Kategorie: Unternehmenssoftware

Daten sind die wichtigste Währung im Zeitalter der Digitalisierung. Doch noch immer liegen laut Gartner rund 80 Prozent der Informationen in Unternehmen in unstrukturierter Form vor. Dadurch wird der Erfolg von Unternehmenssoftware gebremst – doch durch moderne Technologie wie OCR lässt sich das leicht ändern.

Schluss mit Garbage In, Garbage Out – Smart Capture für hohe Datenqualität und wertvolle Ergebnisse

Nicht einmal das beste ERP-System kann aus schlechten Informationen wertvolle Datenbestände zaubern. Doch diese Informationen sind kritische Erfolgsfaktoren für Unternehmen und müssen wichtige Entscheidungen fundiert vorbereiten. James Adie, Vice President EMEA Sales bei Ephesoft, gibt in der nachfolgenden Checkliste die entscheidenden Tipps, wie Unternehmen die Qualität des Inputs für ihre Unternehmenssoftware deutlich anheben können, um von den Ergebnissen optimal zu profitieren.

Papierberge in digitalen Input verwandeln

Auch in Zeiten von Industrie 4.0 und Internet of Things landen noch immer zahlreiche Rechnungen und andere Dokumente in Papierform auf Büroschreibtischen. Enterprise Content Management Systeme (ECM) kann eingescannte Belege zunächst nur digitalisieren und ablegen. Dagegen bietet die optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition / OCR) einen detaillierten Einblick in die Informationen, die sich auf den Scans befinden. Entsprechende Lösungen lesen sämtliche Inhalte des jeweiligen Dokuments aus und speichern diese ab. Je ähnlicher sich die Input-Dateien in Layout und Aufbau sind, umso zuverlässiger kann OCR die Details auslesen und digital bereitstellen. Für viele Belegarten können Unternehmen so den manuellen Aufwand reduzieren und gleichzeitig Papierberge in digitalen Input verwandeln. OCR stößt in seiner klassischen Form lediglich dort an seine Grenzen, wo die eingegebenen Formate so unterschiedlich sind, dass das System nicht mit Vorlagen arbeiten kann.

Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen nutzen

Wo klassische Lösungen in ihren Möglichkeiten limitiert sind, kann Smart Capture einen entscheidenden Beitrag leisten. Durch die Kombination von optischer Zeichenerkennung (OCR) und künstlicher Intelligenz ist es innovativen Systemen möglich, Belege in die richtigen Dokumententypen zu klassifizieren, vorzusortieren und sämtliche Informationen unabhängig von Layout, Format und Sprache zuverlässig auszulesen. Dazu hilft eine vorkonfigurierte Wissensbasis, gängige Formen von Rechnungsnummern, Adressen und anderen Details einfach zu identifizieren. Darüber hinaus ermöglicht überwachtes maschinelles Lernen, dass Smart Capture sich selbst weiterentwickelt. Stößt das System auf ein Problem, wird eine Benachrichtigung an einen zuständigen Mitarbeiter gesendet. Dieser kann dann den Einzelfall prüfen und dem System ein entsprechendes Feedback geben. Mit jeder Rückmeldung lernt das System einen neuen Fall kennen und wendet dieses zusätzliche Know-how beim nächsten Mal selbständig an.

Kommunikation unter verschiedenen Systemen ermöglichen

Sind Fehlerquellen in der Inputaufnahme dank intelligenter Lösungen weitgehend ausgeschaltet, muss die Datenqualität auch im Bearbeitungsprozess erhalten bleiben, um wertvollen Output zu generieren. Dazu ist es besonders wichtig, dass Smart Capture sich reibungslos in bestehende ERP-Systeme integriert und nicht etwa durch Schnittstellenschwierigkeiten Reibungsverluste entstehen. Dies gelingt beispielsweise mittels RESTful APIs und XML. Neben der flüssigen Informationsübertragung von einem in das andere System, vermeiden Unternehmen mit diesen modernen Schnittstellentechnologien zusätzlichen Administrations- und Einarbeitungsaufwand für Mitarbeiter. Diese müssen weder bei der Datenübertragung unterstützen noch sich in neue Lösungen einarbeiten.

Die Chancen innovativer Technologien ergreifen

Smart Capture macht die Automatisierung von Inputprozessen einfach und intelligent möglich, indem sie unstrukturierte Inhalte in verwertbare Daten verwandelt. Eine solche Lösung erkennt und validiert Input schneller und zuverlässiger als der Mensch. Aufgrund der korrekten und wertvollen neuen Informationsbasis – Stichwort: Goody In statt Garbage In – kann jede beliebige Unternehmenssoftware optimale Ergebnisse präsentieren. Dank innovativer Technologie wie OCR auf der Basis von Supervised Machine Learning generieren Organisationen so konkrete Wettbewerbsvorteile in der Digitalisierung.

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Projektmanager in Unternehmen haben es oft nicht leicht: Im Zuge der Digitalisierung kommen immer größere und komplexere IT-Projekte mit größeren Risiken auf sie zu. Wer dann auch noch eine ungeeignete Methode für sein Projektmanagement verwendet, hat schlechte Erfolgschancen. Aber welche Methode ist überhaupt geeignet? Ist modern und agil immer besser als klassisches Projektmanagement?

Klassisches vs. Agiles Projektmanagement: Welche Methode passt besser?

Projektmanagement umfasst den gesamten Prozess: von der Konzeption und Planung des Projekts, der Durchführung und Anpassung, bis hin zum Projektabschluss. Wie dieser Prozess im Detail aussieht, hängt maßgeblich davon ab, für welche Projektmanagement-Methode sich ein Unternehmen entscheidet. Die Ziele dabei sind immer gleich: Risiken minimieren, Aufgaben klar verteilen, Ressourcen optimal nutzen und Fristen einhalten. Dann kann der Projektleiter guten Gewissens sein, dass das Projekt erfolgreich endet.

Es gibt aber verschiedene Methoden, die das in der Theorie ermöglichen. Woher weiß ich, welche Projektmanagement-Methode in der Praxis für mein Projekt, meine Aufgaben und meine Prozesse am besten geeignet ist? Die zwei großen Kategorien, die sich Projektmanagern anbieten sind traditionellere, klassische Methoden, die sich schon lange bewährt haben, und das moderne, agile Projektmanagement. Diese Methoden gehen unterschiedlich an Anforderungen und Aufgaben des Projektmanagements heran. Bevor Sie sich für eine Option entscheiden, müssen Sie genau über die Unterschiede informiert sein.

Klassische Projektmanagement-Methoden: Wasserfall, Prince2 und Co.

Das klassische Projektmanagement ist für Prozesse bekannt, die hoch standardisiert und von starren Abläufen durchsetzt sind. Bei diesen Methoden sind Teams oft stark hierarchisch geprägt und folgen strikt der Projektplanung. Teilweise wird dabei bereits zu Beginn die gesamte Projektstruktur – von Anfang bis Ende – genau geplant. Typische klassische Methoden sind das Wasserfall-Modell oder PRINCE2. Aber die Liste ist lang – es gibt etliche Projektmanagement-Methoden dieser Art.

Vorteile klassischer Methoden: Sie sind oft als Standard bekannt und erprobt. Sie sind für viele Projekte geeignet, vor allem wenn es darum geht, Prozesse mit sehr striktem Zeitmanagement umzusetzen.

Nachteile klassischer Methoden: Ihre Umsetzung ist häufig sehr kompliziert und erfolgt (beispielsweise bei PRINCE2) in der Regel nur mit spezieller Zertifizierung. Zudem sind ihre Prozesse unflexibel und nicht in der Lage, schnell und effektiv auf neue Anforderungen, Aufgaben oder Rahmenbedingungen zu reagieren.

Agile Projektmanagement-Methoden: Scrum und Kanban

Agiles Projektmanagement ist eine neuere Entwicklung im Projektmanagement und erweist sich als äußerst effektiv beim Umgang mit Herausforderungen und Chancen der Digitalisierung. Bekannte Beispiele sind die Scrum-Methode oder Kanban. Im Gegensatz zu umfangreicher Anfangsplanung und starren Strukturen steht bei Scrum Anpassungsfähigkeit und kurze Entwicklungszyklen im Vordergrund. Projekt-Teams gehen dabei iterativ vor – also schrittweise in Form von Sprints, in denen sie vorher festgesetzte Ziele umsetzen.

Vorteile agiler Methoden: Da Projekte in Sprint-Abschnitte unterteilt sind, kann Projektmanagement durch agile Methoden wie Scrum oder Kanban ein hohes Maß an Flexibilität erreichen und schnell auf Veränderungen reagieren. Außerdem fördern die flachen Hierarchien die Motivation in den Teams, da jedes Mitglied bei Entscheidungen mitwirken kann. Das begünstigt auch neue Ideen und Innovationen im Projekt.

Nachteile agiler Methoden: Agiles Projektmanagement benötigt intensive Kommunikation, was viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Wenn Projektleiter und Projektteams unerfahren in agilen Methoden sind, kann sich das Projekt in übermäßig iterativen Sprints festfahren und sich selbst ausbremsen. Daher sollte im besten Fall ein externer Berater herangezogen werden.

Welche Methode ist wann sinnvoll?

In der Praxis müssen Unternehmen je nach Projekt einzeln entscheiden. Doch es lässt sich grob sagen, dass für große, komplizierte Projekte, deren Verlauf nicht im Vorhinein glasklar einsehbar ist, agile Vorgehensweisen besser geeignet sind. Häufig ist das bei Software– und Digitalisierungsprojekten der Fall. Hier sind die speziellen Anforderungen und Risiken durch agiles Projektmanagement gut in den Griff zu bekommen.

Wer also die IT-Infrastruktur des Unternehmens erneuern will oder neue Software implementiert ist oft mit agilen Prozessen besser aufgestellt. Doch damit auch hier Fehltritte vermieden werden, sollte kein Unternehmen auf gute Beratung verzichten.

Diese Beiträge zeigen, wie Projektmanagement mit verschiedenen Methoden umgesetzt und auch mit Software unterstützt werden kann.

Projektsteuerung in Echtzeit – Warum integrierte Systeme im Projektmanagement mehr leisten

Zu Projektmanagement und Projektsteuerung gehört mehr als nur To-Do Listen und Terminkalender. Vor allem, wenn gute Projektmanagement-Systeme integriert sein sollen. Dieser Beitrag zeigt, warum Projektmanagement-Tools allein oft nicht ausreichen, und welche Werkzeuge und Methoden heute dabei helfen können, das Projektmanagement und die Umgestaltung von Geschäftsprozessen erfolgreich umzusetzen.

Projektsteuerung in Echtzeit

Wie PIM/MDM-Projekte erfolgreich umgesetzt werden!

Die erfolgreiche Umsetzung von IT-Projekten ist kein Kinderspiel. Je nach Software und Projekt sind andere Faktoren wichtig, deshalb kann es schwer sein, die richtige Projektmethodik zu finden. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie bei Projekten im Produktinformationsmanagement bzw. Master Data Management vorgehen müssen, um sie erfolgreich umzusetzen.

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Die Tricks von agilen Projektsaboteuren und wie sie vorgehen, um ein Projekt zu kippen

Gerade bei Digitalisierungsprojekten und agilen Projektmanagement-Methoden kann es vorkommen, dass nicht jeder Beteiligte ein Freund des Projekts ist. Neue IT-Systeme oder Unternehmenssoftware steht häufig den Zweifeln und Widerwillen Veränderungsscheuer Mitarbeiter gegenüber, die dann möglicherweise – bewusst oder unbewusst – die Erfolgschancen des Projekts negativ beeinflussen. Dieser Beitrag zeigt, wie das geschieht, und was Unternehmen dagegen tun können.

Die Tricks von agilen Projektsaboteuren

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Eine Betriebsprüfung ist immer mit Aufregung verbunden. Geht dann noch das große Suchen los, wird sie zum puren Stress. Damit sich Unternehmen für den Tag X optimal aufstellen, hat der ERP-Hersteller proALPHA neun Praxistipps zusammengestellt.

Entspannt in die digitale Betriebsprüfung: Neun Punkte für eine optimale Vorbereitung

Es gibt schönere Dinge im Leben eines kaufmännischen Leiters als eine digitale Betriebsprüfung. Denn die Menge möglicher Stolpersteine ist enorm. Damit Unternehmen der nächsten Prüfung entspannter entgegensehen können, helfen neun einfache Praxistipps:  

1. Datenhaltung

Flattert die Prüfungsanordnung für eine Betriebsprüfung ins Haus, tickt die Uhr: 14 Tage später beginnt in der Regel bei kleineren und mittleren Betrieben die Prüfung. Bei Großunternehmen können es vier Wochen sein. Wer dann erst anfängt, Archive und Datenbanken zu durchforsten, landet unweigerlich im Chaos. Deswegen ist es besser, sämtliche relevanten Informationen bereits so zu speichern, dass sie direkt zum Export für den Prüfer bereitstehen.

2. Verfahrensdokumentation

Der Prüfungsumfang einer Betriebsprüfung kann dabei ganz unterschiedlich ausfallen und sich auf spezielle Steuerarten oder Sachverhalte, Besteuerungszeiträume oder Teilbereiche beziehen: Wie eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung oder die Prüfung der Verfahrensdokumentation. Die Verfahrensdokumentation soll eine lückenlose Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Unterlagen in IT-gestützten Unternehmensprozessen gewährleisten. Daher besteht für jedes Unternehmen in Deutschland die Pflicht, eine Verfahrensdokumentation zu führen, unabhängig von seiner Größe.

3. Prüferzugriff

Der Prüfer kann laut § 147 Abs. 6 AO wählen, wie er auf die Unternehmensdaten zugreift: Beim unmittelbaren Datenzugriff hat er eine Leseberechtigung und greift direkt auf die Systeme des Unternehmens zu. Beim mittelbaren Datenzugriff greift er nicht selbst auf das System zu, sondern liest Auswertungen aus, die er gezielt anfordert. Bei der Datenträgerüberlassung liefert das Unternehmen alle prüfungsrelevanten Daten auf einem Datenträger wie einer CD oder DVD an die Finanzbehörden. In rund 80 Prozent aller Fälle einer digitalen Betriebsprüfung wählen Finanzbehörden diese Zugriffsmethode.

4. Ausbildung und Kontrolle 

Dass Prüfer bestimmte Lieblingsthemen in einer Betriebsprüfung haben, ist hinlänglich bekannt. Sie stochern mit Vorliebe in Reise- und Bewirtungskosten, stornierten Rechnungen und Kassenbüchern. Denn hier sind die gesetzlichen Dokumentationspflichten besonders umfangreich. Außerdem ändern diese sich häufig. Damit sich hier keine Fehler einschleichen, helfen regelmäßige Fortbildungen der Mitarbeiter, aktuelle Checklisten sowie ein Kontrollsystem, um verdächtigen Sachverhalten schnell auf die Spur zu kommen.

5. Archivierung

Auch die rechtssichere Aufbewahrung von Dokumenten hat es in sich. Schließlich dürfen die Daten nicht mehr veränderbar sein. Außerdem gilt es auch langfristig den Zugriff zu sichern. Unternehmen, die ein Dokumenten-Management-System (DMS) nutzen, sind hier im Vorteil. Vor allem, wenn dieses bereits als GoBD-konform zertifiziert wurde.

Was sind Dokumentenmanagement-systeme (DMS)

Unter Dokumentenmanagementsystemen (DMS) versteht man eine datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten aller Art. Ziel von DMS-Software ist es nicht nur, sämtliche Daten im Unternehmen zu digitalisieren. DMS-Software dient auch zur Organisation und Koordination von Entwicklung, Überarbeitung, Kontrolle und Verteilung von Dokumenten.

Was ist DMS? Hier erfahren Sie mehr!

6. Regeln und Rechte

Natürlich müssen sich auch die Finanzbehörden während einer Betriebsprüfung an bestimmte Spielregeln halten. So lässt sich der Prüfungstermin mit triftigem Grund durchaus verschieben. Dazu zählen Hochsaison, Betriebsurlaub, Messetermine oder auch der Jahresabschluss. Außerdem kann das geprüfte Unternehmen beantragen, dass die Prüfung nicht im Betrieb, sondern beim Steuerberater stattfindet. Einen Besuch vor Ort wird sich der Prüfer dennoch in den seltensten Fällen nehmen lassen.

7. Mitarbeiterbriefing 

Prüfer dürfen grundsätzlich jeden Mitarbeiter befragen aber nicht über alles und jeden Sachverhalt Es empfiehlt sich daher, dem Prüfer die auskunftsberechtigten Mitarbeiter speziell bekannt zu machen. Der Rest der Belegschaft kann dann auf diese verweisen. Einzige Ausnahme: Fragen zum eigenen Lohn oder Gehalt. Diese müssen von jedem beantwortet werden. 

8. Expertenrat

Für ein Unternehmen ist eine Betriebsprüfung eine Ausnahmesituation. Für den Steuerberater des Unternehmens ist sie dagegen Tagesgeschäft: Aufgrund dieser Erfahrung erkennt er schneller, worauf bestimmte Fragen während der Prüfung abzielen, welche Themen im Fokus stehen und wie der Einsatz von statistischen Verfahren einzuschätzen ist. Unternehmen sollten sich dies zunutze machen zumindest bei den Eröffnungs-, Zwischen- und Schlussbesprechungen. 

9. Plausibilitätscheck

Selbst wenn keine Betriebsprüfung akut ansteht: Laufende Plausibilitätschecks schaden nie. Dafür geeignete und intuitiv bedienbare Data-Mining- und Analyse-Tools gibt es „stand-alone“ oder bereits im ERP-System integriert. Sie erlauben auch Ad-hoc-Abfragen und Auswertungen auf große Datenmengen. 

Gute Vorbereitung senkt das Stresslevel

Auch wenn es sich anders anfühlen mag: Eine Steuerprüfung ist in erster Linie ein formaler Prozess, der bestimmten Regeln folgt. Um Nachzahlungen möglichst zu vermeiden und das Stresslevel in Grenzen zu halten, hilft es daher, seine Rechte und Pflichten zu kennen und sich entsprechend gut vorzubereiten. 

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In diesem CRM-Interview beantwortet Robert Geppert, CCO (Chief Customer Officer) bei der Sybit GmbH, der EAS-MAG-Redaktion 3 Fragen zu CRM-Systemen und wie man damit die Kundenbindung verbessern kann.

Mit CRM-Systemen die Kundenbindung verbessern

Wir stellten Robert Geppert, CCO bei der Sybit GmbH 3 Fragen zum Thema CRM und wie damit die Kundenbindung verbessert wird:

Was ist CRM?

Immer mehr Unternehmen verwenden CRM Systeme für ihr Kunden- und Kontaktmanagement. Doch was genau ist CRM? Und welche Rolle spielt Unternehmenssoftware dabei?

Was ist CRM? Hier erfahren Sie mehr!

1. Welchen Nutzen hat man durch CRM-Systeme?

CRM (Customer Relationship Management) hat das Ziel, eine Strategie für das Unternehmen zu entwickeln, welche sich auf die Bedürfnisse der Kunden ausrichtet. Mit der richtigen CRM-Software möchte man als Unternehmen die CRM-Ziele effizient und gewinnbringend umsetzen. Die Unternehmen werden speziell in den Bereichen unterstützt: detaillierte Dokumentation von Kundeninformationen, personalisierte Kundenansprache, Kundenservice, Intensivierung mittel- bis langfristiger Kundenbeziehungen und Kundenbindung. Das CRM-System stellt außerdem sicher, dass die Kundendaten immer auf den neusten Stand und laufend gepflegt sind. Das Programm gibt den Unternehmen die Möglichkeit transparenter und flexibler zu handeln. Beispielsweise sind Kundenbetreuer nicht mehr auf einzelne festgelegte Kunden begrenzt, sondern können in Folge jeden betreuen, da jeder von ihnen Zugriff auf die bisherigen Anliegen des jeweiligen Kunden hat und genau weiß was mit ihm bisher besprochen wurde.

2. Wie kann ein CRM-System den Kundennutzen verbessern?

Nicht nur die Unternehmen sondern auch die Kunden profitieren enorm von einem CRM-System. Die Kundenbindung ist enorm gesteigert. Wie schon beschrieben, sind die Kundenberater flexibler und sind nicht auf einzelne Kunden festgelegt. Dies ist aber nicht nur der Vorteil für die Kundenberater, sondern auch für die Kunden. Diese müssen nach der Einführung eines CRM-Systems nicht mehr auf ihren persönlichen Berater warten, sondern können nun auch mit anderen Kollegen sprechen. Dies spart den Kunden Zeit, ihr Anliegen wird schneller bearbeitet und sie nehmen das Unternehmen als kundenfreundlich wahr. Außerdem können sich die Unternehmen durch ein CRM-Programm besser auf die Kunden einstellen und ihre Angebote maßgeschneidert anbieten. So entsteht eine angenehme Customer Experience.

Was ist Customer Experience (CX)?

Customer Experience bezeichnet die Erfahrungen, die ein Kunde durch die Interaktionen mit einem Unternehmen macht. Mit Customer Experience Management versuchen Unternehmen positive Kundenerfahrungen zu erzeugen und die Bindung zwischen Kunde und Produkt/Unternehmen zu stärken.

Was ist CX? Hier erfahren Sie mehr!

3. Wie kann man ein CRM-System einführen?

Um ein CRM-System einzuführen sollten sie auf einige Punkte achten um nicht Gefahr zu laufen, dass das Projekt scheitert. Nicht selten kommt es vor, dass man Budget- oder Zeitvorgaben massiv überschreitet, oder die Anwender am Ende mit den Funktionen nicht zurechtkommen. Die Folge davon ist, dass diese sich demotiviert abwenden und die neuen Abläufe weder verstehen noch sinnvoll finden. Besonders wichtig ist, dass die neuen Anwendungen und Abläufe auch end-to-end qualitativ hochwertig umgesetzt werden.

Damit diese Fehler während der Einführung nicht entstehen soll man besonders folgende fünf Faktoren berücksichtigen:

• Ziele
• Stakeholder
• Prozesse
• Methodik
• Blickwinkel

Da dieses Thema sehr umfangreich ist empfehle ich jedem, der sich dafür interessiert und mehr darüber erfahren möchte, das E-Book „Projektmanagement-Stolpersteine im CRM-Projekt“. Dort werden diese Punkte umfassend aufgegriffen.

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Die Anschaffung neuer Unternehmenssoftware ist umfangreich. Aber sie muss auch nicht übermäßig kompliziert sein – solange Unternehmen wissen, wie man die Einführung von Unternehmenssoftware angeht und richtig mit dem Lastenheft umgeht. Denn ohne Erstellung eines Lastenhefts geht nichts.

Lastenheft richtig nutzen: So gelingt die Software-Einführung!

Wenn Sie auf der Suche nach neuer Unternehmenssoftware sind, müssen Sie zuerst eines wissen: Was soll die Software leisten können? Klingt logisch, aber schon bei diesem Schritt kann es zu Problemen kommen. Zum Beispiel, wenn nicht alle Beteiligte des Projekts auf der gleichen Seite stehen und unterschiedliche Vorstellungen bezüglich des Umfangs der neuen Software haben. Selbst wenn man sich vorher abspricht, kann es zu Missverständnissen über die Funktionen des Systems kommen. Oftmals hat jeder andere Erwartungen und funktionale Anforderungen an das Projekt. Deshalb deshalb sollten die gewünschten Software-Anforderungen genauestens definieren und die Details in einem Dokument festgehalten: mit der Erstellung eines Lastenhefts.

Was ist ein Lastenheft?

Ein Lastenheft erfüllt seinen Zweck am besten, wenn es nicht bloß eine Beschreibung der Anforderungen an neue Software beschreibt. Es sollte auch Details über das Projekt und den Kontext Ihres Unternehmens mit einbinden. Wie sieht das momentane IT-Umfeld aus? Welche Schnittstellen muss es zu anderer Software geben – sind Schnittstellen überhaupt nötig? Wie sieht das Marktumfeld aus, in dem Sie operieren? Denn das Erstellen eines Lastenhefts dient nicht nur dem Unternehmen – dem Auftraggeber – selbst zur Orientierung beim Projektmanagement, sondern auch Software-Anbietern – dem letztendlichen Auftragnehmer – als Überblick und vermittelt Umfang und Rahmenbedingungen des Projekts.

Damit fällt es dann leichter, Lösungsansätze und Produkte zu finden, die auch genau auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind. Denn Lastenhefte, die funktionale Anforderungen sowie die Rahmenbedingungen des Systems und den Umfang der Software beschreiben, erleichtern die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Die Erstellung von Lastenheften – also die genaue Beschreibung der funktionalen Anforderungen an ein Produkt sowie der Rahmenbedingungen der gesuchten Lösung – ist damit ein wichtiger Schritt bei der Suche nach neuer Software, den Sie als Auftraggeber nicht auslassen dürfen!

Damit der Leistungsumfang und die Inhalte bei jedem System auch Ihren Anforderrungen entsprechen, muss der Auftraggeber ein Pflichtenheft für das Projekt erstellen. Das Pflichtenheft beschreibt genau, wie er plant diese Anforderungen umzusetzen. Durch das Pflichtenheft und die Informationen im Lastenheft können Auftraggeber dann gut abschätzen, inwiefern ein Auftragnehmer Ihre Vorgaben und Anforderungen auch erfüllen kann. So kann die ERP-Einführung nicht schief gehen.

Dazu muss das Lastenheft auch richtig erstellt und in das Projektmanagement eingebunden werden. Wie Sie das machen, und was dabei zu beachten ist, zeigen diese Beiträge:

Schlüssel zur erfolgreichen Software-Einführung: Mut zur Lücke!

Bei der Einführung neuer Software kann viel schiefgehen – vor allem wenn das Lastenheft ungenau oder unvollständig ausfällt. Das kann schnell passieren, wenn unternehmensexterne Berater das Lastenheft erstellen. Dieser Beitrag zeigt, wie es zu solchen Problemen kommen kann, und wie Unternehmen sie vermeiden können. Wichtig dabei ist nicht nur Mut, zum schrittweisen Vorgehen. Auch auf eine faire Vertragsgestaltung mit dem Anbieter sollten Unternehmen genau achten.

Schlüssel zur erfolgreichen Software-Einführung: Mut zur Lücke!

ERP-Einführung bei KMU – Fünf Tipps zum erfolgreichen Planen, Durchführen und Evaluieren von ERP-Projekten

Wie kleine und mittelständische Unternehmen die Software-Einführung bewältigen können, lesen Sie in diesem Beitrag, der Sie Schritt für Schritt durch den Prozess führt – und dabei natürlich das Lastenheft nicht auslässt. Aber natürlich gehört zum gesamten Vorgang mehr als nur das Lastenheft. Wie sieht die Anbietersuche aus? Kann man die Lösung vor Kauf testen? Und wie arbeiten Unternehmen an der andauernden Optimierung der fertig implementierten Software?

Fünf Tipps zu erfolgreichen ERP-Projekten

Wenn die Zeit drängt: Wie eine komplexe CRM-Einführung mit enger Taktung gelingt

Gerade Customer-Relationship-Management-Software kann schwierig zu implementieren sein. Wie bringt man die Einführung schnellstmöglich und reibungslos über die Bühne? Dieser Beitrag zeigt, wie Unternehmen die CRM-Einführung gestalten können, um schnelle Workflows zu garantieren. Das Lastenheft ist ein wichtiger Teil davon, aber allein wird es nicht ausreichen. Hier lesen Sie 5 Tipps, die Ihrem CRM-Projekt zum Erfolg verhelfen.

Wie eine komplexe CRM-Einführung gelingt

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Infor, die Industry Cloud Company, hat mit Hexagon AB (Nasdaq Stockholm: HEXA B), einem weltweit führenden Anbieter von Digital-Reality-Lösungen, eine Veräußerungsvereinbarung getroffen.

Infor verkauft EAM-Geschäft an Hexagon AB – Strategische Partnerschaft angekündigt

Das Unternehmen ist in Schweden ansässig. Es übernimmt das globale EAM-Geschäft von Infor für insgesamt rund 2,75 Milliarden US-Dollar in Form von Kapital und Unternehmensanteilen. Zugleich schließen Infor und Hexagon eine strategische Partnerschaft, um gemeinsame Kunden weiterhin zu unterstützen. Die Geschäftsbereiche werden bis zum Abschluss der Transaktion getrennt bleiben, vorbehaltlich behördlicher Genehmigungen.

Darüber hinaus bauen Infor und Koch Equity Development, beides Tochtergesellschaften von Koch Industries, strategische Beziehungen zu Hexagon auf. Infolge der Transaktion wird Koch zudem eine Unternehmensbeteiligung an Hexagon erhalten. Der Hauptaktionär von Hexagon, MSAB, hat die Absicht, Brett Watson, President bei Koch Equity Development, dem Nominierungsausschuss von Hexagon für das Board of Directors vorzuschlagen. Dies soll geschehen, sobald es nach dem Abschluss der Akquisition möglich ist.

Entwicklung des EAM-Markts zum Asset Performance Management (APM)

Der EAM-Markt entwickelt sich vom traditionellen Asset Management zum Asset Performance Management (APM). Deswegen benötigen Kunden umfassendere Lösungen für die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus ihrer Anlagen. Und dies von der Planungs- und Bau- bis zur Betriebsphase.

Die Veräußerung und strategische Beziehung versetzt Infor in die Lage:

• seine branchenführende EAM-Technologie mit den Digital-Reality-Lösungen von Hexagon, einschließlich Sensor-, Software- und autonomen Technologien, zu kombinieren, um ein besseres Ergebnis für die Kunden zu erzielen, und
• sich weiter auf seine Strategie zu konzentrieren, branchenspezifische Cloud-ERP-Suites (CloudSuites) zu liefern, die den Kunden einen nachhaltigen operativen Vorteil verschaffen, und den Markt langfristig im Blick zu behalten.

Was ist Cloud ERP?

Cloud ERP basiert auf der Nutzung von Servern im Internet zum Betrieb der Systeme. Unternehmenssoftware aus der Cloud bietet oft zahlreiche verschiedene Module für CRM, Warenwirtschaft, Finanz und Rechnungswesen, Personalwesen, Produktion oder DMS. Diese Module können durch die Cloud flexibel und mobil benutzt werden.

Was ist Cloud ERP? Hier erfahren Sie mehr!

Darüber hinaus nutzen mehrere Koch-Unternehmen bereits Infor EAM sowie Enterprise-Project-Performance- und Industrial-Facility-Lösungen von Hexagon. Um für sie über den gesamten Lebenszyklus ihrer Produktionsanlagen – von der ersten Planung bis zum täglichen Betrieb – Mehrwerte zu erschließen, haben Koch und Hexagon ein gemeinsames Memorandum of Understanding unterzeichnet. Dies soll den Einsatz von Infor EAM und die Lösungen von Hexagon weiter auszubauen.

„Dies ist ein Gewinn für Infor und Hexagon ebenso wie für unsere Kunden und Mitarbeiter“, sagt Kevin Samuelson, CEO von Infor. „Infor gelangt dadurch in die Lage, sich auf die Bereitstellung innovativer, branchenspezifischer Lösungen zu konzentrieren. Diese helfen unseren Kunden, ihre größten geschäftlichen Herausforderungen zu meistern. Darüber hinaus ermöglicht uns diese Partnerschaft die Zusammenarbeit mit einem Unternehmen, das sich in einer einzigartigen Position befindet. Damit treiben wir die digitale Transformation für Kunden und Anwender von Infor EAM weiter voran. Hexagon kann die Asset-Management-Funktionen von Infor EAM in seine Digital-Reality-Lösungen und -Plattformen integrieren.“

EAM-Lösungen als Grundlage für digitale Innovationen

EAM-Lösungen bilden die Grundlage für digitale Innovationen in anlagenintensiven Branchen. In diesen bieten digitale Realitäten oder digitale operative Zwillinge eine einzige, gemeinsame Datenquelle und vollständige Transparenz über die sich ständig ändernden Situationen. Kunden aus der Fertigung, der Energieversorgung, dem Anlagenbau, dem Transportwesen und anderen Bereichen nutzen Infor EAM. Sie überwachen damit ihre Anlagen. Außerdem holen sie so den größtmöglichen Wert aus ihnen heraus. Gleichzeitig minimieren sie die mit Betriebsausfällen und unnötigen, ungeplanten Kosten verbundenen Risiken.

„Durch die Integration der branchenspezifischen Asset-Management-Funktionen von Infor EAM mit unseren Digital-Reality-Lösungen und -Plattformen können wir die Leistung von Anlagen verbessern. Diese gehen über das hinaus, was EAM allein erreichen kann. Von der Verbesserung der vorausschauenden Wartung über die Reduzierung des Energieverbrauchs bis hin zur Unterstützung anderer Nachhaltigkeitsinitiativen“, sagt Ola Rollén, President und CEO von Hexagon. „Infor EAM-Kunden und -Partner können einen reibungslosen Übergang mit signifikanten Synergien erwarten. Diese werden zu schnellerem Wachstum und größeren Möglichkeiten führen, einschließlich der Expansion in neue vertikale Märkte sowie in unterversorgte Märkte wie den asiatisch-pazifischen Raum.“

Das EAM-Geschäft von Infor und seine rund 500 Mitarbeiter in der ganzen Welt werden als Teil der Enterprise-Solutions-Abteilung von Hexagon eingegliedert werden. Sie bedienen alle Hexagon-Geschäftsbereiche bedienen, die sich auf anlagenintensive Ökosysteme konzentrieren. Zu diesen Geschäftsbereichen gehören Fertigung, Industrieanlagen, Bergwerke, landwirtschaftliche Betriebe, autonome Mobilität, Gebäude, Infrastruktur, öffentlicher Dienst sowie Verteidigung. Infor wird mit den Arbeitnehmern und ihren Vertretern Konsultationsprozesse bezüglich der Transaktion einleiten, soweit dies geltendem Recht entspricht.

Goldman Sachs & Co. LLC und Rothschild, Inc. fungierten als Finanzberater, während Jones Day als Rechtsberater für Infor und Koch tätig war.

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Dass es sich bei Cookies nicht immer um Kekse handeln muss, wissen mittlerweile die meisten Menschen. Beim Besuch von Internetseiten erfolgt schließlich in der Regel die Aufforderung, der Verwendung von Cookies zuzustimmen beziehungsweise die Verarbeitungszwecke anzupassen. Cookies sind Textdateien, deren Speicherung im Browserverlauf zur jeweils besuchten Seite erfolgt.

Es gibt beispielsweise Cookies, die für ein reibungsloses Funktionieren von Websites notwendig. Deshalb sind sie deshalb auch ohne Einwilligung des Users erlaubt. Login-Cookies, Warenkorb-Cookies oder Cookies für die Länder- oder Sprachauswahl zählen dazu. „Es gibt außerdem sogenannte Third-Party-Cookies, die Werbetreibende nutzen, um auf Internetseiten Nutzerinformationen zu sammeln. Deshalb müssen Seitenbesucher der Verwendung aktiv zustimmen. Für Website-Betreiber bietet sich über die Third-Party-Cookies die Möglichkeit, ihre Seite zu optimieren, personalisierte Werbung auszuspielen und die Website als Werbefläche zu nutzen und so Einnahmen zu erzielen“, erklärt Mike Warmeling, Speaker und Erfolgstrainer aus Osnabrück sowie Gründer von Warmeling Consulting. Er ergänzt: „Online-Marketing und E-Commerce basierten in gewisser Weise auf diesen Cookies, doch nun sollen sie ganz abgeschafft werden.“

Mehr Transparenz und Kontrolle für Verbraucher

Die Browser Safari und Firefox haben Third-Party-Cookies bereits abgeschafft, Google verkündete, diese ab 2023 nicht mehr einsetzten zu wollen. Der Online-Konzern will nach eigenen Angaben auch keine alternative Technologie nutzen, um User über mehrere Websites zu verfolgen und ihr Nutzungsverhalten zu analysieren. So erfolgt auch die Erfüllung der zunehmenden Datenschutzstandards in Europa und den USA. Die Europäische Union versucht beispielsweise schon seit Jahren, einheitliche Regeln im digitalen Binnenmarkt zu schaffen. Sie sollen die Verbraucher online besser schützen.

„Dafür sollte unter anderem die ePrivacy-Verordnung, kurz ePVO, 2018 zusammen mit der DSGVO in Kraft treten. Es musste allerdings die Ausarbeitung eines neuen Vorschlags erfolgen, den das Europaparlament diskutiert . Mit der ePOV soll auch das Ablehnen nicht notwendiger Cookies für Website-Besucher einfacher werden“, berichtet Warmeling. Dass viele Internetnutzer solch eine Regelung wünschen, zeigt sich in einer Studie von „The Trade Desk“: 71 Prozent der Teilnehmer haben das Gefühl, im Cookie-basierten System nicht mehr die Kontrolle über ihre Daten zu haben. 80 Prozent jedoch wünschen sich mehr Transparenz und Kontrolle.

Ende der personalisierten Werbung?

In der Werbebranche löste die Entwicklung um die Third-Party-Cookies ein mittelschweres Erdbeben aus. Zwar war sie seit Längerem absehbar, doch stellt sich für viele Marken und Werbetreibende seither die Frage, welchen Einfluss sie auf das Advertising-System hat. User-Tracking und personalisierte Online-Werbung gehörten für viele Unternehmen zu ihren Marketingmaßnahmen, um Kundengewinnung sowie Kundenbindung zu fördern und somit die Vorteile der Digitalisierung für den Erfolg der eigenen Firma zu nutzen. „Auf der einen Seite steht selbstverständlich die Privatsphäre der Nutzer im Fokus – Website-Betreiber sind schließlich auf das Vertrauen von Kunden beziehungsweise interessierten Besuchern angewiesen. Auf der anderen Seite wird Unternehmen Werbefläche auf ihren Internetseiten genommen, die sie an Drittanbieter verkaufen konnten. Dadurch ließ sich beispielsweise auch frei zugänglicher Content und frei zugängliche Unterhaltung auf Seiten und Plattformen finanzieren. Es ist nun also an der Zeit, Alternativen für individuell ausgespielte Online-Werbung zu suchen“, so Warmeling.

Potenziale des Online-Marketings ohne Third-Party-Cookies

Die aktuelle Entwicklung bietet eine Gelegenheit, das Tracking und die Ausspielung von individuellen Anzeigen neu aufzustellen, sodass gleichzeitig User mehr Kontrolle über ihre Daten haben, Werbung optimal an die jeweilige Zielgruppe ausgespielt ist und sie ihren Wert für Marken bewahrt. „Internetnutzer beziehungsweise die Konsumenten im Allgemeinen sollten wieder stärker in den Fokus rücken. Je relevanter die ausgespielte Werbung nämlich ist, desto wertvoller ist sie für Werbetreibende und letztlich auch für die Website-Betreiber“, berichtet Warmeling.

Das Open-Source-Projekt „Unified ID 2.0“ verwendet beispielsweise keine Cookies zur Identifizierung von Nutzern, sondern nutzt verschlüsselte E-Mail-Adressen. So sollen sich User beim Erstkontakt anmelden und gleichzeitig ihre Einwilligung für personalisierte Werbung geben können. „Egal in welcher Form – digitales Marketing bleibt für mehr Sichtbarkeit und Reichweite im Web unabdingbar. Unternehmen sollten auch unabhängig von der Entwicklung um die Third-Party-Cookies auf eine professionell gestaltete Website, SEO-Maßnahmen und möglicherweise zusätzlich auf E-Mail-Marketing, Anzeigen in Social Media und Suchmaschinen setzen“, sagt Warmeling abschließend.

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Laut Siemens-Tochter Mendix wird das nächste Kapitel der Low-Code-Adoption die traditionellen DevOps-Praktiken für den IT-Betrieb – einschließlich Softwarebereitstellung, -test, -sicherheit und -wartung – verändern und die Betriebs- und Kosteneffizienz radikal steigern. Die Führungskräfte von Mendix haben den Begriff „Low-Code Operations“ oder Low-CodeOps geprägt.

Low-CodeOps schafft mehr Effizienz für den IT-Betrieb

Low-CodeOps beschreibt die Fähigkeit von Low-Code-Entwicklungsplattformen, den operativen Aufwand eines Unternehmens zu automatisieren und zu reduzieren.

Die Analysten von Forrester sehen in der zunehmenden Automatisierung eine der für IT-Infrastruktur- und Betriebsexperten wichtigsten Entwicklungen des Jahres. Der jüngste Forrester Wave-Bericht lobt Low-Code als umfassendsten Automatisierungsansatz der Branche .

„Unsere übergreifende Vision ist, die bewährte Fähigkeit von Low-Code, digitale Lösungen schnell auf den Weg zu bringen. Wir weiten sie auf die angrenzenden Bereiche der IT-Wartung und des Betriebs in großen, hybriden Umgebungen aus“, sagt Maarten Smeets, VP of Cloud Deployment and Operations bei Mendix. „Damit maximieren wir die Geschwindigkeit und Agilität, die zu den Kernvorteilen der Low-Code-Plattform gehören, für den gesamten Anwendungslebenszyklus.“

Hans de Visser, VP of Product Management bei Mendix, fügt hinzu: „Low-CodeOps bietet die Möglichkeit, DevOps wirtschaftlicher zu gestalten. Dabei schaffen sie einen nahtlosen Ausgleich zwischen Risikominderung und der geschäftlichen Notwendigkeit, digitale Lösungen für neue Geschäftsanwendungen schnell zu skalieren.“

Der Wechsel von vollständig verwalteten aPaaS zu privaten und hybriden Clouds

Zu den Marktkräften, die den Wechsel zu Low-CodeOps vorantreiben, gehört die rasante Beschleunigung der Einführung von Hybrid- und Multi-Clouds. Die Analysten von Gartner prognostizieren, dass 75 % der mittleren und großen Unternehmen in diesem Jahr Hybrid- oder Multi-Clouds einführen werden. Unternehmen setzen zunehmend auf infrastrukturunabhängige Strategien, um umfangreiche Sicherheitsanforderungen in Branchen wie dem Finanzwesen, der Verteidigungsindustrie und dem Gesundheitswesen zu erfüllen. Dabei weiten sie Cloud-Implementierungen in neue geografische Regionen aus.

Dieser Trend verschärft jedoch eine Herausforderung, mit der Unternehmen schon seit Jahren zu kämpfen haben: Den Mangel an Softwareingenieuren und IT-Spezialisten, die über das Fachwissen verfügen, um Software-Implementierungen auf Kubernetes-Clustern bereitzustellen und zu orchestrieren oder andere Anforderungen von privaten und virtuellen privaten Cloud-Workloads zu erfüllen.

Was ist Cloud Computing?

Der Begriff Cloud ist mittlerweile fast allgegenwärtig. Einfach gesagt bezeichnet Cloud Computing eine IT-Infrastruktur, die über das Internet zugänglich ist. Aber wenn man genauer hinsieht, lassen sich drei verschiedene Arten des Cloud Computing identifizieren: Infrastructure-as-a-Service (Server, Betriebssysteme etc.), Platform-as-a-Service (Datenbanken, Speicher etc.), Software-as-a-Service (komplette Anwendung).

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„Low-CodeOps automatisiert und abstrahiert diese Komplexität und demokratisiert DevOps, indem es die Fähigkeiten zur Container-Verwaltung und -Bereitstellung in die Hände von mehr Menschen legt, wie zum Beispiel IT-Systemadministratoren und Software-Entwicklern“, so de Visser.

Laut de Visser haben sich Unternehmen im letzten Jahrzehnt von On-Premise-Rechenzentren wegbewegt. Sie haben sich Application Platform as a Service (aPaaS) samt Ein-Klick-Bereitstellung in vollständig verwalteten Public Clouds zugewandt. „Aber jetzt schwingt das Pendel mit neuen Anwendungsfällen für private Clouds zurück“, so de Visser weiter. „Unternehmen, die Low-Code für die Softwareentwicklung nutzen, sollten sich keine Gedanken über das zugrunde liegende Framework machen oder ihre eigenen CI/CD-Pipelines von Hand aufbauen müssen, um ihre Anwendungen in eine private Cloud zu übertragen. Sie sollten dafür eine ähnliche Ein-Klick-Option zur Verfügung haben.“

Die wichtigsten Aspekte von Low-CodeOperations

„Die Anwendungsbereitstellung ist nur ein Punkt auf der gesamten DevOps-Checkliste“, so Smeets. Die Teams müssen auch sicherstellen, dass Software immer verfügbar ist und ordnungsgemäß läuft. Kontinuierliche Performance-Überwachung, Ressourcenbereitstellung für Infrastruktur und Daten, Sicherheits-Compliance und andere Prozesse „fressen unzählige Stunden Software-Engineering-Zeit, die besser für Innovationen genutzt werden könnte.“

Automatisierte Workflows, die mit visuellen Low-Code-Modellierern entwickelt werden, können zentrale DevOps-Aufgaben rationalisieren:

Komplexe Compliance-Vorgaben

Jede Branche hat ihre eigenen Anforderungen an maßgeschneidertes Monitoring und Compliance. Finanzunternehmen zum Beispiel müssen ausgiebig auf Datenvalidierung und Sicherheit testen. Auch die Datenschutzgesetze variieren von Land zu Land. Die Einhaltung von Exportkontrollen und Vorschriften zum Schutz geistigen Eigentums ist für Unternehmen, die ihre Produkte weltweit verkaufen, von grundlegender Bedeutung.

„Wenn Sie Low-CodeOps nicht nutzen, um diese Funktionen zu automatisieren, werden sich die Release-Zeitpläne von Tagen auf mehrere Monate ausdehnen. Sie geben damit einen der wichtigsten Vorteile von Low-Code auf – die schnellere Bereitstellung und damit kürzere Time-to-Value“, so Smeets.

Performance-Monitoring

Planung, systemweite Benachrichtigungen, ereignisgesteuertes Monitoring und Log-Checks der Plattform-Infrastruktur sind die Grundpfeiler von modernem DevOps, um die Verfügbarkeit und die Betriebsstandards von komplexen, voneinander abhängigen IT-Landschaften zu bestätigen. Darüber hinaus sollte sich die Systemüberwachung leicht an die geschäftlichen KPIs anpassen lassen.

Smeets weiter: „Unternehmen brauchen die Flexibilität, die Überwachungsparameter für Anwendungen und Pipelines anzupassen, die bestimmte Geschäftsanforderungen erfüllen. Wenn diese geschäftskritischen Funktionen ins Stocken geraten, sollten die Alarmglocken läuten, um eine schnelle Lösung des Problems zu ermöglichen.“

Sicherheit

In den letzten zehn Jahren haben Sicherheitstests immer mehr Zeit und Ressourcen von DevOps in Anspruch genommen. Laut Smeets haben sich die Anforderungen „weit über das Aufspielen der neuesten Sicherheitspatches hinaus aufgebläht.“. Schwachstellen-Scans für Sicherheit und Compliance müssen in den frühesten Stadien der Anwendungsentwicklung durchgeführt werden. Zudem müssen sie sich durch die Betriebsphasen des Testens und der Wartung fortsetzen, wobei alle Probleme innerhalb eines streng geregelten Zeitrahmens gelöst werden müssen.

„Unternehmen können die richtige Balance zwischen Risikominderung und Geschwindigkeit finden und schnellere Release-Zeiten erreichen, wenn sie auch über die entsprechenden Werkzeuge verfügen. So stellen sie sicher, dass ihre Technologielandschaft sicher ist und die Stabilität nicht beeinträchtigt wird“, so Smeets.

Infrastruktur als Code

Die Vorstellung, dass Infrastruktur flexibel und formbar sein kann, ist IT-Profis vertraut. Sie haben im letzten Jahrzehnt den Übergang von Bare-Metal-Servern zu softwaredefinierten virtuellen Rechenzentren vollzogen. Heute nutzen Hyperscaler wie Amazon Web Services, Alibaba, Microsoft Azure, Google Cloud Platform und IBM Hybrid Cloud virtuelle Infrastruktur, einschließlich Containerisierung und API-Services, um unzählige Cloud-basierte Operationen durchzuführen.

Dennoch kann es für DevOps-Teams zeitaufwändig sein, den Anbieter oder die Plattform zu wechseln. Allerdings ist es auch aufwendig, neue Cloud-Operationen an unterschiedlichen Standorten einzurichten. Mit Low-CodeOps kann DevOps das Prinzip „einmal erstellen und überall ausführen“ anwenden. Das erfordert weniger Aufwand und eine geringere Anzahl an Mitarbeitern .

„Durch die Automatisierung dieser Funktionen mit Low-Code können wir neue Cloud-Dienste in verschiedenen Teilen der Welt einrichten. Per Knopfdruck führen wir ein Skript auf einer externen Cloud-Plattform aus. Damit richten wir ein ganzes virtuelles Rechenzentrum innerhalb von Stunden statt Monaten ein. So funktioniert Infrastruktur mit Low-Code“, sagt Smeets.

Zukunftssicheres DevOps mit Low-Code

Im vergangenen Jahr hat der Branchentrend zur Nutzung sicherer, hochverfügbarer cloudbasierter Softwarebereitstellung Unternehmen in die Lage versetzt, die Anforderungen von Remote-Mitarbeitern und Online-Kunden zu erfüllen. Unternehmen nutzen diese Dynamik , um digitale Anwendungen und Prozesse zu verfolgen, die Legacy-Systeme mit Edge Computing, IoT-Konnektivität, KI-Befähigung, Virtual- und Augmented-Reality-Integrationen sowie neuen Formen des Data Mining integrieren, sind die Effizienzen von Low-Code-Entwicklung und Operations von größter Bedeutung.

Low-CodeOps sichert DevOps-Teams ab, indem es die leistungsfähigste Softwareentwicklungsplattform mit effizienten und flexiblen Betriebswerkzeugen kombiniert. Low-CodeOps versieht beide Bereiche mit soliden Leitplanken für operative Kontrolle und Vorhersagbarkeit. Die Einführung dieses Ansatzes verkürzt die Time-to-Value für Unternehmen erheblich. Sie entlastet die IT-Abteilungen und legt innovative digitale Lösungen per Mausklick direkt in die Hände der Nutzer.

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Kündigungs- und Verlängerungsfristen, Laufzeiten, Termine für Neuverhandlungen: Für die Verwaltung eines Vertrages müssen zahlreiche Daten und Zeiträume im Blick behalten werden. Allzu schnell verstreicht eine Kündigungsfrist oder die Laufzeit eines Vertrages läuft unbemerkt aus. Auch bei der Beschaffung im Rahmen des Purchase-to-Pay-Prozesses werden zahlreiche Verträge mit unterschiedlichsten Lieferanten geschlossen. Eine digitale Lösung zum Vertragsmanagement im Rahmen eines Enterprise Information Management Systems (EIM) unterstützt vor allem bei der Rechnungsprüfung.

Rechnungen bei Langzeitverträgen – Überblick im Vertragsmanagement

Vier von zehn: Laut einer Studie von techconsult, die sich exemplarisch mit dem Purchase-to-Pay-Prozess beschäftigt, nutzt bisher weniger als die Hälfte der befragten Unternehmen eine digitale Lösung für das Vertragsmanagement. Dabei sind die Vorteile, die dadurch entstehen würden, immens. Führende Lösungen wie nscale von der Ceyoniq Technology sorgen für mehr Transparenz, geringere Haftungsrisiken und hohe Kosteneinsparungen. Am Beispiel von Waren aus Langzeitverträgen lassen sich diese Mehrwerte darstellen.

Anderer Ablauf bei Langzeitverträgen

Für einmalige Anschaffungen und Produkte, die in unregelmäßigen Abständen benötigt werden, ist immer eine neue Bedarfsanforderung nötig. Doch in jedem Unternehmen fallen auch Rechnungen an, die auf Grundlage laufender Verträge generiert sind. Beispiele sind die Miete, die Stromversorgung, aber auch die wöchentliche Lieferung eines Obstkorbs oder die monatliche Ladung Toilettenpapier. In all diesen Bereichen fällt der Beschaffungsprozess mit der Bedarfsanforderung, dem Einholen von Angeboten und der Lieferantenauswahl weg. Vielmehr basieren die Lieferungen auf zum Teil über Jahre bestehenden Verträgen.

Damit muss sich auch der Ablauf der Rechnungsprüfung ändern. Denn anders als im Vertragsmanagement gewohnt, gibt es nicht für jede Lieferung eine eigene Bedarfsanforderung und Bestellung, die gemeinsam in einer eigenen Bestellakte hinterlegt sind. Entsprechend kann zur Prüfung nicht der Bedarfsanforderer herangezogen werden. Vielmehr besteht sogar die Möglichkeit, dass der Mitarbeiter, der den Vertrag geschlossen hat, das Unternehmen mittlerweile verlassen hat.

Zentrale Verfügbarkeit von Vertragsdaten

Damit eine reibungslose Rechnungsprüfung dennoch möglich ist, sind Überblick und Transparenz über die laufenden Verträge unerlässlich. So muss nicht nur jederzeit der Zugriff auf die Verträge gewährleistet sein, auf deren Basis die Rechnungen entstanden sind, sondern diese müssen einfach auffindbar sein. Ein EIM dient als zentrale Plattform, auf der alle relevanten Informationen zu einem Vertragsverhältnis abgelegt sind. Dazu gehören neben Stammdaten wie beispielsweise den Adressdaten des Lieferanten auch alle bisherigen und aktuellen Verträge. Sie sind dank einer modernen Lösung für das digitale Vertragsmanagement softwareseitig Compliance-konform und revisionssicher in einer entsprechenden Vertragspartnerakte gespeichert. Dabei ist stets ersichtlich, welches Dokument die aktuellen und korrekten Informationen enthält. Damit können Rechnungen schnell und sicher geprüft werden.

Vertragsmanagement leicht gemacht

Dafür müssen die Verträge einwandfrei gepflegt sein. Dazu gehört beispielsweise die Einhaltung von Verlängerungsfristen. Werden diese verpasst, läuft das Vertragsverhältnis aus. Führende Lösungen für das digitale Vertragsmanagement bieten Erinnerungsfunktionen. Sobald Fristen abzulaufen drohen, werden die verantwortlichen Mitarbeiter darauf aufmerksam gemacht, sodass sie rechtzeitig handeln können. Gleiches gilt auch für den umgekehrten Fall, wenn eine Kündigung nötig wird und die dafür entsprechende Frist eingehalten werden muss. 

Doch damit nicht genug: So können beispielsweise neue Gesetzesvorgaben eine Änderung eines Vertrages nötig machen. Dank der zentralen Ablage ist der Vertrag im Vertragsmanagement schnell und einfach auffindbar. Sollte die verantwortliche Person abwesend sein, kann die Anpassung durch eine festgelegte Vertretung vorgenommen werden. Etwaige Strafzahlungen sind verhindert. Darüber hinaus ist für alle involvierten Mitarbeiter ersichtlich, welches Dokument aktuell gültig ist, sodass die Arbeit mit veralteten Verträgen ausgeschlossen ist. Ebenfalls auf der Kostenseite schlägt auch die Erinnerung an Termine wie Neuverhandlungen zu Buche. Erfolgt eine Anpassung, können sich die Konditionen bei einem Lieferanten negativ entwickeln oder bisherige Sonderkonditionen auslaufen. Es heißt also, rechtzeitig nachzuverhandeln. Um hierbei kompetent auftreten zu können, ist es jedoch wichtig, über alle bisherigen Verträge im Bilde zu sein und aktuelle Konditionen und Preise schnell finden zu können.

Fazit

Führende Lösungen für das digitale Vertragsmanagement überzeugen durch eine zentrale Fristen- und Terminverwaltung, eine strukturierte Stammdatenverwaltung und die Speicherung der Verträge auf einer zentralen Plattform. Damit ist, im Rahmen eines Rechtekonzeptes, der Zugriff auf alle relevanten Daten und Informationen sichergestellt. Es ist immer ersichtlich, welches die aktuellen Daten sind. So ist auch bei Langzeitverträgen eine einfache und schnelle Rechnungsprüfung möglich. Höchste Zeit für Unternehmen, diese Mehrwerte für sich zu entdecken.   

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