ERP fürs Backoffice, CRM für alle Abteilungen mit direktem Kundenkontakten, Integration von ERP und CRM – soweit die klassische Einteilung. Dieses Arbeiten in Silos stößt jedoch zunehmend an seine Grenzen.
Fünf Gründe für die Integration von ERP und CRM
Der ERP-Hersteller proALPHA fordert: Es ist höchste Zeit für die Integration von ERP und CRM und untermauert diese Forderung mit fünf Argumenten.
proALPHA ist eine Unternehmensgruppe, aber gleichzeitig bezeichnet proALPHA auch der Name der davon entwickelten Unternehmenssoftware, die sich an kleine und mittlere Unternehmen verschiedenster Branchen richtet.
Vertrieb auf der einen, Auftragsabwicklung auf der anderen Seite: In vielen Unternehmen hat jeder Bereich, historisch gewachsen, noch sein eigenes System. Und das aus gutem Grund. Das Backoffice ist auf die Abwicklung von Bestellungen fokussiert. Neukontakte, Gesprächsnotizen und Angebote sind für die Mitarbeiter dort nicht relevant. Dies steht im Gegensatz zu Vertrieb, Marketing oder Service. Denn diese Abteilungen arbeiten intensiv mit Bestandskunden sowie mit Interessenten. Sie benötigen idealerweise die gesamte Kontakt- und Kaufhistorie.
Inzwischen denken immer mehr Unternehmen über den Abteilungs-Tellerrand hinaus. Sie erkennen: In zahlreichen Geschäftsprozessen und Aufgabenbereichen ist es buchstäblich Gold wert, Informationen aus anderen Abteilungen auf einen Klick parat zu haben.
Immer mehr Unternehmen verwenden CRM Systeme für ihr Kunden- und Kontaktmanagement. Doch was genau ist CRM? Und welche Rolle spielt Unternehmenssoftware dabei?
Fünf triftige Argumente, die für eine integrierte Lösung sprechen:
1. Kürzere Durchlaufzeiten
Bereits in der Angebotsphase sollte geprüft werden, welche Teile und Materialien vorrätig sind oder ob etwas bestellt werden muss. Erteilt ein Kunde den Auftrag, kann das ERP sofort, sogar automatisiert, die Bestellung der benötigten Halbzeuge oder Waren auslösen. Parallel gehen fertigungsrelevante Daten unmittelbar an die Produktionsplanung. Dies alles verkürzt Lieferzeiten und sorgt für höhere Kundenzufriedenheit.
2. Interaktion mit Kunden verbessern
Hat ein Kunde eine Frage zum Stand seines Auftrags, ist der Vertrieb sofort auskunftsfähig. Innen- und Außendienst greifen auf die aktuellen Daten aus der Fertigung zu. Die Zusammenarbeit mit den abwicklungsnahen Bereichen läuft reibungslos, denn es gibt weniger Rückfragen. Angebote sind im ERP ebenso lückenlos nachverfolgbar wie die gesamte Produkthistorie.
3. Zusätzliche Potenziale im Vertrieb erkennen
Ein Blick auf die Orderhistorie unterstützt den Vertrieb dabei, sogenannte Cross- und Upselling-Chancen zu identifizieren, um zusätzliche oder höherwertige Produkte zu verkaufen. Insgesamt ermöglicht eine Integration von ERP und CRM, schnellere Entscheidungen zu treffen, etwa bei der Rabattierung von Waren, die bereits sehr lange im Lager sind und hier hohe Kosten verursachen. Der ad-hoc Einblick in die Lagersituation hilft hier dem Vertriebsmitarbeiter, sofort zu erkennen, wie weit er dem Kunden mit Rabatten entgegenkommen kann und sollte.
4. Strategischer Feinschliff mittels Kundenprofilen
Eine Verknüpfung von CRM- und ERP-Daten ermöglicht außerdem, den Kundenstamm nach langfristig realisierten Margen zu segmentieren. Denn nicht jeder Großauftrag ist auch besonders lukrativ. Welche Aufträge, ganzheitlich betrachtet, besonders ertragreich sind, verrät erst die Auswertung aller Daten aus Vertrieb, Produktion und Kundenservice. Der Vertriebsaußendienst konzentriert sich so auf die besonders attraktiven Zielgruppen. Das spart Ressourcen und steigert den Geschäftserfolg.
5. Produktivitätsschub bei der Stammdatenpflege
Die Pflege von Adress- und anderen Stammdaten in zwei Systemen bedeutet viel Doppelarbeit. Der Aufwand ist beträchtlich, denn neben Kundenstammdaten gilt es, auch Preislisten, Angebote, Zahlungs- und Lieferbedingungen, Zahlungsstati oder den Teilestamm à jour zu halten.
Zwar besteht die Möglichkeit einer technischen Synchronisation. Dies ist für Mittelständler aber eher komplex und teuer. Denn in einem aufwändigen Integrationsprojekt muss genau definiert werden, welche Daten auszutauschen sind und welches das führende System ist. Die Datenhoheit kann von Feld zu Feld unterschiedlich ausfallen, muss also bis auf Feldebene definiert werden. Der Austausch beziehungsweise die Synchronisation der Daten erfolgt meist einmal täglich, in der Regel nachts. Bei Auftragsdaten ist dies jedoch nicht schnell genug. Sie müssen ad-hoc für die Produktionsplanung weitergeleitet werden.
Besser ist es daher, sämtliche Daten fließen von Anfang an in der zentralen Datenbank zusammen. In einem integrierten ERP-/CRM-System haben so alle Mitarbeiter jederzeit Zugang zu sämtlichen relevanten Informationen. Mit den ineffizienten Datensilos ist dann ein für allemal Schluss.
