Im Rahmen unserer Kampagne zu Datenqualität hat unser Gast-Redakteur Andreas Brüggenthies von human IT, Experte für datengetriebene Projekte, mit verschiedenen Experten gesprochen. James Adie, Vice President EMEA bei Ephesoft, betont besonders die Relevanz für einen erfolgreichen Projektstart. Ohne hohe Datenqualität ist kein Unternehmenserfolg möglich.
Welchen Einfluss hat Datenqualität heute auf den Unternehmenserfolg?
Die Datenqualität ist heutzutage ein kritischer Faktor für den Unternehmenserfolg. Denn Organisationen sind vor dem Hintergrund der Digitalisierung förmlich dazu gezwungen, rasant und gleichzeitig perfekt zu arbeiten. Das gelingt nur bei höchster Datenqualität. Doch die leidet häufig schon, wenn Informationen ins Unternehmen gelangen und dort verarbeitet werden. Manuelle Überprüfungen, händische Dateneingaben und die Pflege von Bestandssystemen durch Mitarbeiter funktionieren ab einem gewissen Datenvolumen nicht mehr. Besonders dann nicht, wenn Dokumente das Unternehmen auf unterschiedlichsten Wegen und in diversen Formaten erreichen. Manuelle Prozesse sind langsam, antiquiert und kostspielig – noch dazu kann jeder Fehler bares Geld und wertvolles Image kosten. Automatisierte, KI-gestützte Auswertungen hingegen sorgen dafür, dass die Datenqualität von Anfang an so hoch wie möglich ist und auch im Laufe der Verarbeitung im Unternehmen nicht an Wert verliert, sondern mittels Kontext-Anreicherung sogar noch gewinnt.
Wie steigen Sie in datengetriebene Projekte ein und schaffen einen vertrauensvollen Start?
Am Anfang steht eine Analyse des Ist-Zustands sowie eine Definition des Zielbildes: Wo steht das Unternehmen aktuell? Was will das Team künftig mit seinen Daten erreichen? Welche Prozesse gibt es aktuell? Welche Abläufe sollten in welcher Reihenfolge optimiert werden? Und wie kann der Weg dorthin aussehen? Wichtig ist hier eine transparente Kommunikation sowie ein klares Erwartungsmanagement. Darüber hinaus überzeugen die Erfahrungswerte unserer Kunden, die von 89 Prozent schnelleren Bearbeitungszeiten, 90 Prozent höherer Genauigkeit und 50 Prozent Kostenersparnis berichten.
Wie kommunizieren Sie plakativ mit Ihren Kunden über Daten und Ziele?
Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung und der Expertise aus zahllosen Kundenprojekten erhalten wir schnell einen Eindruck davon, welche Ziele sich im jeweiligen Unternehmen wie erreichen lassen. Vom führenden europäischen Energieunternehmen, das die Dauer eines Prozesses von 583 Stunden manueller Arbeit auf eine Minute pro Tag verkürzte über den europäische Anbieter von SaaS-Lösungen, der den Zeitaufwand seiner Kunden zur Rechnungsbearbeitung um 80 Prozent reduzierte und dabei eine schnelle Kapitalrendite erreichte bis hin zum Einzelhandelsunternehmen, das die Anzahl der täglich bearbeiteten Rechnungen um 400 Prozent steigern konnte und nun nur noch 36 Sekunden pro Rechnung braucht – wir haben Erfahrungen in den unterschiedlichsten Organisationen gesammelt und unsere Kunden profitieren von zahlreichen Use Cases. Neben der richtigen Technologie ist es uns vor allem auch wichtig, die beteiligten Menschen frühzeitig in Migrationsprojekte einzubinden und den Change zu begleiten, um Reibungsverluste und Unstimmigkeiten von Anfang an zu vermeiden.
Wie kommen Sie zu einer vollständigen Einschätzung der Ausgangsdaten für das Projekt?
Wir starten datengetriebene Projekte mit einem Discovery Call, in dem wir die wichtigsten Fragen vorab mit dem Kunden gemeinsam klären: Aus welchen Quellen (bspw. Post, E-Mail, Drittsysteme, etc.) stammen die Daten und in welcher Form (bspw. Papier, PDF, Bilddateien, etc.) liegen sie vor? Welche Systeme und Prozesse sollen mit den Daten arbeiten? Und was genau soll mit den Daten geschehen? Welche Automatisierungsansätze verfolgt das Unternehmen? Braucht es eine Archivierungslösung?
Mit all diesen Informationen setzen wir eine Testumgebung auf, in der wir echte Dokumente des Kunden verarbeiten und feststellen, wie hoch die Datenqualität ist und ob die Daten gut lesbar sind. Dabei kann unsere Lösung auch Handschrift auswerten und in der Regel auch mit beschädigten Dokumenten arbeiten. Dies testen wir allerdings sicherheitshalber zu Projektbeginn. Zeigen sich hier bereits Schwierigkeiten, besprechen wir diese mit dem Kunden und zeigen Lösungswege auf, um die Automatisierung dennoch zu realisieren, indem die Daten beispielsweise anders erhoben werden.
Welche Funktionen wünschen Sie von Software zur Verbesserung von Datenqualität?
Ephesoft Transact verbessert die Datenqualität von Anfang an und bietet Unternehmen so die Chance, das Beste aus ihren Informationen herauszuholen. Mit zahlreichen Integrationen für die Dateneingabe ist die Lösung dazu in der Lage, Inhalte zu erfassen. Unabhängig davon, wann, wo und in welchem Format diese im Unternehmen auftauchen. Mittels überwachtem maschinellem Lernen erkennt und erfasst das System sämtliche Informationen automatisch und klassifiziert sie zur weiteren Verarbeitung. Unklare Fälle werden einem Mitarbeiter zur Validierung vorgelegt und die Lösung lernt mit jedem überprüften Fall dazu. Über einfache Benutzeroberflächen können Mitarbeiter per Mausklick automatisierte Abläufe in Echtzeit überprüfen und auf Wunsch anpassen.
Auch die Validierung von Daten kann automatisiert erfolgen, sodass die Fehlerquote auf ein Minimum sinkt und Prozesse wesentlich schneller abgeschlossen werden können. Dies ermöglicht es Unternehmen, Skonto-Optionen zuverlässig zu nutzen und ihre Customer Experience zu optimieren. Eine umfassende Auswahl einsatzbereiter Integrationen und Web-Services-APIs gewährleisten die zuverlässige Anbindung an weitere Systeme und stellen sicher, dass Unternehmen ihre wertvollen Daten umfassend nutzen können.
