Die digitale Signatur: Fünf Merkmale, auf die Unternehmen bei der Auswahl einer Lösung achten sollten

Immer mehr Prozesse in Unternehmen sind medienbruchfrei digitalisiert. Einen zusätzlichen Schub hat die Entwicklung durch die Corona-Krise und die damit verbundene vermehrte Arbeit im Homeoffice bekommen. Die Digitalisierung boomt. Zweifellos. Aber geht es um Verträge oder Vereinbarungen, endet sie ganz oft an einer bestimmten Stelle. Und zwar ganz genau dort, wo ein Dokument zu unterschreiben ist.

Der dann folgende Prozess sieht typischerweise so aus: Ein Dokument wird ausgedruckt, manuell signiert, anschließend wieder eingescannt und dann archiviert. Das Original in Papierform wird natürlich ebenfalls abgelegt. Ein zeitraubender, ineffizienter und kostspieliger Vorgang bzw. Medienbruch, der sich vielfach, insbesondere bei der Arbeit im Homeoffice an naturgemäß verstreuten Standorten, als echtes Hindernis herauskristallisiert hat. Abhilfe schaffen Lösungen für die digitale Signatur, die auch diesen letzten Schritt medienbruchfrei möglich machen.

Aber welche Signaturlösung von welchem Unternehmen ist zu empfehlen?

Eine Entscheidung verlangt die Beachtung rechtlicher, technischer und organisatorischer Aspekte. Fünf Fragen helfen dabei, hier klarer zu sehen. Zuvor aber, zur besseren Einordnung einige Hintergründe zum Thema digitale Signatur.

Die digitale Signatur: Darum geht es

Verträge und Willenserklärungen müssen keineswegs zwingend in schriftlicher Form niedergelegt bzw. geschlossen werden. Denn ein wichtiger Bestandteil der Vertragsfreiheit ist der Grundsatz der Formfreiheit (abgesehen von Ausnahmen, für die die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben ist). Schon ein Handschlag reicht zur wirksamen Begründung eines mündlich vereinbarten Vertragsverhältnisses aus. Dennoch ist ein schriftlicher Vertrag natürlich die Regel, denn Gründe der Beweissicherung und der Dokumentation sprechen eindeutig für ihn.

In Zeiten der Digitalisierung und der Arbeit im Homeoffice spricht allerdings vieles für papierlose Verträge, als Bestandteil durchgängiger, möglichst medienbruchfreier Prozesse. Für die Wirksamkeit eines Vertrages in Schriftform ist dabei entscheidend (§ 126 BGB), dass er mit einer eigenhändigen Unterschrift versehen ist. Was oft zu den geschilderten Folgen führt.

Die qualifizierte digitale Signatur nach eIDAS

Nötig ist der Medienbruch nicht, denn bei der papierlosen Variante schriftlicher Verträge können und dürfen elektronische Signaturlösungen die Rolle der klassischen Unterschrift übernehmen. Nur bei wenigen Ausnahmen, etwa bei bestimmten arbeitsrechtlichen Regelungen, ist dies nicht der Fall. Dank der eIDAS-Verordnung (electronic Identification, Authentication and trust Services), der einheitlichen und rechtskräftigen Richtlinie für die digitale Fernsignatur in der EU, ist es seit 2016 möglich, digital und handschriftlich mit gleicher Beweiskraft zu unterschreiben.

Die Verordnung regelt Vertrauensdienste wie die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur, um die es im Zusammenhang mit der Unterzeichnung digitaler Dokumente vorrangig geht. Sogenannte Vertrauensdiensteanbieter stellen diese Services bereit. Darunter versteht die eIDAS-Verordnung Unternehmen, die Zertifikate für eine fortgeschrittene und qualifizierte Signatur gemäß den technischen Anforderungen ausstellen können. Mit diesen Zertifikaten lässt sich belegen, dass eine digitale Unterschrift der unterschreibenden Person zweifelsfrei zugeordnet werden kann. Umgekehrt ist die Person mit der digitalen Unterschrift auch eindeutig identifizierbar.

Vertrauensdienstanbieter

Wer qualifizierte elektronische Signaturen erstellen möchte, benötigt gemäß eIDAS einen bestätigten Vertrauensdiensteanbieter (VDA). Ein Beispiel dafür ist die Bundesdruckerei, die in Deutschland unter dem Namen „sign-me“ einen derartigen Dienst anbietet. Aus naheliegenden Gründen haben Vertrauensdiensteanbieter spezielle Anforderungen im Personal- und Sicherheitsbereich sowie bei der technischen Ausstattung zu erfüllen. Die Verleihung des Qualifikationsstatus als Vertrauensdiensteanbieter erfolgt in der Regel durch die Aufsichtsbehörden, in Deutschland etwa mit Hilfe der Bundesnetzagentur.

Neben der fortgeschrittenen und der qualifizierten Signatur existiert auch noch eine einfache Signatur. Dabei kann es sich beispielsweise um eine eingescannte Unterschrift oder die Signatur einer E-Mail handeln. Für diese einfache Signatur gibt es keine Anforderungen an den Identitätsnachweis einer damit verbundenen Person. Entsprechend leicht kann sie gefälscht oder manipuliert werden.

Sind vertragliche oder gesetzliche Schriftformerfordernisse zu erfüllen, kommt nur die qualifizierte elektronische Signatur in Frage. Denn nur sie ist der eigenhändigen Unterschrift gemäß BGB § 126 gleichgestellt. Ein wichtiger Punkt, der bei der Auswahl einer geeigneten Lösung natürlich zu beachten ist. Um nach erfolgter Auswahl keine unangenehme Überraschung zu erleben, sollten sich Unternehmen die folgenden fünf Fragen stellen:

Fünf Fragen zur Auswahl einer Lösung für die digitale Signatur

1. Welche Anforderungen an die digitale Signatur gibt es?

Zu klären ist hier ganz einfach, für welche Fälle die digitale Signatur in einem Unternehmen genutzt werden soll. Eine gute Möglichkeit, sich darüber Klarheit zu verschaffen, ist die Betrachtung des digitalen End-to-End-Prozesses (E2E). Welche digitalen Prozesse gibt es oder soll es geben? Und wo sind dabei Dokumente zu unterzeichnen?

2. Welche Art der Signatur wird in identifizierten Anwendungsfällen benötigt?

Wie bereits erläutert, gibt es die einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signatur. Die einfache elektronische Signatur hat keinen sicherheitsrelevanten Mehrwert für ein Unternehmen. Sie unterliegt der freien richterlichen Beweiswürdigung. Dieser unterliegt auch die fortgeschrittene elektronische Signatur, sie stellt aber immerhin die Integrität des Dokuments durch ein Zertifikat sicher. Nur die qualifizierte elektronische Signatur ist mit der handschriftlichen Unterschrift gleichzusetzen. Zur Entscheidungsfindung sind also die rechtlichen Anforderungen und die damit verbundenen Haftungsrisiken hinsichtlich der benötigten digitalen Signaturen zu prüfen.

3. Welche technischen Lösungen sind geeignet und wie teuer sind sie?

Zu unterscheiden sind Lösungen auf Hardwarebasis und Lösungen via Fernsignatur. Werden rechtskräftige digitale Signaturen in Kombination mit Hardwarekomponenten angeboten, kann eine Signatur auch wirklich nur in Verbindung mit dieser Hardware (wie z.B. Kartenleser und Signaturkarten) erstellt werden. Seit Inkrafttreten von eIDAS werden diese Geräte aber nicht mehr benötigt. Es genügt, den individuellen Signaturschlüssel des Nutzers auf einem hochsicheren Server beim VDA zu speichern.

Für ihre Entscheidung sollten Unternehmen auf Basis ihres E2E-Prozesses ermitteln, welche technische Lösung für ihre Anforderungen am besten geeignet ist und wie sie sich in bestehende Systeme integrieren lässt. Ebenfalls ist zu prüfen, was eine Lösung im Standard ermöglicht und wo zusätzlicher Aufwand anfällt. Wichtig ist auch die Frage, wo und wie Daten gespeichert werden. Die Datenspeicherung sollte aus Datenschutzgründen immer in Europa, idealerweise in Deutschland erfolgen.

4. Welche Funktionen bietet eine Lösung, welche werden im Unternehmen benötigt?

Wichtigster Aspekt ist die Gewährleistung eines durchgängig medienbruchfreien Prozesses. Im konkreten Anwendungsfall können zahlreiche weitere Features von Bedeutung sein. Einige Beispiele:

  • Welche Dateiformate lassen sich signieren?
  • Wie kann ein Dokument signiert werden?
  • Welche Verwaltungs- und Administrationsmöglichkeiten bietet die Lösung?
  • Lassen sich Dokumente aus der Lösung heraus teilen und können damit Unterschriften eingeholt werden?
  • Welche Integrationsmöglichkeiten gibt es, bietet die Lösung eine REST-Schnittstelle (API) und welche Standardschnittstellen gibt es?
  • Wird die Signatur auf mobilen Geräten unterstützt?

5. Was kostet die Lösung?

Übliche Abrechnungsvarianten sind Pay-Per-Use-Modelle, die Lizenzierung einzelner User oder auch Festpreise. Zu achten ist dabei auf eine vollständige Kostenbetrachtung inklusive Implementierung beziehungsweise initialer Bereitstellung, Kosten für den Betrieb, Upgrades und Support.


Sind diese fünf Fragen für jede grundsätzlich geeignete Lösung beantwortet, sollte ein klares Bild vorliegen, welche Lösung von welchem Anbieter sich für den Start einer Pilotphase mit ausgewählten Unternehmensprozessen eignet. Verläuft auch diese Pilotphase zufriedenstellend, ist die richtige Lösung gefunden.

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Cloud ERP als Business Enabler

Cloud ERP wird nicht nur immer verbreiteter und zugänglicher für mittelständische Unternehmen, sondern auch ein zunehmend effektiverer Geschäftstreiber, quasi: Cloud ERP als Business Enabler. Doch um die Technologie erfolgreich einsetzen zu können, ist es wichtig zu wissen wie sie funktioniert, welche Vorteile sie hat und worauf zu achten ist.

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Ein Jahr COVID-19: Höchste Zeit für eine ganzheitliche Customer Experience

Ein Jahr COVID-19: Höchste Zeit für eine ganzheitliche Customer Experience

Die vergangenen 12 Monate haben für Unternehmen auf der ganzen Welt große Veränderungen mit sich gebracht. Die COVID-19-Pandemie hat die Art und Weise verändert, wie wir arbeiten, miteinander kommunizieren und mit unseren Lieblingsmarken in Kontakt treten. Zu Beginn der Pandemie verzeichneten viele Unternehmen einen Anstieg der Kundenanfragen. Um dem gerecht zu werden, griffen Firmen zu Anwendungen und Cloud-Lösungen, die sich schnell, einfach und kostengünstig implementieren ließen. Oftmals ohne ein ganzheitliches Konzept zu verfolgen. Jetzt wird es Zeit für eine ganzheitliche Customer Experience.

Ein Jahr später und dank der Impfprogramme machen sich Unternehmen nun Gedanken, wie sie die Herausforderungen der „neuen Normalität“ angehen. Als Reaktion auf die Pandemie haben viele Unternehmen punktuelle Lösungen implementiert, um Kunden digitale Kommunikationskanäle und somit ein höheres Maß an Komfort zu bieten. Diese Lösungen sollten Unternehmen genau evaluieren. Lassen sich die auf diesen neuen Kanälen generierten Daten zusammenführen oder laufen die Anwendungen womöglich unabhängig voneinander in Silos? „Denn Silo-Lösungen können zu Frustration beim Kunden und verpassten Chancen für das Unternehmen führen“, weiß Friedbert Schuh, Senior Vice President und General Manager EMEA bei Genesys.

ganzheitliche Customer Experience

Das Risiko von Silo-Lösungen

Zu den häufigsten punktuellen Lösungen für neue Kommunikationskanäle gehörten Technologien wie Web-Chat, Videokonferenzen und Messaging-Dienste. Einige Unternehmen haben Kontaktaufnahmen von Kunden auch mit Voice- und Chat-Bots automatisiert. Vor allem Unternehmen, die bisher fast ausschließlich den persönlichen Kontakt zu ihren Kunden gepflegt hatten, sind sich jedoch eventuell nicht bewusst: Mit dem Ausbau des Kundenservices um digitale Kanäle erhöht sich unweigerlich der Anspruch der Kunden an den Kundenservice. Wenn sie anrufen, erwarten sie, dass das Unternehmen den Grund für ihre Anfrage und den bisherigen Interaktionsverlauf kennt. Zudem sollen Unternehmen 24 Stunden am Tag per Chat erreichbar sein.

Mit der Einführung neuer Kanäle ist es für Unternehmen somit nicht getan. Vielmehr müssen sie vermeiden, dass dadurch Datensilos entstehen. „Hierbei besteht das Risiko, dass diese Anwendungen unabhängig voneinander in Silos laufen und Unternehmen die Daten nicht zusammenführen können. Das hat für die Mitarbeiter den Nachteil, dass sie den Fortschritt in einer Kundenbeziehung nicht vollständig nachvollziehen können, wenn sie keine Einsicht in oder keinen Zugriff auf bestimmte Systeme haben. Aus Kundensicht sind die Interaktionen mit dem Unternehmen zusammenhangslos“, mahnt Schuh.

Kundendaten als Chance erkennen und nutzen

Um eine gute Customer Experience zu bieten, gilt es demnach die über die neuen Anwendungen generierten Kundendaten zusammenzuführen und in bestehende Systeme zu integrieren. „Unternehmen sollten in die Zukunft schauen und sicherstellen, dass sie ihre Back-Office- und kundenorientierten Anwendungen in ihre geschäftskritischen Systeme integrieren können. Eine einzige Plattform für alle Anwendungen erlaubt ihnen die Betrachtung vergangener sowie aktueller Kundeninteraktionen mit dem vollen Kontext. Davon profitiert die Kundenerfahrung und Unternehmen können ihre digitale Transformation vorantreiben, ohne zeit- und kostenintensive Neuimplementierungs- und Konfigurationsprozesse durchlaufen zu müssen“, sagt Schuh.

Der Einblick in die Kundeninteraktionen aller Abteilungen ermöglicht es den Kundenservice-Teams, dem Anrufer eine personalisierte Auskunft zu geben. Dem Kontext vergangener Interaktionen entsprechend können dem Kunden beispielsweise für ihn relevante Produkte empfohlen werden. Manch ein Unternehmen hat bereits realisiert, dass das Contact Center mehr sein kann als ein Weg, ein Kundenproblem zu lösen. Vielmehr bietet sich die Möglichkeit, eine persönliche Beziehung mit dem Kunden aufzubauen.

Empathischer Kundenservice für ganzheitliche Customer Experience

Unternehmen benötigen Technologien, die es ihnen ermöglichen, zuzuhören, zu verstehen, vorherzusagen, zu handeln und zu lernen. Denn dies bildet die Grundlage für eine empathische Kundenerfahrung. Durch die Integration von Tools wie künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML) können Unternehmen die Absichten ihrer Kunden analysieren. So können sie personalisierte Erlebnisse schaffen, die den Vorlieben der Kunden entsprechen. Der Kunde kann zur richtigen Zeit über den richtigen Kanal mit einem Bot oder einem Mitarbeiter verbunden werden, der auf sein Anliegen spezialisiert ist. 

Die Integration aller Kundendaten aus allen Systemen ermöglicht eine optimale Nutzung dieser Daten und bereitet Unternehmen auf eine Zeit nach der Pandemie vor. So können Unternehmen den Kunden an jedem Berührungspunkt entlang der Customer Journey bedienen. Egal, ob er auf der Website des Unternehmens surft oder über einen digitalen Kanal oder Agenten in Kontakt tritt. Das Kundenerlebnis wird eine wesentliche Rolle spielen, wenn es darum geht, sich von einem transaktionalen Unternehmen zu einem vollständig empathischen Unternehmen zu wandeln, das die Interessen seiner Kunden in den Vordergrund stellt.

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