Kategorie: Unternehmenssoftware

Dass es sich bei Cookies nicht immer um Kekse handeln muss, wissen mittlerweile die meisten Menschen. Beim Besuch von Internetseiten erfolgt schließlich in der Regel die Aufforderung, der Verwendung von Cookies zuzustimmen beziehungsweise die Verarbeitungszwecke anzupassen. Cookies sind Textdateien, deren Speicherung im Browserverlauf zur jeweils besuchten Seite erfolgt.

Es gibt beispielsweise Cookies, die für ein reibungsloses Funktionieren von Websites notwendig. Deshalb sind sie deshalb auch ohne Einwilligung des Users erlaubt. Login-Cookies, Warenkorb-Cookies oder Cookies für die Länder- oder Sprachauswahl zählen dazu. „Es gibt außerdem sogenannte Third-Party-Cookies, die Werbetreibende nutzen, um auf Internetseiten Nutzerinformationen zu sammeln. Deshalb müssen Seitenbesucher der Verwendung aktiv zustimmen. Für Website-Betreiber bietet sich über die Third-Party-Cookies die Möglichkeit, ihre Seite zu optimieren, personalisierte Werbung auszuspielen und die Website als Werbefläche zu nutzen und so Einnahmen zu erzielen“, erklärt Mike Warmeling, Speaker und Erfolgstrainer aus Osnabrück sowie Gründer von Warmeling Consulting. Er ergänzt: „Online-Marketing und E-Commerce basierten in gewisser Weise auf diesen Cookies, doch nun sollen sie ganz abgeschafft werden.“

Mehr Transparenz und Kontrolle für Verbraucher

Die Browser Safari und Firefox haben Third-Party-Cookies bereits abgeschafft, Google verkündete, diese ab 2023 nicht mehr einsetzten zu wollen. Der Online-Konzern will nach eigenen Angaben auch keine alternative Technologie nutzen, um User über mehrere Websites zu verfolgen und ihr Nutzungsverhalten zu analysieren. So erfolgt auch die Erfüllung der zunehmenden Datenschutzstandards in Europa und den USA. Die Europäische Union versucht beispielsweise schon seit Jahren, einheitliche Regeln im digitalen Binnenmarkt zu schaffen. Sie sollen die Verbraucher online besser schützen.

„Dafür sollte unter anderem die ePrivacy-Verordnung, kurz ePVO, 2018 zusammen mit der DSGVO in Kraft treten. Es musste allerdings die Ausarbeitung eines neuen Vorschlags erfolgen, den das Europaparlament diskutiert . Mit der ePOV soll auch das Ablehnen nicht notwendiger Cookies für Website-Besucher einfacher werden“, berichtet Warmeling. Dass viele Internetnutzer solch eine Regelung wünschen, zeigt sich in einer Studie von „The Trade Desk“: 71 Prozent der Teilnehmer haben das Gefühl, im Cookie-basierten System nicht mehr die Kontrolle über ihre Daten zu haben. 80 Prozent jedoch wünschen sich mehr Transparenz und Kontrolle.

Ende der personalisierten Werbung?

In der Werbebranche löste die Entwicklung um die Third-Party-Cookies ein mittelschweres Erdbeben aus. Zwar war sie seit Längerem absehbar, doch stellt sich für viele Marken und Werbetreibende seither die Frage, welchen Einfluss sie auf das Advertising-System hat. User-Tracking und personalisierte Online-Werbung gehörten für viele Unternehmen zu ihren Marketingmaßnahmen, um Kundengewinnung sowie Kundenbindung zu fördern und somit die Vorteile der Digitalisierung für den Erfolg der eigenen Firma zu nutzen. „Auf der einen Seite steht selbstverständlich die Privatsphäre der Nutzer im Fokus – Website-Betreiber sind schließlich auf das Vertrauen von Kunden beziehungsweise interessierten Besuchern angewiesen. Auf der anderen Seite wird Unternehmen Werbefläche auf ihren Internetseiten genommen, die sie an Drittanbieter verkaufen konnten. Dadurch ließ sich beispielsweise auch frei zugänglicher Content und frei zugängliche Unterhaltung auf Seiten und Plattformen finanzieren. Es ist nun also an der Zeit, Alternativen für individuell ausgespielte Online-Werbung zu suchen“, so Warmeling.

Potenziale des Online-Marketings ohne Third-Party-Cookies

Die aktuelle Entwicklung bietet eine Gelegenheit, das Tracking und die Ausspielung von individuellen Anzeigen neu aufzustellen, sodass gleichzeitig User mehr Kontrolle über ihre Daten haben, Werbung optimal an die jeweilige Zielgruppe ausgespielt ist und sie ihren Wert für Marken bewahrt. „Internetnutzer beziehungsweise die Konsumenten im Allgemeinen sollten wieder stärker in den Fokus rücken. Je relevanter die ausgespielte Werbung nämlich ist, desto wertvoller ist sie für Werbetreibende und letztlich auch für die Website-Betreiber“, berichtet Warmeling.

Das Open-Source-Projekt „Unified ID 2.0“ verwendet beispielsweise keine Cookies zur Identifizierung von Nutzern, sondern nutzt verschlüsselte E-Mail-Adressen. So sollen sich User beim Erstkontakt anmelden und gleichzeitig ihre Einwilligung für personalisierte Werbung geben können. „Egal in welcher Form – digitales Marketing bleibt für mehr Sichtbarkeit und Reichweite im Web unabdingbar. Unternehmen sollten auch unabhängig von der Entwicklung um die Third-Party-Cookies auf eine professionell gestaltete Website, SEO-Maßnahmen und möglicherweise zusätzlich auf E-Mail-Marketing, Anzeigen in Social Media und Suchmaschinen setzen“, sagt Warmeling abschließend.

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Laut Siemens-Tochter Mendix wird das nächste Kapitel der Low-Code-Adoption die traditionellen DevOps-Praktiken für den IT-Betrieb – einschließlich Softwarebereitstellung, -test, -sicherheit und -wartung – verändern und die Betriebs- und Kosteneffizienz radikal steigern. Die Führungskräfte von Mendix haben den Begriff „Low-Code Operations“ oder Low-CodeOps geprägt.

Low-CodeOps schafft mehr Effizienz für den IT-Betrieb

Low-CodeOps beschreibt die Fähigkeit von Low-Code-Entwicklungsplattformen, den operativen Aufwand eines Unternehmens zu automatisieren und zu reduzieren.

Die Analysten von Forrester sehen in der zunehmenden Automatisierung eine der für IT-Infrastruktur- und Betriebsexperten wichtigsten Entwicklungen des Jahres. Der jüngste Forrester Wave-Bericht lobt Low-Code als umfassendsten Automatisierungsansatz der Branche .

„Unsere übergreifende Vision ist, die bewährte Fähigkeit von Low-Code, digitale Lösungen schnell auf den Weg zu bringen. Wir weiten sie auf die angrenzenden Bereiche der IT-Wartung und des Betriebs in großen, hybriden Umgebungen aus“, sagt Maarten Smeets, VP of Cloud Deployment and Operations bei Mendix. „Damit maximieren wir die Geschwindigkeit und Agilität, die zu den Kernvorteilen der Low-Code-Plattform gehören, für den gesamten Anwendungslebenszyklus.“

Hans de Visser, VP of Product Management bei Mendix, fügt hinzu: „Low-CodeOps bietet die Möglichkeit, DevOps wirtschaftlicher zu gestalten. Dabei schaffen sie einen nahtlosen Ausgleich zwischen Risikominderung und der geschäftlichen Notwendigkeit, digitale Lösungen für neue Geschäftsanwendungen schnell zu skalieren.“

Der Wechsel von vollständig verwalteten aPaaS zu privaten und hybriden Clouds

Zu den Marktkräften, die den Wechsel zu Low-CodeOps vorantreiben, gehört die rasante Beschleunigung der Einführung von Hybrid- und Multi-Clouds. Die Analysten von Gartner prognostizieren, dass 75 % der mittleren und großen Unternehmen in diesem Jahr Hybrid- oder Multi-Clouds einführen werden. Unternehmen setzen zunehmend auf infrastrukturunabhängige Strategien, um umfangreiche Sicherheitsanforderungen in Branchen wie dem Finanzwesen, der Verteidigungsindustrie und dem Gesundheitswesen zu erfüllen. Dabei weiten sie Cloud-Implementierungen in neue geografische Regionen aus.

Dieser Trend verschärft jedoch eine Herausforderung, mit der Unternehmen schon seit Jahren zu kämpfen haben: Den Mangel an Softwareingenieuren und IT-Spezialisten, die über das Fachwissen verfügen, um Software-Implementierungen auf Kubernetes-Clustern bereitzustellen und zu orchestrieren oder andere Anforderungen von privaten und virtuellen privaten Cloud-Workloads zu erfüllen.

„Low-CodeOps automatisiert und abstrahiert diese Komplexität und demokratisiert DevOps, indem es die Fähigkeiten zur Container-Verwaltung und -Bereitstellung in die Hände von mehr Menschen legt, wie zum Beispiel IT-Systemadministratoren und Software-Entwicklern“, so de Visser.

Laut de Visser haben sich Unternehmen im letzten Jahrzehnt von On-Premise-Rechenzentren wegbewegt. Sie haben sich Application Platform as a Service (aPaaS) samt Ein-Klick-Bereitstellung in vollständig verwalteten Public Clouds zugewandt. „Aber jetzt schwingt das Pendel mit neuen Anwendungsfällen für private Clouds zurück“, so de Visser weiter. „Unternehmen, die Low-Code für die Softwareentwicklung nutzen, sollten sich keine Gedanken über das zugrunde liegende Framework machen oder ihre eigenen CI/CD-Pipelines von Hand aufbauen müssen, um ihre Anwendungen in eine private Cloud zu übertragen. Sie sollten dafür eine ähnliche Ein-Klick-Option zur Verfügung haben.“

Die wichtigsten Aspekte von Low-CodeOperations

„Die Anwendungsbereitstellung ist nur ein Punkt auf der gesamten DevOps-Checkliste“, so Smeets. Die Teams müssen auch sicherstellen, dass Software immer verfügbar ist und ordnungsgemäß läuft. Kontinuierliche Performance-Überwachung, Ressourcenbereitstellung für Infrastruktur und Daten, Sicherheits-Compliance und andere Prozesse „fressen unzählige Stunden Software-Engineering-Zeit, die besser für Innovationen genutzt werden könnte.“

Automatisierte Workflows, die mit visuellen Low-Code-Modellierern entwickelt werden, können zentrale DevOps-Aufgaben rationalisieren:

Komplexe Compliance-Vorgaben

Jede Branche hat ihre eigenen Anforderungen an maßgeschneidertes Monitoring und Compliance. Finanzunternehmen zum Beispiel müssen ausgiebig auf Datenvalidierung und Sicherheit testen. Auch die Datenschutzgesetze variieren von Land zu Land. Die Einhaltung von Exportkontrollen und Vorschriften zum Schutz geistigen Eigentums ist für Unternehmen, die ihre Produkte weltweit verkaufen, von grundlegender Bedeutung.

„Wenn Sie Low-CodeOps nicht nutzen, um diese Funktionen zu automatisieren, werden sich die Release-Zeitpläne von Tagen auf mehrere Monate ausdehnen. Sie geben damit einen der wichtigsten Vorteile von Low-Code auf – die schnellere Bereitstellung und damit kürzere Time-to-Value“, so Smeets.

Performance-Monitoring

Planung, systemweite Benachrichtigungen, ereignisgesteuertes Monitoring und Log-Checks der Plattform-Infrastruktur sind die Grundpfeiler von modernem DevOps, um die Verfügbarkeit und die Betriebsstandards von komplexen, voneinander abhängigen IT-Landschaften zu bestätigen. Darüber hinaus sollte sich die Systemüberwachung leicht an die geschäftlichen KPIs anpassen lassen.

Smeets weiter: „Unternehmen brauchen die Flexibilität, die Überwachungsparameter für Anwendungen und Pipelines anzupassen, die bestimmte Geschäftsanforderungen erfüllen. Wenn diese geschäftskritischen Funktionen ins Stocken geraten, sollten die Alarmglocken läuten, um eine schnelle Lösung des Problems zu ermöglichen.“

Sicherheit

In den letzten zehn Jahren haben Sicherheitstests immer mehr Zeit und Ressourcen von DevOps in Anspruch genommen. Laut Smeets haben sich die Anforderungen „weit über das Aufspielen der neuesten Sicherheitspatches hinaus aufgebläht.“. Schwachstellen-Scans für Sicherheit und Compliance müssen in den frühesten Stadien der Anwendungsentwicklung durchgeführt werden. Zudem müssen sie sich durch die Betriebsphasen des Testens und der Wartung fortsetzen, wobei alle Probleme innerhalb eines streng geregelten Zeitrahmens gelöst werden müssen.

„Unternehmen können die richtige Balance zwischen Risikominderung und Geschwindigkeit finden und schnellere Release-Zeiten erreichen, wenn sie auch über die entsprechenden Werkzeuge verfügen. So stellen sie sicher, dass ihre Technologielandschaft sicher ist und die Stabilität nicht beeinträchtigt wird“, so Smeets.

Infrastruktur als Code

Die Vorstellung, dass Infrastruktur flexibel und formbar sein kann, ist IT-Profis vertraut. Sie haben im letzten Jahrzehnt den Übergang von Bare-Metal-Servern zu softwaredefinierten virtuellen Rechenzentren vollzogen. Heute nutzen Hyperscaler wie Amazon Web Services, Alibaba, Microsoft Azure, Google Cloud Platform und IBM Hybrid Cloud virtuelle Infrastruktur, einschließlich Containerisierung und API-Services, um unzählige Cloud-basierte Operationen durchzuführen.

Dennoch kann es für DevOps-Teams zeitaufwändig sein, den Anbieter oder die Plattform zu wechseln. Allerdings ist es auch aufwendig, neue Cloud-Operationen an unterschiedlichen Standorten einzurichten. Mit Low-CodeOps kann DevOps das Prinzip „einmal erstellen und überall ausführen“ anwenden. Das erfordert weniger Aufwand und eine geringere Anzahl an Mitarbeitern .

„Durch die Automatisierung dieser Funktionen mit Low-Code können wir neue Cloud-Dienste in verschiedenen Teilen der Welt einrichten. Per Knopfdruck führen wir ein Skript auf einer externen Cloud-Plattform aus. Damit richten wir ein ganzes virtuelles Rechenzentrum innerhalb von Stunden statt Monaten ein. So funktioniert Infrastruktur mit Low-Code“, sagt Smeets.

Zukunftssicheres DevOps mit Low-Code

Im vergangenen Jahr hat der Branchentrend zur Nutzung sicherer, hochverfügbarer cloudbasierter Softwarebereitstellung Unternehmen in die Lage versetzt, die Anforderungen von Remote-Mitarbeitern und Online-Kunden zu erfüllen. Unternehmen nutzen diese Dynamik , um digitale Anwendungen und Prozesse zu verfolgen, die Legacy-Systeme mit Edge Computing, IoT-Konnektivität, KI-Befähigung, Virtual- und Augmented-Reality-Integrationen sowie neuen Formen des Data Mining integrieren, sind die Effizienzen von Low-Code-Entwicklung und Operations von größter Bedeutung.

Low-CodeOps sichert DevOps-Teams ab, indem es die leistungsfähigste Softwareentwicklungsplattform mit effizienten und flexiblen Betriebswerkzeugen kombiniert. Low-CodeOps versieht beide Bereiche mit soliden Leitplanken für operative Kontrolle und Vorhersagbarkeit. Die Einführung dieses Ansatzes verkürzt die Time-to-Value für Unternehmen erheblich. Sie entlastet die IT-Abteilungen und legt innovative digitale Lösungen per Mausklick direkt in die Hände der Nutzer.

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Kündigungs- und Verlängerungsfristen, Laufzeiten, Termine für Neuverhandlungen: Für die Verwaltung eines Vertrages müssen zahlreiche Daten und Zeiträume im Blick behalten werden. Allzu schnell verstreicht eine Kündigungsfrist oder die Laufzeit eines Vertrages läuft unbemerkt aus. Auch bei der Beschaffung im Rahmen des Purchase-to-Pay-Prozesses werden zahlreiche Verträge mit unterschiedlichsten Lieferanten geschlossen. Eine digitale Lösung zum Vertragsmanagement im Rahmen eines Enterprise Information Management Systems (EIM) unterstützt vor allem bei der Rechnungsprüfung.

Rechnungen bei Langzeitverträgen – Überblick im Vertragsmanagement

Vier von zehn: Laut einer Studie von techconsult, die sich exemplarisch mit dem Purchase-to-Pay-Prozess beschäftigt, nutzt bisher weniger als die Hälfte der befragten Unternehmen eine digitale Lösung für das Vertragsmanagement. Dabei sind die Vorteile, die dadurch entstehen würden, immens. Führende Lösungen wie nscale von der Ceyoniq Technology sorgen für mehr Transparenz, geringere Haftungsrisiken und hohe Kosteneinsparungen. Am Beispiel von Waren aus Langzeitverträgen lassen sich diese Mehrwerte darstellen.

Anderer Ablauf bei Langzeitverträgen

Für einmalige Anschaffungen und Produkte, die in unregelmäßigen Abständen benötigt werden, ist immer eine neue Bedarfsanforderung nötig. Doch in jedem Unternehmen fallen auch Rechnungen an, die auf Grundlage laufender Verträge generiert sind. Beispiele sind die Miete, die Stromversorgung, aber auch die wöchentliche Lieferung eines Obstkorbs oder die monatliche Ladung Toilettenpapier. In all diesen Bereichen fällt der Beschaffungsprozess mit der Bedarfsanforderung, dem Einholen von Angeboten und der Lieferantenauswahl weg. Vielmehr basieren die Lieferungen auf zum Teil über Jahre bestehenden Verträgen.

Damit muss sich auch der Ablauf der Rechnungsprüfung ändern. Denn anders als im Vertragsmanagement gewohnt, gibt es nicht für jede Lieferung eine eigene Bedarfsanforderung und Bestellung, die gemeinsam in einer eigenen Bestellakte hinterlegt sind. Entsprechend kann zur Prüfung nicht der Bedarfsanforderer herangezogen werden. Vielmehr besteht sogar die Möglichkeit, dass der Mitarbeiter, der den Vertrag geschlossen hat, das Unternehmen mittlerweile verlassen hat.

Zentrale Verfügbarkeit von Vertragsdaten

Damit eine reibungslose Rechnungsprüfung dennoch möglich ist, sind Überblick und Transparenz über die laufenden Verträge unerlässlich. So muss nicht nur jederzeit der Zugriff auf die Verträge gewährleistet sein, auf deren Basis die Rechnungen entstanden sind, sondern diese müssen einfach auffindbar sein. Ein EIM dient als zentrale Plattform, auf der alle relevanten Informationen zu einem Vertragsverhältnis abgelegt sind. Dazu gehören neben Stammdaten wie beispielsweise den Adressdaten des Lieferanten auch alle bisherigen und aktuellen Verträge. Sie sind dank einer modernen Lösung für das digitale Vertragsmanagement softwareseitig Compliance-konform und revisionssicher in einer entsprechenden Vertragspartnerakte gespeichert. Dabei ist stets ersichtlich, welches Dokument die aktuellen und korrekten Informationen enthält. Damit können Rechnungen schnell und sicher geprüft werden.

Vertragsmanagement leicht gemacht

Dafür müssen die Verträge einwandfrei gepflegt sein. Dazu gehört beispielsweise die Einhaltung von Verlängerungsfristen. Werden diese verpasst, läuft das Vertragsverhältnis aus. Führende Lösungen für das digitale Vertragsmanagement bieten Erinnerungsfunktionen. Sobald Fristen abzulaufen drohen, werden die verantwortlichen Mitarbeiter darauf aufmerksam gemacht, sodass sie rechtzeitig handeln können. Gleiches gilt auch für den umgekehrten Fall, wenn eine Kündigung nötig wird und die dafür entsprechende Frist eingehalten werden muss. 

Doch damit nicht genug: So können beispielsweise neue Gesetzesvorgaben eine Änderung eines Vertrages nötig machen. Dank der zentralen Ablage ist der Vertrag im Vertragsmanagement schnell und einfach auffindbar. Sollte die verantwortliche Person abwesend sein, kann die Anpassung durch eine festgelegte Vertretung vorgenommen werden. Etwaige Strafzahlungen sind verhindert. Darüber hinaus ist für alle involvierten Mitarbeiter ersichtlich, welches Dokument aktuell gültig ist, sodass die Arbeit mit veralteten Verträgen ausgeschlossen ist. Ebenfalls auf der Kostenseite schlägt auch die Erinnerung an Termine wie Neuverhandlungen zu Buche. Erfolgt eine Anpassung, können sich die Konditionen bei einem Lieferanten negativ entwickeln oder bisherige Sonderkonditionen auslaufen. Es heißt also, rechtzeitig nachzuverhandeln. Um hierbei kompetent auftreten zu können, ist es jedoch wichtig, über alle bisherigen Verträge im Bilde zu sein und aktuelle Konditionen und Preise schnell finden zu können.

Fazit

Führende Lösungen für das digitale Vertragsmanagement überzeugen durch eine zentrale Fristen- und Terminverwaltung, eine strukturierte Stammdatenverwaltung und die Speicherung der Verträge auf einer zentralen Plattform. Damit ist, im Rahmen eines Rechtekonzeptes, der Zugriff auf alle relevanten Daten und Informationen sichergestellt. Es ist immer ersichtlich, welches die aktuellen Daten sind. So ist auch bei Langzeitverträgen eine einfache und schnelle Rechnungsprüfung möglich. Höchste Zeit für Unternehmen, diese Mehrwerte für sich zu entdecken.   

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Mit dem Trend zu Hybrid-Working sind Unternehmen gefordert, neue technische Infrastrukturen und Prozesse der Zusammenarbeit zu etablieren. Doch wer soll die Strategie dafür maßgeblich vorantreiben – die IT, HR, die Fachabteilungen selbst? Allein diese Einstiegsfrage macht deutlich, dass die einzelnen Verantwortungsbereiche für ein nachhaltig funktionierendes Setup flexibler digitaler Arbeitsplätze eng kooperieren müssen. Digital Employee Experience (DEX) ist hier das Stichwort. Dabei kommt der IT-Organisation eine neue zentrale Rolle in der Kommunikation mit dem Mitarbeiter zu. Es gilt, sie zu erkennen und zu entwickeln.

6 Best Practices: Was IT-Organisationen für erfolgreiches Hybrid-Working leisten

Für die häufig mit heißer Nadel gestrickten IT-Strukturen für Home-Office und Remote-Working heißt es nun, tragfähige technische Lösungen für Hybrid-Working zu finden: praktikabel aus Mitarbeitersicht, sicher aus IT-Sicht und produktiv aus Managementsicht. Denn wie der aktuelle Nexthink Pulse Report zeigt: Mit dem kollektiven Wechsel ins Home-Office hat die Anzahl der Tickets im IT-Helpdesk deutlich zugenommen. Mehrheitlich schätzten die befragten Unternehmen die Steigerungen auf bis zu 50 Prozent. Gleichzeitig steigt die Bedeutung einer guten digitalen IT-Erfahrung für Mitarbeiter. Hatte die Digital Employee Experience im Mai 2019 nur bei 49 Prozent der IT-Führungskräfte hohe Priorität, lag der Wert im Oktober 2020 bereits bei 96 Prozent.

Der Trend zum Hybrid-Working wird wohl bleiben. Doch Blaupausen dafür gibt es nicht. Zu kurz sind die Erfahrungen damit in großem Maßstab, zu unterschiedlich die industriespezifischen Anforderungen und Unternehmenskulturen. Doch einige grundlegende Anforderungen sind für alle Unternehmen gleichermaßen zu lösen, die auf flexible Arbeitsplatzmodelle setzen.

Hier kann eine moderne IT-Organisation mithilfe neuer Management-Plattformen sein volles Potenzial entfalten: mit einer Brückenfunktion zwischen Mitarbeitern, technischen Rahmenbedingungen und strategischen Vorgaben aus dem Unternehmensmanagement. Welche Best Practices hier eine zentrale Rolle spielen, zeigt sich aus aktuellen Modernisierungsprojekten von Nexthink mit Plattformen für Digital Employee Experience.

Die sechs zentralen Anforderungen und Lösungsansätze für die Entwicklung und den Betrieb zuverlässiger Hybrid-Working-Umgebungen sind demnach:

Blick auf die Realität – IT als Dolmetscher für Security- und Compliance-Anforderungen im Hybrid-Working

Hybrid-Working bedeutet aus IT-Sicht: eine neue Vielfalt an Endgeräten, Zugriffsmöglichkeiten auf das Unternehmensnetz sowie Applikationen und Plattformen, die sensible Daten verarbeiten. Was die IT-Security fordert und in der Praxis von Mitarbeitern umgesetzt wird, kann durchaus verschieden sein. Auch VPNs und virtuelle Desktops sind kein Garant, dass Daten nicht gerne mal zwischen sicheren Corporate-Systemen und ungeschützten Privat-Anwendungen fließen. Hier muss die IT mit ihrer kommunikativen Brückenfunktion zwischen umzusetzenden Richtlinien und Endanwendern helfen, wirksame Security-Policies und -Lösungen im Alltag auch praktikabel zu bewältigen. Je nach Unternehmensanforderungen lassen sich Maßnahmen streng durchsetzen oder eben auch mit Fingerspitzengefühl und Weitsicht der Belegschaft näherbringen.

Sensor für Support-Angebote – IT als Bedarfsanalyst im Hybrid-Working für Trainings- und Self-Service-Maßnahmen

Aus Tickets und Analysedaten von digitalen Arbeitsplätzen sowie Feedback aus Befragungen sind für den IT-Servicedesk eine Grundlage. Sie helfen bei der Entscheidung, welche Art von Unterstützung für mehr Produktivität nötig ist und wie es um das Verständnis für technische sowie sicherheitsrelevante Anforderungen steht. Seien es Trainings und Tutorials für IT-Security oder Self-Service-Portale für typische Alltagsprobleme mit der IT-Ausrüstung – sie müssen an den tatsächlichen Bedürfnissen der Endanwender ausgerichtet sein. Ein Zuviel an Trainings und Information zermürbt ebenso wie ein Zuwenig. Um hier das Optimum zu finden, kann der IT-Servicedesk mit seinem Wissen einen wertvollen Beitrag leisten.

Am Puls der Mitarbeiter – IT als Research-Organisation

Neben der Lösung akuter technische Probleme ist die IT-Organisation für weitere Rollen prädestiniert. Das können gezielte Anwender-Umfragen zu den Erfahrungen und Wünschen im Zusammenhang mit Hybrid-Working sein. Daraus können im Kontext zu den Anforderungen aus den Fachabteilungen notwendige technische Anpassungen abgeleitet und gezielt umgesetzt werden. Beispiele sind die technische Ausrüstung für Meetings mit Präsenz- und Remote-Teilnehmern, der Einsatz von Social-Enterprise-Anwendungen oder die Einführung von Neuerungen wie etwa elektronischen Signaturen.

Kommunikation statt nur Tickets – IT im Hybrid-Working als Multi-Level-Ansprechpartner

Mit den erweiterten Messaging-Funktionen moderner End-User-Management-Plattformen kann die IT-Organisation zudem als Ansprechpartner für die IT-Fragen seitens der Mitarbeiter fungieren, die zwar nicht akut, aber dennoch für den Betrieb relevant sind. Rund um Hybrid-Working stehen hier bisherige Kompromiss-Lösungen und individuelle Workarounds im Fokus, die durch nachhaltige Lösungen ersetzt werden sollten. Das betrifft neben der Hardware-Ausstattung Aspekte wie Datenzugriffe und -speicherung, Bereitstellung und Updates von Applikationen oder die IT-Sicherheit.

Testen und verifizieren – IT mit innovativer Steuerung von Pilotprojekten

Mit dem direkten Kommunikationskanal zu Anwendern, dem Wissen zu ihren Anforderungen und in Verbindung mit Leistungsparametern von Endgeräten, Applikationen und Netzverbindungen hat die IT nun alle Mittel, um Pilotprojekte für Neuerungen rund um Hybrid-Working erfolgreich zu steuern. Die Sicht auf die Mitarbeiter-Perspektive zusammen mit systematischer Feedback-Analyse hilft Unternehmen, die nötigen Veränderungen für flexible Arbeitsplätze zu identifizieren. Dies sind dann einheitlich umzusetzen und deren Akzeptanz sicherzustellen. Im Mittelpunkt stehen hier Cloud-, SaaS- und Collaboration-Lösungen, die das Konzept des „Work-from-Anywhere“ unterstützen.

Proaktive Hilfe statt Warteposition – IT initiiert im Hybrid-Working ein Frühwarnsystem

Nicht erst mit Hybrid-Working-Modellen ist es hilfreich, wenn Mitarbeiter bei drohenden oder bestehenden IT-Störungen proaktiv Hinweise dazu bekommen, bevor sie selbst darauf stoßen, zeitraubend eigenständig nach Ursachen suchen und letztlich doch die IT-Hotline kontaktieren.

Denn anhand innovativer Performance- und Korrelations-Analysen auf End-User-Seite ist die IT-Organisation durchaus in der Lage, bei Problemen gezielt betroffene Anwendergruppen direkt über Messages am Bildschirm zu informieren, Zeiträume bis zur Entstörung anzugeben sowie auch mögliche Workarounds anzubieten. Diese proaktive Vorgehensweise reduziert insgesamt die Arbeitsunterbrechungen durch IT-Störungen deutlich. Weiterhin erspart sie insbesondere Mitarbeitern im Home-Office eine häufig erfolglose Ursachenforschung – etwa bei WLAN-Performanceproblemen, Konfigurationseinstellungen oder Software-Konflikten.

Fazit

Hybrid-Working ist in der Praxis noch mit einigen Unwägbarkeiten behaftet. Moderne und innovative IT-Organisationen können allerdings die Anwenderseite pragmatisch unterstützen. Dazu müssen sie IT-Technologie und -Qualität aus Sicht ihrer Kunden betrachten und bewerten. Ausgestattet mit den nötigen Analyse- und Kommunikationswerkzeugen ist jede IT in der Lage, Störungspotenziale am digitalen Arbeitsplatz transparent zu machen. Dies ist eine wesentliche Grundlage, um erfolgreiche Hybrid-Working-Modelle – die jedes Unternehmen für sich individuell gestalten muss – etablieren zu können.

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Das Mediatech-Unternehmen ella hat sich die (R)evolution der Content-Branche zum Ziel gesetzt. Die Software des Unternehmens ist KI-basiert und ist in der Lage, fiktionale und non-fiktionale Geschichten automatisiert zu entwickeln. In unserem Interview spricht Michael Keusgen, der Gründer und Verwaltungsrat der ella media ag, darüber, wie er die Konkurrenz einschätzt und welche Zukunftschancen er für den Einsatz von KI sieht.

Künstliche Intelligenz: Interview mit Michael Keusgen von ella

Herr Keusgen, wie sind Sie auf die Geschäftsidee gekommen?

Die Geschäftsidee der ella ist eine konsequente Weiterentwicklung all meiner Medienaktivitäten der letzten drei Jahrzehnte. Sie verfolgt deshalb eine hochinnovative Idee, bei der bewusst mit herkömmlichen Arbeitsprozessen und Technologien gebrochen wird. Meine Vision ist es, das erste global agierende Texterstellungsunternehmen zu sein, welches ausschließlich mit künstlicher Intelligenz (KI) arbeitet.

Warum wurde die ella media AG in der Schweiz gegründet?

Die Schweiz ist ein neutraler Standort von dem aus weltweit expandiert werden kann. Wir sind mit offenen Armen im Kanton Zug empfangen worden. Im sogenannten Crypto Valley werden die Themen Blockchain und KI stark gefördert und nach vorne gestellt. Zu guter Letzt haben wir in der Schweiz passendere Voraussetzungen für die Patentanmeldung vorgefunden.

Wie unterscheidet sich ella von anderen Playern, die sich mit KI-basierter Texterstellung beschäftigen?

Das Besondere an der ella KI ist das „freihändige“ Schreiben Wort für Wort – und das fiktional und non-fiktional. Freihändige Kommunikation ist auch ein Qualitätssprung in der Texterstellung mittels KI. Nach meinem Kenntnisstand sind wir damit einzigartig auf der Welt.

Kann man schon irgendwo Geschichten von ella lesen? Wie ist die Resonanz darauf und wie hat sich die Lernkurve entwickelt?

Wir haben einen Blog, auf dem man die Lernkurve sehr gut nachverfolgen kann. Die Geschichten werden immer besser, komplexer und tiefgründiger. Die Geschichten kommen sehr gut an. Bereits jetzt sprechen wir mit potenziellen Kunden über die individuelle Entwicklung von innovativen und individualisierten Unterhaltungskonzepten im Bereich BtC-Contentgenerierung.

Wie schätzen Sie die Konkurrenz von ella ein?

Diese Frage lässt sich Stand heute nicht zufriedenstellend beantworten, da noch zu viele unterschiedliche Herangehensweisen in der Erprobung sind. Wir von ella hoffen, dass wir uns mit unserer KI durchsetzen. Im Bereich Fiktion ist uns niemand bekannt, der in der Lage ist, freihändig zu schreiben.

Welche Chancen sehen Sie in Zukunft für den Einsatz von künstlicher Intelligenz?

Wir erwarten, dass KI maßgeblich unser Leben bestimmen, einfacher und bequemer machen wird. Wir sollten uns daher Gedanken machen, wie wir das regulieren bzw. kennzeichnen. Der Mensch kann durch KI effektiver Arbeiten und hat eine geringere Fehlerquote. Für die Erstellung von Texten bedeutet das, dass sich Redakteure, Content-Manager etc. lästige Arbeiten vom Hals halten und auf das Wesentliche konzentrieren können.

Gibt es ethische Kritik an KIs wie ella?

Jede technische Errungenschaft hat in der Zivilisationsgeschichte zu Skepsis und Unsicherheiten geführt. Bedenken Sie nur, dass die Menschen bei dem ersten Zug mit der Dampflok dachten, dass die Seele am Ausgangspunkt bleibt und nur der Körper fährt. Auch bei KI und im speziellen der Texterstellung durch Machine Learning gibt es Vorbehalte. Diese nehmen wir konstruktiv auf und entwickeln so lange, bis tatsächlich etwas für den Menschen Vorteilhaftes rausgekommen ist.

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Compliance: Ein Begriff, der in vielen Unternehmen zunehmend das Potential zum „Unwort“ entwickelt. Denn in den letzten Jahren sind viele Vorgaben im Bereich der Archivierung hinzugekommen, während gleichzeitig empfindliche Strafen bei Versäumnissen drohen. Ein leistungsfähiges Enterprise Informati-on Management System (EIM), das als zentrale Plattform für alle Daten und Informationen dient, kann hier helfen. Anhand des Purchase-to-Pay-Prozesses kann nicht nur aufgezeigt werden, wie eine gesetzeskonforme Archivierung realisierbar ist, sondern auch welche Vorteile sich daraus ergeben.

Einfache Einhaltung aller Compliance-Vorgaben dank revisionssicherer Archivierung

Ein reibungsloser Informationsfluss, die Auflösung von Informationsinseln, das schnelle Finden von gesuchten Daten. Dies sind nur einige Aspekte, die ein gelungenes Informationsmanagement auszeichnen. Sie helfen den langfristigen Geschäftserfolg zu sichern, da Mitarbeiter Kunden und Partnern gegenüber stets auskunftsfähig sind. Dafür müssen ihnen alle aktuellen Daten jederzeit zur Verfügung stehen. Gleichzeitig sind die Informationen nach der Abwicklung eines Auftrags gemäß aller Compliance-Vorgaben revisionssicher zu archivieren. Führende EIM-Systeme wie nscale von der Ceyoniq Technology können diesen Spagat leisten.

Zentrale Speicherung verbessert den Informationsfluss

Das EIM dient dabei in Kombination mit dem eingesetzten ERP System als zentrale Plattform, auf der über den ganzen Purchase-to-Pay-Prozess hinweg alle relevanten Daten zentral gespeichert werden. Dafür ist eine enge Verzahnung beider Systeme entscheidend. Beim Purchase-to-Pay-Prozess fallen zahlreiche Dokumente zur Archivierung an: Bestellanforderung (BANF), Anfragen, Angebote, E-Mails und Recherchedokumentation sowie Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein und zuletzt die Rechnung. Mit einem EIM werden all diese Informationen in den dafür vorgesehenen Bestell- und Lieferantenakten gebündelt. Diese stehen anschließend übersichtlich und komfortabel zur Verfügung. Zusätzlich ist es möglich, die Daten mit Informationen aus dem ERP und anderen Systemen innerhalb des EIM zu ergänzen bzw. anzureichern.

In den Purchase-to-Pay-Prozess sind zahlreiche unterschiedliche Abteilungen eingebunden, die jeweils eigene Dokumente verwalten. Dadurch entstehen oftmals Informationsinseln. Die Auflösung dieser erfolgt durch ein zentrales EIM in Kombination mit dem genutzten ERP. Die notwendigen Daten stehen für die Archivierung nun abhängig von der jeweiligen Berechtigung jedem Prozessbeteiligten automatisch zur Verfügung, vollständig und transparent. Damit verbessert sich der Informationsfluss im Unternehmen deutlich. So sind beispielsweise Lieferantennachfragen nicht länger ein Problem. Ohne langes Suchen werden die zur Beantwortung der Frage notwendigen Dokumente gefunden, inklusive Bearbeitungsstand und ohne Unsicherheiten bezüglich ihrer Aktualität. Und auch bei Abwesenheiten eines Kollegen kommt es nicht zu Liegezeiten, da die Daten allen Beteiligten zur Verfügung stehen und die Vertretung diese somit bearbeiten kann.

Revisionssichere Archivierung sichergestellt

Doch damit nicht genug. Für die revisionssichere Archivierung ist ein EIM-System unerlässlich:

1. EIM-Systeme bieten den Vorteil, Veränderungen an den Dokumenten beispielsweise anhand der Versionshistorie jederzeit nachvollziehbar zu machen.
2. EIM-Systeme archivieren die Dokumente in ihrem Originalformat und können weitere Repräsentationen (Rendition) mitverwalten, die besser für die weitere Bearbeitung geeignet sind. Beispielsweise das ZUGFeRD-Format, oder E-Rechnungsformate, die in PDF gewandelt werden.
3. Bearbeitungsvermerke wie digitale Post-its oder Anmerkungen in Form von Annotationen können benutzt werden, ohne die Originaldokumente zu verändern.
4. Bei einem Workflow können Entscheidungen und Kommentare abgelegt wer-den und bei einer Steuerprüfung zur Erklärung der Kontierung dienen.
5. Der Gesetzgeber verlangt eine Aufbewahrung von Geschäftsbriefen über sechs Jahre aufbewahrt, Dokumente wie Buchungsbelege sogar zehn Jahre. Mit der Definition von Archivierungs- und Löschfristen ist es möglich, solche regulatorischen Aufgaben zu automatisieren.

Damit erfüllt das verschiedene Compliance-Anforderungen und der Sachbearbeiter bzw. das Unternehmen braucht sich nicht weiter darum zu kümmern.

Ebenfalls wichtig ist es, den Datenschutz zu wahren und insbesondere Dokumente mit personenbezogenen Daten nur so lange zu archivieren, wie es laut Gesetzgebung erforderlich ist. Nach Ablauf dieser Frist sind die Informationen sofort zu löschen. Führende EIM-Systeme bieten hierfür die Möglichkeit, Aufbewahrungs- und Löschfristen zu setzen. Damit erfolgt die automatische Löschung der Dokumente zu einem festgelegten Zeitpunkt, ohne dass ein Mitarbeiter dafür eine Aktion durchführen muss.

Fazit

Mit einem leistungsfähigen EIM ist die Einhaltung der gesetzlichen Compliance-Vorgaben, zu denen die revisionssichere Archivierung zählt, nicht länger mit Aufwand für das jeweilige Unternehmen verbunden. Im Gegenteil: Alle Daten sind zuverlässig in der entsprechenden Akte gespeichert und stehen dort bis zur automatischen Löschung beweiskräftig zur Verfügung. Gleichzeitig sind alle relevanten Informationen gebündelt und den beteiligten Mitarbeitern zugänglich gemacht. Ohne langes Suchen kann auf die Dokumente mit gesicherter Aktualität und ersichtlichem Bearbeitungsstand zugegriffen werden, sodass ein reibungsloser Informationsfluss realisierbar ist.

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Bedarfsmeldung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen: Was haben diese Vorgänge gemeinsam? Bei beiden können Freigaben notwendig werden. Doch häufig läuft speziell dieser Prozessschritt nicht optimal ab und kostet Unternehmen zu viel Zeit. Hinzu kommt das Fehlen von Transparenz sowie Überblick. Die Lösung für den Freigabeprozess: ein Enterprise Information Management System (EIM), das durch Workflows reibungslosere Abläufe ermöglicht.

Bedarfsmeldung und Eingangsrechnung – Workflows beschleunigen Freigabeprozess

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen verspricht effizientere Abläufe, Kostenersparnisse und ein verbessertes Informationsmanagement. Entsprechend wird sie bei vielen Entscheidern immer häufiger zum Thema. Der Purchase-to-Pay-Prozess beispielsweise besteht aus vielen Einzelschritten, wie Bedarfsmeldung und Eingangsrechnungsverarbeitung. Mithilfe eines EIM ist eine vollkommene und schnittstellenübergreifende Automatisierung und damit eine große Zeitersparnis realisierbar. Insbesondere bei den jeweiligen Freigabeprozessen ist es möglich, den Aufwand stark zu reduzieren. Dennoch nutzen weniger als 20 Prozent der Unternehmen, die im Zuge einer techconsult-Studie befragt wurden, eine umfassende Lösung für Beschaffung und Eingangsrechnungsverarbeitung. Vielmehr setzen sie auf Teillösungen für einzelne Prozesse. Hier herrscht Handlungsbedarf, denn die gleiche Umfrage hat ergeben, dass ein Drittel der Unternehmen mit der Dauer ihrer Freigabeprozesse unzufrieden ist. Ein modernes EIM schafft Abhilfe.

EIM unterstützt Freigabeprozess mittels Workflows

Ein leistungsfähiges EIM-System dient als zentrale Plattform, die alle relevanten Dokumente und Daten speichert. Führende Lösungen wie nscale von der Ceyoniq Technology entfalten gerade im Freigabeprozess von Eingangsrechnung und Bedarfsmeldung durch die Verwendung von Workflows ihre ganze Wirkung. Gepaart mit dem zentralisierten Zugriff auf alle relevanten Informationen geht der Vorgang leichter und somit schneller von der Hand.
Voraussetzung für die Freigabe ist die Prüfung eines Dokumentes. Bei Eingangsrechnungen beispielsweise schreibt der Gesetzgeber im Rahmen der GoBD die Funktionstrennung vor, die über das 4-Augen-Prinzip in Form der digitalen rechnerischen und sachlichen Rechnungsfreigabe erfolgen kann.

Gibt es sogar noch weitere sachliche Freigeber, sollte die Prüfung möglichst parallel erfolgen, um Zeit zu sparen. Dabei können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf die auf der zentralen Plattform abgelegten Dokumente zugreifen. Vordefinierte Workflows im Freigabeprozess sorgen zudem dafür, dass die Aufgabe an die zuständigen Personen weitergeleitet werden. So wissen diese genau, wann eine Aktion gefordert ist, und können den aktuellen Bearbeitungsstand der entsprechenden Daten erkennen. Erinnerungs- und Aufforderungsfunktionen beschleunigen die Bearbeitung zusätzlich. Dies sorgt für spürbar verkürzte Durchlaufzeiten, was wiederum dazu führt, dass beispielsweise Skonto-Fristen eingehalten werden können.

Bedarfsmeldung und Eingangsrechnung regelkonform freigeben

Ähnlich ist es auch bei der Bedarfsmeldung, wo je nach Wert der gewünschten Ware ein oder mehrere Kollegen und Vorgesetze ihre Zustimmung zur Anforderung des Produktes erteilen müssen. Wer die Eingangsrechnung oder Bedarfsmeldung prüfen muss, ist in Unternehmen unterschiedlich geregelt. Ist ein leistungsstarkes EIM für den Freigabeprozess im Einsatz, müssen sich Mitarbeiter nicht darum sorgen, dass solche Regelungen eingehalten werden, denn: Im Workflow können unternehmensinterne Regeln gespeichert werden, sodass sie bei Bedarf automatisch zum Tragen kommen. Muss ab einem bestimmten Preis die Geschäftsführung eingebunden werden und gilt dies bei günstigeren Anschaffungen nicht, so kann diese Regel in den Workflow aufgenommen werden. Entsprechend wird die Aufgabe zur Prüfung bei geringen Warenwerten nicht an die Geschäftsführung übermittelt. Reibungsverluste durch unnötige Freigabeschleifen werden vermieden. Ein besonderer Vorteil ist, dass Vertretungen für krankheits- oder urlaubsbedingte Abwesenheiten hinterlegt werden können. Hinzu kommt die Zeitersparnis, die sich durch die Automatisierung von Routineaufgaben ergibt.

Fazit

Mit Hilfe eines EIMs und damit einer zentralen Plattform für alle Daten und Dokumente verbessern sich Überblick und Transparenz. Dies kommt insbesondere bei Freigabeprozessen zum Tragen, wie sie bei der Bedarfsmeldung oder der Eingangsrechnungsverarbeitung vorkommen, wenn zur Prüfung schnell die zugehörigen Informationen verfügbar sein müssen. Workflows sorgen dabei zusätzlich für eine deutliche Zeitersparnis. Liegezeiten oder Verzögerungen durch überflüssige Freigabeschleifen fallen weg, Erinnerungsfunktionen sorgen für eine schnelle Bearbeitung und durch die softwaregestützte Rechnungsprüfung werden personelle Ressourcen geschont.

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