Warum Usability bei B2B-Software in den Fokus rücken sollte

Warum Usability bei B2B-Software in den Fokus rücken sollte

Veraltete Eingabemasken und komplizierte Systeme sind für viele Beschäftigten eine große Belastung. Während auf der Seite der Anwender:innen die Usability immer wichtiger wird, sollte Unternehmenssoftware in Punkto Anwenderfreundlichkeit und intuitiver Bedienung endlich nachziehen. Das entlastet die Mitarbeiter:innen, steigert ihre Effizienz und Zufriedenheit und erhöht damit den Erfolg des Unternehmens.

Warum Usability bei B2B-Software in den Fokus rücken sollte

Software, die für die Nutzung durch den Endverbraucher konzipiert ist, macht ständig Fortschritte in Sachen Anwenderfreundlichkeit. Sich im Wettbewerb durch ein gutes User-Interface abzuheben, hat für Unternehmen direkte Auswirkungen auf die Umsatzzahlen. Doch auch bei Business-Software sollten Unternehmen einen Fokus auf eine einheitliche, einfache und intuitive Verwaltungsoberfläche richten.

Veraltete und umständliche Eingabemasken

Zu oft müssen Mitarbeiter:innen noch veraltete Eingabemasken bedienen. Das gilt oft auch für das ERP (Enterprise Resource Planning)-System, den Nerv vieler Unternehmen. In dieser zentralen Verwaltungs- und Steuerungssoftware haben veraltete und umständliche Eingabemasken, Doppeleingaben und eine verwirrende Navigation nichts verloren. Eine umständliche Datenverwaltung kann zu großen geschäftlichen Nachteilen bis hin zu Gewinneinbrüchen führen. Oft können Beschäftigte Transaktionen wie das Drucken von Lieferscheinen oder Umlagerungen nur durchführen, wenn sie spezielle Befehle kennen. Zudem müssen sie sich oft Inhalte merken, um diese in eine neue Maske zu übertragen. Ein weiteres Problem ist, dass Abteilungen ihre Daten meist dezentral in verschiedenen Datenbanken speichern. Das behindert abteilungsübergreifende Vorgänge, etwa zwischen Produktion und Versand. Außerdem verhindert es, größere Zusammenhänge und mögliche Optimierungen zu erkennen. Bei solchen Abteilungslösungen liegt die zentrale Administration dieser wichtigen Geschäftsdaten oft bei einer Person. Scheidet diese aus dem Unternehmen aus, fehlen häufig Zugänge oder das Wissen über bestimmte Funktionalitäten.

Eine bessere Alternative ist es, ein cloud-basiertes ERP zu nutzen. Hier sind nicht nur die Datensicherheit sowie der ortsunabhängige Zugriff auf das System gewährleistet – ein unternehmensweites, einheitlich gepflegtes ERP bietet zudem große Vorteile für die Usability.

Übersichtliche, einheitliche und leicht zu bedienende Oberfläche

Das ERP verwaltet einen Großteil der geschäftsrelevanten Daten in einer Datenbank. Eine Oberfläche, die übersichtlich, einheitlich und leicht zu bedienen ist und dabei Standards folgt, ist mit ihrer guten Usability eine Voraussetzung für die effiziente Nutzung des ERP-Systems sowie für eine tiefgründige Analyse der Geschäftsdaten. Die Aggregation und Auswertung dieser Daten können dank der zentralen Datenbank völlig neue Einblicke bieten – hier steckt großes Potenzial für die Steigerung von Effizienz und Leistung der Belegschaft. Durch diesen Überblick können auch geschäftliche Entscheidungen schneller getroffen werden. Die Zugänglichkeit und Konsistenz einer solchen ERP-Lösung bringt zudem den Vorteil, dass neue Mitarbeiter:innen schneller eingearbeitet werden können.

Wochenlange Übergaben verkürzen sich und die neue Arbeitskraft kann schneller effektiv unterstützen. Fällt ein:e Mitarbeiter:in kurzfristig aus, können Kollegen:innen aus anderen Abteilungen schneller einspringen, denn sie kennen sich bereits grundlegend mit dem System aus. Im Falle einer vom ERP-Anbieter verwalteten Cloud-Lösung ist außerdem kein aufwendiger und teurer interner IT-Support für das ERP-System notwendig. Die Verwaltung dieses Systems lastet nun nicht mehr auf den Schultern einzelner Mitarbeiter:innen, sondern steht zentral über den ERP-Anbieter zur Verfügung.

Papierberge in jedem Arbeitsschritt

Das US-Unternehmen Copps Industries, ein Hersteller von Epoxidharzen, stand ebenfalls vor dem Problem einer veralteten Software für die Verwaltung seiner Geschäftsprozesse. Viele zusätzliche Schritte waren notwendig, um die Lücken der Software zu schließen. Das Unternehmen verzeichnete Wachstum. Das alte System war jedoch nicht skalierbar und hinterließ zudem bei jedem Arbeitsschritt einen Berg an Papieren.

Von den Papierbergen zur besseren Usability

Copps Industries entschied sich deshalb 2008 für ein On-Premise-ERP-System von Deacom und überführte dieses im Februar 2020 in ein cloudbasiertes System desselben Herstellers inklusive der Managed-Cloud-Services. Das war ein Glücksfall, denn so konnte das Verwaltungsteam während der Corona-Pandemie reibungslos ins Home Office wechseln. Die bei Copps eingesetzte ERP-Lösung verbindet alle geschäftskritischen Funktionen und Prozesse des Unternehmens in einem System und das mit einer standardisierten Verwaltungsoberfläche. Dazu gehört die automatisierte Erstellung wichtiger Dokumente, wie etwa Rechnungen, Versandbescheinigungen oder regulatorische Zertifikate, das Workflow-Management und das CRM-Sales-Management. Die Zugänge der Belegschaft können über die Sicherheitsfreigaben geregelt werden.

Kosten senken – Umsatz erhöhen

Mittlerweile nutzen 91 Prozent aller Angestellten das neue ERP-System. Der Umsatz von Copps hat sich seit der Einführung des cloud-basierten ERP-Systems verdreifacht. Außerdem senkten sich die Kosten für die externe IT um rund 20 Prozent. Dank der digitalen Verwaltung hat sich nicht zuletzt der Papierstapel beträchtlich reduziert – auch das trägt zentral zur Übersichtlichkeit der Arbeitsprozesse bei.

Eine gute Usability sollte also nicht nur in der Consumer-Software eine zentrale Rolle spielen. Auch innerhalb von Unternehmen sollte Software so konzipiert sein, dass sie leicht von Mitarbeiter:innen unterschiedlicher Abteilungen genutzt werden kann. Das verkürzt die Einarbeitungszeit, steigert die Effizienz sowie die Zufriedenheit der Angestellten. Nicht zuletzt entstehen aus der Analyse der aggregierten Daten neue Einblicke, mit denen Unternehmens- und Entscheidungsprozesse optimiert werden können.

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Ein Jahr lexbizz: Interview mit Carsten Schröder

Ein Jahr lexbizz: Interview mit Carsten Schröder

Ein Jahr ist die Cloud-ERP-Lösung Haufe X360 (vormals lexbizz) nun schon auf dem Markt und unterstützt KMU bei der Digitalisierung. Bereits im letzten Jahr, zur Markteinführung, haben wir mit Carsten Schröder, President of Cloud-ERP bei Haufe X360, über seine Hoffnungen und Erwartungen gesprochen. Ob und wie diese sich erfüllt haben, lesen Sie in diesem Interview.

Ein Jahr lexbizz: Interview mit Carsten Schröder

Was sind Ihre Aufgaben als President of Cloud-ERP? 

Ich bin Business Owner von lexbizz und für die strategische Ausrichtung zuständig und zeichne für den unternehmerischen Erfolg verantwortlich. Wie ist das optimale interne Set-up für die stetige Weiterentwicklung unserer Lösung? Was sind die relevanten Zielmärkte und wie sieht unsere Wachstumsstrategie aus? Mit diesen Fragen beschäftige ich mich.

Wie war das erste Jahr für lexbizz? Haben sich Ihre Hoffnungen und Erwartungen erfüllt? 

Ja, absolut. Wir sind im März 2020, mitten in der ersten Phase der Pandemie, in den Markt eingetreten.  Vorangegangen war eine strategische Neuausrichtung – und die hat sich bezahlt gemacht. Wie setzen auf ein indirektes Vertriebsmodell über Partner – unser Partnernetzwerk konnten wir im letzten Jahr auf inzwischen 60 ausbauen. Zudem ist unser Kundennetzwerk im letzten Jahr auf 50 Kunden unterschiedlicher Branchen gewachsen, wodurch sich auch der Umsatz vervielfacht hat. Auch das Team ist um 42 Prozent auf über 50 Mitarbeitende gewachsen. Für die Zukunft hat lexbizz noch viel vor: Vor allem unser globales Innovationsinkubationsnetzwerk des Technologieanbieters Acumatica wollen wir noch mehr nutzbar machen für unsere Kund:innen und ihnen zeigen, wie sie Zukunftstechnologien schon heute gewinnbringend einsetzen.

Welchen Einfluss hatte die Corona-Krise auf die Markteinführung? 

Zu Beginn einer globalen Pandemie in den Markt einzutreten, das mag mutig erscheinen – und die Pandemie ist ja noch längst nicht überstanden. Doch für uns war es das passende Momentum. Denn gerade in der Krise müssen die Weichen für die Zukunft gestellt werden, das haben auch viele Unternehmen schnell erkannt. Es ist eigentlich schade, dass es diesen Trigger gebraucht hat. Wer früher schon in die digitale Transformation investiert hat, der profitiert heute umso mehr. Das sehen wir an zahlreichen Digitalisierungsgewinnern, etwa im E-Commerce. Es gibt aber auch Unternehmen, die dringend notwendige Investitionen aufgrund der Wirtschaftskrise scheuen. Hier ist Weitblick gefordert und Mut, jetzt den Weg für eine erfolgreiche Zukunft zu ebnen, um gestärkt aus der Krise hervorzugehen. Sonst wiegen die Kosten des Nichtstuns langfristig schwerer als die des Wechsels.

Vor allem der Einsatz von Cloud-Lösungen ist jetzt ein guter nächster Schritt. Denn die ermöglichen nicht nur schnelles Wachstum, Skalierbarkeit und langfristige Umsatzsteigerung, sondern erleichtern auch massiv den Einstieg in die Digitalisierung. Gleichzeitig sind native Cloud-ERP-Systeme wie lexbizz hochflexibel und lassen sich in ihrem Leistungsumfang jederzeit an die aktuellen Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen. Das gilt auch für die Kosten: Bezahlt wird nur, was auch tatsächlich genutzt wird. Gerade in Krisenzeiten ist eine solche Flexibilität entscheidend.

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Was sind Ihre Ziele für das nächste Geschäftsjahr? 

Wir wollen an das Wachstum des vergangenen Jahres anknüpfen und legen gemeinsam mit unseren Partner:innen den Fokus auf die Neukundengewinnung. Im nächsten Schritt werden wir uns vor allem dem Bereich Großhandel widmen und nach und nach weitere Branchen in den Blick nehmen.

Ein weiteres Ziel ist es, unser globales Innovationsnetzwerk rund um Acumatica stärker für unsere Kundinnen und Kunden nutzbar zu machen. Dadurch, dass andere Länder Deutschland in Sachen digitaler Transformation weit voraus sind, können wir die Learnings unserer Netzwerkpartner etwa aus den USA und Europa nutzen, um daraus einen „unfair Advantage“ für uns zu machen.

Warum ist die Entscheidung auf Acumatica gefallen? Wie aufwändig ist die Anpassung eines amerikanischen Systems an die deutschen Buchhaltungs- und Steueranforderungen? 

Die Technologiepartnerschaft besteht bereits seit 2016. Acumatica ist die global am schnellsten wachsende ERP-Lösung. Aufbauend auf einer modularen und anpassungsfähigen Plattform mit offenen APIs gehört Acumatica laut Gartner zur Speerspitze moderner ERP-Plattformen. Die Software wurde bereits mehrfach ausgezeichnet: Seit 2013 konnte Acumatica zahlreiche Testsiege und Auszeichnungen einfahren — unter anderem bei den SoftwareReviews Emotional Footprint Awards. 2019 konnte sich Acumatica Cloud-ERP auf Platz 2 direkt hinter Oracle platzieren. Das hat in Summe dazu geführt, dass Acumatica als optimaler Technologiepartner identifiziert wurde.

Dank unserer mittlerweile über 30-jährigen Erfahrung im Bereich kaufmännischer Software für KMU durch Lexware, konnten wir die best-in-class Technologie von Acumatica um unsere Expertise und das Vertrauen der über eine Millionen Kunden anreichern und so ein entscheidendes Alleinstellungsmerkmal unseres ERP-Ökosystems schaffen.

Welche Herausforderungen gab es bei der Lokalisierung von Acumatica? 

Wir haben gemerkt, dass der ursprüngliche Ansatz, lexbizz auf dieselbe Art und Weise erfolgreich zu machen wie Lexware und lexoffice, nicht funktioniert. Ein ERP ist eine komplexe Lösung und hat weniger Produktcharakter. Daher haben wir 2019 noch vor unserem Markteintritt einen Strategiewechsel hingelegt und setzen auf ein indirekten Vertriebsmodell über Partner, der sich heute auszahlt.

Zudem stellte sich uns die Frage, wie deutsche Mittelständler damit umgehen, dass lexbizz auf einem US-Technologieanbieter basiert – auch wenn lexbizz ausschließlich mit deutschen Rechenzentren arbeitet und alle gesetzlichen Vorgaben in Bezug auf Datenschutz eingehalten werden. Denn neben der lange herrschenden „German Angst“ vor der Cloud ist auch das Thema Datensicherheit für viele ein Hemmschuh. Doch hier hat das letzte Jahr gezeigt, dass Vorbehalte immer weiter abgebaut werden. Die Erkenntnis, dass deutsche Rechenzentren in der Regel weitaus sicherer sind als die eigenen Server von Unternehmen, die On-Premise-Systeme nutzen, setzt sich immer mehr durch.

Warum sollten Digitalisierungs-Interessierte speziell in lexbizz investieren? 

Für uns ist lexbizz der Digital Transformation Hub der Unternehmen, der mit seinen Kunden mitwächst und den Weg bereitet für Gegenwarts- und Zukunftsthemen wie Blockchain, Internet der Dinge und Automatisierung bzw. maschinelles Lernen. Das ERP kann also eine zentrale Rolle einnehmen, damit Unternehmen den stetigen Wandel mitgestalten und aktiv fördern, um zukunftsfähig zu bleiben.

Außerdem ermöglicht lexbizz eine schnelle und kostengünstige Implementierung – das ist gerade im Mittelstand wichtig. Hier sind Cloud-Lösungen mit hohem Standardisierungsgrad empfehlenswert, die neben einer schnellen Einführung auch durch Wartungsfreiheit, geringere Kosten und hohe Sicherheitsstandards punkten. lexbizz ist außerdem technologisch flexibel, um mitzuwachsen, wenn unsere Kund:innen sich verändern oder skalieren. Dazu gehört eine offene Plattformarchitektur, an die sich neue Anwendungen und Web-Services via Schnittstellen integrieren lassen.

Immer wichtiger ist auch das Thema Data Analytics. Strukturierte Daten sind die Grundlage für KI und Automatisierung. Auch für eine BI-basierte Finanzplanung und Geschäftsprognosen sind Daten der Schlüssel. Daher ist es wichtig, dass die Unternehmenslösung Daten aus allen Unternehmensbereichen präzise, in Echtzeit und über Abteilungs- und sogar Unternehmensgrenzen hinaus aggregieren, miteinander vernetzen und gebündelte Analysen erstellen kann.

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Mit dem ERP-System zu mehr Nachhaltigkeit

Mit dem ERP-System zu mehr Nachhaltigkeit

Unternehmen müssen heute nicht nur finanziell erfolgreich sein. Bewerber, Mitarbeiter, Kunden und Investoren fordern ein nachhaltigeres Wirtschaften. Dem ERP-System kommt auch hierbei eine Schlüsselrolle zu. proALPHA nennt fünf Szenarien, in denen ein ERP zur Nachhaltigkeit beiträgt:

Mit dem ERP-System zu mehr Nachhaltigkeit: So fördert ein modernes ERP-System im Mittelstand die Sustainability

Die Aufgabe des ERP-Systems hat sich in den letzten Jahren massiv gewandelt, von der reinen Warenwirtschaft zum Rückgrat der digitalen Transformation. In jüngster Zeit übernimmt es noch eine weitere Schlüsselposition: als zentrale Drehscheibe für eine nachhaltigere Betriebsführung. Der Software-Hersteller proALPHA beschreibt, in welchen Bereichen ein ERP-System schon heute zu mehr Umweltschutz beiträgt:

Papier einsparen

Auch wenn der komplett digitalisierte Betrieb eine Vision bleiben wird: Unternehmen, die möglichst viele Prozesse über das ERP-System abwickeln, sparen Papier und tragen so aktiv zum Schutz der Wälder bei. In der Verwaltung gelingt dies zum Beispiel durch die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung. Ebenso sollten Ausgangsrechnungen möglichst auf E-Rechnungen umgestellt werden. Wo das noch nicht möglich ist, können Unternehmen zumindest auf einen CO2-neutralen Versand achten. Aber auch in der Produktion läuft heute noch viel auf Papier – von Stückliste und Arbeitsplan bis zur Rückmeldung. Eine mobile Betriebsdatenerfassung (BDE) macht hier nicht nur Schluss mit der Zettelwirtschaft, sie verkürzt auch Durchlaufzeiten.   

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Ressourcenverbrauch minimieren

Zu einem nachhaltigen Ressourcenmanagement gehört, Materialien möglichst wirkungsvoll, sparsam und rentabel einzusetzen. Ein ERP-System setzt hier gleich an mehreren Stellen an, etwa durch eine intelligente Produktionsplanung. Aufträge lassen sich so zusammenfassen, dass möglichst wenig Abfall entsteht, etwa beim Stanzen oder Laserschneiden. Um Produktionsfehler und Ausschuss zu minimieren, hilft eine Qualitätssicherung mit Echtzeit-Datenverarbeitung: ein weiterer Baustein, um den Materialverbrauch zu senken. 

Zu einer nachhaltigen Produktion gehört aber nicht nur ein geringer Materialeinsatz. Wer Lagerüberschüsse vermeiden will, kann zum Beispiel in kleineren Losen bis hin zur Losgröße 1 fertigen. Eine automatisierte Produktionsplanung übernimmt dabei die Ressourcenplanung und bringt die richtige Menge an Material zum richtigen Zeitpunkt mit den richtigen Werkzeugen und dem richtigen Personal zusammen. 

Auf dem Weg zur Kreislaufwirtschaft

Mit Hilfe eines Product Lifecycle Managements (PLM) schaffen Unternehmen den ersten Schritt in Richtung Kreislaufwirtschaft. Basisbaustein dafür ist ein funktionierendes Lieferantenmanagement. Nur so kann verhindert werden, dass sich Nachweis und Überprüfung von nachhaltigen und ethischen Produktionsbedingung entlang der Lieferkette zur Papierschlacht auswachsen. Zudem erlaubt ein modernes ERP-System eine lückenlose Rückverfolgbarkeit von Chargen und Serien bis zur Materialquelle.

Unterstützt wird dieses Ziel auch durch die vorausschauende Wartung: Und das nicht nur, weil sich die Lebensdauer von Produkten und Maschinen verlängern lässt. Predictive Maintenance verhindert auch unnötiges Tauschen von Ersatzteilen und damit übermäßigen Materialverbrauch. Zudem bringt der Wunsch nach mehr Nachhaltigkeit neue Geschäftsmodelle hervor, von Miete und Pay-per-Use-Modellen bis hin zu Rücknahme und zur Refabrikation. Hersteller – und ERP-Systeme – müssen sich darauf zunehmend einstellen. 

Intelligenter unterwegs

Immer mehr Unternehmen arbeiten heute an praktikablen und umweltfreundlichen Mobilitätskonzepten für ihre Mitarbeiter. Ein zentraler Bestandteil: Remote Work. Denn wer vom Homeoffice aus arbeitet, erspart sich viele Fahrten ins Büro. Zudem macht der Einsatz von modernen, ins ERP-System integrierten Projektmanagement-Werkzeugen viele Vor-Ort-Termine und damit Geschäftsreisen überflüssig. Die für die verteilte Teamarbeit so wichtigen, aktuellen Informationen sind dort jederzeit und von überall abrufbar. ERP-Systeme unterstützen aber auch eine effiziente Intralogistik: So zeigt zum Beispiel ein Real-Time Location System (RTLS) schnell unnötige Wege und Transporte auf.  

Energieverbrauch senken

Mit der fortschreitenden Digitalisierung steigt in den Rechenzentren der Energiebedarf. In Zukunft wird es daher immer wichtiger, Rechen- und Speicherleistung sinnvoll zu nutzen. Es sollten daher nur diejenigen Daten gesammelt und gespeichert werden, die auch wirklich benötigt werden. Zusätzlich zur Datensparsamkeit beugen integrierte, modulare ERP-Systeme auch einer redundanten Datenhaltung in verteilten Applikationen vor und leisten so einen weiteren Beitrag, Energie zu sparen.

Die Transformation zu einem nachhaltigeren Betrieb betrifft Veränderungen in allen Bereichen. Viele berühren die Kernprozesse und damit das ERP-System. Das Ziel Sustainability ist daher ohne zeitgemäße Software kaum zu erreichen. 

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Betriebliches Gesundheitsmanagement digital unterstützen:

Betriebliches Gesundheitsmanagement digital unterstützen:

Die Covid-19-Pandemie zwingt uns ein besonderes Augenmerk auf betriebliches Gesundheitsmanagement zu werfen. Allerdings ist dieser Bereich auch nach der momentanen Krise so relevant wie nie zuvor, deshalb sollte sich jetzt jeder mit den Chancen der Digitalisierung in diesem Bereich auseinandersetzen

Betriebliches Gesundheitsmanagement digital unterstützen:

Betriebliches Gesundheitsmanagement – oft als BGM abgekürzt – ist ein wichtiger Unternehmensbereich, dem gerade in den letzten Monaten viel Aufmerksamkeit zukommt. Vielen Unternehmen ist dabei nicht bewusst, welche neuen Möglichkeiten durch digitale Maßnahmen für betriebliches Gesundheitsmanagement eröffnet werden. Dabei ist es in einer digitalisierten Welt umso wichtiger, auch digitale Lösungen zu suchen – vor allem wenn die meisten von uns im Home-Office arbeiten.

Was ist betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM)? 

Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) bezeichnet klassischer Weise die Verwaltung und Konzipierung von Strukturen bzw. Prozessen, die Arbeitsplätze oder Arbeitsvorgänge gesundheitsfördernd gestalten wollen. Denn durch weniger gesundheitliche Belastungen am Arbeitsplatz und miteinhergehender Risikominimierung, steigt auch das Wohlbefinden der Belegschaft. Und zufriedenere Mitarbeiter haben mehr Motivation, was letztendlich dem Unternehmen zugutekommt. 

Moderne Technologien bringen neue Risiken 

Eine veränderte digitale Arbeitswelt, wie sie heute bereits üblich ist, kommt auch mit neuen Problemen einher. Die Digitalisierung erlaubt oft einen schnelleren Arbeitsrhythmus, der für mehr Stress sorgen kann. Außerdem sorgt die ständige Erreichbarkeit über Kommunikationssoftware sowie das allgegenwärtige Smartphone dafür, dass es vielen Arbeitnehmern zunehmend schwieriger fällt eine gesunde Work-Life-Balance zu finden. Vermehrte Arbeit im Home-Office kann diesen Effekt sogar verstärken – trotz aller Vorteile der Heimarbeit.   

Neue Chancen durch Digitalisierung 

Damit diese negativen Einflüsse der Digitalisierung nicht Überhand nehmen, müssen Unternehmen aktiv gegensteuern. Das können Sie in der Regel schon durch kleine Maßnahmen erreichen: Klare Grenzen zwischen Privat- und Arbeitszeit sowie schonende Arbeitsteilung und effiziente Ressourcenverteilung sind effektive erste Schritte. Allerdings gibt es auch eine Reihe an weiteren digitalen Möglichkeiten, die es auch im Home-Office erlauben betriebliches Gesundheitsmanagement zu fördern. 

Digitales Gesundheitsmanagement 

Im privaten Bereich haben sich schon seit langem Fitness-Apps etabliert, oft gekoppelt mit Wearables wie Armbändern oder Uhren, die Schritte und Distanz messen können. Diese lassen sich zwar auch im Unternehmenskontext utilisieren – etwa in Form von internen Schritt-Wettbewerben oder Fitness-Challenges –, aber das ist nur möglich, wenn die Motivation dazu auch von der Belegschaft selbst ausgeht, da viel Eigeninitiative gefragt ist. 

Andere digitale Möglichkeiten stellen zum Beispiel Online-Kurse und Webinare zu Fitness- und Gesundheitsthemen im Unternehmenskontext dar. Je nach Branche eignen sich hier natürlich unterschiedliche Schwerpunkte, zu den häufigsten gehören wahrscheinlich Workshops zu körperlichen Faktoren, wie gesundem Arbeiten am Schreibtisch und augenschonender Bildschirmnutzung, oder psychischen Faktoren. Dazu gehören Beratungsangebote, die Mitarbeiter jederzeit in Anspruch nehmen können, wenn Sie berufliche oder private Probleme haben oder mit Burnout bzw. Stress kämpfen. 

Kommunikation bleibt wichtig 

Bei allen genannten Maßnahmen und Angeboten ist effektive Kommunikation mit der betroffenen Belegschaft äußerst wichtig. Zum einen müssen sie über die Angebote informiert werden, damit sie sie überhaupt nutzen können. Und zum anderen ist es hilfreich Feedback und Vorschläge einzuholen. So können Unternehmen die Maßnahmen optimieren und Mitarbeitermotivation erhöhen. 

Diese Beiträge zeigen auch, welche weiteren Herangehensweisen und Möglichkeiten es gibt, Gesundheit und Wohlbefinden in Unternehmen zu fördern. 

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Gesundheit und Loyalität von Mitarbeitern: weit mehr als Kicker-Tisch und Obstkorb ist gefordert

Zu viele Unternehmen konzentrieren sich beim Thema Mitarbeiterzufriedenheit auf punktuelle Wohlfühlmaßnahmen und zu wenig auf das, was wirklich zählt. Das ist das Kernergebnis einer aktuellen Studie von ServiceNow, an der 2.000 Mitarbeiter aus deutschen Unternehmen teilnahmen. Es ist Zeit, zu reagieren.

Gesundheit und Loyalität von Mitarbeitern: weit mehr als Kicker-Tisch und Obstkorb ist gefordert

ServiceNow schafft eine Welt, in der Arbeit weniger Arbeit macht. Zum Beispiel setzen viele Unternehmen auf Vergünstigungen wie einen Kicker-Tisch oder gesunde Snacks und übersehen dabei, was Mitarbeitern den Arbeitsalltag tatsächlich vereinfacht. Dazu gehören weniger umständliche, administrative Aufgaben, die Überstunden verursachen, und bessere Voraussetzungen für eine gute Work-Life-Balance zu schaffen. Für 57% der Befragten ist Work-Life-Balance Grund genug, den Arbeitgeber zu wechseln. Trotz des herrschenden Fachkräftemangels tun Unternehmen zu wenig, um ihre Mitarbeiter zu binden und so ihre Wettbewerbsvorteile zu erhalten.

Detlef Krause, Area Vice President und General Manager Deutschland von ServiceNow, erklärt:

„Arbeitgeber sollten verstehen, dass sie qualifizierte Fachkräfte nicht nur während dem Bewerbungsvorgang von sich überzeugen müssen. Der Wettbewerb um die Top-Talente ist ein dauerhafter Prozess, bei dem sie ihre Mitarbeiter langfristig für sich gewinnen müssen. Dafür braucht es deutlich mehr als punktuell eingesetzte Vergünstigungen oder ‚Obstkörbe‘.“

Automatisierte Workflows unterstützen die Mitarbeiterbindung

Der sinnvolle Einsatz von Technologien – insbesondere, wenn sie die Arbeitsabläufe rationalisieren und vereinfachen – kann die Zufriedenheit der Mitarbeiter erheblich erhöhen und damit die positive Einstellung fördern. Zusätzlich hilft es natürlich auch beim Gewinn neuer Talente. Mitarbeiter, denen diese Werte wichtig sind, bleiben eher, wenn sie sehen, dass ihr Unternehmen in die neuesten Innovationen investiert. Das führt zu der Erkenntnis, dass innovative Unternehmen die Karriere ihrer Mitarbeiter stärker voranbringen können. Tatsächlich würden 46% der Befragten den Arbeitgeber wechseln, wenn sie in der neuen Position aus ihrer Sicht ‚bessere‘ Technologien nutzen könnten.

weiter zu Seite 2: 72% machen Überstunden, davon ein Großteil unbezahlt…

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Digitales Vertragsmanagement: Must-Have Softwarefunktionen

Digitales Vertragsmanagement: Must-Have Softwarefunktionen

In vielen Unternehmen ist Software für Dokumentenmanagement bereits vorhanden. Aber oft fehlt diesen die passende Vertragsmanagement-Software. Um sicher zu gehen, eine fähige Lösung für digitales Vertragsmanagement zu finden, müssen Unternehmen Software implementieren, welche die wichtigsten Funktionen für Vertragsverwaltung umfasst:

Digitales Vertragsmanagement: Must-Have Softwarefunktionen

Damit das Vertragsmanagement – auch Contract Management – eines Unternehmens seinen Zweck richtig erfüllen kann, muss es dafür sorgen, dass gute Software eine gute Basis bildet, auf der die Vertragsverwaltung agieren kann. Um Auftraggebern und bedeutenden Kunden oder dem wichtigsten Vertragspartner auch konstant kompetenten Service bieten zu können, ist die Nutzung von Unternehmenssoftware ausschlaggebend. Denn nur durch sorgfältig gewählte und implementierte Software-Lösungen kann wichtiger Überblick über den gesamten Vertragslebenszyklus gewährleistet werden, der sonst über etliche Abteilungen, Dokumente oder E-Mails aufgespaltet ist.

Warum brauchen wir Vertragsmanagement-Software?

Wettbewerbsintensivere Märkte und steigender Kostendruck zwingen Unternehmen dazu, ihre eigenen Abläufe kritisch zu hinterfragen und zu rationalisieren. Zudem steigen die Compliance-Anforderungen, was zu immer höheren Ansprüchen vor allem an die Verwaltung führt. Das gilt auch für die zahlreichen Verträge mit Lieferanten und Kunden, die Unternehmen ordnungsgemäß handhaben müssen. Ein elektronisches Vertragsmanagement schafft da Abhilfe.

Was ist digitales Vertragsmanagement?

Digitales Vertragsmanagement schafft Automatisierung im Vertragsprozess. Dadurch können Unternehmen oder Kunden Verträge komplett digital abschließen, ohne dass Papier oder andere manuelle Schritte dazu notwendig sind. So lassen sich auch vertragliche Verhandlungen einfacher durchführen. Das beschleunigt den Vertragszyklus, vereinfacht Vorgänge für Mitarbeiter und macht den gesamten Prozess bequemer für alle Beteiligten eines Unternehmens.

Der Wechsel zu Vertragsmanagement-Software für digitale Verträge eröffnet Unternehmen verschiedene Vorteile: Unternehmen sparen Zeit und Geld während sie gleichzeitig die Customer Experience für Kunden verbessert. Zudem erleichtert die einfache Erstellung und Organisation der digitalen Vertragsakte die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und schnellen Zugang zu technischen, terminlichen, personellen Informationen.

Digitale Vertragsprozesse sind bereits häufig im Einsatz, auch Dank der wachsenden Akzeptanz von elektronischen Signaturen. Ein effizientes Vertragsmanagement sorgt dafür, dass auch stets der nötige Überblick über den gesamten Vertragslebenszyklus sämtlicher Verträge besteht.

Vertragsmanagement durch Software vereinheitlichen

In vielen Unternehmen sind Verträge über verschiedene Abteilungen hinweg verstreut – vom Einkauf über die Rechtsabteilung bis hin zu verschiedenen Fachabteilungen. Nur ist es so beinahe unmöglich, den Überblick zu behalten. Die Konsequenz: verpasste Fristen oder unvollständige Unterlagen. Mit einer Vertragsmanagement-Software wird es aber möglich, Verträge zentral, transparent und revisionssicher zu speichern. Dazu muss das System allerdings mindestens über folgende Funktionen verfügen.

Die Must-haves im digitalen Vertragsmanagement

Die folgenden fünf Funktionen sind für jede Lösung zur Vertragsverwaltung ein Must-have, damit ein Unternehmen seine Administration nachhaltig optimieren kann:

Fristenmanagement

Dank einer automatisierten Fristenkontrolle können Mitarbeiter auch die Fristen der jahrelang laufenden Verträge im Blick behalten. Denn die Vertragsmanagement-Software wird rechtzeitige Erinnerungen anlegen. Verpasste Fristen gehören damit der Vergangenheit an und niemand muss mehr wegen der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Nerven verlieren.

Schnittstellen

Schnittstellen zu anderen ERP-Systemen erlauben der Vertragsmanagement-Software stets aktuelle Informationen über Vertragspartner und Kunden an die Systeme weiterzugeben, die sie benötigen und umgekehrt. Das heißt bei Vertragsabschluss wird beispielsweise auch der Kontakt im Customer-Relationship-Management-System automatisch aktualisiert. So sind sie jederzeit auf dem neuesten Stand.

Volltextsuche

Um Dokumente problemlos auf bestimmte Schlagworte prüfen zu können, sollte eine OCR-Texterkennung alle eingescannten Schriftstücke durchsuchbar machen. Für Vertragsverwaltung ist das ebenfalls relevant, da es so Mitarbeitern leicht möglich ist sämtliche Inhalte aller Verträge oder einer einzelnen digitalen Vertragsakte zu durchforsten. So werden vertragliche Verhandlungen beschleunigt und Unternehmen haben schnell einen Überblick über ihre Dokumente. Das erhöht die Effizienz der Prozesse und verbessert auch den Service für Vertragspartner wie Kunden oder Lieferanten.

Dokumenterstellung

Dank einer integrierten Erstellung für Dokumente können beispielsweise, wenn Kündigungen der laufenden Verträge eingehen, Kündigungsschreiben direkt erstellt, zugestellt und archiviert werden. Das automatische Anlegen einer digitalen Vertragsakte sorgt dafür, dass diese Informationen dabei übersichtlich gelagert und einfach zugänglich sind.

Zugriffssteuerung

Ein Berechtigungssystem regelt den Zugriff auf Vertragsdaten sehr genau. So können auch Mitarbeitern fremder Abteilungen oder Externen Leserechte eingeräumt werden, z.B. Controllern zu Reportingzwecken oder Prüfern bei einem externen Audit. Dieser Zugriff lässt sich danach wieder problemlos entziehen, damit auch der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften hier keine Grenzen gesetzt sind.

Modernes Dokumentenmanagement ist nicht mehr wegzudenken

Vertragsmanagement ist ein wichtiges Aufgabengebiet jedes Unternehmens. Deshalb ist moderne Software auch in diesem Bereich ein gewaltiger Vorteil in vielen Unternehmen. Moderne Dokumentenmanagementsysteme beinhalten nicht unbedingt out-of-the-box eine Vertragsmanagement-Lösung, die den gesamten Vertragslebenszyklus abdeckt. Daher sollten Sie vor der Softwareauswahl darauf achten, dass oben genannte Funktionen auch verfügbar sind.

Wie Vertragsmanagement und andere Unternehmenssoftware gemeinsam eingesetzt werden, lesen Sie in diesen Beiträgen:

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Raus aus den Methoden-Schubladen in Projekten

Raus aus den Methoden-Schubladen in Projekten

Wie Unternehmen den gordischen Knoten in der Arbeit in Projekten mit der passenden Methode lösen

Raus aus den Methoden-Schubladen in Projekten

Ein neues Produkt, neue Wege im Marketing oder Vertrieb oder die Optimierung von Arbeitsabläufen und das Auflösen von Fehlerquellen innerhalb der Abteilungen. Die Gründe, warum in Unternehmen ein Projekt angesetzt wird, sind vielfältig. „Man kann sagen, Projektarbeit gehört in Unternehmen heutzutage schon zum Standard. In der Tat profitieren Mitarbeiter und Führungsebene davon, wenn Ideen innerhalb eines Projektes angegangen und so entwickelt werden, dass das Ergebnis erfolgreich eingesetzt werden kann. Doch leider hat Projektarbeit auch einen faden Beigeschmack. Denn oft ist das Ergebnis nicht wie erwünscht oder es kommt erst gar nicht zustande“, weiß Petra Menzel, Geschäftsführerin der Gordion Projects GmbH. Sie erklärt, warum Projekte aufgrund der gewählten Methode ins Stocken geraten, was dagegen hilft. Und sie zeigt auf, wie Geschäftsführer diese produktive Entwicklungsmaßnahme effektiv einsetzen – mit erfolgreichen Ergebnissen.

Projektmethoden – der Fallstrick des Erfolgs

Projekte sind dadurch gekennzeichnet, dass sie einmalig sind. Sie setzen sich aus einer dafür bestimmten Gruppe von Personen zusammen und sind im Wesentlichen auf ein konkretes Ziel ausgerichtet. Die zeitliche Begrenzung gehört ebenso dazu und kann entweder eine klare Vorgabe sein oder wird durch Erreichen des Ziels markiert. Angesetzt als motivierender frischer Wind für volle Fahrt, kommt es bei vielen Projekten in der Realität nach einiger Zeit allerdings zur Produktivitätsflaute. Dann wird weder der Zeitplan eingehalten noch das Ziel erreicht. „Begründet ist dies oft in einer Ohnmacht. Sie entsteht im Projekt, wenn die gewählte Methode, egal ob agil oder klassisch, falsch oder nur halbherzig gelebt wird oder nicht in die Unternehmenskultur passt“, erklärt Petra Menzel. Die Vorteile beider Vorgehensweisen werden so leicht zu Fallstricken.

Händereichen – in der Zwangsjacke unmöglich

Interdisziplinäres Zusammenarbeiten ist die Inspirationsquelle in einem guten Projekt. Jedoch funktioniert klassisches Projektmanagement sehr strukturiert. Damit Abteilungsleiter und Geschäftsführer Überblick und Kontrolle über Aktivitäten aller Projektbeteiligte behalten und Fortschritte überprüfen können, sind Aufgaben und Arbeitsverteilung sehr deutlich definiert. Leider hemmt das den Austausch untereinander und so arbeitet jeder im Prinzip allein für sich an dem Projekt nach eigener Methode in seinem Büro. Im schlimmsten Fall geschieht dies sogar nach dem Schema „Abarbeiten und abhaken“. Treffen sich dann die Mitglieder des Projektes, bringt jeder eine Teilidee oder -entwicklung ein. Einmal geplant, sind Änderungen am Vorgehen oder in der Lösung kaum möglich. Veränderte Kundenwünsche lassen sich nicht spontan anpassen. Ein wirkliches Visionieren, Entwickeln oder voneinander Profitieren kommt nicht zustande. Der ursprüngliche Ansatz, das Beste aus einzelnen Kompetenzbereichen zur Bereicherung des Projekterfolges zu vereinen, findet operativ gar nicht statt.

Das Projekt in eigener Methode

Agil oder eher doch volatil?

Agil ist aktuell in aller Munde. Doch gilt es zu bedenken, dass diese Ansätze aus der Softwareentwicklung stammen. Sie eignen sich bei Weitem nicht für alle Projekte. Projekte sind immer einzigartig und bei der Wahl der passenden Methode ist zu berücksichtigen, dass sie zur Unternehmenskultur passen sollte. „Jeder Projektbeteiligte, aber auch die Führungsebene sind auf die agile Welt vorzubereiten“, sagt Franziska Dierick, agiler Coach bei der Gordion Projects GmbH. „Ich kann nicht einfach ‚agil‘ in den Raum werfen und hoffen, dass es klappt.“

Denn hier besteht die Gefahr, dass agile Projekte oft nicht aus der Ideenphase herauskommen. Visionieren, diskutieren, entwickeln, und das interdisziplinär, findet hier zwar auf höchstem Niveau statt und liefert theoretisch genau die Ansätze, Ideen oder Querverläufe, die Projektarbeit so fruchtbar machen.

Oft arten diese Wege jedoch in viele Verästelungen aus. Verbindliche Zusagen zum Projektende und -ergebnis sind nicht möglich. Zu weit entfernen sich manche Ideen oder Vorgehen vom eigentlich angestrebten Ziel. Oder die Projektmitglieder verlaufen sich in fantastischen, aber im Rahmen des Projektes nicht lösbaren Aufgaben. Was als produktive Ideenschmiede startet, endet in diesen Fällen oft in einem eigenen Universum, in dem die klare Orientierung fehlt. Anders als bei der klassischen Methode gibt es im agilen Projektmanagement zu wenig feste Strukturen und klare Wege. Das Ziel ist dann gedanklich längst erreicht und erfolgreich gelöst, doch faktisch sieht das anders aus.

Wenn sich klassisch und agil die Hand reichen

Wie bereits erwähnt, sind genau die Aspekte, die klassisches und agiles Projektmanagement jeweils ausmachen und als Vorteile gelten, gleichzeitig die größten Hindernisse für den Erfolg eines Projektes. Um diesen gordischen Knoten zu lösen, hat sich Petra Menzel mit ihrem Team darauf spezialisiert, festgefahrenen Projekten wieder neuen Antrieb zu geben. „Die Kunst ist zu strukturieren, um das Ziel zu erreichen und das Beste aus ‚agil und klassisch‘ miteinander dort zu verbinden, wo zu starre oder fehlende Strukturen drohen, die Zielerreichung zu gefährden“, verdeutlicht Menzel.

Dazu hat sie mit ihren Partnern mit der „Gordion Projects Management“-Methode eine innovative und zeitgemäße Möglichkeit entwickelt, wie Unternehmen sich selbst bei Projekten reflektieren können. Neben Definitionen von Projektzielen und -verläufen bezieht das Vorgehen insbesondere auch Kompetenzen, Interessen und Persönlichkeiten der Mitarbeiter mit ein.

„Die Persönlichkeiten, Charakterstärken oder -schwächen, Interessen, aber auch Leidenschaften können einem Projekt enormen Antrieb geben und im Schaffensprozess erreichen, dass Mitarbeiter als Team über sich hinauswachsen. Hier spielt jedoch Führungsfeingefühl und -kompetenz der Projektleiter eine entscheidende Rolle. Mit unserer Methode helfen wir Unternehmen dabei, genau diese Punkte zu aktivieren.“

So gehört dazu, Projekte ganzheitlich im Rahmen einer Unternehmensstrategie zu begreifen, um nicht später von ihr überrollt zu werden. Dabei und bei der Motivation aller Beteiligten hilft die richtige Zieldefinition. Transparenz erreichen Unternehmen durch eine durchdachte Regelkommunikation und stellen so sicher, dass alle Projektbeteiligten sich auch gehört fühlen können. Menzel und Dierick vermitteln die Grundlagen der Gordion-Methode in einer Vier-Tages-Schulung. Dazu gehören die Orientierung gebende Meeting-Struktur, ein genauer Blick auf Rollen und Interessen, auf unterschiedliche Persönlichkeiten und darauf, wie sie dem Projektmanager helfen das Projekt erfolgreich umzusetzen. Anschließend können Unternehmen die Maßnahmen eigenständig einsetzen.

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Data Driven durch hohe Datenqualität

Data Driven durch hohe Datenqualität

Im Rahmen unserer Kampagne zu Datenqualität hat unser Gast-Redakteur Andreas Brüggenthies von human IT, Experte für datengetriebene Projekte, mit verschiedenen Experten gesprochen. Für Matthias Bauer, Teamlead Data Science der X-INTEGRATE GmbH aus Köln bildet die Einhaltung einer hohen Datenqualität die Basis, um sich als Data Driven-Unternehmen zu positionieren.

Wie steigen Sie in datengetriebene Projekte ein?

Datengetriebene Projekte, das bedeutet: mit analytischen Erkenntnissen aus dem eigenen Data Set heraus Business-Modelle aufbauen und Korrelationen oder Erkenntnisse, die man aus Daten gewonnen hat, als neue Services verkaufen. Es ist also ein analytisch getriebenes Thema mit allen dazugehörigen Facetten von Machine Learning und Data Science. Und genau deshalb ist in unseren Projekten Datenqualität (gepaart mit Data Governance) auch das grundlegende Erfolgsrezept, um überhaupt „data driven“ zu sein.

Ein Unternehmen hat seine Datenqualität im Griff, wenn es über saubere und aktuelle Daten verfügt. Das heißt, Daten liegen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort vor, sei es beim Kunden, beim Nutzer etc. Ist dies der Fall, hat ein solches Unternehmen damit natürlich einen klaren Wettbewerbsvorteil.

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Wie kommunizieren Sie plakativ mit Ihren Kunden über Daten und Ziele?

Datenqualität bei Stammdaten ist ein fachbereichsübergreifendes Thema und deshalb schwer anzugehen, weil hier verschiedene Prozesse ineinandergreifen. Deshalb bauen wir in Kundenprojekten zum Datenmanagement zunächst einen Qualitätsindex (Quality Score) auf. Dabei betrachtet man die Qualität der von seinen Lieferanten bereitgestellten Daten zu einem bestimmten Stichtag. Nicht nur im Hinblick auf ihre Syntax, sondern auch, ob sie im richtigen Kontext zum jeweiligen Geschäftsbereich übermittelt wurden. Wir lassen unsere Kunden also einige Grundregeln an Datenqualitäts- bzw. Validierungs-Checks aufstellen. Über bildet sich dann der Index, auf Basis dessen man an der Datenqualität arbeiten kann. Mit einem solchen Score kann man seine Lieferanten auch im Einkaufsprozess steuern bzw. abhängig davon auswählen.

Welche Funktionen wünschen Sie von Software zur Verbesserung von Datenqualität?

Richtig eingeführt, funktionieren solche Softwareprodukte gut, die die Datenqualität anhand ihrer Syntax erkennen. Aus einer Datenbank mit etwa Kreditkartennummern die validen Nummern herausfinden. Wenn Unternehmen aus verschiedenen Datenquellen Adressinformationen in unterschiedlichen Schreibweisen erhalten, können sie dazu algorithmenbasiert sehr gut einen Golden Record (oder Single Point of Truth) entwickeln. Geht man allerdings eine Stufe weiter, von der syntaktischen hin zur inhaltlichen Prüfung (also zur Bedeutung eines Datensatzes in seinen verschiedenen Kontexten), wird es schon viel schwieriger. Hier gibt es am Markt derzeit noch zu wenig technisch ausgereifte Lösungen.

Video zu Datnequalität

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Betriebliche Gesundheitsförderung: Vorteile und Risiken der Digitalisierung

Betriebliche Gesundheitsförderung: Vorteile und Risiken der Digitalisierung

Betriebliche Gesundheitsförderung erhält in letzter Zeit besonders viel Aufmerksamkeit. Aber auch vor und nach einer Pandemie ist sie ein wichtiger Bestandteil moderner Unternehmen, der vor allem auch von Digitalisierung beeinflusst wird: positiv und negativ. Anlässlich des Tags für Gesundheit am Arbeitsplatz zeigen DIE DIGITAL-WEBER Ihnen im folgenden Beitrag die Vorteile und Risiken durch die Digitalisierung bei der betrieblichen Gesundheitsförderung.

Betriebliche Gesundheitsförderung: Vorteile und Risiken durch die Digitalisierung

Betriebliche Gesundheitsförderung (BGF) ist eine moderne Unternehmensstrategie, welche die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter erhöhen soll. Gleichzeitig können Unternehmen so Krankheiten vorbeugen und ist ein Teilbereich des betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM) eines Unternehmens. BGF umfasst vor allem die praktische Umsetzung von Maßnahmen zur Gesundheitsförderung.

Jeder profitiert von betrieblicher Gesundheitsförderung: Mitarbeiter fühlen sich wohler am Arbeitsplatz und deren motiviertere Arbeit, die seltener durch Krankheiten unterbrochen wird, unterstützt das gesamte Unternehmen.

Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung

Unternehmen können betriebliche Gesundheitsförderung durch verschiedene Maßnahmen umsetzen. Diese zielen immer auf eine Verbesserung der gesundheitlichen Umstände aus, aber lassen sich in verschiedene Maßnahmengruppen unterscheiden, die unterschiedlich von Digitalisierung profitieren:

Verhaltensorientierte Maßnahmen

Verhaltensorientierte Maßnahmen in der betrieblichen Gesundheitsförderung zielen auf direktes Verhalten der Mitarbeiter ab. Das kann in Form von Kursen oder Vorträgen stattfinden, die gesundheitliche Themen betreffen, wie richtige Bewegung am Schreibtisch oder gesundes Heben und Tragen. Aber auch Kompetenzerweiterungen für Teile der Belegschaft gehören dazu. Diese können medizinisch sein (etwa ein Erste-Hilfe-Kurs) oder eher Soft Skills wie Konfliktmanagement oder Teamentwicklung behandeln.

Gerade in der heutigen Zeit lassen sich digitale Angebote hier gut einbringen. Kurse und Vorträge über Videokonferenz-Tools werden immer zahlreicher in Unternehmen auch für Fort- und Weiterbildungen eingesetzt. Unternehmen können sogar durch gewisse Partnerangebote mit Fitness-App Anbietern ihren Mitarbeitern ein breites Angebot bieten.

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Verhältnisorientierte Maßnahmen

Verhältnisorientierte Maßnahmen dagegen betreffen den Rahmen der Arbeitsumgebung. Wie viel Platz bietet der Arbeitsplatz? Gibt es genug Lüftungsmöglichkeiten? Sind ergonomische Stühle, rauchfreie Arbeitsplätze oder ausgewogene Ernährungsangebote in der Kantine vorhanden? Auch die Sicherheit der Arbeitsumgebung spielt hier eine Rolle, vor allem wenn gefährliche Stoffe oder Maschinen im Einsatz sind.

Zwar ist der Einfluss der Digitalisierung in diesen Bereichen nicht direkt spürbar, aber dafür umso mehr, wenn es auch um weiche Faktoren der betrieblichen Gesundheitsförderung geht. Dazu gehören weniger greifbare aber ebenso relevante Aspekte wie Unternehmenskultur, Arbeitsweise und Arbeitsgestaltung. Denn diese haben Einfluss auf wichtige Gesundheitsfaktoren: Dazu gehören etwa Stress, Zufriedenheit oder Work-Life-Balance.

Vorteile der Digitalisierung für betriebliche Gesundheitsförderung

Unternehmenssoftware, wie umfangreiche ERP-Systeme mit Dokumentenmanagement, Warenwirtschafts-Modul, Customer-Relationship-Management – um nur ein paar Möglichkeiten zu nennen -, kann auch der Gesundheitsförderung zugutekommen. Denn die Software vereinfacht Arbeitsschritte, beschleunigt Prozesse und optimiert damit die Arbeitsumgebung für die Belegschaft, wodurch Stress gesenkt und höhere Mitarbeiterzufriedenheit erreicht werden kann.

Außerdem erlaubt die Digitalisierung einen schnellen und effizienten Umstieg ins Home-Office durch Cloud-Software und Kommunikations- oder Projektmanagement-Tools, die Remote Work genauso effizient, wenn nicht sogar effizienter, als Arbeit vor Ort machen. So können in Zeiten der Covid-19-Pandemie Ansteckungen unterbunden werden, aber auch sonst: Jede Krankheit wird es schwieriger haben sich zu verbreiten, wenn es Arbeitnehmern ein Leichtes ist, schon bei kleinsten Symptomen zu Hause zu bleiben, ohne den Arbeitsalltag zu unterbrechen.

Doch Digitalisierung hat auch Risiken!

Die genannten Vorteile treffen mit fortschreitender Digitalisierung nicht unbedingt automatisch ein. Unternehmen müssen bewusst auf eine gesundheitsfördernde Umsetzung der Digitalisierung achten. Schnellere, optimierte Prozesse helfen Mitarbeitern nur, wenn sie auch in ihre Umgestaltung miteinbezogen werden, mitentscheiden können und verstehen, wie die neuen Arbeitsschritte funktionieren. Außerdem darf die gewonnene Zeit nicht sofort wieder mit neuen Aufgaben zugeschüttet werden. Sonst entsteht der gegenteilige Effekt: Stress steigt, Zufriedenheit sinkt.

Auch was Work-Life-Balance betrifft muss mit Blick auf das Home-Office Vorsicht walten. Schnell kann sich Arbeitsalltag und Privatleben vermischen, im schlimmsten Fall schalten Mitarbeiter nicht mehr ab und fühlen sich ständig partiell wie im Büro, was wertvolle Erholungszeit behindert und dadurch auch der Gesundheit schaden kann. Deshalb sollten Arbeitgeber durch betriebliche Gesundheitsförderung helfen, feste Grenzen im Home-Office zu setzen. Beispielsweise kann die Zustellung von Emails nach einer gewissen Uhrzeit unterbunden werden oder andere innerbetriebliche Kommunikationstools stummgeschaltet, sodass keine Notification-Sounds den Feierabend stören.

Richtig digitalisieren, um richtig zu profitieren

Die Art und Weise, wie Unternehmen an Digitalisierung und Modernisierung herangehen, beeinflusst den Erfolg derselben. Wenn Mitarbeiter miteinbezogen sind, und Schritt für Schritt anstatt alles auf einmal digitalisiert wird, können negative Nebeneffekte verhindert werden. Natürlich hat jedes Unternehmen eine andere Ausgangssituation, andere Rahmenbedingungen und unterschiedliche Anforderungen an Digitalisierungsmaßnahmen. Dennoch gilt überall der Grundsatz: Unternehmen müssen bewusste Entscheidungen treffen und stets auch die Mitarbeiter, die schlussendlich betroffen sind, miteinbeziehen. Dabei muss auch betriebliche Gesundheitsförderung ein Faktor sein, der zu berücksichtigen ist.

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Digitalisierung versus Kundenbindung? Welchen Stellenwert der persönliche Kontakt heute noch einnimmt

Digitalisierung versus Kundenbindung? Welchen Stellenwert der persönliche Kontakt heute noch einnimmt

Mit der Digitalisierung ändern sich viele als selbstverständlich gehandelte Strukturen und Prozesse in der Arbeitswelt: Neue Geschäftsmodelle halten zunehmend Einzug, die Grenzen zwischen Arbeitsplatz und heimischem Büro verschmelzen sukzessive und auch die Kommunikation zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gestaltet sich dezentraler. Eines behält allerdings nach wie vor oberste Priorität: der persönliche Kontakt zum Kunden.

Digitalisierung versus Kundenbindung? Welchen Stellenwert der persönliche Kontakt heute noch einnimmt

„In einer vom Internet dominierten Zeit spielt das Thema Distanz – nicht zuletzt aufgrund der Pandemie – eine stärkere Rolle“, so Martin Beims, geschäftsführender Gesellschafter der aretas GmbH. Gerade im Bereich des Kundenmanagements geht es darum, den emotionalen Abstand zum Kunden schrittweise zu verringern.

„Je höher die Verbundenheit zum Unternehmen, desto größer die Chance, die Beziehung zum Kunden auch auf lange Sicht zu festigen – und das tatsächlich mithilfe der Digitalisierung“, weiß Beims. Diese bietet hierbei mehr als die Verbesserung der internen Strukturen. Unternehmen, die Digitalisierung intelligent im Sinne der Kunden nutzen, können die Customer Experience verbessern und so die Wunschkunden langfristig begeistern.

Back to the basics

Auch wenn der Fachjargon nur so vor trendigen Anglizismen für neue Methoden wimmelt, am Anfang stehen immer noch die Grundpfeiler des Kundenservice. „Erreichbarkeit über unterschiedliche Wege, Freundlichkeit, kurze Reaktionszeiten, Verlässlichkeit und Kommunikation auf Augenhöhe – ebendiese Punkte gehören zum guten Ton des Kundenservice und bilden die Grundlage für eine langfristige Interaktion. Erst wenn auf dieser Ebene alles passt, kommen weitere Maßnahmen der Kundenbindung ins Spiel“, betont Beims.

Doch finden viele Interaktionen zwischen Unternehmen heutzutage online statt. Wie lässt sich in diesem Fall Kundennähe aufbauen? Dazu bieten moderne Plattformen zur Kommunikation zusätzliche Möglichkeiten, mit dem Kunden in Dialog zu treten. Präsenz auf unterschiedlichen Kanälen zu zeigen steigert dabei die Sichtbarkeit des Unternehmens und signalisiert dem Kunden ein offenes Ohr.

Zugleich gestaltet sich der Kundenkontakt direkter, da von überall her die Möglichkeit zum Austausch besteht. Unternehmen können sich wiederum digitale Kundenspuren wie etwa Erfahrungsberichte oder Bewertungen zunutze machen. So lernen sie die Welt der eigenen Zielgruppe besser kennen und können das Angebot so anpassen, dass es genau in diese Welt der Wunschkunden passt.

Kommunikation – das A und O im Service

Durch die Nutzung etablierter Social-Media-Kanäle, die Implementierung eines eigenen Online-Kundenportals oder die Nutzung von E-Support-Tools, lässt sich die Kundenzufriedenheit oftmals steigern. Hier geht es schlichtweg um die Verringerung der Distanz. Der Verbraucher profitiert durch den optimierten Service, indem die Bearbeitung seines Anliegens durch digitale Schnittstellen mit großer Geschwindigkeit stattfindet – sei es durch ein optimiertes Kundenportal, direktere Methoden der Kontaktaufnahme oder eben zuvorkommenden Service.

Unternehmen sollten Kundenbedürfnisse in jedem Fall erkennen und analysieren – egal ob im B2B- oder B2C-Bereich. Die Produktentwicklung sollte daher zunehmend stärker auf den Kunden ausgerichtet werden. „Statt eines produktorientierten Kaufs geht es vielmehr darum, Bedürfnisse von Kunden zu erkennen, ihnen zuzuhören und ihre Lebenssituation einzuschätzen“, so der aretas-Geschäftsführer. Kundenservice liefert die Basis für eine emotionale Bindung zum Gegenüber.

Grundsätzlich heißt es bei allen weiteren Maßnahmen: Kommunikation ist das A und O. Es soll ein Dialog mit dem Kunden entstehen – dazu gilt es Kontakte zu pflegen, und das über unterschiedliche Kanäle. Denn während Onlinehelfer meist einfache Anfragen beantworten, erwartet der Kunde vom Berater vor Ort Orientierung im Dschungel immer komplexerer werdender Produkte und möglichst passgenaue Angebote. „Dies zeigt, dass trotz aller Entwicklungen der persönliche Service von Menschen für Menschen weiterhin wichtig bleibt – gerade bei emotionalen und vielschichtigen Themen“, führt Beims abschließend an.

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