Kategorie: Unternehmenssoftware

Von KI über Edge Computing bis hin zu Programmiersprachen und den neuesten Libraries – in kaum einer Branche wirbeln neue Trends und Hypes den Markt so durcheinander wie in der IT. Dabei wächst in vielen Unternehmen die Angst, den Anschluss an neue Technologien zu verpassen und in die Bedeutungslosigkeit abzurutschen. Der IT-Dienstleister Avision rät zu mehr Gelassenheit und weniger Aktionismus.

Vier Tipps gegen Technologie-FOMO

Wo lange Zeit die Frage im Raum stand, welche Technologie die eigenen Probleme am besten lösen könnte, versuchen Unternehmen heute zu oft den umgekehrten Weg – sie suchen nach Anwendungsfällen für neue Technologien. Verstärkt wird der Drang, die angesagtesten Lösungen schnellstmöglich einzusetzen, auch durch den direkten Vergleich mit Tech-Giganten und der Konkurrenz auf dem Markt – ob deren Technologie-Portfolio nun zu den eigenen Anforderungen passt oder nicht. Das FOMO-Phänomen (Fear Of Missing Out), also die Angst, etwas Wichtiges zu verpassen, überlagert dabei nicht selten rationale Entscheidungen. Die Praxis zeigt allerdings, dass die reflexartige Adaption neuer Technologien nicht nur selten einen Mehrwert bietet, sondern auch negative Folgen für Unternehmen haben kann. Mit dem richtigen Hintergrundwissen lässt sich die Technologie-FOMO aber schnell relativieren:

1. Early Adopter zahlen viel Lehrgeld

Wer neue Lösungen als Erster nutzt, investiert finanzielle Mittel und Zeit in Technologien, die noch nicht ausgereift sind. Aus den eigenen Fehlern lernt hingegen die Konkurrenz, die später auf Best Practices und bereits gemachte Erfahrungen zurückgreifen kann. So haben geduldigere Unternehmen beispielsweise von den ersten Anwendern in der Cloud profitiert und konnten nicht nur ausgereiftere Lösungen nutzen, sondern auch anfänglich begangene Fehler vermeiden.

2. Viele Hypes erweisen sich als Irrwege

Auch wenn die Marketing-Kampagnen der Hersteller ihre neuen Technologien in den Himmel loben, nicht jede Lösung kann ihr Versprechen und ihre Marktrelevanz halten. So stampfte Microsoft beispielsweise sein Cross-Plattform-Framework Xamarin zur Entwicklung von mobilen Anwendungen wieder ein, weil es durch die Nachfolgetechnologie bereits überholt wurde. Es lohnt sich also, auf zukunftssichere Lösungen zu warten, statt sich aus Innovationsgründen auf kurzfristige Trends zu konzentrieren. Nachhaltige Lösungen mit Mehrwert überleben den Hype und halten sich deutlich länger am Markt.

3. Technologie erfüllt nicht die Erwartungen

Schafft eine neue Technologie den entscheidenden Durchbruch, folgen oft überzogene Erwartungen – und Enttäuschungen. Das Marktforschungsunternehmen Gartner hat diesen Verlauf erstmals im sogenannten Hype Cycle skizziert, der mit dem Einsetzen realistischer Erwartungen und der letztendlichen Akzeptanz der Technologie endet. Die Blockchain verdeutlicht das Prinzip: Nach anfänglicher Euphorie für Blockchain-basierte Lösungen, großen Finanzierungsrunden und Start-up-Gründungen ebbte die Begeisterung schnell ab. Hohe Kosten, Probleme bei der Implementierung oder ausbleibende Ergebnisse sorgten für Ernüchterung. Heute nutzen Unternehmen die Blockchain für spezifische Anwendungen, können auf praktikable Best Practices zurückgreifen und haben realistische Erwartungen an die Technologie.

4. In der Ruhe liegt die Kraft

Überstürzte, reflexhafte Entscheidungen sind niemals ratsam – warum sollte die Adaption neuer Technologien da einen Unterschied machen? Auch wenn die schnelllebige IT-Branche einen anderen Eindruck vermittelt, es ist genügend Zeit vorhanden, um Trends zu analysieren und mit den eigenen Anforderungen zu vergleichen. Es zahlt sich daher meistens aus, auf eine reifere Version der Lösung zu warten und nicht unnötig Geld für Experimente aus dem Fenster zu werfen. 

„Es ist absolut nicht sinnvoll, das Technologie-Portfolio anderer Unternehmen oder von Konkurrenten zu spiegeln, um die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu sichern“, erklärt Nadine Riederer, CEO bei Avision. „Um dem FOMO-Phänomen entgegenzuwirken, sollten Unternehmen daher lieber den Blick nach innen richten und sich fragen: Welche Technologien brauchen wir wirklich, um unsere Probleme zu lösen? Auf diese Weise verlieren sie ihre eigentlichen Ziele und Strategien nicht aus den Augen.“

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Ab 2025 wird die E-Rechnung auch in Deutschland eingeführt. Das stellt Unternehmen, die noch nicht darauf eingerichtet sind, vor große Herausforderungen. compacer unterstützt Unternehmen bei der Umstellung ihrer Prozesse auf die elektronische Rechnungserstellung.

E-Rechnung stellt Unternehmen vor große Herausforderungen

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen und Behörden in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, sprich, der Rechnungsempfänger muss XML-Daten zur Weiterverarbeitung visualisieren und archivieren können. Der Versand von Papierrechnungen und elektronischen Rechnungsformaten (z. B. PDF, EDI), die nicht EN 16931 konform sind, ist bis Ende 2026 zulässig. Spätestens ab dem 1. Januar 2027 ist die Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend.

Ein wichtiges E-Rechnungsformat ist das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschlands). Dieses hat den Vorteil, dass es sowohl menschen- als auch maschinenlesbare Rechnungsdaten in einem Dokument speichern kann. Dieses hybride Format kombiniert eine klassische PDF-Rechnung mit einer integrierten XML-Datei. ZUGFeRD kann in verschiedenen Geschäftsszenarien (B2B, B2G, B2C) verwendet werden und unterstützt Unternehmen und Behörden bei der Digitalisierung ihrer Rechnungsprozesse.

Mit edbic die E-Rechnungsanforderungen erfüllen

Auf dem Weg zur E-Rechnung kann die innovative Datendrehscheibe edbic von compacer helfen. edbic ist nicht nur EN 16931-konform und aufgrund des hohen Automatisierungsgrads einfach umzusetzen, sondern sorgt für ein Maximum an Effizienz und Transparenz des E-Rechnungsprozesses. Die Funktionen von edbic im Überblick:

Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen reduziert die Fehleranfälligkeit und Bearbeitungszeit.

Optimierter Order-to-Cash-Prozess: Die Integration der E-Rechnungen in den Order-to-Cash-Prozess beschleunigt die Zahlungsströme und kann die Liquidität eines Unternehmens verbessern.

Digitale Buchhaltung: Die nahtlose Integration der E-Rechnungen in die Buchhaltungssysteme bietet eine bessere Finanzkontrolle.

Digitaler Rechnungseingang: E-Rechnungen von Lieferanten können automatisch verarbeitet werden, was den manuellen Aufwand minimiert.

Anpassbare Funktionen: edbic kann individuell an die Bedürfnisse der Unternehmen angepasst und in bestehende Geschäftsprozesse integriert werden.

ZUGFeRD-Konformität: edbic unterstützt den ZUGFeRD-Standard und stellt so die rechtskonforme Verarbeitung von E-Rechnungen sicher.

Datensicherheit: compacer ist ISO 27001 zertifiziert, sodass edbic die höchsten Standards bezüglich des Datenschutzes und der Sicherheit gewährleistet.

Single Point of Truth: zentrale Plattform für den Austausch und die Verwaltung elektronischer Dokumente an einem Ort

Compliance bei der Archivierung: Das hauseigene Archivierungssystem compacer archive sorgt dafür, dass Dokumente revisionssicher abgelegt werden und dennoch schnell auffindbar sind.

So ist edbic die optimale Plattform für die 16931-konforme Einführung von E-Rechnungen. Durch die Automatisierung und Standardisierung von Rechnungsprozessen, die Kompatibilität mit gängigen Standards wie ZUGFeRD und die Bereitstellung von sicheren und anpassbaren Lösungen bietet die Plattform eine effiziente und reibungslose Integration von E-Rechnungen in bestehende Prozesse. Mit edbic lassen sich nicht nur die Rechnungsbearbeitung beschleunigen und die Finanzen besser kontrollieren, sondern es sind auch jederzeit höchste Sicherheitsstandards und die Einhaltung des Datenschutzes gemäß der DSGVO bei der Verarbeitung von E-Rechnungen gewährleistet.

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Ab 2025 wird die E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze Pflicht. Davon betroffen sind auch Freelancer, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen gegenüber Unternehmen erbringen – also quasi alle Solo-Selbstständigen.

Keine Angst vor der E-Rechnungspflicht!

Was eine E-Rechnung ist und wie sich Freelancer auf die kommenden Pflichten vorbereiten, weiß Thomas Maas, CEO von freelancermap, der größten Freelancing-Plattform im deutschsprachigen Raum.

Im März hat der Bundesrat nach langem Ringen das „Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness“ verabschiedet, auch bekannt als „Wachstumschancengesetz“. Es enthält zahlreiche Maßnahmen, die die Wettbewerbsfähigkeit des Wirtschaftsstandortes Deutschland stärken und Unternehmen entlasten sollen. Eine davon ist die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 1. Januar 2025.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Die E-Rechnungspflicht betrifft alle Unternehmen und damit auch alle Selbstständigen, die innerhalb Deutschlands eine umsatzsteuerpflichtige Leistung für ein anderes Unternehmen erbringen. Das heißt, sie müssen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten sowie selbst versenden können. „Der Gesetzgeber räumt jedoch gewisse Übergangsfristen ein, um gerade kleinen Unternehmen und Solo-Selbstständigen die Umsetzung zu erleichtern“, weiß Thomas Maas, CEO von freelancermap. „Bis Ende 2026 dürfen sie noch Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Rechnungsempfängers – zum Beispiel auch PDF-Rechnungen verschicken.“ Ab 2027 sind Unternehmer und Unternehmerinnen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Ab 2028 gibt es dann keine Ausnahmen mehr. Nicht unter die E-Rechnungspflicht fallen für Endverbraucher:innen erbrachte Leistungen, Kleinstbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrscheine. Für Freelancer, die Projekte für öffentliche Auftraggeber:innen durchführen, ist die E-Rechnungspflicht übrigens nichts Neues: Sie müssen ihre Rechnungen bereits seit mehreren Jahren grundsätzlich digital im Format XRechnung einreichen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU und dem Rechnungsstandard EN 16391 ein strukturierter Datensatz, der elektronisch erstellt, übertragen, empfangen und bearbeitet werden kann. Papierrechnungen sowie digitale Rechnungen in nicht strukturierten Formaten – etwa in Form eines PDF – gelten ab 2025 als „Sonstige Rechnungen“. „Die hierzulande bereits eingesetzten elektronischen Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD in der jeweils aktuellen Version erfüllen die Kriterien einer strukturierten E-Rechnung. Das hat das Bundesfinanzministerium bereits bestätigt“, sagt Maas. Laut dem IT-Branchenverband Bitkom nutzen 96 Prozent der großen Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeiter:innen diese strukturierte E-Rechnungsstandards bereits. Bei kleineren Firmen und Solo-Selbstständigen sind die Formate jedoch vielfach noch nicht in Gebrauch – 2023 hätten acht Prozent der Unternehmen ihre Rechnungen sogar noch per Post auf Papier verschickt.

Wie können sich Freelancer vorbereiten?

Der CEO von freelancermap empfiehlt Solo-Selbstständigen, sich rechtzeitig auf die ab Anfang 2025 geltenden gesetzlichen Regelungen vorzubereiten und die technologischen Voraussetzungen zu schaffen. Denn selbst wenn für ihre eigene Rechnungsstellung noch Ausnahmen gelten, müssen sie eingehende E-Rechnungen verarbeiten können. „Freelancer sollten möglichst zügig mit ihren Kund:innen abklären, welches Rechnungsformat diese während der Übergangsfrist bevorzugen“, rät Maas. Im zweiten Schritt gilt es sicherzustellen, selbst E-Rechnungen in einem rechtskonformen Format zu erstellen und zu verarbeiten. Dies ist nicht nur auf der technologischen Ebene eine Herausforderung, sondern auch steuerrechtlich, etwa was die revisionssichere Archivierung von Rechnungen angeht. Er empfiehlt Solo-Selbstständigen, während der Umsetzung Rücksprache mit einer Steuerberater:in sowie einer IT-Expert:in zu halten. Sie können eventuelle Schwierigkeiten frühzeitig erkennen und praktikable Lösungen anbieten.

Die E-Rechnungspflicht als Chance

Von vielen Solo-Selbstständigen wird die E-Rechnungspflicht als Zwangsmaßnahme empfunden, da sie einen zusätzlichen bürokratischen Aufwand befürchten. Maas sieht vor allem die Vorteile: „Mit der Umsetzung der E-Rechnungspflicht macht Deutschland einen riesigen Schritt in Richtung Digitalisierung. Denn im Zusammenspiel mit moderner Rechnungssoftware ermöglicht die E-Rechnung, Rechnungswesen und Buchhaltung zu einem großen Teil zu automatisieren. Manuelle Bearbeitungsschritte werden auf ein Minimum reduziert, wodurch sich Freelancer auf ihre eigentlichen, wertschöpfenden Aufgaben konzentrieren können. Die E-Rechnungspflicht ist daher eine echte Chance für Freelancer, ihr Projektgeschäft zukunftssicher aufzustellen.“ Unterstützung bei der Umsetzung bietet unter anderem die Website des Bundesministeriums des Innern und für Heimat. Hier finden Freelancer zum Beispiel Tutorials oder ein Glossar mit allen wichtigen Begriffen zur E-Rechnung.

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Datenanalyse ist heutzutage ein unverzichtbarer Bestandteil für Unternehmen, die in der digitalen Welt erfolgreich agieren wollen.

Sie ist das Rückgrat datengetriebener Entscheidungen, die zunehmend als Schlüssel zur Wettbewerbsfähigkeit angesehen werden. Sie hilft Unternehmen dabei, Kosten zu senken, den Umsatz zu steigern und die Effizienz zu verbessern.

Erfolgreich durch Datenanalyse: So transformieren Unternehmen ihre Softwarelandschaft

Unternehmen generieren täglich enorme Datenmengen, die von Transaktionsdaten bis hin zu Kundenfeedback reichen. Diese Daten sind jedoch nur dann wertvoll, wenn sie analysiert und genutzt werden, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Datenanalyse ermöglicht es, aus Rohdaten Erkenntnisse zu gewinnen und diese für betriebliche Entscheidungen zu verwenden.

In den letzten Jahren hat sich die Datenanalyse von einem bloßen Werkzeug der Berichtserstellung zu einem Motor für Geschäftsinnovation entwickelt. Die Integration in Unternehmenssoftware wie ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) und BI (Business Intelligence)-Systeme hat maßgeblich dazu beigetragen, die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen zu steigern.

Was ist Datenanalyse?

Datenanalyse ist der Prozess der Inspektion, Bereinigung, Transformation und Modellierung von Daten, um nützliche Informationen zu entdecken, Schlussfolgerungen zu ziehen und die Entscheidungsfindung zu unterstützen. Es handelt sich um eine breite Disziplin, die auf eine Vielzahl von Branchen und Anwendungsbereichen anwendbar ist. Der Hauptzweck besteht darin, aus Datenmengen relevante Muster, Trends oder Zusammenhänge zu erkennen und darauf basierend Handlungen abzuleiten.

Arten der Datenanalyse

• Deskriptive Analyse: Diese Form der Analyse dient dazu, vergangene Daten zu beschreiben. Berichte und Dashboards, die Umsätze oder andere Metriken anzeigen, gehören zur deskriptiven Analyse.
• Diagnostische Analyse: Sie geht einen Schritt weiter, indem sie die Gründe für bestimmte Ereignisse untersucht. Warum sind die Umsätze in einem bestimmten Quartal gesunken? Solche Fragen versucht die diagnostische Analyse zu beantworten.
• Prädiktive Analyse: Diese zielt darauf ab, zukünftige Ereignisse basierend auf historischen Daten vorherzusagen. Mithilfe von Algorithmen und maschinellem Lernen lassen sich Muster erkennen, die auf zukünftige Trends schließen lassen.
• Präskriptive Analyse: Die präskriptive Analyse gibt konkrete Handlungsempfehlungen auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse und der Vorhersagen. Sie beantwortet die Frage: „Was sollten wir tun?“.

Datenanalyse und Unternehmenssoftware

Die wachsende Bedeutung der Datenanalyse hat sich stark auf die Unternehmenssoftware ausgewirkt. Ob ERP-, CRM- oder SCM-Systeme (Supply Chain Management) – die Integration von Datenanalysefunktionen ist mittlerweile ein zentrales Merkmal moderner Softwarelösungen.

ERP-Systeme, die traditionell für das Management von Geschäftsprozessen wie Buchhaltung, Einkauf und Personalwesen verwendet werden, sind heute zunehmend auf Datenanalysen ausgerichtet. Echtzeit-Dashboards und Analysewerkzeuge ermöglichen es Führungskräften, auf Knopfdruck Einblicke in betriebliche Kennzahlen zu erhalten. Dies beschleunigt Entscheidungsprozesse und verbessert die Reaktionsfähigkeit des Unternehmens.

CRM-Systeme wiederum, die ursprünglich dazu dienten, Kundenbeziehungen zu verwalten, nutzen Datenanalysen, um Kundenverhalten vorherzusagen, personalisierte Angebote zu erstellen und das Kundenengagement zu verbessern. Durch die Analyse von Kundenhistorien und Verhaltensmustern können Vertriebs- und Marketingteams ihre Strategien effizienter gestalten.

Die Integration von Datenanalysefunktionen in Unternehmenssoftware verbessert somit die operative Effizienz und ermöglicht es Unternehmen, datengestützte Entscheidungen in Echtzeit zu treffen.

Die Rolle von Big Data und KI

Mit dem Aufstieg von Big Data und Künstlicher Intelligenz (KI) hat die Datenanalyse eine neue Dimension erreicht. Big Data bezieht sich auf extrem große und komplexe Datensätze, die mit herkömmlichen Methoden kaum zu verarbeiten sind. Diese Daten umfassen alles von Social Media Interaktionen bis hin zu Sensordaten von IoT-Geräten. Dank fortschrittlicher Algorithmen und maschinellem Lernen kann KI aus diesen enormen Datenmengen Muster erkennen, die für Menschen schwer zu identifizieren wären.

In der Unternehmenssoftware ermöglicht KI:

• Automatisierte Entscheidungsfindung: Systeme können selbstständig Handlungen vorschlagen oder durchführen, basierend auf den Ergebnissen der Datenanalyse.
• Personalisierte Nutzererfahrungen: KI-gestützte CRM-Systeme können Kundeninteraktionen personalisieren und die Kundenbindung stärken.
• Prädiktive Wartung: In ERP-Systemen wird KI genutzt, um durch die Analyse von Maschinendaten potenzielle Ausfälle vorherzusagen und Wartungsmaßnahmen rechtzeitig durchzuführen.

Durch die Kombination von Big Data und KI kann die Datenanalyse präzisere Vorhersagen treffen und bessere Handlungsempfehlungen bieten, was den Nutzen von Unternehmenssoftware erheblich steigert.

Die Vorteile der Datenanalyse für Unternehmen

Unternehmen, die Datenanalyse systematisch anwenden, profitieren von einer Vielzahl von Vorteilen. Diese lassen sich in folgenden Bereichen zusammenfassen:

• Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung von Prozessen und die Bereitstellung detaillierter Analysen können Unternehmen ihre Abläufe optimieren und Kosten senken.
• Bessere Entscheidungsfindung: Datengetriebene Unternehmen treffen fundierte Entscheidungen, die auf validen Analysen basieren, anstatt auf Annahmen.
• Personalisierung von Angeboten: Durch die Analyse von Kundenverhalten lassen sich maßgeschneiderte Angebote erstellen, die die Kundenbindung und den Umsatz steigern.
• Risikominimierung: Risiken lassen sich frühzeitig erkennen, indem entsprechende Muster in den Daten entdeckt werden. Dies gilt insbesondere für Finanz- und Supply-Chain-Risiken.
• Strategische Planung: Unternehmen können Marktentwicklungen vorhersagen und ihre Strategie entsprechend anpassen.

Herausforderungen bei der Implementierung von Datenanalyse

Trotz der vielen Vorteile gibt es einige Herausforderungen bei der Implementierung der Datenanalyse in Unternehmen:

• Datensilos: Viele Unternehmen speichern Daten in isolierten Systemen, was die Konsolidierung und Analyse erschwert.
• Datenschutz und Compliance: Mit der zunehmenden Menge an Daten wächst auch das Risiko von Datenschutzverletzungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Datenanalyse-Strategien den geltenden Vorschriften entsprechen.
• Datenkompetenz: Um Daten sinnvoll zu analysieren, benötigen Unternehmen gut ausgebildete Fachkräfte. Der Mangel an Datenexperten kann die Implementierung verlangsamen.
• Change-Management: Die Einführung von Datenanalyse erfordert oft einen Kulturwandel, der Widerstand im Unternehmen auslösen kann.

Erfolgsfaktoren für die Implementierung von Datenanalyse

Damit die Implementierung von Datenanalyse erfolgreich verläuft, sollten Unternehmen folgende Aspekte berücksichtigen:

• Die richtige Software auswählen: Unternehmenssoftware mit integrierten Analysefunktionen erleichtert den Einstieg.
• Datenkompetenz aufbauen: Schulungen und Weiterbildungen für Mitarbeiter sind entscheidend, um das volle Potenzial der Datenanalyse auszuschöpfen.
• Datenqualität sicherstellen: Nur qualitativ hochwertige Daten führen zu verlässlichen Ergebnissen.
• Kontinuierliche Analyse und Optimierung: Unternehmen sollten regelmäßig überprüfen, ob ihre Analysemethoden noch den aktuellen Anforderungen entsprechen.

Checkliste: Datenanalyse erfolgreich im Unternehmen etablieren

• Zieldefinition: Welche Daten und Geschäftsbereiche sollen analysiert werden?
• Datenquellen identifizieren und integrieren: Welche internen und externen Datenquellen werden benötigt?
• Passende Tools auswählen: Welche Software (z. B. BI-Tools) ist für das Unternehmen geeignet?
• Teams mit den nötigen Fähigkeiten aufstellen: Datenexperten und Analysten einbinden.
• Datenschutz und Compliance sicherstellen: Datenschutzvorgaben und Compliance-Vorschriften einhalten.
• Analyseprozesse evaluieren: Regelmäßig prüfen, ob die Datenanalysen den Unternehmenszielen dienen.

Fazit

Datenanalyse ist längst nicht mehr nur ein Nice-to-Have, sondern ein Muss für moderne Unternehmen. Die Integration in Unternehmenssoftware ermöglicht es, datengetriebene Entscheidungen zu treffen, Prozesse zu optimieren und wettbewerbsfähig zu bleiben. Mit der richtigen Strategie und einer durchdachten Implementierung kann die Datenanalyse Unternehmen in nahezu allen Geschäftsbereichen unterstützen. Der Blick in die Zukunft zeigt, dass Datenanalyse und KI auch weiterhin eine treibende Kraft in der Unternehmenssoftware sein werden.

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Markt und Verbraucher geben für Unternehmen den Weg vor – und der geht ohne Wenn und Aber in Richtung Nachhaltigkeit und Umweltschutz. Der Zeitpunkt ist aus unternehmerischer Sicht günstig, denn niemals zuvor standen so viele neue Technologien zur Verfügung, um den eigenen CO₂-Fußabdruck zu reduzieren und dennoch ökonomisch zu handeln. Als einer der führenden Anbieter von Cloud-Business-Software zeigt IFS, wie Unternehmen das in der Praxis umsetzen können.

Immer mehr Unternehmen haben erkannt, dass ein wirtschaftlicher Erfolg langfristig nur mit verantwortungsvollem Handeln sowie positiven Auswirkungen auf Umwelt und Gesellschaft zu erreichen ist. Durch den Einsatz innovativer Technologien können sie dabei nicht nur Kosten senken, sondern auch Umweltbelastungen minimieren und gleichzeitig ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken. IFS zeigt anhand von fünf zentralen Beispielen, wie Technologie Unternehmen dabei unterstützt, ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen, die Effizienz zu steigern und einen positiven Beitrag für die Umwelt zu leisten:

Ressourceneffizienz

Technologien wie Machine Learning, Künstliche Intelligenz oder Predictive Analytics versetzen Unternehmen in die Lage, ihre Produktionsprozesse zu optimieren und Ressourcen wie Energie, Wasser und Rohstoffe effizienter zu nutzen. Durch den Einsatz von Sensoren, Datenanalyse und Automatisierung können Unternehmen den Verbrauch senken und Abfälle minimieren. KI-gestützte Business-Software hilft dabei, sowohl Nachfrage und Angebot von Produkten vorherzusagen als auch den Warenbestand optimal zu verwalten. Auf diese Weise verhindert die Technologie eine Überproduktion und reduziert unnötigen Ressourceneinsatz.

Transparenz und Rückverfolgbarkeit

Durch den Einsatz von Technologien wie Blockchain oder modernen ERP-Lösungen können Unternehmen eine transparente Lieferkette schaffen. Dadurch lässt sich die Herkunft von Produkten genau nachverfolgen und sicherstellen, dass sie unter fairen und umweltfreundlichen Bedingungen hergestellt wurden. So können Kunden nachhaltige Entscheidungen treffen und Unternehmen ihre Lieferanten besser kontrollieren.

Virtualisierung und Digitalisierung

Unternehmen sind in der Lage, Prozesse zu virtualisieren und digitale Lösungen einzuführen, die physische Ressourcen wie Papier, Transport und Lagerung reduzieren. Beispielsweise können virtuelle Meetings den Bedarf an Geschäftsreisen und damit den CO₂-Fußabdruck verringern. Ebenso können digitale Produkte und Dienstleistungen physische Produkte ersetzen und so den Materialverbrauch reduzieren.

Erneuerbare Energien und grüne Technologien

Durch Investitionen in erneuerbare Energien wie Solar- und Windenergie können Unternehmen ihre Abhängigkeit von fossilen Brennstoffen verringern. Darüber hinaus ermöglichen technologische Entwicklungen in Bereichen wie Elektromobilität und energieeffizientem Gebäudemanagement eine nachhaltigere Nutzung von Ressourcen im eigenen Betrieb und eine geringere Umweltbelastung.

Big Data und Analytics

Durch die Sammlung und Analyse großer Datenmengen können Unternehmen detaillierte Einblicke in ihren Ressourcenverbrauch beziehungsweise ihre Emissionen gewinnen und Optimierungspotenzial identifizieren. Datenanalysen unterstützen dabei, Energieverbrauchsmuster zu erkennen, um Maßnahmen zur Steigerung der Effizienz zu planen, oder <a class="lar-automated-link" href="https://de.eas-mag.digital/tag/lieferkette/“ 56771 target=“_self“>Lieferketten zu optimieren, um Transportwege zu verkürzen und Emissionen zu reduzieren. Hilfreich ist dabei der Einsatz einer zentralen Business-Software-Plattform, die Nachhaltigkeits- sowie ESG-Metriken (Environmental, Social and Governance) automatisiert erfasst und analysiert. 

„Nachhaltigkeit darf für Unternehmen nicht nur ein Lippenbekenntnis sein, Verbraucher machen Kaufentscheidungen immer stärker von dem Verantwortungsbewusstsein der Anbieter abhängig“, sagt Maggie Slowik, Global Industry Director Manufacturing bei IFS. „Aber auch gesetzliche ESG-Reportings sollten ein weiterer Ansporn sein, um die eigenen Prozesse zu optimieren und in umweltschonende Lösungen zu investieren. Branchenübergreifend müssen Unternehmen nachhaltiger agieren – mit den richtigen Technologien steigern sie dabei sogar ihre Wirtschaftlichkeit.“ 

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Fortschrittliche IT-Asset-Management-Software kann Unternehmen dabei helfen, unnötige Anschaffungen zu vermeiden und den Überblick über die vorhandene Hardware-Ausstattung zu behalten.

IT-Asset-Management-Software hilft Unternehmen, die Kosten niedrig zu halten

In einer digitalen Welt sind Geräte wie Laptops, Computer, Drucker, iPads, Telefone und andere mobile Geräte für unsere tägliche Arbeit unerlässlich. Auch Fahrzeuge und Möbel wie Schreibtische und Bürostühle haben eine wichtige Funktion. Da moderne Unternehmen über so viel Inventar verfügen und eine große Zahl von Mitarbeitern heute durchweg von zu Hause aus arbeitet, kann es schwierig sein, den Überblick darüber zu behalten, welcher Mitarbeiter was wo hat und in welchem Zustand sich das Objekt befindet. Timly ist ein Tool für das IT-Asset-Management (ITAM), mit dem Unternehmen genau das tun können und Risiken wie Mehrausgaben und die Nicht-Erneuerung von Technologien minimieren können.

IT-Asset-Management ist eine Reihe von Geschäftsabläufen, die Inventar, finanzielle und vertragliche Verpflichtungen zusammenführen, um die Ausgaben für IT-Produkte zu optimieren und die Langlebigkeit der Anlagen zu unterstützen. ITAM ist Teil der strategischen Entscheidungsfindungsaufgaben, die innerhalb der IT-Umgebung eines Unternehmens stattfinden. Eine ganzheitliche Software ist eine moderne, umfassende Lösung für die oben genannten Probleme, die eine lästige Nachverfolgung der Anlagen in Excel-Tabellen und Umfragen überflüssig macht. Die Benutzer müssen lediglich ihre IT-Assets mit QR-Codes ausstatten, um einen digitalen Zwilling zu verwalten.

Dedizierte ITAM-Software wurde speziell für die Verwaltung von Hardware-Inventar entwickelt, und die Kunden haben Zugang zu einer breiten Palette von Funktionen. Zu den zusätzlichen Vorteilen der Inventarverwaltung gehört, dass Unternehmen wiederholte Kosten für den Kauf desselben Artikels vermeiden und das Lebenszyklusmanagement ihrer Anlagen optimieren können.

IT-Asset-Management-Software

ITAM ist häufig eine Unterabteilung des IT-Service-Management-Prozesses (ITSM). Die ITAM-Software unterstützt ein Unternehmen dabei, Hardware wie Bildschirme, Tastaturen, Kopierer und Faxgeräte im gesamten Unternehmen zu erkennen und diese Daten zu erfassen und verfügbar zu machen. Einige IT-Asset-Management-Lösungen kombinieren ihre Funktionen mit dem Service Desk, also der Aufzeichnung von Vorfällen und Anfragen. Timly ist eine dieser Lösungen, mit der sich Defekte und die Leistung eines Produkts bis zum Zeitpunkt des Austauschs verfolgen lassen – so lassen sich Risiken wie der unerwartete Ausfall eines Tablets, einer Maus oder einer Dockingstation verringern.

Durch die Unterstützung der Kunden bei der Organisation von Aufgaben wie Wartung und Service, Inspektionsterminen und Gerätezertifikaten haben die IT-Mitarbeiter mehr Zeit für andere Aufgaben und sparen täglich wertvolle Zeit. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter dank der übersichtlichen Funktionalität der Software innerhalb weniger Minuten auf die benötigten Daten zugreifen können. Stundenlanges Suchen in Excel-Tabellen und Word-Dokumenten gehört damit der Vergangenheit an.

Software für die Verwaltung von Unternehmensanlagen

ITAM sorgt für die Einhaltung von Cybersicherheitsrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften und verbessert die Produktivität durch technischen Support. Eine weitere Funktion des ITAM-Prozesses ist die Erfassung von Anlagendaten, um die Rendite zu maximieren und den Unternehmensumsatz zu steigern. Durch die Nutzung vorhandener Ressourcen können IT-Manager den Bedarf an überflüssigen Softwarelizenzen verringern und dem Unternehmen Geld sparen. Das Problemmanagement verbessert sich, da es weniger Altgeräte und eine geringere Effizienz gibt. Darüber hinaus hilft IT Asset Management / ITAM den Mitarbeitern, den Wert der elektronischen Hardware des Unternehmens zu verstehen, und verbessert die Kommunikation sowie das Verständnis zwischen anderen Abteilungen.

Unternehmen können auch die Funktionalität, Sicherheit und Compliance ihrer Mitarbeiter und Aufgaben im Auge behalten – wobei alle Inspektionstermine und Hardwareprobleme angezeigt werden, bevor sie zu einem Hindernis für das Unternehmen werden. Smarte IT-Asset-Management Software überwacht sogar den Wert des aktuellen Inventars eines Unternehmens. So können die Mitarbeiter der Geschäftsleitung mit genauen Ergebnissen und Daten Bericht erstatten.

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Unternehmen können die steigende Datenflut kaum noch beherrschen. Deshalb machen sich immer mehr auf die Suche nach einer geeigneten Software für Enterprise Search. Eine Checkliste von IntraFind hilft ihnen bei der Auswahl.

Checkliste: So finden Unternehmen die richtige Enterprise-Search-Software

Unternehmen sitzen heute auf riesigen Mengen an Informationen, die über die unterschiedlichsten Systeme verteilt sind und ständig weiter anwachsen. Ohne eine schlagkräftige Lösung für unternehmensweite Suche können sie diese Datenberge nicht mehr beherrschen. 

Eine geeignete Enterprise-Search-Software bindet alle nötigen Systeme und Datenquellen an und macht sie an zentraler Stelle übergreifend durchsuchbar. Mitarbeiter kommen dadurch schnell an alle für ihre Aufgaben relevanten Inhalte, können vorhandenes Wissen besser nutzen und sind deutlich effizienter.

Aber wie finden Organisationen eine für sie geeignete Enterprise-Search-Software? Eine Checkliste von IntraFind hilft Unternehmen und Behörden, die auf der Suche sind, bei der Auswahl. Sie führt detailliert auf, welche Anforderungen die Software hinsichtlich Technologie, Integration, Betrieb und Datensicherheit unbedingt erfüllen sollte.

Eine Vorauswahl der wichtigsten Kriterien:

• Über Standard-Konnektoren lassen sich alle gängigen strukturierten und unstrukturierten Datenquellen anbinden. Die Suche kann nahtlos in Applikationen wie Intranet, Portale oder digitale Arbeitsplätze integriert werden und problemlos Dokumente in beliebiger Anzahl erfassen. 
• Um wirklich alle relevanten Informationen zu finden, bietet eine geeignete Software neben klassischer Volltextsuche auch moderne semantische Vektorsuche und ist in der Lage, anhand existierender Metadaten zu suchen und fehlende Metadaten automatisch zu ergänzen. Die Software nutzt zudem generative KI (ähnlich „ChatGPT“), beispielsweise für Textzusammenfassungen, und ermöglicht auf internen Daten basierende Chatbots und Question-Answering-Lösungen.
• End-User können die Software intuitiv nutzen und werden mit Funktionen wie Autocomplete, Autokorrektur, Dokumentenvorschau und sofort ersichtlichen Trefferstellen unterstützt. Das Speichern von Suchanfragen oder das Anlegen von Suchprofilen und Dashboards ermöglichen außerdem eine Individualisierung der Suche.
• Damit Organisationen volle Flexibilität beim Betriebsmodell haben, lässt sich die Software On-Premises, in der Cloud und hybrid betreiben. Sie kann unkompliziert installiert werden und ist schnell einsatzfähig.
• Die Suche ist rechtegeprüft und gewährleistet damit Datensicherheit und Datenschutz. Die Nutzer erhalten in ihren Trefferlisten ausschließlich Dokumente angezeigt, für die sie auch berechtigt sind.

„Neben der Software ist auch der Anbieter einen genaueren Blick wert“, betont IntraFind-Vorstand Franz Kögl. „Er sollte schon länger auf dem Markt agieren, Erfahrung mit KI haben und auch über Expertise für die Branchen der Interessenten verfügen. Am besten kann er Referenzen vorweisen, die es Interessenten ermöglichen, sich aus unabhängiger Hand selbst ein Bild von der Software zu machen.“

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Ein Kommentar zu Zinsezinsen bei technischen Schulden von Nadine Riederer ist CEO bei Avision.

Vorsicht vor dem Zinseszins bei technischen Schulden

Software-Entwicklung und Zeitdruck gehen naturgemäß Hand in Hand. Stehen Kunden, die Konkurrenz oder die finanzielle Lage mit der Stoppuhr hinter dem Entwickler-Team, fließen die Investitionen schnell in kurzfristige Lösungen mit einer geringen Time-to-Market, anstatt in den langfristigen Aufbau robuster Applikationen. Die Folgen sind technische Schulden, die als strategisches Konzept durchaus ihre Berechtigung haben – zum Beispiel um neue Funktionen vor der Konkurrenz auf den Markt zu bringen. Was im ersten Moment als unternehmerisch sinnvoll erscheint, wird jedoch erfahrungsgemäß durch mangelnden Willen oder Unwissenheit bei der Tilgung der aufgehäuften Schulden ad absurdum geführt. Das Problem: Während per Kredit aufgenommene Geldmittel per Zins- und Tilgungszahlungen abgetragen werden, verschließen viele Unternehmen die Augen vor der Tilgung ihrer technischen Schulden. 

Direkte Konsequenzen sind unter anderem eine verlangsamte Entwicklungsgeschwindigkeit, instabile Anwendungen, wochenlange Fehlersuchen oder auch schlichtweg ein unlesbares Code-Chaos. Wer seine Projekte an dieser Stelle einfach weiterlaufen lässt, nach dem Motto „Es ist ja noch immer gut gegangen“, weil es ja eben irgendwie funktioniert, zahlt am Ende des Tages einen hohen Preis. Zum einen stellt diese Praxis ein großes Sicherheitsrisiko dar, wie viele Firmen beim Log4J-Desaster erleben mussten. Unübersichtlicher und kurzfristig zusammengeschusterter Code ist keine gute Grundlage für eine dringende Fehlerbeseitigung und führt schnell zu sehr langen Tagen und Nächten in den IT-Abteilungen. Zum anderen entsteht bei unkontrollierten und nicht getilgten technischen Schulden aber ein noch gravierenderes Problem: Bauen Entwicklerinnen und Entwickler weitere Behelfslösungen um einen unverständlichen Code herum, anstatt bestehende Projekte von Grund auf aufzuräumen, steigt die Komplexität immer weiter an – die technischen Schulden haben jetzt Zinseszinsen. 

Wie kann diese Spirale beendet werden? Technische Schulden sind das Ergebnis von Managemententscheidungen, dort zu investieren, wo gerade Bedarf besteht. Ist die Anwendung erst einmal kurzfristig fertiggestellt und auf dem Markt, beginnt aber in den meisten Fällen das große Vergessen – an dieser Stelle benötigen wir dringend ein Umdenken. Entwicklerinnen und Entwickler brauchen im Nachgang das Budget und die Zeit, um die Projekte aufzuräumen, lesbar zu machen, Dokumentationen zu pflegen und die Technologie von kurz- auf langfristig zu heben. Je länger diese Schritte hinausgezögert werden, desto umfangreicher und teurer werden sie. Unternehmen brauchen aus diesem Grund das Äquivalent einer Clean Desk Policy für ihre Projekte, anstatt einmal erfolgreich ausgerollten Code stiefmütterlich zu behandeln. In der Praxis heißt das: Investiert Zeit, investiert Geld. Räumt Code auf und baut technische Schulden ab, anstatt sich auf kurzfristige Lösungen zu konzentrieren. Denn genau wie bei einem Bankkredit lösen sich Schulden nicht von selbst in Luft auf, sondern nur ein aktives Tilgen führt zu einer Verbesserung der Lage – und damit zu lesbarem Code, einfach erweiterbaren Anwendungen und mehr Sicherheit.

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