Kategorie: Unternehmenssoftware

Compliance: Ein Begriff, der in vielen Unternehmen zunehmend das Potential zum „Unwort“ entwickelt. Denn in den letzten Jahren sind viele Vorgaben im Bereich der Archivierung hinzugekommen, während gleichzeitig empfindliche Strafen bei Versäumnissen drohen. Ein leistungsfähiges Enterprise Informati-on Management System (EIM), das als zentrale Plattform für alle Daten und Informationen dient, kann hier helfen. Anhand des Purchase-to-Pay-Prozesses kann nicht nur aufgezeigt werden, wie eine gesetzeskonforme Archivierung realisierbar ist, sondern auch welche Vorteile sich daraus ergeben.

Einfache Einhaltung aller Compliance-Vorgaben dank revisionssicherer Archivierung

Ein reibungsloser Informationsfluss, die Auflösung von Informationsinseln, das schnelle Finden von gesuchten Daten. Dies sind nur einige Aspekte, die ein gelungenes Informationsmanagement auszeichnen. Sie helfen den langfristigen Geschäftserfolg zu sichern, da Mitarbeiter Kunden und Partnern gegenüber stets auskunftsfähig sind. Dafür müssen ihnen alle aktuellen Daten jederzeit zur Verfügung stehen. Gleichzeitig sind die Informationen nach der Abwicklung eines Auftrags gemäß aller Compliance-Vorgaben revisionssicher zu archivieren. Führende EIM-Systeme wie nscale von der Ceyoniq Technology können diesen Spagat leisten.

Zentrale Speicherung verbessert den Informationsfluss

Das EIM dient dabei in Kombination mit dem eingesetzten ERP System als zentrale Plattform, auf der über den ganzen Purchase-to-Pay-Prozess hinweg alle relevanten Daten zentral gespeichert werden. Dafür ist eine enge Verzahnung beider Systeme entscheidend. Beim Purchase-to-Pay-Prozess fallen zahlreiche Dokumente zur Archivierung an: Bestellanforderung (BANF), Anfragen, Angebote, E-Mails und Recherchedokumentation sowie Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein und zuletzt die Rechnung. Mit einem EIM werden all diese Informationen in den dafür vorgesehenen Bestell- und Lieferantenakten gebündelt. Diese stehen anschließend übersichtlich und komfortabel zur Verfügung. Zusätzlich ist es möglich, die Daten mit Informationen aus dem ERP und anderen Systemen innerhalb des EIM zu ergänzen bzw. anzureichern.

In den Purchase-to-Pay-Prozess sind zahlreiche unterschiedliche Abteilungen eingebunden, die jeweils eigene Dokumente verwalten. Dadurch entstehen oftmals Informationsinseln. Die Auflösung dieser erfolgt durch ein zentrales EIM in Kombination mit dem genutzten ERP. Die notwendigen Daten stehen für die Archivierung nun abhängig von der jeweiligen Berechtigung jedem Prozessbeteiligten automatisch zur Verfügung, vollständig und transparent. Damit verbessert sich der Informationsfluss im Unternehmen deutlich. So sind beispielsweise Lieferantennachfragen nicht länger ein Problem. Ohne langes Suchen werden die zur Beantwortung der Frage notwendigen Dokumente gefunden, inklusive Bearbeitungsstand und ohne Unsicherheiten bezüglich ihrer Aktualität. Und auch bei Abwesenheiten eines Kollegen kommt es nicht zu Liegezeiten, da die Daten allen Beteiligten zur Verfügung stehen und die Vertretung diese somit bearbeiten kann.

Revisionssichere Archivierung sichergestellt

Doch damit nicht genug. Für die revisionssichere Archivierung ist ein EIM-System unerlässlich:

1. EIM-Systeme bieten den Vorteil, Veränderungen an den Dokumenten beispielsweise anhand der Versionshistorie jederzeit nachvollziehbar zu machen.
2. EIM-Systeme archivieren die Dokumente in ihrem Originalformat und können weitere Repräsentationen (Rendition) mitverwalten, die besser für die weitere Bearbeitung geeignet sind. Beispielsweise das ZUGFeRD-Format, oder E-Rechnungsformate, die in PDF gewandelt werden.
3. Bearbeitungsvermerke wie digitale Post-its oder Anmerkungen in Form von Annotationen können benutzt werden, ohne die Originaldokumente zu verändern.
4. Bei einem Workflow können Entscheidungen und Kommentare abgelegt wer-den und bei einer Steuerprüfung zur Erklärung der Kontierung dienen.
5. Der Gesetzgeber verlangt eine Aufbewahrung von Geschäftsbriefen über sechs Jahre aufbewahrt, Dokumente wie Buchungsbelege sogar zehn Jahre. Mit der Definition von Archivierungs- und Löschfristen ist es möglich, solche regulatorischen Aufgaben zu automatisieren.

Damit erfüllt das verschiedene Compliance-Anforderungen und der Sachbearbeiter bzw. das Unternehmen braucht sich nicht weiter darum zu kümmern.

Ebenfalls wichtig ist es, den Datenschutz zu wahren und insbesondere Dokumente mit personenbezogenen Daten nur so lange zu archivieren, wie es laut Gesetzgebung erforderlich ist. Nach Ablauf dieser Frist sind die Informationen sofort zu löschen. Führende EIM-Systeme bieten hierfür die Möglichkeit, Aufbewahrungs- und Löschfristen zu setzen. Damit erfolgt die automatische Löschung der Dokumente zu einem festgelegten Zeitpunkt, ohne dass ein Mitarbeiter dafür eine Aktion durchführen muss.

Fazit

Mit einem leistungsfähigen EIM ist die Einhaltung der gesetzlichen Compliance-Vorgaben, zu denen die revisionssichere Archivierung zählt, nicht länger mit Aufwand für das jeweilige Unternehmen verbunden. Im Gegenteil: Alle Daten sind zuverlässig in der entsprechenden Akte gespeichert und stehen dort bis zur automatischen Löschung beweiskräftig zur Verfügung. Gleichzeitig sind alle relevanten Informationen gebündelt und den beteiligten Mitarbeitern zugänglich gemacht. Ohne langes Suchen kann auf die Dokumente mit gesicherter Aktualität und ersichtlichem Bearbeitungsstand zugegriffen werden, sodass ein reibungsloser Informationsfluss realisierbar ist.

Der Beitrag wurde ursprünglich hier veröffentlicht …

Bedarfsmeldung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen: Was haben diese Vorgänge gemeinsam? Bei beiden können Freigaben notwendig werden. Doch häufig läuft speziell dieser Prozessschritt nicht optimal ab und kostet Unternehmen zu viel Zeit. Hinzu kommt das Fehlen von Transparenz sowie Überblick. Die Lösung für den Freigabeprozess: ein Enterprise Information Management System (EIM), das durch Workflows reibungslosere Abläufe ermöglicht.

Bedarfsmeldung und Eingangsrechnung – Workflows beschleunigen Freigabeprozess

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen verspricht effizientere Abläufe, Kostenersparnisse und ein verbessertes Informationsmanagement. Entsprechend wird sie bei vielen Entscheidern immer häufiger zum Thema. Der Purchase-to-Pay-Prozess beispielsweise besteht aus vielen Einzelschritten, wie Bedarfsmeldung und Eingangsrechnungsverarbeitung. Mithilfe eines EIM ist eine vollkommene und schnittstellenübergreifende Automatisierung und damit eine große Zeitersparnis realisierbar. Insbesondere bei den jeweiligen Freigabeprozessen ist es möglich, den Aufwand stark zu reduzieren. Dennoch nutzen weniger als 20 Prozent der Unternehmen, die im Zuge einer techconsult-Studie befragt wurden, eine umfassende Lösung für Beschaffung und Eingangsrechnungsverarbeitung. Vielmehr setzen sie auf Teillösungen für einzelne Prozesse. Hier herrscht Handlungsbedarf, denn die gleiche Umfrage hat ergeben, dass ein Drittel der Unternehmen mit der Dauer ihrer Freigabeprozesse unzufrieden ist. Ein modernes EIM schafft Abhilfe.

EIM unterstützt Freigabeprozess mittels Workflows

Ein leistungsfähiges EIM-System dient als zentrale Plattform, die alle relevanten Dokumente und Daten speichert. Führende Lösungen wie nscale von der Ceyoniq Technology entfalten gerade im Freigabeprozess von Eingangsrechnung und Bedarfsmeldung durch die Verwendung von Workflows ihre ganze Wirkung. Gepaart mit dem zentralisierten Zugriff auf alle relevanten Informationen geht der Vorgang leichter und somit schneller von der Hand.
Voraussetzung für die Freigabe ist die Prüfung eines Dokumentes. Bei Eingangsrechnungen beispielsweise schreibt der Gesetzgeber im Rahmen der GoBD die Funktionstrennung vor, die über das 4-Augen-Prinzip in Form der digitalen rechnerischen und sachlichen Rechnungsfreigabe erfolgen kann.

Gibt es sogar noch weitere sachliche Freigeber, sollte die Prüfung möglichst parallel erfolgen, um Zeit zu sparen. Dabei können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf die auf der zentralen Plattform abgelegten Dokumente zugreifen. Vordefinierte Workflows im Freigabeprozess sorgen zudem dafür, dass die Aufgabe an die zuständigen Personen weitergeleitet werden. So wissen diese genau, wann eine Aktion gefordert ist, und können den aktuellen Bearbeitungsstand der entsprechenden Daten erkennen. Erinnerungs- und Aufforderungsfunktionen beschleunigen die Bearbeitung zusätzlich. Dies sorgt für spürbar verkürzte Durchlaufzeiten, was wiederum dazu führt, dass beispielsweise Skonto-Fristen eingehalten werden können.

Bedarfsmeldung und Eingangsrechnung regelkonform freigeben

Ähnlich ist es auch bei der Bedarfsmeldung, wo je nach Wert der gewünschten Ware ein oder mehrere Kollegen und Vorgesetze ihre Zustimmung zur Anforderung des Produktes erteilen müssen. Wer die Eingangsrechnung oder Bedarfsmeldung prüfen muss, ist in Unternehmen unterschiedlich geregelt. Ist ein leistungsstarkes EIM für den Freigabeprozess im Einsatz, müssen sich Mitarbeiter nicht darum sorgen, dass solche Regelungen eingehalten werden, denn: Im Workflow können unternehmensinterne Regeln gespeichert werden, sodass sie bei Bedarf automatisch zum Tragen kommen. Muss ab einem bestimmten Preis die Geschäftsführung eingebunden werden und gilt dies bei günstigeren Anschaffungen nicht, so kann diese Regel in den Workflow aufgenommen werden. Entsprechend wird die Aufgabe zur Prüfung bei geringen Warenwerten nicht an die Geschäftsführung übermittelt. Reibungsverluste durch unnötige Freigabeschleifen werden vermieden. Ein besonderer Vorteil ist, dass Vertretungen für krankheits- oder urlaubsbedingte Abwesenheiten hinterlegt werden können. Hinzu kommt die Zeitersparnis, die sich durch die Automatisierung von Routineaufgaben ergibt.

Fazit

Mit Hilfe eines EIMs und damit einer zentralen Plattform für alle Daten und Dokumente verbessern sich Überblick und Transparenz. Dies kommt insbesondere bei Freigabeprozessen zum Tragen, wie sie bei der Bedarfsmeldung oder der Eingangsrechnungsverarbeitung vorkommen, wenn zur Prüfung schnell die zugehörigen Informationen verfügbar sein müssen. Workflows sorgen dabei zusätzlich für eine deutliche Zeitersparnis. Liegezeiten oder Verzögerungen durch überflüssige Freigabeschleifen fallen weg, Erinnerungsfunktionen sorgen für eine schnelle Bearbeitung und durch die softwaregestützte Rechnungsprüfung werden personelle Ressourcen geschont.

Der Beitrag wurde ursprünglich hier veröffentlicht …

Viele deutsche Mittelständler bieten hochinnovative Produkte an. Sie tun sich aber schwer, operative Prozesse mithilfe von Daten tatsächlich zu verbessern und wichtige Entscheidungen auf Basis ihrer Daten zu fällen. Der Aachener Optimierungsspezialist INFORM erklärt, wie Unternehmen eine funktionierende Datenstrategie aufbauen, um sich einen wichtigen Wettbewerbsvorteil zu sichern.

So entwickeln Mittelständler eine effiziente Datenstrategie

Nahezu alle mittelständischen Unternehmen treiben ihre digitale Transformation voran. Eine der wichtigsten Aufgaben dabei ist die Ausarbeitung einer Datenstrategie, also eines Plans für die Datenwertschöpfung im Unternehmen. Denn nur wer Daten zielgerichtet und intelligent nutzt, kann Entscheidungen besser und schneller treffen, Abläufe optimieren, neue, kundenspezifische Angebote oder gar innovative Geschäftsmodelle entwickeln. Doch genau das fällt vielen Unternehmen schwer. Das INFORM DataLab erklärt, worauf es bei einer funktionierenden Datenstrategie ankommt:

Die Datenstrategie braucht einen Verantwortlichen

Die Entwicklung und Umsetzung einer Datenstrategie ist ein Thema für das Management. Der oder die Datenverantwortliche, manchmal Chief Data Officer (CDO) genannt und in der Regel nicht identisch mit CIO oder CTO, benötigt die aktive und sichtbare Unterstützung der Geschäftsführung sowie weitreichende Kompetenzen und Ressourcen. Die sind notwendig, um die abteilungsübergreifenden Teams aus den verschiedenen Fachbereichen zu koordinieren. Gemeinsam mit Management und Fachbereichen erarbeitet der Datenverantwortliche Vision und Ziele, erfasst Bedarfe und ermittelt den Status Quo. Anschließend lässt sich die Datenstrategie formulieren und ein Fahrplan für die Umsetzung erstellen. 

Daten sind kein reines Technologiethema

Die Datenstrategie betrifft fast alle Unternehmensbereiche. Daher reicht es nicht, Fachabteilungen nur miteinzubeziehen. Sie sollten weitreichenden Einfluss haben, schließlich sind es ihre Abläufe, Entscheidungen und Probleme, die datenbasiert verbessert beziehungsweise gelöst werden. Neue Analytics- und KI-Tools können beispielsweise Fehler in der Produktion zeitnah vorhersagen, dem Einkauf Einsparpotenziale aufzeigen und dem Vertrieb neue Umsatzpotenziale erschließen. Um kontinuierlich Anwendungsfälle für die Nutzung von Daten zu entwickeln und umzusetzen, darf sich die Datenstrategie daher nicht allein auf technologische Lösungen konzentrieren, die von der IT-Abteilung bereitgestellt werden. Vielmehr braucht es einen interdisziplinären Ansatz und zusätzlich Kompetenzen in den Dimensionen Prozesse, Organisation und Daten.

Was ist Künstliche Intelligenz (KI)?

Künstliche Intelligenz will menschenähnliche Verhaltensmuster und Entscheidungsprozesse simulieren. Damit soll menschliche Intelligenz künstlich reproduziert werden. Das Ziel dabei ist häufig, bestimmte Aufgaben und Prozesse zu automatisieren, die durch ihre Komplexität anders schwer digitalisierbar sind.

Was ist KI? Hier erfahren Sie mehr!

Schnelle Erfolge schaffen Akzeptanz

Zum Start sollten Unternehmen vor allem solche Projekte angehen, die sich schnell und mit überschaubarem Aufwand umsetzen lassen. Damit sorgen sie für Erfolgserlebnisse, die nicht nur die Motivation der Mitarbeiter erhöhen und die Akzeptanz der neuen Initiativen steigern. Sie schaffen auch Erfahrungswerte für weitere, größere Vorhaben. Diese bewerten sie in der Regel nach Nutzen und Machbarkeit, wobei die Auswahl auch von den eigenen Ambitionen abhängt. Ist beispielsweise ein strategischer Wettbewerbsvorteil wichtiger als der ROI, kann sich die Priorisierung der Anwendungsfälle ändern.

Datenkompetenz ist die Basis der neuen Entscheidungskultur

Die Unternehmenskultur ist entscheidend für den Erfolg von Datenprojekten, doch datengetriebene Organisationen entstehen nicht von heute auf morgen. Es kostet Zeit, eine neue Entscheidungskultur zu etablieren, zumal Mitarbeiter alte Gewohnheiten ablegen müssen. Statt Entscheidungen nur nach Bauchgefühl oder entsprechend den Wünschen von Vorgesetzten zu fällen, sollten sie alle wichtigen Beschlüsse – egal auf welcher Hierarchieebene – anhand von Erkenntnissen treffen, die auf Daten basieren. Dafür müssen sie Verständnis für das Potenzial und den Umgang mit Daten mitbringen und den Empfehlungen ihrer Tools vertrauen. Unternehmen sollten Mitarbeiter daher von Anfang an in die Veränderungsprozesse einbeziehen und durch Schulungen ihre Datenkompetenz erhöhen. Schulungsprogramme für das Management sind dabei besonders wichtig, da eine grundlegende Datenkompetenz Voraussetzung ist, um die richtigen Weichen im Unternehmen für eine nachhaltige Datenwertschöpfung zu stellen.

Konkrete Anwendungsfälle helfen bei der Technologieauswahl

Häufig starten Unternehmen direkt mit dem Aufbau neuer Datenplattformen oder der Sammlung möglichst vieler Daten. Dabei besteht jedoch die Gefahr, dass am Bedarf vorbei investiert und entwickelt wird. Sinnvoller ist es, zunächst konkrete Ziele und Anwendungsfälle für eine Datennutzung zu erarbeiten und anhand derer den Technologiebedarf zu bestimmen – zumal Data Scientists und andere Datenspezialisten rar sind und zielgerichtet eingesetzt werden sollten.

„Die Entwicklung und Umsetzung einer Datenstrategie stellt Unternehmen nicht selten vor Herausforderungen. Da die Datenwertschöpfung kein reines Technologiethema ist, sondern als Kern der digitalen Transformation fast alle Unternehmensbereiche betrifft, führen unkoordinierte und dezentrale Ansätze häufig nicht zum Erfolg. Zudem werden neben IT- und Datenexperten auch Spezialisten mit Verständnis für Geschäftsprozesse und Erfahrung im Change Management gebraucht“, erläutert Dr. Jens Linden, Senior Data Scientist & Strategist im INFORM DataLab. „Dennoch sollten Unternehmen das Thema Datenstrategie möglichst zügig angehen, damit sie Daten gezielt für den Geschäftserfolg einsetzen und neue Datenquellen erschließen können – und sich so einen wichtigen Wettbewerbsvorteil sichern.“

Der Beitrag wurde ursprünglich hier veröffentlicht …

Markentreue ist out, Kundenerlebnis ist in. Auf diese Veränderungen müssen Unternehmen reagieren – mit einer strategisch angelegten Customer Journey für den B2B-Markt. Wie sie diese Reise in nur fünf Etappen bewerkstelligen, erklärt IT-Dienstleister Macaw.

5 Schritte: So gestalten B2B-Unternehmen eine personalisierte Customer Journey

Die traditionell enge Beziehung zwischen Kunde und Marke ist in den vergangenen Jahren deutlich schwächer geworden. Dafür sind mehrere Faktoren verantwortlich. Kaum ein Produkt hat noch ein echtes Alleinstellungsmerkmal, weil es aus Sicht der Verbraucher für fast alles eine gleichwertige Alternative gibt. Die Zunahme des Online-Handels sorgt ebenfalls dafür, dass die Bindung zwischen Kunde und Marke erodiert. Der moderne Handel ersetzt diese Bindung durch die Personalisierung der Customer Experience (CX), die die meisten Kunden mittlerweile höher bewerten als das Produkt selbst. Und obwohl es im Grunde keine vernünftige Alternative dazu gibt, scheuen besonders kleine und mittelständische Unternehmen den Weg in die Personalisierung noch – vor allem wegen der befürchteten Komplexität der Aufgabe und der damit verbundenen Kosten.

Tatsächlich ist das Gegenteil der Fall: Die Komplexität ist beherrschbar, der Nutzen überwiegt die Kosten. Bei der Umsetzung einer Personalisierungs-Strategie ist es aber wichtig, das Thema nicht punktuell anzugehen, sondern strategisch. Dafür gibt es einen erprobten Prozess, der diese Aufgabe in fünf überschaubare Schritte aufteilt, erklärt IT-Dienstleister Macaw.

1. Team etablieren und Zielgruppen definieren

Eine strategische Aufgabe braucht ein Team, das sie ausführt. Idealerweise umfasst es unterschiedliche Rollen und Qualifikationen. Dazu gehört ein Executive Sponsor, der das Projekt bei der Geschäftsführung vorantreibt und als Schaltstelle zu anderen Unternehmensteilen fungiert. Klassische Rollen in einem CX-Team sind beispielsweise Verantwortliche für Strategie, den Content, für die Nutzerführung sowie für Datenanalysen und das Marketing.

Zu den ersten Aufgaben des Teams gehören die Definition von Leistungskennzahlen und die Kategorisierung einzelner Zielgruppen. Diese Gruppen bestehen aus „Personas“ – hier definiert als virtuelle Kunden, denen demografische Daten, Alter, Standort, Vorlieben, Verhaltensmuster und Ziele idealtypisch zugeordnet werden. Moderne CX-Plattformen bieten weitere Möglichkeiten der Personalisierung, die sich etwa aus dem Verhalten der Kunden in der Vergangenheit oder der Anzahl der Besuche auf der Webseite ableiten lassen. 

2. Interne und externe Daten einbeziehen

Das CX-Team sollte bei der Definition der Personas auch externe Datenquellen einbeziehen, etwa für die Lokalisierung von Kundengruppen anhand geografischer Merkmale. Diese Daten eröffnen über die Definition hinaus Möglichkeiten für standortbezogene Angebote, wie die Empfehlung lokaler Partner oder spezielle Produkte unter Berücksichtigung des aktuellen Wetters. 

Auch die Verknüpfung interner Datenquellen aus Marketing, Vertrieb oder Service hilft dabei, die Personas und damit den personalisierten Content noch genauer definieren zu können. Einzige Voraussetzung: Sie müssen konsistent sein und zentral vorliegen, um Eingang in die datengestützte Definition der Zielgruppen zu finden.

3. Route der B2B-Customer Journey planen

Auf Basis der Personas kann das CX-Team im nächsten Schritt die Customer Journey skizzieren, also den Weg, den Kunden durch die Angebote eines Unternehmens gehen. Die Kombination von Persona und Journey definiert, an welchen Punkten personalisierte Inhalte bereitgestellt werden müssen. Macaw rät, diese Customer Journey für jeden wichtigen Kanal abzubilden. Dabei ergeben sich wahrscheinlich inhaltliche Überschneidungen zu anderen Kanälen, die aber als fließende Übergänge für die Kunden zwischen diesen Kanälen genutzt werden können.

Was ist Customer Experience (CX)?

Customer Experience bezeichnet die Erfahrungen, die ein Kunde durch die Interaktionen mit einem Unternehmen macht. Mit Customer Experience Management versuchen Unternehmen positive Kundenerfahrungen zu erzeugen und die Bindung zwischen Kunde und Produkt/Unternehmen zu stärken.

Was ist CX? Hier erfahren Sie mehr!

4. Inhalte erstellen und verteilen

Mit diesem Wissen kann sich das CX-Team daran machen, die Inhalte der Customer Journey zu erstellen. Wichtig ist es, die Charaktereigenschaften der Personas dabei zu berücksichtigen, also ihre Interessen, speziellen Bedürfnisse oder das technische Wissen. Das alles prägt Inhalt und Tonalität des Contents. Die Erstellung ist ein iterativer Prozess. Wenn die Messungen etwa von Zugriffen und Verweildauer keine zufriedenstellenden Werte ergeben, müssen die Inhalte angepasst werden. 

5. Omnichannel-Vertrieb aufbauen

Die Personalisierung der Webseite ist nur der erste Schritt. Moderne Kunden sind auf vielen Kanälen unterwegs. Neben dem klassischen PC oder Notebook auch auf Smartphones, Tablets oder sogar mit vernetzten Lautsprechern oder Smart-Watches. Auch klassische Displaywerbung im öffentlichen Raum kommt für personalisierte Kundenansprache infrage, denn auch sie wird immer digitaler, vernetzter und responsiver.

Die strategische Planung einer umfassenden Customer Journey sollte diese Touchpoints daher einbeziehen. Dabei sollten CX-Teams berücksichtigen, dass der Verlauf der Customer Journey auch vom verwendeten Gerät abhängt. Ein kleiner Bildschirm auf einem mobilen Gerät etwa verlangt nach kompakteren Inhalten und einem kürzeren Weg zu den wichtigsten Service-Angeboten als die Customer Journey auf einem Desktop-PC. 

Blick in die Zukunft

Die Personalisierung der Customer Journey hilft B2B-Unternehmen nicht nur bei der Erfüllung der Kundenwünsche, sondern ebnet ihnen auch den Weg in eine Zukunft, die neue Elemente und Werkzeuge für diese Reise bieten wird. „Schon heute gibt es sprachgesteuerte Angebote und intelligente Shopping-Bots. Diese Optionen werden daher immer stärker zunehmen“, erklärt Carsten Dalquen, Account Director Digital bei Macaw. „KI wird zudem immer besser in der Lage sein, Stimmungen zu erkennen und in natürlicher Sprache mit Kunden zu kommunizieren. Kein Unternehmen mit dem Kunden im Fokus kann es sich leisten, auf Personalisierung zu verzichten – auch mit Blick auf die eigene Zukunft.“

Was ist Künstliche Intelligenz (KI)?

Künstliche Intelligenz will menschenähnliche Verhaltensmuster und Entscheidungsprozesse simulieren. Damit soll menschliche Intelligenz künstlich reproduziert werden. Das Ziel dabei ist häufig, bestimmte Aufgaben und Prozesse zu automatisieren, die durch ihre Komplexität anders schwer digitalisierbar sind.

Was ist KI? Hier erfahren Sie mehr!

Der Beitrag wurde ursprünglich hier veröffentlicht …

Das Homeoffice hat sich in der Pandemie als Segen erwiesen und wird auch danach ein wichtiges Element der Arbeitsorganisation bleiben. Zoho, ein globales Technologieunternehmen, das die branchenweit umfassendste Suite an Business-Software-Applikationen anbietet, nennt fünf Voraussetzungen, um Remote Working erfolgreich, sicher und effizient in Unternehmen zu implementieren.

Fünf Tipps für das Remote Working der Zukunft

Der Arbeitsplatz der Zukunft wird eine Mischung aus Büroarbeit und Remote Working sein. Homeoffice wird also seinen festen Platz haben, die Erfahrungen damit während der letzten Monate haben aber auch Schwachstellen bei der technischen Infrastruktur, der Arbeitsorganisation und der Vorbereitung der Mitarbeiter offengelegt. Für Unternehmen ist es jetzt an der Zeit, sich richtig aufzustellen und aus den meist spontanen Homeoffice-Installationen eine dauerhaft sinnvolle Lösung zu machen. Bei dieser systematischen Umstellung auf Remote-Arbeit gibt es eine Reihe von Aufgaben zu lösen. Zoho nennt die wichtigsten Handlungsfelder:

1. Technische Ressourcen für Remote Working bereitstellen

Nur mit der richtigen Ausstattung kann das Homeoffice effizient betrieben werden. Viele Firmen und Mitarbeiter haben in den vergangenen Monaten erlebt, dass Anwendungen, wie zum Beispiel Videokonferenz-Apps, abgestürzt sind. Um das zu verhindern, müssen auf der Client-Seite die Mitarbeiter mit leistungsstarken Computern und hochauflösenden Webcams ausgestattet werden. Alte Endgeräte mit beschränkter Performance behindern die effiziente und produktive vernetzte Zusammenarbeit. Als Flaschenhals haben sich sowohl für die Endgeräte-, als auch für die Server-Seite die Netzwerkverbindungen erwiesen. Viele Unternehmen haben die Anforderungen an die für Remote Working notwendigen Leitungskapazitäten unterschätzt und müssen Bandbreiten und VPN-Verbindungen nachrüsten. Gleiches gilt für die Server-Kapazitäten.​

2. Tücken der Komplexität vermeiden

​Für Remote Working steht ein reichhaltiges Angebot an Software-Lösungen und -Tools zur Verfügung. Entsprechend groß ist die Verlockung, sich in diesem Pool zu bedienen. Daraus kann sich jedoch rasch ein unübersichtliches Portfolio unterschiedlichster SaaS-Anwendungen (Software-as-a-Service) diverser Anbieter für verschiedene Aufgaben, Workflows und Abteilungen entwickeln. Das führt nicht selten zu Schwierigkeiten beim Management und der Interoperabilität der Applikationen. Dazu kommen potenzielle Probleme bei der Zusammenarbeit über Team- oder Abteilungsgrenzen hinweg. Das Speichern von Informationen in unterschiedlichsten Apps erschwert darüber hinaus die Datenanalyse, und dadurch die Entscheidungsfindung auf Management-Ebene.​

3. Verständnis für neue Technologien entwickeln

​Neue Anwendungsformate wie SaaS- oder Cloud-Lösungen können nur dann sinnvoll ausgewählt und genutzt werden, wenn sie auch verstanden werden. Das gilt insbesondere für die Verantwortlichen und Entscheider. Sie müssen sich mit den spezifischen Unterschieden und den jeweiligen Vor- und Nachteilen von Angeboten wie Software-as-a-Service, Infrastructure-as-a-Service (IaaS) und Platform-as-a-Service (PaaS) auseinandersetzen und die richtige Wahl für ihr Unternehmen treffen.​

4. Schulungen für Mitarbeiter im Remote Working anbieten

​Je rascher diese neuen Technologien angewendet werden, desto schneller können sich ihre Vorteile für die Arbeit im Home- und Remote-Office entfalten. Daher ist es wichtig, alle Mitarbeiter für Remote Working in Trainings zu schulen, sodass sie neue Anwendungen möglichst rasch produktiv und sicher einsetzen können. Zur laufenden Unterstützung sollten Online-Ratgeber und Support Hotlines deshalb für selbständiges Lernen und Fragen bereitstehen.​

5. Die Sicherheit im Remote Working erhöhen

​Diese Trainingsmaßnahmen haben auch positive Auswirkungen auf die Sicherheit. Versierte Anwender sind besser gegen Cyberangriffe geschützt. Für Cyberkriminelle haben deswegen sich mit der raschen Verbreitung von Remote Working neue Angriffsfelder erschlossen. Neben menschlichen Fehlern sind es vor allem ungesicherte Verbindungen und Geräte, die Attacken und Zugriffe auf wertvolle Unternehmensdaten begünstigen. Sicherheitskritisch ist außerdem auch die Auswahl des Service Providers. Security- und Compliance-Vorgaben verbieten häufig, dass Kundendaten für personalisierte Werbung extern gespeichert und genutzt werden. Wichtige, unternehmenskritische Informationen sollten daher in einem eigenen Rechenzentrum vorgehalten werden.

„Wir erleben gerade live das denkbar größte Homeoffice-Experiment“, erklärt Sridhar Iyengar, Geschäftsführer von Zoho Europe. „Software-as-a-Service und Cloud-basierte Kommunikations-Tools haben das möglich gemacht. Sie sind auch der Schlüssel für den zukünftigen Mix aus Büro- und Heimarbeit.“

Der Beitrag wurde ursprünglich hier veröffentlicht …